Rapport Årlig rapport 2014 jordbruksfonderna

Transkript

1 Rapport Årlig rapport 2014 jordbruksfonderna Granskning av årsräkenskaper över utgifter finansierade inom EGFJ och EJFLU för räkenskapsåret 16 okt okt 2014 ESV 2015:3

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som pdf-fil eller beställas från Datum: Dnr: /2014 ESV-nr: 2015:3 Copyright: ESV Rapportansvarig: Morgan Wackt

3

4 INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 Granskning av årsräkenskaper över utgifter inom EGFJ och EJFLU för AVSNITT A EGFJ Sammanfattning Inledning Slutsatser Uppfyllande av kommissionens riktlinjer Helhetsbedömning Bedömning av det interna kontrollsystemet och uppfyllandet av ackrediteringskriterierna Utvärdering av fel Bruttodriftsutgifter IAKS- och ej IAKS-populationer Utvärdering av fel Bruttodriftsutgifter Icke statistiska populationer och offentlig lagring Utvärdering av fel Kostnader utöver driftsutgifter Iakttagelsernas karaktär Mycket betydelsefulla iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Betydelsefulla iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Mindre betydelsefulla iakttagelser Andra frågor Revisionsstrategi Sammanfattning av revisionsstrategin Utfört arbete Avstämning av månatliga och årliga redogörelser Avstämning av månatliga och årliga redogörelser för EGFJ:s räkenskaper Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Avstämning av den årliga redogörelsen och uppgifterna i X-tabellen för EGFJ:s räkenskaper Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Avstämning av uppgifter som krävs enligt bilaga II och bilaga III till förordning 908/2014 mot fordringsliggaren EGFJ Standard Utfört arbete Iakttagelser

5 INNEHÅLL Bedömning Rekommendationer Avstämning av årstabell 104 mot bilaga II och bilaga III Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Bekräftelse med avseende på förskott Förhållandet mellan viktiga organ och utbetalningsställets organisation Institutionell ram Utbetalningsställets organisation Översikt Internrevisionen Delegerade organ Uppfyllande av ackrediteringskriterier Utbetalningsställets godkännande Förfaranden för godkännande Kontroller Kontroller: godkännande av utbetalningar administrativa kontroller Kontroller: godkännande av utbetalningar kontroller på plats Kontroller: utbetalningsförfaranden Kontroller: redovisningsförfaranden Kontroller: Förfaranden vid förskott och säkerheter Kontroller: Förfaranden vid skulder Andra moment i godkännandet Interna förhållanden: organisatorisk struktur Interna förhållanden: krav avseende mänskliga resurser Interna förhållanden: delegering Information och kommunikation: kommunikation Information och kommunikation: säkerheten hos informationssystem Övervakning: kontinuerlig övervakning genom internkontroll Övervakning: separat bedömning via en internrevisionsfunktion Operativa transaktioner Inledning Resultat av provtagningen för populationen EGFJ IAKS Översikt Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Resultat av provtagningen för populationen EGFJ EJ IAKS Översikt Standard

6 INNEHÅLL Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Resultat av provtagningen för populationen EGFJ EJ IAKS för offentlig lagring Översikt Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Transaktioner utöver driftstransaktioner Inledning Resultat av provtagningen med avseende på tabellerna i bilaga II oegentligheter Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Resultat av provtagningen i tabeller i bilaga III Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Resultat av provtagningen med avseende på förskott och säkerheter Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Andra frågor Översyn av IAKS-statistik enligt artikel 84 i kommissionens förordning (EG) nr 1122/2009 som ska lämnas in den 15 juli 2014 (ansökningsåret 2013) arealstöd Syfte Arbete som ska utföras Iakttagelser Slutsats Rekommendationer Översyn av IAKS-statistik enligt artikel 84 i kommissionens förordning (EG) nr 1122/2009 som ska lämnas in den 15 juli 2014 (ansökningsåret 2013) djurbidrag Syfte Arbete som ska utföras Iakttagelser

7 INNEHÅLL Slutsats Rekommendationer Översyn av ej IAKS-statistik förordning (EU) 1306/2013, kapitel III i avdelning V Kontroll av transaktioner ska lämnas in senast 31 december varje år Syfte Arbete som ska utföras Iakttagelser Slutsats Rekommendationer Översikt över ekonomiska tak Arbete som ska utföras Slutsats Rekommendationer System med samlat gårdsstöd Syfte Arbete som ska utföras Slutsats Rekommendationer Uppföljning av föregående års rekommendationer Mycket betydelsefulla rekommendationer Betydelsefulla rekommendationer Finansiella fel AVSNITT B EJFLU Sammanfattning Inledning Slutsatser Uppfyllande av kommissionens riktlinjer Helhetsbedömning Bedömning av det interna kontrollsystemet och uppfyllandet av ackrediteringskriterierna Utvärdering av fel IAKS- och ej IAKS-populationer Utvärdering av fel Driftsutgifter Icke-statistiska populationer Utvärdering av fel Kostnader utöver driftsutgifter Iakttagelsernas karaktär Mycket betydelsefulla iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Betydelsefulla iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Mindre betydelsefulla iakttagelser Andra frågor Revisionsstrategi Sammanfattning av revisionsstrategin Utfört arbete Avstämning av kvartalsvisa och årliga redogörelser Avstämning av kvartalsvisa och årliga redogörelser för EJFLUS räkenskaper Standard

8 INNEHÅLL Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Avstämning av den årliga redogörelsen och uppgifterna i X-tabellen för EJFLUS räkenskaper Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Avstämning av uppgifter som krävs enligt bilaga II och bilaga III till förordning 908/2014 mot fordringsliggaren EJFLU Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Avstämning av årsredogörelsen för EJFLU-utgifter mot bilaga II och bilaga III Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Bekräftelse med avseende på förskott Förhållandet mellan viktiga organ och utbetalningsställets organisation Institutionell ram Utbetalningsställets organisation Översikt Internrevisionen Delegerade organ Uppfyllande av ackrediteringskriterier Utbetalningsställets godkännande Förfaranden för godkännande Kontroller Kontroller: godkännande av utbetalningar administrativa kontroller Kontroller: godkännande av utbetalningar kontroller på plats Kontroller: utbetalningsförfaranden Kontroller: redovisningsförfaranden Kontroller: Förfaranden vid förskott och säkerheter Kontroller: Förfaranden vid skulder Andra moment i godkännandet Interna förhållanden: organisatorisk struktur Interna förhållanden: krav avseende mänskliga resurser Interna förhållanden: delegering

9 INNEHÅLL Information och kommunikation: kommunikation Information och kommunikation: säkerheten hos informationssystem Övervakning: kontinuerlig övervakning genom internkontroll Övervakning: separat bedömning via en internrevisionsfunktion Operativa transaktioner Inledning Resultat av provtagningen för populationen EJFLU IAKS Översikt Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Resultat av provtagningen för populationen EJFLU EJ IAKS Översikt Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Transaktioner utöver driftstransaktioner Inledning Resultat av provtagningen med avseende på tabellerna i bilaga II oegentligheter Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Resultat av provtagningen i tabeller i bilaga III Standard Utfört arbete Resultat av provtagningen med avseende på förskott och säkerheter Standard Utfört arbete Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Andra frågor Översyn av kontrollstatistiken för landsbygdsutveckling enligt artikel 31 i kommissionens förordning (EG) nr 65/2011 som ska lämnas in den 15 juli Syfte Arbete som ska utföras Iakttagelser Slutsats

10 INNEHÅLL Rekommendationer Översikt över ekonomiska tak Arbete som ska utföras Slutsats Rekommendationer Uppföljning av föregående års rekommendationer Mycket betydelsefulla rekommendationer Betydelsefulla rekommendationer Finansiella fel

11 AVSNITT A EGFJ AVSNITT A EGFJ 11

12 SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning 1.1 Inledning Sedan vi, Ekonomistyrningsverket (ESV) utsetts till revisorer av regeringen har vi utfört en revision av Statens Jordbruksverk (Jordbruksverket 1 ) i enlighet med kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 908/2014 vad gäller dess roll som utbetalningsställe. Denna revision har avsett utbetalningsställets handhavande av utgifter för Europeiska garantifonden för jordbruket (EGFJ) för det räkenskapsår som slutar den 15 oktober Revisionen har utförts enligt internationellt accepterade revisionsstandarder och inbegrep följande frågor, i enlighet med artikel 5.4 i förutnämnda förordning: Om utbetalningsstället uppfyller ackrediteringskriterierna. Om utbetalningsställets rutiner med rimlig säkerhet kan garantera att de utgifter som belastar EGFJ betalats ut i enlighet med unionens regler, samt vilka rekommendationer för förbättringar av rutinerna som eventuellt har lämnats och följts upp. Om årsräkenskaperna enligt artikel 29 i kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 908/2014 överensstämmer med bokföringen hos utbetalningsstället. Om kostnadsredovisningen och redovisningen av interventionsverksamhet är en i sak rättvisande, fullständig och korrekt förteckning över den verksamhet som bekostas av EGFJ. Om unionens ekonomiska intressen är tillräckligt skyddade i fråga om förskottsbetalningar, erhållna säkerheter, interventionslager och belopp som ska drivas in. Vår rapport åtföljs av upplysningar om antalet personer som utfört revisionen och deras kvalifikationer, vilket arbete som utförts, antalet undersökta transaktioner, den nivå som uppnåtts för tillförlitlighet och substans, de brister i kontrollerna som upptäckts och de rekommendationer som har lämnats för förbättring, samt uppgifter om både det attesterande organets och andra redovisningsorgans verksamhet, intern såväl som extern i förhållande till utbetalningsställena, varifrån hela eller delar av det attesterande organets kontroll av rapporterade uppgifter härrör. 1 Statens Jordbruksverk - benämns i fortsättningen enbart Jordbruksverket 12

13 SAMMANFATTNING Det åligger oss även att avge ett yttrande som anger om organet med rimlig säkerhet kunnat fastställa att årsräkenskaperna för EGFJ för det räkenskapsår som slutar den 15 oktober 2014 är rättvisande, fullständiga och korrekta, och att de interna kontrollförfarandena har fungerat tillfredsställande. Detta yttrande utgör en del av det revisionsyttrande som läggs fram separat. Enligt artikel 5 i kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 908/2014 ska yttrandet om årsräkenskaperna endast omfatta utbetalningsställets administrativa strukturer i den mån det gäller huruvida strukturen garanterar att överensstämmelse med unionens regler kontrolleras före utbetalning. I enlighet med artikel 9.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1306/2013 ska yttrandet även omfatta förvaltningsförklaringen, i synnerhet huruvida vår granskning kastar tvivel över vad som sägs i förvaltningsförklaringen. Vårt arbete har utförts i enlighet med de krav som anges i artikel 5 i kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 908/2014. Utformningen av denna rapport överensstämmer dessutom med kommissionens riktlinjer, och behandlar ur ett funktionellt perspektiv frågan om hur utbetalningsstället uppfyllt ackrediteringskriterierna, vilka viktiga interna kontroller som ägt rum, de rutiner som säkerställer att kraven i unionens regler och förfaranden efterlevs i syfte att skydda unionens ekonomiska intressen, samt sammanfattar de relevanta rekommendationer som görs på grundval av revisionen. Denna rapport sammanställs huvudsakligen på grundval av det arbete som utförts av oss sedan vi utsetts till revisorer vid utbetalningsstället med avseende på det räkenskapsår som slutade den 15 oktober Den bygger emellertid även på det arbete som utförts av utbetalningsställets internrevisionsenhet samt vår granskning av vissa andra externa rapporter. I bilaga 1 till denna rapport ges en sammanfattning av enskildheter i externa och interna rapporter. I bilaga 2 till denna rapport finns även en lista med förklaringar av använda förkortningar. 13

14 SAMMANFATTNING 1.2 Slutsatser I artikel 5.4 i kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 908/2014 anges ett antal detaljerade frågor som de externa revisorerna har att beakta. Dessa frågor läggs fram tillsammans med våra slutsatser nedan. Krav enligt artikel 5 i förordning 908/2014 Slutsats Utbetalningsstället uppfyller ackrediteringskriterierna Utbetalningsställets rutiner kan med rimlig säkerhet garantera att de utgifter som belastar EGFJ har betalats ut i enlighet med unionens regler, samt att eventuella rekommendationer för förbättringar av rutinerna har lämnats och följts upp. Årsräkenskaperna enligt artikel 29 i kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 908/2014 överensstämmer med bokföringen hos utbetalningsstället. Kostnadsredovisningen och redovisningen av interventionsverksamhet är en i sak rättvisande, fullständig och korrekt förteckning över den verksamhet som bekostas av EGFJ. Unionens ekonomiska intressen är tillräckligt skyddade i fråga om förskottsbetalningar, erhållna säkerheter, interventionslager och belopp som ska drivas in. Utbetalningsstället uppfyller i huvudsak ackrediteringskriterierna. Viktiga rekommendationer sammanfattas under avsnitt 1.4. Utbetalningsställets rutiner bedöms med rimlig säkerhet garantera att de utgifter som belastar EGFJ har betalats ut i enlighet med unionens regler samt att rekommendationer om förbättringar av rutinerna har lämnats och följts upp. Se revisionsyttrandet för detaljer i vårt yttrande i detta avseende. Kostnadsredovisningen och redovisningen av interventionsverksamhet bedöms rättvisande, fullständig och korrekt förtecknad över den verksamhet som bekostas av EGFJ. Unionens ekonomiska intressen med avseende på förskottsbetalningar och säkerheter, rapportering och avstämningsförfaranden för interventionslager och indrivning av utestående belopp är tillräckligt skyddade. 14

15 SAMMANFATTNING 1.3 Uppfyllande av kommissionens riktlinjer Riktlinje Riktlinje nr 1 om inlämning till kommissionen av tabellerna i bilaga II och bilaga III till kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 908/2014 Riktlinje nr 2 Godkännande Godkännande av ett utbetalande organ i enlighet med artikel 7 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1306/2013 och bilagan till kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014. Riktlinje nr 3 Revisionsstrategi Riktlinje nr 5 Rapportmall Riktlinje nr 6 Utformningen och omfattningen av, samt innehållet i, de yttranden som utfärdas av det attesterande organet Slutsats Vi har granskat utbetalningsställets förfaranden för indrivningar och anser att de uppgifter som utbetalningsstället tillhandahållit enligt bilaga II till förordning 908/2014 har tagits fram i enlighet med riktlinjen. Vår rapport överensstämmer med riktlinjen. Vår rapport och våra resultat överensstämmer med riktlinje nr 3. Vår rapport överensstämmer med rapportmallen. Våra yttranden om årsräkenskaperna och förvaltningsförklaringen överensstämmer med riktlinje nr Helhetsbedömning Bedömning av det interna kontrollsystemet och uppfyllandet av ackrediteringskriterierna Detaljerade iakttagelser Vår bedömning efter granskning av utbetalningsställets uppfyllande av ackrediteringskriterierna anges i nedanstående matris med hjälp av följande steg: 1. Ackrediteringskriteriet uppfylls helt klart inte, eller allvarliga brister har konstaterats (bristernas allvar är sådant att utbetalningsstället inte kan uppfylla de uppgifter som anges i artikel 1.1 i kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 907/2014). 2. Bristfällig överensstämmelse (övriga brister som inte faller under steg 1), men som måste följas upp enligt artikel 2.1 i kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 908/2014). 3. Nöjaktig överensstämmelse (mindre problem påpekas men det finns utrymme för förbättringar). 15

16 SAMMANFATTNING 4. God överensstämmelse. 5. Bästa praxis. I fall där förfarandet/delen inte gäller anges det som ej tillämpligt (-). Vår bedömning bygger delvis på granskningar som utförts under föregående räkenskapsår, där vi kunnat bekräfta att det inte har inträffat några viktiga förändringar av förfarandena/delarna. I sådana fall anges vår bedömning inom parentes ( ). Om vissa områden fortfarande ska granskas av internrevisionen bygger vår bedömning av internrevisionsfunktionen på om den femåriga revisionsplanen kan anses vara tillräcklig. Även i sådana fall anges vår bedömning inom parentes ( ). Matris I nedan gäller stödordningar inom ramen för EGFJ som täcks av det integrerade administrations- och kontrollsystemet (nedan kallat IAKS), dvs. EGFJstödordningar som inrättats enligt avdelningarna III, IV, V och bilaga I i rådets förordning (EG) nr 73/2009 (numera artikel 67 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1306/2013). Förfarande Godkännande MATRIS I Bedömning av ackrediteringskriterierna för stödordningar med anknytning till EGFJ IAKS Bedömnings- Komponent Interna förhållanden Personal resurser Kontrollverksamhet Organisation Delegerade uppgifter Information och kommunikation Kommu - nikation Övervakning ITsäkerhet Kontinuerlig övervakning Administrativa kontroller (4) Kontroller på plats (4) Verkställande av utbetalningar (4) 4 (-) 4 (4) 3 (4) 4 Redovisning (4) 4 (-) 4 (4) 3 (4) 4 Internrevision 16

17 SAMMANFATTNING MATRIS II Bedömning av ackrediteringskriterierna för stödordningar inom EGFJ utan anknytning till IAKS Förfarande Godkännande Bedömningskomponent Interna förhållanden Personal resurser Kontrollverksamhet Organisation Delegerade uppgifter Matris II gäller stödordningar inom ramen för EGFJ 2 som inte täcks av det integrerade administrations- och kontrollsystemet (IAKS), dvs. alla andra EGFJstödordningar. Information och kommunikation Övervakning Kommunikation ITsäkerhet Kontinuerlig övervakni ng Administrativa kontroller (4) 4 (-) 4 (4) 3 (4) 4 Kontroller på plats (4) 4 (4) 4 (4) 3 (4) 4 Verkställande av utbetalningar (4) 4 (-) 4 (4) 3 (4) 4 Redovisning (4) 4 (-) 4 (4) 3 (4) 4 Förskott och säkerheter (4) 4 (-) 4 (4) 3 (4) 4 Matris III gäller skuldförvaltningen 3 inom ramen för EGFJ. Förfarande Bedömningskomponent MATRIS III Bedömning av ackrediteringskriterierna skulder - EGFJ Interna förhållanden Personalre surser Organisation Delegerade uppgifte r Internrevision Kontrollverksamh et Information och kommunikation Övervakning Kommunikation ITsäkerhet Kontinuerlig övervakning Skuldförvaltning EGFJ (4) 3 (4) 4 Internrevision Helhetsbedömning Vår helhetsbedömning av det interna kontrollsystemet och uppfyllandet av ackrediteringskriterierna är som följer: I matriserna redovisas i huvudsak god överensstämmelse (4). För nedan nämnda områden lämnas kommentarer: Mänskliga resurser: Vid revisionen på Jordbruksverket granskades underkriteriet 1Biii, arbetsbeskrivningar och det resulterade i betyget 3, nöjaktig överensstämmelse med 1Biii. Övriga fyra delar granskades inte utan 2 Inklusive övriga stödsystem för ej IAKS som omfattas av det tillfälliga instrumentet för landsbygdsutveckling. 3 I förekommande fall inklusive det tillfälliga instrumentet för landsbygdsutveckling. 4 Denna del omfattar indrivning av oegentligheter, avgifter och andra liknande fordringar. Den omfattar också skulder för tio nya medlemsstater inom det tillfälliga instrumentet för landsbygdsutveckling. 17

18 SAMMANFATTNING där förlitar vi oss på tidigare års granskningar. Vid de tidigare granskningarna har vi lämnat betyg 4, god överensstämmelse med 1B, för alla fyra delar. I matrisen lämnar vi det sammanvägda betyget 4, god överensstämmelse. I matrisen redovisas (3) nöjaktig överensstämmelse för följande område: Informationssäkerhet: Vid granskning av informationssäkerhet har attesterande organ iakttagit att protokollen från informationssäkerhetsrådet är alltför kortfattade för att det ska vara möjligt att följa arbetet. Avtal om dataförbindelse med Sametinget har inte uppdaterats. Iakttagelsen om avtalet noterades även vid revision genomförd Alla dokument har inte informationsklassats. Attesterande organ anser att de brister som noterats avseende informationssäkerheten inte väsentligt påverkar risken för EGFJ. Attesterande organ konstaterar att inga finansiella fel framkommit vid granskningen under något räkenskapsår för EGFJ IAKS, varför bedömningen är att det systemet fungerar bra. För EGFJ EJ IAKS har det under tidigare år förekommit enstaka finansiella fel av mindre art. De anmärkningar som attesterande organ framfört tidigare år avseende administrativa kontroller på skolmjölksstödet har omhändertagits och åtgärder har implementerats. Rutinerna för genomförande av administrativa kontrollen har förändrats i enlighet med tidigare rekommendation. Attesterande organ bedömer därför att systemet för EGFJ EJ IAKS fungerar bra. I enlighet med avsnitt 4.5 i bilaga 1 till riktlinje 3 är Attesterande organs sammantagna bedömning att systemet för intern kontroll kan klassificeras som bra. Population EGFJ IAKS EGFJ EJ IAKS Skulder, EGFJ Bedömning Bra Bra Bra I överensstämmelse med avsnitt 4.5 i riktlinje nr 3 innebär bedömningen ovan att den tillförlitlighetsnivå som krävs vid substansgranskning, och den därtill hörande urvalsstorleken för varje population, är som följer: 18

19 SAMMANFATTNING Population Tillförlitlighetsnivå som krävs vid substansgranskning EGFJ IAKS 20 Minsta urvalsstorlek Konfidensnivå 75 % har tillämpats, vilket ger ca 79 st ärenden. Initialt gjordes ett urval på EGFJ med konfidensnivå 75 då Jordbruksverket aviserat att populationen EGFJ EJ IAKS skulle underskrida 2 procent fonden som helhet. I detta urval utföll (78) ärenden inom EGFJ IAKS och (2) ärenden EGFJ EJ IAKS. Se vidare avsnitt under EGFJ EJ IAKS 20 Se ovan och avsnitt under

20 SAMMANFATTNING Utvärdering av fel Bruttodriftsutgifter IAKS- och ej IAKSpopulationer Vår utvärdering av felen i de statistiska urvalen sammanfattas nedan: Grunddata EGFJ IAKS EGFJ EJ IAKS Samlade bruttoutgifter Väsentlighet Beräknat fel Provtagningsintervall Tillförlitlighetsnivå 75 % 75 % Urvalets storlek i antal träffar Antal kontrollerade filer Finansiella fel från provtagning: Enligt bilaga nr Mest sannolikt fel 0,00 0,00 Beräkning av totalt fel 0,00 0,00 Total övre felgräns (inklusive noggrannhet) 0,00 0,00 Känt fel 0,00 0,00 Totala fel 0,00 0,00 Slutsats Totala fel 0,00 0,00 Väsentlighet Antalet filer/ansökningar som kontrollerats kan vara lägre än antalet träffar/ekonomiska värden eftersom en ansökan kan omfatta flera träffar/ekonomiska värden. Antalet träffar/ekonomiska värden är den relevanta parameter som ska användas vid definitionen av stickprovets storlek. 20

21 SAMMANFATTNING En detaljerad tabell över samtliga fall som kontrollerats och de fel som uppdagats inklusive deras ekonomiska värde bifogas (se bilaga ) denna rapport som en del av dokumentationen av vår substansgranskning. Vi bifogar också (i bilaga 4) 6 en sammanställning av de budgetposter som stämts av mot det bruttoutgiftsbelopp som deklarerats och ingått i provtagningen, uppdelade efter både IAKS och ej IAKS-populationer. Eftersom det sammanlagda utbetalningsbeloppet per population inte är känt vid årets början, har vi använt oss av prognosticerade belopp vid beräkning av urval. Tillämpning av prognosticerat belopp medges enligt punkt 4.5 till bilaga 1 till kommissionens riktlinje 3. Prognosticerat belopp har tillhandahållits från Jordbruksverket. Under inledningen av räkenskapsåret var Jordbruksverkets bedömning att utbetalningen för EGFJ EJ IAKS inte kommer att överskrida 2 %. I oktober 2014 meddelade Jordbruksverket att populationen EGFJ EJ IAKS uppgick till 1,93 % av fondens samlade utgifter. Attesterande organ beslöt därför att sammanföra urvalen på EGFJ EJ IAKS och EGFJ IAKS till ett urval i enlighet med punkt 4.6 till bilaga 1 till riktlinje 3. I det samlade urvalet utföll 78 ärenden inom EGFJ IAKS och 2 ärenden inom EGFJ EJ IAKS. Vid genomgång av räkenskaperna för EGFJ vid årets slut, konstaterar attesterande organ att populationen EGFJ EJ IAKS uppgår till 2,05 % av fondens samlade utgifter. Därför gjordes ett urval till och granskning har genomförts av ytterligare 48 ärenden. Totalt har granskats 50 ärenden inom EGFJ EJ IAKS fördelat på 95 transaktioner. Vid urvalet tillämpades prognosbeloppet ,00 euro för EGFJ som helhet. Detta belopp överskrider med 1 procent verkligt utbetalt belopp under året ,63 euro. Population: EGFJ IAKS/EGFJ EJ IAKS Period Leveransmånad Rekvireringsperiod Den mall som ska användas finns i bilaga 4 till denna riktlinje. 21

22 SAMMANFATTNING EGFJ IAKS Inga finansiella fel eller formella fel har noterats för EGFJ IAKS. EGFJ EJ IAKS Inga finansiella fel har noterats för EGFJ EJ IAKS. Formellt fel har noterats för två ärenden Utvärdering av fel Bruttodriftsutgifter Icke statistiska populationer och offentlig lagring Grunddata Populationens värde 0 Väsentlighet 0 Antal transaktioner i populationen 0 Urvalsstorlek Sammanlagt värde av de urval som ingått i provtagningen 0 0 Finansiella fel 0 från provtagning: Extrapolerade totala fel 0 Slutsats: Totala fel 0 Väsentlighet 0 Inga inköp av interventionsvaror har skett under året. Attesterande organ har därför inte redovisat några belopp avseende offentlig lagring i ovanstående tabell Utvärdering av fel Kostnader utöver driftsutgifter Vi granskade skulder baserade på uppgifter i bilaga II och bilaga III till förordning 908/2014. Vår utvärdering av fel framgår nedan (observera att samtliga belopp behandlas som absoluta värden): 22

23 SAMMANFATTNING EGFJ (och det tillfälliga instrumentet för landsbygdsutveckling) Bilaga II Bilaga III Utgående saldo för budgetår 2014 (se E3 nedan) , ,95 Väsentlighet 2 % , ,18 1) Nya ärenden Sammanlagt värde (A1) , ,00 Antal transaktioner Urvalsstorlek Sammanlagt värde av de urval som ingått i provtagningen (A2) , ,00 Sammanlagt felvärde (A3) (och felkvot (A4) = A3/A2)) 0 0,00 % 0 0,00 % Extrapolerade fel (A5) = A4 x A ) Korrigerade belopp Sammanlagt värde (B1) , ,21 Antal transaktioner Urvalsstorlek Sammanlagt värde av de urval som ingått i provtagningen (B2) , ,25 Sammanlagt felvärde (B3) (och felkvot (B4) = B3/B2)) 0 0,00 % 0 0,00 % Extrapolerade fel (B5) = B4 x B ) Indrivna belopp Sammanlagt värde (C1) , ,81 Antal transaktioner Urvalsstorlek Sammanlagt värde av de urval som ingått i provtagningen (C2) , ,25 Sammanlagt felvärde (C3) (och felkvot (C4) = C3/C2)) 0 0,00 % 0 0,00 % Extrapolerade fel (C5) = C4 x C ) Ej indrivbara belopp Sammanlagt värde (D1) , ,00 Antal transaktioner 80 1 Urvalsstorlek 10 1 Sammanlagt värde av de urval som ingått i provtagningen (D2) , Sammanlagt felvärde (D3) (och felkvot (D4) = D3/D2)) 0 0,00 % 0 0,00% Extrapolerade fel (D5) = D4 x D1 0 0 Sammanfattning: Totalvärde av kolumnerna (E1: = A1+B1+C1+D1) , ,02 Totala fel (= summan av extrapolerade fel: E2: = A5+B5+C5+D5)

24 SAMMANFATTNING Felkvot (E3) = E2/E1 0,00 % 0,00 % Extrapolerade totala fel (= E3 x utgående saldo för budgetåret N ) 0 0 Väsentlighet 2 % , ,18 Skillnaderna 7 mellan de siffror som används för utvärderingen av fel (se tabellen ovan) och beloppen i de slutliga tabellerna för bilaga II och bilaga III som inlämnats av utbetalningsstället förklaras på följande sätt: Skillnaderna mellan siffrorna i kolumnerna B1, E1 och siffrorna i bilaga II och III beror på att i dessa kolumner finns både plus- och minusposter. I bilaga II och III redovisas summan av dessa poster, men i tabellen ovan behandlas alla poster som absoluta värden. Beloppen är redovisade i SEK. En detaljerad tabell över samtliga fall som kontrollerats och de fel som uppdagats inklusive deras ekonomiska värde bifogas (se bilaga och ) denna rapport som en del av dokumentationen av vår substansgranskning. Vi har också undersökt om bilagorna II/III har fyllts i korrekt. Den detaljerade analysen finns i punkt 7.2 och 7.3 i denna rapport. Resultaten sammanfattas nedan och ska beaktas tillsammans med det extrapolerade totala felvärde som avses ovan i substansgranskningen av bilagorna II/III i syfte att bedöma om väsentlighetsnivån har överskridits. Resultaten utgör en bedömning av alla de fel som hittats under attesteringsgranskningen. Antal oregistrerade finansiella fel som hittats under granskningen av kontrollstatistiken Antal oregistrerade finansiella fel som hittats under kontrollen av utgifternas överensstämmelse Antal oregistrerade finansiella fel som hittats under substansgranskningen av utgifterna Bilaga II Bilaga III Skillnaderna mellan de uppgifter som utbetalningsstället lämnar i de slutliga tabellerna för bilaga II och bilaga III och de uppgifter som använts för att fylla i avsnitten 1.4, 3.2 och 3.3 i denna rapport ska förklaras tydligt i respektive avsnitt i denna rapport. 24

25 SAMMANFATTNING Beträffande förskott och säkerheter framgår vår utvärdering av fel nedan: Grunddata Förskott och säkerheter Populationens värde Väsentlighet ,94 Antal transaktioner 4 Urvalsstorlek Sammanlagt värde av de urval som använts Finansiella fel från provtagning: Inga fel påträffade Extrapolerade totala fel 0 Slutsats: Totala fel 0 Väsentlighet ,94 En detaljerad tabell över samtliga fall som kontrollerats och de fel som uppdagats inklusive deras ekonomiska värde bifogas (se bilaga 7) denna rapport som en del av dokumentationen av vår substansgranskning. 1.5 Iakttagelsernas karaktär Under vårt arbete har vi påvisat och dokumenterat ett betydande antal iakttagelser. Vi har delat in dessa iakttagelser i två grupper iakttagelser av betydelse för godkännande och iakttagelser av betydelse för överensstämmelse genom att hänvisa till den betydelse vi anser bör tillmätas var och en enligt bedömningsstegen. De kategorier som vi har använt för att klassificera våra iakttagelser av betydelse för godkännande är följande: Mycket betydelsefulla iakttagelser Frågor som måste åtgärdas utan dröjsmål av den behöriga myndigheten och utbetalningsställets chef dvs. steg 1 i matrisen för uppfyllande av ackrediteringskriterierna 8 8 Se riktlinje nr 2 vad beträffar godkännandet. 25

26 SAMMANFATTNING Betydelsefulla iakttagelser Mindre betydelsefulla iakttagelser Frågor som gäller den övergripande kontrollmiljön och omgående måste åtgärdas av ledningen inom utbetalningsstället och den behöriga myndigheten dvs. steg 2 i matrisen för uppfyllande av ackrediteringskriterierna Mindre frågor påpekas och måste åtgärdas på lämplig nivå inom utbetalningsstället dvs. steg 3 i matrisen för uppfyllande av ackrediteringskriterierna. De kategorier som vi har använt för att klassificera våra iakttagelser av betydelse för överensstämmelse är följande: Mycket betydelsefulla iakttagelser Betydelsefulla iakttagelser Mindre betydelsefulla iakttagelser Frågor som gäller svagheter i nyckelkontroller 9 och måste åtgärdas utan dröjsmål av utbetalningsställets ledning. Frågor som gäller svagheter i stödkontrollerna och omgående måste åtgärdas på lämplig nivå inom utbetalningsstället. Frågor som gäller andra svagheter vilka måste åtgärdas på lämplig nivå. 1.6 Mycket betydelsefulla iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Följande mycket betydelsefulla iakttagelser fastställdes med avseende på frågor som gäller godkännande: Iakttagelse Avsnitt Rekommendation Utbetalningsställets svar EGFJ IAKS Inga mycket betydelsefulla iakttagelser har lämnats. EGFJ EJ IAKS Inga mycket betydelsefulla iakttagelser har lämnats. 9 Se dokumenten AGRI/17933/2000 rev.2 och AGRI REV1 vad beträffar nyckelkontroller och stödkontroller. 26

27 SAMMANFATTNING Följande mycket betydelsefulla iakttagelser fastställdes med avseende på frågor som gäller överensstämmelse: Iakttagelse Avsnitt Rekommendation Utbetalningsställets svar EGFJ IAKS Inga mycket betydelsefulla iakttagelser har lämnats. EGFJ EJ IAKS Inga mycket betydelsefulla iakttagelser har lämnats. 1.7 Betydelsefulla iakttagelser (per population IAKS och ej IAKS) Vi har identifierat ett antal frågor som föranleder betydelsefulla rekommendationer vilka sammanfattas i tabellen nedan. Beträffande frågor som gäller godkännande har vi kommit fram till följande: Iakttagelse Avsnitt Rekommendation Utbetalningsställets svar EGFJ IAKS Inga betydelsefulla iakttagelser har lämnats. EGFJ EJ IAKS Inga betydelsefulla iakttagelser har lämnats. Beträffande frågor som gäller överensstämmelse: Iakttagelse Avsnitt Rekommendation Utbetalningsställets svar EGFJ IAKS Inga betydelsefulla iakttagelser har lämnats. EGFJ EJ IAKS Inga betydelsefulla iakttagelser har lämnats. 27

28 SAMMANFATTNING 1.8 Mindre betydelsefulla iakttagelser Detaljerade uppgifter om mindre betydelsefulla iakttagelser och rekommendationer tas inte med i denna rapport men meddelas utbetalningsställets ledning och finns tillgängliga på begäran. 1.9 Andra frågor Det attesterande organets grupp för revision av EGFJ:s räkenskaper bestod av 24 personer. De resurser som användes för projektet varierade efter behov under årets lopp. De personer som deltog i revisionen hade följande kvalifikationer: Auktoriserade revisorer Andra Persondagar: 8 Persondagar: 301 Antal: 5 Antal: 19 En förteckning på de personer som deltog i revisionen redovisas i bilaga 8. 28

29 REVISIONSSTRATEGI 2 Revisionsstrategi 2.1 Sammanfattning av revisionsstrategin Revisionen har för verksamhetsåret avsett medel som använts för att finansiera utgifter under perioden 16 oktober oktober 2014 från EGFJ och EJFLU. Granskning och avrapportering har genomförts i enlighet med god revisionssed och i enlighet med internationellt accepterade revisionsnormer. Syftet med granskningen har varit att erhålla erforderliga revisionsbevis för att med rimlig grund kunna uttala oss om huruvida redovisningen av de utgifter som belastat EGFJ och EJFLU i allt väsentligt är korrekt redovisade och fria från väsentliga fel. Viktiga uppgifter inom revisionen på grund av riskbedömningen Med utgångspunkt i den riskbedömning som gjorts inför granskningen av utgifter som debiterats EGFJ och EJFLU har ett antal väsentliga punkter identifierats. Följande uppgifter har identifierats: Ackrediteringskraven Godkännande Utbetalning Redovisning Förskottsbetalningar och säkerheter Delegering Enheten för internrevision på Jordbruksverket Interventionsverksamheten och interventionslager IT-verksamheten Årsrapporter Länsstyrelserna (21 st) Sametinget Skogsstyrelsen Leaderområdena (63 st) Genomförande av på plats kontroller I och med att dessa uppgifter identifierats i riskbedömningen har även granskningsåtgärder vidtagits för att kunna bedöma den interna styrningen och kontrollen avseende dessa uppgifter. 29

30 REVISIONSSTRATEGI Revisionsförklaring och väsentlighet Vi baserade vår bedömning av internkontrollen på föregående årsrapport. Granskningen ska säkerställa att samtliga räkenskaper omfattas och att samtliga relevanta transaktioner täcks in. Det ska ske genom systemgranskningar på Jordbruksverket, länsstyrelserna och Sametinget samt genom substansgranskningar av enskilda ärenden. Enligt kommissionens riktlinjer krävs en sammanlagd konfidensnivå om 95 procent och att väsentlighetsnivån är satt till 2 procent. I de fall resultat finns från revision av system- och substansgranskningar som ger underlag för att det interna kontrollsystemet fungerar och att ackrediteringskriterierna uppfylls, kan konfidensnivån ändras till en lägre nivå, med möjligt intervall procent. Resultaten från system- och substansgranskningar , , , , , och visade att det interna kontrollsystemet fungerar och att ackrediteringskriterierna uppfyllts på ett tillfredsställande sätt för EGFJ EJ IAKS, EGFJ IAKS och EJFLU IAKS. Mot bakgrund av resultaten från tidigare år har för granskningsåret konfidensnivån fastställts till 75 procent och väsentlighetsnivån till 2 procent för populationerna EGFJ IAKS, EGFJ EJ IAKS och EJFLU IAKS. För EJFLU EJ IAKS har konfidensnivån fastställts till 95 procent, förväntad felprocent till 20 procent och väsentlighet till 2 procent. Det har gjorts mot bakgrund av att attesterande organ vid granskningen noterat flera finansiella fel inom populationen EJFLU EJ IAKS. Urval har skett vid fyra tillfällen för respektive population under räkenskapsåret. System och kontroller Granskningen har planerats för att fördelas på ett lämpligt sätt över hela året. Granskning har skett löpande av utbetalningsställets interna kontrollsystem och säkerställande att gemenskapens ekonomiska intressen är väl skyddade. Granskningen av transaktioner har skett löpande under året i förhållande till de utbetalda volymerna. Från utbetalningsstället har elektroniskt mottagits utbetalningsfiler i februari, maj, augusti och november 2014 för att genomföra MUS-urval (Monetary Unit Sampling). Filerna har bestått av utdata från Jordbruksverkets betalsystem. Vår bedömning av aktuell risksituation i berört system och dess rutiner samt av gjorda utbetalningar, har legat till grund för att identifiera ett lämpligt antal transaktioner för granskning. All genomförd granskning har dokumenterats på ett strukturerat sätt och i enlighet med god revisionssed. Arbetspapper och dokument sparas och förvaras i enlighet med artikel 32 till kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 908/

31 REVISIONSSTRATEGI Tillvägagångssätt vid revisionen Som nämnts ovan har granskningen genomförts genom system- och substansgranskning samt genom utvärdering av kontrollmiljön. Systemgranskning innebär att vi granskat rutiner för handläggning och kontroll av stödärenden hos följande myndigheter: Delegerade organ: Länsstyrelsen i Dalarna Länsstyrelsen Västernorrland Sametinget i Kiruna Förutom detta har även granskning av uppfyllande av ackrediteringskriterierna skett på utbetalningsstället Jordbruksverket. Utvärdering av kontrollmiljön innebär att vi har granskat den allmänna kontrollmiljön bl.a. genom verifiering av rutiner, övervakande kontroller, metodik och genomförande av kontroller på plats samt hur EU-lagstiftningen införlivats i Jordbruksverkets manualer, instruktioner och IT-rutiner. Substansgranskningen av enskilda ärenden har skett löpande under året. MUS-urval har genomförts vid fyra tillfällen under räkenskapsåret. Vår bedömning av aktuell risksituation i berört system och rutiner samt av gjorda utbetalningar har legat till grund för att identifiera ett lämpligt antal transaktioner för vidare granskning. Statistiska urval av transaktioner för analys har skett genom så kallat MUS-urval där så varit möjligt. Betalningstransaktionerna för EGFJ och EJFLU har delats in i populationer i enlighet med bilaga 1 till kommissionens riktlinje Stödordningar inom ramen för EGFJ som täcks av IAKS 2. Stödordningar inom ramen för EGFJ som inte täcks av IAKS 3. Oegentligheter inom ramen för EGFJ i enlighet med bilaga II till förordningen (EU) nr 908/ Stödordningar inom ramen för EJFLU där kontrollsystem är förenliga med IAKS 5. Stödordningar inom ramen för EJFLU där kontrollsystem inte är förenliga med IAKS 6. Oegentligheter inom ramen för EJFLU i enlighet med bilaga II till förordningen (EU) nr 908/ Andra skulder enligt EGFJ och EJFLU i enlighet med bilaga III till förordningen (EU) nr 908/

32 REVISIONSSTRATEGI 8. Förskott och säkerheter EGFJ och EJFLU Populationerna 1, 2, 4 och 5 är de populationer som lämpar sig bäst för statistisk provtagning (MUS-urval), medan det för populationerna 3, 6, 7 och 8 lämpar sig bäst med en icke-statistisk provtagningsmetod såsom slumpvis urval med beaktande av provstorlek i förhållande till antal poster i enlighet med punkt 6.1 till bilaga 1 kommissionens riktlinje 3. För substansgranskning av populationerna EGFJ IAKS, EJFLU IAKS och EGFJ EJ IAKS samt icke operativa transaktioner har attesterande organ har vi upphandlat externa revisionstjänster. Arbetet har utförts av revisionsfirman KPMG AB. Det är femte året i följd som KPMG AB utför denna typ av granskning på uppdrag av attesterande organ. Det är i princip samma revisorer som genomfört granskningen för som det var för räkenskapsår , , och Attesterande organ har genomfört MUS-urval och urval av ärenden för skuldgranskningen. Det är enbart granskningen av det enskilda ärendet som genomförts av revisorer från KPMG AB. Arbete som utförts av revisorer från KPMG AB har övervakats och kontrollerats av revisorer från attesterande organ. Kvalitetssäkring har skett genom stickprov på enskilda ärenden. Möten har under året genomförts med ansvarig revisor för KPMG AB. Vidare har revisorerna från KPMG AB styrts i arbetet genom att det varit ett krav att tillämpa checklistor som utformats av revisorer från attesterande organ. Jordbruksverkets internrevisions utförda arbete och uppnådda resultat har så långt möjligt utgjort underlag för vårt slutliga ställningstagande till riktigheten i uppgifterna från fonderna. Attesterande organ har under räkenskapsåret haft flera kontakter med internrevisionsenheten vid Jordbruksverket. Genomgång har då skett av arbetsformer, system, revisionsplan, femårsplan och rutiner för rapportering av granskningar. Attesterande organ gjorde under räkenskapsåret en kvalitetsutvärdering av internrevisionsenheten vid Jordbruksverket. Attesterande organ får kontinuerligt rapporter från granskningar utförda av internrevisionen vid Jordbruksverket. Granskning av internrevisionens revisionsplan och femårsplan redovisas under stycke nr Vårt revisionsstrategidokument är tillgängligt för kommissionen på begäran. 32

33 REVISIONSSTRATEGI 2.2 Utfört arbete Revisionen har utförts på grundval av de tre populationer för vilka den detaljerade granskningen av överensstämmelse och substansgranskningen hade olika karaktär och olika stränghet. Granskningen av varje enskild population sammanfattas i tabellen nedan. SAMMANFATTNING AV STRATEGIN FÖR VARJE POPULATION Population DOK AG PU SG CRM IRR 2014 Utgifter 1) EGFJ IAKS Godkännande kontroller på plats Godkännande administrativa kontroller Verkställande av utbetalningar Redovisning 2) EGFJ ej IAKS Godkännande kontroller på plats Godkännande administrativa kontroller Verkställande av utbetalningar Redovisning Offentlig lagring Förskott och säkerheter ) Gäldenärer EGFJ ,68 ANMÄRKNING DOK : Dokumentation och genomgång av en ordning AG : Analytisk granskning, diskussion PU : Provning av uppfyllande av rutiner och kontroller SG : Substansgranskning av utvalda filer CRM : Computer risk management-baserad systemprovning med hjälp av CAAT 10 IRR : Granskning av internrevisionens rapporter 10 Computer Assisted Audit Techniques (datorstödd revisionsteknik). 33

34 AVSTÄMNING AV MÅNATLIGA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER 3 Avstämning av månatliga och årliga redogörelser 3.1 Avstämning av månatliga och årliga redogörelser för EGFJ:s räkenskaper Standard För att kontrollera om det fanns några skillnader mellan den slutliga månadsbeställningen (slutlig tabell 104) och årsredogörelsen för EGFJ räkenskapsåret Utfört arbete Vi har kontrollerat den elektroniska tabell över skillnader (EGFJavvikelser/Explanation differences, förklarings-/avstämningskoder A01) som utbetalningsstället har lämnat med avseende på skillnader och förklaringar. Vi har också kontrollerat de administrativa fel som angetts i de månatliga redogörelserna och de som angetts separat i den årliga redogörelsen. Dessutom har vi verifierat antalet administrativa fel i tabellerna i bilagorna II och III och kontrollerat om de har krediterats fonden Iakttagelser Avstämning av skillnaderna KONTO MÅNADSDEKLARA TION T 104 BELOPP (EURO) ÅRSRÄKENSKAPER BELOPP (EURO) DIFFERENS BELOPP (EURO) , ,36 0, , ,91 0, , ,59 0, , ,86 0, , ,98 0,00 11 Infört som ett negativt belopp i den månatliga eller årliga redogörelsen. 34

35 AVSTÄMNING AV MÅNATLIGA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER , ,98 0, , ,60 0, , ,05 0, , ,09 0, , ,46 0, , ,20 0, ,86-35,86 0, ,86-35,86 0, , ,49 0, , ,49 0, , ,91 0, , ,16-571, ,27 502,27 0, , ,41-560, , ,65 0, , ,04 0, , ,28 0, ,93 9,93 0, , ,62-146, , ,40 0, , ,06 0, , ,61 0, , , , , ,52 0, ,97 465,97 0,00 35

36 AVSTÄMNING AV MÅNATLIGA OCH ÅRLIGA REDOGÖRELSER ,98 268,98 0, ,41 662,41 0, ,81 333,81 0, , ,69 0, ,01 417,01 0, ,91 828,91 0, ,01 0,01 0, , ,72-394, , ,35 0, , ,91 0, ,64 753,64 0, , ,31 0, , ,53 0, , ,26 0, , ,65-394, ,56 6,56 0, ,56-6,56 0, ,52 6,52 0, ,52-6,52 0, ,38-43,38 0, ,38 43,38 0, ,71-260,71 0, ,71 260,71 0,00 36