Årlig revisionsrapport med yttrande och validering återvändandefonden. Europeiska återvändandefonden Årligt program 2012 ESV 2016:11

Transkript

1 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering återvändandefonden Europeiska återvändandefonden Årligt program 2012 ESV 2016:11

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: Dnr: /2014 Copyright: ESV 2016:11 Rapportansvarig: Lena Lindgren.

3 FÖRORD MEDLEMSSTAT: Sverige FOND: Europeiska Återvändandefonden ANSVARIG MYNDIGHET: Migrationsverket ÅRLIGT PROGRAM SOM RAPPORTEN AVSER: Årligt program 2012 Till: Europeiska kommissionen Generaldirektoratet för inrikes frågor Kopia: Ansvarig myndighet, Migrationsverket Attesterande myndighet, Migrationsverket Riksrevisionen Justitiedepartementet 3

4 INNEHÅLL Innehåll A. Årlig revisionsrapport Allmän information De organ som medverkat i utarbetandet av rapporten Identifiering och motivering av viktigare förändringar av genomförandet av revisionsplanerna som avser det berörda årliga programmet Sammanfattande tabell av resultaten från revisionerna Systemrevisioner Organ som utfört revisionerna En sammanfattande förteckning över de revisioner som utförts Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser som dragits i revisionsarbete med avseende på förvaltnings- och kontrollsystemen Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser Ytterligare arbete, när så är lämpligt Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits inklusive en beräkning av eventuella finanseilla korrigeringar Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna Projektrevisioner Organ som utfört revisionerna En sammanfattande förteckning över utförda revisioner och procentandelen av kontrollerade utgifter i förhållande till de sammanlagda stödberättigande utgifter som deklarerats till kommissionen Mål och omfattning på ESV:s projektrevisioner Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser av revisonerna med avseende på de genomförda projekten Sammanfattning granskningsresultat och felprocent Slutsatser som dragits från revisionsresultaten avseende effektiviteten hos förvaltningsoch kontrollsystemet Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser Ytterligare arbete, när så är lämpligt information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar Uppföljning av revisionsverksamhet som omfattas av tidigare rapporter, om tillämpligt Information om uppföljningen av tidigare revisionsrekommendationer Bedömning avseende uppföljning av revisionsrapport (60-904/2011) för processen betalning

5 INNEHÅLL Bedömning för uppföljning av revisionsrapport (60-963/2011) för processen avslut årligt program Bedömning för uppföljning av revisionsrapport ( /2012) avseende handläggningen av oriktigheter och återkrav Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser som dragits i revisionsarbetet med avseende på förvaltnings- och kontrollsystemen Information om systemrelaterade revisionsresultat från tidigare årliga program B. Yttrande om hur förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar Inledning Granskningens omfattning Yttrande C. Validering av ansökan om utbetalning Inledning Granskningens omfattning Yttrande

6 ALLMÄN INFORMATION A. Årlig revisionsrapport 1. Allmän information 1.1 De organ som medverkat i utarbetandet av rapporten Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket (ESV) har självständigt utarbetat den årliga revisionsrapporten. 1.2 Identifiering och motivering av viktigare förändringar av genomförandet av revisionsplanerna som avser det berörda årliga programmet Inga större förändringar av revisionsplanerna har skett. 6

7 1. ALLMÄN INFORMATION 1.3 Sammanfattande tabell av resultaten från revisionerna Revisionsrapport Medlemsstat: Sverige Berört årligt program: Årligt program 2012 Ställningen per Fond Återvändande fonden Återvändande fonden Återvändande fonden SYSTEMREVISIONER SOM AVSLUTATS SEDAN DEN SENASTE RAPPORTEN Berörda Berörda Revisionens omfattning Antal Datum för myndigheter processer mandag slutrapporten ar som använts Migrationsverket, (Ansvarig myndighet) Revisionens mål har varit att följa upp de rekommendationer som Ekonomistyrningsverket (ESV) lämnade i revisionsrapporten med dnr /2011 daterad Migrationsverket (Ansvarig myndighet) Migrationsverket (Ansvarig myndighet) Uppföljning av revisionsrapport (60-904/2011) avseende betalningspro cessen Uppföljning av revisionsrapport (60-963/2011) Uppföljning av revisionsrapp ort ( /2012) avseende handläggning av oriktigheter och återkrav Revisionens mål har varit att följa upp de rekommendationer som Ekonomistyrningsverket (ESV) lämnade i revisionsrapporten med dnr /2011 daterad Revisionens mål har varit att följa upp de rekommendationer som Ekonomistyrningsverket (ESV) lämnade i revisionsrapporten med dnr /2012 daterad

8 2. SYSTEMREVISIONER Revisioner av projekt som är kopplade till det årliga programmet för 2012, SEK (varav medel ur Återvändandefonden) Fond Projekt Slutlig stödmottag are Återvändande fonden (R ) REVA Migrationsverket Totala stödberättigande kostnader (a) ( ) Totalt ( ) Totalt belopp åtgärder årligt program (e) ,75 SEK ( ,75) SEK Stödberättigande kostnader som omfattats av revision (b) ( ) (f) SEK ( ) SEK Finansiell korrigering 0 (0) 0 (0) (c) Täckningsgrad: (= f/e) =18,8 (18) % Felproc ent (d = c/b) 0 % 0 (0) Beräkningar enligt SOLID/2010/15 Toleransnivå 2 % av ,75 SEK för hela populationen = SEK Identifierat felbelopp i stickprovet: 0 SEK. Felprocent i revisionens urval [=c/a]: 0,0 % Av ESV bedömt stödberättigat gemenskapsbidrag utifrån revisionens urval [a-c]: SEK. Kvarvarande icke granskade del av deklarerade utgifter som ej omfattas av revisionens urval: Stödberättigade utgifter: SEK Gemenskapsmedel: SEK 2. Systemrevisioner 2.1 Organ som utfört revisionerna Revisionsmyndigheten, ESV. 2.2 En sammanfattande förteckning över de revisioner som utförts Inga nya systemrevisioner har påbörjats eller slutförts sedan inlämnandet av årlig revisionsrapport avseende årligt program 2010 till dags datum. Uppföljande systemrevisioner har utförts, se rubrik

9 3. PROJEKTREVISIONER 2.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser som dragits i revisionsarbete med avseende på förvaltningsoch kontrollsystemen Ej tillämpligt. 2.4 Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser Ej tillämpligt. 2.5 Ytterligare arbete, när så är lämpligt Ej tillämpligt. 2.6 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits inklusive en beräkning av eventuella finanseilla korrigeringar. Ej tillämpligt. 2.7 Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna Se avsnitt 4.1 angående uppföljningsrevisioner som genomförts. 3. Projektrevisioner 3.1 Organ som utfört revisionerna Revisionsmyndigheten ESV. 3.2 En sammanfattande förteckning över utförda revisioner och procentandelen av kontrollerade utgifter i förhållande till de sammanlagda stödberättigande utgifter som deklarerats till kommissionen Se rubrik 1.3 ovan och rubrik nedan Mål och omfattning på ESV:s projektrevisioner Målet har varit att, i enlighet med grundläggande rättsakten Rådets beslut nr 575/2007/EG artikel 30.1 b, granska ett lämpligt urval åtgärder så att de redovisade utgifterna kontrolleras och där urvalet ska motsvara minst 10 % av varje årligt programs stödberättigade utgifter. 9

10 3. PROJEKTREVISIONER Ansökan och beslut om utbetalning samt övriga relevanta handlingar har inhämtats hos ansvarig myndighet och stödmottagaren. Vid besök hos stödmottagaren har information om projektets genomförande erhållits och verifierats genom granskning av underliggande verifikationer. Därefter har ytterligare kompletterande underlag i det granskade projektet inhämtats från stödmottagaren. I granskningen har korrektheten i utbetalade bidrag bedömts genom att använda revisionsmyndighetens checklistor avseende kraven i Rådets förordning 575/2007/EG samt kommissionens beslut om tillämpningsföreskrifter till beslut nr 2008/458/EG. 3.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser av revisonerna med avseende på de genomförda projekten Sammanfattning granskningsresultat och felprocent Projekt (R ) REVA del 3 AM godkänt i SEK (varav finansiering ur ÅF) ( ) Summa ( ) ESV granskat i SEK (varav finansiering ur ÅF) ( ) ( ) ESV bedömt stödberättigat SEK (varav finansiering ur ÅF) ( ) ( ) ESV finansiell korrigering i SEK (varav finansiering ur ÅF) 0 (0) 0 (0) Totalt årligt program ,75 ( ,75) ( ) ( ) 0 (0) Ansvarig myndighet har totalt godkänt ,75 SEK varav gemenskapsmedel ,75 SEK. Täckningsgrad av gemenskapsmedel vid granskningstillfälle: 18 % Beräkningar i enlighet med SOLID 2010/15 Toleransnivå (2 % av ,75) för hela populationen = SEK Identifierat felbelopp i stickprovet: 0 SEK Felprocent avseende gemenskapsmedel i årligt program 2012 är 0 %. Av ESV bedömt stödberättigat gemenskapsbidrag utifrån revisonens urval [a-c]: SEK. Kvarvarande icke granskade del av deklarerade utgifter som ej omfattas av revisionens urval: 10

11 3. PROJEKTREVISIONER Stödberättigade utgifter: Gemenskapsmedel: SEK SEK Slutsats: Felprocenten understiger kommissionens fastställda toleransnivå två procent och slutredovisning bedöms därmed vara fri från väsentliga fel. Revisionen av projekt visar att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerat tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att den utgiftsredogörelse som lämnats till kommissionen är korrekt, och som en följd härav, rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Inga systemfel har iakttagits. 3.4 Slutsatser som dragits från revisionsresultaten avseende effektiviteten hos förvaltnings- och kontrollsystemet Mot bakgrund av dels att projektmedel i årligt program 2012 granskats med en täckningsgrad på ca 18 % av totala gemenskapsmedel vid granskningstillfället, dels att felprocenten är noll så bedöms sammantaget förvaltnings- och kontrollsystemet fungera tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta, och som en följd härav, rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Sammantaget bedöms förvaltnings- och kontrollsystemet fungera tillfredsställande Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser Med anledning av att felprocenten var noll i revisionsmyndighetens urval medför revisionen inga ekonomiska konsekvenser. 3.6 Ytterligare arbete, när så är lämpligt Ej tillämpligt. 3.7 information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna Vid granskning av projekt inom årligt program 2012 har inget systemfel iakttagits och inga rekommendationer lämnats. 11

12 4. UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER, OM TILLÄMPLIGT 3.8 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar Inga systemfel har iakttagits. 4. Uppföljning av revisionsverksamhet som omfattas av tidigare rapporter, om tillämpligt 4.1 Information om uppföljningen av tidigare revisionsrekommendationer Revisionsmyndigheten, ESV, har utfört uppföljningar av tidigare revisionsrekommendationer. Processer som omfattas av systemrevisioner inför avslut årligt program Uppföljning av revisionsrapport (60-904/2011) för betalningsprocessen Uppföljning av revisionsrapport (60-963/2011) för processen avslut årligt program Uppföljning av revisionsrapport ( /2012) för processerna oriktigheter och återkrav Bedömning avseende uppföljning av revisionsrapport (60-904/2011) för processen betalning Sammanfattning av de mest väsentliga iakttagelserna och nya rekommendationer för interna styrningen och kontrollen i betalningsprocessen. Vid den uppföljande granskningen, av processen betalning, kan revisionsmyndigheten konstatera att de flesta rekommendationer åtgärdats helt men några har tillkommit. En ny iakttagelse som revisionsmyndigheten gjorde vid den uppföljande granskningen avprocessen betalning gällde offentlig upphandling. I de fall när statliga ramavtal finns granskas upphandling översiktligt vilket kan medföra att kostnader godkänns som inte är förenligt med LOU 1 och bilaga Ansvarig myndighet rekommenderas att i de projekt, där stödmottagaren omfattas av LOU, som ansvarig myndighet valt ut för granskning göra en fullständig kontroll av upphandling i enlighet med ansvarig myndighets fastställda checklista. 1 Lagen om offentlig upphandling (LOU) SFS 2007: Kommissionens beslut om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets beslut nr 573/2007/EG 12

13 4. UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RA Vid uppföljningsbesöket kunde inte revisionsmyndigheten se vilka riskfaktorer som ansvarig myndighet har beaktat för urval av de projekt som haft på platsen besök under verksamhetsåret Av ansvarig myndighets rutiner framgår att projekten med stora risker bör besökas. Det går inte heller att se hur ansvarig myndighet har gjort riskanalys för projekt med stora risker och vilka risker som har konstaterats i dessa projekt. Revisionsmyndigheten har, via stickprov av fem stycken projekt, verifierat besök på plats utifrån ansvarig myndighets checklistor och rapporter från besök på plats. Av de fem besöken har ansvarig myndighet genomfört en detaljerad ekonomisk granskning i två fall. Av granskningsrapporten för besök på plats i ett av ärendena framgår vilka verifikationer som har granskats men i det andra fallet är det inte dokumenterat vilka verifikationer som har granskats. Vid de tre andra besöken har en övergripande ekonomisk granskning gjorts. I checklistorna har ekonomen kryssat att bokföringen och en del andra kostnadsbudgetar har granskats men det framgår inte att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Det är inte heller dokumenterat i checklistorna vilka verifikationer som granskats. I granskningen framgår det inte vilka risker som ansvarig myndighet har tagit hänsyn till vid valet mellan detaljerad eller övergripande granskning. Ansvarig myndighet rekommenderas att uppdatera sina rutiner för kontroll på plats med riskanalys för projekt med stora risker och riskfaktorer som ska beaktats vid urval av projekt för besök på plats. Det rekommenderas även att ekonomisk granskning på plats ska vara dokumenterad så det går att följa vilka verifikationer som har granskats och med bedömning av de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Ansvarig myndighet rekommenderas dokumentera sina kontroller på plats tillräckligt tydligt så att kravet på adekvat revisionsspår uppfylls i enlighet med gemenskapens regelverk. Revisionsmyndighetens bedömning per nyckelkrav för uppföljning av processen betalning (1) Fullständiga definitioner och tydlig arbetsfördelning och separation av funktioner mellan och inom ansvarig myndighet och förmedlande organ. Iakttagelse Tidigare rekommendationer åtgärdade. Bedömning Fungerar tillfredsställande 13

14 4. UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER, OM TILLÄMPLIGT (4) Tillräckliga förvaltningskontroller Iakttagelse Tidigare rekommendationer delvis åtgärdade. Bedömning Fungerar men vissa förbättringar behövs (5) Tillfredsställande verifieringskedja. Iakttagelse Tidigare rekommendationer åtgärdade. Bedömning Fungerar men vissa förbättringar behövs Ansvarig myndighets svar och åtgärdsplan Ansvarig myndighet har inkommit med svar och åtgärdsplan för de rekommendationer som lämnats i rapporten. Revisionsmyndigheten bedömer att ansvarig myndighet tagit till sig rekommendationerna och planerar att vidta åtgärder avseende samtliga rekommendationer. Övergripande bedöms de åtgärder som beskrivs bidra till att undanröja de brister som föranlett lämnade rekommendationer Bedömning för uppföljning av revisionsrapport (60-963/2011) för processen avslut årligt program Vid den uppföljande granskningen, av processen avslut årligt program, kan revisionsmyndigheten konstatera att de rekommendationer som lämnats tidigare har åtgärdats. (1) Fullständiga definitioner och tydlig arbetsfördelning och separation av funktioner mellan och inom ansvarig myndighet och förmedlande organ. Iakttagelse Tidigare rekommendationer åtgärdade. Bedömning Fungerar tillfredsställande (4) Tillräckliga förvaltningskontroller Iakttagelse Tidigare rekommendationer åtgärdade. Bedömning Fungerar tillfredsställande (5) Tillfredsställande verifieringskedja. Iakttagelse Tidigare rekommendationer åtgärdade. 14

15 4. UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RA Bedömning Fungerar tillfredsställande Bedömning för uppföljning av revisionsrapport ( /2012) avseende handläggningen av oriktigheter och återkrav Vid den uppföljande granskningen, avseende handläggningen av oriktigheter och återkrav, kan revisionsmyndigheten konstatera att de rekommendationer som lämnats tidigare har åtgärdats. (7) Nödvändiga förebyggande och korrigerande åtgärder när systembetingade fel upptäckts av revisionsmyndigheten Iakttagelse Tidigare rekommendationer åtgärdade. Bedömning Fungerar tillfredsställande Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser som dragits i revisionsarbetet med avseende på förvaltnings- och kontrollsystemen Graden av försäkran som revisionsmyndigheten kan lämna för revisionsperioden avseende förvaltnings- och kontrollsystemet för årligt program 2012 baserat på genomförda uppföljningar av tidigare systemrevisioner. Betalningsprocessen Revisionsmyndigheten bedömer sammanfattningsvis att processen för betalning till den del granskningen omfattar fungerar tillfredsställande. I den del av granskningen där nya iakttagelser gjorts (nyckelkrav 4 och 5) bedömer revisionsmyndigheten att processen för betalning fungerar men vissa förbättringar behövs. Processen för avslut årligt program Revisionsmyndigheten bedömer sammanfattningsvis att processen för avslut årligt program till den del denna granskning omfattar fungerar tillfredsställande. Processen för återkrav och oriktigheter Revisionsmyndigheten bedömer sammanfattningsvis att processen för återkrav och oriktigheter till den del denna granskning omfattar fungerar tillfredsställande. 4.2 Information om systemrelaterade revisionsresultat från tidigare årliga program I samband med avslut av årligt program 2010 konstaterade revisionsmyndigheten att systemfel inom förvaltnings- och kontrollsystemet förelåg avseende ansvarig myndighets kontroll av: 15

16 4. UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER, OM TILLÄMPLIGT lönekostnader för personal hos offentliga organ inklusive kostnader finansierade för särskilda ändamål. Motsvarande fel har inte iakttagits vid granskning av årligt program 2011 och Detta beror på regelförenklingar avseende personalkostnader hos offentligt organ. I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Lena Lindgren har varit föredragande. Revisor Shafiq Babakarkhail har biträtt vid den slutliga handläggningen. STOCKHOLM Ulrika Bergelv Avdelningschef Lena Lindgren Enhetschef 16

17 B. YTTRANDE OM HUR FÖRVALTNINGS- OCH KONTROLLSYSTEMEN FUNGERAR B. Yttrande om hur förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar Till Europeiska kommissionen 1. Inledning Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket har granskat hur förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar i Återvändandefonden i fråga om de åtgärder som genomförts enligt det årliga programmet för 2012 i syfte att utfärda ett yttrande om huruvida systemen fungerar tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta och, som en följd härav, rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 2. Granskningens omfattning Granskningen utfördes i enlighet med revisionsstrategin för denna fond under perioden till och redogjordes i den årliga revisionsrapporten i avsnitt A. Granskningens omfattning har inte begränsats. 3. Yttrande På grundval av ovan nämnda granskning anser Revisionsmyndigheten beträffande det aktuella årliga programmet att förvaltnings- och kontrollsystemet för Återvändandefonden var förenligt med tillämpliga bestämmelser i den grundläggande rättsakten beslut 575/2007/EG och kommissionens beslut 2008/458/EG. Det fungerade tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta, och som en följd härav, rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Lena Lindgren har varit föredragande. Revisor Shafiq Babakarkhail har biträtt vid den slutliga handläggningen. STOCKHOLM Ulrika Bergelv Avdelningschef EU-revision Lena Lindgren Enhetschef 17

18 C. VALIDERING AV ANSÖKAN OM UTBETALNING C. Validering av ansökan om utbetalning Till Europeiska kommissionen 1. Inledning Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket, har för det årliga programmet för 2012 avseende Återvändandefonden granskat resultaten av revisionen av detta program. Revisionsmyndigheten har planerat och utfört detta arbete för att bedöma huruvida ansökan om slutbetalning av gemenskapsbidraget till det årliga programmet för 2012 är giltig och om de underliggande transaktioner som omfattas av utgiftsredogörelserna för detta årliga program är lagliga och korrekta. 2. Granskningens omfattning Granskningens omfattning har inte begränsats. 3. Yttrande På grundval av ovan nämnda granskning anser Revisionsmyndigheten att den slutliga utgiftsredogörelsen på ett rättvisande sätt i allt väsentligt återger de utgifter som har betalats inom ramen för det årliga programmet och att ansökan om slutbetalning av gemenskapsbidraget till detta årliga program som en följd härav är giltig. I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Lena Lindgren har varit föredragande. Revisor Shafiq Babakarkhail har biträtt vid den slutliga handläggningen. STOCKHOLM Ulrika Bergelv Avdelningschef EU-revision Lena Lindgren Enhetschef 18

19 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax Stockholm