Arkiv och biobankscentrum. Leveransspecifikation för journalsystem v

Transkript

1 1 Leveransspecifikation för journalsystem v

2 2 Agenda 1. Syfte med uppdateringen 2. Bevarande och gallring 3. Ändringar i leveransspecifikation 4. Mappningsdokumentation 5. Frågor

3 3 1 Syfte med uppdateringen Anpassa bevarande och gallringsplan till digital information Förenkla mappningsarbetet Möjliggöra gallring i ett senare skede

4 4 2 Bevarande- och gallring bevara, rensa, gallra

5 5 Varför gallrar? Spara utrymme Begränsa tillväxt Synliggöra viktig information

6 6 Bilaga 8 Bevarande- och gallringsplan Bevarande- och gallringsplan för journalinformation i journalsystem Medföljer som en bilaga till den nya versionen av leveransspecifikationen för journalsystem (v ) Uppdaterad version av bilaga 8 beräknas vara färdig i december 2013

7 7 Nyheter Endast bevaras eller gallras med 10 års frist Gallring av Bilder samt Röntgenbilder och annan bilddiagnostik Utökat bevarande gällande journaler upprättade av fler yrkeskategorier än läkare Bevarande/gallring medieberoende

8 8 Bevarande och gallring nivå 1 utgår ifrån sökrubrik. Vilka sökrubriker som ska bevaras eller gallras i dess helhet tydliggörs i kolumnen Nivå 1 B/G. De är markerade med B (bevaras) eller G (gallras). Bevarande och gallring nivå 2 gäller för de sökrubriker som är markerade med B/G i kolumnen Nivå 1. På nivå 2 definieras variabler för bevarande och gallring inom de sökrubriker som inte bevaras eller gallras i sin helhet.

9 9 Sökrubrik Nivå 1 B/G Nivå 2 B/G Mottagningsanteckning (MOT)* B Inskrivningsanteckning (INT) Operationsberättelse (OPB) Övriga anteckningar (OANT)* Slutanteckning (SLA) Journalkopia från annan vårdgivare (KOPIA) Övrig multimedia (MULTI) Klinisk kemi lablista (KEM_LIST)* Klinisk mikrobiologi (MIKRO)* Klinisk immunologi (IMUN)* B B B B G G B B B Klinisk patologi/cytologi (PAT) EKG (EKG)* B B Röntgen (RTG)* B/G Utlåtanden mappas mot bevaras. Röntgenbilder och ultraljudsbilder mappas mot gallras. Övrig remiss och svar (ROSOV)* B Mätvärde (MV)* B/G Poster upprättade av nedanstående befattningar gallras: Mätvärden från operation, anestesi, IVA (MVOAI) B Arbetsterapeut Logoped Sjukgymnast/fysioterapeut

10 10 Sökrubrik Nivå 1 B/G Nivå 2 B/G Brev och intyg (BOI) B/G Varje post som mappas mot sökrubriken brev och intyg (BOI) måste även mappas mot en gallringsmarkering (se leveransspecifikationen). Urvalslistan nedan anger vilka typer av brev och intyg som ska mappas mot bevaras, övriga brev och intyg mappas mot gallras. Anmälningar enligt Socialtjänstlagen Ansökningar om abort efter utgången av 18:e graviditetsveckan Beslut från Socialstyrelsen om abort Beslut om tvångsåtgärder (som inte är beslut enligt LVM, LPT och LVU) Beslut om vårdinsats/behandling Canceranmälningar Domar, polisrapporter, förundersökningar rörande t.ex. tvångsvård Dödsbevis Dödsorsaksintyg Egenbedömningar/frågeformulär God man/förmyndare/förvaltare, förordnande av Intyg enligt SOSFS 2005:29(M) Intyg om övertagande av behandlingsansvar enligt Smittskyddslagen Intyg till försäkringsbolag Intyg till försäkringskassa Intyg till socialtjänst Journalbeställningar/rekvisitioner/förfrågningar, inkomna Korrespondens, mellan patient och vårdgivare eller mellan två vårdgivare, rörande patientens behandling Kunskapsprov och tester Medgivanden/samtycken/fullmakter från patient Medicinskt underlag fr o m dag 28 FKF 7262, blanketter Patient/anhöriginformation, undertecknad Rättsintyg Släktöversikter Smittspårningshandlingar Vårdintyg Vårdplaneringskonferenser, dokumentation av Ostrukturerad information gallras. Kan man inte säkerställa vilken typ av information ett brev eller intyg innehåller mappas den mot gallras. Varning (VARN) Läkemedel (LKM) Oklassificerad journalhandling (OKL) Forskning (FORSK) Åtgärd enligt LVM, LPT, LVU mm. (LVX) B B G B B

11 11 Föreskrift nr. 11 Bevarande- och gallringsplan för vårdhandlingar på papper och andra analoga lagringsmedia Uppdaterad version av Föreskrift nr. 11 börjar gälla den 1 juli 3013

12 12 Gallringsutredning Verksamhetens behov Lagar och andra regler Allmänhetens rätt att ta del av informationen Informationens funktion Är informationen unik? Behövs informationen för rättskipning och förvaltning? Forskning historik

13 13 Generella bevarande- och gallringsplaner Enskilda gallringsbeslut Råd Leveransdokumentation Presentationsmaterialet från informationsträffen Kontaktuppgifter M.m.

14 14 3 Ändringar i leveransspecifikationen Ny bilaga, bilaga 8, bevarande- och gallringsplan Nytt element gallring Anpassat informationsmodellen enligt XML-schemat Uppdaterad formatbeskrivning Förtydligande av användning av HSA-id och kombika-koder Övrigt: förtydligande av texter etc

15 15 Nytt element gallring elektroniskjournalpost och pappersjournalpost Element/ E/A Kard Obl? Max Beskrivning attributnamn längd gallring A 1 Gallringsbara poster märks upp så att de senare kan gallras. För information om bevarande och gallring, se Bilaga 8. Användning Boolean: 0 eller 1 0=false (bevaras) 1=true (gallras) Default=0

16 16

17 17 Informationsmodell earkiv version 2.7 leveransobjekt -kontaktperson [0..1] -epost [0..1] -journalsystemnamn -journalsystemversion -leveransversion -leveranstidpunkt -leveransanteckning [0..1] 1 -levereras av 1 organisatoriskenhet -scheme [0..1] -schemename [0..1] -code -displayname 1 -Levereras 1..* organisatoriskenhet -identifierasav: HSA -benämning: text -konfidentialitet [0..1]: LokalKKod 1 -Skapas vid 1..* patientjournal -konfidentialitet [0..1]: LokalKKod 1..* 1 fysiskperson -identifierasav : personid -efternamn [*] -förnamn [*] 1 -Skapas vid 1 1 Val A Val B -Består av 1..* 1..* -Skapar 1..* patienrelateradkontakt -from: Datum -tom: Datum -vårdform: Vårdform=öppen, sluten -konfidentialitet [0..1]: LokalKKod -Skapas under 1..* Val A 1 Val B 1..* 1 journaldel -konfidentialitet: LokalKKod -huvuddiagnos: klassifikation [0..2]=ksh 97, KSH97P, ICD9, ICD10, lokal -bidiagnos: Klassifikation [0..500]=KSH97, KSH97P, ICD9, ICD10, lokal -konfidentialitet [0..1]: LokalKKod -Skapas under 1 1..* JournalPost -Består av -händelsefrom -händelsetom -åtgärd: Klassifikation [0..500]l -aktivitetstyp -gallring [boolean] 1 -Har samband (ingår i, svar till) * -Har 1 sökrubrik -schemename [0..1] -code -displayname 1..* elektroniskjournalpost -innehåll: Data -externlank -format -konfidentialitet: LokalKKod -signal: Boolsk [0..1] -aktivitet: Text [0..1] -resultat: Text [0..1] -utförandeenhet: Organisatorisk enhet [0..1] -kommentar Text [0..1 ] -konfidentialitet:[0..1] LokalKKod 1..* -Har pappersjournalpost -externlank -format 1..* 1..* -Har 0..* Ansvarig -journalförare HoS Personal=yrkeskod -befattning: Befattningstyp 1

18 18 Uppdaterad formatbeskrivning Borttagna mediatyper: audio/basic, audio/k32adpcm, image/g3fax, video/x-avi, model/vrml Dessa anses inte arkivbeständiga för slutarkivering. Definierade mediatyper för ExternLank (kap ) som inte fanns med i tabellen i kap. 4 har lagts till och fått beskrivningar: png, gif, mp3, sgml Förtydligat att det inte är säkert att alla format som är definerade i schemat stöds i e-arkivet (kap ): Om annat format än XML för data av elektroniskt ursprung och PDF, TIFF eller JPEG för data vars ursprung är papper används måste detta överenskommas med e-arkivförvaltningen för att säkerställa att formatet stöds i e-arkiv.

19 19 Jämförelse tillåtna format Journalspec Riksarkivet (RA-FS/FGS)* Data/strukturerade text/xml xml dokument text/sgml sgml text/html html xhtml text/plain Dokument (text application/pdf pdf/a-1 och bild) Bilder image/png png image/jpeg jpeg image/tiff tiff image/gif image/g3fax Ljud audio/mp3 mp3 waw audio/k32adpcm audio/basic Video mpeg-1, mpeg-2, mpeg-4 video/x-avi model/vrml *RA-FS 2009:2, FGS Personal och FGS Ärendehantering

20 20 Tabellen Tillåtna format i kap Version Version Format Kommentar Format Kommentar Endast tillåtet i extern länk XML XML är det format som förväntas för allt data som har ett elektroniskt ursprung. Om det är möjligt skall alltid innehållet levereras i detta format. XML-dokumentet skall alltid referera till en stylesheet som tillsammans med dokumentet ger ett läsbart resultat. Utseendet på det resulterande dokumentet skall vara så likt den ursprungliga källan som möjligt. För anvisningar om hur stylesheet gällande anteckningar skall utformas se bilaga 6.Till leveransen skall vidhäftas (enligt kapitel 6) en stylesheet för varje sökrubrik/aktivitetstyps-kombination som det levereras journalposter med XML-innehåll till e-arkivet. XML XML 1.0 är det format som förväntas för allt data som har ett elektroniskt ursprung. Om det är möjligt ska alltid innehållet levereras i detta format. Exempel: För t ex Klinisk Kemi Lablista skall det levereras stylesheets för alla aktivitetstyper som levererats in, t ex Beställning, Analyssvar och Analysresultat. Vidare skall det schema som utgör underlag för XMLstrukturen i innehållsdelen både refereras till och göras tillgängligt (enligt kapitel 6). Det är en fördel om strukturen följer någon form av standard. Leverantörerna skall se till att data är validerat mot medföljande schema utan några fel. För detta ändamål finns en Hjälpapplikation framtagen. Kontakta e-arkivförvaltningen för information om hur man kan få tillgång till denna applikation.

21 21 Tabellen Tillåtna format, forts. Version Version Format Kommentar Format Kommentar Endast tillåtet i extern länk PDF Portable Document Format från Adobe kan utgöra leveransformat. PDF-fil som levereras skall vara kompatibel med PDF/A-1 (ISO :2005) PDF/A Portable Document Format från Adobe kan utgöra leveransformat. PDF-fil som levereras ska vara kompatibel med PDF/A-1 (ISO :2005), 1a eller 1b. TIFF Tiff-filer levereras normalt endast för inskannade papperskopior. TIFF Ver Tiff-filer levereras normalt endast för inskannade x papperskopior. JPG Även med JPG kompatibla format som PNG kan levereras. JPEG ISO För rasterade bilder och fotografier i gråskala och x färg. Även JPG-kompatibla format som PNG kan levereras. PNG Se JPEG. x GIF GIF 89a, för rasterade bilder. Vanligt för hemsidor. Använd i x första hand PNG eller JPEG. MP3 MPEG-1 Audio Layer 3. För ljudfiler som kan komprimeras. Bitrate x bör vara minst 128 kbit/s. SGML SGML är en föregångare till XML. I första hand ska XML användas. Om det finns skäl att använda SGML istället för XML ska detta först diskuteras med e-arkivförvaltningen. HTML Den HTML som produceras skall vara kompatibel med version 4. HTML/ XHTML Den HTML som produceras ska vara kompatibel med version 4 eller 5, eller XHTML. Text Andra format Om information av ren text levereras skall alltid teckenset anges. Detta format används normalt inte. Får bara användas efter särskild överenskommelse med e-arkivförvaltningen. Det är tänkbart att leverera innehållsinformation i andra format. Om t.ex. DICOM används i ursprungsdokumentet kan detta troligtvis levereras i sin ursprungliga form. All leverans av andra format än i tabellen nämnda skall avtalas. Text Om information av ren text levereras ska alltid teckenset anges. Detta format används normalt inte. Får bara användas efter särskild överenskommelse med e-arkivförvaltningen. x

22 22 HSA-id vs kombika Förtydligande av användning av HSA-id och kombika i kap. 5 Detaljerad beskrivning av hur <inrättningsid> och <klinikid> ska hanteras: <inrattningsid> resp. <klinikid> består av både en kod (<code>) och ett namn (<displayname>). Grundregeln är att kod och namn strikt ska användas i enlighet med definitioner i SLL:s Elektroniska katalog eller kodserver. Det är <displayname> i <klinikid> som visas som sökkriterium Vårdenhet i e-arkivs tillämpning. Om möjligt bör HSA-id användas. Leverantören måste också säkerställa att verksamhetens HSA-id är unikt, t ex om en verksamhet privatiseras får inte landstingsverksamheten som lagts ner och den nya privata verksamheten ha samma HSA-id.

23 23 Övriga ändringar Ny bilaga, bilaga 7, översiktsbild av hela leveransobjektet Nya bilder high/low-värden <handelsetidsperiod> (rest från tidigare uppdatering) Tabellen med Aktivitetstyper flyttad från kap till kap. 3. Nya rubriker: 1.1 Läsanvisningar 1.2 Beskrivning tabellformat 1.3 Versionshantering Yttre och inre xml Alternativa sätt att skapa schemat Tillåtna format Förtydligande av texter kap. 1, kap. 2.1, kap (sökrubriker), kap 4.1, kap. 5, kap 7 och korrändringar. Anpassat sidhuvud och sidfot till nya mallar.

24 24 Datum för implementation Nya leveranser ska ske enligt ny leveransspecifikation fr.o.m. 20 maj 2013 Redan pågående leveranser kan fortsätta leverera enligt nuvarande leveransspecifikation tills leveransen är klar

25 25 4 Mappningsdokumentation Ska medfölja alla leveranser till Slutarkiv.

26 26 Bifogade dokument 1 Arkivbeskrivning för aktuell verksamhet 2 Arkivförteckning för aktuell verksamhet 3 Systembeskrivning 4 Mappning journalsystem, bevarande och gallringsplan och e-arkiv Arkivhandboken på nätet

27 27 Bilaga 4, Mappning journalsystem, bevarande och gallringsplan och e-arkiv Två delar Mappning Information och Mappning Yrkeskategorier

28 28 Mappning information

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36