Nostalgi eller tugg? varför vissa arkiv bevaras och andra försvinner

Transkript

1 Nostalgi eller tugg? varför vissa arkiv bevaras och andra försvinner Vilka spår efter oss blir egentligen kvar till eftervärlden? Och vem eller vad bestämmer vilken information som ska sparas? Bilden på post it-lappen kommer från en leverans till Föreningsarkivet i Sörmland. Föreningen hade gjort en förhandsbedömning av vad som skulle sparas eller kastas. Foto: L Röös, Föreningsarkivet i Sörmland Eskilskällan visar hur människan genom tiderna sparat, bevarat och gjort omedvetna och medvetna urval i arkivens käll material. Här får vi också möjlighet att ta del av framtidens arkiv. Arkivens dag infaller alltid andra lördagen i november. Arkiv i hela landet har program och öppet hus.

2 Lagar & regler De handlingar som produceras av Eskilstuna kommun är allmänna handlingar. Alla har rätt att se dessa handlingar, med undantag av sådana som är sekretessbelagda. Denna rättighet till insyn i våra myndigheters verksamheter är en mycket viktig del av vår demokrati. På så sätt kan vi kontrollera att de vi valt att styra, gör det de ska. Lagarna som gör detta möjligt, men som också talar om vad som måste sparas och hur, är arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen och tryckfrihetsförordningen. Lagarna ligger till grund för dokumenthanteringsplaner. Dessa talar om för de kommunala förvaltningarna hur de i detalj ska hantera sina handlingar. Här ses ett utdrag ur 1995 års dokumenthanteringsplan för sociala servicenämnden där färdtjänstverksamheten regleras. Dokumenthanteringsplan. Sociala servicenämnden I stadsfullmäktiges protokoll kan man följa det kommunala beslutsfattandet genom tiderna. Det här protokollet är från Torshälla stadsfullmäktige från år Protokoll Torshälla stadsfullmäktiges arkiv. Eskilstuna stadsarkiv Utdrag ur Arkivlagens tredje paragraf Arkivbildningen och dess syften 3 En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, skall dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov

3 Laglöst! Handlingar från föreningar, företag och privatpersoner är inte offentliga, utan enskilda, privata. För dessa finns ingen lag som kräver att de ska sparas. Det betyder att de när som helst kan riskera att kastas eller förstöras utan påföljd. Det finns särskilda arkivorganisationer som arbetar för att bevara och tillgängliggöra enskilda arkiv. Många gånger handlar det om att snabbt rädda handlingar från förstörelse, till exempel vid nedläggning av en verksamhet. De enskilda arkiven utgör en mycket viktig del av vårt kulturarv. Som exempel på detta kan nämnas att många offentliga funktioner har börjat som enskilda verksamheter, såsom dagis, vårdhem och dagens försäkringskassa. Fastebrev daterat 1625 gällande köp av Nyby gård i Torshälla. Brevet är ett exempel på en arkivhandling från en enskild arkiv bildare, för vilken det inte finns några lagar som styr bevarandet. Till glädje för oss idag har den trots allt tagits omhand och bevarats genom århundradena. Fastebrev Familjen Zethelius arkiv. Företagens arkiv i Sörmland Ett enskilt arkiv kan bestå av allt från ett enda papper till många hyllmeter med handlingar. Här finns inga givna regler för vad som ska sparas och hur. Det enda som finns kvar från detta arkiv är en årsberättelse. Årsberättelse Södermanlands läns skyddsförening för frigivna fångars arkiv. Eskilstuna stadsarkiv Handlingar från idrottsföreningar tillhör de enskilda arkiven och innehåller mycket information, inte minst i bildväg. De flesta av oss har någon slags koppling till idrotten men hur många tänker på hur man sparar verksamheten för eftervärlden? Handboll, A-lag herrar IF GUIFs arkiv. Föreningsarkivet i Sörmland

4 In Det finns två sätt för handlingar att komma in i arkiven: slumpmässigt eller medvetet. Medveten insamling sker genom fastslagna rutiner, exempelvis kommunens olika dokumenthanteringsplaner. Det kan också ske genom att någon aktivt uppmanar människor att lämna in handlingar eller själv intervjuar, fotograferar eller på annat sätt skapar ett material som bevaras i arkiven. Ibland är det slumpen som avgör vad som hamnar i arkiven. Någon hittar ett udda dokument eller en bild som sedan lämnas in för förvaring. En handling kan också råka följa med arkivmaterial från en annan verksamhet, in i arkivet. Genom släktingars omsorg har Gustafvas bild kunnat bevaras i över 200 år. Den överlämnades 1994 till Svenskt barnbildarkiv. I arkivet är bilden i dag ett värdefullt inslag av barns bildskapande på 1800-talet. En äppelkvist med fjäril/spinnare. Av: Gustafva Fredrika Helsingius, 14 år, Samlingen Arosenius, Helsingius och Weser. Svenskt barnbildarkiv En skolklass bjöds in för att delta i öppnandet av Svenskt barnbild arkivs utställning med bilder av prinsar och prinsessor. Vid samma tillfälle fick barnen skapa bilder på temat bröllop. Bilderna gjordes med syfte att överlämnas till arkivet. Av: Henrik, 10 år, Eskilstuna Samlingen Bröllop. Svenskt barnbildarkiv Många museer och arkiv samlar aktivt in material. Eskilstuna stadsmuseum har sedan 1987 utfört dokumentationer för att beskriva eskilstunabornas liv och arbete förr och nu. Stadsmuseet medverkar i Samdok, ett nätverk bland svenska museer för samtids dokumentation. Foto: C Ahlqvist, Eskilstuna stadsmuseum Ett utdrag ur en betygskatalog för Eskilstuna praktiska realskola Bland eleverna märks kommunalfullmäktiges ordförande Alf Egnerfors och ABBA-stjärnan Annifrid Lyngstad. Eskilstuna stad. Skolstyrelsens arkiv. Eskilstuna stadsarkiv

5 Ut Ibland kan inte allt material bevaras. Saker har en begränsad hållbarhet. Därför måste man ibland kasta handlingar, gallra, om saker blir förstörda eller riskerar skada människor eller material. Andra handlingar gallras medvetet, enligt fastställda regler. Allt får inte plats i våra arkiv och ibland sparas endast sammanställningar av handlingar. Ett exempel är verifikationer, det vill säga fakturor och kvitton. Här sparar arkiven i stället huvudböcker och kassaböcker, som bygger på uppgifterna från verifikationerna. Gallring får inte leda till att viktig information går förlorad, utan handlar om att ta bort onödiga, extra uppgifter. Detta missfärgade och buckliga foto av Axel Wester har tidigare blivit utsatt för fukt och temperaturväxlingar, vilket har orsakat mögelangrepp. Materialet bör skiljas från annat fotomaterial för att inte riskera mögelspridning. Foto: C Ahlqvist, Eskilstuna stadsmuseum Fukt är en av arkivens värsta fiender. Här är några föreningsprotokoll vars sidor klibbat ihop på grund av en fuktskada och därför inte kan läsas. Foto: L Röös, Föreningsarkivet i Sörmland Verifikat. Okänd arkivbildare. Eskilstuna stadsarkiv

6 Saknas Vissa saker saknas i arkiven. Handlingar kan ha förstörts på grund av felaktig förvaring eller för att den som haft materialet inte förstått värdet och därför kastat det. Det kan också bero på att handlingar berör en del av verksamhetens historia som man helst vill glömma, av olika orsaker. Alla syns heller inte i arkivhandlingarna beroende på dåtidens synsätt och värderingar. Många tror att det som ska bevaras i ett arkiv ska vara gammalt. Därför saknar vi spår från många nutida företeelser. Ibland kan arkiven inte ta emot handlingar för bevarande för att man inte vet var de kommer från. Ett material som saknar uppgifter om sitt ursprung blir ofta oanvändbart för en forskare. Den här bilden levererades till Svenskt barnbildarkiv från ett företag, som någon gång fått den i gåva. Fakta om upphovspersoner och tillkomst situation saknas. Om faktauppgifter skrivs med blyerts på bildens baksida när den är nygjord, säkras värdefull information om bilden. Djur i skogen. Av: Årskurs 4, Djurgårdsskolan, Eskilstuna, okänt år. Samlingen Djurgårdsskolans djur i skogen. Svenskt barnbildarkiv Vår samtid påverkar oss och de verksamheter vi är aktiva inom. Det är naturligt och gäller oss alla. Med tiden kommer nya rön, nya insikter. Delar av tidigare verksamhet kan då bli svåra att försvara och något man helst glömmer, vilket ibland ger luckor i arkivmaterialet. Foto: L Röös, Föreningsarkivet i Sörmland Ett foto från stadsfullmäktige salen i stadshuset där endast män finns representerade. Spåren efter kvinnors värv har inte alltid dokumenterats lika väl som männens och är därför svårare att finna i arkiven. Foto: Brydolf-Forsslund, Eskilstuna stadsmuseum I den här boken finns uppgifter om produktion av bland annat ägg, spannmål och fläsk. Problemet är att det inte framgår vilken gård boken kommer ifrån. Hur användbar är egentligen en sådan arkivhandling? Kassabok Räkenskapsböcker av okänd proveniens. Företagens arkiv i Sörmland

7 Framtidens arkiv Hur framtidens arkiv ser ut vet vi inte idag. Vad vi vet är att arkivhandlingar idag allt mer digitaliseras på olika sätt. Myndigheter sparar i e-arkiv och andra skannar handlingar för att de ska bevaras för framtiden, men också ta mindre plats. Digitaliseringen av arkiven är en utmaning, eftersom vi ännu inte vet hur lång tid vi kan spara digitala dokument och bilder. Papper och andra medier som vi har i arkiven idag, kommer även finnas i framtiden, så länge materialet inte bryts ner. Det pågår sedan länge projekt som arbetar med att säkra även digitala arkiv. Med hjälp av Windows paint-programmet har Douglas framställt bilden i hemdatorn. Sedan sparades den på CD. För att säkra bilder som lagras på CD i arkiven bör de föras över till andra medier efter fem år. Susan & Hanna. Av: Douglas Lewin, 7 år, Eskilstuna Samlingen Douglas Lewin. Svenskt barnbildarkiv Den digitalt ritade barnbilden syns egentligen inte. Den består bara av nollor och ettor. För att göra den synlig behövs en dator med passande programvara. Viss metadata (data om data) som talar om för maskinen och programvaran vad den ska göra finns med i bildfilen. Digitaliseringen medför nya arbetssätt för arkiven. Idag produceras allt mer information digitalt. Frågan är hur denna information ska bevaras i framtiden. En utgångspunkt är att all information som inte gallras ska bevaras oavsett medium. Eskilstuna stadsarkiv samverkar med andra kommunarkiv inom Sambruk för att hitta gemensamma lösningar. Elektroniska arkivlösningar, så kallade e-arkiv, utvecklas idag för att öka tillgängligheten till digital information och säkra långsiktig lagring.

8 Medverkande institutioner Eskilstuna stadsarkiv Eskilstuna stadsmuseums arkiv Föreningsarkivet i Sörmland Företagens arkiv i Sörmland Svenskt barnbildarkiv Arkiven ingår tillsammans med bibliotek och museer i Eskilskällan - den samlade ingången till lokalhistoriskt källmaterial i Eskilstuna. ESKILSKÄLLAN - upptäck Eskilstunas historia! eskilstuna.se/eskilskallan