Förslag till beslut Grundskolenämnden antar Riktlinje för skolpliktsbevakning, daterad

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr GSN 2017/ Barn- och utbildningsförvaltningen Helena Larsson Epost: helena.larsson@vasteras.se Kopia till Grundskolenämnden Förslag till beslut Grundskolenämnden antar, daterad Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår att grundskolnämnden i en riktlinje klarlägger ansvarsfördelning och utförande av kommunens skolpliktsbevakning. Riktlinjen blir ett stöd för förvaltningen i det förändringsarbete som pågår kopplat till skolval. Skolpliktsbevakning är ett komplext begrepp som har många vinklingar. Skolpliktsbevakning involverar vårdnadshavare, skolor och olika kompetenser inom central skolförvaltning. Ytterst handlar det om att grundskolenämnden är ansvarig för att bevaka att alla barn i skolpliktig ålder har en skolplacering och att skolplikten fullgörs i enlighet med det som föreskrivs i lag och förordning. Bilaga

2 Riktlinje för skolpliktsbevakning Grundskolenämnden Barn o utbildningsförvaltning Västerås Larsson, Helena Helena.Larsson@vasteras.se

3 Innehållsförteckning 1. Inledning GEMENSAMT ANSVAR Vårdnadshavare Kommunala grundskolor Fristående skolor Verksamhetsledning för verksamhetsområdet grundskola VERKSAMHETSCHEFER CENTRALA ELEVHÄLSAN PLACERINGSENHETEN Informations- och kommunikationsteknik Nämndenheten ÖVERGRIPANDE ATT VÄLJA SKOLA INFORMATION O UPPDRAG KC NÄMNDSEKRETERARE O REGISTRATORER SKOLPLIKTSRAPPORTER STÖD O VÄGLEDNING SKOLPLIKT Styrningsstöd

4 1. Inledning 1.1. Gemensamt ansvar Skolpliktsbevakning är ett komplext begrepp som har många vinklingar. Skolpliktsbevakning involverar vårdnadshavare, skolor och olika kompetenser inom central skolförvaltning. Ytterst handlar det om att grundskolenämnden är ansvarig för att bevaka att alla barn i skolpliktig ålder har en skolplacering och att skolplikten fullgörs i enlighet med det som föreskrivs i lag o förordning. En fullgod skolpliktsbevakning förutsätter att vårdnadshavare, skolor och central förvaltning samverkar. Ingen nivå klarar uppdraget ensam. Det är med den utgångspunkten värdet av denna riktlinje ska förstås. Grundskolenämnden utrycker i denna riktlinje sin förväntan på olika parters insatser för att sammantaget säkerställa en fullgod skolpliktsbevakning. Bilden nedan visar en översiktlig bild av vilka som primärt berörs av denna riktlinje. (Förkortningar: IKT-enheten = Information- och kommunikationsteknik inom barn- och utbildningsförvaltningen, KC = KontaktCenter organisatorisk tillhörighet Servicepartner) Bilden visar de nivåer som på olika vis är involverad i skolpliktsbevakningen. På dessa nivåer blir olika tjänstemän i barn- och utbildningsförvaltningen berörda. 3

5 Var och en är en viktig kugge för att säkerställa alla barns rätt till skola. Rätten till skola är en grundläggande rättighet för barn. En rättighet som förvaltningens medarbetare, var och en, alltid har ansvar för att bevaka. Det innebär att alla som arbetar i barn- och utbildningsförvaltningen måste agera då man får kännedom om att barn riskerar fara illa genom att dess grundläggande rättighet till utbildning inte tillgodoses. 2. Vårdnadshavare Det ska vara enkelt och tydligt var man som vårdnadshavare vänder sig då man vill ställa frågor om placering i förskoleklass och grundskola. Vårdnadshavare ska inte själva behöva kontakta kommunala grundskolerektorer för att förhöra sig om möjligheterna till placering. Vårdnadshavare ska erbjudas: Lätt tillgänglig information om hela skolutbudet i kommunen. Lätt tillgänglig information om vilken skola som är skolpliktsansvarig skola. Tydlig information om att urvalsgrund och placeringsbeslut görs av respektive huvudman. Tydlig information om allmänna principer för rättssäker skolplacering som: under placeringsperioden Stå kvar till högre rankat önskemål samt lägre rankade önskemål faller bort då placering görs. Begriplig information om kommunens beslutade urvalsprinciper rätt till en skola nära hemmet, önskemål och relativ närhet. Lätt tillgänglig information om hur man som vårdnadshavare bekräftar skolplacering respektive skolbyte. Den som har vårdnaden om ett skolpliktigt barn ska se till att barnet fullgör sin skolplikt. Kommunen har det yttersta ansvaret för att bereda alla barn plats i förskoleklass och grundskola. Vårdnadshavare kan välja en fristående skola. Kommunen kan aldrig anvisa plats i fristående skola, alla vårdnadshavare har rätt att få plats i en kommunal skola. Kommunen har i uppgift att säkerställa skolplikten för alla folkbokförda barn och ha en beredskap för att erbjuda plats åt alla som inte väljer att fullgöra skolplikten hos annan huvudman. Vårdnadshavarna behöver därför kommunicera sina önskemål om skolplacering till kommunen. 4

6 Vårdnadshavare förväntas: kunna rangordna önskemål, oavsett önskemål om kommunal eller fristående skola, kommunicera rangordnade önskemål i ett digitalt system, bekräfta skolplacering enligt skolans rutiner, meddela skolans rektor då vårdnadshavare avser att byta till annan skola inom Västerås bekräfta skolbyte enligt skolans rutiner, anmäla till kommunen när vårdnadshavare säkerställt fullgörande av skolplikten med en placering i en skola utanför kommunen, meddela kommunen när ett skolpliktigt barn flyttar utomlands, samt kommunicera frånvaro enligt skolans rutiner. 3. Kommunala grundskolor I barn- och utbildningsförvaltningen ligger ansvaret för att dimensionera den kommunala skolan hos verksamhetsområdet grundskola. Det innebär att det är grundskolenämnden genom grundskoleverksamheten som har det yttersta ansvaret. Följande basuppdrag behöver vara väl känt i alla kommunala grundskolor: Alla kommunala grundskolor har som kollektiv det yttersta ansvaret för att bereda alla barn plats i grundskolan och förskolklassen. De kommunala grundskolorna utifrån vårdnadshavarnas önskemål och med beaktande av andra elevers berättigade krav på en skolplacering nära hemmet erbjuda plats åt alla som inte väljer att fullgöra skolplikten hos annan huvudman. Varje kommunal grundskola har skolpliktsansvar för de barn som är kopplade till skolan utifrån geografisk närhet. Då eleven är placerad på annan skolenhet övergår skolpliktsansvar för eleven till placerande skolas rektor. Skolpliktsansvarig skola är vanligtvis den skola som ligger närmast elevens folkbokföringsadress. Den skolan har ansvaret för att eleven får en skolplacering men det är inte givet att eleven erbjuds plats i just den skolan. Vid byte av skola har avlämnande skola ansvar för kommunikationen med vårdnadshavarna. Avlämnande skola behöver få kännedom om vilken skola eleven flyttar till, få detta verifierat från ny skola och därefter i elevsystemet registrera vilken skola eleven flyttar till. 5

7 Rektorer och verksamhetschefer beskriver vilket centralt stöd som behöver tillhandahållas för att klara ovanstående uppdrag. Skoldirektören bedömer vilket stöd som bör direktfinansieras i grundskolenämndens budget och vad som bör finansieras inom verksamhetens budget. De kommunala grundskolorna har behov av att så tidigt som möjligt och med så stor säkerhet som möjligt få kännedom om hur många barn som beräknas fullgöra skolplikten hos en annan huvudman. Det handlar om att utifrån analys av aktuell och historisk statistik och utifrån tillkommande information om t.ex. fristående skolors dimensioneringsplaner få tillgång till en professionell bedömning av hur många elever som ska beredas plats i de kommunala skolorna. De kommunala skolorna behöver: bästa möjliga bedömning avseende totalt antal elever i kommunal skola, få tillgång till vårdnadshavarnas önskemål om skolplacering, dessa samlade och rangordnade önskemål för att starta upp den kommunala placeringsprocessen, samt snarast, då fristående skolor placerat elever, få den informationen. Det förekommer att kommunala skolor tar emot elev från andra kommuner. I de fallen finns skolpliktsbevakningsansvaret i elevens hemkommun. Det är viktigt att de kommunala skolorna är tydliga på vilken grund mottagandet sker: Bedömning av grund för mottagande: Särskilda skäl = likställs eleven med folkbokförda elever. Vårdnadshavarnas önskemål = i mån av plats i kommunen, elever folkbokförda i Västerås går alltid före. Vem gör vad i processen? Tjänsteman i central förvaltning bistår med avtal och ekonomiska villkor. Rektor ansvarar för rättsäker placering och att alltid vara klar på vilken bedömd grund som finns för mottagandet särskilda skäl, alternativt i mån av plats. 6

8 4. Fristående skolor Varje fristående grundskola ska vara öppen för alla elever oavsett folkbokföringskommun. Om det inte finns tillräckligt med plats för alla sökande får urvalet göras på grunder som godkänns av Statens Skolinspektion. Varje fristående huvudman ansvarar för att placering görs på ett rättsäkert sätt. Kommunens rätt till insyn formuleras enligt nedan: Den kommun där en fristående skola är belägen har rätt till insyn i verksamheten så att kommunen ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt skollagen och tillgodose allmänhetens behov av insyn. Det finns en tydlig riktning där det över tid blivit allt mer klart att kommunen förväntas ställa krav där det är berättigat men att inte göra det på annan grund än ovan. Insynsrätten är redskapet för kommunens möjlighet att ställa tydliga krav. Utifrån kommunens skyldighet att säkerställa skolplikten för alla barn i skolpliktig ålder har kommunen behov av insyn i fristående skolor enligt följande: Bereda plats planera för att erbjuda plats volymplanering genom årliga dimensioneringssamtal Informationen behövs också för att kommunen ska kunna ge korrekt information till alla vårdnadshavare om skolutbudet i hela skolstaden Västerås. Snarast efter att elev fått placering eller lämnat skolan ska kommunen informeras. Snarast innebär inom 3 arbetsdagar Vid omfattande ogiltig frånvaro snarast informera kommunen. Förvaltningen förtydligar rutiner för ovanstående rapportering så det blir tydligt för fristående skolor vad som förväntas och hur det rent praktiskt ska gå till. (Se avsnitt 8). För att underlätta skolpliktsbevakningen uppmanar grundskolenämnden de fristående skolorna att: arbeta utifrån de kommunala skolornas handlingsplan för skolnärvaro, och i kommunikationen med vårdnadshavarna begära information om till vilken skola eleven flyttar och i rapporteringen om avlämnad elev informera kommunen om ny skola. 7

9 5. Verksamhetsledning för verksamhetsområdet grundskola 5.1. Verksamhetschefer Verksamhetscheferna har det yttersta dimensioneringsansvaret och behöver koordinera de bedömningar rektorerna gör med den centrala förvaltningens bästa bedömning. Där ingår: att ha en samlad bild över kapaciteten och flexibiliteten, och att vara mottagare av den bästa bedömning av platsbehovet. Med bästa bedömning menas den säkerställandegrad som förmås med hjälp av olika sakkunniga inom förvaltningen. Verksamhetscheferna har en viktig roll i att verka för att skolpliktsbevakningsarbetet prioriteras. I verksamhetschefernas roll ligger också att säkerställa att rektorerna får det stöd de behöver för att klara uppdraget. Direktören, tillsammans med de centrala enhetscheferna, bidrar med resurser Centrala elevhälsan En del av det stöd som rektorerna behöver för att utöva skolpliktsansvar ges från den centrala elevhälsan. Följande styrdokument bereds för beslut: Handlingsplan för skolnärvaro. Rutiner vid skolplacerings upphörande. Rutiner som innebär ska för kommunala skolor samt ska till vissa delar och bör för andra delar till fristående skolor. 8

10 5.3. Placeringsenheten Placeringsenheten hanterar i första hand förskoleplaceringar. Enheten är organisatoriskt placerad i förskoleverksamheten under verksamhetschefen för förskolan. De större kommunala grundskolorna har ett elevadministrativt stöd direkt underställt rektor. Mindre grundskolor får del av motsvarande stöd genom personal anställd på Placeringsenheten. Placeringsenheten har nära dialog med IKT-enheten (information- och kommunikationsteknik) då det gäller elevsystemfrågor. Utifrån ett skolpliktsbevakningsperspektiv är det nödvändigt att det finns enhetliga regler och rutiner som styr hur registreringen av elever i praktiken går till. Cirka hälften av den administrativa personalen har organisatorisk tillhörighet i placeringsenheten och övriga under olika rektorer. Det behöver etableras en processtyrning som når alla medarbetare som arbetar med elevadministration. Medarbetare som arbetar med elevadministrativa uppgifter har också behov av löpande kontakt och avstämning med systemspecialister organiserade på IKT-enheten och nämndeneheten. Olika förändringar som digitalt skolval och förändrade krav på uppgiftslämning och rapportering till SCB (Statistiska Central Byrån) m.fl. kräver kontinuerlig fortbildning för denna medarbetargrupp. 6. Informations- och kommunikationsteknik I IKT-enheten sätts strukturen i elevsystemet avseende behörigheter och nivåer. Här finns systemspecialister som behöver samverka med elevadministration mm. Systemspecialist i IKT-enheten bidrar med sin kompetens till att ta fram förslag på rutiner för registrering av skolpliktsbevakande data. Rutinerna fastställs sedan av verksamhetscheferna för grundskolan. Verksamhetscheferna har ytterst ansvar för att rutinerna tillämpas av såväl den administrativa personalen i placeringsenheten och den ute på skolorna. Systemspecialist stöttar i implementeringen. 9

11 7. Nämndenheten 7.1. Övergripande att välja skola Nämndenheten ansvarar för den övergripande informationen som riktas till alla medborgare/vårdnadshavare. Det handlar om följande områden: Lätt tillgänglig information om hela skolutbudet i kommunen. Tydlig information om att urvalsgrund och placeringsbeslut görs av respektive huvudman. Tydlig information om allmänna principer för rättssäker skolplacering som: står kvar till högre rankat önskemål, och lägre rankade önskemål faller bort då placering görs. Begriplig information om kommunens beslutade urvalsprinciper önskemål och relativ närhet. Lätt tillgänglig information om hur man som vårdnadshavare bekräftar skolplacering respektive skolbyte Information och uppdrag kontaktcenter Medborgarens/vårdnadshavarens ingång till kommunen är oftast Kontaktcenter. För att kunna ge medborgare god service då det gäller skolfrågor så krävs att personalen på kontaktcenter är uppdaterad. Barn- och utbildningsförvaltningen tar initiativ till att det etableras en kontinuerlig kunskapsöverföring Nämndsekreterare o Registratorer Skolplaceringarna som ligger på delegation ska återrapporteras till grundskolenämnden. Det handlar om att hitta rutiner och arbetssätt för att få en effektiv hantering av denna återraportering. Viktigast att detta fungerar när skolvalsperioden stängs och merparten av placeringarna är färdiga. Sker inte detta så ligger möjligheten att begära överprövning öppen. Nämndsekreterare och registratorer bistår med information och säkerställer att ärendena kommer upp på nämndens agenda. 10

12 7.4. Skolpliktsrapporter stöd och vägledning skolplikt I samverkan med IKT-enheten (Informations- och kommunikationsteknik) anpassas systemet så att det finns förutsättningar för att leverera kvalitetssäkrade skolpliktsrapporter. Det handlar dels om själva stukturen i systemet och hur behörigheter ska styras upp. Det handlar också om att den elevadministrativa personalen registrerar skolpliktsbevakande data enligt given rutin. Nämndenheten bidrar med sin kompetens till att ta fram förslag på rutiner för registrering av skolpliktsbevakande data. Rutinerna fastställs sedan av verksamhetscheferna för grundskolan. Verksamhetscheferna har ytterst ansvar för att rutinerna tillämpas av såväl den administrativa personalen i Placeringsenheten och den ute på skolorna. Nämndenheten stöttar i implementeringen. 8. Styrningsstöd Styrningsstöd ansvarar för att riktlinjen för skolpliktsbevakning kommuniceras med de fristående skolorna. Det innebär att: genomföra årliga dimensioneringssamtal, tydliggöra rutiner vid placering och placerings upphörande, samt kommunicera rutiner för rapportering av omfattande ogiltig frånvaro. Styrningsstöd bereder förslag till yttranden när fristående huvudmän vill utöka eller nyetablera verksamhet. Enheten bidrar med sakkunskap i den samlade dimensioneringsbedömning som ges i förvaltningens bästa bedömning. 11