1. Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling Kungsbacka kommun Surfplattor Pernilla Alström 11/88 Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1. Administrativa föreskrifter Allmän beskrivning av varan/tjänsten Kungsbacka kommun inbjuder er härmed att inkomma med anbud som syftar till att teckna avtal om surfplattor till kommunens verksamheter Omfattning/Volym Upphandlingen avser ramavtal för leverans av surfplattor med tillhörande tjänster så som finns beskrivet i underlaget. Android 120 st Samsung Galaxy Tab GB utan 3G 30 st Samsung Galaxy Tab GB med 3G ios 720 st Apple Ipad2 16GB med wifi 180 st Apple Ipad2 32GB med 3G Det som efterfrågas är ovanstående plattor eller likvärdiga. Volymerna är cirkavolymer per år. Det är den upphandlande myndigheten som bedömer om offererad surfplatta är likvärdig med ovanstående Avtalsperiod/leveranstid inklusive eventuella förlängningar och optioner Avtalstiden är 24 månader med rätt till maximalt 24 månaders förlängning fördelat på högst 4 (fyra) tillfällen. Beräknad avtalsstart är Accepteras avtalsperiod inklusive eventuella förlängningar och optioner? (/ svar) Utskrivet: :55 Sida 1 av 18

2 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Kungsbacka kommun Uppdragsgivare/avtalsanvändare Kungsbacka kommuns nämnder och styrelser med tillhörande förvaltningar Beskrivning av kommunen Kungsbacka kommuns utvecklingstakt är bland de mest expansiva i Sverige. Vi är nu invånare, med en befolkningsökning på cirka personer per år. Kommunen är den näst största i Halland och i Göteborgsregionen. De största delarna är Kungsbacka tätort, Särö, Kullavik, Vallda, Onsala, Fjärås, Åsa samt Frillesås. Antalet anställda inom kommunen är drygt Läs mer på: Elektronisk handel Kungsbacka kommun använder sig av elektronisk handel, till vilken samtliga ramavtalsleverantörer ska ansluta sig. Den elektroniska handeln är ett led i säkerställande av avtalstrohet. Se bifogad bilaga Kungsbacka kommuns e-handel. Läs även mer på: aspx Upphandlingsform Denna upphandling genomförs med tillämpning av upphandlingsformen Öppen upphandling enligt bestämmelserna i Lagen (2007:1091) om Offentlig Upphandling (LOU), med gällande ändringar och tillägg Annons/Publicering Denna upphandling har offentliggjorts och publicerats i allmänt tillgänglig databas, på Kungsbacka kommuns hemsida, samt i förekommande fall i Official Journal (TED). Korrespondens under annonseringsperioden sker mot registrerad prenumerant av aktuell upphandling Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på helt uppdrag Avrop Kommunen har för avsikt att teckna avtal med en leverantör Alternativa anbud Anbud ska utformas helt enligt anbudsförfrågan. Reservationer accepteras inte Allmänna anbudsförutsättningar Hela upphandlingsförfarandet genomförs på svenska och lämnas elektroniskt via TendSign. Det är viktigt att anbudsgivare noga följer de anvisningar som anges i förfrågningsunderlaget. De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av anbud finns angivna i LOU och är begränsade. Uppenbara felskrivningar eller felräkningar eller Utskrivet: :55 Sida 2 av 18

3 något annat uppenbart fel i anbudet får rättas. Kommunen får begära att anbud eller ansökan förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbud som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas utan att anbudsgivaren ges tillfälle till förtydligande eller komplettering Elektroniskt anbudsförfarande Kungsbacka kommun använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet TendSign. Anbudsgivare som vill delta ska lämna in elektroniskt anbud i systemet. Anbud tas ej emot på annat sätt. Anbudsgivare får genom TendSign: Tillkommande information. Kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet En tydlig information om inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta TendSigns support på vardagar kl Accepteras elektroniskt anbudsförfarande? (/ svar) Förtydliganden och kompletterande frågor om förfrågningsunderlaget Förfrågan har framställts med avsikt att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder. Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart och otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Anbudsgivaren rekommenderas att direkt vid mottagandet av förfrågan ta del av de krav som ställs. Kommunen har större möjlighet att lämna förtydliganden och kompletteringar på frågor om de kommer i början av anbudstiden. Frågor bör därför vara kommunen tillhanda senast sex dagar före sista anbudsdag. Frågor som inkommer senare riskerar att bli obesvarade. Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Kungsbacka kommun besvarar frågor via samma funktion. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av Kungsbacka kommun under anbudstiden är bindande för både kommunen och anbudsgivare Sista anbudsdag Utskrivet: :55 Sida 3 av 18

4 Anbud ska vara inkommet senast Accepteras sista anbudsdag? (/ svar) Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt till och med Accepteras anbudets giltighetstid? (/ svar) Sekretessbeläggning av anbud Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. Sekretesslagen kan dock ge skydd åt enskild som ingått avtal med en myndighet, 8 kap 10. Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren. För att underlätta för den upphandlande myndigheten vid sekretessprövning ska leverantören i anbudet ange om denne önskar sekretessbelägga någon del i anbudet och därmed i anbudet ange: Vilka uppgifter som önskas sekretessbeläggas Vilken skada leverantören skulle lida om uppgifterna röjs. Sekretessprövning sker först när någon begär att få ta del av uppgift. Om den upphandlande myndigheten gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud och/eller andra handlingar är mycket begränsade sedan upphandlingen avslutats. Anges ingen begäran om sekretess nedan förutsätter upphandlande myndighet att samtliga inlämnade handlingar är att betrakta som offentlig handling. Om sekretessbeläggning önskas, ange här för vilka uppgifter i anbudet det gäller (Fritextsvar) Ange här vilken skada Ni anser Ni skulle lida om uppgiften/uppgifterna röjs. (Fritextsvar) Anbudsprövning Prövning av inkomna anbud sker genom att anbuden prövas mot krav ställda på leverantören i "Svarsbilaga 1". Prövning sker även mot angivna svar i "Svarsbilaga 2"samt "Bilaga - Anbudspris" Utvärderingskriterier och metod Metod = Lägsta pris Utvärderingen genomförs av en referensgrupp inom Kungsbacka kommun. Det anbud med lägst totalpris kommer att antas. Anbudspris skall lämnas under punkt Pris enligt nedanstående förutsättningar: Anges i SEK exklusive moms Anbudsgivare anger anbudspris per position i Bilaga Anbudsprispris Varje positions anbudspris x positionens beräknade årsvolym = anbudssumma per Utskrivet: :55 Sida 4 av 18

5 position Anbudssumman för respektive position summeras sedan samman till en total anbudssumma för nettoprissatta produkter Pris Ange pris i SEk exkl moms på följande objekt - Modell Samsung Galaxy Tab GB utan 3G eller likvärdig (Prisruta) Ange vilken surfplatta som motsvarar ovan nämda som Ni offererar (Fritextsvar) - Modell Samsung Galaxy Tab GB med 3G eller likvärdig (Prisruta) Ange vilken surfplatta som motsvarar ovan nämda som Ni offererar (Fritextsvar) - Modell Apple ipad 2, 16Gb, WiFi eller likvärdig (Prisruta) Ange vilken surfplatta som motsvarar ovan nämda som Ni offererar (Fritextsvar) - Modell Apple Ipad 2, 32Gb, 3G eller likvärdig (Prisruta) Ange vilken surfplatta som motsvarar ovan nämda som Ni offererar (Fritextsvar) - Fodrat fodral som skyddar runt om plattan (Prisruta) Ange vilket fodral ni offererar (Fritextsvar) - Projektorsladd/adapter för att kunna koppla upp mot projektorer till Apple Ipad 2 eller likvärdig (Prisruta) Ange modell på projektorsladd/adapter (Fritextsvar) - Displayskydd som passar offererade modeller (Prisruta) Ange vilket displayskydd ni offererar (Fritextsvar) Ange pris för Allriskförsäkring 36 månader 0 kr i självrisk(utvärderas ej) (Fritextsvar) Ange pris för Allriskförsäkring 36 månader 1000 kr i självrisk(utvärderas ej) (Fritextsvar) Information om avtalstecknande Efter utvärdering fattar Kungsbacka kommun ett tilldelningsbeslut, som visar vilken leverantör som vunnit upphandlingen och med vilken avtal kommer att tecknas. Därefter skickar Kungsbacka kommun ett tilldelningsbesked till samtliga anbudsgivare. Beskedet innehåller namn på den som vunnit upphandlingen och varför denne kommer att tilldelas avtal. Beslutet påverkar inte de övriga anbudsgivarnas bundenhet till sina anbud. Avtal kommer att tecknas efter avtalsspärrens utgång och om inte allmän förvaltningsdomstol förordar om åtgärder enligt 16 kap. 1-3 LOU. Utskrivet: :55 Sida 5 av 18

6 2. Svarsbilaga Anbudsgivarens kontaktuppgifter Företagsuppgifter Företagets namn: (Fritextsvar) Momsregistreringsnummer. (Fritextsvar) Plusgironummer: (Fritextsvar) Bankgironummer: (Fritextsvar) Postadress: (Fritextsvar) Postnummer och ort: (Fritextsvar) Telefon: (Fritextsvar) Faxnummer (om sådant finns) (Fritextsvar) E-postadress (Fritextsvar) Webbsida (om sådan finns) (Fritextsvar) Kontaktperson för anbudet Namn: (Fritextsvar) Telefon/mobil: (Fritextsvar) E-postadress: (Fritextsvar) Mottagare av tilldelningsbesked Namn: (Fritextsvar) Telefon/mobil: (Fritextsvar) E-postadress: (Fritextsvar) Kontaktperson för avtalet Namn: (Fritextsvar) Telefon/mobil: (Fritextsvar) E-postadress: (Fritextsvar) Kontaktperson för order Namn: (Fritextsvar) Telefon/mobil (Fritextsvar) E-postadress (Fritextsvar) Kontaktperson för E-handelsanslutning Namn: (Fritextsvar) Telefon/mobil: (Fritextsvar) E-postadress (Fritextsvar) 2.2. Krav på leverantör (kvalificering av anbudsgivare) Registreringar med mera Anbudsgivande företag ska ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet, om företaget är registrerat i annat land, enligt Lag (2007:1091), om offentlig upphandling, 10 Kap. 2. Utskrivet: :55 Sida 6 av 18

7 I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra tjänster som uppdragits, ska även detta företag uppfylla dessa krav och till anbudet bifoga följande aktuella handlingar. Blanketten är endast tillämpbar i Sverige varför utländsk anbudsgivare ska visa motsvarande dokument, som intygar att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Den upphandlande myndigheten rekvirerar blankett SKV 4820 från Skattemyndigheten. Kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet är bifogat. För svenska företag avses bevis från Bolagsverket (/ svar) Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en stabil ekonomisk bas. Anbudsgivaren ska visa detta genom att bifoga ett utdrag från UC (Upplysningscentralen) eller från likvärdig företagsupplysning som visar anbudsgivarens rating (riskklass). Ratingen (riskklass) ska uppgå till lägst A (3) och utdraget får inte vara äldre än 3 månader. I de fall lägre rating visas, ska anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren i sitt anbud lämnat sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Den upphandlande enhet avgör om sådan förklaring anses godkänd. Kungsbacka kommun kan komma att ta ytterligare upplysning på anbudsgivare och eventuella underleverantörer om så anses nödvändigt. Är utdrag från UC eller likvärdigt företag bifogat i ert anbud alternativt redogörelse för lägre rating (/ svar) Om utdrag från UC eller motsvarande är lägre än 3, anges förklaraing här (Fritextsvar) Godkänns anbudsgivarens ekonomiska stablitet? (Fritextsvar) Kompetens- och resursbas Anbudsgivaren ska inneha och visa att de har dokumenterade resurser och kompetens att utföra uppdraget genom en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget och ev. underleverantörer. Den upphandlande enhet avgör om det anbudsgivande företaget anses inneha tillräcklig kompetens- och resursbas. Bekrivning av företaget är bifogat. (/ svar) Utskrivet: :55 Sida 7 av 18

8 Beskrivning av det anbudsgivande företagets kompetens och resursbas. (Fritextsvar) Godkänns anbudsgivarens beskrivning av kompetens- och resursbasen? (Fritextsvar) Referensuppdrag (erfarenheter) Anbudsgivare ska under de två (2)senaste åren ha genomfört minst två (2) motsvarande uppdrag. Detta dokumenteras genom svarsbilaga 3 referenser. Med likvärdigt uppdrag menas leverans av surfplattor m.m i samma omfattning som denna upphandling eller exempelvis elevdatorer typ Socialt ansvar Anbudsgivare skall ha rutiner för att produktionen av de varor som levereras till kommunen sker under sådana förhållanden som är förenliga med grundläggande arbetsvillkor, i leverantörskedjan. I de fall det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser, är det högsta standard som gäller. Varor som levereras ska vara producerade under förhållanden som är förenliga med: ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182), FN:s barnkonvention artikel 32, den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön samt det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Under avtalsperioden har kommunen rätt till insyn och rätt att kontrollera och rapportera kring leverantörens uppfyllande av de sociala kraven. Leverantören ska under avtalsperioden, på kommunens begäran, ange de fabriker som används vid produktion av offererade produkter. Kommunen har rätt att anlita oberoende inspektionsföretag som kan besöka fabrikerna för att kontrollera uppfyllelse av de sociala kraven. Om avvikelser uppdagas, ska leverantören inom den tidsfrist som överenskommits, vidta åtgärder till förbättringar enligt en handlingsplan. Om åtgärder inte vidtas inom avtalad tid, kommer detta betraktas som att leverantören väsentligen har brutit mot avtalet och kommunen kan komma att häva avtalet. Anbudsgivare ska även i anbudet redogöra för hur denne arbetar för att garantera att produktionen av de varor som kan komma levereras till Kungsbacka kommun uppfyller ovanstående krav avseende socialt ansvar. Har redogörelse enligt ovan bifogats anbudet? (/ svar) Accepteras ovanstående krav avseende kommunens rätt till insyn och kontroll av anbudsgivarens uppfyllelse av de sociala kraven? (/ svar) 2.3. Kommersiella villkor (alos 05) Kommersiella villkor Utskrivet: :55 Sida 8 av 18

9 Dessa kommersiella villkor äger företräde, samt kompletterar allmänna bestämmelser i ALOS Avtalsform Ramavtal för successiva leveranser under avtalsperioden Lagar och förordningar Leverantör ansvarar för att samtliga för detta avtal gällande direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs. Eventuella produkter som innefattas av avtal ska vara typgodkända, märkta etc. enligt gällande lagstiftning och följa europeiska och svenska standarder Priser Priser anges i SEK Prisfallsgaranti: Om marknadsläget ändras på så sätt att den allmänna prisnivån för avtalade produkter sjunker, ska detta avtals priser sänkas i motsvarande grad. Det åvilar Leverantören att omedelbart underrätta Kommunen och vidtaga sådan åtgärd att avtalets priser är konkurrensmässiga. Kampanjer: Vid försäljningskampanjer ska alltid lägsta pris garanteras Prisvillkorsförändringar Efter första avtalsåret äger Leverantören rätt att begära prisjustering en gång per år. Begäran om prisvillkorsförändring ska ske skriftligt, med underlag som styrker förändringen, t ex index och faktiska kostnadsförändringar som inte är orsakade av Leverantören. Leverantören kan maximalt justera sina priser med 80 % av årligt utfall, i detta fall skall prisjusteringen ske enligt med stöd av SCB:s Importprisindex (IMPI), SPIN 2007 tabell 26 (datorer, elektronikvaror och optik), en decimal. Basmånad för index är januari Denna ska vara Kungsbacka kommun tillhanda senast sex (6) veckor före eventuell förändring. Om överenskommelse ej träffas, äger Kungsbacka kommun rätt att skriftligen säga upp gällande avtal med iakttagande av uppsägningstid på tre (3) månader. Under uppsägningstiden gäller de ursprungliga villkoren Pris- och rabattvillkor Tillkommande produkter ska offereras enligt samma principer som tillämpades vid ursprungsanbudet Leveransvillkor Fri leverans till överenskommen plats inkluderande fri borttransport av emballage. Emballage ingår i pris Leveranstid Leverans av mindre antal skall ske inom 7-10 dagar efter beställning. För större leveranser efter separat överenskommelse. Utskrivet: :55 Sida 9 av 18

10 Avvikelse i leveranstid Leveransen skall anses vara försenad om leveransen inträffar senare än avtalad leveranstid. Vite skall utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förse-ningen varar med 2 % av värdet av den del av varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga 10 % av sagda värde Ersättningsprodukter/ersättningsleveranser Om leverantören önskar ersätta restnoterad produkt med annan likvärdig vara, ska detta godkännas av beställarens kontaktperson. Priset för en sådan vara får inte vara högre än priset för den ursprungliga avtalsprodukten Teknisk support Leverantören skall kostnadsfritt erbjuda support under hela avtalstiden för samtliga produkter i detta avtal Administration Leverantören ska erbjuda Kungsbacka kommun en rutin för att på ett enkelt sätt administrera antalet surfplattor. Leverantören ska tillhandahålla Kungsbacka kommun listor via ett digitalt verktyg så att Kungsbacka kommun alltid kan se vilka surfplattor som köpts och vilken elev som den är utlämnad till. I verktyget ska serienummer, mac-adress och leverensdatum vara registrerat. När kunden köper plattor ska namn, personnummer, klass, skolnamn, samt anmärkning kunna registreras på respektive maskin. Verktyget ska vara skyddat med användarnamn och lösenord som ska vara unikt för varje skola/förskola Reklamation/Garanti Leverantören ska garanterar service samt garanti på samtliga produkter som ingår i detta avtal i minst tre år från installationstillfället med samma avtalsvillkor och debitering enligt detta villkor. Garantin skall även omfatta lägsta angivna batteritid, se Kravspecifikation. Om batteri efter kortare tid än tre år, inte håller minst 70 % av denna lägsta angivna kapacitet, skall batteri kostnadsfritt bytas ut. Skickas till respektive skola, skolan ombesörjer byten av batteri Hämtning och lämning vid felanmälan Det skall finnas färdiga rutiner för felanmälan. Hämtning och lämning vid garantiärenden skall kostnadsfritt ombesörjas av Leverantören eller dess ombud Provisionsvillkor Provision om 1 % på totalt fakturerat belopp avseende samtliga avtalsanvändare som har rätt att avropa på ramavtalet, ska betalas till Kungsbacka kommun. Provisionen erläggs avtalsår i efterskott och faktureras leverantören av Kungsbacka kommun, Upphandling Beställningar - Avrop Enligt valt alternativ i bilagan Kungsbacka kommuns E-handel Avsteg från avtal Nya produkter/tjänster, lagar, beslut eller andra policys som påverkar avtal och som eventuellt kan innebära att avtalsleverantör/er inte kan leverera motsvarande innebär möjlighet för beställare att välja annan Leverantör utanför avtal. Utskrivet: :55 Sida 10 av 18

11 Kommunen förbehåller sig även rätten att under avtalstiden i begränsad omfattning prova andra på marknaden förekommande produkter Miljö Kommunen strävar efter att upphandla produkter som är skonsamma mot miljön. En grundprincip är att en produkt inte bör bidra till några onödiga eller för miljön skadliga ämnen för att uppfylla sitt syfte. Förpackningsmaterial: Leverans ska ske med minsta möjliga volymstorlek och i miljövänlig förpackning. Miljömärkning: Produkter ska levereras med vedertagen godkänd miljömärkning i de fall lag eller förordning så kräver. Transporter bör ske på det fördelaktigaste sättet med hänsyn tagen till miljön. Kommunen arbetar med Miljöstyrningsrådets kriterier för hållbar upphandling, Leverantören ska på uppmaning från Kommunen kunna verifiera att ställda miljökrav uppfylls Försäkringar Leverantören ska inneha och vidmakthålla för uppdraget erforderliga försäkringar Ansvar Vid fel eller brist i tillhandahållna produkter är leverantören skyldig att med den skyndsamhet omständigheterna kräver, utan oskäligt uppehåll och utan tillkommande kostnader för beställaren, på egen bekostnad avhjälpa fel eller brister i tillhandahållna produkter, som består i att produkten inte uppfyller avtalade krav, funktion eller inte kan anses vara ägnad för sitt särskilda ändamål. Leverantörens ansvar omfattar inte fel eller brist i produkten som beror på Kungsbacka kommunen. Leverantören ansvarar för fel eller försummelse som ligger honom till last vid uppdragets utförande och skall ersätta skada som förorsakas Kungsbacka kommunen eller tredje man mot vilken kommunen svarar Tillstånd för verksamheten Leverantören förbinder sig att skaffa för detta uppdrag nödvändiga tillstånd, om detta saknas efter kontroll hos Kommunen Underleverantör Underleverantörer av vara eller tjänst som omfattas av denna upphandling får inte användas utan medgivande av Kungsbacka kommunen. Leverantör svarar för att eventuella underleverantörer uppfyller samma krav som ställs på Leverantör Nyttjanderätt Avtalsanvändare har full nyttjanderätt till varan Intrång Leverantören ansvar för att av denne levererat material inte kränker annans rätt och för att materiel etc. som tagits fram är riktiga. Leverantören kan aldrig överlåta sådant ansvar på Utskrivet: :55 Sida 11 av 18

12 Kommunen. Leverantören ska hålla Kommunen skadelös för alla skadeanspråk, ersättningskrav, kostnader och utgifter som följd av intrång i eventuella patent, upphovs-, mönster- och varumärkesrätter eller andra skyddade rättigheter tillhörande tredje man. Dessa bestämmelser gäller även efter avtalets utgång Avtalsstart Leverantören ska kostnadsfritt medverka vid erforderligt antal möten i samband med avtalsstart Avtalsuppföljning Leverantören ska kostnadsfritt medverka vid erforderligt antal möten avseende avtalsuppföljning, i normalfallet en gång per år Statistik Leverantör ska på begäran, kostnadsfritt förse Kommunen med statistik. Statistik ska i normalfallet tillhandahållas elektronisk. Statistiken bör minst omfatta: Vad kommunen köpt, hur mycket kommunen köpt samt för hur mycket kommunen köpt för Sekretess I de fall person anlitad av Leverantören för uppdragets utförande ges, tillgång till sekretessbelagd information ska tillämpliga bestämmelser i sekretesslagen (2009:400) beaktas. Anlitad person får därmed inte röja eller nyttja sekretessbelagd information, som denne får del av vid uppdragets genomförande. Leverantören är i förekommande fall skyldig att informera berörd personal om innebörden av sekretesslagens bestämmelser om handlingssekretess och tystnadsplikt. Denna bestämmelse gäller även efter det avtal upphört och så länge sekretessen består Underavtal Eventuellt underavtal är underordnat avtal Ändringar och tillägg Part äger rätt att aktualisera förändringar i avtalet. Förändringar i avtalet kan endast göras om behöriga företrädare för parterna skriftligt överenskommit om det Överlåtelse av avtal Leverantör får inte utan kommunens skriftliga medgivande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter eller skyldigheter enligt avtal Förlängning av avtal Om kommunen så önskar kan avtalet förlängas, inom avtalad optionsperiod. Förlängning skall vara skriftlig Avtals upphörande Avtal upphör vid avtalsperiodens slut utan föregående uppsägning Fakturering Fakturering skall ske genom elektronisk faktura. Rutiner för denna hantering finns beskriven i Kungsbacka Kommuns e-handel. Utskrivet: :55 Sida 12 av 18

13 Fakturerings, expeditionsavgifter eller liknande accepteras inte Vite vid pappersfakturering Om leverantör inte sänder elektroniska fakturor, enligt rådande förutsättningar och efter överenskommen tidpunkt, kommer de trettio (30) första (välj lämpligt antal beroende på avtalsområde) pappersfakturorna vara förenade med en kostnad för leverantören om 300 kronor per faktura. Vitet aktiveras efter en skriftlig anmodan från kommunen. Efter trettio (30) pappersfakturor kommer betalning för efterföljande fakturor att utebli och avtal kan hävas enligt punkt detta avtal. Vite utgår inte om förseningen beror på Kommunen Hävning av avtal Kommunen får säga upp avtalet till omedelbart upphörande om Leverantören inte fullgör sitt uppdrag och rättelse inte sker inom en månad från skriftlig anmaning, under förutsättning att avtalsbrottet är av väsentlig betydelse för Kommunen. Som väsentligt avtalsbrott räknas bl.a. att Leverantören inte fullgör sina skyldigheter vad gäller skatter och avgifter och saknar fungerande kvalitetssäkring. Sådant avtalsbrott från Leverantörs sida, som medför avtalets upphörande i förtid, ger Kommunen rätt till ersättning för den skada som förorsakats Befrielsegrunder (force majeure) Endast inträffad händelse helt utanför parts kontroll och möjlighet att styra kan åberopas som Force Majeure händelse. Om sådan händelse inträffar ska parterna dock göra allt som är möjligt för att nedbringa skadeeffekterna. Till händelser utanför parts kontroll ska inte räknas strejk, blockad, lockout eller annan arbetskonflikt som beror av att part inte följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer. Part ska visa att konflikt som nyss sagts inte beror på parten Handlingars rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheter uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtal vilka skriftligen är godkända av båda parter. 2. Avtal (med tillhörande avtalsbilagor) 3. Anbudsförfrågan 4. Anbud Tvist Om tvist uppstår ska den i första hand lösas av parterna. I andra hand skall tvist avgöras enligt svensk rätt av den tingsrätt vars domsaga Kommunen tillhör Särskilda kontraktsvillkor Omlastningscentral I det fall Kungsbacka kommun under avtalsperioden upprättar och inför tredjepartslogistik innefattande omlastningscentral, innebär det att samtliga leveranser enligt detta avtal ska ske till en leveransadress i Kungsbacka kommun. Antagen leverantör ska åtaga sig att Utskrivet: :55 Sida 13 av 18

14 leverera till denna adress och möjlighet till omförhandling av villkoren ska finnas Kommersiella villkor Anbudsgivare har tagit del av Kungsbacka kommuns kommersiella villkor och accepterar dem i sin helhet. Accepteras ovanstående (/ svar) 2.4. Kungsbacka kommuns e-handel Elektronisk handel Kungsbackas syn på e-handel är att ha med hela flödet - från beställning till faktura. Därför har kommunen valt Visma Proceedo som systemleverantör. I systemet visas aktuella ramavtalsleverantörer och deras produkter/tjänster. Detta hjälper beställaren att använda rätt leverantör vilket ger ökad ramavtalstrohet. Anbudsgivare har tagit del av och accepterar Kungsbacka kommuns krav på elektronisk handel enligt nedan redovisade alternativ för beställning och fakturering. (/ svar) Anslutning till elektronisk handel Kungsbacka kommun har två olika sätt att ansluta leverantörer, via en webblösning eller EDI. Webblösning: En enkel anslutning som kräver att leverantören har tillgång till Internet och e-postadress. Kan hantera prislista för upp till artiklar och är därför lämplig för leverantörer som har färre produkter. EDI anslutning: Större anslutning som Kungsbacka köper av Visma Proceedo. Avser ramavtalsleverantörer med stora kataloger. Möjlighet finns att ansluta via Punch-out. Beställaren länkas från Proceedo till leverantörens web-shop, där kommunens avtalade priser visas. Beställningen slutförs i Proceedo. Detta alternativ används bara i begränsad omfattning Prislistor i e-handelssystemet Prislistan som visas i kommunens e-handel ska ersätta tidigare papperskatalog. Den ska innehålla utförliga beskrivningar av varan/tjänsten, sökord i både singular och plural, synonymer och varianter av ordet samt populärbeteckningar. Bilder och/eller produktblad ska ingå i prislistan I prislistan ska det tydligt framgå vilka produkter/tjänster som ingår i bassortimentet. Intilliggande sortiment skall publiceras efter överenskommelse mellan upphandlare och leverantör. Artikelnummer och benämningar som publiceras i prislistan ska vara de som används vid fakturering. Prisjustering på bassortiment sker enligt avtalsvillkor och leverantören tillhandahåller enligt överenskommelse nya prislistor för inrapportering i systemet. Förändringar i prislistan som avser övrigt sortiment ska leverantören alltid informera ansvarig upphandlare om i god tid (minst tre arbetsdagar) före ikraftträdandet. Utskrivet: :55 Sida 14 av 18

15 I avtalsområden med frekvent utbyte av artiklar skapas en rutin tillsammans med upphandlaren för uppdateringar i beställningssystemet. Vid enkel anslutning ska leverantören fylla i en excelfil enligt instruktion som Kungsbacka kommun tillhandahåller. Här anger leverantören artikelnummer, vara/tjänst, sökord, bilder och utförlig beskrivning. Först när excel-filen är godkänd av avtalsansvarig upphandlare kan beställningar läggas till leverantör. Samma arbetsordning gäller även för pricat med EDI (olika format) och punsch- out. Prisuppdatering under avtalstiden ska vara godkänd av avtalsansvarig upphandlare innan fakturering med nya priser kan ske Beställningar - Avrop i e-handelsystemet Samtliga beställningar sker i e-handelssystemet. En tydlig prislista underlättar beställningsflödet och hjälper kommunens beställare att handla på rätt ramavtal. Om en vara/tjänst inte finns i leverantörens prislista finns det möjlighet att i undantagsfall använda ett formulär med fritext. Leverantören ska tillhandahålla artikelnummer samt prisuppgift enligt avtal på efterfrågad vara/tjänst. I de fall det inte finns möjlighet att använda ett formulär med fritext ska leverantör acceptera beställning på annat sätt, (exempelvis e-post, telefon, fax). Beställaren måste uppge namn och telefonnummer eller annat alternativt referensnummer. Beställningsdagens pris gäller vid fakturering Fakturering All fakturering ska ske via avtalsleverantör om inte annat överenskommits. Oavsett beställningssätt ska samtliga debet- och kreditfakturor skickas elektroniskt till kommunen. Periodiska fakturor, exempelvis hyror, telefoni, el-räkningar, registreras som ett abonnemang med specifikt abonnemangsnummer. På fakturan som sänds elektroniskt ska abonnemangsnummer tydligt framgå. Om beställning, i undantagsfall, sker per telefon eller liknande ska den elektroniska fakturan innehålla uppgifter om beställarens namn och telefonnummer eller annan identifierbar referens Alternativ för elektronisk fakturering Webblösning: Enkel anslutning som kräver att leverantören har åtkomst till Internet. Leverantören får tillgång till en webbsida och skickar elektronisk faktura baserad på order, abonnemang eller skapar en egen faktura. Möjlighet finns även att framställa kreditfaktura. EDI anslutning: Alternativ med EDI fulltextfaktura via Visma Proceedo till Kungsbacka kommun. Svefaktura: Kungsbacka kommun tar emot Svefakturor från olika VAN operatörer via Visma Proceedo. Utskrivet: :55 Sida 15 av 18

16 3. Svarsbilaga Krav på varan/tjänsten Hårdvara Kommunen ska ha två olika plattformer på surfplattor. Android och ios. Pris på följande surfplatter eller likvärdigt ska lämnas. Android - Modell Samsung Galaxy Tab 10.16Gb utan 3G - Modell Samsung Galaxy Tab Gb med 3G ios - Modell Apple ipad 2, 16Gb, WiFi - Modell Apple Ipad 2, 32Gb, 3G Det är upp till den upphandlande myndighet att bedöma om plattan är likvärdig nämnda plattor Färg: Efter överenskommelse Fodral: En lämplig modell, leverantör föreslår hållbart och lämpligt för skolbruk. Surfplattorna skall levereras i sina produktkartonger, klara för utdelning och märkta efter elevlista som förvaltningen tillhandahåller. - Emballage skall omhändertas av leverantören. - Leverans av mindre volymer skall kunna ske inom 7-10 dagar, för större efter separat överenskommelse. Teknikutvecklingen för beställaren skall garanteras genom att alltid senaste version skall kunna avropas. Uppfylls ovanstående krav? (/ svar) Specifikation En fullständig specifikation på varje surfplatta ska bifogas anbudet. I specifikationen ska även följande finnas specificerat: - Betracktningsvinkeln - Ljusintensitet - Batterilängd Är en fullständig specifikation inkl betracktningsvinkel, ljusintensitet samt batterilängd bifogad? (/ svar) Presentkort Presentkort 250 kr/styck för köp av appar ska leverantören kunna tillhandahålla under hela avtalsperioden Uppfylls ovanstående krav? (/ svar) Utskrivet: :55 Sida 16 av 18

17 Tjänster som skall erbjudas och prissättas(utvärderas ej) Allriskförsäkring - Allriskförsäkring i 3år inklusive drulle. - Leverantören ska ha egna skadereglerare för snabbast möjliga hantering av ärenden. - Leverantören skall lämna pris på försäkring utan självrisk och med 1000kr självrisk. - Försäkringen gäller även utomlands under normal användning inklusive i elevens skolverksamhet. - Försäkringen gäller för fysisk skada på i avtalet angiven elev-surfplattautrustning genom plötslig och oförutsedd utifrån kommande händelse. - Vid skada där surfplatta inte kan lagas inom skälig tid skall ersättning ske med likvärdig surfplatta. - Försäkringen skall också täcka stöld. Förlängd garanti - Förlängd hårdvarugaranti inklusive support 3 år. - Garanti skall även trygga batteriets funktion under 3 år, specificera hur. Stöldskyddsmärkning med etikett eller med streckkod, kan vara 3D, gärna med skolans namn. Uppfylls ovanstående krav? (/ svar) Utskrivet: :55 Sida 17 av 18

18 4. Svarsbilaga Referenser Referens 1 Här anges referens nummer ett Uppdragsgivare (Fritextsvar) Kontaktperson (Fritextsvar) E-post till kontaktperson (Fritextsvar) Telefon/mobil till kontaktperson (Fritextsvar) Beskrivning av uppdraget (Fritextsvar) Ange tidsperiod för uppdragets genomförande (From - tom) (Fritextsvar) Referens 2 Här anges referens nummer två Uppdragsgivare (Fritextsvar) Kontaktperson (Fritextsvar) E-post till kontaktperson (Fritextsvar) Telefon/mobil till kontaktperson (Fritextsvar) Beskrivning av uppdraget (Fritextsvar) Ange tidsperiod för uppdragets genomförande (From - tom) (Fritextsvar) Utskrivet: :55 Sida 18 av 18