Införande av serviceförvaltning i Falkenbergs kommun. (AU 257) KS

Transkript

1 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg Införande av serviceförvaltning i Falkenbergs kommun. (AU 257) KS KF Beslut Kommunstyrelsen tillstyrker kommunfullmäktige besluta 1 Bilda en serviceförvaltning med tillhörande nämnd. Antalet nämndsledamöter ska vara 5 ordinarie och 3 ersättare. 2 Ersätta kost- och städutskottet med en servicenämnd, med uppdrag att leda serviceförvaltningen. 3 Starta serviceförvaltningen med följande verksamheter: a. Kost- och städservice b. Fordonsverksamheten med bilpool c. Kontaktcenter d. Kontorsservice och internpost 4 Rekrytera en chef för serviceförvaltningen som får i uppdrag att utreda möjligheten att utöka verksamheten med fler arbetsområden. 5 Anta reglemente för servicenämnden enligt utredningens förslag. 6 Genomföra motsvarande följdändringar i reglementet för kommunstyrelsen. 7 Ge arvodeskommittén i uppdrag att se över arvoden för nämnden. Beslutsunderlag Utredningen Förslag till införande av serviceförvaltning i Falkenbergs kommun samt tidigare antagen utredning Samordnad kost- och lokalvårdsorganisation. Sammanfattning av ärendet Utredaren fick i början av året i uppdrag av kommunchefen att lägga ett förslag som innehåller beskrivning av hur en serviceförvaltning kan införas i kommunen. Förslaget beskriver detta och innebär samtidigt att en servicenämnd inrättas, vilket innebär att kommunstyrelsen avlastas ärenden som berör de verksamheter som kommer att tillhöra servicenämndens ansvarsområde. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

2 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg Forts 224 De områden som kommer att tillhöra servicenämnden vid starten är: a. Kost- och städservice b. Fordonsverksamheten med bilpool c. Kontaktcenter d. Kontorsservice och internpost Ekonomi Förslaget innebär att en ny nämnd inrättas. De verksamheter som förs över till denna nämnd finns idag under kommunstyrelsen. Ökade kostnader uppstår på grund av den politiska organisationen, samt för förvaltningschefen och dennes kontor. Verksamheterna är huvudsakligen intäktsfinansierade, och inget tillskott till verksamheterna föreslås. Övervägande Utredningen Samordnad kost-och lokalvårdsorganisation, med principer och ledord för en kommande serviceförvaltning, antogs av fullmäktige (KS 206). Samtidigt beslöts att verksamheten skall utvecklas till en serviceförvaltning. Kommunledningskontoret skall leda detta arbete. verksamheten i ett inledningsskede tillhör kommunstyrelsens arbetsområde, och att ett utskott tillsätts för styrning av verksamheten Utvecklingen mot en serviceförvaltning har gått långsamt på grund av att ett antal utvecklingsprojekt har varit igång samtidigt. I januari 2014 godkände ledningsgruppen utredningsuppdraget som lett fram till den nu framlagda utredningen. Under våren har det tillkommit diskussioner om hur kommunens ledningsorganisation skall se ut i framtiden. Detta har påverkat utredningen på så sätt att endast ett fåtal operativa verksamsamheter har kunnat tas i beaktande för att ingå i den första etappen vid införandet. Under utredningens gång har frågan om inrättande av servicenämnd diskuterats ingående. Förslaget innebär att en servicenämnd inrättas för att man skall kunna få en tydlig organisation både intern och externt. Internt, för personal och samverkansorganisation, och externt gentemot kommunens övriga nämnder och bolag vilka man skall samarbeta med. Förslaget innebär att den kommande förvaltningschefen får i uppdrag att utreda möjligheten att tillföra fler verksamheter till serviceförvaltningen. Detta är viktigt för att kunna nå de synergieffekter som är möjliga med en serviceförvaltning. Utredaren lämnar inget förslag till antalet ledamöter i servicenämnden, utan överlåter detta till den politiska organisationen. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

3 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg Forts 224 Yrkande och beslut Stig Agnåker (C) yrkar bifall till liggande förslag med tillägget att arvodeskommittén får i uppdrag att se över arvoden för nämnden. Ordförande ställer proposition på tillägget mot avslag och finner det antaget. Vid protokollet Jenny Antonsson Protokollet justerat och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

4 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg Införande av serviceförvaltning i Falkenbergs kommun. KS KS KF Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta 1 Bilda en serviceförvaltning med tillhörande nämnd. Antalet nämndsledamöter ska vara 5 ordinarie och 3 ersättare. 2 Ersätta kost- och städutskottet med en servicenämnd, med uppdrag att leda serviceförvaltningen. 3 Starta serviceförvaltningen med följande verksamheter: a. Kost- och städservice b. Fordonsverksamheten med bilpool c. Kontaktcenter d. Kontorsservice och internpost 4 Rekrytera en chef för serviceförvaltningen som får i uppdrag att utreda möjligheten att utöka verksamheten med fler arbetsområden. 5 Anta reglemente för servicenämnden enligt utredningens förslag. 6 Genomföra motsvarande följdändringar i reglementet för kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Utredningen Förslag till införande av serviceförvaltning i Falkenbergs kommun samt tidigare antagen utredning Samordnad kost- och lokalvårdsorganisation. Sammanfattning av ärendet Utredaren fick i början av året i uppdrag av kommunchefen att lägga ett förslag som innehåller beskrivning av hur en serviceförvaltning kan införas i kommunen. Förslaget beskriver detta och innebär samtidigt att en servicenämnd inrättas, vilket innebär att kommunstyrelsen avlastas ärenden som berör de verksamheter som kommer att tillhöra servicenämndens ansvarsområde. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

5 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg Forts 257 De områden som kommer att tillhöra servicenämnden vid starten är: a. Kost- och städservice b. Fordonsverksamheten med bilpool c. Kontaktcenter d. Kontorsservice och internpost Ekonomi Förslaget innebär att en ny nämnd inrättas. De verksamheter som förs över till denna nämnd finns idag under kommunstyrelsen. Ökade kostnader uppstår på grund av den politiska organisationen, samt för förvaltningschefen och dennes kontor. Verksamheterna är huvudsakligen intäktsfinansierade, och inget tillskott till verksamheterna föreslås. Övervägande Utredningen Samordnad kost-och lokalvårdsorganisation, med principer och ledord för en kommande serviceförvaltning, antogs av fullmäktige (KS 206). Samtidigt beslöts att verksamheten skall utvecklas till en serviceförvaltning. Kommunledningskontoret skall leda detta arbete. verksamheten i ett inledningsskede tillhör kommunstyrelsens arbetsområde, och att ett utskott tillsätts för styrning av verksamheten Utvecklingen mot en serviceförvaltning har gått långsamt på grund av att ett antal utvecklingsprojekt har varit igång samtidigt. I januari 2014 godkände ledningsgruppen utredningsuppdraget som lett fram till den nu framlagda utredningen. Under våren har det tillkommit diskussioner om hur kommunens ledningsorganisation skall se ut i framtiden. Detta har påverkat utredningen på så sätt att endast ett fåtal operativa verksamsamheter har kunnat tas i beaktande för att ingå i den första etappen vid införandet. Under utredningens gång har frågan om inrättande av servicenämnd diskuterats ingående. Förslaget innebär att en servicenämnd inrättas för att man skall kunna få en tydlig organisation både intern och externt. Internt, för personal och samverkansorganisation, och externt gentemot kommunens övriga nämnder och bolag vilka man skall samarbeta med. Förslaget innebär att den kommande förvaltningschefen får i uppdrag att utreda möjligheten att tillföra fler verksamheter till serviceförvaltningen. Detta är viktigt för att kunna nå de synergieffekter som är möjliga med en serviceförvaltning. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

6 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg Forts 257 Utredaren lämnar inget förslag till antalet ledamöter i servicenämnden, utan överlåter detta till den politiska organisationen. Yrkande och beslut Claes-L Ljung (M) yrkar på att till första beslutspunkten lägga till att antalet nämndsledamöter ska vara 5 ordinarie och 3 ersättare. Per Svensson (S) instämmer i yrkandet. Ordföranden ställer proposition på yrkandet och finner det antaget. Vid protokollet Sekreterare Protokollet justerat och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

7 Förslag till införande av serviceförvaltning och servicenämnd i Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen Controller

8 Innehåll Utredning angående inrättande av serviceförvaltning inom Falkenbergs kommun 3 Uppdrag 3 Förslag 3 Metod 3 Bakgrund 4 Skrivning om serviceförvaltning 2011 och antagna principer 4 Organisation i andra kommuner 5 Tabell 1 6 Överväganden 7 Serviceförvaltningen och dess mandat 7 Verksamheter inom serviceförvaltningen 7 Etapp 1 7 Senare etapper 8 Organisation 8 Förvaltningsorganisation 8 Personalmässiga förändringar av etapp 1 8 Verksamheternas finansiering 9 Lokaler 10 Politisk organisation 10 Servicenämnd förslag till nytt reglemente 10 Samverkansorganisation 12 Riskbedömning 12 Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen

9 Utredning angående inrättande av serviceförvaltning inom Falkenbergs kommun Kommunchefen lämnade uppdraget om en utredning till utredaren i slutet av december 2013, och i början av januari 2014 var behandlades nedanstående uppdrag i förvaltningschefsgruppen. Uppdrag Utredaren har fått i uppdrag av kommunchefen att lägga ett förslag som innehåller beskrivning av vilka verksamheter som skall ingå i en framtida serviceförvaltning hur verksamheterna finansieras idag och hur de skall finansieras när de ingår i en serviceförvaltning, samt den politiska organisation som skall finnas för förvaltningen De principer och ledord som togs fram i samband med införandet av kost-och lokalvårdsorganisationen skall vara grunden för det fortsatta arbetet.(se under avsnittet bakgrund.) Under utredningens gång skall förvaltningarnas tjänstemän bistå med att tillsammans med utredaren ta fram material som är relevant för utredningen. Två referensgrupper bör finnas, en med chefstjänstemän från kommunstyrelseförvaltningen samt en facklig referensgrupp. Utredningen skall vara klar under Förslag Utredningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att besluta att 1. en serviceförvaltning med tillhörande nämnd bildas 2. kost-och städutskottet ersätts av en servicenämnd, med uppdrag att leda serviceförvaltningen 3. serviceförvaltningen startar med följande verksamheter; a. Kost-och städservice b. Fordonsverksamheten med bilpool c. Kontaktcenter d. Kontorsservice och internpost 4. en chef för serviceförvaltningen rekryteras och får i uppdrag utreda möjligheten att utöka verksamheten med fler arbetsområden 5. reglemente för servicenämnden antas enligt utredningens förslag 6. motsvarande följdändringar sker i reglementet för kommunstyrelsen Metod Metoden som använts har varit inhämtande av information från kommuner i jämförbar storlek, i syfte att studera vilken organisation man har för intern service och produktion. Särskild uppmärksamhet har visats kommuner som i övrigt har liknande struktur och organisation som Falkenbergs kommun. Informationsinhämtningen har skett dels från kommunernas websidor, men även via besök, telefonintervjuer och genom att delegationsordningar, verksamhetsberättelser, organisationsplaner har införskaffats. Chefer på kommunstyrelseförvaltningen i Falkenberg har intervjuats, och information på arbetsplatsträffar har skett. Information har även erhållits från tjänstemän inom berörda förvaltningar. En referensgrupp med representanter från de fackliga huvudorganisationerna har träffats 2 gånger under våren tillsammans med utredaren, och kommunchefen har informerat cheferna inom kommunstyrelsen om utredningens gång. Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen

10 Bakgrund Falkenbergs kommun har i nuläget en stor bredd på verksamheterna inom kommunstyrelsens ansvarsområden, och en del av dessa arbetar med arbetsuppgifter som är operativa verksamheter och som med fördel kan finnas i en annan organisation. Under de senaste åren har t ex kommunens fordonsverksamhet utökats med bilpoolsverksamhet och kommunens kost-och lokalvårdsverksamhet samlats under kommunstyrelsen. Under året kommer dessutom kommunens växel att ersättas med ett kontaktcenter, vilket innebär ytterligare arbetsuppgifter och utökad personalstyrka. För att kommunstyrelseförvaltningen skall kunna focusera på sina kärnverksamheter, och för att utvecklingen av stödverksamheterna skall få en sammanhållen ledning som kan tillvarata samordningsfördelar, bör de finnas i en egen organisation. Denna inriktning antogs av kommunfullmäktige i samband med kost-och lokalvårdsutredningen En del kommuner har en nämnd med tillhörande förvaltning som ansvarar för t e x fastigheter, byggnationer, transporter, parkverksamhet, anläggningar, serviceunderhåll, kost och städ, växel, kontaktcenter, post- och reproverksamhet, bilpool, upphandling, och it- verksamhet. Olika kommuner har olika innehåll i nämnderna, och nämnderna kallas t e x Teknisk nämnd, Service nämnd, eller Samhällsbyggnadsnämnd. En del kommuner har samma verksamhet samlad i en förvaltning som lyder under ett serviceutskott under kommunstyrelsen. Tankarna om en serviceförvaltning i Falkenberg startade Det uppdrag som då lämnades innebar att utreda hur införandet av en servicenämnd skulle kunna ske i Falkenberg, och vilka verksamheter som skulle kunna ingå. Efter ett inledande arbete omprioriterades arbetet och 2010 fick utredaren i uppdrag att utreda förutsättningarna för en kost-och lokalvårdsenhet, och i denna utredning beskrevs även den kommande serviceförvaltningen. Utredningen, med principer och ledord för serviceförvaltningen, antogs av fullmäktige (KS 206) och samtidigt beslöts att verksamheten skall utvecklas till en serviceförvaltning. Kommunledningskontoret skall leda detta arbete. verksamheten i ett inledningsskede tillhör kommunstyrelsens arbetsområde, och att ett utskott tillsätts för styrning av verksamheten Utvecklingen mot en serviceförvaltning har gått långsamt på grund av att ett antal utvecklingsprojekt har varit igång samtidigt; bland annat uppstartsarbetet med kost-och städverksamheten och arbetet med projektet Förenkla Helt Enkelt, vilket ledde till att kommunen beslöt starta ett kontaktcenter. Under våren har tillkommit diskussioner om hur kommunens ledningsorganisation skall se ut i framtiden, och parallellt med denna utredning pågår en översyn av organisationen. Detta har påverkat utredningen på så sätt att endast ett fåtal operativa verksamsamheter har kunnat tas i beaktande för att ingå i etapp 1 vid införandet av en serviceförvaltning. Skrivning om serviceförvaltning 2011 och antagna principer Serviceförvaltning En serviceförvaltning kan bildas när fler av de verksamheter som redan idag betalas av förvaltningarna, antingen genom internfakturor och/eller bokföringsorder, tillförs verksamheten. Exempel på sådana verksamheter är kommunens fordonsverksamhet och internpost, kontorsservice, fastighetsverksamheten, IT och växel. 1 Ytterligare aktiviteter som kan ligga på en serviceförvaltning är utrustning och iordningställande av olika verksamhetslokaler och kontor. 1 Idag kontaktcenter Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen

11 När flera verksamheter inlemmas i serviceförvaltningen kommer övriga förvaltningar i allt högre grad kunna koncentrera sig på sina kärnverksamheter. Samtidigt är det i detta läge, som flest möjligheter till samordning kan komma till stånd och ge utvecklings- och effektiviseringsmöjligheter inom serviceförvaltningen. Det är därför viktigt att det framkommer i beslutet om ny organisation att de tjänster som finns inom serviceförvaltningen, i inledningsskedet kost - lokalvårdsverksamheten, inte får köpas någon annanstans, samt att organisationen skall utökas med fler serviceverksamheter. Principer och ledord Nedan beskrivs de principer och ledord som kost- och lokalvårdsverksamheten och framtidens serviceförvaltning skall arbeta utifrån. I texten är ordet serviceförvaltning utbytbart mot kost- och lokalvårdsverksamhet. Helhetstänkande, genom att serviceförvaltningen skall genomsyras av att verksamheten skall gynna både den egna förvaltningen och motparten, serviceförvaltningen skall erbjuda helhetslösningar till enheten. Ett exempel kan vara att när man köper kost, så ingår leverans. Undantag kan förekomma för särskilda verksamheter, t ex hemtjänsten, där leveransen utförs som en del av vården. Kundorientering innebär att serviceförvaltningen anpassar sina tjänster efter det behov som förvaltningarna har. Exempelvis kan man erbjuda tjänster med olika nivåer, standardtjänster med tilläggstjänster etc. eftersträvar att varje arbetsplats har en ingång till serviceförvaltningen skall ha ett serviceinriktat arbetssätt som säkerställer att serviceverksamheten stödjer kärnverksamheterna, enkelhet går före exakthet så att man inte hamnar i tidsödande och komplicerade administrativa rutiner eller arbetsuppgifter Affärsmässighet, genom att all verksamhet skall bygga på överenskommelser med tydliga åtaganden serviceutskottet skall pröva om verksamheten skall ske i egen regi eller, helt eller delvis, av extern entreprenör eventuell upphandling inom kompetensområdet sker av serviceförvaltningen Professionalitet, genom att säkerställa kunskap och kostnadseffektivitet samt kontinuerligt utvärdera sin organisation och verksamhet. Organisation i andra kommuner De kommuner som har serviceförvaltning eller liknande, (man kan finna motsvarande verksamheter med namn som t ex teknisk förvaltning, samhällsbyggnadsförvaltning,) har olika inriktning. Dock är vissa verksamheter oftare med i dessa förvaltningar än andra. Jag har tittat på 11 kommuner 2 i södra Sverige och sammanställt deras verksamheter. Se nedanstående tabell. Siffrorna anger hur många av de 11 kommunerna som har angiven verksamhet. 2 De 11 kommunerna är Halmstad, Varberg, Kungsbacka, Mölndal, Falköping, Skövde, Mark, Karlshamn, Kalmar, Enköping, Trelleborg Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen

12 Tabell 1 Verksamhet Antal Kommentar kommuner Kost- och lokalvård 11 Fordonsadministration 5 Bilservice/transporter 6 Bilpool 3 Kontorsservice med internpost 8 Fastighetsverksamheten 11 Upphandling 5 It- och telefontjänster 9 Växel/Kontaktcenter 6 Endast 2 har kontaktcenter Parkverksamheten 4 Kommunens skogar och 1 vattenområden Trafikverksamheten 3 Gatuverksamheten 3 Fritidsanläggningar 7 Ur sammanställningen framgår det tydligt att verksamheterna kost-och lokalvård och fastighetsverksamheten är de verksamheter som samtliga kommuner har placerat i denna organisation. Med fastighetsverksamhet menas i detta sammanhang, det som i Falkenbergs kommun går under benämningen projekt och byggverksamhet inklusive lokalanskaffning till kommunala verksamheter. IT-och telefonitjänster ingår också vanligtvis i serviceförvaltningen liksom kontorsservice med internpost samt växel/kontaktcenter. De kommuner som jag besökt har poängterat fördelarna med att ha en samlad verksamhet som ansvarar för lokaler, IT-verksamhet och telefoni. När någon verksamhet till exempel skall göra en lokalförändring, så har man en förvaltning att vända sig till, och denna förvaltning har sedan ansvaret för samordningen av de funktioner som skall finnas i lokalen. Kärnverksamheterna avlastas därmed åtskilliga kontakter/möten. Serviceförvaltningen finns ofta inom samma förvaltning som annan operativ verksamhet, som t.ex. gatu-och trafikverksamhet och parkverksamhet. Den politiska styrningen av serviceförvaltningarna sker i 10 av de 11 kommuner av en nämnd som kallas Teknisk nämnd, Servicenämnd eller Teknik- och servicenämnd. I två fall, Mölndal och Skövde, ligger dock verksamheten under ett serviceutskott till kommunstyrelsen. Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen

13 Överväganden Serviceförvaltningen och dess mandat En serviceförvaltning är en förvaltning som ansvarar för stödverksamheter till kommunens kärnverksamheter. Detta innebär att i en serviceförvaltning finns verksamheter som kan köpas av annan leverantör och som inte innebär myndighetsutövning. En del av dessa verksamheter är okomplicerade att köpa av andra leverantörer medan andra är mer lämpliga att ha i egen regi. Serviceförvaltningen är en kommunal förvaltning och skall följa samma mål, planer och policys som övriga förvaltningar. En serviceförvaltning kan få sina arbetsuppgifter från två håll; 1. Reglemente för nämnd eller utskott styr verksamheten 2. Kommunens förvaltningar ger i uppdrag till serviceförvaltningen att utföra ett uppdrag eller en stödverksamhet Oberoende av hur arbetsuppgiften kommit till serviceförvaltningen måste dess mandat vara att finna det bästa sättet att genomföra uppdraget. Detta innebär att serviceförvaltningen skall ta fram effektiva och ekonomiska lösningar på de uppdrag som man får/har vara stödjande till övriga verksamheter ta fram och visa på vad som är möjligt att göra, det vill säga att även vara drivande i utvecklingen inom de områden som man ansvarar för. Verksamheter inom serviceförvaltningen Utredaren föreslår att serviceförvaltningen införs i etapper varav den första Etapp 1 Vid starten kommer serviceförvaltningen att bestå av följande verksamheter som idag är knutna till kommunstyrelseförvaltningen. 1. Kost-och städservice 2. Fordonsverksamheten med bilpool 3. Kontaktcenter 4. Kontorsservice och internpost Kost-och städservice Verksamheten är idag en egen verksamhet med chef och administrativ personal. Chefen har från starten varit medveten om och positiv till att en serviceförvaltning bildas. Om lokalsamordning/lokalförsörjningen flyttas till serviceförvaltningen bör städverksamheten flyttas till densamma. Kost-och städservice har 158 personer anställda (tillsvidare och anställda på visstid) samt ett 25-tal som är timanställda och som man kan ringa in vid behov. Den administrativa personalen kan, tillsammans med administrativ personal från fordonsverksamheten, med fördel bilda en gemensam administrativ grupp. Fordonsverksamheten med bilpool Verksamheten är idag en egen verksamhet med chef och administrativ personal. Chefen har från starten varit medveten om och positiv till att en serviceförvaltning bildas och att verksamheten flyttas från FAMI till serviceförvaltningen. Chefen på Fami är också positiv till detta. Fordonsverksamheten med bilpool har 4 tillsvidareanställda och en med arbetsmarknadsanställning. Kontaktcenter Kontaktcenter startar sin verksamhet under Redan från starten har det varit klart att en stor del av verksamheten kommer att utföras i samarbete med övriga kommunala verksamheter, förvaltningar och vissa kommunala bolag. Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen

14 Kommunens kontaktcenter är i skrivande stund under uppbyggnad. Dock beräknas antalet anställda inte att överstiga 16 personer. Kontorsservice med internpost Dessa verksamheter är en serviceverksamhet till kommunens verksamheter. Verksamheten skall finnas inom serviceförvaltningen. På kontorsservice är 2 expeditionsföreståndare anställda samt en postbilschaufför. Sammanfattningsvis kan sägas att i detta skede är kost-och städservice den största verksamheten personalmässigt. Senare etapper Verksamheten bör utökas med andra verksamheter som finns inom kommunstyrelsen och/eller andra förvaltningar. Det skall vara verksamheter som skall arbeta tillsammans med en eller flera andra verksamheter inom kommunen. Exempel på verksamheter som kan bli aktuella i senare etapper är: IT-drift Kommunikatörer Lokalförsörjning Bygg-och projekt Skolskjutsar Allmänna kommunikationer Fakturahantering Kravverksamhet och ekonomistöd Personaladministration och lönehantering Upphandling Organisation När kommunfullmäktige 2011 tog beslut om att bilda en kost-och lokalvårdsenhet, tog man samtidigt ett beslut om att verksamheten skulle utvecklas till en serviceförvaltning. För att få en tydlig organisation föreslås att serviceförvaltningen från start får en egen nämnd, servicenämnden. Verksamheten förslås starta , eller så snart en förvaltningschef rekryterats. Förvaltningsorganisation Verksamheten kommer att finnas inom en ny förvaltning vilket innebär avlastning för berörda chefer. Följande chefer avlastas verksamheter vid etapp 1; Kommunchefen - kost-och städservice, Kanslichefen - kontaktcenter, kontorsservice med internposten, Avdelningschefen på Fami - fordonsverksamheten och bilpoolen. Personalmässiga förändringar av etapp 1 1. En ny förvaltning bildas, nuvarande personal byter nämnd 2. En förvaltningschef måste nyrekryteras. 3. De administrativa arbetsuppgifterna inklusive personalbemanningsfrågor, bedöms till största delen kunna rymmas inom nuvarande personalstyrka när de sammanförs i en egen organisation. Dock kommer den lönehantering och fakturahantering som idag sköts via arbetsgivarenheten resp. kanslienheten att finnas kvar på respektive enhet. De administrativa tjänster som samlas under ledning av förvaltningschefen i etapp 1 är följande; Kost-och städservice - egen personal för ekonomi och personalfrågor, 2 tjänster, Fordonsverksamheten - assistenttjänst 0,75 tjänst Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen

15 Budget-och boksluts och uppföljningsarbetet handläggs idag med assistans av en ekonom på ekonomienheten, och denna resurs, som motsvarar ca 25 % av en tjänst föreslås vara kvar på strategi/ekonomienheten under etapp 1. I ovan beräknade tjänster har ingen hänsyn tagits till eventuella ökade arbetsuppgifter på grund av att verksamheten får en egen nämnd. I inledningsskedet bör dock det administrativa arbetet inte öka nämnvärt i förhållande till nuläget med ett beredningsutskott för kost-och städverksamheten. Ovanstående innebär dock att serviceförvaltningen inte har tillräcklig egen administrativ personal under etapp 1 utan en del arbetsuppgifter måste utföras av personer utanför organisationen. För etapp 1 beräknas storleken på dessa tjänster till 0,5-0,6 3 tjänst. Medel för dessa tjänster bör överföras till serviceförvaltningen när arbetsuppgifterna flyttas över till förvaltningen. Serviceförvaltningens organisation kommer därmed att inledningsvis ha följande struktur, där förvaltningschefen även är chef för enheten som innehåller administration, kontorsservice och postbil samt fordon och bilpool. Administration (0,75+2 tj) Kontorservice och postbilen (3tj) Fordon och bilpool (3+1tj) Förvaltningschef Chef för kontaktcenter Kontaktcenter (16 tj) Chef för kost-och städ Kost-och stöd ca150 personal Verksamheternas finansiering Verksamheterna finansieras 2014 enligt följande; 1. Kost-och städservice Intäktsfinansierad verksamhet. Interndebiterar förvaltningarna. Dock finns ett beslut om att man vid bokslut skall ta hänsyn till merkostnader som uppstår i samband utökade krav vid livsmedelsupphandlingen. 2. Fordonsverksamheten med bilpool 3 25 % tjänst fakturahantering, 25 % tjänst budget/bokslut, 2-3 % tjänst personalhandläggning, 5 % tjänst nämndadministration Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen

16 Debiterar förvaltningarna för utförda tjänster. Har kommunbidrag motsvarande 0,5 tjänst för övergripande arbete med miljöfrågor utifrån kommunens mål om hållbarhet. 3. Kontorsservice och internpost Drygt 70 % av kostnaderna för internposten och kontorsservice interndebiteras till förvaltningar och bolag. Kontorsservice har tkr kommunbidrag. 4. Kontaktcenter har kommunbidrag om tkr (befintlig växel) och skall debitera ut överstigande kostnader efter överenskommelse. Se bilaga 1. I samband med att verksamheten övergår i ny organisation bör de kommunbidrag som följer med verksamheten tydligt kopplas till övergripande uppdrag eller arbetsuppgifter. Serviceförvaltningen skall huvudsakligen finansieras via intäkter för service och tjänster till förvaltningar och bolag. Tillkommande kostnader för verksamheten kommer att vara något ökade kostnader för politisk organisation, samt kostnader för lön och kontor till förvaltningschef. Lokaler Under etapp 1 kommer verksamheterna att vara kvar i befintliga lokaler. Förvaltningschefen föreslås ha sitt kontor på Skreavägen 5 i anslutning till Kost-och städorganisationens lokaler. Verksamheten på FAMI kommer att förändras under hösten14-våren 15 pga. att EU-projekt avslutas, och möjligheten att få tillgång till lokaler bevakas. Politisk organisation Under utredningens gång har frågan om inrättande av servicenämnd diskuterats ingående. Förslaget innebär att en servicenämnd inrättas för att man skall kunna få en tydlig organisation både intern och externt. Internt, för personal och samverkansorganisation, och externt gentemot kommunens övriga nämnder och bolag vilka man skall samarbeta med. Utredningen föreslår därför att inför införande av serviceförvaltningen ersätts kost-och städutskottet med en servicenämnd med uppdrag att ansvara för den verksamhet som finns inom serviceförvaltningen. Inför valet 2014 gjorde Beredningen för översyn av den politiska organisationen ett förslag om hur organisationen skulle se ut efter valet. Förslaget innebar att organisationen i princip skulle vara densamma, dock inrättades ett kost-och städutskott under kommunstyrelsen. Detta kost-och städutskottet under kommunstyrelsen kommer härmed inte att bildas, eftersom verksamheten går till en ny nämnd. Servicenämnden föreslås sammanträda 4-6 ggr per år. Merkostnaderna för föreslagna politiska organisation blir kr per år. Kostnaden för nämnden finns i bilaga 3. Servicenämnd förslag till nytt reglemente Nedan finns förslag till reglemente för den nya nämnden. Reglemente för servicenämnden Utöver vad som stadgas i kommunallagen, förvaltningslagen och övriga tillämpliga författningar samt kommunfullmäktiges styrdokument, skall följande gälla för nämnden: 1 Nämnden skall bestå av x ledamöter med x ersättare, vilka utses av kommunfullmäktige. Mandattiden är den som fastställs av kommunfullmäktige. 2 Ordförande och vice ordförande i nämnden väljs för den tid de blivit valda som ledamöter. Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen

17 Vid förfall för både ordförande och vice ordförande leds nämndens sammanträde av annan ledamot, som utses av nämnden vid varje enskilt tillfälle. 3 Kallelse och föredragningslista till sammanträde med nämnden utfärdas skriftligt på ordförandens ansvar och skall vara ledamot och ersättare tillhanda senast 5 dagar före sammanträdesdagen. Är ledamot förhindrad att närvara vid sammanträde eller del av sammanträde skall han/hon se till att ersättare blir inkallad enligt den turordning som fullmäktige har fastställt. Justering av protokoll från sammanträde med nämnden sker, med tillämpning av kommunallagen 6 kap 30, på det sätt nämnden bestämmer. Ersättare har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. 4 Nämnden ansvarar för att det kommunala uppdraget inom nämndens ansvarsområde blir genomfört. Nämnden ska med uppmärksamhet följa utvecklingen i de frågor som faller inom nämndens kompetensområde och ta de initiativ och lägga fram de förslag som nämnden finner påkallat. Nämnden ska, i huvudsak på uppdrag, och i enligt de riktlinjer kommunfullmäktige anger tillhandahålla tjänster avseende kostverksamhet städverksamhet fordons- och bilpoolsverksamhet kontaktcenter samt kontorsservice. 5 Nämnden får utan kommunfullmäktiges särskilda bemyndigande, med den begränsning som för varje tillfälle kan vara fastställd av kommunfullmäktige, besluta om avskrivning av sådan fordran som hänför sig till nämndens förvaltningsområde. 6 Nämnden är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen för de register som nämnden i sin direkta verksamhet för och förfogar över. 7 Nämnden har att, med tillämpning av kommunallagen 6 kap 33-38, besluta om delegationsordning inom sin verksamhet. Nämnden skall iaktta de regler och bestämmelser beträffande fördelning av uppgifter och befogenheter som gäller inom kommunen samt de ytterligare anvisningar som fastställts eller kan komma att fastställas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen. 8 Under nämnden lyder serviceförvaltningen samt de övriga förvaltningsenheter som kan komma att underställas nämnden. 9 Nämnden skall vid fullgörandet av sina arbetsuppgifter samarbeta med övriga kommunala organ och med andra myndigheter, organisationer och enskilda som berörs av nämndens arbete. 10 Nämnden skall till fullmäktige två gånger om året, i juni och i december, redovisa handläggningen av medborgarförslagen som översänts till nämnden, samt redovisa vilka ärenden som inte avgjorts inom ettårsfristen och en förklaring härtill. Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen

18 CESAK Samverkansorganisation Nedanstående samverkansorganisation föreslås gälla inom serviceförvaltningen. Administration, Fordonsverksamhet Kontorsservice (10 pers) APT Samverkansgrupp Serviceförvaltning Kontaktcenter (16 pers) APT Kost-och städ (150 pers) Behåller nuvarande organisation Riskbedömning Organisationsförändringen berör inte verksamheternas innehåll och utförande. Förändringen består av att verksamheterna får en ny förvaltning och gemensam ledning och administrationen. Riskbedömningen behandlar därför främst dessa två dimensioner. Se bilaga 2. Falkenbergs kommun Ann-Christin Nicolaisen

19 Bilaga 1 Budget och kostnader Verksamhet/ kostnadsställe Huvudfinasiering Budget 2014, kr Kostnader 2013 milj kr (avrundat) Anmärkning Kost och städ 99% Intäktsbudget :Beslut om tillskott för extra krav i livsmedelsupphandling Fordonsadministration Delvis intäktsbudget Kostnad 2013 gäller samtliga kostnadsställen inom fordonsadministration. Alltså även bilservice, hyrbilar och bilpool. 2013: täckte intäkterna kostnaderna p g a fordonsförsäljningar. Bilservice Delvis intäktsbudget Hyrbilar Intäktsbudget idag 0 Bilpool Intäktsbudget idag Kontorsservice 71,6% intäktsbudget Postbil Ingår i kontorsservice Kontaktcenter Delvis intäktsbudget

20 Bilaga 2 Riskbedömning; start av serviceförvaltning hög risk mellan risk låg risk Vad består förändringen av? Kost och städ flyttas till serviceförvaltning Fordonsadministration och bilpool flyttas till serviceförvaltning Kontaktcenter flyttas till serviceförvaltning Administratörer bildar ny grupp Administratörer bildar ny grupp Vilka arbetstagare berörs? Administratörer(2) och verksamhetschef får ny chef Fordonsansvarig och administratör får ny chef Kontaktcenterchef får ny chef Administratörer i KoS samt FA (se ovan) Administratörer i KoS samt FA (se ovan) Risker som uppstår efter förändringen Vilka åtgärder? När? Vem ansvarar? - Samtal Om problem uppstår Chefen och berörd personal - Samtal Om problem uppstår Chefen och berörd personal Längre geografiskt avstånd till chef (ej i huset) Samtal Om problem uppstår Chefen och berörd personal Konflikter vid gruppbildning Samtal Om problem uppstår Chefen och berörd personal Utökade arbetsuppgifter Utbildning, ev överföring av Vid behov Chefen resurser från arbetsgivarekonomi- och /eller kanslienhet. Kontorsservice flyttas till serviceförvaltning Ändrad organisation Ändrad samverkansorganisation Anställd personal, 3 personer byter chef Främst personalen inom kontorsservice. Främst personalen inom kontorsservice. Längre geografiskt avstånd till chef (ej i huset) Ny organisatorisk tillhörighet kan ge upphov till förlustkänsla av kollegor Ny organisatorisk tillhörighet kan ge upphov till förlustkänsla Samtal Om problem uppstår Chefen och berörd personal Samtal På Apt-möten Chefen och berörd personal Samtal På Apt-möten Chefen och berörd personal Vad består förändringen av? Vilka arbetstagare berörs? Fördelar med förändringen Kost och städ flyttas till serviceförvaltning Chef och assistenter Gemensam chef, tydligare organisation. Fordonsadministration och bilpool flyttas till serviceförvaltning Chef och assistenter Större samordnings- möjligheter när flera verksamheter överförs till förvaltningen. Kontaktcenter flyttas till serviceförvaltning Kontorsservice flyttas till serviceförvaltning Kommunledningskontoret Chef 2 expeditionsföreståndare,1 chaufför Övergripande och strategiska frågor i focus

21 Bilaga 3 Simulering : Kostnader för servicenämnd Antal möten per år Antal närvarande ledamöter 7 Fast arvode till ordf och vice ordf/mån kr kr kr kr Halvdagsersättning kr kr kr kr Heldagsersättning 1 möte/år kr kr kr kr Arvodesersättningar kr kr kr Övriga kostnader kr kr kr Summa kostnader kr per år kr kr kr Antal möten per år Antal närvarande ledamöter 11 Fast arvode till ordf och vice ordf/mån kr kr kr kr Halvdagsersättning kr kr kr kr Heldagsersättning 1 möte/år kr kr kr kr Arvodesersättningar kr kr kr Övriga kostnader kr kr kr Summa kostnader kr per år kr kr kr

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43