Dokumentplan med förteckning över dokument för vård- och omsorgsförvaltningen

Transkript

1 Dokumentplan med förteckning över dokument för vård- och omsorgsförvaltningen Dnr VON Dpl 01 fastställd av vård- och omsorgsnämnden den 8 juni 2011 Version 1,

2 sid 2 (80) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning Lagar och bestämmelser Handlingsoffentlighet Handling Allmän handling Offentlig eller hemlig allmän handling Registrering av allmänna handlingar Offentliga allmänna handlingar Allmänna handlingar med sekretess Ansvaret för arkivhandlingar och arkivhantering i Karlstads kommun Förklaringar till dokumentplanen Akt Arkiv Bevaras Gallring Gallringsfrister Vid inaktualitet Gallring och personuppgiftslagen Sekretess Dokumentförteckning med uppgifter om gallringsfrister och eventuell sekretess Förkortningar och förklaringar...10

3 sid 3 (80) 6.2 Kolumnrubriker Arbetsgivarärenden Anställning Anställning pga arbetsmarknadsåtgärd eller annan särskild åtgärd med undantag för lönebidrag avsnitt Arbetsmiljö och Arbetsskador Facklig förtroendeman Försäkring Kollektivavtal Lönebidragsanställningar Lönekoder Lönelistor Löneunderlag MBL-förhandling, lokal och Samverkansgrupp Omplacering Pension Personalsociala aktiviteter Politiker i nämnder och ledamöter i styrelser Rehabilitering Skatt Statistik Styrdokument, policies och cirkulär Systemförvaltning Pa-systemet Tvister mm Utbildning...38

4 sid 4 (80) 7.23 Uppsägning Disciplinpåföljd skriftlig varning Övrigt Ekonomiärenden Gemensamma ekonomirelaterade dokument Ekonomidokument gäller kommunledningskontorets redovisningsenhet samt bolag Nämnds förvaltning av fonder och stiftelser Generella dokument Dokument som är generella och kan förekomma inom förvaltning och bolag Dokument som hanteras av förvaltning Dokument som hanteras av bolag Projektdokumentation Dokument kopplade till projekt Sammanträdeshandlingar för nämnder, styrelser och eventuella utskott Dokument kopplade till sammanträden för nämnder, styrelser och eventuella utskott Upphandlingsärenden Upphandling i samarbete med upphandlingsenheten Bolagens egen upphandling Förvaltningen/bolaget utformar egen rubrik Förvaltningen/bolaget utformar egen underrubrik/underrubrikerfel! Bokmärket är inte definierat. 14 Förvaltningen/bolaget utformar egen rubrik...fel! Bokmärket är inte definierat Förvaltningen/bolaget utformar egen underrubrik/underrubrikerfel! Bokmärket är inte definierat.

5 sid 5 (80) 1 Inledning En handling som kommit in till, eller upprättats hos en nämnd/förvaltning eller ett bolag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande 1 utgör normalt en allmän handling. Nämndens/förvaltningens eller bolagets allmänna handlingar speglar dess verksamhet och bildar myndighetens arkiv. Huvudregeln är att dessa handlingar ska bevaras för all framtid för att tillgodose insynsintresset i verksamheten, informationsbehoven för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov. Av praktiska och ekonomiska skäl, bl a med hänsyn till utrymmesbristen och det faktum att vissa handlingar förlorar sitt informationsvärde efter tid får allmänna handlingar gallras. Varje nämnd/styrelse eller bolag beslutar om gallring av allmänna handlingar såvida inte uttryckliga bestämmelser finns i lag. Sådana bestämmelser finns t ex för personakter inom socialtjänsten som, av integritetsskäl, ska gallras efter viss tid. För att man ska få en klar bild av vilka handlingar som finns inom en nämnd/styrelse eller bolag ska dessa dokumenteras. Dokumentplanen utgör en sammanställning över handlingarna (dokumenten). Den talar om hur handlingarna ska hanteras samt om eventuell sekretess kan antas förekomma. 1 En kommun anses utöva ett rättsligt bestämmande inflytande över ett bolag om den ensam eller tillsammans med andra äger minst hälften av rösterna eller har rätt att utse/avsätta mer än hälften av ledamöterna i styrelsen. För fullständig definition, se offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 kap 3. Planen fungerar som ett styrmedel för hur handlingar hanteras. Den utgör ett hjälpmedel när man söker efter dokument och när man gallrar/rensar handlingar. Den är även ett kontroll- och hjälpmedel för kommunarkivet vid leverans och hantering av arkivmaterial. Dokumentplanen gäller från och med det datum då den fastställs om inget annat anges. Planen ska uppdateras varje år. För de handlingar som kommit in till, eller upprättats hos nämnden/förvaltningen eller bolaget innan denna plan är i kraft gäller tidigare beslutade dokumentplaner. 2 Lagar och bestämmelser Allmänna handlingar ska registreras eller hållas ordnade så att det utan svårighet går att avgöra när de kommit in eller upprättats. En ordnad dokumenthantering är en förutsättning för den offentliga verksamheten. Ordning och reda underlättar planering, handläggning av ärenden och sökning av ärenden, nu och i framtiden. Bestämmelser om allmänna handlingar finns bl a i tryckfrihetsförordningen (TF), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), arkivlagen (1990:782) och personuppgiftslagen (1988:204).

6 sid 6 (80) Det är de allmänna handlingarna som speglar nämndens/styrelsens eller bolagets verksamhet och bildar verksamhetens arkiv och det är dessa handlingar som avses i dokumentplanen. Kommunerna ansvarar själva för sin arkivvård. Enligt arkivlagen svarar varje nämnd/styrelse eller bolag i en kommun, för vården av sitt arkiv. Det framgår av kommunens arkivreglemente vem som beslutar om gallring. I Karlstads kommun tar varje nämnd/styrelse eller bolag gallringsbeslut inom sitt område efter samråd med kommunarkivet. En enskild tjänsteman får bara besluta om gallring om sådan beslutanderätt delegerats till tjänstemannen. Arkivreglementet fastställs av kommunfullmäktige och ger, utöver övergripande gallringsbestämmelser även besked om vilken myndighet som är kommunens arkivmyndighet. Där fördelas också ansvar och uppgifter mellan arkivmyndigheten och övriga nämnder/styrelser eller bolag. Arkivreglementet för Karlstads kommun (1780 FS:6b) finns tillgängligt i kommunens författningssamling som nås via intranätet (solsidan.karlstad.se) Tänk på att lagar förändras. För att ta del av gällande lagar se t ex eller 3 Handlingsoffentlighet Tryckfrihetsförordningen (TF) ger medborgarna rätt till insyn i offentlig verksamhet, offentlighetsprincipen. Den ger varje medborgare rätt att ta del av kommunens handlingar. 3.1 Handling En handling är en framställning i skrift eller bild samt upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. En handling kan vara ett traditionellt pappersdokument med text, ett e-postmeddelande, en ritning, ett fotografi, en videofilm eller ett ljudband men även en digital fil i datorn, på en diskett eller en CD. Lagringsmediet har ingen betydelse utan det är innehållet som är det viktiga. 3.2 Allmän handling Huvudregeln är att handlingar som kommit in till, eller upprättats hos kommunens olika nämnder med förvaltningar, och de bolag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande är allmänna handlingar. Det gäller inom all kommunal verksamhet, såväl för t ex tekniska enheter eller vårdenheter som inom förskola, skola. Definitionen för allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningens andra kapitel. Stadsjuristerna eller stadssekreteraren kan lämna information och ge råd vid svårbedömda fall. De regler som styr myndigheternas dokumenthantering gäller allmänna handlingar.

7 sid 7 (80) Bestämmelserna är teknikneutrala vilket innebär att det inte gör någon skillnad om ett brev kommer in som traditionell papperspost, fax eller e-post. 3.3 Offentlig eller hemlig allmän handling Allmänna handlingar kan vara offentliga eller hemliga. En handling kan bara beläggas med sekretess om ett utlämnande bedöms leda till skada eller men, och beslutet måste stödjas av en paragraf i sekretesslagen. Om en handling bedöms som hemlig gäller sekretessen såväl mot enskilda som mot myndigheter och förvaltningar, även inom den egna kommunen. Sekretessen ska iakttas av den som p g a anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga verksamheten. 3.4 Registrering av allmänna handlingar Allmänna handlingar ska registreras eller hållas ordnade så att det utan svårighet går att fastställa när de kommit in eller upprättats. Registreringen ska ske utan dröjsmål. Den kan göras i ett diarium eller ett annat register. Diarieföringen är ett bra verktyg för rättssäkerheten, den ökar allmänhetens insyn och bidrar till effektivitet. Diariet underlättar sökning av handlingar och är i övrigt ett stöd i förvaltningens handläggning och uppföljning Offentliga allmänna handlingar Allmänna offentliga handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, t ex reklam, kursinbjudningar och allmän information behöver inte registreras Allmänna handlingar med sekretess Allmänna handlingar som är hemliga ska registreras. Handlingar som tillhör personakter inom socialtjänsten och handlingar i hälso- och sjukvårdens patientjournaler behöver dock inte registreras. I dokumentplanen anges sekretessgrund för vissa handlingar som ofta är hemliga med hänvisning till sekretesslagen. Sekretess kan givetvis även förekomma på andra handlingar än de där sekretessgrund angivits. En sekretessprövning måste göras i varje enskilt fall. Hemligstämpeln fungerar närmast som en varning och betyder inte att handlingar automatiskt är hemliga, inte heller att det alltid är angiven paragraf som ska tillämpas. Exempel på handlingar där sekretessbelagda uppgifter kan förekomma är upphandling, omplacerings- och anpassningsärenden, rehabiliteringsärenden, elevsociala och elevmedicinska verksamheter.

8 sid 8 (80) 4 Ansvaret för arkivhandlingar och arkivhantering i Karlstads kommun Kommunerna ansvarar själva för sin arkivvård. Respektive nämnd/styrelse eller bolag i kommunen, svarar för vården av sitt arkiv. Att vårda arkivet innebär att: organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas beskriva arkivet genom en övergripande arkivbeskrivning och en mer detaljerad arkivförteckning skydda arkivet mot brand och obehörig åtkomst ta ställning till vad som ska arkiveras när ett ärende eller ett projekt är slutfört utföra föreskriven gallring Enligt arkivlagen ska det finnas en arkivmyndighet i varje kommun. Den nämnd som har det uppdraget ska se till att övriga nämnder/styrelser eller bolag i kommunen fullgör sina skyldigheter inom arkivområdet. I Karlstad har fullmäktige gett kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att vara arkivmyndighet. Uppdraget sköts av kommunarkivet som arbetar såväl mot allmänheten som mot kommunens förvaltningar och bolag. Kommunarkivet ska, förutom att vara tillsynsmyndighet, även ge råd och stöd kring hantering av handlingar till nämnder, förvaltningar och bolag inom koncernen. Närmare information och vägledning om hantering av material, förvaring, gallring av allmänna handlingar och överlämnade till kommunarkivet mm finns i kommunarkivets skrivelser Handledning för arkivhantering i Karlstads kommun, Bestämmelser om arkivhantering inom koncernen Karlstads kommun, Handledning i digital arkivhantering samt En historia för alla policy för bevarande och gallring av allmänna handlingar. Handledningarna finns tillgängliga under kommunarkivet på intranätet. Syftet med handledningarna är att ge svar på vanliga frågor kring hanteringen av dokument. Kontakta kommunarkivet via e-post kommunarkivet@karlstad.se eller per telefon om du inte finner svaret på det du söker. 5 Förklaringar till dokumentplanen 5.1 Akt En akt är ett begrepp som används för att benämna den samlade dokumentationen i ärende, projekt, för ett visst objekt eller en person. I ett ärende ska akten innehålla alla handlingar som har betydelse för ärendets utgång. En projektakt ska innehålla de handlingar som behövs för uppföljning, erfarenhetsåtervinning och eventuell revision. Ofta används ordet ärendeakt. Vissa typer av ärenden har sina specifika akter, t ex personalakter, rehabiliteringsakter och elevhälsovårdsakter.

9 sid 9 (80) 5.2 Arkiv Ordet arkiv kan innebära en lokal för förvaring av handlingar, en institution som förvarar och vårdar handlingar eller ett bestånd av handlingar. I det sistnämnda fallet brukar man tala om att ett arkiv är det bestånd av handlingar som vuxit fram hos en arkivbildare genom dess verksamhet. 5.3 Bevaras Begreppet bevaras används som en gallringsfrist i dokumentplaner, och betyder att handlingstypen aldrig ska gallras utan bevaras för all framtid för forskning eller kulturell verksamhet. 5.4 Gallring Gallring innebär att handlingar förstörs eller att uppgifter tas bort. 5.5 Gallringsfrister Olika handlingstyper gallras efter olika lång tid. Den tid som ska förflyta innan gallringen får ske kallas gallringsfrist. Om gallringsfristen är två år innebär det att två år ska förflyta efter utgången av det år då handlingen tillkom innan handlingen får gallras. För journaler eller motsvarande gäller att gallringsfristen räknas från tiden när sista anteckningen gjordes. 5.6 Vid inaktualitet För handlingar som förlorar sitt informationsvärde efter kort tid, eller där det av annat skäl inte är lämpligt med år som gallringsfrist, används ofta begreppet vid inaktualitet. I de fall det inte är självklart när detta inträffar ska en anmärkning göras om när en handling kan anses vara inaktuell, t ex när en sammanställning har upprättats. 5.7 Gallring och personuppgiftslagen Uppgifter i en del av de handlingar som dokumentplanen gäller för kan vara att bedöma som sådana personuppgifter som omfattas av personuppgiftslagen (PuL). Enligt PuL får inte personuppgifter bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen av personuppgifterna. Gallringsfristerna har bestämts med beaktande av verksamhetens behov av uppgifterna i handlingarna. Det är alltså viktigt att handlingarna gallras när fristen går ut. 5.8 Sekretess Sekretess innebär att en allmän handling som kommit in till, skickats ut från eller upprättats, hos någon av kommunens nämnder/förvaltningar eller bolag innehåller känsliga uppgifter som kan hemlighållas med stöd i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL). Frågan om sekretess ska prövas i varje enskilt fall när den uppstår. Att en handling t ex hemligstämplats med hänvisning till skydd för den enskilde enligt OSL 39:1 ska därför närmast fungera som en varningsklocka. Bedömningen är individuell för varje gång som frågan om utlämnande av handlingen uppstår.

10 sid 10 (80) 6 Dokumentförteckning med uppgifter om gallringsfrister och eventuell sekretess Dokumentplanen tar upp handlingar som ska bevaras och handlingar som ska gallras. Den innehåller uppgifter om gallringsfrister för varje handlingstyp och eventuella kommentarer. När gallringsfristerna fastställts har hänsyn tagits till gällande lagar, till insynsintresset, rättskipningens och förvaltningens samt forskningens behov. Anvisningarna gäller för handlingar i original om inget annat sägs. Handlingarna är uppställda i alfabetisk ordning utifrån användningsområde. Handlingar som är generella och kan förekomma inom hela förvaltningen/bolaget är samlade under rubriken Generella dokument. 6.1 Förkortningar och förklaringar Förkortning Förklaring till förkortning MBL Lag om medbestämmande i arbetslivet (MBL) (1976:580) OSL Offentlighet och sekretesslagen (2009:400) Vid inakt Vid inaktualitet LAS Lag (1982:80) om anställningsskydd semgr Semestergrupp PFA 98 Pensionsförsäkringsavtal, kollektivavtal för kommunanställda Personalakt Innehåller den samlade dokumentationen som finns med anledning av anställning. Rehabiliteringsakt Innehåller den samlade dokumentationen som finns med anledning av rehabilitering. SoL Socialtjänstlagen (2001:453) LSS Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) LASS Lag om assistansersättning (1993:389) LIV Landstinget i Värmland VOF Vård- och omsorgsförvaltningen MAS Medicinskt ansvarig sjuksköterska MAR Medicinskt ansvarig för rehabilitering

11 sid 11 (80) 6.2 Kolumnrubriker Handlingstyp: Handlingstyp är, som ordet säger, den typ av handling som avses. Sekretess: Här anges den paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som man hänvisar till vid ev. sekretess. Sortering: Sortering innebär det sätt som handlingarna sorteras på t.ex. alfabetisk-, datum, födelsenummer- eller diarienummerordning, eller enligt diarieplanens ordning. Gallring: I kolumnen anges den tid som skall förflyta innan handlingarna får gallras, den s.k. gallringsfristen. Verksamhetssystem: Det verksamhetssystem som handlingstypen eventuellt är knuten till. Kommentar: Här kan kommentarer och förklaringar till övriga kolumner skrivas in. t.ex. motiv till gallring. När gallringsfristen vid inaktualitet anges ska kolumnen innehålla en definition av när inaktualitet inträder.

12 sid 59 (80) 13 Vård- och omsorgsförvaltningens specifika dokument Under denna rubrik har vård- och omsorgsförvaltningen samlat de dokument som är specifika för den egna förvaltningen. Det är hälso- och sjukvårdsjournaler, personakter enligt SoL och LSS, debitering, samt övriga dokument som är specifika för verksamheten Hälso- och sjukvårdens patientjournaler Hanteringen av patientjournaler styrs från och med 1 juli 2008 av patientdatalagen (2008:355) samt lokala bestämmelser enligt dokumentplanen och särskilda direktiv från MAS/MAR. Journaler förvaras på den enhet där patienten vårdas, eller senast vårdades. Journaler efter avlidna eller utflyttade patienter lämnas efter rensning för att förvaras i vård- och omsorgsförvaltningens centrala arkiv. När samma person har flera journaler kommer dessa att sammanföras i samband med att journalen lämnas för förvaring i det centrala arkivet. Journaler som upprättats hos eller överförts till verksamhet som drivs på entreprenad, tillhör enligt avtal vård- och omsorgsförvaltningen och ska återlämnas när journalen avslutas. sakuppgifter får inte tas bort eftersom det då kan bli svårt att följa bedömningar och beslut. Rensningen görs av den som ansvarar för akten, det vill säga sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast. Gallring och arkivering av journaler efter avlidna Enligt patientdatalagen ska alla journaler bevaras i minst 10 år efter att sista anteckningen gjordes. Enligt arkivlagen får allmänna handlingar gallras men inte i större omfattning än att det finns tillräckligt bevarat för forskningen behov. Vård- och omsorgsnämnden har beslutat att bevara samtliga patientjournaler. Rensning i journal När ett hälso- och sjukvårdärende avslutas ska de uppgifter som endast är av tillfällig betydelse avlägsnas, till exempel kom ihåg-lappar, trycksaker som inte haft någon betydelse och dubbletter av olika slag. Gem, gummisnoddar, tejp och plastfickor ska också tas bort på grund av att de orsakar skador på sikt. Handlingar som tillför ärendet

13 sid 60 (80) Gallringsplan patientjournaler Gallringsplanen redovisar handlingar som är generella för patientjournaler oavsett vilken yrkeskategori inom vård- och omsorgsförvaltningen som dokumenterar. Handlingstyp Sekretess Sortering Gallring Verksamhetssystem Kommentar Patientjournaler Gallringsfristen börjar löpa i samband med att den sista anteckningen i journalen görs omej annat anges. Bedömning/utvärderingsinstrument 25:1 10 år Beslut egenvård 25:1 Bevaras Blankett läkarvård 25:1 10 år Blodbeställning 25:1 10år Blodgruppskontroll 25:1 Bevaras Blodtransfusionsjournal 25:1 Bevaras Digitala bilder 25:1 Bevaras Epikris 25:1 Bevaras Treserva Fotografier 25:1 Bevaras Färgfoto tagna med Polaroidkamera är ej arkivbeständig Följesedel, blod 25:1 10 år Hjälpmedelsförskrivning 25:1 10 år Treserva Hjälpmedelskort 25:1 10 år Intyg / Beslut om åtgärder 25:1 Bevaras

14 Handlingstyp Sekretess Sortering Gallring Verksamhets- Kommentar system Instruktioner, träningsprogram 25:1 10 år Journalblad, VOF 25:1 Bevaras Treserva Journalblad (kopia) LIV 25:1 Bevaras Kopior LIV 25:1 Bevaras Korrespondens om patient 25:1 Bevaras Lablista kumulativ svarslista 1 25:1 Bevaras Utbytes efter hand. Fullskrivna samt sista bevaras. Meddelandeblad, VOF 25:1 10 år Meddelande inför vårdplanering 25:1 10 år Meddelande/ordination LIV 25:1 Bevaras Medicinsk epikris, LIV 25:1 Bevaras Omvårdnadsjournal, VOF 25:1 Bevaras Treserva Ordinationskort, dosrecept 25:1 10 år Ordinationslista 25:1 Bevaras Remiss, bekräftelse mottagen remiss 25:1 10 år Remiss, konsultation 25:1 Bevaras Remissvar, kopia 25:1 Bevaras Signeringslista läkemedel 25:1 10 år Gallringsfristen löper från det datum då signeringslistan är ifylld. Signeringslista övrigt 25:1 10 år Gallringsfristen löper från det datum då signeringslistan är ifylld Slutsvar, bakt. lab 25:1 Bevaras Svar på vårdbegäran 25:1 10 år Treserva sid 61 (80)

15 sid 62 (80) Handlingstyp Sekretess Sortering Gallring Verksamhets- Kommentar system Vårdbegäran 25:1 Bevaras Treserva Tillhör patientjournal Vårdplan inklusive specifik vårdplan för rehabilitering eller omvårdnad (upprättas vid vårdplanering) 25:1 Bevaras Treserva Vårdplan som skickas via Meddix skrivs ut och läggs i journalen