Dokumentplan med förteckning över dokument för barn- och ungdomsförvaltningen

Transkript

1 Dokumentplan med förteckning över dokument för barn- och ungdomsförvaltningen Dnr BUN Dpl 01 Fastställd av barn- och ungdomsnämnden den 20 november 2013 Gäller från 1 januari 2014 Postadress: Karlstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Karlstad Besöksadress: Våxnäsgatan 10 Tel: Epost: barnochungdomsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: Bankgiro:

2 sid 2 (85) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning Lagar och bestämmelser Handlingsoffentlighet Handling Allmän handling Offentlig eller hemlig allmän handling Registrering av allmänna handlingar Offentliga allmänna handlingar Allmänna handlingar med sekretess Ansvaret för arkivhandlingar och arkivhantering i Karlstads kommun Förklaringar till dokumentplanen Akt Arkiv Bevaras Gallring Gallringsfrister Vid inaktualitet Gallring och personuppgiftslagen Sekretess...11

3 sid 3 (85) 6 Dokumentförteckning med uppgifter om gallringsfrister och eventuell sekretess Förkortningar och förklaringar Kolumnrubriker Arbetsgivarärenden Anställning Anställning p g a arbetsmarknadsåtgärd eller annan särskild åtgärd Arbetsmiljö och Arbetsskador Facklig förtroendeman Försäkring Kollektivavtal Lönebidragsanställningar Lönekoder Lönelistor Löneunderlag MBL-förhandling, lokal Omplacering Pension Personalakter Personalsociala aktiviteter Politiker i nämnder och ledamöter i styrelser Rehabilitering Skatt Statistik Styrdokument, policies och cirkulär...36

4 sid 4 (85) 7.21 Systemförvaltning Pa-systemet Tvister mm Utbildning Uppsägning Varning Övrigt Praktikplats/kommunala sommarjobb Ekonomiärenden Gemensamma ekonomirelaterade dokument Ekonomidokument gäller kommunledningskontorets redovisningsenhet samt bolag Nämnds förvaltning av fonder, stipendier, stiftelser Generella dokument Dokument som är generella och kan förekomma inom förvaltning och bolag Dokument som hanteras av förvaltning Dokument som hanteras av bolag Projektdokumentation Dokument kopplade till projekt Sammanträdeshandlingar för nämnder, styrelser och eventuella utskott Dokument kopplade till sammanträden för nämnder, styrelser och eventuella utskott Upphandlingsärenden Upphandling i samarbete med upphandlingsenheten Bolagens egen upphandling...55

5 sid 5 (85) 13 Förvaltningsspecifika ärenden Förskola Plats Planering Policy, riktlinjer mm Diskriminering, trakasserier och kränkande behandling Särskilt stöd Bedömning/betyg Arbetsmiljö Kvalitetsarbete IT Övrigt Enskild verksamhet Förskoleklass/grundskola/särskola, skolbarnsomsorg Placering Planering Policy och riktlinjer Diskriminering, trakasserier och kränkande behandling Särskilt stöd Bedömning/betyg Arbetsmiljö Kvalitetsarbete IT Övrigt Elevhälsans medicinska insatser... 74

6 sid 6 (85) 13.3 Gemensamma inom barn- och ungdomsförvaltningen Arbetsmiljö IT Lokalfrågor mm Verksamhet Administration Elevhälsans medicinska insatser barn- och ungdomsförvaltningen...81 Elevhälsovårdsjournal Klaraborgs specialpedagogiska område (Klaraborgs spo) Kulturskolan...84

7 sid 7 (85) 1 Inledning En handling som kommit in till, eller upprättats hos en nämnd/förvaltning eller ett bolag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande 1 utgör normalt en allmän handling. Nämndens/förvaltningens eller bolagets allmänna handlingar speglar dess verksamhet och bildar myndighetens arkiv. Huvudregeln är att dessa handlingar ska bevaras för all framtid för att tillgodose insynsintresset i verksamheten, informationsbehoven för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov. Av praktiska och ekonomiska skäl, bl.a med hänsyn till utrymmesbristen och det faktum att vissa handlingar förlorar sitt informationsvärde efter tid får allmänna handlingar gallras. Varje nämnd/styrelse eller bolag beslutar om gallring av allmänna handlingar såvida inte uttryckliga bestämmelser finns i lag. Sådana bestämmelser finns t ex för personakter inom socialtjänsten som, av integritetsskäl, ska gallras efter viss tid. För att man ska få en klar bild av vilka handlingar som finns inom en nämnd/styrelse eller bolag ska dessa dokumenteras. Dokumentplanen utgör en sammanställning över handlingarna (dokumenten). Den talar 1 En kommun anses utöva ett rättsligt bestämmande inflytande över ett bolag om den ensam eller tillsammans med andra äger minst hälften av rösterna eller har rätt att utse/avsätta mer än hälften av ledamöterna i styrelsen. För fullständig definition, se sekretesslagen (1980:100) 1 kap 9. om hur handlingarna ska hanteras samt om eventuell sekretess kan antas förekomma. Planen fungerar som ett styrmedel för hur handlingar hanteras. Den utgör ett hjälpmedel när man söker efter dokument och när man gallrar/rensar handlingar. Den är även ett kontroll- och hjälpmedel för kommunarkivet vid leverans och hantering av arkivmaterial. Dokumentplanen gäller från och med det datum då den fastställs om inget annat anges. Planen ska uppdateras varje år. För de handlingar som kommit in till, eller upprättats hos nämnden/förvaltningen eller bolaget innan denna plan är i kraft gäller tidigare beslutade dokumentplaner. 2 Lagar och bestämmelser Allmänna handlingar ska registreras eller hållas ordnade så att det utan svårighet går att avgöra när de kommit in eller upprättats. En ordnad dokumenthantering är en förutsättning för den offentliga verksamheten. Ordning och reda underlättar planering, handläggning av ärenden och sökning av ärenden, nu och i framtiden. Bestämmelser om allmänna handlingar finns bl a i tryckfrihetsförordningen (TF), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), arkivlagen (1990:782) och personuppgiftslagen (1998:204).

8 sid 8 (85) Det är de allmänna handlingarna som speglar nämndens/styrelsens eller bolagets verksamhet och bildar verksamhetens arkiv och det är dessa handlingar som avses i dokumentplanen. Kommunerna ansvarar själva för sin arkivvård. Enligt arkivlagen svarar varje nämnd/styrelse eller bolag i en kommun, för vården av sitt arkiv. Det framgår av kommunens arkivreglemente vem som beslutar om gallring. I Karlstads kommun tar varje nämnd/styrelse eller bolag gallringsbeslut inom sitt område efter samråd med kommunarkivet. En enskild tjänsteman får bara besluta om gallring om sådan beslutanderätt delegerats till tjänstemannen. Arkivreglementet fastställs av kommunfullmäktige och ger, utöver övergripande gallringsbestämmelser även besked om vilken myndighet som är kommunens arkivmyndighet. Där fördelas också ansvar och uppgifter mellan arkivmyndigheten och övriga nämnder/styrelser eller bolag. Arkivreglementet för Karlstads kommun (1780 FS:6b) finns tillgängligt i kommunens författningssamling som nås via intranätet (solsidan.karlstad.se) Tänk på att lagar förändras. För att ta del av gällande lagar se t ex eller 3 Handlingsoffentlighet Tryckfrihetsförordningen (TF) ger medborgarna rätt till insyn i offentlig verksamhet, offentlighetsprincipen. Den ger varje medborgare rätt att ta del av kommunens handlingar. 3.1 Handling En handling är en framställning i skrift eller bild samt upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. En handling kan vara ett traditionellt pappersdokument med text, ett e-postmeddelande, en ritning, ett fotografi, en videofilm eller ett ljudband men även en digital fil i datorn, på en diskett eller en CD. Lagringsmediet har ingen betydelse utan det är innehållet som är det viktiga. 3.2 Allmän handling Huvudregeln är att handlingar som kommit in till, eller upprättats hos kommunens olika nämnder med förvaltningar, och de bolag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande är allmänna handlingar. Det gäller inom all kommunal verksamhet, såväl för t ex tekniska enheter eller vårdenheter som inom förskola, skola. Definitionen för allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningens andra kapitel. Stadsjuristerna eller stadssekreteraren kan lämna information och ge råd vid svårbedömda fall.

9 sid 9 (85) De regler som styr myndigheternas dokumenthantering gäller allmänna handlingar. Bestämmelserna är teknikneutrala vilket innebär att det inte gör någon skillnad om ett brev kommer in som traditionell papperspost, fax eller e-post. 3.3 Offentlig eller hemlig allmän handling Allmänna handlingar kan vara offentliga eller hemliga. En handling kan bara beläggas med sekretess om ett utlämnande bedöms leda till skada eller men, och beslutet måste stödjas av en paragraf i offentlighets- och sekretesslagen. Om en handling bedöms som hemlig gäller sekretessen såväl mot enskilda som mot myndigheter och förvaltningar, även inom den egna kommunen. Sekretessen ska iakttas av den som p g a anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga verksamheten. 3.4 Registrering av allmänna handlingar Allmänna handlingar ska registreras eller hållas ordnade så att det utan svårighet går att fastställa när de kommit in eller upprättats. Registreringen ska ske utan dröjsmål. Den kan göras i ett diarium eller ett annat register. Diarieföringen är ett bra verktyg för rättssäkerheten, den ökar allmänhetens insyn och bidrar till effektivitet. Diariet underlättar sökning av handlingar och är i övrigt ett stöd i förvaltningens handläggning och uppföljning Offentliga allmänna handlingar Allmänna offentliga handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, t ex reklam, kursinbjudningar och allmän information behöver inte registreras Allmänna handlingar med sekretess Allmänna handlingar som är hemliga ska registreras. Handlingar som tillhör personakter inom socialtjänsten och handlingar i hälso- och sjukvårdens patientjournaler behöver dock inte registreras. I dokumentplanen anges sekretessgrund för vissa handlingar som ofta är hemliga med hänvisning till sekretesslagen. Sekretess kan givetvis även förekomma på andra handlingar än de där sekretessgrund angivits. En sekretessprövning måste göras i varje enskilt fall. Hemligstämpeln fungerar närmast som en varning och betyder inte att handlingar automatiskt är hemliga, inte heller att det alltid är angiven paragraf som ska tillämpas. Exempel på handlingar där sekretessbelagda uppgifter kan förekomma är upphandling, omplacerings- och anpassningsärenden, rehabiliteringsärenden, elevsociala och elevmedicinska verksamheter.

10 sid 10 (85) 4 Ansvaret för arkivhandlingar och arkivhantering i Karlstads kommun Kommunerna ansvarar själva för sin arkivvård. Respektive nämnd/styrelse eller bolag i kommunen, svarar för vården av sitt arkiv. Att vårda arkivet innebär att: organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas beskriva arkivet genom en övergripande arkivbeskrivning och en mer detaljerad arkivförteckning skydda arkivet mot brand och obehörig åtkomst ta ställning till vad som ska arkiveras när ett ärende eller ett projekt är slutfört utföra föreskriven gallring Enligt arkivlagen ska det finnas en arkivmyndighet i varje kommun. Den nämnd som har det uppdraget ska se till att övriga nämnder/styrelser eller bolag i kommunen fullgör sina skyldigheter inom arkivområdet. I Karlstad har fullmäktige gett kulturnämnden i uppdrag att vara arkivmyndighet. Uppdraget sköts av kommunarkivet som arbetar såväl mot allmänheten som mot kommunens förvaltningar och bolag. Kommunarkivet ska, förutom att vara tillsynsmyndighet, även ge råd och stöd kring hantering av handlingar till nämnder, förvaltningar och bolag inom koncernen. Närmare information och vägledning om hantering av material, förvaring, gallring av allmänna handlingar och överlämnade till kommunarkivet mm finns i kommunarkivets skrivelse Handledning för arkivhantering i Karlstads kommun. Handledningen finns tillgänglig under kommunarkivet på intranätet. Syftet med handledningen är att ge svar på vanliga frågor kring hanteringen av dokument. Kontakta kommunarkivet via e-post kommunarkivet@karlstad.se eller per telefon om du inte finner svaret på det du söker. 5 Förklaringar till dokumentplanen 5.1 Akt En akt är ett begrepp som används för att benämna den samlade dokumentationen i ärende, projekt, för ett visst objekt eller en person. I ett ärende ska akten innehålla alla handlingar som har betydelse för ärendets utgång. En projektakt ska innehålla de handlingar som behövs för uppföljning, erfarenhetsåtervinning och eventuell revision. Ofta används ordet ärendeakt. Vissa typer av ärenden har sina specifika akter, t ex personalakter, rehabiliteringsakter och elevhälsovårdsakter.

11 sid 11 (85) 5.2 Arkiv Ordet arkiv kan innebära en lokal för förvaring av handlingar, en institution som förvarar och vårdar handlingar eller ett bestånd av handlingar. I det sistnämnda fallet brukar man tala om att ett arkiv är det bestånd av handlingar som vuxit fram hos en arkivbildare genom dess verksamhet. 5.3 Bevaras Begreppet bevaras används som en gallringsfrist i dokumentplaner, och betyder att handlingstypen aldrig ska gallras utan bevaras för all framtid för forskning eller kulturell verksamhet. 5.4 Gallring Gallring innebär att handlingar förstörs eller att uppgifter tas bort. 5.5 Gallringsfrister Olika handlingstyper gallras efter olika lång tid. Den tid som ska förflyta innan gallringen får ske kallas gallringsfrist. Om gallringsfristen är två år innebär det att två år ska förflyta efter utgången av det år då handlingen tillkom innan handlingen får gallras. För journaler eller motsvarande gäller att gallringsfristen räknas från tiden när sista anteckningen gjordes. 5.6 Vid inaktualitet För handlingar som förlorar sitt informationsvärde efter kort tid, eller där det av annat skäl inte är lämpligt med år som gallringsfrist, används ofta begreppet vid inaktualitet. I de fall det inte är självklart när detta inträffar ska en anmärkning göras om när en handling kan anses vara inaktuell, t ex när en sammanställning har upprättats. 5.7 Gallring och personuppgiftslagen Uppgifter i en del av de handlingar som dokumentplanen gäller för kan vara att bedöma som sådana personuppgifter som omfattas av personuppgiftslagen (PuL). Enligt PuL får inte personuppgifter bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen av personuppgifterna. Gallringsfristerna har bestämts med beaktande av verksamhetens behov av uppgifterna i handlingarna. Det är alltså viktigt att handlingarna gallras när fristen går ut. En mer utförlig information om innebörden av PuL finns i Handledning i arkivhantering för bolag och förvaltningar i Karlstads kommun. 5.8 Sekretess Sekretess innebär att en allmän handling som kommit in till, skickats ut från eller upprättats, hos någon av kommunens nämnder/förvaltningar eller bolag innehåller känsliga uppgifter som kan hemlighållas med stöd i offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

12 Frågan om sekretess ska prövas i varje enskilt fall när den uppstår. Att en handling t ex hemligstämplats med hänvisning till skydd för den enskilde enligt OSL 23:2 ska därför närmast fungera som en varningsklocka. Bedömningen är individuell för varje gång som frågan om utlämnande av handlingen uppstår. sid 12 (85)

13 sid 13 (85) 6 Dokumentförteckning med uppgifter om gallringsfrister och eventuell sekretess Dokumentplanen tar upp handlingar som ska bevaras och handlingar som ska gallras. Den innehåller uppgifter om gallringsfrister för varje handlingstyp och eventuella kommentarer. När gallringsfristerna fastställts har hänsyn tagits till gällande lagar, till insynsintresset, rättskipningens och förvaltningens samt forskningens behov. Anvisningarna gäller för handlingar i original om inget annat sägs. Handlingarna är uppställda i alfabetisk ordning utifrån användningsområde. Handlingar som är generella och kan förekomma inom hela förvaltningen/bolaget är samlade under rubriken Generella dokument. 6.1 Förkortningar och förklaringar Förkortning Förklaring till förkortning MBL Lag om medbestämmande i arbetslivet (MBL) (1976:580) OSL Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Vid inakt Vid inaktualitet LAS Lag (1982:80) om anställningsskydd semgr Semestergrupp PFA 98 Pensionsförsäkringsavtal, kollektivavtal för kommunanställda Personalakt Innehåller den samlade dokumentationen som finns med anledning av anställning. Rehabiliteringsakt Innehåller den samlade dokumentationen som finns med anledning av rehabilitering. PuL Personuppgiftslagen (1998:204) BUF Barn- och ungdomsförvaltningen BUN Barn- och ungdomsnämnden EHV-journal Elevhälsovårds journal GruF Grundskoleförordningen KLK Kommunledningskontoret 6.2 Kolumnrubriker

14 sid 14 (85) Handlingstyp: Handlingstyp är, som ordet säger, den typ av handling som avses. Sekretess: Här anges den paragraf i sekretesslagen som man hänvisar till vid ev. sekretess. Sortering: Sortering innebär det sätt som handlingarna sorteras på. T.ex. alfabetisk-, datum, födelsenummer- eller diarienummerordning, eller enligt diarieplanens ordning. Gallring: I kolumnen anges den tid som skall förflyta innan handlingarna får gallras, den s.k. gallringsfristen. Verksamhetssystem: Det verksamhetssystem som handlingstypen eventuellt är knuten till. : Här kan kommentarer och förklaringar till övriga kolumner skrivas in. T.ex. motiv till gallring. När gallringsfristen vid inaktualitet anges ska kolumnen innehålla en definition av när inaktualitet inträder.

15 sid 15 (85) 7 Arbetsgivarärenden För att få en effektiv och säker hantering av koncernens handlingar som rör personalärenden är det viktigt att dokumentplanens anvisningar följs. Respektive nämnd/styrelse för förvaltning/bolag är arkivansvarig för handlingarna utom i de fall annat anges i kommentarkolumnen. 7.1 Anställning Anmälan om behov av visstidsanställning Vid inakt Följer samverkansprotokoll. Underlag till kollektivavtal. Inaktualitet inträder när avtal träffats. 3 år I personalakt eller särskild ordning. Anmälan om anspråk på företrädesrätt till återanställning Annons Bevaras I ärendeakt för rekrytering om sådan upprättas. Ansökan om tjänst: Bevaras I ärendeakt för rekrytering om sådan personligt brev och ansökningshandlingar upprättas, annars i personalakt. från den som anställs Ansökan om tjänst: personligt brev och ansökningshandlingar från den som inte anställs 3 år Förvaras i ärendeakt för rekrytering tre år efter anställningstillfället pga diskrimineringslagar. I särskild ordning om ärendeakt för rekrytering inte upprättas. Anställningsavtal Bevaras Original till den anställde, arkivex i personalakt.

16 sid 16 (85) Anställningsbevis 10 år Förvaras ordnat, t ex i pärm. Används uteslutande för personal anställd högst 1 månad. För övrig personal upprättas anställningsavtal. Arbetsgivarintyg 10 år Arbetsgivaren är skyldig att utfärda intyget på begäran. Original till den anställde, arkivex i personalakt eller särskild ordning. Avslut - av anställning Bevaras I personalakt eller särskild ordning. Brev om att ansökan till tjänst mottagits Vid inakt Inaktualitet inträffar då rekryteringen är avslutad Företrädesrätt till återanställning, turordningslistor Bevaras I ärendeakt för rekrytering om sådan upprättas, annars i särskild ordning. Företrädesrätt till återanställning, skapade rapporter 2 år Inaktualitet inträder när tiden för att föra talan löpt ut. Förvaras ordnat, t ex i pärm. Individuella avtal om lön, pensioner, uppsägningar mm Bevaras Original till den anställde, arkivex i personalakt. Kursintyg som lämnas in av arbetstagaren Bevaras Original hos den anställde, arkivex i personalakt. Meddelande om konvertering (vikariatsanställning som efter viss tid automatiskt övergår i tillsvidareanställn enl LAS 5 ) Bevaras Original till den anställde, arkivex i personalakt.

17 sid 17 (85) Meddelande om konvertering (vikariatsanställning som efter viss tid automatiskt övergår i tillsvidareanställn enl LAS 5 ) Bevaras Original till den anställde, arkivex i personalakt. Rekryteringstest - Personen har anställts Bevaras 5 år I ärendeakt för rekrytering om sådan upprättas, annars i personalakt. I ärendeakt för rekrytering om sådan upprättas, annars i personalakt. Personen har inte anställts Sekretessbevis för enskild Bevaras I personalakt eller särskild ordning. Tjänstgöringsintyg Bevaras Original till den anställde, arkivex i personalakt. Tjänstgöringsbetyg Bevaras Original till den anställde, arkivex i personalakt. 7.2 Anställning p g a arbetsmarknadsåtgärd eller annan särskild åtgärd Anmälan av plats för sysselsättningsåtgärder Vid inakt Original hos social- och arbetsmarknadsförvaltningen Bekräftelse från arbetsförmedling 2 år

18 sid 18 (85) Beslut, original 2 år Meddelande om arbetsprövning Bevaras Till personalakt Rekvisitioner - Rekvisition till AMS från respektive förvaltning/bolag 2 år - Avisering om pengar från respektive förvaltning/bolag till kommunledningskontoret 2 år - Samlingsavisering från AMS 2 år fördelat per person utgör grund för koncernens skatt Underlag för beslut om åtgärd 2 år 7.3 Arbetsmiljö och Arbetsskador Anmälan om arbetsskada Bevaras Förvaras i personalakt. Anmälan om olycksfall, personal Bevaras Original till försäkringsbolag. Kopia till personalakt Anmälan om tillbud 2 år Förvaras ordnat, t ex i pärm. Handlingsplan för rehabilitering 21:11 Bevaras Till personalakt

19 sid 19 (85) Inspektionsmeddelande Bevaras arbetsmiljö Register enligt arbetsmiljölagen 10 år Sparas av respektive förvaltning/bolag avseende läkarundersökningar Skriftliga meddelanden från 5 år Sparas av kommunledningskontoret. Arbetsmiljöverket i skyddsfrågor för förvaltningar Skriftliga meddelanden från 5 år Sparas av respektive bolag Arbetsmiljöverket i skyddsfrågor för kommunala bolag Årlig sammanställning av arbetsskador och tillbud blankett 2 år Sammanställs och ingår i Personal i diagram och tabeller, som arkiveras av kommunledningskontoret. 7.4 Facklig förtroendeman Anmälan om facklig förtroendeman 2 år Förvaras ordnat, t ex i pärm. Avanmälan om facklig förtroendeman 2 år Förvaras ordnat, t ex i pärm.

20 sid 20 (85) Ledighet för fackligt uppdrag: Ledighetsansökan, beviljad för anställd inom förvaltning 2 år - Arbetsgivarkallat möte 2 år - Uttag av tid ur tidbanken 2 år Ledighetsansökan, beviljad för anställd inom bolag 1 år - Arbetsgivarkallat möte 1 år Uttag av tid ur tidbanken 1 år Register över fackliga förtroendemän Sparas av respektive förvaltning Sparas av respektive förvaltning Sparas av respektive förvaltning Sparas av respektive bolag Sparas av respektive bolag Sparas av respektive bolag Bevaras Årligt utdrag görs vid varje årsslut. Diarieförs, original hos kommunledningskontoret. 7.5 Försäkring Arbetsgivarens underlag för avgiftsbefrielseförsäkring (vid långvarig sjukfrånvaro) Bevaras Original hos AFA, kopia hos kommunledningskontoret som ansvarar för arkivering.

21 sid 21 (85) Arbetsgivarintyg för dödsanmälan Bevaras Hanteras av kommunledningskontoret. Original skickas till KPA och kopia arkiveras. Bouppteckningsintyg för kännedom, från KPA Bevaras Hanteras av kommunledningskontoret Arkiveras av kommunledningskontoret Försäkran från anhörig rörande avliden arbetstagare Vid inakt Hanteras av kommunledningskontoret Inaktualitet inträder när original skickas till KPA. Registerutdrag från Skatteverket uppgift om avliden arbetstagare Vid inakt Hanteras av kommunledningskontoret Inaktualitet inträder när original skickas till KPA. 7.6 Kollektivavtal Centrala kollektivavtal (kopia fr t.ex Sveriges kommuner och landsting) Vid inakt Inaktualitet inträder vid nytt avtal. Centrala pensionsavtal och reglementen (t ex PFA 98) Vid inakt Inaktualitet inträder när sista medarbetaren som omfattats av avtalet avlidit och eventuell efterlevandepension slutbetalats.

22 sid 22 (85) Lokala kollektivavtal tecknade av kommunledningskontoret (Kommunledningskontoret tecknar lokala kollektivavtal för samtliga områden utom samt 38 MBL) Bevaras 2 original upprättas varav parterna (arbetsgivarenheten och facket) tar var sitt, kopia till berörd förvaltning. Förvaras ordnat, t ex i pärm. Lokala kollektivavtal tecknade av förvaltning/bolag avseende visstidsanställning Bevaras 2 original upprättas varav parterna (kommunen och facket) tar var sitt. Arbetsgivarens original bevaras av berörd förvaltning. Förvaras ordnat, t ex i personalakt. 7.7 Lönebidragsanställningar Bekräftelse om 21:10 Bevaras I personalakt. lönebidragsanställning Beslut utan underlag till beslutet, original lönebidragsanställning 21:10 Bevaras I personalakt.

23 sid 23 (85) Rekvisition av lönebidrag: - Rekvisition till AMS från respektive förvaltning/bolag 21:10 2 år - Avisering om pengar från respektive förvaltning/bolag till 21:10 Vid inakt Inaktualitet inträder när fördelning av pengar har gjorts. kommunledningskontoret - Samlingsavisering från AMS till kommunledningskontoret fördelat per person 21:10 2 år - Utbetalningsavi från AMS till kommunledningskontoret 21:10 2 år Underlag för beslut om lönebidragsanställning 21:10 Bevaras I personalakt. 7.8 Lönekoder Befattningsbenämningskoder från Sveriges kommuner och landsting Vid inakt Inaktualitet inträder när nya koder meddelas. BSK-koder (Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting), kodförteckning för olika befattningar Vid inakt Gallras vid nytt cirkulär.

24 sid 24 (85) BSK-koder för Karlstad (Cirkulär Vid inakt Gallras vid nytt cirkulär. från Sveriges Kommuner och Landsting), kodförteckning för olika befattningar DB-koder (interna förvaltningskoder), Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. förteckning över distribu- tionskoder som visar organisatorisk tillhörighet Löneartskatalog, original Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. 7.9 Lönelistor Analyslistor, löner 2 år Avstämningslista L017 (.lone) Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Avstämningslista L017 (.sparr) Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Beräknat underlag för semtillägg Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. rörligt, semgr 1, L056 Bevakningslista, L001 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Bevakningslista semgr. 1, L002 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Bevakningslista semgr 2, L055 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Bevakningslista skatteuppgift, L004 6 år Sparas av kommunledningskontoret.

25 sid 25 (85) Bevakningslista verks.datum, L005 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Bevakning 15:e sjukdagen, L049 Vid inakt Används inte. Bevakning 15:e sjukdagen, L050 Vid inakt Används inte. Felrapport skapa händelser, L060 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Ferielön, L010 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Ferielön fellista, L042 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Frånvarostatistik, L022 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Kontrolluppgiftslista 6 år Sparas av kommunledningskontoret. Kvarstående garanterad semdaglön, Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. semgr 1, L054 Kvarstående garanterad semdaglön Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. semgr. 2, L057 Listning av indata, förv. Ordning, Vid inakt Används inte. L019 Listning av indata, L016 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Löneartskatalog (löneartsordning), Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. L021 Löneartskatalog (löneartsordning), Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. L021A Lönefördelningsbok, L039 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Lönelista, L058 (.lone) Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. Lönelista, L058 (.sparr) Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret.

26 sid 26 (85) Redovisningslista till 3:e man, Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. L030 Redovisningslista till Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Kronofogdemyndigheten, L028 RFVSJUK Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Schema personal Vid inakt Signallista från lönebearbetning Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. L015 (.lone) Signallista från lönebearbetning Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. L015 (.sparr) Tillfällig utbetalning, L044 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Underlag för arvode 5 år Underlag skattedeklaration, L047 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Underlagssummor för Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. semersättning, L048 Uppehållslön, L009 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Uppehållslön fellista, L040 Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Utanordningsreversal till 3:e man, Vid inakt Används inte. L031 Utanordningsreversal till Vid inakt Sparas av kommunledningskontoret. Kronofogdemyndigheten, L032 Övertidsjournal, L043 3 år Sparas av kommunledningskontoret.

27 sid 27 (85) 7.10 Löneunderlag Beslut om utmätning av lön 10 år Hanteras av kommunledningskontoret Flextidsrapport 10 år Fordonsbok för anställda som kör med privat bil i tjänsten 5 år Fulltecknad bok lämnas till personalenheten inom förvaltningen/bolaget 10 år Efter utgånget avtal Kvittningsmedgivande, för t.ex busskort och hem-pc Körrapporter 10 år Ledighetsansökan, beviljad 10 år Sparas av respektive förvaltning - gäller förvaltningar Ledighetsansökan gäller bolag - kortare än 1 mån 1 år Sparas av respektive bolag - längre än 1 mån 10 år Sparas av respektive bolag Läkarintyg som styrker rätt till sjukskrivning visas upp av arbetstagaren (lämnas inte in till arbetsgivaren) Manuell utbetalning 10 år Rese- och ledighetsansökan för 10 år fortbildning, studiebesök m.m. För hantering av läkarintyg i samband med rehabiliteringsutredning, se avsnitt

28 sid 28 (85) Reseräkningar (ingår i blanketten 10 år reserapport) Tidrapport dagbarnvårdare 10 år Tjänstgöringsrapport för 10 år förvaltningar Tjänstgöringsrapport för bolag 10 år Traktamentsräkningar 10 år Underlag till löneutbetalning Underlag för kostavdrag 10 år Underlag för återbetalning av 10 år löneskuld Återbetalning, förfallen 10 år 7.11 MBL-förhandling, lokal Förhandlingsframställan Bevaras Original på berörd förvaltning/bolag. Kallelse Bevaras Original på berörd förvaltning/bolag. Protokoll Bevaras Original på berörd förvaltning/bolag. Avseende kollektivavtal, se även avsnitt

29 sid 29 (85) 7.12 Omplacering Begäran om omplaceringsutredning enligt LAS 7:2 gäller förvaltningar Begäran om omplaceringsutredning enligt LAS 7:2 gäller bolag Erbjudande om omplacering jämte arbetstagarens svar 21:11 Vid inakt Diarieförs och sparas av kommunledningskontoret. Inaktualitet inträder när sammanställning över omplaceringsutredning finns. Vid inakt Diarieförs av bolaget. Inaktualitet inträder när anställningen upphör Bevaras I personalakt. Sammanställning över omplaceringsutredning gäller förvaltningar 21:11 Bevaras Diarieförs och arkiveras av kommunledningskontoret Pension Ansökan om pension Bevaras I personalakt. Ansökan om avgång/egen uppsägning Bevaras I personalakt. Se även avsnitt Uppsägning.

30 sid 30 (85) Löneuppgifter till KPA - fil: P80P564UT1 10 år - fil: P80P616UT1 10 år fil: P80P615UT1 10 år Pensionsbrev - Original Bevaras - Kopia Pensionsgåvor lista över gåvor Bevaras Hanteras av kommunledningskontoret. Hanteras av kommunledningskontoret Hanteras av kommunledningskontoret Original till arbetstagaren. Arkiveras av kommunledningskontoret Tjänstematriklar, lärare statlig tid Bevaras KS skickar till BUN och GYN när personen gått i pension Personalakter Det ska finnas en personalakt för alla anställda. Personalakten gallras enligt dokumentplanen senast innan överlämnande till kommunarkivet. För handlingar som ska gallras kan man överväga att i stället förvara dokumenten i pärm. Personalakterna förvaras på respektive förvaltning eller bolag. Nedan anges de handlingstyper som, om de upprättas, normalt bör sparas i personalakten. Handlingstyperna återfinns och kommenteras under den rubrik där de hör hemma men tydliggörs även här, som ett samlat stöd för vad som bör bevaras i akten. Se respektive avsnitt för eventuella ytterligare kommentarer. Handlingstyp Se avsnitt Gallring Anmälan om anspråk på företrädesrätt till återanställning 7.1. Anställning 3 år Anmälan om arbetsskada 7.3 Arbetsmiljö/Arbetsskador Bevaras

31 sid 31 (85) Handlingstyp Se avsnitt Gallring Anställningsavtal 7.1 Anställning Bevaras Anställningsbevis 7.1 Anställning 10 år Ansökan om tjänst, personligt brev och ansökningshandlingar från den som anställs 7.1 Anställning Bevaras Förvaras i personalakt när särskild ärendeakt för rekrytering saknas. Ansökan om tjänst, personligt brev och ansökningshandlingar från den som inte 7.1 Anställning anställs Arbetsgivarintyg 7.1 Anställning 10 år Avslut - av anställning 7.1 Anställning Bevaras Individuella avtal om lön, pensioner, uppsägning mm 7.1 Anställning Bevaras Kursintyg som lämnas in av arbetstagaren 7.1 Anställning Bevaras Meddelande om konvertering, (vikariatsanställning som efter viss tid automatiskt 7.1 Anställning Bevaras övergår i tillsvidareanställning enl LAS 5 ) Sekretessbevis för enskild 7.1 Anställning Bevaras Tjänstgöringsbetyg 7.1 Anställning Bevaras Tjänstgöringsintyg 7.1 Anställning Bevaras Anmälan om arbetsskada 7.3 Arbetsmiljö/Arbetsskador Bevaras Lönebidragsanställning: -underlag för beslut om lönebidragsanställning -bekräftelse om lönebidragsanställning -beslut, original lönebidragsanställning 7.7 Lönebidragsanställningar Bevaras Bevaras Bevaras Omplaceringserbjudande jämte arbetstagarens svar 7.12 Omplacering Bevaras

32 sid 32 (85) Handlingstyp Se avsnitt Gallring Ansökan om avgång/egen uppsägning i samband med pension 7.13 Pension Bevaras Ansökan om pension 7.13 Pension Bevaras Förhandlingsprotokoll 7.22 Tvister mm Bevaras (kopia i personalakt, original i ärendeakt) Ogiltigförklaring av uppsägning, underrättelse enligt LAS Tvister mm Bevaras Överklagan av dom 7.22 Tvister mm Bevaras Besked om uppsägning/avsked 7.24 Uppsägning Bevaras Egen begäran om uppsägning 7.24 Uppsägning Bevaras Varsel till facket (personanknutet) 7.24 Uppsägning Bevaras Övervägan om uppsägning p g a personliga skäl 7.24 Uppsägning Bevaras 7.15 Personalsociala aktiviteter Inbjudan till aktivitet organiserad av kommunledningskontoret Vid inakt Inaktualitet inträder efter genomförd aktivitet. Inbjudan till aktivitet organiserad av egna förvaltningen/bolaget Vid inakt Inaktualitet inträder efter genomförd aktivitet.

33 sid 33 (85) 7.16 Politiker i nämnder och ledamöter i styrelser Anmälan om förlorad arbetsinkomst 2 år Arvodeslistor 10 år Intyg om förlorad arbetsinkomst Vid inakt Inaktualitet inträder när nytt intyg lämnas in eller uppdraget upphört. Reserapport förtroendevalda 2 år Stående anmälan om resa med egen bil till nämndsammanträde Vid inakt Inaktualitet inträder när ny anmälan lämnas in eller uppdraget upphört. Underlag för arvoden t ex intyg och reserapporter mm Rehabilitering Begäran om ekonomiskt stöd från 21:10 Bevaras Förvaras i rehabiliteringsakt. central pott gäller förvaltningar Beslut om ekonomiskt stöd från central pott gäller förvaltningar. 21:10 Bevaras Förvaras i rehabiliteringsakt.

34 sid 34 (85) Läkarintyg med uppgifter som styrker diagnos och arbetsoförmåga i samband med rehabiliteringsutredning visas upp av arbetstagaren (lämnas inte in till arbetsgivaren) 21: Uppgifter som styrker diagnos och arbetsoförmåga skrivs in i rehabiliteringsplanen. Se avsnitt för läkarintyg i övrigt. Rehabiliteringsutredning 21:11 Bevaras Förvaras i rehabiliteringsakt. Rehabiliteringsplan 21:11 Bevaras Förvaras i rehabiliteringsakt Skatt Arvodesräkningar från personer utan 10 år Underlag till lönelista. F-skatt (uppdragstagare som enbart har A-skatt) Beslut om preliminär skatt, A- 6 år skattsedel inkluderar jämkningsbeslut Beslut eller intyg om att 6 år arbetsgivaren inte är skyldig att göra skatteavdrag (skattebetalningslagen 16 p 4) Kontrolluppgifter 6 år Sparas av kommunledningskontoret.

35 sid 35 (85) 7.19 Statistik Kartläggning av löneskillnader, Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. sammanställning (KAL-pärmen) Personal i diagram och tabeller Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. Personalbokslut, anvisningar 2 år Sparas av kommunledningskontoret. Personalbokslut, svar från 2 år Sparas av kommunledningskontoret. förvaltningar och bolag Personalbokslut, sammanställning Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. Statistik till SCB, personalområdet 2 år Sparas av respektive förvaltning/bolag. Statistik, övrig beställd - personalområdet 2 år Sparas av respektive förvaltning/bolag. Statistik, egenproducerad - personalområdet Underlag för uppgifter om sjukfrånvaro i årsredovisningen Vid inakt Förutsatt att sammanställningar av historiskt intresse finns bevarade i andra dokument. 10 år Sparas av kommunledningskontoret

36 sid 36 (85) 7.20 Styrdokument, policies och cirkulär Handlingstyp Sekretess Sortering Gallring Verksamhetsyst em Arbetsgivarenhetens anvisningar Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. Cirkulär från Arbetsgivarenheten Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. Register över utgivna cirkulär Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. Skriftliga policydokument Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret Systemförvaltning Pa-systemet Information till användare Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. Rutinbeskrivning Att göra rätt Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. Systemförvaltningsplan Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. Systemsäkerhetsplan Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. Ärenderapporter Helpline Vid inakt (Endast digital hantering) 7.22 Tvister mm Lokal tvisteförhandling:

37 sid 37 (85) Begäran om överläggning (från Bevaras Original i ärendeakt för tvist. fackförbund eller arbetsgivare) Förhandlingsprotokoll Bevaras Original i ärendeakt för tvist, kopia i personalakt. Ogiltigförklaring av uppsägning, Bevaras I personalakt. underrättelse enligt LAS Övrigt skriftligt material Bevaras Original i ärendeakt för tvist. Central tvisteförhandling: Diarieförs på samma dnr som lokal tvisteförhandling. Hanteras av kommunledningskontoret. Förhandlingsprotokoll Bevaras Original i ärendeakt för tvist, kopia i personalakt. Meddelande om att tvist nått central Bevaras Original i ärendeakt för tvist. nivå Stämning av och/eller mot kommunen Bevaras I särskild ordning. Överklagan av dom Bevaras Original i ärendeakt för tvist, kopia i personalakt.

38 sid 38 (85) 7.23 Utbildning Ansökan om fortbildning, kurs, Vid inakt extern utbildning Fortbildning kursintyg Kopia bevaras Till personalakt Kallelser inkl. deltagarlista Vid inakt Sparas av respektive förvaltning/bolag, högst 5 år. Kompetensutvecklingsplan Bevaras Till personalakt Kurskatalog / utbildningsprogram Bevaras Arkiveras av respektive förvaltning/bolag. Kursinbjudningar Vid inakt Sparas av respektive förvaltning/bolag, högst 2 år. Utvärderingar 5 år Sparas av respektive förvaltning/bolag Uppsägning Besked om uppsägning/avsked Bevaras I personalakt. Egen begäran om uppsägning Bevaras I personalakt Uppsägningshandling Bevaras I personalakt Varsel till Länsarbetsnämnden Bevaras I ärendeakt för arbetsbrist. (ej personanknutet) Varsel till facket (personanknutet) Bevaras I personalakt.

39 sid 39 (85) Övervägan om uppsägning p g a personliga skäl Bevaras I personalakt Varning Besked om varning till medarbetare Bevaras Original till den anställde. Förvaras i särskild ordning. Besked om återtagen varning Bevaras Original till den anställde. Kopia bevaras som bilaga till tvisteprotokoll eller i särskild ordning. Varsel till facket Bevaras Förvaras i särskild ordning. Övervägande om varning till medarbetare Bevaras Förvaras i särskild ordning Övrigt

40 sid 40 (85) Lönestrategi Bevaras Skriftlig överenskommelse i samband med utvecklingssamtal Vid inakt Senast när personen slutar Praktikplats/kommunala sommarjobb För in er text från versionen daterad

41 sid 41 (85) 8 Ekonomiärenden För att få en effektiv och säker hantering av koncernens handlingar som rör ekonomiärenden är det viktigt att dokumentplanens anvisningar följs. Respektive nämnd/styrelse för förvaltning/bolag är arkivansvarig för handlingarna utom i de fall annat uttryckligen anges i kommentarkolumnen. 8.1 Gemensamma ekonomirelaterade dokument Anläggningsredovisning Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret. Antal barn resp. timmar/område 2 år underlag för resursfördelning Asylsökande, ansökan om ersättning Bevaras från migrationsverket Attestreglemente 10 år Attestförteckning 10 år Autogiro - inlägg betalare 31:16 Vid inakt Autogiro - makulerade 31:16 Vid inakt Autogiro - medgivande 31:16 Vid inakt Autogiro återrapportering från 31:16 2 år Bankgirot Avskrivna fordringar 2 år Barnomsorg - debiteringslista 10 år Barnomsorg enskild - Vid inakt utbetalningsunderlag Barnomsorg - fakturaspecifikationer 10 år

42 sid 42 (85) Barnomsorg - verifikationslista 10 år Beslut på personer med 10 år rekvisitionsrätt Betalningspåminnelse Vid inakt Gallras direkt efter åtgärdande/kontroll av betalning EU-stöd - ansökan Bevaras Förteckning inköpsansvariga Vid inakt Handböcker Vid inakt - egen producerade Handkassa Vid inakt Kvittens, kopia redovisningar Inköpskort förteckning över 2 år innehavare Interimsbokning 10 år Interna kundfakturor 10 år Grundverifikat; internt orderunderlag, reversering Interna leverantörsfakturor 10 år Grundverifikat; intern leverantörsfaktura, reversering Internbudget, underlag registrering ekonomisystem Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret.

43 sid 43 (85) Internkontroll planering, rapport, Bevaras Kassahantering Se särskild instruktion - Kassaregister/system/kassarullar från kassaapparat, it-system, kortläsare m.m - Manuella kassarapporter, kvittenser, kopior insättning samservicebox 10 år 2 år Kontoplan Vid inakt Kundreskontra 10 år Grundverifikat; orderunderlag, debiteringslista från försystem, annat underlag för debitering Kvittensblock 2 år Leverantörsreskontra Grundverifikat; leverantörsfaktura, utanordning, utbetalningslista 10 år Följesedlar bifogas leverantörsfaktura om den är ej är komplett, övriga gallras vid inakt. (utbetalningslista från försystem), annan utbetalningshandling, reversering Lokalkostnader Vid inakt

44 sid 44 (85) Redovisning 10 år Grundverifikat; Bokföringsorder, reversering, omkontering, periodisering Rekvisition 2 år Lämnas vid inköp, inget krav på arkivex. Restlängd obetalda Vid inakt Makuleras när ny kommer barnomsorgsavgifter Resurs- och anslagsfördelning - Vid inakt beräkningsunderlag Resurs- och anslagsfördelning Bevaras principer för Semesterskuldlistor Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret Tid och projekt Grundverifikat; tidrapporter, körsedel, underlag för rättelse, annat bokföringsunderlag Bokföringslista ( GL07), debiteringslista för fakturering, annat 10 år Bokföringslista ( GL07) tas ut av teknikoch fastighetsförvaltningen för de av kommunens förvaltningar som är berörda (teknik- och fastighetsförvaltn & stadsplaneringsförvaltn.). För resp bolag sker detta på den egna ekonomiavd. fakturaunderlag Transaktionsrapport 10 år Årsjournaler, rapporter Bevaras Arkiveras av kommunledningskontoret Överlåtelse handkassa 10 år

45 sid 45 (85) 8.2 Ekonomidokument gäller kommunledningskontorets redovisningsenhet samt bolag 8.3 Nämnds förvaltning av fonder, stipendier, stiftelser Ansökan om medel inkl. ev. Sekretess kan föreligga Bevaras Ska diarieföras Beslut om utdelning ur fond Bevaras Ska diarieföras Fondbrev Bevaras Resultaträkning 10 år Stipendier, förteckning stipendiater Bevaras Stipendier, andras Vid inakt Årsredovisning/årsbesked Bevaras

46 sid 46 (85) 9 Generella dokument För att få en effektiv och säker hantering av koncernens handlingar som rör generella dokument är det viktigt att dokumentplanens anvisningar följs. Respektive nämnd/styrelse för förvaltning/bolag är arkivansvarig för handlingarna utom i de fall annat uttryckligen anges i kommentarkolumnen. 9.1 Dokument som är generella och kan förekomma inom förvaltning och bolag Administrativt styrdokument Bevaras Affischer Vid inakt Bevaras i urval om det finns historiskt intresse. Annonsunderlag Vid inakt Bevaras i urval om det finns historiskt intresse. Avtal av strategisk betydelse, t ex samarbetsavtal Bevaras Andra avtal som rör upphandling av varor och tjänster, se avsnitt 7.6. Brott handlingar rörande brott Bevaras Dokumentation från polisanmälan till dom. Diarieförs. OBS! Sekretess kan föreligga Delegeringsbeslut inkl ev underlag Bevaras Delegeringsordning Bevaras Diarieplaner Bevaras Ett ex av varje fastställd diarieplan ska diarieföras och bevaras Diarielistor i diarienummerordning Bevaras Diarielistor i diarieplansordning Bevaras Dokumentplan Bevaras

47 sid 47 (85) Enkäter, egenproducerade Bevaras Enkätsvar Vid inakt Förutsatt att sammanställning gjorts. Enkäter, sammanställning av resultat Bevaras Fotografier från verksamheten Vid inakt Bevaras i urval om det finns historiskt intresse. Föreskrifter och råd, andras Vid inakt Föreskrifter och råd, egna Bevaras Förfrågningar och svar, allmänna Vid inakt Under förutsättning att det är av ringa betydelse för verksamheten. Förteckning över delegeringsbeslut Bevaras Anmälan av delegeringsbeslut skrivs normalt direkt i protokollet. I fall där hänvisning sker till förteckning ska denna bevaras. Försäkringar Vid inakt Garantisedlar Vid inakt Information från myndigheter (enbart Vid inakt för kännedom) Informationsmaterial, andras Vid inakt Informationsmaterial, eget Vid inakt Bevaras i urval om det finns historiskt intresse.

48 sid 48 (85) Informationsmaterial eget om 10 år Sparas separat i pärm taxor, avgifter eller annan information som kan utgöra bevismaterial om avtalsinnehåll Kallelser & inbjudningar, andras Vid inakt Kallelser & inbjudningar, egna Vid inakt Bevaras i urval om det finns historiskt intresse. Policys & styrdokument, andras Vid inakt Policys & styrdokument, egna Bevaras Pressmeddelanden Vid inakt Protokoll och bilagor Bevaras Remisser, andras Vid inakt Sparas endast av den remissinstans som äger remissen. T ex sparas remisser för detaljplaner av byggnadsnämnden. De nämnder som svarar på remissen gallrar den vid inaktualitet. Remisser, egna Bevaras Sparas enbart av den remissinstans som äger remissen. T ex sparas remisser för detaljplaner av byggnadsnämnden. Remissvar Bevaras Sparas både hos den som äger remissen och hos den som svarar. Sekretessbevis Vid inakt

49 sid 49 (85) Statistik till SCB - ej 2 år Sparas av respektive förvaltning/bolag. personalområdet Statistik, egenproducerad - ej personalområdet Vid inakt Förutsatt att sammanställningar av historiskt intresse finns bevarade i andra dokument. Statistik, övrig beställd - ej 2 år Sparas av respektive förvaltning/bolag. personalområdet Tillsynsrapport Arkivtillsyn Bevaras Utredningar, andras Vid inakt Utredningar, egna (gäller både Bevaras intermt upprättade och sådana som konsult upprättar för vår räkning) Utställningsmaterial, egenproducerat Vid inakt Om det är angeläget att dokumentera en utställ-ning bör dokumentationen (foton, idéskisser mm) vara möjlig att bevara på ett enkelt sätt. Verksamhetsberättelse årlig Bevaras Verksamhetsplan inklusive bilagor och eventuella uppföljningsdokument Bevaras Arkiveras av respektive förvaltning/bolag.

50 sid 50 (85) 9.2 Dokument som hanteras av förvaltning Delegeringsbeslut inklusive ev. Bevaras underlag Delegeringsordning Bevaras Förteckning över delegeringsbeslut Bevaras Anmälan av delegeringsbeslut skrivs normalt direkt i protokollet. I fall där hänvisning sker till förteckning ska denna bevaras. Revisionsrapporter från kommunrevisionen Bevaras 9.3 Dokument som hanteras av bolag 10 Projektdokumentation Följande definition används för projekt inom koncernen Karlstads kommun: Ett projekt ska innehålla tydliga mål, vara tidsbegränsat och vara en aktivitet utöver den ordinarie verksamheten.

51 sid 51 (85) Projektdokumentationen innehåller i första hand handlingar i original. I vissa fall förvaras original på annat ställe. Det kan t ex vara aktuellt vid avtal. I sådana fall ska en kopia av handlingen läggas i den diarieförda projektakten. Syftet med det är att man tydligt ska kunna följa projektet i sin helhet. Projektbeställaren ansvarar för hanteringen av handlingarna. Det praktiska arbetet med handlingarna kan med fördel delegeras till projektledaren. Detta ska då framgå i projektbeställningen Dokument kopplade till projekt Aktivitetsplan Bevaras Ansökan om deltagande i projekt Bevaras Avtal/kontrakt Bevaras Beslut i nämnd Bevaras Beslut om antagande i projekt Bevaras Ekonomisk redovisning för EUprojekt Mötesnärvaro 10 år Redovisningslistor 10 år Tidrapportering 10 år Förstudiebeställning Bevaras Mötesanteckningar Vid inakt Inträder senast vid slutrapportering

52 sid 52 (85) Mötesprotokoll (ej styrgruppsmöte) Bevaras t.ex. Avstämningsmöte Verksamhetsbeslutsmöten Överlämningsmöte Avslutsmöte mellan projektbeställare och projektledare mellan projektbeställare och projektledare mellan intern mottagare och projektledare mellan projektbeställare och projektledare Mötesprotokoll, styrgruppsmöten Bevaras Projektbeställning Bevaras Projektdokumentation i övrigt Vid inakt Inträder senast vid slutrapportering t ex anteckningar av tillfällig betydelse, adresslistor mm Projektorganisation Bevaras Projektspecifikation Bevaras Resurskontrakt Bevaras Slutrapport beskrivning av Bevaras projektgenomförandet Slutredovisning, ekonomisk Bevaras

53 sid 53 (85) Utvärdering av internt arbete Bevaras genomförd av extern part 11 Sammanträdeshandlingar för nämnder, styrelser och eventuella utskott För att få en effektiv och säker hantering av koncernens handlingar är det viktigt att dokumentplanens anvisningar följs. Respektive nämnd/styrelse för förvaltning/bolag är arkivansvarig för handlingarna utom i de fall annat uttryckligen anges i kommentarkolumnen Dokument kopplade till sammanträden för nämnder, styrelser och eventuella utskott Bilagor till protokoll Bevaras Original sparas tillsammans med protokoll. Kopia i ärendeakt. Kallelser (föredragningslistor) Vid inakt Under förutsättning att protokoll finns. Närvarolistor Närvaron framgår av protokollet så särskilda listor finns/sparas inte. Protokoll Bevaras Protokollsanslag - gäller förvaltningar 5 år Sparas i bevissyfte för eventuellt överklagande av beslut. Underlag till beslut Bevaras