Anbudsinbjudan Utbyggnad av mobil inomhustäckning, Kungliga biblioteket (KB)

Transkript

1 Datum/Date Dnr/Ref.no Anbudsinbjudan Utbyggnad av mobil inomhustäckning, Kungliga biblioteket (KB) Inbjudan att lämna anbudssvar gällande utbyggnad av mobil inomhustäckning i Kungliga bibliotekets (KB) lokaler i Statens Biblioteksdepå, Bålsta, samt en option för motsvarande utbyggnad i KB:s magasin i Humlegården, Stockholm. KB är Sveriges nationalbibliotek och förvaltar det tryckta och det handskrivna kulturarvet, samt är det nationella arkivet för ljud, bild och rörliga medier. KB:s uppgift är bl.a. att samla in, bevara och tillhandahålla svenskt tryck, vissa elektroniska dokument samt ljud, bild och rörliga medier. Denna upphandling genomförs som en förenklad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Sista dag för att lämna anbud är Anbudssvaren kommer att öppnas Välkommen med ert anbud! Med vänlig hälsning Marianne Benning Upphandlingsrådgivare Avdelningen för verksamhetsstöd/ekonomienheten POST / MAIL BESÖK / VISITS TEL / PHONE FAX E-POST / MAIL / WEB Box 5039 SE Stockholm Humlegården, Stockholm kungl.biblioteket@kb.se SWEDEN Org.nr

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Mål med upphandlingen Omfattning Avtalsperiod Option Information om upphandlingen Beställare Handläggare och kontaktpersoner Visning av lokaler Upphandlingsförfarande Obligatoriska krav Anbudsinlämning Anbudstidens utgång Anbudets giltighetstid: Samtliga eller delar av upphandlingen Anbudets form och innehåll Anbudets form och innehåll Anbudspriser Leveranstid Kvalificering av anbudsgivaren Intyg från myndigheter Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivarens tekniska förmåga Anbudsgivarens miljöarbete Annans kapacitet Prövning och utvärdering av anbud Utvärderingsmetod Utvärderingskriterier Upplysning om tilldelningsbeslut Sekretess Förlaga till avtal specifikation Inomhustäckning Produktkrav Teknisk dokumentation Support/service Utvärderingskriterier Leveranssäkerhet 70 poäng Pris 30 poäng Underskrift

3 3 1. Inledning KB har sina huvudsakliga lokaler i centrala Stockholm. Mer information om bibliotekets arbete och uppgifter återfinns på webbsidan Bakgrund KB har idag en mobilbaserad lösning för sin telefoni. För att önskad funktion ska erhållas har förstärkta inomhusnät byggts för mobil täckning i KB:s lokaler med några undantag. KB är nu i behov av att bygga ut inomhusnätet för täckning i magasin på Statens Biblioteksdepå i Bålsta, samt, om så beslutas vid senare tillfälle, en motsvarande utbyggnad i magasinen i Humlegården, Stockholm. I magasinen i Humlegården finns redan idag ett inomhusnät för mobil täckning men detta ska eventuellt ersättas av ett nytt sådant. I entreprenaden ingår leverans i enlighet med denna beskrivning och gällande föreskrifter Mål med upphandlingen Att KB erhåller en kontinuerlig och fullständig mobil täckning för 3Gnät inomhus till magasinen i Bålsta samt, vid utlösande av option, även till magasinen i Humlegården Omfattning KB önskar anbudssvar för att till sina magasin i Bålsta upphandla och för magasinen i Humlegården, Stockholm, få en inköpsoption för följande produkter och tjänster: Pos 1 Utbyggnad av nät/antenn så att full mobiltäckning för 3Gnätet kan erhållas Pos 2 Inkoppling av nät/antenn till befintligt förstärkt nät Pos 3 Service-/supportavtal KB skall ha möjlighet att göra kompletterande köp av ovan angiven utrustning till lokalerna vid Bålsta och Humlegården (om utlöst option) under motsvarande period som respektive service-/supportavtalet är gällande.

4 4 uppfylles Avtalsperiod Avtal tecknas för perioden fr o m det datum avtalet är undertecknat av båda parter och ett år framåt. Separat service-/supportavtal tecknas för perioden fr o m det datum då leveransen är godkänd och ett (1) år framåt. KB äger rätt att förlänga avtalet med ett (1) år i taget upp till totalt fyra (4) år. Inom ramen för service-/supportavtalet skall kompletterande köp enligt punkt 1.3 ovan kunna ske. I det fall förlängning blir aktuellt, skall KB påkalla denna senast 1 månad innan avtalsperioden löper ut. uppfylles Option För magasinen i Humlegården, Stockholm, skall en inköpsoption för motsvarande produkter och tjänster som angivits i punkt 1.3. ovan ingå. KB skall äga rätt att utlösa option senast Utbyggt nät/antenn skall vara installerat och leveransgodkänt senast 3 månader efter utlöst option. 2. Information om upphandlingen 2.1. Beställare Kungl. biblioteket, organisationsnummer , Box 5039, Stockholm.

5 Handläggare och kontaktpersoner Upphandlingshandläggare Marianne Benning, Kontakt rörande tekniska frågor samt för besök i lokalerna är Bengt Neiss, bengt.neiss@kb.se Om några frågor uppstår, tveka inte att kontakta KB via mail till ovanstående kontaktpersoner. Skriftliga svar på eventuella frågor kommer att sändas ut till samtliga leverantörer som efterfrågat förfrågningsunderlaget samt återfinnas på KB webbadress: Det kommer inte framgå av svaren vem som ställt frågan Visning av lokaler För att säkerställa att rätt metod för mobil inomhustäckning offereras, skall anbudsgivare besöka KB för en visning av lokalerna. Anmälan sker via mail till Bengt Neiss enligt ovan angiven mailadress. är uppfyllt vid anbudstillfället Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs med förenklat förfarande enlig lagen om offentlig upphandling (2007:1091). KB får uppta förhandling med en eller flera leverantörer. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav (skall-krav). Dessa är markerade med fet stil skall. Obligatoriska krav är ovillkorliga. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa skall-krav är uppfyllda. I Anbudsinbjudan finns ett antal krav med -/-alternativ. Anbudsgivare ska intyga med ett kryss i ruta för eller beroende

6 6 på om kravet uppfylls. I vissa fall finns även tillhörande kommentarruta att fylla i Anbudsinlämning Anbud skall vara skriftliga och lämnas i ett slutet kuvert märkt "Anbud ". En kopia lämnas i digitalt format på USB-minne. Handlingarna skickas till adressen: Kungl. biblioteket Box Stockholm Anbud kan även lämnas in i KB:s reception i Humlegården, Stockholm. För KB:s öppettider, se Anbudstidens utgång Anbud skall vara KB tillhanda senast För sent inkomna anbud kommer inte att beaktas Anbudets giltighetstid: Inlämnade anbud skall vara bindande till och med uppfylles Samtliga eller delar av upphandlingen Anbudsgivare skall lämna anbud på samtliga varor och tjänster. Ingen uppdelning av kontrakt kommer ske. uppfylls.

7 7 3. Anbudets form och innehåll 3.1. Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skrivet på svenska. Anbudet skall vara skriftligt och undertecknat av behörig person. Anbudet skall bestå av följande dokument: - KB Anbudsinbjudan med ifyllda svarsrutor - Anbudsgivarens övriga bilagor/dokument - KB bilaga 2, Kontaktuppgifter om anbudsgivaren - KB bilaga 3, Förlaga till sanningsförsäkran - KB bilaga 4, Anbudssvar (utvärderingskriterier och priser) Anbudsgivare äger inte rätt till ersättning för nedlagt arbete i samband med anbudsgivning. uppfylles. 4. Anbudspriser Priser skall lämnas i bifogad bilaga 4, Anbudssvar. Pris skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt och inkludera samtliga kostnader för åtaganden enligt detta förfrågningsunderlag inklusive avtalsmallen, bilaga 1. Priser skall lämnas för utbyggnaden i Bålsta. Dessutom skall pris lämnas för inköpsoption avseende utbyggnaden i magasinen i Humlegården. Pris för support-/service skall anges per år. Priser för pos 1 och 2 skall vara fasta såväl för utbyggnaden i Bålsta som för optionen till Humlegården. Pris för pos 3, Service och support, är fast till och med Därefter får justering ske i enlighet med punkt 6.1 i bilaga 1, Förlaga till avtal. uppfylls.

8 8 5. Leveranstid Utbyggt nät/antenn skall vara installerat och leveransgodkänt så snart som möjligt dock senast 3 månader efter att avtal tecknats. Fullt supportstöd skall finnas fr.o.m leveransgodkännandet. uppfylls. 6. Kvalificering av anbudsgivaren Kvalificeringen sker mot de kvalificeringskrav som ställts på Anbudsgivaren nedan, övriga administrativa krav i denna anbudsinbjudan samt uteslutningsgrunderna i LOU Intyg från myndigheter 1.)Leverantör skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. KB kommer att kontrollera anbudsgivande företag genom att begära in blankett SKV 4820 Begäran/svar Offentliga uppgifter från Skatteverket. 2.)Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Förlaga för en sanningsförsäkran bifogas detta förfrågningsunderlag, bilaga 3. Denna skall fyllas i och bifogas anbudet. uppfylles. Bilaga 3 är ifylld och bifogad med anbudet Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas. Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall i anbudet redovisa nyckeltal där likviditeten uppgår till mer än 1,0 och där soliditeten är högre än 25 %.

9 9 Beräkningsgrund är de nyckeltal som redovisades vid utgången av det senast avslutade verksamhetsåret. I det fall lägre nyckeltal redovisas skall leverantören ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. Om anbudsgivarens finansiella styrka inte kan garanteras eller övriga krav enligt 10 kap. 2 Lagen om offentlig upphandling inte kan uppfyllas, kommer ansökan att förkastas utan vidare prövning. efterfrågade uppgifter redovisas i nedan fält. Kommentar: 6.3. Anbudsgivarens tekniska förmåga Anbudsgivaren skall vara verksam inom det upphandlingsområde som denna upphandling omfattar samt ha resurser för att genomföra uppdraget under avtalstiden. Med anbudet skall bifogas en kortfattad beskrivning av anbudsgivaren och dess verksamhet t ex avseende: - antal anställda - ägarförhållanden - antal år i branschen - utbildning/certifieringar - kundstock, referenser från de senaste 2 åren, om möjligt. - hur man arbetar med kvalitetssäkring uppfylls Anbudsgivarens miljöarbete KB:s miljöledningssystem ansluter sig bland annat till försiktighetsprincipen som t ex att förutse och förhindra risker för negativ påverkan på miljön.

10 10 Till anbudet skall bifogas en miljöpolicy eller motsvarande, en kortfattad beskrivning hur anbudsgivaren arbetar med miljöfrågor. uppfylls Annans kapacitet En Anbudsgivare får vid behov åberopa andra företags kapacitet (LOU 15 kap 15a alternativt LOU, 11 kap, 12 ). Om Anbudsgivare avser åberopa annans kapacitet skall Anbudsgivaren till anbudet redovisa uppgifter om anlitat företag/underleverantör i bilaga 2, Uppgifter om anbudsgivaren/annans kapacitet/underleverantör. Antagen anbudsgivare ansvarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. uppfylls i förekommande fall. 7. Prövning och utvärdering av anbud Efterfrågade uppgifter skall redovisas på i förfrågningsunderlaget angivet sätt. De anbudsgivare som uppfyller kvalificeringskraven i denna anbudsinbjudan inklusive bilaga 2 och 3 går vidare till prövning och utvärdering av anbud som sker i två steg: 1. Prövning av obligatoriska krav (skall-krav) på efterfrågade varor och tjänster enligt specifikationen. De anbudsgivare som uppfyller samtliga skall-krav går vidare till steg 2, utvärdering av anbudet. 2. Utvärdering sker i enlighet med utvärderingskriterierna i punkt 9.4.

11 Utvärderingsmetod KB avser anta anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån utvärderingskriterierna leveranssäkerhet (70 poäng) respektive pris (30 poäng) Utvärderingskriterier Utvärderingskriterier: a. Leveranssäkerhet 70 poäng b. Pris 30 poäng Beskrivning av respektive utvärderingskriterium med poängsättning återfinns i specifikationen under punkt 9.4. Varje svar poängsätts individuellt av en utvärderingsgrupp och en genomsnittspoäng räknas fram Upplysning om tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare kommer att meddelas via angiven e-postadress om vem som erhållit kontrakt. Upplysningen kommer även att publiceras på Sekretess Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbud och andra i upphandlingen ingående uppgifter offentliga såvida de inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Om anbudsgivaren anser att uppgifter i lämnat anbud ska omfattas av sekretess måste detta skriftligen framgå i anbudet och anbudsgivaren ska precisera vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Sekretess efter beslut om kontraktstilldelning Begäran/önskemål om förlängd sekretess. Sekretess av specifikt angivna delar i anbudet önskas, enligt nedan, ej önskvärt

12 12 Anmärkning/Kommentar: 8. Förlaga till avtal Förlagan till avtal, bilaga 1 utgör tillsammans med förfrågningsunderlaget med bilagor underlag till det slutliga avtalet mellan KB och Leverantören. Anbudsgivaren skall i bilaga 4, Anbudssvar utvärderingskriterier, acceptera villkoren i Förlaga till avtal. uppfylls. 9. specifikation 9.1. Inomhustäckning Anbudsgivare skall ange hur fullgod mobil täckning ska kunna erhållas Produktkrav Anbudsgivaren intygar att nedanstående krav accepteras och uppfylls vid tidpunkt för anbudets inlämnande. 1. Anbud skall innehålla tekniska data, beskrivningar, fabrikat och typbeteckning för offererad materiel i den utsträckning som behövs för en fackmässig bedömning av anbudet Teknisk dokumentation Anbudsgivaren intygar att nedanstående krav accepteras och uppfylls vid tidpunkt för anbudets inlämnande. Intyg as 1. All dokumentation skall levereras på engelska eller svenska. 2. Översatt handling skall även levereras på originalspråket. 3. Ritningar och övrig dokumentation skall utföras med symboler, beteckningar, definitioner, scheman och dylikt enligt

13 13 svensk standard. 4. Övriga registreringshandlingar samt underlag för drift och underhåll skall sättas in i pärmar, Storlek A 4. Samtliga pärmar skall ha innehållsförteckning och register. 5. Manualer (motsvarande handlingar) skall levereras i filformatet PDF för läsning via t.ex. Acrobat Reader Support/service Anbudsgivaren skall tillhandahålla teknisk support och kostnadseffektiv service. Med teknisk support avses att anbudsgivaren v.b. genomför åtgärder för att vidmakthålla systemets funktionalitet. En beskrivning av service-/supportavtal skall medfölja anbudet. Se vidare punkt 9.4. Utvärderingskriterier nedan. I serviceavtalet skall ingå minst en kontroll om året av täckningsförhållanden i magasinen. Anbudsgivaren skall tillhandahålla kontinuerlig uppgradering av eventuell programvara under avtalstiden av serviceavtalet. Kostnaden skall vara inkluderad i priset för service-/support Utvärderingskriterier Leveranssäkerhet 70 poäng Leverantören skall fylla i bilaga 4, Anbudssvar. Inlämnade uppgifter kommer att utvärderas efter nedanstående skala. Varje svar poängsätts individuellt av en utvärderingsgrupp och en genomsnittspoäng räknas fram. a. Kriterium Skala Max poäng 1. Anbudsgivaren ska kortfattat (max ca en A4-sida) beskriva hur KB kan uppnå så fullgod mobil täckning(3 G) som möjligt i lokalerna i Bålsta. - Lokaler över jord. Med fullgod täckning menas 20 poäng = Mycket tydlig beskrivning som visar hur så fullgod täckning som möjligt kan uppnås. Mycket trovärdig och väl beprövad metod. 10 poäng = Relativt tydlig beskrivning som visar hur så 20 poäng

14 14 den täckning som kan nås med t ex läckande kabel, d v s att samtal med mobil (3G) ska kunna genomföras utan avbrott och med god kvalitet utan störningar. Signalstyrka bör ej underskrida -99 dbm i hela magasinet på de ytor som man normalt rör sig i (kan förtydligas vid visning av lokalerna). fullgod täckning som möjligt kan uppnås. Trovärdig och beprövad metod. 0 poäng = Otydlig beskrivning. Svårt att bedöma om fullgod täckning kan uppnås. Metod svårbedömd. 2. Anbudsgivaren ska kortfattat (max ca en A4-sida) beskriva hur KB kan uppnå så fullgod mobil täckning (3 G) som möjligt i magasinen i Humlegården/Stockholm (inköpsoption). Lokaler under jord. Med fullgod täckning menas den täckning som kan nås med t ex läckande kabel, d v s att samtal med mobil (3G) ska kunna genomföras utan avbrott och med god kvalitet utan störningar. Signalstyrka bör ej underskrida -99 dbm i hela magasinet på de ytor som man normalt rör sig i (kan förtydligas vid visning av lokalerna). 3. Anbudsgivaren ska redovisa förslag på en installationsplan. I samband med avtalsstart kan denna plan eventuellt komma att justeras av beställaren i samråd med antagen anbudsgivare. 20 poäng = Mycket tydlig beskrivning som visar hur så fullgod täckning som möjligt kan uppnås. Mycket trovärdig och väl beprövad metod. 10 poäng = Relativt tydlig beskrivning som visar hur så fullgod täckning som möjligt kan uppnås. Trovärdig och beprövad metod. 0 poäng = Otydlig beskrivning. Svårt att bedöma om fullgod täckning kan uppnås. Metod svårbedömd. 15 poäng = Mycket tydlig beskrivning som visar hur installation ska genomföras. Mycket trovärdig och väl beprövad metod. Mycket tydligt och systematiskt arbetssätt/- process. 20 poäng 15 poäng

15 15 4. Anbudsgivaren ska beskriva vad som ingår i service- /support-avtalet. 10 poäng = Relativt tydlig beskrivning som visar hur installation ska genomföras. Trovärdig och beprövad metod. Tydligt och systematiskt arbetssätt/-process. 0 poäng = Otydlig beskrivning. Svårt att bedöma hur installation ska genomföras. 15 poäng = Mycket tydlig beskrivning som visar att service/supporten säkerställer att installationen ger fullgod täckning under hela avtalsperioden samt att åtgärder v.b. genomförs för att vidmakthålla systemets funktionalitet. 10 poäng = Relativt tydlig beskrivning som visar att befintlig installation ger fullgod täckning över avtalsperioden samt att åtgärder v.b. genomförs för att vidmakthålla systemets funktionalitet. 0 poäng = Otydlig beskrivning. Svårt att bedöma. 15 poäng Pris 30 poäng Det sammanlagda priset utifrån av KB angiven omfattning i punkt 1.3, d v s inklusive option för Humlegården, samt den totala kostnaden för service/support under avtalsperioden inklusive max förlängningar, d v s totalt 4 år, kommer att ligga till grund för anbudsutvärderingen. Priserna kommer att utvärderas efter nedanstående skala.

16 16 Kriterium Pris Skala Max poäng 1. Utbyggnad inomhustäckning SBD/Bålsta inkl pris för service-support Utbyggnad inomhustäckning Humlegården/Stockholm inkl pris för service-support (inköpsoption) 30 poäng = Lägst pris 20 poäng = Varken lägst eller högst pris. 10 poäng = Högst pris 30 poäng 10. Underskrift Nedanstående underskrift gäller för samtliga delar av detta förfrågningsunderlag som bifogas anbudet. Ort och datum Underskrift (av behörig företrädare för leverantören) Namnförtydligande Bilagor Bilaga 1.Förlaga till avtal Bilaga 2.Kontaktuppgifter om anbudsgivaren Bilaga 3.Förlaga till sanningsförsäkran Bilaga 4.Anbudssvar Utvärderingskriterier