Användarhandledning ISP (Individuella studieplaner för doktorander)

Transkript

1 Användarhandledning ISP (Individuella studieplaner för doktorander) Juni Inledning Vad är ISP? Regler kring den individuella planen och forskarutbildningen Behörighet och inloggning Behörighet Inloggning Hjälp om systemet Roller i systemet Skapa-Godkänna-Fastställa studieplan Normalflödet (gäller alla fakulteter förutom Sahlgrenska) Sahlgrenskaflödet Att hitta och arbeta i systemet Som huvudhandledare Som biträdande handledare Som doktorand Som doktorandexaminator och prefekt Uppgifterna i studieplanen Grunduppgifter Allmänt om utbildningen Studietakt och finansiering Kurser och konferenser Handledning och examination Avhandlingen Uppföljningssamtal Kommentarer Etiska tillstånd

2 5.10 Bilagor Meddelandelogg Revidering av studieplan Arkivering av individuella studieplaner Specialfall

3 1. Inledning 1.1 Vad är ISP? För varje doktorand ska en individuell studieplan upprättas. Studieplanen ska fungera som ett styrande instrument för hela utbildningen och säkerställa att utbildningen bedrivs och följs upp på ett effektivt sätt. Ansvaret för att göra studieplanen till ett levande dokument ligger i första hand på doktorand och handledare. Upprättande och revidering av den individuella studieplanen ska göras i samråd mellan doktorand, handledare och doktorandexaminator. Individuell studieplan fastställs av prefekt. Prefekt ansvarar för att den individuella studieplanen revideras och följs upp minst en gång per år. Revidering ska även ske om så är påkallat med hänsyn till uppkomna förändringar i den enskilde doktorandens utbildning samt på doktorandens begäran. Flera uppgifter i formuläret hämtas från studiedokumentationssystemet Ladok. Manuell inmatning av den här typen av uppgifter är inte möjlig varför du måste kontakta din Ladok-administratör om en uppgift behöver redigeras. Den individuella studieplanen är en offentlig handling och kan därför lämnas ut som allmän handling. Ha detta i åtanke när planen fylls i. Systemet finns idag i två olika flöden. Samtliga fakulteter förutom Sahlgrenska akademin följer normalflödet. Sahlgrenska akademin har ett eget flöde. 1.2 Regler kring den individuella planen och forskarutbildningen Reglerna kring den individuella studieplanen återfinns i högskoleförordningen och i Göteborgs universitets gemensamma doktorandregler. Även de olika fakulteterna har egna regler och anvisningar för forskarutbildningen. Länkar till de olika fakulteternas doktorandinformation hittar du på 2. Behörighet och inloggning 2.1 Behörighet Behörighet (roller) till ISP-systemet läggs upp av ISP-administratören på institutionen i samband med att systemet ska användas första gången. Kontakta ISP-administratören om du ska ha behörighet till systemet och det inte är inlagt. Administratören skapar behörigheter för både anställda vid Göteborgs universitet och för personer som inte har en anställning vid Göteborgs universitet t.ex. handledare som är anställda vid ett annat lärosäte. Doktoranderna får automatiskt behörighet till ISP-systemet i samband med att x-konto skapas. X- konto tilldelas normalt sett automatiskt då antagning till utbildning på forskarnivå dokumenteras i Ladok. Behörighet för biträdande handledare läggs upp på samma sätt som för huvudhandledare. Biträdande handledare kan logga in i systemet men endast se den individuella studieplanen som ett icke-redigerbart PDF-dokument. 3

4 I enlighet med Sahlgrenska akademins regelverk ska en individuell studieplan upprättas inför antagning till utbildning på forskarnivå. Ansökan om antagning sker via ISP-systemet. För blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin måste därför ett x-konto skapas manuellt för den blivande doktoranden. X-konto skapas av behörighetsadministratör vid den antagande institutionen. 2.2 Inloggning För antagna doktorander och för anställda vid Göteborgs universitet sker inloggning i systemet via Medarbetarportalen. Efter inloggning i Medarbetarportalen når du Individuella studieplaner under Verktyg. När du har fått behörighet till ISP-systemet krävs sedan endast att du klickar på länken Öppna ISP. För användare som inte är anställda vid Göteborgs universitet sker inloggning via länk på sidan Detta gäller även medarbetare vid Göteborgs universitet som har x-konto, men som har sin anställning på annat ställe (t.ex. vid Chalmers eller Sahlgrenska universitetssjukhus). I enlighet med Sahlgrenska akademins regelverk ska en individuell studieplan upprättas inför antagning till utbildning på forskarnivå. Personer som ansöker om plats på forskarutbildningen vid Sahlgrenska akademin loggar in via länk på sidan Hjälp om systemet Användarhandledningen till ISP-systemet hittar du på ISP:s sida i Medarbetarportalen (under inloggningsrutan). Du når även manualen i menyn Hjälp inne i systemet. När du fyller i uppgifterna i själva studieplanen har du hjälp av informationstexterna som du hittar vid de flesta fält Engelsk version av systemet /English version För att få engelsk version av ISP väljer du språk längst upp till höger i efter att du har loggat in. 2.4 Roller i systemet Användarna i ISP-systemet har olika roller. Beroende på vilken roll man har kan man se och göra olika saker. De roller som finns är: Doktorand kan redigera i skapad plan Handledare huvudhandledare skapar planen och redigerar tillsammans med doktorand. Biträdande handledare når endast PDF-versionen av planen Doktorandexaminator kan godkänna /icke godkänna studieplanen (skicka tillbaka) Fakultetsadministratör (gäller endast Sahlgrenska akademin) kan godkänna/icke godkänna studieplanen (skicka tillbaka) Prefekt kan fastställa/icke fastställa studieplanen (skicka tillbaka) Doktorandexaminator, fakultetsadministratör (gäller endast Sahlgrenska akademin) och prefekt kan inte ändra i några fält, utan endast godkänna/icke godkänna och skriva i meddelandeloggen. Därutöver finns rollen Institutionsadministratör (ISP-administratör) som har till uppgift att tilldela övriga användare sina roller. 4

5 När det gäller rollen doktorandexaminator väljer man i studieplanen examinator som då blir knuten till just den ISP:n. Behöver en examinator bytas ut görs detta vid en revidering. Rollen prefekt är knuten till institutionen och kan inte ändras i studieplanen. 3. Skapa-Godkänna-Fastställa studieplan Arbetsgången med att skapa en ISP sker i olika steg och involverar användare med olika behörigheter och roller. Innan en ISP är fastställd har den passerat ett antal instanser. 3.1 Normalflödet (gäller alla fakulteter förutom Sahlgrenska) Innan studieplanen skapas ska doktoranden vara antagen till utbildning på forskarnivå och antagningen ska ha dokumenterats i Ladok. ISP-administratören kontrollerar om huvudhandledaren har behörighet till ISP-systemet, dvs har blivit tilldelad rollen handledare. När rolltilldelning är klar skickar institutionsadministratören meddelande till huvudhandledare om att planen kan skapas Huvudhandledare skapar studieplan för doktorand Huvudhandledaren loggar in i ISP-systemet och går in under Studieplaner i menyn. Här klickar man på knappen Skapa och väljer doktorand från listan (här kommer alla doktorander på institutionen upp). När doktorand har valts öppnas själva formuläret för studieplanen. Längst ner i formuläret syns rutorna Skapa och Skapa stäng. Direkt när handledaren här har tryckt på Skapa kan doktoranden se planen under Studieplaner i menyn. Doktoranden får inget meddelande om att studieplanen har skapats, utan här måste kommunikationen äga rum utanför ISP-systemet. Om handledaren väljer Skapa (och inte Skapa stäng) kan handledaren jobba vidare med planen och fylla på med uppgifter. Längst ner syns nu knapparna Spara och Spara stäng. Vid Spara sparas planen och uppdateras även hos doktoranden Doktorand och huvudhandledare kompletterar planen och godkänner Doktorand fyller i uppgifter i planen och kan välja att spara och stänga planen för att jobba vidare vid senare tillfälle. När doktoranden är färdig med planen väljer den Godkänn och skicka vidare. Planen 5

6 blir här låst för doktoranden. Ett meddelande skickas till handledaren om att det finns en studieplan att uppdatera/godkänna. Handledaren kan komplettera uppgifterna som doktoranden har lagt in. Om handledaren gör ändringar i planen går den tillbaka till doktoranden för godkännande. Först när handledaren har godkänt planen utan ändringar skickas planen vidare till doktorandexaminator Doktorandexaminator godkänner studieplanen När doktorand och handledare har godkänt studieplanen skickas den till den person som är vald som doktorandexaminator i planen. Examinatorn får ett epostmeddelande om att det finns en individuell studieplan att godkänna samt ser en notifiering överst på startsidan efter inloggning i ISP-systemet. Doktorandexaminatorn kan granska samtliga flikar i formuläret, men kan inte ändra själva fälten. Doktorandexaminator kan dock lämna ett meddelande i meddelandeloggen. Om doktorandexaminatorn inte godkänner studieplanen skickas planen tillbaka till huvudhandledaren. Det går då ett e-postmeddelande till huvudhandledaren. När examinatorn har godkänt planen skickas den vidare till prefekt Prefekt fastställer studieplanen Efter att doktorandexaminatorn har granskat och godkänt studieplanen skickas ett meddelande till prefekten om att det finns en studieplan att fastställa. Prefekt ser även en notifiering på startsidan i ISP-systemet. Prefekten kan granska samtliga flikar i formuläret men kan inte redigera uppgifterna. Om prefekten har synpunkter på innehållet skickas planen tillbaka till doktorandexaminatorn. För Sahlgrenska akademin skickas studieplanen tillbaka till fakultetsadministratör. 3.2 Sahlgrenskaflödet Vid Sahlgrenska akademin är doktoranden ännu inte antagen till utbildning på forskarnivå när plan ska skapas. För blivande doktorander med annan arbetsgivare initieras behörighet till ISP-systemet när det finns ett inrättat doktorandprojekt. För blivande doktorander som söker i konkurrens med andra initieras behörighet efter urval av handledaren. Innan den individuella studieplanen initieras ska allmän och särskild behörighet granskas av utbildningshandläggare vid Sahlgrenska akademins kansli och roller för samtliga handledare och doktoranden skapas av institutionsadministratör. 6

7 3.2.1 Huvudhandledare skapar studieplan för doktorand Huvudhandledaren loggar in i ISP-systemet och går in under Studieplaner i menyn. Här klickar man på knappen Skapa och väljer doktorand från listan (här kommer alla doktorander på institutionen upp). När doktorand har valts öppnas själva formuläret för studieplanen. Längst ner i formuläret syns rutorna Skapa och Skapa stäng. Direkt när handledaren här har tryckt på Skapa kan doktoranden se planen under Studieplaner i menyn. Doktoranden får inget meddelande om att studieplanen har skapats, utan här måste kommunikationen äga rum utanför ISP-systemet. Om handledaren väljer Skapa (och inte Skapa stäng) kan handledaren jobba vidare med planen och fylla på med uppgifter. Längst ner syns nu knapparna Spara och Spara stäng. Vid Spara sparas planen och uppdateras även hos doktoranden. Vid Sahlgrenska akademin måste doktorandens grunduppgifter fyllas i manuellt då doktoranden ännu inte är antagen. Uppgifterna kan fyllas i av huvudhandledare eller doktorand Doktorand och huvudhandledare kompletterar planen och godkänner Doktorand fyller i uppgifter i planen och kan välja att spara och stänga planen för att jobba vidare vid senare tillfälle. När doktoranden är färdig med planen väljer den Godkänn och skicka vidare. Planen blir här låst för doktoranden. Ett meddelande skickas till handledaren om att det finns en studieplan att uppdatera/godkänna. Handledaren kan komplettera uppgifterna som doktoranden har lagt in. Om handledaren gör ändringar i planen går den tillbaka till doktoranden för godkännande. Först när handledaren har godkänt planen utan ändringar skickas planen vidare till doktorandexaminator Doktorandexaminator godkänner studieplanen När doktorand och handledare har godkänt studieplanen skickas den till den person som är vald som doktorandexaminator i planen. Examinatorn får ett epostmeddelande om att det finns en individuell studieplan att godkänna samt ser en notifiering överst på startsidan efter inloggning i ISP-systemet. Doktorandexaminatorn kan granska samtliga flikar i formuläret, men kan inte editera själva fälten. Doktorandexaminator kan dock lämna ett meddelande i meddelandeloggen. Om doktorandexaminatorn inte godkänner studieplanen skickas planen tillbaka till huvudhandledaren. Det går då ett e-postmeddelande till huvudhandledaren. När examinatorn har godkänt planen skickas den vidare till prefekt Fakultetsadministratör granskar studieplanen (gäller endast Sahlgrenska akademin) Vid Sahlgrenska akademin skickas den individuella studieplanen vidare från doktorandexaminator till fakultetsadministratör som granskar och godkänner (skickar vidare) till prefekt eller skickar tillbaka studieplanen till doktorandexaminatorn. Fakultetsadministratören kan även lämna en kommentar i meddelandeloggen (följer med i hela flödet). Doktorandexaminatorn kan i sin tur skicka tillbaka studieplanen till doktorand och huvudhandledare för eventuella kompletteringar/ändringar. Studieplanen skickas därefter åter till doktorandexaminator, fakultetsadministratör och slutligen till prefekt för fastställande Prefekt fastställer studieplanen Efter att doktorandexaminatorn och fakultetsadministratören (gäller endast Sahlgrenska akademin) har granskat och godkänt studieplanen skickas ett meddelande till prefekten om att det finns en studieplan att fastställa. Prefekt ser även en notifiering på startsidan i ISP-systemet. Prefekten kan 7

8 granska samtliga flikar i formuläret men kan inte redigera uppgifterna. Om prefekten har synpunkter på innehållet skickas planen tillbaka till doktorandexaminatorn. För Sahlgrenska akademin skickas studieplanen tillbaka till fakultetsadministratör. 4. Att hitta och arbeta i systemet ISP-systemet ser olika ut beroende på vilken roll du loggar in som. Menyerna och funktionerna varierar. Om du har flera roller t.ex. som huvudhandledare och doktorandexaminator blir du automatiskt inloggad som den högre behörigheten. Om du är både doktorandexaminator och handledare blir du alltså inloggad som doktorandexaminator. I menyn får du upp rubriken Byt behörighet. Här kan du gå in och ändra din roll beroende på vilken studieplan du ska arbeta med. 4.1 Som huvudhandledare Efter du har loggat in i ISP-systemet kommer du till följande meny: Under Studieplaner skapar du den individuella studieplanen för doktoranden. Här hittar du också samtliga individuella studieplaner som du är delaktig i som huvudhandledare och biträdande handledare. För att skapa en studieplan klickar du på knappen till höger Skapa studieplan. Du får då upp en lista med samtliga doktorander vid institutionen och för Sahlgrenska akademin finns även de blivande doktorander som inför antagning lagts upp i ISP-systemet. Du kan även skriva namnet på doktoranden för att söka fram en viss person. För att skapa planen trycker du på Välj. I sökfiltret kan du söka fram skapade studieplaner som du varit delaktig i som handledare. Skriv doktorandens hela namn (förnamn, efternamn) eller sök på del av namn och %. Du får då fram alla doktorander vars namn matchar det du skrivit in. Du kan också söka på forskarämnet. Väljer du 8

9 aktuella studieplaner hittar du skapade studieplaner som ännu inte blivit fastställda och senaste versionen av de fastställda studieplanerna. Under arkiverade studieplaner hittar du de studieplaner där det skapats en senare version. Under Data hittar du uppgifter som rör doktorandernas studietid. Under Utnyttjad anställningstid visas hur stor andel av en fyraårig doktorandtjänst som är utnyttjad (uträkningen baseras på en anställningstid om 48 månader). Uträkningen utgår från heltidsstudier. Under Utnyttjad tid (dagar) visas hur många heltidsdagar som doktoranden har förbrukat. Under Utnyttjad studietid (%) visas hur stor andel av studietiden som är utnyttjad. Studietiden räknas ner i samband med att uppgifter om forskarutbildningsaktivitet registreras i Ladok. Uträkningen baseras på total forskarutbildningsaktivitet om 800% (dvs. 4 års helstidsstudier). 4.2 Som biträdande handledare När du har loggat in i ISP-systemet kommer du till följande meny: 9

10 Under Studieplaner hittar du samtliga individuella studieplaner som du är delaktig i som huvudhandledare eller biträdande handledare. För utsökning av studieplaner, se 4.1. Observera! Som biträdande handledare kan du endast se pdf-versionen av den skapade planen. Du kan inte göra några redigeringar. 4.3 Som doktorand På startsidan i systemet hittar du två cirkeldiagram. Diagrammet Utnyttjad anställningstid visar hur stor andel av den totala anställningstiden om fyra år som är förbrukad. Under diagrammet anges även hur många heltidsdagar som är utnyttjade. Diagrammet LADOK visar hur stor andel av studietiden som är utnyttjad. Studietiden räknas ner i samband med att uppgifter om din forskarutbildningsaktivitet registreras i Ladok. Diagrammet utgår från en total forskarutbildningsaktivitet om 800% (dvs. 4 års helstidsstudier) När nya uppgifter hämtas från Ladok kommer de 800% att räknas ner. Efter ett års doktorandstudier på heltid kommer alltså en fjärdedel av diagrammet ha räknats bort. Under menyn Studieplaner hittar du din aktuella studieplan samt tidigare versioner av studieplanen. 10

11 4.4 Som doktorandexaminator och prefekt Under studieplaner hittar du de studieplaner som du är delaktig i. I sökfiltret kan du söka fram skapade studieplaner. Skriv i antingen doktorandens hela namn (förnamn efternamn) eller sök på del av namn och %. Du får då fram alla doktorander vars namn matchar det du skrivit in. Du kan också söka på forskarämnet. Väljer du aktuella studieplaner hittar du skapade studieplaner som ännu inte blivit fastställda och senaste versionen av de fastställda studieplanerna. Under arkiverade studieplaner hittar du de studieplaner där det finns en senare version. Under Data hittar du uppgifter som rör doktorandernas studietid. Under Utnyttjad anställningstid visas hur stor andel av en fyraårig doktorandtjänst som är utnyttjad (uträkningen baseras på en anställningstid om 48 månader). Uträkningen utgår från heltidsstudier. Under Utnyttjad tid (dagar) visas hur många heltidsdagar som doktoranden har förbrukat. Under Utnyttjad studietid (%) visas hur stor andel av studietiden som är utnyttjad. Studietiden räknas ner i samband med att uppgifter om forskarutbildningsaktivitet registreras i Ladok. Uträkningen baseras på total forskarutbildningsaktivitet om 800% (dvs. 4 års helstidsstudier). 11

12 5. Uppgifterna i studieplanen Flera av fälten hämtas från andra system, främst Ladok, men även Palasso. Dessa fält är inte redigerbara och har förifylld text i grått. De flesta uppgifter i planen är inte obligatoriska men de uppgifter som måste fyllas i för att studieplanen ska kunna skickas vidare i fastställande flödet är uppgifterna om doktorandexaminator, titel på avhandling och avhandlingsbeskrivning. För Sahlgrenska akademin måste även forskarutbildningsämne och SCB-kod anges. Uppdatera data -knappen överst i planen används för att hämta in ny data från Ladok och Palasso. Tänk på att spara då och då när du arbetar med att fylla i uppgifterna i studieplanen. 5.1 Grunduppgifter Namn Uppgift hämtas från Ladok/Palasso (finns doktoranden i Palasso hämtas uppgifterna främst därifrån). Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska ange tilltalsnamn och efternamn (gäller endast vid skapandet av ISP version 1 innan antagning i Ladok). Personnummer Uppgift hämtas från Ladok/Palasso (finns doktoranden i Palasso hämtas uppgifterna främst därifrån). Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska ange personnummer (gäller endast vid skapandet av ISP version 1 innan antagning i Ladok). Behörighetsgivande utbildning Vid behov (gäller Sahlgrenska akademin) anges doktorandens behörighetsgivande utbildning för antagning till aktuell forskarutbildning, t.ex. grundläggande och särskild behörighet. Ange examen, antal högskolepoäng och engelska B/TOEFL samt aktuellt lärosäte. Bostadsadress Här kan doktorandens bostadsadress anges. Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska ange bostadsadress (gäller endast vid skapandet av ISP version 1 innan antagning i Ladok). 12

13 Telefonnummer Här kan doktorandens telefonnummer anges. Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska ange telefonnummer (gäller endast vid skapandet av ISP version 1 innan antagning i Ladok). E-postadress E-postadressen hämtas från Palasso, men kan redigeras. Ämne Uppgift hämtas från Ladok. Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska välja forskarutbildningsämne (inrättat av fakulteten) och nationellt forskarutbildningsämne (SCB-kod) från lista (gäller endast vid skapandet av ISP version 1 innan antagning i Ladok). Byte av ämne i en pågående ISP stöds inte. När man skapar en ISP väljs ett ämne och detta ämne kan inte ändras. I det fallet måste en helt ny ISP skapas (observera inte revideras). Fakultet Uppgiften hämtas från Ladok/Palasso. Institution Uppgiften hämtas från Ladok/Palasso. Sahlgrenska akademin: Ange institution. Avdelning eller motsvarande Här anges om doktoranden tillhör en specifik avdelning, enhet, sektion eller motsvarande. Medverkande institutioner och/eller avdelningar Här anges vilka medverkande institutioner och/eller avdelningar där del av utbildningen kommer att bedrivas. Detta gäller endast om doktorandens forskningsprojekt är ett samordningsprojekt. Andra medverkande lärosäten och organisationer Här anges andra medverkande lärosäten och organisationer. Gäller framför allt för samverkansdoktorander och doktorander med joint degree, double degree, multiple degree-avtal. 5.2 Allmänt om utbildningen Antagningsdatum Datum för beslut om antagning. Uppgift hämtas från Ladok. Datum för studiestart Datum när doktoranden påbörjar sina forskarstudier. Uppgift hämtas från Ladok. Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska ange när studierna tidigast kan påbörjas. Antagen till Uppgift om avsedd examen hämtas från Ladok (licentiatexamen, doktorsexamen eller doktorsexamen senare del). Blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin ska ange vilken examen som ansökan avser. 13

14 Forskarskola Här anges om doktoranden är antagen till forskarskola och i så fall vilken. Information om den allmänna studieplanen Ange var den allmänna studieplanen återfinns (bifoga bilaga eller diarienummer). Beviljas doktoranden under pågående forskarutbildning att följa en nyare version av den allmänna studieplanen ska detta anges här. De allmänna studieplanerna för de olika ämnena hittar man på fakulteternas hemsidor. Länkar till fakulteternas sidor om doktorandinformation hittar man på Planerar avlägga licentiatexamen Här anges om doktoranden avser att avlägga licentiatexamen och i så fall vilken termin. Planerar avlägga doktorsexamina Här anges planerad termin för disputation. Permanent avbrott i forskarutbildningen Uppgift om avbrott hämtas från Ladok. Ett avbrott innebär att studieplatsen lämnas och inte kan återtas. 5.3 Studietakt och finansiering Tidsplan Här anges studietakt för hela studietiden. Om doktoranden inte håller planerad studietakt, ange i kommentarsfältet av vilken anledning. Utnyttjad studietid (%) Ladok Uppgiften hämtas från Ladok. Det som visas är den totala aktivitetsprocenten som hittills har rapporterats in dividerat med den totala doktorandtiden om 800%. Uppgift om aktivitet rapporteras av doktoranden och läggs in i Ladok av en administratör i slutet av en halvårsperiod. Om doktoranden har sammanlagd aktivitet om 600 % blir den utnyttjade studietiden 75%. Om det uppstår frågor kring forskarutbildningsaktiviteten bör uppgifterna i Ladok kontrolleras. Samverkansdoktorander kan använda kommentarsfälten för redovisning av utnyttjad tid. Utnyttjad anställningstid (%) Palasso Uppgift om utnyttjad anställningstid hämtas från Palasso. Uppgiften visar hur stor andel av den totala anställningstiden om fyra år (48 månader) som är förbrukad och utgår från heltidsstudier. En korrekt uppgift förutsätter en anställning vid Göteborgs universitet och att information om ledigheter har lagts in i Egenrapporteringen. Doktoranden bör vara uppmärksam på om rapporterad uppgift avspeglar verkligheten. Att notera: En doktorand kan under en period hamna under avslutade doktorander då det händer att löneenheten inte hinner få in en förlängning innan det tidigare förordnandet gått ut. 14

15 Finansiering Uppgift om hittillsvarande finansiering hämtas från Ladok. Uppgiften rapporteras av doktoranden på särskild blankett och läggs in i Ladok av administratör i slutet av en halvårsperiod. Under Planerad studiefinansiering anges planerad finansering för varje termin av utbildningen. Vid olika försörjningstyper samma termin används olika rader. Genom att utlämna terminsangivelse anges helårsfinansiering. I kommentarsfältet kan exempelvis avtal med extern finansiär (stipendiegivare, arbetsgivare, finansieringskälla etc.) samt tidsperiod för finansiering anges. Institutionstjänstgöring: hittillsvarande och planerad (%) Här anges omfattning för hittillsvarande och planerad institutionstjänstgöring. Institutionstjänstgöringen får maximalt uppgå till 20 % av heltid fördelat över studietiden. Institutionstjänstgöring ska ge motsvarande förlängning av doktorandanställningen. Arbetsuppgifter/uppdrag inom institution Här anges innehåll för hittillsvarande och planerad institutionstjänstgöring. Hittillsvarande och planerad förlängningsgrundande ledighet/uppdrag Ange hittillsvarande och planerade orsaker till förlängning samt när förlängningen planeras tas ut/togs ut. Förlängning av anställning som doktorand och tid för utbildningsbidrag ges enligt högskoleförordningen vid särskilda skäl, såsom vid föräldraledighet eller ledighet på grund av sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret eller förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer och studentorganisationer. Tillgängliga rörliga resurser Här anges hur stor del av de rörliga resurserna som har använts och hur mycket som återstår. Rörliga resurser utgörs av de ekonomiska medel som är knutna till doktoranden utanför dennes försörjning, och som används till att täcka kostnader för konferenser, datorprogram, litteratur, utrustning med mera. Tillgängliga fasta resurser Här anges doktorandens tillgång till arbetsplats och dator. Ange även villkoren för och tillgången till telefon, fax, e-post, kopieringsmaskin etc. 5.4 Kurser och konferenser Planerade kurser Här anges uppgifter om planerade kurser. Ange i kommentarfältet om kursen saknar exakt benämning såsom angivet i den allmänna studieplanen och vilken kurs den i så fall är jämförbar med. Avklarade kurser Uppgift hämtas från Ladok. 15

16 Tillgodoräknade kurser Uppgift hämtas från Ladok. Ett kryss i rutan innebär att tillgodoräknade kurser för aktuell antagning finns. För information om vilka kurser som är tillgodoräknade hänvisas du till registerutskrift från Ladok (UT90) som du kan få från din Ladok-administratör på institutionen. Alla kurser klara Uppgift hämtas från Ladok. Ett kryss i någon av rutorna innebär att alla kurser är genomförda för aktuell antagning. Godkänd avhandling Uppgift hämtas från Ladok. Ett kryss i någon av rutorna innebär att en godkänd avhandling för aktuell antagning finns. Examen på forskarnivå Uppgift hämtas från Ladok. Ett kryss i rutan innebär att utfärdad examen på forskarnivå finns (Licexamen). Planerat och avklarat konferensdeltagande Här anges avklarade och planerade konferenser. Typ och/eller titel på eventuellt bidrag Här anges titel på eventuellt bidrag samt vilken typ av bidrag det rör sig om (t.ex. deltagande med poster eller muntlig presentation). Planerade och avklarade aktiviteter inklusive internationellt deltagande Här anges avklarade såväl som planerade aktiviteter genom att specificera typ av aktivitet, t.ex. workshops, projektarbeten, samverkan med omgivande samhället, externa uppdrag, forskningsvistelse etc. Planerade och avklarade seminarier Här anges planerade och avklarade seminarier/motsvarande. T.ex. halvtidsseminarium, slutseminarium Handledning och examination För varje doktorand ska det utses minst två handledare. En av dem ska utses till huvudhandledare. Doktoranden har rätt till handledning under utbildningen så länge inte rektor med stöd av HF 6:30 beslutar något annat (HF 6:28). Prov som ingår i utbildning på forskarnivå ska bedömas enligt det betygssystem som högskolan föreskriver. Betyget ska bestämmas av en av högskolans särskilt utsedd lärare (examinator). (HF 6:32) Huvudhandledare Ange ev. ytterligare uppgifter om huvudhandledaren. Det bör framgå hur mycket tid och under vilka former (t.ex. handledarmöten, telefon och/eller e-post) handledningen förväntas ske. 16

17 En fungerande utbildning på forskarnivå förutsätter en kontinuerlig handledning oavsett studietakt. Handledarna ska vara knutna till universitetet endera via anställning eller uppdragsavtal. När handledare utses ska det alltid ske i samråd med doktoranden. Handledare ska utses i samband med att den individuella studieplanen fastställs, dock senast under första terminen. Byte av huvudhandledare i en pågående ISP stöds inte. Den handledare som skapar ISP:n blir automatiskt huvudhandledare och kan inte ändras. I det fallet måste en helt ny ISP skapas (observera inte revideras). Huvudhandledarens framtidsplaner Redogör för huvudhandledarens framtidsplaner rörande t.ex. planerade åtaganden, forskningsprojekt, resor och tjänstledighet som på olika sätt kan påverka handledarens tillgänglighet. Biträdande handledare Den biträdande handledaren läggs in genom att klicka på fältet Namn. Sedan väljs biträdande handledare från lista. Om inte handledaren finns med i listan ska ISP-administratören på institutionen kontaktas, så att den kan lägga upp handledaren i systemet. Det bör framgå hur mycket tid och under vilka former (t.ex. handledarmöten, telefon och/eller e-post) handledningen förväntas ske. Den biträdande handledaren ska även läggas in i Ladok. Kontakta din Ladok-administratör för att kontrollera att uppgifterna överensstämmer mellan ISP och Ladok. Alla doktorander, oavsett studietakt, ska ha en biträdande handledare. Den biträdande handledaren kompletterar huvudhandledaren genom specifik ämneskunskap. Det finns inget som hindrar att flera biträdande handledare engageras under utbildningens gång. Former för handledning Här anges hur mycket tid och under vilka former (t.ex. handledarmöten, telefon och/eller e-post) handledningen förväntas ske. En plan över handledningstillfällena och vad dessa ska innehålla bör anges. Den biträdande handledarens framtidsplaner Redogör för den biträdande handledarens framtidsplaner rörande t.ex. planerade åtaganden, forskningsprojekt, resor och tjänstledighet som på olika sätt kan påverka handledarens tillgänglighet. Doktorandexaminator för utbildning på forskarnivå (obligatoriskt fält!) Klicka på fältet Namn och välj examinator från lista. Om inte examinatorn finns med i listan ska ISPadministratören på institutionen kontaktas, så att den kan lägga upp examinatorn i systemet. Med examinator för utbildning på forskarnivå avses den person som har det övergripande ansvaret för att kontrollera att en enskild doktorands utbildning uppfyller de krav som ställs i den allmänna studieplanen. Examinator ska tillstyrka den individuella studieplanen innan den fastställs av prefekt. Detta regleras i Doktorandreglerna för Göteborgs universitet i kapitel 7. Behöver examinator bytas ut görs detta vid en revidering av studieplanen. 17

18 Övriga personer Här anges övriga inblandade i handledning/motsvarande såsom mentor, extern expert etc. En mentors funktion är primärt av en mer social natur. Samtliga doktorander har mycket att vinna på att få en personlig mentor som samtalspartner och stöd och som ett komplement till handledaren. Under delar av utbildningen bör externa experter kunna anlitas för specifik ämneskompetens. Fördelning av handledarinsats Här anges i timmar, genomförda och planerade, hur stor handledarinsats som respektive handledare bidragit/bidrar med. Varje handledare anges på en egen rad, vilket innebär att terminen anges flera gånger. I följande exempel är Olle Pettersson huvudhandledare och Magnus Ljungström biträdande handledare. Genom att utlämna terminsangivelse anges helårsfördelning. Hur många timmar handledning som doktoranden har rätt till totalt för utbildningen beslutas av fakultetsstyrelsen för respektive fakultet. 5.6 Avhandlingen Avhandlingens titel/titel på doktorandprojekt (obligatoriskt fält!) Här anges avhandlingens/doktorandprojektets titel. Avhandlingsbeskrivning/beskrivning av doktorandprojekt (obligatoriskt fält!) Här ska en sammanfattning av avhandlingen/projektet, metod och frågeställning presenteras. Den individuella studieplanen kan åtföljas av ett mer specificerat dokument där avklarade och planerade delar av avhandlingen beskrivs. Om en mer omfattande forskningsplan föreligger kan denna bifogas. Planerad avhandlingsform Här anges om avhandlingen är en monografi eller sammanläggningsavhandling. Avklarade avhandlingsdelar/delarbeten Här redogörs för avklarade avhandlingsdelar. T.ex. avhandlingskapitel, artiklar, datainsamling. Avklarade avhandlingsdelar, publicerade artiklar etc. kan bifogas under fliken Bilagor. Pågående avhandlingsdelar/delarbeten Här redogörs för pågående avhandlingsdelar. T.ex. avhandlingskapitel, artiklar, datainsamling. 18

19 Planerade avhandlingsdelar/delarbeten Här redogörs för planerade avhandlingsdelar. T.ex. avhandlingskapitel, artiklar, datainsamling. Eventuella avvikelser från tidigare studieplan Här anges eventuella avvikelser från tidigare studieplan. 5.7 Uppföljningssamtal Här anges genomförda och planerade uppföljningssamtal. Med uppföljningssamtal avses det samtal mellan doktorand och handledare där den individuella studieplanen specifikt diskuteras och följs upp. Uppföljning av studieplanen ska i enlighet med högskoleförordningen hållas minst en gång per år oavsett studietakt. De olika fakulteterna kan ha olika rutiner kring detta, se därför även anvisningarna för forskarutbildningen på respektive fakultetssida (länkar till fakulteternas doktorandinformation på ). Vid avvikelser från den fastställda individuella studieplanen revideras studieplanen, kommentarer om detta kan lämnas, se 5.8. Yrkesförberedande planering Här anges om handledare och doktorand har diskuterat framtida karriärväg samt datum för samtalet. Såväl genomförda som planerade samtal ska fyllas i. 5.8 Kommentarer Doktorand och huvudhandledare kan här lämna kommentarer till uppgifter i den individuella studieplanen. Kommentarerna sparas och följer med vid revidering av studieplanen. 5.9 Etiska tillstånd Här anges vilka försök som kan komma att ingå i avhandlingsarbetet samt om det gjorts någon etisk prövning eller ej. Etiska riktlinjer måste följas under alla delar av utbildningen. Etisk prövning kan bifogas. Det är även möjligt att under 9.1 ange etiskt tillståndsnummer. För mer information om etiska riktlinjer för ditt område se anvisningar på respektive fakultets hemsida. (Se länkar på Bilagor Här kommer dina bifogade filer att visas. Exempel på dokument som kan behöva bifogas är intyg om etiskt tillstånd, omfattande avhandlingsbeskrivning, intyg om att arbetsgivaren godkänner forskning på arbetstid (gäller för samverkansdoktorander). För att ladda upp fil: Klicka på Lägg till, välj fil, klicka på Ladda upp. Efter uppladdning finns möjlighet att byta namn på filen genom att klicka på Redigeraknappen, du kan då även lägga till en beskrivning som sedan visas när muspekaren förs över filnamnet. För doktorand vid Sahlgrenska akademin ska bifogas det inrättade projektet, intyg om allmän och särskild behörighet Meddelandelogg På varje flik i studieplanen finns meddelandeloggen. Här kan meddelanden skrivas under processen. Meddelandena sparas i planen, men försvinner när planen fastställs. När studieplanen går in 19

20 igodkännande-fasen, dvs när doktoranden godkänner planen, så kommer samtliga meddelanden i loggen att skickas med i de e-postmeddelanden som skickas från systemet. 6. Revidering av studieplan Vid avvikelser från den fastställda individuella studieplanen ska huvudhandledaren initiera en revidering av studieplanen. Efter att handledaren har klickat på knappen Revidering kommer en ny plan, version 2, att skapas. Den tidigare fastställda planen med versionsnummer 1 återfinns då under arkiverade planer. För version 2 av planen gäller samma arbetsgång som för version 1. Dvs huvudhandledaren får efter skapandet meddela doktoranden om att det finns en plan att redigera. Sedan följer samma process som är beskrivet under kapitel 3. En påminnelse i form av en e-postnotifiering skickas till doktorand och handledare 11 månader efter att senaste ISP:en fastställts. Intervallet är 7 dagar och fortsätter tills 13 månader har gått eller en ny ISP har skapats. Om inget har hänt efter 13 månader skickas notifiering till prefekten istället med ett intervall på 7 dagar och i all oändlighet om inte en ny ISP skapas. 7. Arkivering av individuella studieplaner En ISP arkiveras så snart det skapats en ny version (revidera->spara). Arkivering av studieplaner sker elektroniskt direkt i systemet. Detta innebär att pappersoriginal inte behöver skrivas ut och arkiveras. Godkännandet av planen inne i systemet motsvarar signering på papper. 8. Specialfall Vid byte av forskarämne kommer uppgift om avbrott att hämtas in från Ladok för det gamla ämnet. En ny studieplan ska sedan skapas för det nya ämnet. Vid Antagning till senare del ska en ny plan skapas för den nya antagningen, då ISP-systemet inte hanterar flera antagningar i samma plan. Tvångsgodkännande. Om en doktorand vägrar att godkänna/skriva under, kan en prefekt tvingas godkänna för att komma vidare. Kontakta systemförvaltningen på adressen isp@gu.se för mer information om detta. 20