Riktlinjer Region Hallands gemensamma stiftelseförvaltning

Transkript

1 1(2) Åke Bengtsson, finanschef Ekonomi o finans tfn ake.bengtsson@regionhalland.se Datum Diarienummer RS Regionfullmäktige Riktlinjer Region Hallands gemensamma stiftelseförvaltning Förslag till beslut Regionfullmäktige antar föreslagna riktlinjer för Region Hallands gemensamma stiftelseförvaltning enligt bilaga. Sammanfattning Region Halland har ett antal stiftelser som man åtagit sig att förvalta. För detta saknas idag enhetliga och klara riktlinjer för både den allmänna och den ekonomiska förvaltningen. Förvaltningsuppdraget regleras av riktlinjerna och är en förutsättning för att kunna ta betalt av stiftelserna för förvaltningen oavsett om det utförs av Region Halland eller lämnas för extern förvaltning. Ärendet Riktlinjerna beskriver viktiga delar av bestämmelserna i stiftelselagen, allmänt om förvaltning och styrelsens uppgifter. I riktlinjerna beskrivs vem som ansvarar för den ekonomiska förvaltning och hur medelsförvaltningen får hanteras enligt särskilda placeringsföreskrifter. För den allmänna förvaltningen beskrivs de berörda nämndernas uppgifter. Beräkningen av den förvaltningsersättning som stiftelserna ska betala till förvaltaren framgår också av riktlinjerna. Tillsynsmyndighet och revision behandlas också i riktlinjerna. Riktlinjerna innebär inte i praktiken någon större förändring av dagens hantering men klarlägger uppdrag och ansvar och gör det möjligt att ta betalt för förvaltningen och lägga förvaltningen externt.

2 2(2) Region Halland förvaltar i dag 10 st stiftelser med en förmögenhet om ca 6 MKR. Regionstyrelsen Gösta Bergenheim Regionstyrelsens ordförande Catarina Dahlöf Regiondirektör

3 Datum Diarienummer RS RIKTLINJER FÖR STIFTELSER INOM DEN GEMENSAMMA STIFTELSEFÖRVALTNINGEN I REGION HALLAND

4 1. ALLMÄNT Bestämmelserna i Stiftelselagen (1994:1220) tillämpas vid regionens förvaltning av stiftelser. En stiftelse bildas genom att egendom enligt förordnande av en eller flera stiftare avskiljs för att varaktigt förvaltas som en självständig förmögenhet för ett bestämt ändamål. Stiftelsens egendom skall anses vara avskild när den har tagits om hand av någon som har åtagit sig att förvalta den i enlighet med stiftelseförordnandet. När regionfullmäktige tar emot en stiftelse åtar man sig att dels förvalta stiftelsen i enlighet med stiftelseförordnandet, dels att förvalta den i enlighet med stiftelselagen. Därför bör regionfullmäktige, innan stiftelsen tas emot, klarlägga konsekvenserna av stiftelseförordnandets villkor. Stiftelseförordnandet, viljeförklaringen, skall vara skriftligt och undertecknat av stiftaren/stiftarna. Av stiftelseförordnandet skall framgå stiftelsens ändamål och vilken egendom som stiftaren har tänkt sig att tillskjuta. En fullständig ändamålsbenämning bör innefatta: - Syfte, inom vilket område stiftelsen skall verka eller vad den skall verka för. - Verksamhetsföremål, hur stiftelsen skall främja sitt syfte. - Destinatärskrets, vilka som skall få ta del av stiftelsens medel Om donator i sin livstid vill överlämna en donation som har ett ändamål som ligger nära en befintlig samstiftelse, bör regionfullmäktige föreslå donatorn att donationen får läggas till denna samstiftelse. Om syftet med en ny stiftelse är att tillgodose ändamål som inte ligger inom regionens kompetensområde eller om förvaltningskostnaden bedöms vara för hög i förhållande till stiftelsens storlek bör regionfullmäktige avstå från att ta emot stiftelsen. 2. FÖRVALTNING Sedan en stiftelse mottagits är det regionstyrelsen som inom ramen för de villkor som angivits i respektive stiftelseförordnande utövar de rättsliga befogenheter med avseende på egendomen eller vad som trätt i dess ställe. Föreskrifterna i stiftelseförordnandet skall följas vid förvaltningen av stiftelsens angelägenheter, om inte föreskrifterna strider mot någon bestämmelse i Stiftelselagen. När åtagandet görs av en juridisk person, d.v.s. Region Halland, föreligger anknuten förvaltning. Den juridiska personen är stiftelsens förvaltare och svarar för att föreskrifterna i stiftelseförordnandet följs. I en region är det regionstyrelsen som i egenskap av förvaltarens högsta verkställande organ (enligt lagstiftarens mening) är stiftelsens förvaltare. De principer för riskhantering samt det system för intern kontroll och rapportering som tillämpas för regionens finansförvaltning skall också tillämpas för förvaltningen av stiftelsemedel. 3. STYRELSENS UPPGIFT Regionstyrelsen har det yttersta ansvaret för stiftelsernas förvaltning och svarar för att stiftelsen följer föreskrifterna i stiftelseförordnandet samt Stiftelselagen.

5 Enligt 2 kap 23 Stiftelselagen företräder förvaltaren, d v regionstyrelsen, stiftelsen och tecknar dess namn och firma. Regionstyrelsen kan bemyndiga någon att företräda stiftelsen och teckna dess namn och firma. Regionstyrelsen svarar för att stiftelsen fullgör sin bokföringsskyldighet m.m. enligt bokföringslagen (1999:1078) och att stiftelseförordnandet och övriga handlingar avseende stiftelsen förvaras på ett ordnat och betryggande sätt. Regionstyrelsens förvaltningsansvar omfattar såväl den ekonomiska som den allmänna förvaltningen. Regionstyrelsen skriver på årsberättelsen för den gemensamma stiftelseförvaltningen innan den tillsammans med övriga årsberättelser för samtliga stiftelser skickas till tillsynsmyndigheten (Länsstyrelsen) för granskning. 4. EKONOMISK FÖRVALTNING Kapitalförvaltningen skall tjäna två syften: Att uppfylla skyldigheterna mot donatorerna och de destinatärer de har velat sörja för genom sin donation. Att donatorer kan känna sig övertygade om att deras donation tas väl om hand och placeras i enlighet med stiftelselagens föreskrifter. På uppdrag av regionstyrelsen handhar regionkontoret den ekonomiska förvaltningen för samtliga stiftelser. Uppdraget omfattar: Löpande förvaltning Regionkontoret skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Regionkontoret får dessutom utan styrelsens bemyndigande vidta åtgärder som med hänsyn till omfattningen och arten av stiftelsernas verksamhet är av ovanlig beskaffenhet eller stor betydelse, om styrelsens beslut inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för stiftelsernas verksamhet. I sådana fall skall styrelsen så snart som möjligt underrättas om åtgärden. Regionkontoret skall vidta de åtgärder som är nödvändiga för att stiftelsernas bokföring skall fullgöras i överensstämmelse med lag och för att medelsförvaltningen skall skötas på ett betryggande sätt. Löpande redovisning samt upprättande av bokslut och årsredovisning. Varje stiftelses räkenskaper skall särredovisas. Stiftelsemedel får på intet sätt sammanblandas med regionens medel. Redovisning sker med beaktande av bokföringslagen samt god redovisningssed. Årsredovisningar upprättas i enlighet med Årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd. Medelsförvaltning För stiftelsernas medelsförvaltning får så kallad samförvaltning tillämpas, såvida inte donator meddelat föreskrift om enskild placering. Den gemensamma avkastningen fördelas proportionellt i förhållande till stiftelsens andel av den totala förmögenheten. Vid placering av stiftelsernas kapital gäller stiftelselagens föreskrifter samt den placeringspolicy (se p 9 och 10) som regionstyrelsen fastställt. Om extern förvaltning tillämpas bör en upphandling ske och avtal upprättas med vald värdepappersförvaltare. Deklarationer och redovisning till Länsstyrelse

6 Regionkontoret bevakar frågor om skattebefrielse, jämkning etc. för samtliga stiftelser. Vidare ansvarar man för att inkomstdeklarationer och årsredovisningar lämnas in till respektive myndighet inom föreskriven tid. 5. ALLMÄN FÖRVALTNING Den allmänna förvaltningen omfattar ansvar för att den tillgängliga avkastningen används i enlighet med donatorers önskemål. Därvid ställs höga krav på att finna destinatärer som uppfyller villkoren i bestämmelserna. På uppdrag av regionstyrelsen svarar berörda nämnder för följande uppgifter: Information till allmänheten, särskild målgrupp etc. om möjligheten att erhålla bidrag ur stiftelse. Information till personer som arbetar med lämpliga destinatärer om befintliga bidragsmöjligheter ( t ex socialarbetare, diakoner, kuratorer, servicehuschefer, lärare). Erforderlig administration vad gäller ansökningar. Beredning och förslag till styrelsen för beslut om utdelning i enlighet med stiftelseförordnande. Nämnden är skyldig att informera regionkontoret om den har svårigheter med att finna destinatärer eller om den av någon annan anledning inte kan uppfylla villkoren genom att dela ut den tillgängliga avkastningen. Det ankommer på regionkontoret att i anslutning till att respektive stiftelses redovisning avslutas årligen meddela berörd nämnd vilket disponibelt belopp som är tillgängligt för utdelning. Vidare ankommer det på regionkontoret att i övrigt vara nämnderna behjälplig i hithörande förvaltningsfrågor liksom att för styrelsens räkning fortlöpande följa upp att disponibla medel används. En stiftelse är i princip skattebefriad om dess ändamål är att främja vård och uppfostran av barn, stödja undervisning och utbildning, utöva hjälpverksamhet bland behövande, främja vetenskaplig forskning eller stärka rikets försvar. Om detta inte sker förfaller skattebefrielsen. Enligt praxis skall minst 80% av nettoavkastningen (enligt skattemyndigheten) under en femårsperiod användas. Regionkontoret ansvarar för den löpande uppföljningen och håller reda på hur stor del av den löpande avkastningen som delats ut. 6. FÖRVALTNINGSERSÄTTNING Regionens kostnad för stiftelsernas förvaltning skall bestridas av stiftelsemedel. En årlig avgift om 0,6% av det egna kapitalet skall i efterskott tas ut av respektive stiftelse, dock lägst kronor men högst 40% av avkastningen för närmast föregående år. I undantagsfall kan andra beräkningsgrunder förekomma. 7. TILLSYN Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet. Om stiftelsen enligt stiftelselagen är bokföringsskyldig eller om det följer av stiftelseförordnandet skall den vara registrerad hos Länsstyrelsen. Bokföringsskyldig är varje stiftelse som har tillgångar som motsvarar tio gånger det gällande basbeloppet. Räkenskaperna för samtliga stiftelser förvaltade av Region Halland skall sammanställas årligen och skickas in till Länsstyrelsen senast sex månader efter räkenskapsårets slut, d v s den 30 juni.

7 8. VAL AV REVISOR Varje stiftelse skall ha minst en revisor. Revisor utses av regionstyrelsen såvida inte annat anges i donationsföreskrifterna. Av ekonomiska och administrativa skäl bör samma revisor väljas för samtliga stiftelser. Vald revisor skall vara auktoriserad revisor eller godkänd revisor som avlagt revisorsexamen. Revisorerna skall i den omfattning som följer av god revisionssed granska stiftelsens räkenskaper, årsredovisning, årsbokslut, styrelsens förvaltning samt att testators vilja uppfylls. Revisorerna skall avge en revisionsberättelse per stiftelse för varje räkenskapsår. Revisorn skall även granska det samlingsdokument som utgör redovisning av den gemensamma förvaltningen. 9. Placeringsföreskrifter och förvaltningsprinciper. 9.1 Syfte med instruktionen Syftet med föreskrifterna är att ange förvaltningsprinciper och placeringsregler för Region Hallands gemensamma stiftelseförvaltning. 9.2 Förvaltningsprinciper Målsättningen med förvaltningen är att uppnå en acceptabel avkastning med hänsyn till den risknivå som skall föreligga vid denna typ av stiftelseförvaltning. Placeringsinriktningen skall syfta till att gynna en långsiktig real tillväxt av kapitalet samt möjliggöra en jämn utdelningsnivå till destinatärskretsen. Godkända motparter i finansiella avtal avseende köp och försäljning av värdepapper, valutor och derivatinstrument är välrenommerade banker och fondkommissionärer. Placeringsföreskrifterna skall hållas uppdaterade med beaktande av utvecklingen på finansmarknaden. Reviderade föreskrifter kan fastställas av regionstyrelsen. 10. Placeringsregler 10.1 Generellt Samtliga i föreskrifterna givna restriktioner hänför sig till tillgångarnas marknadsvärde Tillgångsstruktur Tillgångsslag Stiftelsens medel skall placeras i räntebärande instrument, aktier och aktieliknande instrument samt kassa (likvida medel). Enskilda stiftelsers placering i fastigheter och dylikt exkluderas Allokering Normalportföljen anger den totala portföljens långsiktiga fördelning mellan ovan nämnda tillgångsslag. Min- och maxallokeringar anger de intervaller inom vilka tillgångsslagen får variera

8 under kortare perioder för att tillvarata möjligheter som ges av kortfristiga svängningar i världskonjunkturen. Tillgångsslag Min % Normal % Max % Räntebärande värdepapper Aktier och andra aktieliknade instrument Likvida medel Dock skall förvaltningen ske med en likviditetsplanering så att årliga bidrag och anslag kan utbetalas i enlighet med stiftelsens ändamål Enhandsengagemang Aktier, obligationer mm hänförliga till ett enskilt företag eller företag ingående i samma koncern får maximalt uppgå till 10 % av den totala portföljen. Begränsning gäller ej av svenska staten utgivna värdepapper Räntebärande placeringar Ränterisk Den genomsnittliga löptiden på de räntebärande placeringarna får vara maximalt 5 år Kreditrisk Kreditrisk skall undvikas. Placeringar får endast ske i här angivna värdepapper. Svenska obligationer och certifikat emitterade av: Svenska staten Företag som är helägda av svenska staten Svenska företagscertifikat med rating K1 Bostadsobligationer anslutna till svenska bankägda bostadsinstitut. Svenska obligationer och certifikat som har lägst nedanstående rating av från minst ett av nedanstående ratinginstitut: Kortfristig rating Moody s A1 och Standard & Poor A1 Långfristig rating Moody s Aa och Standard & Poor AA Derivatinstrument Derivatinstrument får endast användas i syfte att minska riskexponeringen i den räntebärande portföljen Aktier Generellt Aktieplaceringarna skall ske i börsnoterade svenska och utländska aktier samt aktiefonder, som står under finansinspektionens tillsyn eller motsvarande utländsk tillsynsmyndighet Utländska placeringar Av aktieandelen får högst 25 % placeras i utländska aktier, utlandsfonder eller motsvarande Derivatinstrument Optioner får endast användas för att minska risken i förvaltningen. 11 Resultatmätning och rapportering

9 Resultatet av portföljen skall kvartalsvis jämföras med lämliga index. I övrigt regleras rapportering från förvaltare i upprättat förvaltningsavtal. 12 Övrigt För de delar som inte tas upp i dessa placeringsföreskrifter gäller den finansiella policy som antagits och tillämpas i Region Halland.