Förslag om avtal med Trafikförvaltningen gällande sjukreseverksamhet

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE (4) Handläggare: Anki Eriksson Hälso- och sjukvårdsnämnden, , p 12 Förslag om avtal med Trafikförvaltningen gällande sjukreseverksamhet Ärendebeskrivning I ärendet föreslås att ingår förnyat avtal med Trafikförvaltningen (TF) om tjänsten sjukreseverksamhet. Avtalet mellan Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN), som sedan har budget- och uppföljningsansvar för sjukreseverksamheten, och Trafikförvaltningen löpte ut Avtalsperioden för det nya avtalet är två (2) år och löper från till och med med möjlighet till ett (1) års förlängning. Beslutsunderlag Hälso- och sjukvårdsdirektörens tjänsteutlåtande, Avtal med Trafikförvaltningen om tjänsten sjukreseverksamhet Ärendets beredning Ärendet har beretts i Programberedningen för akutsjukvård. Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att att uppdra till Hälso- och sjukvårdsdirektören att teckna avtal med Trafikförvaltningen, organisationsnummer , för utförande av tjänsten sjukreseverksamhet för perioden till och med omedelbart justera beslutet.

2 2 (4) TJÄNSTEUTLÅTANDE Förvaltningens motivering till förslaget Bakgrund Landstingsfullmäktige beslutade den 14 december 2010 att överföra ansvaret för sjukreseverksamheten från AB Storstockholms Lokaltrafik (SL) till (HSF). Hälso- och sjukvårdsnämndens övertagande av budget och ansvar för tjänsten har reglerats i ett avtal med giltighetstid från till och med Som utgångspunkt för ett förnyat avtal har HSF tillsammans med TF drivit ett arbete för att få till stånd en ändamålsenlig ersättningsmodell som bygger på en mer utvecklad redovisning av kostnader och produktionsvolymer. Parallellt har budgetförhandlingar skett mellan parterna. Ett förnyat treårigt avtal upprättas nu med TF med avtalsperiod Avtalet kan efter förhandling mellan parterna förlängas med upp till ett (1) år. Avsikten är att under avtalsperioden utarbeta förutsättningar för utfördelning av kostnadsansvar på vårdens förskrivare av sjukresor. Sjukreseverksamhet avser främst resor till och från sjukvårdsinrättningar. Utifrån TF:s regelverk och det nationella regelverket med tillhörande riktlinjer har vårdgivare rätt att bevilja sjukresor. Tillstånd för sjukresa beviljas patient som på grund av en aktuell behandling eller sitt medicinska tillstånd har väsentliga svårigheter att förflytta sig till eller att använda kollektivtrafik för resor till och från vård och behandling. Patienten kan bli beviljad sjukresa med egen bil, taxi eller specialfordon. TF:s uppdrag är enligt avtalet med HSF att ansvara för: administration av sjukresetjänsten tjänst för resebeställning (beställningscentral) samt kundtjänstfunktion upphandling av sjukresetransporter förvaltning av trafikavtal och andra avtal hänförliga till färdtjänstverksamhet där sjukresor ingår ändamålsenliga funktioner för IT-stöd fakturahantering och uppföljning. Uppföljning och utveckling av kostnadsansvar Antalet sjukresor har ökat över tid och prognoser visar att antalet resor kommer att överstiga uppskattade volymer för såväl 2014 som 2015 och

3 3 (4) TJÄNSTEUTLÅTANDE därmed budgeterade kostnader. HSF kommer under avtalsperioden att utvärdera tjänstens utförande. TF ska i samband med löpande uppföljning bland annat rapportera avvikelser, produktionsstatistik, tillgänglighet och utbildningsinsatser för vårdgivare. För närvarande saknas förutsättningar för att fördela ett kostnadsansvar för sjukresor på berörda förskrivare. Sedan föregående avtal trädde i kraft har HSF efterfrågat en utvecklad styr- och ersättningsmodell för att få till stånd en ändamålsenlig och mer rättvisande redovisning av verksamhet och ekonomi. En viktig del i detta är att skapa en modell för redovisning av sjukresor där det är möjligt att följa upp förskrivningen av sjukresor på förskrivarnivå. Detta har inte varit möjligt på grund av begränsade registrerings- och uppföljningsmöjligheter i TF:s ärendehanterings- och redovisningssystem. TF arbetar dock för närvarande med att utveckla nya IT-stöd, vilket beräknas vara klart 2016 eller Ekonomiska konsekvenser Ersättningen utgörs av en fast del gällande IT-system och personalkostnader för administration, motsvarande cirka 18 miljoner kronor av den totala ersättningen, samt en rörlig del som avser kostnader för utförda sjukresor med avdrag för intäkter från resenärernas egenavgifter. Den rörliga delen påverkas av antalet utförda sjukresor. Den samlade kostnaden för sjukreseverksamheten uppgick till 232 miljoner kronor 2013 och 220 miljoner kronor Prognostiserat utfall 2014 är 238, 4 miljoner kronor, vilket är ett överskridande av budget med 8 miljoner kronor. Budgeterad totalkostnad för 2015 uppgår till 249 miljoner kronor. Konsekvenser för patientsäkerhet En viktig del för patientsäkerheten är att TF bedriver en systematisk och ändamålsenlig uppföljning av sjukreseverksamheten för att säkerställa resenärens trygghet och olika behov av transporter. En annan del av uppföljningen är att säkerställa att det finns väl fungerande rutiner för beställning och planering av sjukresa till och från vårdgivare. En ändamålsenlig struktur ska finnas för att löpande utveckla verksamhetens kvalitet, samverkan med berörda aktörer och tillgänglighet. Konsekvenser för jämställd och jämlik vård Beslutet innebär oförändrade konsekvenser för jämställdhet och jämlik vård.

4 4 (4) TJÄNSTEUTLÅTANDE Miljökonsekvenser TF ställer vid varje upphandling omfattande miljökrav på utförarna av tjänsten. Miljöfordon ska införas vid nyanskaffningar av bilar och fordon som inte är miljöfordon ska tankas med miljöklassat drivmedel. De ökade kraven påverkar miljön positivt. Henrik Almkvist Tillförordnad hälso- och sjukvårdsdirektör Ann Eva Askensten Avdelningschef

5 AVTAL (6) Avtal inom Stockholms läns landsting, organisationsnummer mellan (i avtalet benämnt HSF) och Trafikförvaltningen (i avtalet benämnt TF), med samma organisationsnummer; avseende tjänsten sjukreseverksamhet. 1 BAKGRUND Landstingsfullmäktige beslutade i december 2010 att överföra kostnadsansvaret för sjukreseverksamheten från AB Storstockholms Lokaltrafik (SL) till Hälso- och sjukvårdsnämnden som företräds av HSF. Ansvaret för utförande av tjänsten överfördes till Trafiknämnden som företräds av TF. Trafiknämnden utför landstingsfullmäktiges uppdrag som Regional kollektivtrafikmyndighet (RKM) och ansvarar för kollektivtrafiken på land, på vatten samt särskild kollektivtrafik såsom färdtjänst och sjukresor. Ansvar för tjänsten har tidigare reglerats mellan HSF och TF i avtal med giltighetstid från till och med AVTALETS OMFATTNING OCH AVTALSPERIOD I detta Avtal regleras TF:s bedrivande av tjänsten sjukresor kopplat till Lag om resekostnadsersättning vid sjukresor (1991:419)samt reglering av kostnader och intäkter. Uppdragets omfattning tydliggörs i den uppdragsbeskrivning som utgör bilaga 1 till detta Avtal. Avtalet gäller för perioden till och med Avtalet kan efter förhandling mellan parterna förlängas med upp till ett (1) år. En sådan förhandling skall vara avslutad senast

6 AVTAL (6) 3 AVTALSINNEHÅLL Villkoren för TF:s bedrivande av Uppdraget framgår av detta Avtal. Avtalet består av följande avtalshandlingar: 1 Detta Avtal 2 Bilaga 1: Uppdragsbeskrivning 3 Bilaga 2: Ersättningsvillkor samt reglering av kostnader och intäkter för sjukreseverksamheten i Stockholms län 4 TILLGÄNGLIGHET OCH INFORMATION Beställnings- och resetjänsten skall tillhandhållas dygnet runt årets samtliga dagar. TF ansvarar för att informera invånare, patienter, vårdgivare, samverkansparter och andra intressenter om sjukreseverksamheten. TF skall tillse att det finns lättillgänglig och lättförståelig information om regelverket för beställning av sjukresor, tillvägagångssätt för beställning, kundsupport och om öppettider. Det skall vara möjligt för HSF, andra vårdgivare och samarbetspartners att kommunicera med TF via telefon, brev och e-post. HSF ansvarar för att informera aktuella vårdgivare om förändrade förhållanden i vården som påverkar sjukresetjänsten. 5 PERSONAL TF skall ha personal i den omfattning som krävs för att utföra uppdraget i enlighet med detta Avtal. TF skall tillse att personalen har för uppdraget adekvat utbildning och kompetens samt får den kompetensutveckling som erfordras. 6 PARTSSAMARBETE Kostnaderna för sjukresor har ökat kraftigt de senaste åren och HSF planerar för ett införande av kostnadsansvar hos förskrivarna. Genom att det för närvarande saknas verksamhetsstöd som möjliggör en redovisning av vilka vårdgivare som förskriver sjukresor och till vilken volym, saknas förutsättningarna för att fördela ett kostnadsansvar för sjukresor på berörda förskrivare.

7 AVTAL (6) I syfte att uppnå en ändamålsenlig styr-, uppföljnings- och ersättningsmodell av landstingets sjukreseverksamhet skall HSF och TF bilda en samverkansgrupp. Samverkansgruppens uppdrag är i första hand att vidareutveckla IT-stödet och formerna för rapportering till grund för att överföra ett kostnadsansvar till berörda förskrivare. Gruppen ska vidare arbeta med frågor såsom analys av kostnadsutveckling, formerna för att överföra ett kostnadsansvar till vårdgivare och analys av faktorer som föranleder förändringar i regelverk. Samverkansgruppen skall sammanträda enligt en gemensamt upprättad plan för att driva ovanstående frågor. Utveckling av befintligt IT-system HSF ska delta på ledningsnivå i styrningen av förvaltningsobjektet. Syftet med detta är att HSF ska ges möjlighet att delta i prioriteringen inom förvaltning och utveckling av det befintliga systemet. Samverkan ska ske både på besluts- och linjenivå. Utveckling av nytt IT-stöd för sjukresor En förstudie är genomförd och TF planerar för ett inriktningsbeslut till TN första kvartalet Troligen kommer ett helt nytt system att behöva upphandlas. HSF ska delta på ledningsnivå och i arbetet med kravställning på det nya systemet för att se till att sjukresors behov tillvaratas. 7 UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING HSF äger rätt att följa upp TF:s utförande av Uppdraget och kommer under avtalsperioden att utvärdera tjänstens utförande samt att vid behov föreslå förändring av uppdragets innehåll. TF skall samverka med HSF i uppföljning och analys av hur Uppdraget utförs samt i utveckling av åtagandets kvalitet och effektivitet. TF ska till HSF rapportera enligt följande: Varje månad: Avvikelser (inträffade olyckor, incidenter eller tillbud, väsentliga klagomål) Statistik Beställningscentral/callcenter gällande tillgänglighet Statistik gällande tidspassning Produktionsstatistik specificerat på typ av transport samt helårsprognos Statistik gällande antal utfärdade sjukresetillstånd specificerat på förskrivande vårdgivare och kombikakod

8 AVTAL (6) Sammanställning av faktiskt utfall av kostnader och intäkter samt helårsprognos. Varje kvartal: Genomförda utbildningsinsatser till tillståndsgivare/vårdgivare. Behovet av information och underlag för uppföljning kan ändras under Avtalets giltighetstid. HSF äger rätt att genomföra fördjupade uppföljningar.tf skall medverka vid en sådan fördjupad uppföljning och kostnadsfritt ställa erforderligt material och dokumentation till förfogande. TF ska årligen redovisa en deskriptiv rapport Sjukresor inom Stockholms läns landsting 201X. Rapporten kommer att utgöra ett viktigt underlag för HSF:s vidare arbete kring sjukresor. Rapporten ska redovisas senast den 31 januari efterföljande år. 8 NYA FÖRUTSÄTTNINGAR UTIFRÅN ÄNDRINGAR I GÄLLANDE LAGSTIFTNING Den 1 januari 2015 kommer enligt prop. 2013/14:106 en ny Patientlag att träda i kraft. Detta innebär bland annat att det under avtalsperioden kommer ske ändringar i lagstiftningen gällande patientens valfrihet över länsgränser. Den nya Patientlagen innebär också att nuvarande Riksavtal för utomlänsvård kommer att förnyas med ändrade regler för utomlänsvård och resor kopplande till detta. Båda parter är överens om att de planerade förändringarna kan komma att påverka vissa förutsättningar för detta avtal, men att konsekvenserna inte kan bedömas vid tidpunkten för tecknande av detta avtal. Utredningar om förändringar inom Särskild kollektivtrafik kopplade till Trafikanalys utredning (Trafikanalys rapport 2014:7) kan också påverka tjänsten sjukresor. Båda parter är överens om att gemensamt utreda konsekvenserna av kommande förändringar. Parterna är vidare överens om att omförhandling utifrån nya förutsättningar kan bli aktuell. 9 MILJÖ TF skall i sin verksamhet enligt detta Avtal verka för att minska sin skadliga miljöpåverkan och för att de gällande miljömålen i SLL:s miljöpolitiska program uppnås vid varje tidpunkt.

9 AVTAL (6) 10 ERSÄTTNING Villkor kring ersättning, fakturering samt betalningsvillkor regleras i bilaga TVIST Tvister mellan HSF och parter som ingår i SLL:s förvaltningsorganisation samt med av SLL ägda bolag löses inom SLL. 12 TILLÄGG, ÄNDRINGAR OCH EVENTUELL OMFÖRHANDLING Tillägg och ändringar av Avtalet skall vara skriftliga och undertecknade av behöriga företrädare för båda parter. Omförhandling om villkoren i detta Avtal kan skriftligen begäras av part vid väsentliga förändringar av omständigheter som ligger till grund för detta Avtal. Omförhandling skall inledas inom tre månader efter framställan därom. Påkallande av omförhandling befriar inte part från skyldighet att fullgöra sina förpliktelser enligt detta Avtal intill dess nytt avtal har slutits. 13 ÖVRIGT TF skall utföra tjänster enligt detta Avtal som en självständig aktör och äger inte rätt att företräda HSF utöver vad som framgår av Avtalet. Att part inte vid ett eller flera tillfällen gjort gällande rättighet enligt Avtalet eller påtalat förhållande som är hänförligt till Avtalet, förtar inte denna parts möjlighet att göra gällande rättighet eller påtala förhållande vid ett senare tillfälle. Om någon bestämmelse i Avtalet skulle vara ogiltig innebär det inte att Avtalet i sin helhet skall anses ogiltigt. Om sådan ogiltighet väsentligt påverkar någon av parterna äger denna part rätt till skälig jämkning av Avtalet.

10 AVTAL (6) Detta Avtal har upprättats i två likalydande exemplar var av parterna tagit var sitt. Stockholm den / 2014 Stockholm den / 2014 Stockholms läns landsting Trafikförvaltningen Henrik Almkvist Tillförordnad hälso- och sjukvårdsdirektör Anders Lindström Förvaltningschef

11 Bilaga 1-Uppdragsbeskrivning (2) UPPDRAGSBESKRIVNING 1 Sjukreseverksamhet (HSF) har via detta Avtal givit Trafikförvaltningen (TF) i uppdrag att ansvara för administration av sjukresor, upphandling och förvaltning av trafikavtal, beställningscentral och andra avtal som hänförs till färdtjänstverksamhet där sjukresor ingår. Uppdraget omfattar de resor som sker kopplat till Lag om resekostnadsersättning vid sjukresor exklusive liggande persontransporter (1991:419). Utifrån ett regelverk med tillhörande riktlinjer har vårdgivare (förskrivare) rätt att bevilja sjukresor. Beslut om förändringar av regelverk och riktlinjer fattas av fullmäktige. Tillstånd till sjukresa beviljas patient som på grund av en aktuell behandling eller sitt medicinska tillstånd har väsentliga svårigheter att förflytta sig till eller att använda kollektivtrafik för resor till och från vård och behandling. Patient kan bli beviljad sjukresa med egen bil, taxi eller specialfordon. TF ansvarar för sjukresor och sittande persontransporter. Resorna anordnas i huvudsak inom länet, men kan även innefatta resor över länsgränser. TF ansvarar för att de vårdgivare som beviljar sjukresor erhåller utbildning i regelverk och IT system, att kundärenden hanteras, att klagomål hanteras och följs upp samt att avtalsuppföljning med utförarna av sjukresor sker. 2 Uppdraget Uppdraget avser: Att utföra administration rörande sjukresor. Att tillhandahålla beställningscentral/er för resor. Att resor sker via färdtjänstverksamhetens resesystem, vilket är en databaserad systemstruktur som hanterar beställningar av resor, fakturor från utförare av transporten baserade på lämnade taxameteruppgifter och för dessa uppgifter automatiserade uppföljningssystem. Vissa fakturor som ej hanteras via det databaserade färdtjänstsystemet förekommer också, såsom pappersfakturor från ett mindre antal leverantörer, ersättning till patienter för egna utlägg, resor som anordnas av landstinget till och från eller inom annat län och andra resor som inte kan hanteras i det databaserade systemet för det huvudsakliga resandet.

12 Bilaga 1-Uppdragsbeskrivning (2) Att tillhandahålla IT-plattform för sjukresor (SRS sjukresesystemet, vårdens fakturerings- och reskontrasystem RES, arkivering av sjukresefakturor Kovis, folkbokföringsuppgifter Infotorg). Att tillhandahålla IT-system för hantering av sjukreseverksamheten system som i dagsläget delas med färdtjänstresor. Att tillhandahålla kundservice för sjukresor samt erforderligt informationsmaterial. Att tolka regelverk, utbilda och sprida kunskap om regelverket, följa upp resandet och föreslå regeländringar till HSF. Att utreda kundärenden, fatta beslut och handlägga begäran om ersättning (egen bil, taxi mm) fram till utbetalning. Att hantera kundkontakter, klagomål samt att vid behov hantera uppföljning av enskilda resenärers resor med åtgärder. Att beställa vissa resor utanför länet. Att arrangera utbildning för personal i vården som registrerar/beviljar tillstånd i regelverk och IT-stöd. Att tillhandahålla s.k. helpdeskfunktion till vårdgivare. Att handlägga och administrera manuella tillstånd, beställa och distribuera sjukresekort, sjukresebiljetter och informationsmaterial. Att följa upp vårdgivares tillståndsgivning och vidta åtgärder vid behov i samverkan med HSF. Att uppdatera och utveckla befintlig information och informationskanaler. Att samverka med sjukreseverksamheter i andra län. Att samverka med HSF. 3 Regelverk TF och HSF samverkar för utarbetande av regelverk för sjukresor inför fullmäktiges beslut samt dess tillämpning. TF ansvarar för att regelverket och annan relevant information finns tillgänglig på Vårdgivarwebben.

13 Bilaga 2 - Ersättningsvillkor (2) ERSÄTTNINGSVILLKOR (HSF) ersätter Trafikförvaltningen (TF) för kostnader för sjukresetransporter samt därmed sammanhängande IT- och personalkostnader. Ersättningen indelas i en fast och en rörlig del. Fast del 1a HSF ersätter TF (Färdtjänstverksamheten, motpart 2550) med en fast summa om kronor per 12-månadersperiod. Beloppet avser ersättning för IT-system för sjukreseverksamheten såsom trafiksystem, ekonomisystem, kommunikation samt overheadkostnader. Ersättningen ska vara oförändrad till och med För tiden därefter ska 20 % av ersättningen vara fast och 80 % vara föremål för prisjustering. Prisjustering ska ske med början den1 januari 2015 baserat på KPI. Basmånad för KPI ska vara december Ersättningen ska faktureras med en tolftedel månadsvis i efterskott. 1b HSF ersätter TF (motpart 2580) med en fast summa om kronor per 12-månadersperiod. Beloppet avser ersättning för personalkostnader inklusive nödvändig kompetensutveckling. Ersättningen ska vara oförändrad till och med För tiden därefter ska 20 % av ersättningen vara fast och 80 % vara föremål för prisjustering. Prisjustering ska ske med början den1 januari 2015 baserat på preliminärt Prisindex med kvalitetsjusterade löner för landsting (LPIK) exklusive läkemedel. LPIK redovisar prognosticerat utfall av förändringar i kostnader för arbetskraft och övriga tjänster under ett kalenderår och publiceras av SKL i oktober. Basår för LPIK för detta Avtal är Ersättningen ska faktureras med en tolftedel månadsvis i efterskott. Rörlig del 2 HSF ersätter TF (Färdtjänstverksamheten, motpart 2550) för kostnader för sjukresetransporter med avdrag för intäkter från resenärernas egenavgifter och andra intäkter som kan hänföras till sjukreseverksamheten. Det är TF:s ansvar att hantera intäkter avseende sjukresorna och att bokföra dessa så att de tillgodoförs sjukreseverksamheten. Ersättningen ska faktureras månadsvis i efterskott.

14 Bilaga 2 - Ersättningsvillkor (2) Övriga bestämmelser 3 TF ansvarar för att varje månad sammanställa och informera HSF om faktiskt utfall av kostnader och intäkter samt att göra en helårsprognos (med undantag för januari och juni) avseende sjukreseverksamheten. 4 Mervärdesskatt utgår inte. Betalning ska ske 20 dagar efter fakturadatum. Faktura skall anses ha nått Beställaren senast fem kalenderdagar efter avsändande. TF har inte rätt att ta ut faktureringsavgift eller andra avgifter eller pristillägg som inte framgår av detta Avtal. Invändningar mot fakturan skall ske senast tre månader efter mottagandet för att beaktas. TF äger vid försenad betalning rätt att ta ut dröjsmålsränta enligt gällande räntelags regler.