Handbok för notarius publicus

Transkript

1 LAUSUNTOJA JA SELVITYKSIÄ 2003:9 J U S T I T I E M I N I S T E R I E T UTLÅTANDEN OCH UTREDNINGAR 2003:9 Handbok för notarius publicus

2 UTLÅTANDEN OCH UTREDNINGAR 2003:9 Handbok för notarius publicus Arbetsgruppen för utvecklande av notarius publicus uppgifter Del 1 Handbok för notarius publicus Del 2 Arbetsgruppens förslag för utvecklande av notarius publicus uppgifter JUSTITIEMINISTERIET HELSINGFORS 2003

3 ISSN ISBN Justitieministeriet Helsingfors

4 PRESENTATIONSBLAD J U S T I T I E M I N I S T E R I E T Författare (uppgifter om organet: organets namn, ordförande, sekreterare) Arbetsgruppen för utvecklande av notarius publicus uppgifter Regeringssekreterare Maaria Leskelä, ordförande, justitieministeriet Utvecklingschef Hannu Mäkelä, sekreterare, inrikesministeriet Publikation (även den finska titeln) Handbok för notarius publicus, på svenska Utgivningsdatum Typ av publikation Arbetsgruppens betänkande Uppdragsgivare Justitieministeriet Datum då organet tillsattes Publikationens delar Del 1 Handbok för notarius publicus Del 2 Arbetsgruppens förslag för utvecklande av notarius publicus uppgifter Referat Justitieministeriet tills atte den 4 oktober 2002 en arbetsgrupp för samordning av praxis och utvecklande av uppgifterna inom notarius publicus verksamheten. Arbetsgruppens uppdrag var att utarbeta en handbok med rekommendationer för utförandet av notarius publicus uppgifter och arbetsgruppen kunde vid behov komma med förslag för utvecklande av notarius publicus uppgifter. Arbetsgruppen har utarbetat en handbok med rekommendationer för notarius publicus. Handboken innehåller information om notarius publicus uppgifter samt praktis ka anvisningar om förfaranden som skall tillämpas vid utförandet av uppgifterna. I handboken ingår dessutom modeller för de vanligaste intygen. I fråga om utvecklingsbehov föreslår arbetsgruppen vissa ändringar i lagen och förordningen om notarius publicus. Ändringarna syftar till att ändra lagen och förordningen till att bättre motsvara nuläget. Uppgifterna kunde dessutom utvidgas på så sätt att det notarius publicus skulle ges möjligheten att ensam bestyrka riktigheten av underskrifterna i en handling som enligt lagstiftningen skall bevittnas av två ojäviga vittnen. Arbetsgruppens betänkande består av två delar. Den första delen utgörs av handboken för notarius publicus och den andra delen av arbetsgruppens förslag för utveckling av notarius publicus uppgifter. Nyckelord Övriga uppgifter Seriens namn och nummer Justitieministeriet, Utlåtanden och utredningar 2003:9 ISSN ISBN Sidoantal Språk svenska Pris Sekretessgrad offentlig Distribution Justitieministeriet Förlag Justitieministeriet

5 Till justitieministeriets justitieförvaltningsavdelning Justitieministeriet tillsatte den 4 oktober 2002 en arbetsgrupp för samordning av praxis och utvecklande av uppgifterna inom notarius publicus verksamheten. Arbetsgruppens uppdrag var att utarbeta en handbok med rekommendationer för utförandet av notarius publicus uppgifter och arbetsgruppen kunde vid behov komma med förslag för utvecklande av notarius publicus uppgifter. I praktiken har det konstaterats att det finns ett behov att samordna förfarandena som tillämpas vid skötseln av notarius publicus uppgifter. Detta beror i första hand på att lagen om notarius publicus stiftades över fyrtio år sedan och trots den intensiva samhällsutvecklingen har den efter detta enbart genomgått några mindre ändringar. För det andra har nästan ingen skolning i utförandet av notarius publicus uppgifter ordnats och det har inte heller funnits någon introduktionsmaterial eller motsvarande anvisningar om skötseln av notarius publicus uppgifter. Syftet med handboken är att för sin del skapa mer enhetliga praxis inom notarius publicus verksamheten samt att göra det lättare för nya notarius publicus att sätta sig in i sina arbetsuppgifter. Arbetsgruppen skulle också vid behov komma med förslag om hur notarius publicus uppgifter kunde utvecklas. Behovet att utveckla uppgifterna beror främst på att internationaliseringen har skapat nya tjänstebehov. Detta syns bl.a. i att handlingar som avses att användas mellan Finland och övriga länder i Europa allt oftare har bestyrkts av notarius publicus. Ordförande för arbetsgruppen var regeringssekreterare Maaria Leskelä från justitieministeriet och medlemmar i arbetsgruppen var häradsskrivare Raija Ahvamaa från Magistraten i Åbo, häradslänsman Harri Kangas från häradsämbetet i Heinola och häradsskrivare Peter Oljemark från Magistraten i Helsingfors. Sekreterare för arbetsgruppen var utvecklingschef Hannu Mäkelä från inrikesministeriet. Arbetsgruppen sammanträdde tio gånger. Utöver de utnämnda medlemmarna deltog administrativ utrikessekreterare Seppo Tauren och lagstiftningssekreterare Minna-Kaisa Liukko från utrikesministeriet i arbetsgruppens arbete, särskilt för den delen som gällde förfaranden för legalisering av handlingar. Arbetsgruppen har dessutom hört regeringsråd Hannu Taimisto från justitieministeriet i ärendet. För handbokens del har arbetsgruppen dessutom begärt utlåtanden av vissa magistrater och häradsämbeten samt utrikesministeriet och justitieministeriets lagberedningsavdelning.

6 Arbetsgruppen har utarbetat en handbok med rekommendationer för notarius publicus. Handboken innehåller information om notarius publicus uppgifter samt praktiska anvisningar om förfaranden som tillämpas vid utförandet av uppgifterna. I handboken ingår dessutom modeller för de vanligaste intygen. I fråga om utvecklingsbehov föreslår arbetsgruppen vissa ändringar i lagen och förordningen om notarius publicus. Ändringarna syftar till att ändra lagen och förordningen till att bättre motsvara nuläget. Uppgifterna kunde dessutom utvidgas genom att notarius publicus skulle ges möjligheten att ensam bestyrka riktigheten av underskrifterna i en handling som enligt lagstiftningen skall bevittnas av två ojäviga vittnen. Arbetsgruppens betänkande består av två delar. Den första delen utgörs av handboken för notarius publicus och den andra delen av arbetsgruppens förslag för utveckling av notarius publicus uppgifter. Efter slutfört arbete överlämnar arbetsgruppen högaktningsfullt sitt förslag för utvecklande av notarius publicus uppgifter till justitieministeriets justitieförvaltningsavdelning. Helsingfors den 31 mars 2003 Maaria Leskelä Raija Ahvamaa Harri Kangas Peter Oljemark Hannu Mäkelä

7 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING LAGSTIFTNINGEN OM NOTARIUS PUBLICUS OM LAGSTIFTNINGEN PERSONER SOM SKÖTER NOTARIUS PUBLICUS UPPGIFTER Vid häradsämbetena och magistraterna samt i landskapet Åland Enligt lagen om konsulära tjänster BEHÖRIGHETSVILLKOR BESTÄMMELSER SOM STYR NOTARIUS PUBLICUS VERKSAMHETEN BEHÖRIGHET Saklig behörighet Uppgifter som ankommer på annan myndighet Åtgärder som inte kan anses vara sakenliga Geografisk behörighet JÄV BESVÄRSANVISNING PROTOKOLL OCH SAKLÄNGD Protokoll Saklängd Förteckning över apostille-intyg UNDERSKRIFT STÄMPEL OCH/ELLER SIGILL SPRÅKET OFFENTLIGHET RÅDGIVNING NOTARIUS PUBLICUS UPPGIFTER ALLMÄNT LEGALISERING AV HANDLINGAR Apostillekonventionen Konventionsländerna Apostillemyndigheter i Finland Handlingar och anteckningar som avses i apostillekonventionen Anteckningar i intyget och intygets form UTRIKESMINISTERIETS LEGALISERINGSFÖRFARANDE UPPGIFTER ENLIGT LAGEN OM NOTARIUS PUBLICUS Bestyrkande av underskrift Behörighetsintyg Bestyrkande av avskrifter Protest med stöd av växellagen och checklagen Vederhäftighetsintyg... 16

8 Intyg över handlingarnas innehåll Upptagande av förklaringar om rättsliga och ekonomiska förhållanden i protokoll Öppnande av tresorfack Övervakning av lotteridragningar NOTARIUS PUBLICUS UPPGIFTER ENLIGT ANDRA LAGAR Mottagandet av erkännanden av faderskap och hörande Delgivning av skriftlig stämning FÖRTECKNING ÖVER KONVENTIONSLÄNDERNA OCH APOSTILLE-INTYG MODELLER OCH EXEMPEL FÖRFATTNINGAR...30

9 3 HANDBOKENS SYFTE OCH ANVÄNDNING Denna handbok är avsedd att tjäna som praktisk vägledning för tjänstemän som sköter notarius publicus uppgifter. Dessutom syftar handboken till att skapa en mer enhetlig praxis inom notarius publicus verksamheten. Handboken har utarbetats som ett samarbetsprojekt inom justitieministeriets, utrikesministeriets och inrikesministeriets förvaltningsområden under hösten 2002 och våren Handboken kommer att uppdateras i takt med utvecklingen inom lagstiftningen, rättspraxisen och verksamhetsmiljön. Handboken uppdateras av magistraternas utvecklingschef som arbetar vid Länsstyrelsen i Östra Finlands län. Utvecklingschefen tar också emot utvecklingsförslag. 1 INLEDNING Notarius publicus verksamhet regleras av lagen om notarius publicus (287/1960) som trädde i kraft den 1 januari Tidigare fanns det ingen allmän lag om notarius publicus utan bestämmelserna om dessa uppgifter fanns i flera särskilda lagar. Med lagen om notarius publicus samlades bestämmelserna bl.a. om tjänstemän som sköter notarius publicus uppgifter och behörighetsvillkor för en dylik tjänst samt om notarius publicus uppgifter i en lag. I notarius publicus uppgifter ingår bl.a. att bestyrka underskrifter och avskrifter av handlingar samt att bekräfta att en person är behörig att företa viss tjänsteåtgärd eller att någon innehar viss kompetens eller är rättsligt behörig att företräda en annan. Notarius publicus skall dessutom utföra andra uppgifter som särskilt i lag eller förordning påförts notarius publicus. Tjänstemän som sköter notarius publicus uppgifter vid magistraterna eller Ålands länsstyrelse kan dessutom ge apostille-intyg, dvs. bestyrka en allmän handling som skall uppvisas för myndigheter i en stat som tillträtt Haagkonventionen om legalisering av utländska allmänna handlingar (FördrS 46/1985). Trots att det finns många likheter, skiljer sig notarius publicus uppgifterna i Finland till stor del från notarieuppgifterna i övriga Europa och Förenta Staterna. I Finland är notarius publicus alltid en statens tjänsteman. I många andra länder behöver man däremot inte nödvändigtvis vara tjänsteman för att sköta dessa uppgifter. Dessutom finns det stora skillnader i fråga om notarius publicus behörighet. I Finland råder det avtalsfrihet i privaträttsliga ärenden. I motsats till många centraleuropeiska länder behöver ett avtal inte i Finland bestyrkas av notarius publicus för att avtalet eller rättshandlingen skall bli giltig. Detta innebär att testamente eller äktenskapsförord eller andra familjerättsliga överenskommelser inte nödvändigtvis behöver bestyrkas av notarius publicus. I Finland är en fastighetsöverlåtelse, som skall bestyrkas av ett offentligt köpvittne, den ända privaträttsliga överenskommelsen för vilken det krävs offentlig bestyrkande. Det finländska systemet är till största delen enhetlig med övriga nordiska system. Notarius publicus kan vanligen utföra sina uppgifter även utanför sitt tjänsteområde. Notarius publicus får inte vidta en åtgärd, som ankommer på en annan myndighet eller inrättning eller om ärendet är av den beskaffenhet att åtgärd av notarius publicus inte kan anses sakenlig.

10 4 2 LAGSTIFTNINGEN OM NOTARIUS PUBLICUS 2.1 Om lagstiftningen Lagstiftningen om notarius publicus är rätt så mångformig. De grundläggande bestämmelserna om notarius publicus och om vissa på honom/henne ankommande åligganden samt om behörighetsvillkor, saklig och geografisk behörighet, protokollförande och jäv finns i lagen om notarius publicus (287/1960) och i förordningen angående tillämpning av lagen om notarius publicus (367/1960). En annan viktig författning är den s.k. apostillekonventionen som med lag (675/1985) har införlivats i Finlands lagstiftning. Många av de övriga bestämmelserna om notarius publicus uppgifter i vissa särskilda lagar har inte länge samma betydelse som de hade vid den tidpunkten då de i tiden stadgades (en förteckning över författningar finns som bilaga). Dessutom tillämpas bestämmelserna om förvaltningsförfarande och offentlighet i myndigheternas verksamhet på notarius publicus verksamheten. 2.2 Personer som sköter notarius publicus uppgifter Bestämmelserna om notarius publicus och personer som sköter notarius publicus uppgifter finns i lagen om notarius publicus samt i lagen om konsulära tjänster (498/1999, RP 283/1998). Det finns ingen förteckning eller register över personer som sköter notarius publicus uppgifter. För att utreda en persons befogenheter i enskilda fall, t.ex. i samband med utfärdande av apostille-intyg, skall vid behov ifrågavarande myndighet kontaktas Vid häradsämbetena och magistraterna samt i landskapet Åland Med stöd av lagen om notarius publicus är - chefen för en magistrat och - en av honom förordnad tjänsteman vid magistraten samt - chefen för ett häradsämbete och - en av honom förordnad tjänsteman vid häradsämbetet notarius publicus. Vid en magistrat kan också finnas en tjänst som notarius publicus. Tjänsten kan vara kombinerad med en sådan tjänst för vilken behörighetsvillkoret är juris kandidatexamen. För tillfället finns dock inga dylika tjänster som notarius publicus. I landskapet Åland är - av länsstyrelsen förordnade tjänstemän vid länsstyrelsen samt - landskapsåklagaren och - landsfogden notarius publicus Enligt lagen om konsulära tjänster I 7 2 mom. lagen om notarius publicus föreskrivs att angående notarius publicus vid Finlands utrikesrepresentation samt angående vissa myndigheters skyldighet att jämte notarius publicus handhava särskilda i denna lag avsedda åligganden är särskilt stadgat. Nämnda bestämmelser finns i lagen om konsulära tjänster och enligt den kan inom beskickningens verksamhetsområde - en vid beskickningen tjänstgörande attaché eller

11 5 - administrativ attaché och - en tjänsteman i högre tjänsteställning än dessa samt - andra finska medborgare som är anställda vid beskickningen och som utrikesministeriet av särskilda skäl har befullmäktigat att sköta en uppgift utföra vissa notarius publicus uppgifter, t.ex. bestyrka underskrifter, bestyrka avskrifter av handlingar samt utfärda intyg över innehållet i handlingar som företetts för notarius publicus. Dessutom kan de utfärda intyg över att någon lever och ta emot erkännanden av faderskap. Beskickningar kan dock inte utföra alla notarius publicus uppgifter. På webbadressen finns information om Finlands beskickningar utomlands. Honorära konsuler har begränsade rättigheter i fråga om notariella tjänster och utför enbart sådana uppgifter för vilka utrikesministeriet har befullmäktigat dem, såsom bestyrkande av underskrifter eller avskrifter av handlingar samt utfärdande av intyg över att någon lever. 2.3 Behörighetsvillkor Enligt lagen om notarius publicus (ändring 885/1996) är behörighetsvillkoret för en tjänst som notarius publicus juris kandidatexamen. En tjänsteman vid magistraten som innan lagens ikraftträdelse ( ) utnämnts till tjänst som häradsskrivare, kan dock fungera som notarius publicus. 3 BESTÄMMELSER SOM STYR NOTARIUS PUBLICUS VERKSAMHETEN 3.1 Behörighet Saklig behörighet Den sakliga behörigheten för notarius publicus har i princip definierats på ett uttömmande sätt i lagen om notarius publicus. I lagens 4 1 mom. uppräknas de vanligaste uppgifterna. Enligt lagens 4 2 mom. skall notarius publicus dessutom utföra övriga uppgifter som särskilt i lag eller förordning påförts notarius publicus. Vid bedömandet av uppgiftens omfång finns dock en hel del rum för tolkning, särskilt i fråga om uppgifterna som nämns i 4 1 mom. Behörigheten begränsas egentligen av lagens 5 i vilken det bestäms att notarius publicus inte får vidta en åtgärd, som ankommer på särskild myndighet eller inrättning eller om ärendet är av den beskaffenhet att åtgärd av notarius publicus inte kan anses sakenlig. Notarien skall säkerställa att den åtgärd som han/hon bes vidta inte ankommer på en annan myndighet. Dessutom skall det övervägas om åtgärden kan anses vara sakenlig med beaktande av bl.a. principerna för en god förvaltning. Det är dock skäl att beakta, att uppgifterna i ett intyg som kunden behöver för utländska myndigheter i vissa fall lika bra kunde ges t.ex. i form av ett handelsregisterutdrag. Kunden kan dessutom för de utländska myndigheterna behöva en sammanfattning av de intyg som han/hon fått av olika myndigheter i Finland. I fråga om vilka uppgifter som behövs måste man i viss mån lita på den information som kunden uppger. Notarius publicus kan med andra ord bestyrka nästan vad som helst under förutsättningen att kunden uppvisar tillräcklig utredning eller att notarius publicus på annat sätt har säkra

12 6 uppgifter om saken. Notarius publicus får dock inte utfärda oklara intyg eller bestyrka sådana ärenden som han/hon inte har befogenhet att bedöma. Till exempel i fråga om meritförteckningar kan notarius publicus inte bestyrka att den person som förteckningen gäller är finskspråkig, om ifrågavarande person inte kan förete intyg om detta Uppgifter som ankommer på annan myndighet Notarius publicus utfärdar vanligen inte intyg om att en person som tillhör den i Finland närvarande befolkningen lever, eftersom detta bekräftas genom ett utdrag ur befolkningsdatasystemet och uppgiften att ge utdrag ur systemet ankommer på magistraten. Av särskilda skäl är det dock möjligt att ge ett dylikt intyg (t.ex. för pension som fås från utlandet). Med närvarande befolkning avses i detta sammanhang personer som har i lagen om hemkommun avsedd hemkommun i Finland och med frånvarande befolkning finska medborgare som är stadigvarande bosatta i utlandet och inte har hemkommun i Finland (i fråga om den frånvarande befolkningen antecknas i befolkningsdatasystemet en folkbokföringskommun). Om notarius publicus inte med hjälp av befolkningsdatasystemet får reda på om en person tillhör den närvarande eller den frånvarande befolkningen, skall han/hon kontakta magistraten. Det rekommenderas att myndigheterna själv ger ut avskrifter av sina beslut och övriga handlingar. Det är skäl att vara restriktiv i fråga om bestyrkande av avskrifter av bl.a. handelsregisterutdrag, eftersom dessa uppgifter kan ges direkt ur ifrågavarande register. Vanligen bestyrks inte heller avskrifter eller utdrag av tingsrätternas beslut, eftersom en officiell avskrift kan fås av domstolen Åtgärder som inte kan anses vara sakenliga Med en åtgärd som kan inte anses vara sakenlig avses t.ex. sådana situationer där notarius publicus bestyrker något som kan ge en felaktig eller vilseledande uppfattning om intyget. Exempel: En inofficiell översättning har bifogats till ett utdrag ur befolkningsdatasystemet och notarius publicus bes bestyrka översättarens egenhändiga underskrift. Om översättarens underskrift bestyrks kan detta felaktigt tolkas som intyg om att översättaren är en auktoriserad translator. Bestyrkande av en underskrift på en blanco-blankett kan inte heller anses vara en sakenlig åtgärd. Ett undantag till detta är handstilsprov som ges t.ex. för utländska banker. I detta fall skall det dock av intyget framgå att det uttryckligen är frågan om ett handstilsprov. Om det finns anledning att anta att åtgärden som notarius publicus bes vidta har samband med kriminell verksamhet eller verksamhet som på annat sätt strider mot samhällsordningen kan den inte heller anses vara sakenlig Geografisk behörighet Enligt 4 3 mom. lagen om notarius publicus är notarius publicus berättigad att utföra på honom ankommande åligganden även utom sitt tjänsteområde. I praktiken begränsas den geografiska behörigheten enbart av bestämmelserna om protest i växellagen och checklagen.

13 7 Med stöd av lagen om konsulära tjänster kan de tjänstemän vid en beskickning som sköter notariella uppgifter utföra dessa uppgifter inom beskickningens verksamhetsområde. En honorär konsul kan sköta notariella uppgifter enbart inom sitt eget verksamhetsområde. 3.2 Jäv Enligt 5 lagen om notarius publicus får notarius publicus inte företa en åtgärd, om han har del i saken eller om sådan särskild omständighet föreligger, som är ägnad att rubba förtroendet till hans oväld. Även om det i lagen ingår en särskild bestämmelse om notarius publicus jäv finns det en mer detaljerad definition om detta i 10 lagen om förvaltningsförfarande. En tjänsteman med notarius publicus uppgifter får inte ge apostille-intyg om sig själv. En annan tjänsteman med notarius publicus uppgifter inom samma myndighet kan däremot inte anses vara jävig. Därför är det möjligt att en notarius publicus vid en myndighet ger apostille-intyg om en handling som utfärdats av en annan notarius publicus inom samma myndighet. 3.3 Besvärsanvisning Vanligen nöjer sig kunden med att notarius publicus meddelar honom/henne att en åtgärd inte kan vidtas. På begäran skall kunden dock ges ett skriftligt beslut samt besvärsanvisning. Enligt förvaltningsprocesslagen (586/1996) kan besvär i beslut i förvaltningsärenden anföras hos förvaltningsdomstolen. 3.4 Protokoll och saklängd Protokoll Enligt 6 lagen om notarius publicus skall över notarius publicus förrättningar föras protokoll, om detta begärs eller om ärendets beskaffenhet det kräver eller om inte något annat bestäms någon annanstans i lag. I 4 1 mom. 3 punkten nämnda fall är protokollförande själva uppgiften. Protokoll skall föras bl.a. vid öppnande av tresorfack, övervakande av lotteridragningar och sjöprotest. I 91 växellagen och 69 checklagen samt i 9 köpvittnesförordningen som stadgats med stöd av 1 kap. 6 jordabalken finns särskilda bestämmelser om protokoll- och diarieförande. Enligt 3 förordningen angående tillämpning av lagen om notarius publicus skall det av protokollet framgå ort och tid för förrättningen och namn, yrke och hemort för den som ansökt om förrättning, förrättningens art och redogörelse för dess förlopp samt i det fall som avses i 4 1 mom. 3 punkten lagen om notarius publicus där nämnda förklaringar. Det mest ändamålsenliga sättet är att utarbeta ett protokoll i vilket ingår kopior av de handlingar som företetts och att kopiorna sedan förvaras i en mapp. Protokollet förs i kronologisk ordning skilt för varje år Saklängd

14 8 Övriga förrättningar (dvs. förrättningar som inte protokollförs), med undantag av bestyrkande av underskrifters och avskrifters riktighet, skall antecknas i en kronologiskt förd saklängd. I saklängden, som förs i kronologisk ordning skilt för varje år, skall enligt 4 förordningen angående tillämpning av lagen om notarius publicus antecknas ort och tid för vidtagen åtgärd, namn, yrke och hemort av den som ansökt om förrättning samt i korthet förrättningens art. Vid förande av saklängd har man tillämpat olika förfaranden. I saklängden kan antecknas t.ex. bestyrkanden av meritförteckningar Förteckning över apostille-intyg Enligt artikel 7 i apostillekonventionen skall det över apostille-intyg föras en förteckning eller ett kortregister av vilket framgår bl.a. intygets nummer och datum samt uppgifter om vem som utfärdat den handling som apostille-intyget gäller. I praktiken består förteckningen av kopior på apostille-intyg. Handlingen som bestyrks behöver inte kopieras. Med hjälp av förteckningen kan man på begäran säkerställa att uppgifterna som anges i intyget stämmer överens med uppgifterna i förteckningen. 3.5 Underskrift Enligt 2 förordningen angående tillämpning av lagen om notarius publicus skall det av intyg eller annan expedition som utfärdas av notarius publicus framgå att den utfärdats av notarius publicus och dessutom notariens tjänsteställning. Man behöver inte översätta tjänstebeteckningen och myndighetens namn till främmande språk. Med omdöme kan t.ex. inofficiella översättningar av tjänstebeteckningen häradsskrivare användas. I intyg som avses att användas utomlands kan man använda den globalt kända benämningen notarius publicus. I handlingar som avses att användas i engelskspråkiga länder är det också möjligt att använda benämningen notary public. I färdigtskrivna intyg finns ofta följande fras: My commission expires (min fullmakt utgår). Denna fras kan överstrykas eller ersättas med frasen: My commission is permanent (jag har permanent fullmakt). Notarius publicus myndighetsställning klargörs genom att på intyget skriva på finska viran puolesta, på engelska by virtue of office eller på andra språk ex officio. 3.6 Stämpel och/eller sigill Enligt 4 lagen om notarius publicus skall ett intyg som utfärdats av notarius publicus vara bekräftat med stämpel eller sigill. 3.7 Språket Enligt 1 förordningen angående tillämpning av lagen om notarius publicus skall vid besättande av i stad särskilt tillsatt notarius publicus -tjänst uppmärksamhet även fästas vid sökandenas kunskap i främmande språk. Efter att bestämmelsen stadgades har världen blivit allt mer internationell och därför är denna bestämmelse fortfarande aktuell.

15 9 Enligt bestämmelsen är notarien inte skyldig att läsa eller skriva utländska handlingar, men enligt principerna för en god förvaltning skall man dock sträva efter flexibel kundtjänst. Notarien skall själv bedöma vilket språk han/hon behärskar så bra att ärendet kan uträttas på detta språk. Varje fall skall bedömas skilt för sig. När det gäller mindre betydande ärenden, kan notarien utnyttja lexikon eller be hjälp av kunden och dennes biträde, men i viktiga ärenden skall handlingarna översättas av en auktoriserad translator som behärskar språket i fråga. Notarius publicus kan utfärda expeditioner som avses att användas utomlands på alla de språk han/hon behärskar. 3.8 Offentlighet Offentligheten av notarius publicus verksamhet avgörs enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Dessutom finns det bestämmelser om handlingarnas offentlighet i särskilda lagar (t.ex. 91 växellagen och 69 checklagen). 3.9 Rådgivning Notarius publicus är skyldig att ge råd enligt principerna för en god förvaltning. Notarius publicus får inte åta sig att fungera som kundens ombud eller biträde. Man bör dessutom akta sig för att kunden får den uppfattningen att notarius publicus blivit hans/hennes ombud eller biträde. Det är särskilt problematiskt att ge råd i fråga om handlingar som avses att användas utomlands. Om kunden inte själv vet vilka intyg han/hon behöver kan notarius publicus i någon mån bistå kunden i ärendet. Det är dock skäl att undvika att ge bindande råd, t.ex. när det gäller förfaranden som tillämpas i ett annat land, om man inte är helt säker på saken. Man kan uppmana kunden att vända sig till ifrågavarande stats diplomatiska representation i Finland (se UM:s förteckning The Helsinki Diplomatic List, Edita; se också 4 NOTARIUS PUBLICUS UPPGIFTER 4.1 Allmänt Utgångspunkten i uppgifterna som utförs av notarius publicus är att en åtgärd vidtas på kundens initiativ. Med andra ord kan notarius publicus inte vidta en tjänsteåtgärd på eget initiativ. Dessutom begränsas uppgiften av att ärendet skall vara lagstadgat, dvs. notarius publicus kan enbart vidta en sådan tjänsteåtgärd som han/hon med stöd av lagen har befogenhet att vidta. Även om det i lagstiftningen finns detaljerade bestämmelser om uppgifterna, skall det i praktiken skilt för varje fall bedömas bl.a. om åtgärden ankommer på notarius publicus eller på en annan myndighet. 4.2 Legalisering av handlingar

16 10 En handling som utfärdats av en finsk myndighet och som är avsedd att uppvisas utomlands skall vanligtvis legaliseras av utrikesministeriets rättsavdelning eller förses med ett apostilleintyg. I många för Finland bindande internationella fördrag om rättshjälp och samarbete har man kommit överens om att originalhandlingen samt en officiell översättning av den utgör tillräcklig utredning när det gäller förfarandet som nämns i ifrågavarande fördrag, om ärendet sköts direkt mellan föredragsslutande staters myndigheter (t.ex. FördrS 51/1969, artikel 3). Legalisering av en handling som utfärdats av en myndighet betyder bestyrkande av att undertecknaren har den tjänsteställning som anges i handlingen och att han/hon i denna egenskap vid den tidpunkten då handlingen utfärdades har haft laglig rätt att utfärda ifrågavarande handling. En legalisering bestyrker däremot inte innehållet i handlingen Apostillekonventionen Utfärdande av apostille-intyg baserar sig på konventionen av den 5 oktober 1961 om slopande av kravet på legalisering av utländska allmänna handlingar. Syftet med konventionen är att ersätta det mångfasiga förfarandet för legalisering av handlingar. Med ett apostille intyg bestyrks autenticiteten av en underskrift i en allmän handling och i vilken egenskap undertecknaren har verkat och vid behov äktheten hos sigill eller stämpel på handlingen Konventionsländerna En uppdaterad förteckning över konventionsländerna finns på webbadressen På denna webbplats finns dessutom ytterligare information om apostille. Det är skäl att observera att vissa stater har tillträtt konventionen enbart för vissa delstaters eller landskaps del. Finland tillträdde konventionen den 26 augusti Magistraten i Åbo har utarbetat en statsvis förteckning över konventionsländerna och den finns i slutet av denna handbok (läget i november 2001). Det lönar sig att alltid först utreda i vilken stat handlingen skall användas. Om staten inte hör till konventionsländerna skall kunden uppmanas att legalisera sin handling enligt utrikesministeriets legaliseringsförfarande (se nedan, punkt 4.3.). En handling kan inte få både ett apostille-intyg och legaliseras av utrikesministeriet Apostillemyndigheter i Finland Enligt 1 i förordningen 706/1985 (senaste ändring 893/1996) kan notarius publicus vid magistraterna och Ålands länsstyrelse utfärda apostille-intyg enligt apostillekonventionen. Övriga notarius publicus har alltså inte befogenhet att utfärda apostille-intyg Handlingar och anteckningar som avses i apostillekonventionen

17 11 Apostillekonventionen tillämpas på en allmän handling som upprättats i en föredragsslutande stat och som är avsedd att företes i en annan föredragsslutande stat. I Finland kan apostille-intyg ges i fråga om en handling som utfärdats av - finsk myndighet - t.ex. kommunens, statens eller församlingens tjänstemän eller - med dessa jämställbara organisationer, såsom Studentexamensnämnden ( och handelskamrarna (Centralhandelskammaren för register över de personer vid handelskamrarna som har namnteckningsrätt, - personer som av en finsk myndighet fått fullmakt eller rätt att sköta vissa uppgifter och utfärda vissa intyg, t.ex. - legitimerade läkare och andra yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (uppgifter om dessa finns Terhikki-registret som förs av rättsskyddscentralen för hälsovården, - veterinärer (register över dessa förs av jord- och skogsbruksministeriets avdelning för livsmedel och hälsa, - auktoriserade translatorer (register över dessa förs av translatorsexamensnämnden, Om det är oklart på vilka befogenheter en person har utfärdat en handling, skall befogenheten utredas, t.ex. med hjälp av lagstiftningen eller statskalendern eller genom att fråga om saken av myndigheten som står för legitimeringen eller som för registret. Såsom en allmän handling anses enligt konventionen (artikel 1) a) handlingar som härrör från myndighet eller tjänsteman som hör till domstolsväsendet, inklusive handlingar som härrör från åklagarväsendet, från domstolssekreterare eller stämningsman ("huissier de justice"), b) administrativ myndighets handlingar, c) notariella handlingar, d) officiella intyg anbringade på enskild handling såsom registreringsbevis samt bestyrkande av dagteckning och namnteckning. Konventionen tillämpas dock inte på handlingar upprättade av diplomatiska eller konsulära tjänstemän eller på administrativ myndighets handlingar vilka har direkt samband med handels- eller tulltransaktion (artikel 2). Det är skäl att observera att det inte alltid är själva handlingen som bestyrks utan bestyrkandet kan gälla en viss anteckning på handlingen, t.ex. ett intyg som notarius publicus utfärdat för handlingen. Apostille-intyg kan inte ges i fråga om intyg eller utdrag som undertecknats maskinellt. Innan apostille-intyget kan ges skall handlingen undertecknas av den myndighet som utfärdat den och vid behov skall det också finnas uppgifter om myndighetens tjänsteställning samt stämpel. Handlingen för vilken apostille-intyget utfärdas skall vara försedd med egenhändig underskrift och uppgifter om undertecknarens tjänsteställning/tjänstebenämning samt stämpel eller sigill. Om stämpel eller sigill saknas lämnas detta ställe i apostillen tomt.

18 Anteckningar i intyget och intygets form Intyget upprättas enligt det formulär som anges i konventionen. Dokumentet kan upprättas med hjälp av ett textbehandlingsprogram, men intygets form skall alltid motsvara bestämmelserna i konventionen. Intyget skall ha formen av en kvadrat med minst 9 centimeters sida. Apostille-intyget skrivs på finska eller svenska och det skall upprättas i två exemplar. Det ena exemplaret fogas med papperssigill underst till handlingen och det andra exemplaret förvaras som en del av magistratens förteckning. Intyget bestyrker riktigheten av underskriften i handlingen, undertecknarens befattning eller ställning och vid behov även äktheten hos sigill eller stämpel. På apostille-intyget antecknas också uppgifterna om notarius publicus som utfärdat den. Om det inte är möjligt att utfärda apostille-intyget direkt, kan en handling vanligen först bestyrkas av en notarius publicus och efter detta kan en annan notarius publicus utfärda ett apostille-intyg för att legalisera den förstnämnda notarius publicus. Detta kan komma i fråga bl.a. när handlingen har undertecknats av någon annan än en myndighet. Exempel: I handlingar som upprättas inom företagsverksamheten bestyrker notarius publicus underskriften av den person som upprättat dokumentet samt dennes namnteckningsrätt (uppgifterna kontrolleras i handelsregistret). Efter detta kan apostille-intyget utfärdas för att legalisera notarius publicus. Företagets lönebokförare har gett en arbetstagare ett löneintyg som avses att användas i samband med ett adoptionsärende och för denna handling behövs ett apostille-intyg. Eftersom lönebokföraren inte är en myndighet eller jämställbar med en sådan, skall notarius publicus först bestyrka hans/hennes namnteckningsrätt i fråga om ovan nämnda handlingar (namnteckningsrätten kan konstateras på basis av ställningsfullmakten) och efter detta kan ett apostille-intyg utfärdas för att legalisera notarius publicus. Utredandet av ställningsfullmakten bör stå i relation till intygets innehåll och användningsändamål. Det är skäl att observera att befogenheterna för en tjänsteman vid t.ex. det Ryska konsulatet i Finland inte kan bestyrkas genom apostille, eftersom han/hon inte är en finsk myndighet, även om handlingen kan vara upprättad på finska och utfärdad av en person med ett finskt namn. Apostille-intyg ges skilt både för den som utfärdat originalhandlingen och för translatorn och båda intygen fogas med papperssigill till handlingen. Till exempel i Spanien har man krävt apostille-intyg för båda. Om handlingen har undertecknats av två personer kan underskrifterna bestyrkas med samma apostille-intyg (t.ex. i fråga om Läkemedelsverkets beslut och magistratens förmyndarverksamhet). När en myndighet utfärdar en handling på ett främmande språk bör han/hon utöver den översatta tjänstebenämningen också ange den finska eller svenska benämningen, eftersom apostille-intyget alltid upprättas på finska eller svenska.

19 13 När en kund ber om apostille-intyg kan det hända att han/hon ber om att också andra handlingar fogas under sigillet. Det är skäl att förhålla sig tveksamt till en sådan begäran och det skall alltid säkerställas, att alla bilagor uttryckligen hör till den handling som myndigheten har utfärdat. 4.3 Utrikesministeriets legaliseringsförfarande Om en allmän handling som utfärdats av en finsk myndighet skall användas i ett land som inte hör till konventionsländerna skall den legaliseras av utrikesministeriet. Utrikesministeriets legalisering bestyrks av den utländska statens ackrediterade beskickning i Finland. I fråga om privata handlingar sker legaliseringen i tre steg. En privat handling skall först bestyrkas av notarius publicus för att den skall blir en handling som utfärdats av en myndighet, dvs. en allmän handling. Sedan legaliserar utrikesministeriets rättsavdelning befogenheterna av notarius publicus. Till sist bestyrker den utländska statens ackrediterade beskickning i Finland utrikesministeriets legalisering. Pass- och visumenhetens besöksadress är Marinkaserngatan 5 E/F, Helsingfors, tfn (09) Postadressen är Utrikesministeriet / legaliseringar OIK-33, PB 176, Helsingfors. Kundtjänsten är öppen vardagar UM svarar enbart för legaliseringen och kunden skall själv skaffa stämpeln som anger den berörda utländska statens legalisering. Kontaktinformationen för i Finland ackrediterade beskickningar finns i UM:s publikation (Diplomaattiluettelo), som uppdateras två gånger om året. Publikationen kan köpas från Edita. Beskickningarnas kontaktinformation kan också sökas på utrikesministeriets webbplats ( på ifrågavarande stats utrikesministeriets webbplats eller möjligen på beskickningens webbplats. Lagrummet om legalisering som förrättas av utrikesministeriet finns i 7 1 mom. lagen om notarius publicus. Enligt den har chefen för utrikesministeriets rättsavdelning eller av honom förordnad tjänsteman vid ministeriet rätt att för utländsk myndighet utfärda i lagen om notarius publicus avsedda intyg. 4.4 Uppgifter enligt lagen om notarius publicus Bestyrkande av underskrift Bestyrkande av underskrift betyder att notarius publicus intygar, att någon egenhändigt undertecknat en handling i hans/hennes närvaro. Undertecknaren bör förete ett identitetsbevis försett med fotograf. Med ett officiellt identitetsbevis avses även giltigt pass och ID-kort. Om undertecknarens personbeteckning, passnummer eller annat motsvarande anges i samband med underskriften skall också dess riktighet utredas. Utredningen av en persons identitet skall stå i rimligt förhållande till intygets betydelse och användningsändamål. Intyg som utfärdas av notarius publicus åtnjuter allmänt förtroende och därför är det skäl att notarien tillämpar en förhållandevis sträng politik när det gäller utredandet av den sökandes identitet.

20 14 Bestämmelserna om bestyrkande av testamente och äktenskapsförord finns i särskilda lagar. Dessa bestyrks vanligen inte av notarius publicus. Ett undantag är äktenskapsförord som ingås mellan en finländsk och en utländsk person. I många länder krävs det nämligen att underskriften i äktenskapsförordet bestyrks av notarius publicus för att det skall blir giltigt. För att äktenskapsförordet skall bli giltigt också i Finland skall det bestyrkas av två vittnen. I slutet av en amerikansk handling står det ofta subscribed and sworn before me (undertecknat och bestyrkt med ed i min närvaro). Dessa handlingar kan undertecknas av notarius publicus, även om den egentliga edsavläggelsen sker vid tingsrätten. Till spanska s.k. långa fullmakter krävs däremot enbart notariens underskrift och underskriften av den som utfärdat fullmakten behövs inte alls. Man kan låta kunden underteckna handlingen och därefter bestyrker notarius publicus att underskriften är egenhändig. I fråga om utländska, särskilt amerikanska handlingar, är notarius publicus bestyrkande färdigt skrivet. Det är dock skäl att se till att man inte av misstag bestyrker något annat än underskriften och andra faktum som det verkligen finns utredning om. Om en kund företer en handling på ett främmande språk och notarius publicus inte har säkra uppgifter om innehållet är det skäl att åtgärdens sakenlighet säkerställs, t.ex. genom att notarius publicus ber att handlingen översätts (se punkt ). Utrikesministeriet förutsätter inte att underskriften i en inbjudan bestyrks för att en privatperson skall kunna få ett visum. I praktiken förekommer det ofta fall där en kund ber att en inbjudan skall bestyrkas. Notarius publicus kan på kundens begäran bestyrka en dylik inbjudan Behörighetsintyg Notarius publicus är skyldig att bekräfta, att myndighet eller person är behörig att företa viss tjänsteåtgärd eller att någon innehar viss tjänsteställning, innehar viss kompetens eller är rättsligen behörig att företräda annan. Bekräftelsen grundar sig ofta på tjänsteställningen, uppgifterna i handelsregistret eller avlagd examen. Detta intyg ges enbart om finska myndigheter och finska tjänstemän. Dylika intyg ges rätt så ofta i samband med internationella adoptionsärenden. Notarius publicus bes ofta om dylika intyg gällande statens, kommunens eller församlingens tjänstemän, även om legaliseringen i dessa fall skulle kunna göras direkt av utrikesministeriet. Detta beror närmast på att det anses att UM:s legaliseringsförfarande på detta sätt blir lättare och förmånligare, eftersom legaliseringen enbart gäller notarius publicus. I fråga om företag tillämpas samma regel, dvs. att intyget ges enbart om finska företag. Namnteckningsrätten skall grunda sig på uppgifterna i handelsregistret. I vissa fall kan bekräftelsen dock grunda sig på ställningsfullmakt (t.ex. angående anställda på en bank, ett företags löneräknare, en disponent osv.). Vid bekräftelse av en auktoriserad translator skall det i synnerhet utredas vilka käll- och målspråk som auktoriseringen gäller. Kunden skall själv utreda om originalhandlingen

21 15 kommer att behövas i den stat där handlingen avses att användas. Om originalhandlingen behövs skall den auktoriserade translatorn foga denna till översättningen. Vissa översättare har en stämpel där det i stället för auktoriserad translator står edsvuren translator. Benämningen är föråldrad och översättarna har meddelats om detta och uppmanats att skaffa nya stämplar. Om den föråldrade benämningen finns på handlingen skall det i intyget antecknas att det är frågan om en auktoriserad translator Bestyrkande av avskrifter Kunden skall alltid förete originalhandlingen. Det är skäl att säkerställa att det inte är frågan om en kopia som ser äkta ut. Originalhandlingen som bestyrks skall som huvudregel vara undertecknad och/eller försedd med stämpel/sigill. Även om kunden har med sig en egen avskrift är det bäst att själv ta en ny kopia, särskilt när det gäller långa eller utländska handlingar. Det går snabbare att kopiera än att jämföra handlingarna. Vid bedömandet av tillförlitligheten av utländska handlingar kan man vid behov vända sig till UM, som kan ge anvisningar om vilka omständigheter som kan påverka handlings tillförlitlighet. Det är skäl att bevara handlingshelheterna i sin ursprungliga form. Till exempel skilda bilagor till en handling bör bestyrkas som en egen helhet. (se modellen). I vissa länder, t.ex. i Australien, är det inte tillräckligt att avskriften förses med avskriften bestyrks av stämpeln, utan myndigheterna kan kräva att avskriften också förses med följande maskinskrivna text: This photocopy is a true copy of the original document which I have sighted. Detta betyder alltså att notarien bestyrker att han/hon verkligen har sett originalhandlingen Protest med stöd av växellagen och checklagen En protest är ett officiellt intyg om att en växel uppvisats till accept eller betalning. En växel och protest som gäller den skall uppfylla de formkrav som anges i lagstiftningen. En växel skall uppvisas i sin ursprungliga form på den rätta protestorten och inom bestämd tid. Om det finns korrigeringar i växeln görs protesten enligt dem. Också utländska växlar protesteras (bl.a. Promisory Note). Om växeln är upprättad på ett främmande språk kan man låta översätta den. Vid oklara fall är det bättre att protestera än att låta bli att göra det. Protestdagarna är de två vardagar som åtföljer förfallodagen. Det skall dock vara möjligt att betala växeln även på förfallodagen, dvs. förfallodagen måste vara en vardag. Om den inte är det, skall en vardag reserveras för betalning. En växel kan inte protesteras före eller efter protestdagarna. Exempel på fatalietider: Växelns förfallodag är lördagen den 7 september Betalning kan krävas tidigast måndagen den 9 september Protest på grund av bristande betalning skall upptas senast onsdagen den 11 september Däremot om växelns förfallodag är fredagen den 6 september 2002, skall protesten upptas senast tisdagen den 10 september Gäldenären kan betala växeln ännu under samma dag den upptas för protest eftersom betalningen enligt

22 16 växellagen kan ske senast före klockan 19. Av denna anledning uppgörs protokollet över protesten först nästa dag. Proteststället är orten för växelns uppvisande, dvs. den ort som antecknats som växelns betalningsort. I städer är protestmyndigheten stadens notarius publicus och i landsbygden ortens eller den närmaste stadens notarius publicus. Upptagande av protest När en kund vill protestera en växel registreras det inlämnade ärendet i diariet, som samtidigt fungerar som en ärendeförteckning. I diariet antecknas nummer enligt löpande numrering, dagen och tidpunkten då ärendet lämnades in, namnet på gäldenären, växelsumman och namnet på den som söker protest samt den sökandes kvittering om överlåtelse av växel. Protestprotokollet upprättas i två exemplar. På protokollets baksida kopieras växelns framoch baksida (innan man gör protestanteckningarna). Protestanteckningarna och notariens underskrift görs på den ursprungliga växelns baksida. Den protesterade växeln och ett exemplar av protestprotokollet återlämnas till kunden. Det andra exemplaret blir kvar hos notarius publicus och ett avskrift av det sänds till Suomen Asiakastieto Oy. När det är frågan om en s.k. tyst protest skrivs det i övre högra hörnet tyst/icke offentlig (hiljainen/ei julkisuuteen). Också bankernas s.k. tysta protester, dvs. sådana protester som de inte vill offentliggöra, sänds till Suomen Asiakastieto Oy. Suomen Asiakastieto Oy, som ägs av banker och centralaffärer inom näringslivet, skickar inte dessa tysta protester till Kauppalehti. För möjliga svaromål skickar Suomen Asiakastieto Oy en förfrågning om protesten till acceptanten under den adress som anges i växeln. Notarius publicus kan också skicka ett meddelande om protesten till gäldenären. En tratta är en ensidig betalningsanmodan som borgenären kan använda för att driva in fordran från gäldenären. Med stöd av lagen om indrivning av fordringar som trädde i kraft den 1 september 1999 kan trattor inte längre protesteras Vederhäftighetsintyg Enligt lagen är notarius publicus skyldig att på grundvalen av företedd utredning eller med stöd av omständigheter, som han äger kännedom om, utfärda vederhäftighetsintyg. I praktiken utfärdas dessa intyg sällan, eftersom ett vederhäftighetsintyg har rätt så svagt bevisvärde. Detta beror bl.a. på att det inte är möjligt att fullständigt utreda den sökandes gäldansvar. Vid utfärdandet av vederhäftighetsintyg skall följande omständigheter beaktas: - intyget utfärdas enbart för fysiska personer - det som bestyrks är oftast att en person är vederhäftig att svara för en viss förbindelse (oftast borgen som hänför sig till verkställighet av en dom som inte vunnit laga kraft, en säkerhetsåtgärd eller en vräkning) - intyget utfärdas inte för att bestyrka att någon i allmänhet är vederhäftig - som utredning av vederhäftighet godkänns t.ex. löneintyg, intyg över att sökanden råder över sig och sin egendom, beskattningsintyg, lagfartsintyg, saldointyg från banken osv. samt skatteverkets intyg om att sökanden inte har skulder som skall indrivas och utmätningsmannens intyg om att inga utsökningsåtgärder gäller för den sökande (intyget kan innefatta uppgifter om vilka utredningar detta grundar sig på)

23 17 - enbart fysiska personer som iklätt sig solidarisk proprieborgen kan godkännas som borgensmän - notarius publicus utredningsskyldighet skall stå i rimligt förhållande till förbindelsens storlek - i ärendet utgås det från avskriften av något beslut (en dom, ett beslut om vräkning osv.) Intyg över handlingarnas innehåll Meritförteckningar Det skall finnas intyg om allt som nämns i meritförteckningen; också om språkkunskaperna. Ibland antecknar kunderna i meritförteckningen att de kan finska utan att förete något bevis om detta. En dylik uppgift kan inte bestyrkas. Namnen som nämns i meritförteckningen (t.ex. läroverk och arbetsgivare) skall vara exakt lika som i betygen trots att dessa kan ha ändrats senare. Kunden skall själv korrigera möjliga brister och felaktigheter. Bestämmelserna om den matrikel som statens myndigheter skall föra om sina tjänstemän finns i matrikellagen (1010/1989). Det finns inga lagstadgade bestämmelser om meritförteckningar. En meritförteckning som notarius publicus tidigare bestyrkt kan på samma sätt som ett matrikelutdrag kompletteras med senare uppgifter (de nya uppgifterna bestyrks av notarius publicus och fogas med papperssigill till den tidigare meritförteckningen). Utredningar om Finlands lagstiftning Utredningar om Finlands lagstiftning behövs närmast vid arvs-, äktenskaps- och registreringsärenden i sydeuropeiska länder. Vanligen gäller utredningarna ärvdabalken och äktenskapslagen. Vid utredningar är det skäl att hålla sig till en allmän nivå och enbart citera sådana paragrafer som kan tillämpas på kundens ärende. Det är särskilt viktigt att undvika bestyrkande av ett enskilt lagrum som i ifrågavarande fall kan vara vilseledande. Namnen på personerna som saken gäller skall inte finnas i intyget, även om kunden kräver detta. Om kundens ärende är så komplicerat att det behövs en mer detaljerad utredning för att ärendet skall kunna skötas (t.ex. vid arvsärenden då det gäller skilsmässor, avvittringar och arvskiften som inte hållits, arvingar från flera äktenskap osv.), kan kunden uppmanas att vända sig till en jurist som upprättar en utredning om saken och undertecknar den. Notarius publicus bestyrker sedan att ifrågavarande person är jurist och att han/hon har undertecknat utredningen. Enligt tidigare erfarenheter har utländska myndigheter godkänt detta förfarande. Övriga utredningar Till exempel en allmän intressebevakare kan utomlands behöva en utredning om sin behörighet. För detta behövs flera intyg som utfärdats av olika myndigheter (t.ex. utdrag ur registret över förmynderskapsärenden, kommunens beslut om utnämning till tjänst, intyg om