Landstingsstyrelsens beslut

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Landstingsstyrelsens beslut"

Lucas Forsberg
för 7 år sedan
Visningar:

1 Landstingsstyrelsen PROTOKOLL DATUM DIARIENR LS-LED Riktlinjer till Landstinget Sörmlands upphandlingspolicy Landstingsstyrelsens beslut 1. Landstingsstyrelsen fastställer föreliggande riktlinjer till Landstinget Sörmlands upphandlingspolicy med ändring och tillägg, sid. 2 i riktlinjedokumentet. Yrkande Oppositionen (s och v), genom Lars G Linder, yrkade ändring och tillägg i riktlinjerna för upphandlingspolicyn, sid 2. Utfall Landstingsstyrelsen beslutade fastställa riktlinjerna för upphandlingspolicy med tillägg och ändring sid. 2 i riklinjedokumentet. (Bilaga A) Ärendebeskrivning Landstingfullmäktige fastställde i 61/07 en upphandlingspolicy. Riktlinjerna till denna policy fastställs av landstingsstyrelsen. Bilagor A. Oppositionens förslag till ändring och tillägg 1. Riktlinjer till Landstinget Sörmlands upphandlingspolicy 2. Missiv Protokollsutdrag via webbavisering till Samtliga verksamheter Protokollsutdrag dokument till Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2008\(3) mars\ 34 Riktlinjer upphandlingspolicy\ 34 Riktlinjer till Landstinget Sörmlands SID 1(1) upphandlingspolicy.doc Utskriftsdatum: :33

3 Riktlinjer till Landstinget Sörmlands upphandlingspolicy Bilaga 1 LS 34/08 Omfattning Riktlinjer utgör ett komplement till lagstiftning, Upphandlingspolicy och andra styrande dokument som reglerar det områden som upphandlingen berör. Riktlinjerna, liksom Upphandlingspolicyn, gäller vid alla upphandlingar som genomförs av Landstinget Sörmland. Närmare information rörande det tekniska och juridiska genomförandet av upphandlingar tillhandahålls av landstingets Upphandlingsenhet. Syfte och Inriktning Vid genomförandet av upphandlingar ska Upphandlingspolicyns syfte och inriktning genomsyra genomförandet i alla delar. Detta innebär bl.a. att verksamheter redan i den inledande behovsanalysen ska försöka finna andra alternativa lösningar som kan frigöra resurser eller främja landstingets arbete för en hållbar utveckling. Vid arbetet med behovsanalysen, vilken sedermera övergår till upprättandet av den s.k. kravspecifikationen, ska landstingets verksamheter i möjligaste mån sträva efter samverkan såväl internt som externt i syfte att tillvarata samordningsfördelar. Denna strävan efter samverkan ska dock avvägas så att även små och medelstora företag ges möjlighet att delta vid upphandlingar. Detta ska ske genom väl genomtänkta krav på leverantörer samt användandet av avtalstider och gränsdragningar som säkerställer en konkurrens över tiden. Vid genomförandet av upphandlingar ska tillfället att genomföra sortiments- och leverantörsoptimeringar tillvaratas. Miljö Landstingets upphandling ska ha minsta möjliga negativa miljöpåverkan. För att uppnå detta ska bl.a. de krav som ställs inom miljöområdet ständigt skärpas. De miljökrav som ställs ska vara ändamålsenliga och i överensstämmelse med lagstiftningens krav. Som utgångspunkt för kravställandet ska Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier användas om inte andra mer ändamålsenliga krav kan utarbetas. Substitutionsprincipen och övriga hänsynsregler i miljöbalken ska iakttas. Miljökrav ska vägas samman med andra relevanta krav såsom kvalitet, funktion, kostnad och säkerhet. Upphandlingar som bedöms ha större negativ miljöpåverkan ska prioriteras framför upphandlingar som bedöms ha mindre påverkan. I syfte att speciellt lyfta fram upphandlingar där miljöpåverkan bedöms stor ska en prioriteringslista upprättas. Ansvarsfördelning vad gäller beaktande av miljöhänsyn vid upphandling: Verksamheter - Verksamheternas miljösamordnare är dess primära resurs då miljökrav ska ställas vid upphandling. Chefer ansvarar inom sitt verksamhetsområde för att tillräcklig kompetens, ekonomiska och personella resurser finns för upphandling. Upphandlingsenhet (UE) - är experter och verksamheternas stödfunktion vid upphandling. UE kontaktar Sektionen för miljöstöd inför upphandling som finns förtecknad i Priolista för miljökrav vid upphandling eller om speciella önskemål eller behov av miljöstöd finns.

4 Bilaga 1 LS 34/08 Sektionen för miljöstöd (SMS) - är experter och ställer miljökrav vid upphandlingar upptagna i Priolista för miljökrav vid upphandling. Avseende miljökrav utöver de områden som finns upptagna i Priolistan kan SMS bidra med experthjälp efter bedömning av resurser. En fullständig beskrivning av miljökrav vid upphandling finns beskriven i miljöledningsmanualen i rutinen Miljökrav vid upphandling. Etiska och sociala hänsynstaganden Enligt upphandlingspolicyn ska det vid upphandlingar ställas krav på att leverantörer och dess underleverantörer minst följer ILO:s kärnkonventioner. Produkter som levereras till landstinget ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med ILO:s åtta kärnkonventioner, FN:s barnkonvention, det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Vidare ska produkter som levereras till landstinget vara framställda i enlighet med svensk diskrimineringslagstiftning. Kraven ska införlivas i upphandlingskontrakten för att där vid eventuell bristande uppfyllelse kunna utgöra en potentiell hävningsgrund. Landstinget ska arbeta för att ändamålsenliga kontrollmöjligheter utvecklas och användas inom de avtalsområden där risken för brister avseende etiskt och socialt hänsynstagande bedöms kunna finnas. Upphandlingsenheten ska nära följa olika certifieringsorganisationers arbete med att skärpa och tydliggöra koder och krav för etiska och sociala hänsynstaganden och löpande föreslå styrelsen skärpningar av denna policy när nya och bättre koder och certifieringssystem finns tillgängliga. Upphandlingsenheten Av upphandlingspolicyn framgår att landstingets Upphandlingsenhet ska vara delaktig i alla upphandlingar med undantag för vissa direktupphandlingar. Upphandlingsenheten har ansvar för spridandet av information kring upphandlingsprocessen och upphandlingar. Enheten ska om så bedöms nödvändigt komplettera styrande dokumenten på upphandlingsområdet med fördjupad information, råd, rutinbeskrivningar och mallar som underlättar för landstingets verksamheter vid upphandlingsarbetet. Direktupphandling Lågt värde Vid beräknandet av en upphandlings värde ska samma beräkningsgrunder som anges i lagstiftningen avseende beräknandet användas. Detta innebär bl.a. att inte bara den enskilda anskaffningen vid ett visst enskilt tillfälle utan landstingets samlade anskaffningar avseende varan eller tjänsten, ska ligga till grund för beräkningen rörande huruvida anskaffningen får genomföras som en direktupphandling eller ej. Synnerliga skäl Direktupphandlingar med åberopande av synnerliga skäl medför ibland att normala krav på konkurrensutnyttjande och andra grundläggande principer måste åsidosättas. Användandet ska vara så restriktivt som möjligt. Genomförandet av en direktupphandling med åberopandet av synnerliga skäl får inte göras utan samråd med Upphandlingsenhet som tillsammans med verksamheten ska bedöma om upphandlingsformen får och bör användas.

5 Bilaga 1 LS 34/08 Utnyttjande av konkurrens Direktupphandlingar medför till sin natur att det normala konkurrensutnyttjandet riskerar att åsidosättas. Genomförandet ska därför göras på ett sådant sätt att konkurrensutnyttjandet erhålles i en så hög grad som möjligt. Vid direktupphandlingar överstigande ett värde om ett halvt prisbasbelopp ska alltid minst tre potentiella leverantörer tillfrågas om så är möjligt. Dokumentation Genomförandet av direktupphandlingar till värde överstigande ett halvt prisbasbelopp ska dokumenteras på så sätt att det ska framgå vilka leverantörer som tillfrågats. Vid direktupphandlingar överstigande ett värde om ett prisbasbelopp ska även en skriftlig dokumentation avseende vad som efterfrågades bevaras. Vid direktupphandlingar ska alltid ett offertförfarande användas om inte detta bedöms uppenbart onödigt eller om inte tidsuträckten för ett sådant medges. Vid direktupphandlingar som resulterar i anskaffningar som överstiger fem prisbasbelopp ska skriftliga avtal upprättas om inte detta bedöms uppenbart onödigt eller om inte tidsuträckten för ett sådant medges. Styrande dokument En verksamhet som genomför en upphandling måste, vid sidan om Landstingets upphandlingspolicy och dessa riktlinjer, även iaktta andra styrande dokument och beslut som finns inom de områden anskaffningen gäller. Uppföljning Vid uppföljningsarbetet till Landstingets upphandlingspolicy ska särskilt uppföljningen avseende ställandet av miljökrav samt dess effekter lyftas fram.

Relevanta dokument

Arbetsutskottets förslag till beslut. Landstingsstyrelsen föreslår att fullmäktige beslutar att

Arbetsutskottets förslag till beslut. Landstingsstyrelsen föreslår att fullmäktige beslutar att Landstingsstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL D A T U M D I A R I E N R 2011-05-17 LS-LED11-407 79 Gemensam inköps- och upphandlingspolicy för Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland Arbetsutskottets