Checklista för upphandling av Måltidstjänster.

Transkript

1 Checklista för upphandling av Måltidstjänster. Checklistan ska ses som ett underlag för diskussion mellan relevanta kompetenser inom den upphandlande organisationen då målet är måltidsförsörjningen enligt intentionen i Måltidsmodellen. Den interna diskussionen är även ett stöd för att lyfta knäckfrågor under marknadsanalysen och vid kontakt med leverantörssidan. Checklistan kan användas vid upphandling av Måltidstjänster inom vård, skola och omsorg, t.ex. förskolor, skolor, inom äldreomsorgen och på sjukhus, och är utarbetad av Livsmedelsverket och Upphandlingsmyndigheten. Externa synpunkter har inhämtats av de större måltidstjänsteleverantörerna. Checklistan är utvecklad för att underlätta köp av externa Måltidstjänster, men den är lika användbar vid upphandling av Livsmedel inom vård, skola och omsorg som underlag för de krav som ställs på den egna organisationen när den levererar måltidstjänsten. Listan utgår från Livsmedelsverkets råd och riktlinjer då det gäller offentliga måltider. Dessa i sin tur grundar sig på Livsmedelsverkets Måltidsmodell i form av ett pussel. Råden finns att läsa i sin helhet i olika målgruppsanpassade skrifter, exempelvis Bra måltider i förskolan, Bra mat i skolan, Bra måltider i äldreomsorgen och Sjukhusmåltiden en viktig del av vården. Som underlag har även använts Upphandlingsmyndighetens förslag på hållbarhetskriterier som syftar till att beakta miljöskydd, djurskydd samt folkhälsoaspekter och sociala villkor vid odling utanför EU. Generell framgångsfaktor Det är viktigt att beställarorganisationen har en kontaktperson som företrädare i den dagliga driften med ett tydligt mandat och god kännedom om den egna verksamheten för att ha goda förutsättningar att vara en professionell beställare mot leverantören. Viktigt! Se de olika frågeställningarna och exemplen som just exempel. Det är nödvändigt att ni kopplar det till just era förutsättningar, policys mm. Listan syftar till att ge stöd kring att inte tappa någon pusselbit i anskaffningsprocessen.

2 GOD Kompetens - Alla/hälften/minst en i köket ska ha restaurang- eller storköksutbildning på lägst gymnasienivå eller motsvarande bevis på kunskaper. Utvärdera vad matgästen tycker om maten/måltidsmiljön - Elevenkät (SkolmatSverige-verktyget eller motsvarande enkät) ska göras X gång/er per läsår. - Kontinuerlig mätning av hur mycket mat som äts upp X antal gånger på läsår. (För området skolmat enligt mall i SkolmatSverige-verktyget eller motsvarande) Valfrihet/alternativa rätter/mellanmål - X antal alternativa rätter ska erbjudas varje dag, exempelvis Dagens husman, Dagens soppa och Dagens vegetariska - Menyerna är anpassade till målgruppen, rutin för hur avstämning med beställaren kring menyerna ska gå till - Uppmärksamma olika högtider, vilka högtider och övergripande beskrivning på vilket sätt man önskar att detta görs. Flexibilitet i tillgängligheten av mat - Extra viktigt då det gäller äldreomsorgen att det finns rutiner för hur man kan få måltider och tillbehör levererat med kort varsel. Efterfråga nedskriven rutin. - Vid exempelvis utflykter, friluftsdagar eller liknande som förekommer X antal gånger/år ska passande och innovativa lösningar för tillagning och servering av måltiderna diskuteras med ansvarig för förskola/skola/äldreboende. Exempelvis att maten lagas och serveras utomhus. Varmhållningstider - Varmhållningen ska minimeras, tänk igenom om det är vissa maträtter och/eller tillbehör som är särskilt viktiga att minimera varmhållningen för. Exempelvis krav på att potatis och X grönsaker kokas i direkt anslutning till serveringstillfället.

3 Livsmedlens kvalitet - Uppföljning av att de övergripande krav som ställs på livsmedlen då det gäller exempelvis djuromsorg, andelen ekologiskt, fettsammansättning eller sockerinnehåll görs vid X antal tillfällen per år på X antal slumpvis utvalda serveringar. Stöd kring kravställning finns på Livsmedelsverkets webbplats. Presentation och servering - Menyerna ska finnas tillgängliga för matgästerna via webb/app - Skola/förskola: Tallrik med dagens rätt/rätter (enligt tallriksmodellen) ska visas på ett inbjudande sätt i anslutning till serveringen - Äldreomsorg: de matgäster som så önskar ska få kommande veckas meny på papper - Äldreomsorg/särskilt boende: dagsmenyer för placering på borden som på ett lockande sätt presenterar dagens lunch och kvällsmat ska tillhandahållas i PDFformat senast X dagar innan serveringstillfället. - Bufféservering eller bordsservering INTEGRERAD Delaktighet exempelvis matråd, delta i matlagning/köksarbete i pedagogiskt syfte - Medverkan i avstämningar med såväl beställare som matgäster X antal gånger per år - Entreprenören ska medverka och engagera sig i initiativ som på olika sätt involverar matgästerna/måltidsverksamheten med pedagogiken eller omsorgen. Exempelvis att varje vecka ta emot X antal skolelever från årskurs 5 som är behjälpliga i köket med enklare kökssysslor. - Uppmuntra och praktiskt stödja olika initiativ som syftar till att måltiderna används som en pedagogisk resurs. Exempelvis användandet av det pedagogiska materialet Hej skolmat. miljo/maltider-i-vard-skola-och-omsorg/skola/hej-skolmat/

4 Tillhandahålla livsmedel som ska användas i pedagogiskt syfte - Entreprenören ska tillhandahålla livsmedel som ska användas i pedagogiskt syfte till inköpspris Informera om skolmåltider/mat/måltider på personal-/föräldramöten - Exempelvis finnas med i X antal klasser X gång/er per år och berätta om måltidsverksamheten, X gång/er per månad finnas med X minuter för avstämning kring måltidsverksamheten när pedagoger är samlade och X gång/er per termin medverka på föräldramöten på kvällstid. - X gång/er per läsår ska en typisk skollunch serveras i samband med föräldrainformation på skolan, ca X portioner på kvällstid. Kostnad för denna insats debiteras separat men portionspriset för maten är det samma som i grundofferten. TRIVSAM Var ska maten tillagas - Färskt matbröd som bakats på plats ska tillhandahållas varje dag. - Maten ska tillagas i det befintliga köket på förskolan/skolan/äldreboendet, detta för att bland annat skapa de bästa förutsättningarna för en förtroendefull dialog mellan matgäster och de som lagar maten. Maten ska lagas från grunden så långt det är möjligt, ange ambitionsnivå med hjälp av Livsmedelsverkets pyramid Trivsam och anpassad lokal (vem ansvarar för dekoration, städ, belysning, ljudnivå, logistik servering/disk, kötider ) - Tydlighet vad entreprenören ska ansvara för då det gäller utsmyckning och inredning i restaurangen, exempelvis blommor på borden, gardiner, servetter och dukar. - Tydlighet vad entreprenören eventuellt ansvarar för då det gäller belysning och ljuddämpande åtgärder på bord och stolar. - Ange antal X matgäster som ska äta samtidigt och efterfråga hur entreprenören säkerställer så att det inte blir köer i samband med serveringen, efterfråga

5 - konkret plan för logistiken, exempelvis antal och utformning av tagningsställen och logistiken kring diskinlämning HÅLLBAR Miljökrav och djuromsorgskrav i samband med upphandling och inköp av livsmedel - Konkret stöd finns i form av kriteriebank på Upphandlingsmyndighetens webbplats från vilken man kan plocka de kriterier som matchar den ambition man har kring olika miljö- och djuromsorgskrav. Här finns även hjälp att få hur man följer upp de krav som ställts. - Stickprov görs X antal gånger per år. Leverantören ska då kunna visa dokumentation på att kraven uppfylls. Minimera matsvinn (kök/servering/tallriksavskrap) - Entreprenören ska aktivt arbeta med att minska olika typer av matsvinn, såväl kökssvinn, serveringssvinn som tallrikssvinn. En plan för man tänker sig att arbeta för minskat matsvinn ska tillhandahållas, mall bifogas? - Skola: Tallrikssvinnet mäts X antal gånger per år (med hjälp av mall i SkolmatSverige-verktyget eller motsvarande) och resultatet analyseras tillsammans med beställaren och plan för svinnarbetet uppdateras i samband med den regelbundna avtalsuppföljningen. Minimera energianvändningen i köket - Medvetenhet och rutiner bland köks- och serveringspersonalen, enkelt formulär där man beskriver sina dagliga rutiner som syftar till att minimera energianvändningen. Exempelvis hur långt innan serveringen startar sätts värmebrunnarna och eventuella transportvagnar på, hur långa varmhållningstider etc. - Inga brickor - Vid nyinvestering och utbyte av maskinparken i köket ska utrustning som minimerar energiåtgången köpas in, exempelvis diskmaskiner och ugnar med inbyggd energiåtervinning.

6 Menyplanering/miljösmarta livsmedelsval - Utgå från Livsmedelsverkets målgruppsanpassade kostråd där såväl hälso- som miljöaspekterna vävts in. Finns för förskola, skola, äldreomsorg och sjukhus på Livsmedelsverkets webbplats miljo/maltider-i-vard-skola-och-omsorg/ Källsortera avfall Samordna och minimera transporterna till och från köket - Ställ krav på max X antal leveranser per vecka av såväl säkerhetsmässiga som miljömässiga skäl OBS kan krocka med krav på flexibilitet! NÄRINGSRIKTIG Näringsriktig mat - Minst en person har relevant utbildning i näringslära och kunskap om hur man komponerar näringsriktiga menyer för den aktuella målgruppen. Formulär där man beskriver hur man säkerställer näringsriktigheten, exempelvis närings beräknar stickprov, följer Livsmedelsverkets rekommendationer kring livsmedelsval alternativt använder annat verktyg för uppföljning av den näringsmässiga kvaliteten (Skola: med hjälp av SkolmatSverige-verktyget eller motsvarande) - Krav på näringsriktighet gäller även olika typer av specialkoster samt vegetariska alternativ - Uppföljning görs av beställaren X antal gånger per år Genomtänkta och varierade smårätter och mellanmål - Vård och omsorg: Ett brett utbud av smårätter och mellanmål ska finnas lätt tillgängligt och kunna tillhandhållas med kort varsel mellan klockan X och X varje dag enligt överenskomna beställningsrutiner. Inköpspris + ev. tillägg % debiteras för detta. Behovsanpassning/möjlighet att individanpassa

7 - Kontakt med och kännedom om matgästernas behov krävs för att kunna säkerställa kvaliteten. Exempel på krav kan vara rutin då det gäller särskilt boende inom äldreomsorgen att någon från köket i samband med att personen flyttar till boendet träffar hen för att ta reda vilka vanor och önskemål hen har. - Ange vilken ambitionsnivå/servicenivå ni har för att tillmötesgå individuella önskemål utöver de lagstadgade krav som finns. Exempelvis veganmat. SÄKER Säkerställ att personalen har kompetens inom livsmedelssäkerhet och att man har rutiner för hur faror ska hanteras, förebyggas och åtgärdas. Genomför en intervju Formulär med specifika frågor kring rutiner, exempelvis hantering av specialkost och informationsförordningen. Referera till Livsmedelsverkets råd och riktlinjer. Övrigt att tänka på Ett upphandlingsdokument ska innehålla tillräcklig information om samtliga pusselbitar utöver leverantörskvalificering för att leverantören ska förstå vad som förväntas av leverantören och vad affären innebär. Det är en stor fördel att avtalsförslaget innehåller regleringar om vad händer om kunden inte är nöjd med leveransen, t.ex. kvaliteten på maten. Är det relevant att identifiera missnöjda matgäster som nyckeltal? På vilket sätt kan de identifieras på ett konstruktivt och rättvisande sätt?? Kontinuerlig uppföljning bör beskrivas tillräckligt i upphandlingsdokumentet för att både kund och leverantör ska kunna beräkna hur mycket resurser som krävs inom uppdraget. Pusselbitarna ska givetvis följas upp på det sätt som är lämpligt. Övergripande krav på livsmedlen regleras inom relevant lagstiftning. De krav som kunden önskar uppfyllda utöver lagstiftningen måste beskrivas för att underlätta för både anbudslämnare och för antagen leverantör. Ställ krav på att leverantören har kunskap om den lagstiftning som är relevant för verksamheten och brist på säkerställande bör regleras i avtalet. Upphandling av måltidsmodellen tar tid i anspråk i behovs- och marknadsanalysen men analysen kan spara mycket tid då förarbetet minskar problem under avtalets gång. Viktigt att den ersättningsmodell som väljs styr mot målet!