GENESYS MEETING CENTER 4.0. Användarguide

Transkript

1 GENESYS MEETING CENTER 4.0 Användarguide

2 VÄLKOMMEN TILL GENESYS MEETING CENTER Genesys Meeting Center är det perfekta kommunikationsverktyget som integrerar audiomöten med användarvänliga webbmöten. Du kan visa PowerPoint presentationer, dela dokument, testa och ställa frågor till dina mötesdeltagare, du kan ta med dem ut på Internet och även koppla upp via VoIP (IP-telefoni). Genesys Meeting Center gör dina möten mer produktiva och du kan mötas oftare utan tiden och kostnaden förknippade med resor. Använd Genesys Meeting Center vid: Säljpresentationer Utbildning samt "e-learning" Seminarier Produktlanseringar Avdelningsmöten Företagspresentationer Samarbete och projektledning via webben Tips för lyckade möten Nedan finns tips om hur du håller ett bra Genesys Meeting Center möte. Undvik försenade möten genom att skapa och ladda ner de resurser du behöver i god tid innan mötet. T.ex. presentationer, undersökningar och prov. Starta mötet i förväg så att deltagarna kommer in i mötet på utsatt tid. Tänk på att du talar direkt i din telefon eller ditt "headset" för att få bra ljudkvalitet i mötet. Tysta dina deltagare när de inte ska tala för att undvika störande bakgrundsljud. Se dina deltagares uppkopplingshastighet och försäkra dig om att alla följer med i presentationen. Ha så få program som möjligt öppna för att få bästa prestanda vid dokumentdelning. Använd kommentarverktygen, röstning och prov för att få större interaktivitet i mötet. För att underlätta för mötesdeltagarna att förstå och komma ihåg, är det bra att begränsa materialet i presentationen och se till att typsnitten inte är för små. Alla deltagare bör göra en kontroll av sin webbläsare (finns inkluderat i mötesinbjudan) innan mötet för att säkerställa att de har de förutsättningar som krävs för att deltaga. Se till att deltagarna laddar ner Meeting Center-programmet innan mötet om de ska agera presentatör, använda VoIP eller Mötesikonen. Obs: Det är inte nödvändigt att ladda ner programmet för att delta i ett möte.

3 WEBBMÖTEN Använd denna guide till dina webb- och audiomöten STARTA ETT MÖTE Installera Meeting Center 4.0 För att schemalägga och starta webbmöten måste du installera Meeting Center Gå till och klicka på Installera nu. 2- Följ instruktionerna i wizarden. Efter nerladdningen har du allt som du behöver för att schemalägga och hålla effektiva möten via webb. Obs: Om du inte har Outlook, så klickar du på Mötesikonen i ditt verktygsfält och väljer Enter Conference Manager. Klicka Schemalägg ett möte och följ stegen för att schemalägga och bjuda in till möte. Starta ett schemalagt möte Ordförande: 1- Öppna mötet i din Outlook-kalender och klicka på Ordförande-länken. Eller 1- Klicka på Mötesikonen i ditt verktygsfält och välj Starta ett möte. 2- Klicka på mötet i huvudfönstret. 3a- Klicka på Ja om du vill bjuda in flera deltagare via MSN Messenger eller e-post. Dubbelklicka på deltagare och klicka Skicka. 3b- Klicka på Nej om du inte vill bjuda in fler deltagare till mötet. 4- Välj hur du vill koppla upp till audiodelen av mötet i snabbmenyn och klicka Fortsätt. 5- Välj vad du vill visa när mötet börjar, t ex. Visa presentation, Dela skrivbord i den andra snabbmenyn och klicka OK. Schemalägg ett möte Via Microsoft Outlook : 1- Klicka på Schemalägg ett möte (Schedule Meeting) knappen som finns i verktygsfältet i Outlook. 2- Gå till Appointment och välj tid för mötet och mötesdeltagare från din adressbok i Outlook. 3- Klicka på Send och dina deltagare får en mötesinbjudan via Outlook med information om hur de deltar i mötet.

4 Starta ett Ad hoc-möte 1- Klicka på Mötesikonen i ditt verktygsfält och välj Starta ett möte. 2- Välj Ad hoc-möte. 3a- Klicka på Ja om du vill bjuda in deltagare till mötet via MSN Messenger eller e-post. Dubbelklicka på deltagare och klicka Skicka. 3b- Klicka på Nej om du inte vill bjuda in deltagare. 4- Välj hur du vill koppla upp till audiodelen av mötet i snabbmenyn och klicka Fortsätt. 5- Välj vad du vill visa när mötet börjar, t ex. Visa presentation, Dela skrivbord i den andra snabbmenyn och klicka OK. Deltagare: 1- Om mötet schemalagts i förväg, klickar deltagarna på länken i e-post inbjudan för att delta i mötet. 2- Om det är ett Ad hoc-möte går deltagarna till och klickar på Mötesdeltagare, Logga in. Deltagarna kommer uppmanas att fylla i ordförandens mötesnummer samt sitt namn. Obs: Ordförande kan också bjuda in via MSN Messenger eller e-post via mötesikonen eller från mötet. Deltagarna får en länk som de klickar på för att ansluta till mötet. 3- Deltagarna får välja hur de vill ansluta sig till audiodelen av mötet och ombeds identifiera sig själva om de väljer Ringer upp själv eller Redan uppkopplad. Obs: Mötesrummet hålls stängt och deltagarna väntar i väntrummet tills ordförande startar audiodelen av mötet eller öppnar dörren i webbdelen av mötet. Mötesikonen Mötesikonen hamnar automatiskt i verktygsfältet på din dator när du installerar Meeting Center. Så här använder du Mötesikonen: Starta ett schemalagt möte, Ad hoc-möte med ett klick. Schemalägg möten. Anslut dig till möten. Obs: Om du inte har några schemalagda möten inom 3 timmar så försvinner steg 2. Om du har intallerat Outlook-kalenderverktyget kan du även klicka på Ad hoc mötes-knappen i verktygsfältet i Outlook. Skicka inbjudningar via e-post eller MSN Messenger. Få tillgång till Conference Manager (dina kontouppgifter).

5 Ring upp deltagare 1- Klicka på Byt till avancerat-knappen i ordförandemenyn. 2- Klicka på telefonikonen. 3- Skriv i namn och nummer till personen som du vill ringa eller klicka på adressboken och välj deltagare. 4- Välj Ring upp MÖTESHANTERING Säkerhet/Stäng dörren till mötet Ordförande kan se deltagarna i väntrummet och sedan släppa in dem i mötet en efter en. Klicka på Stäng dörrikonen för att stänga och öppna mötet för deltagarna. Obs: Mötesdörren är automatiskt inställd på Stängd tills ordförande ansluter till audiodelen. Anslutningsstatus Ordförande kan se hur deltagarna är anslutna till mötet i deltagarpanelen. Möjliga anslutningsalternativ: Telefon Webb Telefon/Webb VoIP/Webb Streaming/Webb Obs: Du kan sortera deltagare enligt namn, status eller uttryckssymbol i deltagarpanelen genom att klicka på rubriken för respektive kolumn. Statusikoner för audio Orförande kan alltid se deltagarnas audiostatus i deltagarpanelen. Statusikoner: Högtalarikon. Deltagaren (eller ordförande) befinner sig i huvud-mötesrummet. Aktiv talare. Deltagaren (eller ordförande) talar eller så indikerar ikonen att bakgrundsljud kommer från telefonlinjen. Ikon för tystad linje. Deltagaren kan inte höras när telefonlinjen är tystad. Desktop VoIP (IP-telefoni) Genesys VoIP är en säker, låg bandbredd och brandväggsvänlig lösning som använder Voice over Internet Protocol för att ansluta ordförande och deltagare till audiodelen av ett webbmöte. Allt som behövs är Internetuppkoppling och ett headset med mikrofon. För att ansluta till ett möte via VoIP väljer du Anslut via VoIP i snabbmenyn. För att koppla upp via VoIP under ett möte klickar du på Ljudanslutningspanelen och väljer Anslut Desktop VoIP till mötet. Enkelt att gå mellan VoIP och telefonlinje under mötet i Ljudanslutningspanelen. Obs: Se till att ditt headset med mikrofon är kopplade till din dator för bästa ljudkvalitet. Deltagare måste installera Meeting Center-applikationen för att använda VoIP.

6 Tysta/Låt alla tala 1- Klicka på högtalarikonen för att tysta eller öppna en deltagares telefonlinje. 2- Du kan även tysta eller öppna alla linjer på en gång genom att klicka på avanceratknappen och välja Tysta/Låt alla tala. Frågor & svar Ordförande kan starta en frågestund när deltagarna ber om ordet genom att använda tonvalstelefon. 1- Klicka på Byt till avancerat i ordförandemenyn. 2- Gå till Låt alla tala och välj Frågestund. Deltagarna får meddelandet att de blivit tystade. 3- Be deltagarna trycka b när de vill ställa en fråga. 4- Klicka på handikonen för att ge ordet till deltagaren. Obs: Den förste i talarkön har en markerad handikon. Kontakta kundsupport Gå till Hjälp och välj Ring upp kundsupport. DELA DOKUMENT & ANDRA FUNKTIONER Visa en presentation Ordförande kan lätt visa en PowerPointpresentation för deltagarna. Inför mötet 1- Från huvudmenyn, väljer du Resurser, sedan Presentationer. 2- Klicka på Ladda presentation. 3- Namnge presentationen, klicka sedan på Browse för att välja presentationen du vill ladda upp. Obs: Du kan ladda upp en presentation under ett webbmöte. Välj Presentation i ordförandemenyn och Lägg upp en ny presentation. Under mötets gång Välj en presentation från rullgardinsmenyn i ordförandemenyn. Presentationen kommer att laddas upp automatiskt. 1- Klicka på miniatyrbild, eller Nästa och Bakåt knapparna för att navigera i presentationen. 2- Klicka på bilden som visas för att gå till nästa bild. Dela dokument Klicka på Fil eller program i visapanelen. 1- Klicka för de filer eller program som du vill dela med deltagarna. 2- Som alternativ kan du klicka på Hela mitt skrivbord och gå till dokumentet du vill visa. Obs: När dokumentdelning är aktiverad, är Genesys Meeting Centers ordförandemenyn dolt bakom dokumenten du delar. För att återgå, klickar du på ordförandemenyn.

7 Undersökningar/prov/omröstning 1- Du hittar undersökningar [prov/omröstning] i huvudmenyn under Resurser. 2- Klicka Skapa ny undersökningar [prov/omröstning] och gör dina val. 3- Under mötet klickar du på Byt till avancerat och välj möte på toppen av din skärm. Välj mötesalternativ och ticka för Skicka undersökning, prov, omröstning. En panel kommer att öppnas i ordförandemenyn som tillåter dig att visa eller ladda ner ditt material. 4- Efter mötet, ser du resultatet från undersökningen [provet] under Rapporter. Visa dig själv eller andra deltagare i realtid under mötet. Välj Video under Ad hoc-möte i huvudmenyn, eller under steg 5 när du schemalägger ett möte via mötesikonen. Arkivering Gå till Möte och välj Spela in Arkiv. 1- Ge inspelningen ett arkivnamn och välj webb eller audio innan du klickar på Spela in (det kan ta upp till 30 sekunder för inspelningen att starta). En sektion kommer att öppnas i sidopanelen med namn Arkiv. 2- För att stoppa inspelningen, klicka på Stoppa. 3- Efter mötet kommer du att finna din inspelning i huvudmenyn under Konferens/Arkiv. Obs: Extra kostnader tillkommer. Rapporter Ladda upp ett foto eller annan bild och visa i ditt möte 1- Från huvudmenyn går du till Resurser/Bilder. 2- Klicka på Ladda bild och följ presentationsladdaren. 3- För att visa bilden under mötet klickar du på Byt till avancerat och går sedan in i mötesalternativ och Bild, välj bild från menyn och OK. Bilden kommer att visas i högra hörnet av ordförandemenyn. Genesys Meeting Center lagrar detaljerade rapporter från samtliga möten med information om mötets längd, antal deltagare, deltagarnas namn och/eller telefonnummer, om de deltagit via audio/webb/streaming, vilka som tackat ja respektive nej till inbjudan samt resultat från undersökningar och prov. Rapporterna finns i huvudmenyn.

8 AUDIOMÖTEN Använd denna som guide när du väljer att endast hålla ett audiomöte. Starta mötet Ordförande: 1- Ring ditt mötesnummer. LocalConnect: 1- Ring det lokala numret för staden alternativt landet där du befinner dig. Tryck sedan ditt mötesnummer med stjärna B före och efter. 2- Ange din fyrsiffriga ordförandekod med stjärna B före och efter. Obs: "Account codes" kan anges efter mötet har öppnats. Ordförande anger en kod på 1-16 siffror, med stjärna B före och efter, vilken blir ett faktureringsnummer. Deltagare: Mötesdeltagarna ringer mötesnumret för att delta i mötet. LocalConnect: Mötesdeltagarna ringer ett lokalt nummer för att delta i ditt möte, oavsett vart de befinner sig i världen. De trycker sedan mötesnumret med stjärna B före och efter. Ring upp deltagare Inom landet: B Riktnummer+ telefonnummer B Utomlands: B 00 + landsnummer + riktnummer + telefonnummer B Koppla bort den sist anslutna deltagaren: B 2 B Ring upp det senast uppringda numret: B 3 B Säkerhet/Stäng dörren till mötet Ordförande kan stänga dörren till mötet när som helst under mötet. Öppna mötet men håll dörren stängd: B ordförandekod + 7 B Öppna/stäng dörren under mötet: B 7 B Släpp in deltagarna från väntrummet, en i taget: B 1 B Ordförande hör tre tonstötar om någon väntar i väntrummet. Räkna antalet deltagare i huvudkonferensrummet: B 007 B Upprop Tryck B 74 B för att aktivera/avaktivera registrering av deltagarnas namn. Efter aktivering kommer deltagarna uppmanas att spela in sitt namn när de ringer in till mötet. Deltagaren kommer att presenteras när de kommer in eller lämnar mötet. Meddelande när deltagare anländer eller lämnar mötet: B 73 B. Varje gång du trycker B 73 B ändras inställningen till nästa version av meddelande. Spelar upp deltagarnas namn samt antal deltagare i mötet: B 007 B Säkerhetskod Genom att använda en säkerhetskod får du ännu säkrare möten. Ordförande väljer en fyrsiffrig kod: Tryck B 4xxxx B för att aktivera koden. xxxx är den fyrsiffriga säkerhetskoden. Ordförande trycker B 70 B för att aktivera/avaktivera säkerhetskodsfunktionen. När säkerhetskoden aktiverats av ordförande kommer deltagarna uppmanas att trycka den fyrsiffriga säkerhetskoden med stjärna B före och efter för att få tillträde till telefonmötet. Deltagarna trycker: B xxxx B Tysta/Ge deltagarna ordet Tysta/ge deltagarna möjlighet att tala: B 51 B Deltagarna tystar sig själva Föreslå att deltagarna använder denna funktion om de befinner sig i en bullrig miljö. Tysta sig själv/tala: B 6 B Inspelning, uppspelning Ordförande kan starta en inspelning av mötet när som helst. Starta/avsluta en inspelning: B 17 B En sexsiffrig inspelningskod läses upp och inspelningen kan börja. Starta inspelningen: tryck 0 En inspelning kan nås när som helst genom att ringa +46 (0) Ange den sexsiffriga uppspelningskoden när du blir ombedd att göra det. Avsluta uppspelningen genom att lägga på luren. Avsluta mötet Avsluta mötet och koppla bort alla deltagare: B 9 B Kontakta kundsupport före eller efter mötet Sverige

9 GENESYS MEETING CENTER Kontakta oss Kundsupport +46 (0) Kontakta kundsupport Under mötet (endast ordförande): b 10 b Utbildning Användarguide online: Anmäl dig till kostnadsfri utbildning online: Genesys Conferencing Garvargatan 9C Box SE Stockholm Tel: +46 (0) Fax : +46 (0)