Revisorernas redogörelse för år 2009

Transkript

1 Revisorernas redogörelse för år 2009 Bilaga 1 Vi har utfört vår granskning enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet, fastställt revisionsreglemente, samt de lagar och förordningar som berör revisionens verksamhet. Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed, all verksamhet som bedrivs inom nämnderna. Genom lekmannarevisorerna granskar revisorerna även den verksamhet som bedrivs i de kommunala företagen. Målet med revisorernas arbete är ansvarsprövningen, d.v.s. revisorernas bedömning i frågan om ansvarsfrihet som lämnas till kommunfullmäktige inför deras årliga ansvarsprövning och beslut. Granskningsuppdraget är medlet att nå fram till denna ansvarsprövning. En viktig och grundläggande del i revisionsprocessen är planering av revisionsinsatserna. En väsentlighets- och riskanalys har genomförts. Områden som har beaktats i analysen är omvärldspåverkande faktorer, resursslag och verksamhet. Utifrån analysen har en revisionsplan upprättats. Följande granskningar har genomförts under året. Nämndernas och styrelsens ansvar för ledning, styrning, uppföljning, utvärdering och kontroll ansvarsutövande Nämnder och styrelser har ansvar för att skapa förutsättningar för en ändamålsenlig och säker verksamhet genom aktiva beslut. Inriktningen i granskningen har varit att utreda vilka förutsättningar nämnder och enskilda ledamöter har att ta ansvar utifrån gällande lagstiftning och hur ansvarstagandet fungerar i praktiken. Dessutom har nämndsspecifika frågor diskuterats vid sammanträde med kommunstyrelsen, socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden. Diskussioner har bl a förts kring reglemente, delegation, måluppfyllelse, personalfrågor, (rekrytering/kompetensutveckling/-sjukfrånvaro). Årsredovisning och delårsrapport 2009 års bokslut och årsredovisning Granskning av årsredovisningen syftar till att pröva om denna ger en rättvisande bild av resultatet och den ekonomiska ställningen per den 31 december 2009, samt om upplysningar lämnats om händelser av väsentlig betydelse. Vi granskar också om en analys görs av verksamhetens utfall i kvalitativa och kvantitativa termer. Revisorernas synpunkter efter granskning av årsredovisningen lämnas i separat rapport. 1

2 Förvaltningsberättelse Förvaltningsberättelsen är överskådlig, välstrukturerad och informativ. Vi bedömer att förvaltningsberättelsens översikt och upplysningar i allt väsentligt överensstämmer med kraven i KRL (Kommunala redovisningslagen). Vi menar att rapporteringen i huvudsak är strukturerad enligt de styrsignaler som framgår av årsbudget. Investeringsredovisning Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av årets investeringar. Avvikelsen mot budgeterade investeringar uppgår till 114,6 mnkr och är avsevärt högre än föregående år. Detta bör uppmärksammas och föranleda nämnderna att vara mera realistiska i sina bedömningar vid planering av investeringar. Driftredovisning Vi bedömer att driftredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Likt föregående år ser vi positivt på kommunstyrelsens uppföljning av nämndernas ekonomi. Detta skapar förutsättningar att göra de förändringar som behövs för att hålla uppsatta ekonomiska ramar. Balanskravsavstämning Kommunens resultaträkning skall utgöra utgångspunkt för avstämning mot kommunallagens krav på ekonomisk balans. Huvudprincipen är att realisationsvinster inte skall inräknas i intäkterna då avstämning mot balanskravet görs. Vad gäller realisationsförluster är huvudprincipen att dessa skall inräknas i kostnaderna. Vi instämmer i kommunens bedömning att balanskravet har uppfyllts för God ekonomisk hushållning Vi bedömer att de finansiella målen uppnås för år Vi bedömer också att målen för verksamheten uppnås utifrån återrapporteringen i årsredovisningen. I årsredovisningen görs en överskådlig avstämning mot kommunens finansiella mål som fastställts i budget I Budget för år 2009 har kommunfullmäktige fastställt fem mål för verksamheten utifrån god ekonomisk hushållning ur ett verksamhetsperspektiv. Dessa mål beskrivs och utvärderas i årsredovisningen. I årsredovisningen redovisas en tabell över i vilken utsträckning som nämnderna bedömer att antagna mål för verksamhetens utveckling har uppfyllts. Här konstateras att 70 % av målen har blivit helt eller delvis uppfyllda. 2

3 Nämndernas redovisning av sitt uppdrag Redovisning av målen för verksamheten samt graden av måluppfyllelse görs utifrån de instruktioner som åtföljs uppdragen/åtaganden som kommunfullmäktige beslutat om i budgeten. Vi menar att nämndernas redovisningar i stort sett redovisar utfallet av årets verksamhet i förhållande till fastställda mål och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Revisionen bedömer att redovisningen i huvudsak är strukturerad på ett sådant sätt att den är relevant och svarar mot de styrsignaler som framgår av budget Information om kvalitet och måluppfyllelse finns i varierande grad i verksamhetsberättelserna från respektive nämnd. Varje nämnd ger en beskrivning av måluppfyllelse och kvalitet genom en redovisning av mål och kommenterad måluppfyllelse. Angiven måluppfyllelse redovisas också många gånger i form av resultat/mätvärde. Antalet angivna mål kan göra det svårt för läsaren att ta ställning till i vilken utsträckning väsentliga mål för verksamheten uppnås. Redovisningarna indikerar fortfarande på att vissa nämnder behöver vidareutveckla sin målstyrning. Det betyder bl.a. att nämnderna bör stryka de angivna effektmål som i många fall snarare är aktiviteter än mål. Här kan exempelvis nämnas miljönämnden. Alla nämnder gör en bedömning av framtidsutsikterna. Barn- och utbildningsnämnden bör under denna rubrik beskriva elevutvecklingen i grundskolan för de kommande åren. Analys av orsaker till redovisad budgetavvikelse redovisas i huvudsak på ett tillfredsställande sätt. Verksamhetsmått som beskriver verksamhetens produktivitetsutveckling redovisas för varje nämnd i en separat ruta. Redovisningarna görs okommenterade och en läsare ges ingen vägledning huruvida den presenterade utvecklingen är bra eller dålig, i överensstämmelse med mål eller inte etc. Redovisningen av verksamhetsmått bör kompletteras med verbala kommentarer som knyter an till nämndens målsättning. Det vore därför också önskvärt om verksamhetsmåtten kopplas till respektive nämnds målsättning. Resultaträkning Vi bedömer att resultaträkningen uppfyller KRL:s krav och i övrigt är upprättad i enlighet med god redovisningssed. Därutöver har kommunen upprättat en resultaträkning och balansräkning för va-verksamheten och avfallsverksamheten i enlighet med lagstiftningens krav på särredovisning av affärsverksamhet. Vi bedömer att resultaträkningen ger en i allt väsentligt rättvisande bild av årets resultat. 3

4 Balansräkning Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättning, skulder och eget kapital. Kassaflödesanalys Vi bedömer att kassaflödesanalysen redovisar kommunens finansiering och investeringar. Noter finns i tillräcklig omfattning och överensstämmelse finns med motsvarande uppgifter i övriga delar av årsredovisningen. Sammanställd redovisning Vi bedömer att den sammanställda redovisningen ger en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning och åtaganden. Under 2009 utgav Rådet för Kommunal Redovisning en rekommendation som behandlade gemensam förvaltningsberättelse och sammanställda räkenskaper. Kommunen har till stora delar följt rekommendationen, men kan utvecklas ytterligare, komplettering till nästkommande år kan göras enligt den nya rekommendationen. Redogörelse för tillämpade redovisningsprinciper Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt lämnar information om tillämpade redovisningsprinciper och lämnar tilläggsupplysningar i tillräcklig omfattning. Delårsrapport Syftet har varit att översiktligt bedöma om delårsrapporten ger en rättvisande bild av resultatet och den ekonomiska ställningen, samt om delårsrapporten uppfyller kraven utifrån kommunala redovisningslagen kapitel 9. Enligt vår bedömning innehåller den granskade delårsrapporten de delar som krävs enligt den kommunala redovisningslagen (KRL). Utifrån genomförd granskning gör vi följande bedömning av kommunens delårsrapport: Kommunens delårsrapport är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed. De föreskrifter och anvisningar som finns ger förutsättningar för att delårsrapporten ska uppfylla de krav som kommunala redovisningslagen ställer Vår samlade uppfattning är att delårsrapporten uppfyller syftet att ge KF möjlighet att använda den som ett underlag för styrning, ledning och kontroll av den samlade kommunala verksamheten Den samlade bedömning av det finansiella inriktningsmålet som redovisas i delårsrapporten ger en rättvisande bild av måluppfyllelsen 4

5 Kommunfullmäktiges mål för verksamheterna som har betydelse för en god ekonomisk hushållning kommer att uppfyllas under Fördjupade revisionsprojekt Revisorerna har under år 2009, förutom genomförda granskningar av styrelsens och nämndernas ansvar för ledning, styrning, uppföljning, utvärdering och kontroll, även genomfört fördjupade revisionsprojekt utifrån en väsentlighets- och riskanalys. Nedan följer revisorernas slutsatser av de fördjupade revisionsprojekt som genomförts. Kontanthantering Syftet var att granska om den kontanta försäljningsverksamheten har tillfredsställande rutiner avseende redovisning, insättning av kontanter samt avstämning för att därigenom säkerställa en god intern kontroll. Härutöver syftar granskningen till att säkerställa att Ängelholms kommuns interna regler och relevant lagstiftning (KRL) efterlevs på ett tillfredsställande sätt. Revisionen lämnar följande bedömning: Innebörden av att vara kassaansvarig bör dokumenteras för att klargöra det ansvar denne person har gällande bl a återredovisning av försålda medel, förvaring av kontanta medel samt ifyllande av kassarapport. Vår granskning påvisar att rutinerna för kassaredovisning och avstämningar varierar mellan de olika verksamheterna. För att tydliggöra vilka rutiner som gäller och hur avstämning/ redovisning och instruktioner för hantering av kontanta kvittoblock skall göras, skall skriftliga rutiner förankras på de olika verksamheterna. Detta/dessa dokument utgör ett bra stöd för den personal som handhar kontanta försäljningsmedel och även för vikarier eller andra som endast periodvis arbetar inom verksamheten. Förslagsvis kan innebörden av att vara kassaansvarig införlivas i dokumenten. Vår granskning påvisar att tekniska nämnden bedriver försäljning direkt till kunder utanför den kommunala kompetensen. Vid uthyrning av jordfräs, högstryckstvätt, såg, släp m m till kommunanställda bör beaktas hur försäkringsfrågan ska lösas vid eventuella incidenter. När det uppstår differenser ska detta också redovisas som sådana i den sammanställning som upprättas i samband med redovisning av kontanter. Revisionen instämmer i den av kultur- och fritidsförvaltningens upprättade åtgärdsplan för att komma till rätta med de differenser som uppkommit. För att säkra den interna kontrollen är det viktigt att även tekniska kontoret med den försäljningsverksamheten som finns idag upprättar en redovisning i kassabok. I KRL 2 kap. 8 framgår att kontanta in- och utbetalningar skall bokföras senast påföljande arbetsdag. Vi bedömer att om insättning och bokföring i huvudboken 5

6 sker minst en gång per vecka är detta förenligt med god redovisningssed. Detta förutsätter att kassabok används. Utlämnade kvitton från ekonomikontoret till verksamheterna bör i fortsättningen avstämmas mot de redovisade kvitton med kontanter för att säkra den interna kontrollen. Folkhälsoarbetet för barn och ungdomar Syftet med granskningen var att bedöma hur kommunen arbetar med att förbättra folkhälsan för barn och ungdomar. Granskningen innehöll ett antal delfrågor vilka besvaras nedan. Hur bereder Ängelholms kommun frågor som berör folkhälsa? Folkhälsa är ett område som står inför förändring i Ängelholms kommun. Den beredning som idag sker av området är otidsenlig då folkhälsofrågor många gånger berör kommunen tvärsektoriellt. Det pågår ett arbete med att inrätta ett kommunledningskontor där folkhälsoområdet kommer att beaktas. Vidare inrättas en ny styrmodell. Under kommande planperiod kommer folkhälsa att få ett större fokus. Vi bedömer att de förändringsåtgärder som kommer att vidtas medför en mer ändamålsenlig beredning och behandling av folkhälsoområdet. Vidtas åtgärder inom barn- och utbildningsnämnden som bidrar till en bättre folkhälsa för barn och ungdomar? I jämförelse med föregående granskning av folkhälsoarbetet konstaterar vi att viss utveckling har skett medan en rad olika problem kvarstår. Det finns en medvetenhet om betydelsen av folkhälsoarbete i de skolor som har studerats. Det vidtas också en rad olika åtgärder för att förbättra folkhälsan. Vi konstaterar dock att skolplanen saknar direkta mål för barn och ungdomars hälsa. Avsaknad av mål gör att folkhälsoarbetet tenderar att komma i skymundan för annat arbete. Det förekommer heller ingen styrning av folkhälsoarbetet från nämnd och förvaltningsledning utan respektive rektorsområde arbetar enskilt med folkhälsoområdet. Vi menar att goda exempel från enskilda skolområden bör spridas och implementeras inom hela förvaltningen. Vi konstaterar också att skolorna likt föregående granskning har svårt att efterleva läroplanens tillägg om att skolan ska sträva efter att alla elever ska vara fysiskt aktiva varje skoldag. Det finns olika angreppssätt men aktiviteterna är inte schemalagda eller systematiserade. Finns rutiner för att identifiera, följa upp och förebygga ohälsa inom elevhälsan? Skolhälsovården har flera bra angreppssätt och arbetar systematiskt för att identifiera ohälsa. Arbetet har vidareutvecklats sedan föregående granskning. Överviktsplanen har reviderats och rutiner har utvecklats för fysisk aktivitet på recept (FAR). Det är dock inte tillfredsställande att det saknas kunskap över hur folkhälsan hos barn och ungdomar utvecklas över tid. Ökar antalet barn med övervikt? Är det fler barn med psykisk ohälsa jämfört med tidigare? En förbättrad 6

7 uppföljning krävs för att veta om de åtgärder som vidtas är tillräckliga och ger avsedd effekt. Det finns fortfarande signaler om att det förebyggande arbetet inte får tillräckligt utrymme. Sammanfattningsvis konstaterar vi att folkhälsoarbetet framöver kommer att få ett större fokus då det blir en övergripande styrning genom att fullmäktige sätter mål för arbetet. Genom den styrmodell som införs kommer barn- och utbildningsnämnden ta fram folkhälsomål. Då skapas också förutsättningar för en bättre styrning och uppföljning av folkhälsoarbetet. Institutionsplaceringar barn och ungdomar Granskningens syfte var att undersöka hur nämnden säkerställer att insatsen för institutionsplaceringar av barn och ungdomar används på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Av rapportens sammanfattning framgår följande: Socialtjänsten har ett övergripande ansvar för att barn och ungdomar växer upp under trygga och goda förhållanden ( 5 kap. 1 SoL). När socialtjänsten får kännedom om missförhållanden har de ett ansvar för att utreda frågan. I vissa fall måste socialnämnden fatta beslut om insatser som leder till att barnet eller ungdomen blir placerad i ett annat hem än sitt eget. Placeringen kan ske på frivillig väg genom att vårdnadshavaren samt den unge över 15 år ger sitt samtycke till detta eller om så inte sker genom tvång (LVU). Det är få barn och ungdomar som blir föremål för placeringar enligt LVU i Ängelholm. Socialnämnden har under årens lopp satsat på öppenvårdsinsatser. Socialnämndens kostnader för placeringar är lägre än i motsvarande kommuner. Andelen barn och ungdomar som blir föremål för placeringar är dock högre i Ängelholm än i motsvarande kommuner. De rutiner och riktlinjer som finns som stöd till verksamheten är adekvata. Dokumentationen i ärenden är bra visar den aktgenomgång som har gjorts av slumpvis utvalda ärenden. Utredningstidens bortre gräns, dvs att en utredning skall vara avslutat inom fyra månader, uppfylls. Aktgenomgången visar dock att när det gäller vårdplaner finns det en brist genom att vårdplanen är inkluderat i socialnämndens beslut. Det framgår inte heller om vårdnadshavaren eller om ungdomen som är äldre än 15 år har samtyckt till vården eller inte genom att vårdplanen inte är undertecknad. De behandlingsplaner som institutionerna utarbetar håller inte tillräckligt hög kvalitet i vissa delar. Det finns behandlingsplaner som i stort är samma som vårdplanen istället för att bryta ner vårdplanens mål till aktiviteter som skall uppfylla vårdplanen. 7

8 Åtgärder för ekonomi i balans Syftet med granskningen var att granska om kostnadsreducerande åtgärder utvecklas, effektueras och följs upp av nämnderna på ett ändamålsenligt sätt. Följande generella synpunkter framkom: Positiv genomlysning av organisationen Krismedvetenhet Utvecklad dialog från kommunstyrelsen mot nämnderna Bra beslutsunderlag Hög grad av budgetdisciplin Brister i målstyrningsarbetet Leverantörsfakturor Syftet med granskningen var att bedöma om tillämpade rutiner för hantering, registrering och förvaring av leverantörsfakturor är tillräckliga och ändamålsenliga. Av granskningens sammanfattande bedömning framgår: Rutinerna för hanteringen av leverantörsfakturor inom kommunstyrelsen, socialnämnden och tekniska nämnden är tillräckliga och ändamålsenliga utifrån granskade kontrollmål. Det är dock viktigt att revisionens synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Det är även viktigt att rutinerna ses över vid införandet av skanning av fakturor för att bibehålla en god intern kontroll. Upphandlingar tekniska nämnden Syftet med granskningen var att bedöma hur genomförda upphandlingar förhåller sig till kommunens inköpspolicy, lagen om offentlig upphandling (LOU) samt tekniska nämndens regler för delegation. Granskningen har utförts utifrån ett riktat utval av upphandlingar. Av granskningens sammanfattning framgår följande. I granskningen av fem utvalda upphandlingar saknades i ett fall en tydlig utvärdering och i två fall har fel upphandlingsform tillämpats. I två fall saknades undertecknat ramavtal och i ett fall var avtal undertecknat av obehörig. I två upphandlingar har den nya lagens regler avseende utvärderingskriterier inte tillämpats. I samtliga upphandlingar har Tekniska nämndens delegationsordning inte följts. Att fel upphandlingsform tillämpats har haft konsekvenser för annonsering och anbudstidens längd, vilket innebär att alla som haft rätt att lämna anbud inte informerats i vederbörlig ordning. Det strider mot EU:s upphandlingsprinciper avseende likabehandling. Att inte tillämpa de nya reglerna avseende utvärderingskriterier innebär en stor risk för överklagande och att vara utan bindande avtal kan få rättsliga verkningar vid en tvist. 8

9 På revisionsfrågan om de valda upphandlingarna är ändamålsenligt genomförda i förhållande till kommunens inköpspolicy och lagen om offentlig upphandling gör vi bedömningen att ingen av dem är fullt ut ändamålsenligt genomförda. Ej heller bedömer vi upphandlingarna vara ändamålsenligt genomförda utifrån Tekniska nämnden regler för delegation då granskningen visat att Tekniska nämnden brustit i efterlevnaden av sina egna regler. Det har främst gällt tillämpningen av rätt delegat vid beslut om upphandlingar som överstigit 200 prisbasbelopp. Granskningen har även visat på att det har rått och råder oklarhet kring vem som är behörig avtalstecknare på Tekniska kontoret. Enligt den upphandlingspolicy som gällt från mars 2003 till december 2008 har det varit tydligt att det är kommunens inköpschef som varit avtalstecknare för belopp över 15 prisbasbelopp (ca kronor). Dock har denna granskning visat att avtal som rätteligen borde ha undertecknats av inköpschefen haft annan avtalstecknare. I den nya upphandlingspolicyn från december 2008 finns inte avsnittet om vem ska underteckna avtal med. I Tekniska nämndens regler för delegation finns heller inget nämnt om vem som är behörig att teckna avtal, oavsett beloppsstorlek. Vi bedömer det som synnerligen allvarligt att det saknas tydliga regler för vem är behörig att teckna avtal. Vid en juridisk tvist kan det få allvarliga och kostsamma konsekvenser för kommunen och på sikt skada kommunens rykte som tillförlitlig avtalspart. Därför anser vi att Kommunstyrelsen och Tekniska nämnden omgående i första hand bör se över både upphandlingspolicyn och reglerna för delegation avseende vem som ska ha rätt att teckna avtal vid vilka belopp. När det gäller intern kontroll så har granskningen visat att de av Tekniska nämnden beslutade rutiner som skulle kontrolleras under 2009 inte har genomförts. Mot bakgrund av resultatet från denna granskning anser vi att de rutiner som ska kontrolleras bör genomföras. Vi bedömer det också som nödvändigt att den interna kontrollen utökas till att även omfatta efterlevnaden av nämndens regler för delegation och avtalstecknande. Enligt nu gällande upphandlingspolicy framstår upphandlingsverksamheten som organiserad med en tydlig ansvarsfördelning mellan central inköpsenhet och respektive inköpsansvarig i verksamheterna. Dock finns det frågor som policyn inte alls reglerar. Det gäller vem som har ansvaret för beslut om upphandling, utformning av anbudsunderlag, utvärderingskriterier, utvärdering och avtalstecknande när exempelvis Kultur- och fritidsnämnden har budgeten för byggandet av en bollhall och Tekniska nämnden förväntas genomföra byggandet. Vi anser att kommunstyrelsen också bör beakta denna fråga i samband med den ovan föreslagna översynen av upphandlingspolicyn. 9

10 Förlorad arbetsinkomst för politiker Syftet med granskningen var att bedöma tillförlitligheten och säkerheten i rutinerna avseende politikers kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst. Av rapportens sammanfattning framgår följande. Hanteringen av kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst bör ses över då en del moment i hanteringen samt tillämpade rutiner, utifrån kontrollmålen, inte fungerar tillfredställande och ändamålsenligt ur ett intern kontroll perspektiv. Det är därför viktigt att revisionens synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Följande kontrollmål har ingått i granskningen och besvaras nedan: Finns det ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst? De riktlinjer som finns inom Ängelholms kommun gällande ersättningar för förlorad arbetsinkomst bedöms ej vara tillräckliga och ändamålsenliga. Tillämpas gällande regler och riktlinjer? Kommunens bestämmelser som kan tolkas på olika sätt bör revideras samt kompletteras med tillämpningsanvisningar Omfattar rutinerna tillräckliga kontroller? Revisionen anser att rutinerna ej omfattar tillräckliga kontroller avseende ersättning för förlorad arbetsinkomst. Finns underlag som styrker utförda utbetalningar? Revisionen anser att det i flera fall saknas tillräckliga underlag som styrker utförda utbetalningar. Entreprenadupphandlingar Syftet med granskningen var att bedöma om socialnämnden tillförsäkrat sig ändamålsenlig kontroll-, uppföljnings- och insynsmöjligheter vid genomförda entreprenadupphandlingar av verksamhet som kommunen enligt lag ansvarar för (3 kap a kommunallagen). Följande kontrollmål har ingått i granskningen och besvaras nedan: Upphandlingarna har genomförts i enlighet med LOU och kommunens inköpspolicy. Av brevväxlingen mellan en anbudsgivare och socialförvaltningen avseende upphandlingen av vårdplatser på KVS framgår det att det fanns en oklarhet om hur genomsnittspriset skulle beräknas. I förfrågningsunderlaget anges att bästa genomsnittspris kommer att utvärderas men inte hur det beräknas. Frågan från anbudsgivaren bedöms vara relevant och vi anser därför att uppgifterna i det svar 10

11 som socialförvaltningen gav borde ha funnits med i förfrågningsunderlaget från början. Även om meddelarfrihet formellt inte gäller anställda på privata företag, så bedömer vi att det borde ha funnits med i förfrågningsunderlaget för att säkerställa att samma meddelarskydd råder för privatanställda i entreprenader som för offentliganställda. Oaktat ovanstående synpunkter gör vi bedömningen att socialnämndens upphandlingar av vårdplatser i särskilt boende på KVS, Solängen och Karlslund har genomförts i enlighet med LOU och kommunens inköpspolicy. Socialnämnden har varit delaktig i framtagandet av förfrågningsunderlag I oktober 2008 granskade Riksrevisionen om staten hade skapat förutsättningar för god kvalitet och insyn i privat bedriven äldreomsorg. Riksrevisionen ansåg att övergripande gäller att alla villkor som kommunen vill ha in det slutliga avtalet skall klart framgå av förfrågningsmaterialet. Det är således i samband med utformningen av förfrågningsmaterialet som politiker, brukare och andra intressenter kan påverka innehållet i den upphandlade tjänsten. Denna granskning har visat att socialnämndens delaktighet i framtagandet av förfrågningsunderlag har varit begränsad. Socialnämndens roll i upphandlingsprocessen har varit att godkänna ett i förväg framtaget och färdigt förslag till förfrågningsunderlag. Av socialnämndens protokoll från de tillfällen då förfrågningsunderlagen godkänts framgår det att utvärderingsmodell och kravspecifikationer i underlagen inte har diskuterats. Bakgrunden till socialnämndens begränsade roll vid framtagandet av förfrågningsunderlaget framgår av socialnämndens delegationsbestämmelser från Av delegationsbestämmelserna framgår det tydligt, med hänvisning till upphandlingspolicyn (som gällde fram till december 2008), att socialnämnden ska godkänna framtagna kravspecifikationer, och att upphandlingar överstigande 15 prisbasbelopp ska genomföras av kommunens inköpsfunktion. De granskade upphandlingarna har inte genomförts av kommunens inköpsfunktion utan har genomförts av upphandlingsansvarig på socialförvaltningen vilket var i strid med då gällande inköpspolicy och delegationsbestämmelser. Det rådde alltså en diskrepans mellan praxis och vad inköpspolicy och delegationsbestämmelser stipulerade. Detta var något som socialförvaltningen vid ett flertal tillfällen framförde till inköpsenheten. Numera råder ingen diskrepans då socialnämndens delegationsbestämmelser uppdaterats i enlighet med kommunens gällande inköpspolicy. I intervjuer med socialnämndens ordförande och 2:e vice ordförande framgår det att det inom nämnden finns ett visst missnöje med socialnämndens begränsade roll 11

12 i upphandlingsprocessen. Båda framför en önskan om en större delaktighet i processen och menar att det är viktigt att socialnämnden som ytterst ansvarig för de upphandlade verksamheterna också borde ha ett större inflytande på framtagandet av förfrågningsunderlag och vilka anbudsgivare som ska antas. Med tanke på socialnämndens samlade ansvar för de upphandlade verksamheterna och vad som framgår av Riksrevisionens uttalande bedömer vi socialnämndens nuvarande delaktighet vid framtagandet av förfrågningsunderlag som otillräcklig. Socialnämnden bör därför ta en mer aktiv roll vid framtagandet av förfrågningsunderlag än att bara godkänna färdiga förslag. För att genomföra en sådan ändring bör gällande delegationsbestämmelser ändras. I samband med det bör avsnittet om LOU i nuvarande delegationsbestämmelser också ändras till att avse gällande upphandlings- och inköpspolicy. Om socialnämnden önskar större inflytande över vilka anbudsgivare som ska antas kan socialnämnden exempelvis besluta att nämndens presidium ges en plats i den referensgrupp som bildas vid varje upphandling. Alternativt kan socialnämnden ta tillbaka sin delegation gällande vem som beslutar att anta anbud. Eventuella förändringar i beslutsordningen bör följas av ändringar i delegationsbestämmelserna. Socialnämnden genomför uppföljning av entreprenadverksamheterna I januari 2009 antog socialnämnden ett kvalitetsledningssystem för äldreomsorgen. Det innebär att förvaltningens kvalitetscontroller och MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) på socialnämndens uppdrag årligen ska följa upp, utvärdera och lägga förslag till förbättringsåtgärder. Under april till maj 2009 genomfördes en tillsyn av de fem entreprenörer som driver/drev Willan, Bokhöjden, Bäckagården, Solängen och KVS. Samma tillsyn gjordes under september-oktober av de verksamheter som drivs i kommunal regi. I samband med tillsynen gjordes en kvalitetsundersökning genom enkäter till vårdtagare och närstående i samtliga verksamheter. Resultatet av 2009 års tillsyn och kvalitetsundersökning presenterades på socialnämndens sammanträde den 12 januari På basis av vad som framkom i tillsynen hade socialnämnden, genom att uppdra åt socialförvaltningen, att ta ställning till olika förbättringsförslag. Vi bedömer att socialnämnden, genom beslutet om ett kvalitetsledningssystem och genom kravspecifikationerna i förfrågningsunderlagen, har tillförsäkrat sig kontroll-, uppföljnings- och insynsmöjligheter av entreprenadverksamheterna. Utifrån vad som framkommit i socialnämndens protokoll gör vi bedömningen att socialnämnden genomför uppföljning av entreprenadverksamheterna. 12

13 Kommunens anpassning till befolkningsförändringar Syftet med granskningen var om Ängelholms kommun har en tillräckligt väl underbyggt planering inför befolkningsförändringar? Mot bakgrund av revisionsfrågan görs bedömningen att kommunstyrelsen idag inte har en tillräcklig planering inför befolkningsförändringar. Bedömningen baseras på det faktum att det i kommunen för närvarande inte tas fram någon befolkningsprognos på en övergripande nivå och att det därmed inte heller finns ett tydligt underlag för volymförändringar i verksamheterna. Följande bedömningar bör framhållas: Målsättningen om en befolkningstillväxt på 250 personer bör backas upp av en prognos inför den utveckling som kommunen kan tänkas få. Det gäller att ha en prognos som tar hänsyn till den utbyggnad som sker i kommunen och är förankrad i det planeringsarbete som görs. En tydlig och gemensam utgångspunkt för verksamhetsplanering är viktig för att resursfördelningen ska uppfattas som rättvis och tillräckligt underbyggd från central nivå till nämnderna. Den situation som idag råder i kommunen ger olika förutsättningar för nämnderna när det gäller att motivera resursfördelningen. En prognos tas fram inom barn- och utbildningsförvaltningen men inte inom socialförvaltningen vilket ger olika utgångspunkter. En prognos är också viktigt för att kunna göra en nedbrytning av utvecklingen inom olika områden i kommunen. Den prognos som finns från Region Skåne gäller för hela kommunen och därför kan det vara svårt att se hur förändringar sker inom kommunen. Uppföljning av granskningar genomförda 2008 I rapport avlämnad februari 2010 har redovisats en uppföljning av granskningar som genomförts under Rapporten innehåller en redogörelse för de åtgärder som vidtagits avseende de synpunkter om förbättringar som revisorerna föreslagit i sina rapporter under Revisionen har i uppföljningen konstaterat att åtgärder i stor utsträckning har vidtagits men att särskilda uppföljningar kommer att göras. Samtliga upprättade revisionsrapporter har under året överlämnats till kommunfullmäktige. 13

14 Övrigt Revisorerna har på sedvanligt sätt tagit del av kommunstyrelsens och nämndernas protokoll. Revisorerna har under året haft sammanträde med kommunfullmäktiges presidium varvid information har lämnats angående avrapporterade och kommande granskningar. Revisorerna har sammanträffat med berörda förtroendevalda och anställda företrädare för nämnderna varvid vi har delgivit våra synpunkter och bedömningar med anledning av granskningarna. Revisorerna har under året deltagit i utbildning inom olika områden som berör den kommunala revisionen. Årets ekonomiska resultat Under året har kommunrevisionen haft ett budgeterat anslag på tkr. Ett resultat redovisas i enlighet med budget. Revisorerna har som sakkunnigt biträde anlitat PricewaterhouseCoopers AB. 14