Transkript

1

2

3

4

5

6 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS ANDREAS FORSLUND SID 1/4 KOMMUNCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Revisionsrapporter 2014 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Kommunens författningssamling anger hur revisionens granskningsrapporter ska behandlas av nämnderna och hur nämnderna ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits. Syftet är att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Bakgrund Revisionen tillställer, efter genomförd granskning, rapporten till den granskade nämnden för åtgärd. Kommunens nämnder rapporterar därefter, så snart som möjligt, vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs i granskningsrapporten. Rapporten sänds till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen rapporterar därefter till kommunfullmäktige två gånger per år hur revisionens granskningsrapporter har behandlats i nämnderna. Nedan redovisas en sammanställning av besvarade revisionsrapporter under 2014 och exempel på åtgärder som framgår i nämndens svar. Därefter redovisas en förteckning över inkomna revisionsrapporter som ännu inte har besvarats av nämnd. Samtliga revisionsrapporter och nämndernas svar bifogas i sin helhet. Besvarade revisionsrapporter under 2014 Barn- och ungdomsnämnden Rapport : Granskning av det systematiska kvalitetsarbetet i förskola och grundskola. Nämndens svar innehåller bland annat följande åtgärder: Åtgärder genomförs inom barn- och ungdomsförvaltningen för att skapa ett systematiskt kvalitetsarbete. En kvalitetsgrupp har tillsats med specialister inom olika delar av kvalitetsområdet och ska tillsammans utgöra förvaltningens beredande organ för resultatsammanställningar samt fungera som stöd för analys. Förvaltningen arbetar med att utveckla det systematiska kvalitetsarbetet med hjälp av en kvalitetsmodell. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

7 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/4 Ytterligare åtgärder är att förstärka kompetensen kring kvalitetsarbete, ta fram en resultatuppföljningsmodell och göra gemensamma analyser av resultat på kommunnivå. Kommunstyrelsen Rapport : Granskning av näringslivsverksamheten Nämndens svar innehåller bland annat följande åtgärder: Kommunens ledningsgrupp har under 2014 agerat i frågan och arbetet fortsätter under Ledningsgruppen har under början av 2014 tagit beslut om ett åtgärdspaket för att förbättra kontaktmöjligheter och tillgänglighet i kommunens service. Detta är överlämnat till förvaltningarna att genomföra. Samverkansformerna har förbättrats mellan kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen. Utbildningar kring bemötande har genomförts på samhällsbyggnadsförvaltningen. Under 2015 kommer näringslivsfunktionens inriktning och omfattning att ses över. Rapport : Revisionsrapport, granskning av IT-verksamhet Kommunstyrelsen har tillsatt en utredning och en politisk referensgrupp. Rapport : Granskning av internkontroll tillförlitlighet i system och rutiner för leverantörsfakturor inklusive manuella utbetalningar Nämndens svar innehåller bland annat följande åtgärder: En skriftlig rutin för avslut och uppföljning av behörighet ska upprättas och ska i fortsättningen uppdateras kontinuerligt. Brister har identifierats av kommunen och åtgärdats genom att inte tilldela behörigheter som inkluderar både möjlighet att registrera nya leverantörer och attesträtt. All behörighetshantering är spårbar och loggas sedan tidigare. En total genomgång av leverantörsregistret har genomförts. Rapport : Granskning av inköp och upphandling Nämndens svar innehåller bland annat följande åtgärder: Ansvarsfördelningen behöver tydliggöras genom att förtydliga roller och ansvarsområden i upphandlingsprocessen. Arbetet med en ny avtalskatalog pågår och kommunens anställda kommer kunna nå den från kommunens intranät vid årsskiftet Den systematiska uppföljningen av inköp från leverantörer behöver förbättras. Arbetet med att uppdatera de befintliga rutinerna har inletts. Revisionens synpunkter och rekommendationer har utformat grunden till det förbättringsarbete inom inköp- och upphandlingsområdena som nu har inletts. Socialnämnden Rapport : Granskning av dokumentation och rättsäker handläggning inom individ- och familjeomsorgen samt internkontroll vid utbetalningar. Nämndens svar innehåller bland annat följande åtgärder: Införande av ett system för kvalitetsledning pågår inom förvaltningens alla

8 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 3/4 verksamheter. Under hösten 2014 kommer både ekonomiskt bistånd och barn-och familjeenheten att omfattas av systemet. Förvaltningen kommer att se över rutiner för kontroll av utbetalningslistor i enlighet med granskningens rekommendation. Överförmyndarnämnden Rapport : Granskning av överförmyndarverksamheten Nämndens svar innehåller bland annat följande åtgärder: Överförmyndarnämnden har yttrat sig över ett nytt förslag till samarbetsavtal. Samarbetsavtalet förväntas ha en positiv inverkan på arbetet med verksamhetsplan inför den kommande perioden. Överförmyndarnämnden avser utveckla internkontrollarbetet, och därigenom förbättra nämndens arbete med uppföljning i enlighet med revisionens rekommendationer. Överförmyndarnämndens kontroll över verksamheten bedöms därigenom öka ytterligare. Ej besvarade revisionsrapporter som är inkomna under 2014 Barn- och ungdomsnämnden Rapport : Granskning av arbetet mot kränkande behandling och diskriminering Kommunstyrelsen Rapport : Granskning av internkontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering Handlingar 1. Revisionsrapport, granskning av det systematiska kvalitetsarbetet i förskola och grundskola 2. Revisionsrapport, granskning av överförmyndarverksamheten 3. Revisionsrapport, dokumentation och handläggning inom individ- och familjeomsorg samt intern kontroll vid utbetalningar 4. Revisionsrapport, granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering 5. Revisionsrapport, Granskning av arbete mot kränkande behandling och diskriminering 6. Svar på revisionens granskning av dokumentation och handläggning inom individ- och familjeomsorg samt intern kontroll vid utbetalningar 7. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionsrapport om överförmyndarverksamheten 8. Revisionsrapporter Revisionsrapport, Intern kontroll - tillförlitlighet i system och rutiner för leverantörsfakturor inklusive manuella utbetalningar 10. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionens granskning av leverantörsfakturor 11. Tjänsteskrivelse, svar på revision av det systematiska kvalitetsarbete i förskola och grundskola 12. Revisionsrapport, granskning av nköp och upphandling

9 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 4/4 13. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionens granskning av inköp och upphandling 14. Revisionsrapport, Granskning av IT-verksamheten 15. Revisionsrapport, Granskning av näringslivsverksamheten 16. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionens granskning av näringslivsverksamhet Victor Kilén T.f. kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till: Akten

10 VALLENTUNA KOMMUN REVISION EN MISSIV BARN- OCH UNGDOMSNAMNDEN Granskning av det systematiska kvalitetsarbetet i förskola och grundskola PwC har på uppdrag av oss förtroendevalda revisorer granskat det systematiska kvalitetsarbetet i förskola och grundskola. Vårt val av granskningsinsats utgår från den väsentlighets- och riskanalys som genomfördes inför revisionsåret Vi delar de bedömningar som h,rrc gör i granskningsrapporten att Barn- och ungdomsnämnden inte har säkerställt ett ändamålsenligt systematiskt kvalitetsarbete på både nämnds- och enhetsnivå. Detta eftersom det systematiska kvalitetsarbetet uppvisar brister avseende kontinuerlig uppföljning av enheterna samt beständiga former för rapportering till nämnden. Vi rekommenderar Barn- och ungdomsnämnden att upprätta en tydlig plan för arbetet med att stärka strukturen avseende planering, dokumentation, analys och uppföljning. Planen bör innefatta tydliga åtaganden på samtliga organisatoriska nivåer, såväl inom förskole- och skolenheter som mellan enheterna, samt mellan skolenheter och förvaltning och mellan förvaltning och nämnd. Idag finns det flera forum för dialog, och det finns på enhetsnivå till vissa delar ett fungerande arbete, men dessa aktiviteter måste sammanfogas och systematiseras till en fungerande helhet i en hållbar struktur. På så sätt kan det systematiska kvalitetsarbetets roll tydliggöras i verksamheterna, samt i och med en tydlig struktur för dialog och rapportering skapa förutsättningar för en uppföljning som kan bidra till långsilitig utveckling av kommunens förskole- och skolverksamhet. REVISION EN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOM MUN@VALLENTUNA. SE SE Vallentuna kommun

11 VALLENTUNA KOI,IMUN REVIS ON EN MISSIV BARN- OCH UNGDOMSNAMNDEN Revisorerna utgår från att Barn- och ungdomsnämnden vidtar relevanta åtgärder som ffiljd av granskningen och sedan redovisar dessa till Kommunfullmäktige enligt rutin r För revisorerna Staffan Modig Ordförande Distribution av granskningsrappolt - Granskning av det systematiska kvalitetsarbetet i förskola och grundskola Kommuns elsen Kommunfullmäktiges presidium Kommundirektören Chefsekonomen REVISION EN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMM UN@VALLENTUNA.SE SE Vallentuna kommun

12 Revisionsrapport Møgnus Höijer Tildq LindeV ryfebruøri zot4 Systernø,tíslct kualítetsarbete i.frrskolq, och grundskols, Vallentuna kommtrn pwc

13 Innehel/qfrrteckníng 1. o 2.L Sammanfattande revisionell bedömning och rekommendationer... 1 Inledning....2 Baþrund Revisionsfråga... Metod och avgränsning... Systematiskt kvalitetsarbete L r Verksamhetens planering och genomförande. 6 Dokumentation... UppföIjning... 7 Fristående aktörer förskola öwiga iakttagelser Revisionell bedömnin o Har Barn- och ungdomsnämnden säkerställt ett ändamålsenligt systematiskt kvalitets-arbete på både nämnds- och enhetsnivå? Revisionskriterier Rekommendation Bilaga r - översiktlig strulctur över dialogmöten och dokument Februa i 2014 Vallentuna kommun PwC

14 7 a S arntnomføtt ornde reu dsi onell bedömníng oeh rekotlr'rn,en,dø;tíoner PwC har av de förtroendevalda revisorerna i Vallentuna kommun fätt i uppdrag att granska om Barn- och ungdomsnämnden säkerställt att ett ändamålsenligt systematislit kvalitetsarbete genomförs på nämnds- och enhetsnivå. Arbetet har genomförts genom dokumentstudier av för granskningen relevanta dokument, intervjuer med rektorer och rektorer tillika förskolechefer, utbildningschef och kvalitetshandläggare samt Barn- och ungdomsnämndens ordförande och vice ordförande. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att Barn- och ungdomsnämnden inte har säkerställt ett ändamålsenligt systematiskt kvalitetsarbete på både nämnds- och enhetsnivå. Detta eftersom det systematiska kvalitetsarbetet uppvisar brister avseende kontinuerlig uppföljning av enheterna samt beständiga former för rapportering till nämnden. Vi har dock iakttagit i intervjuerna att medvetenheten är hög rörande vilka utvecklingsområden som finns och vilka förändringar man behöver göra. Vår rekommendation är att Barn- och ungdomsnämnden upprättar en tydlig plan för arbetet med att stärka strukturen avseende planering, dokumentation, analys och uppföljning. Planen bör innefatta tydliga åtaganden på samtliga organisatoriska nivåer, såväl inom förskole- och skolenheter som mellan enheterna, samt mellan skolenheter och förvaltning och mellan förvaltning och nämnd. Idag finns det exempelvis flera forum för dialog, och det finns på enhetsnivå sett till vissa delar ett fungerande arbete, men dessa aktiviteter måste sammanfogas och systematiseras till en fungerande helhet i en hållbar struktur. På så sätt kan det systematiska kvalitetsarbetets roll tydliggöras i verksamheterna, samt i och med en tydlig struktur för dialog och rapportering skapa förutsättningar för en uppföljning som kan bidra till långsiktig utveching av kommunens förskole- och skolverksamhet. Februari 2014 Vallentuna kommun PwC 1av12

15 q, t-a 2.7. Inlednín,g Bøkgrund Skollagen kräver numera inte skolplan, arbetsplan eller kvalitetsredovisning utifrån formellabeteckningar och formella dokument men däremot att det genomförs ett systematiskt kvalitetsarbete både på huvudmanna- och enhetsnivå'. Det innebär att huvudmannen på huvudmannanivå systematiskt och kontinuerligt ska planera, följa upp och utveckla utbildningen. Detsamma gäller även för förskole- och skolenhetsnivå. Rektor och förskolechef ansvarar för att kvalitetsarbete vid enheten genomförs i enlighet med lagstiftningen. Inriktningen på det systematiska kvalitetsarbetet ska vara att de mål som finns för utbildningen i skollagen och i andra föreskrifter (nationella mål) uppfylls. Ett systematiskt kvalitetsarbete innebär kartläggning och anaþ av verksamheten. Ett sådant arbete utgör ett viktigt beslutsunderlag både på enhets- och huvudmannanivå. Skolinspektionens granskningar visar att systematiskt kvalitetsarbete inom skolor ofta uppvisar brister. Det är en risk om det saknas system och rutiner för ett kvalitetsarbete och därmed beslutsunderlag för ansvarig nämnd. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att genomföra denna granskning. z.z. Reuisionsfrû"ga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga : Har Barn- och ungdomsnämnden säkerställt ett ändamålsenligt systematiskt kvalitetsarbete på både nämnds- och enhetsnivå? För att besvara revisionsfrågan har granskningen utgått från följande revisionkriterier: ' ' ' ' Det finns ett fungerande systematiskt kvalitetsarbete påbåde huvudmannaoch enhetsnivå. Huvudmannanivå motsvaras av Barn- och ungdomsnämnden. Kvalitetsarbetet inkluderar en kontinuerlig redovisning till Barn- och ungdomsnämnden. Barn- och ungdomsnämnden vidtar relevanta åtgärder för att utveckla verksamheten med stöd av det systematiska kvalitetsarbetet. Barn- och ungdomsnämnden tillser att det genomförs en regelbunden tillsyn av fristående förskolor, där det systematiska kvalitetsarbetet ingår som en del i tillsynen. 1 Med huvudman avses i detta fall kommunen samt dess Barn- och ungdomsnämnd, och med enhetsnivå avses den enskilda skolenheten. Februari 2014 Vallentuna kommun PwC 2 av'12

16 z.s. Metod oeh ølugränsning Granskningen har genomförts genom dohtmentstudier (utvärderingar, verksamhetsplaner, beslutsunderlag till nämnd). Vidare har interujuer genomförbs r red Bam- och ungdotnsnämndens ordförande och vice ordförande, förvaltningschef, ansvarig för tillsyn av fristående verksamheter samt nio rektorer och rektorer tillika förskolechefer. I rapporten används begreppet "enhetschef' som samlingsbegrepp för reltor samt rektor tillika förskolechef, förutom i kapitlet "Bakgrund" där rektor och förskolechef kvarstår eftersom denna text refererar till aktuell lagstiftning. Rapporten har varit föremål för faktaavstämning. Februari 2014 Vallentuna kommun PwC 3av12

17 S. Ba,kgrttnd S.t. Systematísktkuo.lítetsarbete Grunden till att det finns ett krav på ett systematiskt kvalitetsarbete är att det är en vihig ftirutsättning för att alla barn och elever ska kunna erbjudas en likvärdig utbildning. Det ska också stödja arbetet för en ökad måluppfyllelse. Systematiskt kvalitetsarbete kräver systematik och kontinuitet på alla nivåer, såväl politisk nivå, som inom förvaltning, förskolor och skolor Skollagen Sedan år zou regleras skolornas kvalitetsarbete direkt i skollagen (zoro:boo) och inte genom förordningen om kvalitetsredovisning. Enligt 4 kap. 3 g ansvarar varje huvudman inom skolväsendet för att på huvudmannanivå systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp och utveckla utbildningen, och enligt + kap. + $ tredje stycket ansvarar reltorn och förskolechefen för kvalitetsarbetet vid enheten. Det systematiska kvalitetsarbetet enligt 3-4 $S ska även dokumenteras enligt samma kapitel och 6 g SkoluerksomhetensmãI I samband med att den nya skollagen trädde i kraft anpassades Skolverkets läroplan för grundskola, förskolehass och fritidshemmet för att överensstämma med bestämmelserna i den nya lagen. Läroplan för grundskola, ftirskoleklass och fritidshemmet 2011 består av tre delar; skolans värdegrund och uppdrag, övergripande mål och riktlinjer samt ämneskursplaner som innefattar kunskapskrav. Enligt avsnittet öuergrþande måi och riktlinjer i läroplanen ska skolan ombesörja att utbildningen uppfyller målen avseende målområdena normer och värderingar, kunskaper, elevernas ansvar och infl ande, skola och hem, övergång och samverkan, skolan och omvärlden samt bedömning och betyg., Motsvarande läroplan för förskolan reviderades år eoto och anger att läroplanens mål utgör inriktningen för förskolans arbete och därmed även den förväntade kvalitetsuwecklingen i skolan. Förskolans läroplan har två avsnitt; frirskolans värdegrund och uppdrag samt mål och riktlinjer. Avsnittet om mål och riktlinjer innefattar läroplanens mål för förskoleverksamheten enligt områdena normer och värderingar, utveckling och lärande, barns infl ande, förskola och hem, samverkan med förskoleklassen, skolan och fritidshemmet samt uppföljning, utvärdering och utveckling.a Såväl läroplanen för förskolan som för grundskolan innefattar även ett avsnitt om frirskolechefen respektive rektorns ansvar för verksamheten. 2 Läroplan för grundskolan, förskoleklassen och fritidshemmet (201 1) ISBN: Läroplan för förskolan (2010) ISBN: Februari 2014 Vallentuna kommun PwC 4av12

18 Skoluerkets allm innaräd Systematiskt kvalitetsarbete innebär enligt Skolverkets Allmänna råd för systematislit kvalitetsarbete4 som grundas på bestämmelserna i skollagens fiärde kapitel, aü huvudmän sôvlil som förskolc- och skolenheter ska följa upp verksamheten, analysera resultaten i förhållande till de nationella målen och utifrån det planera och utveckla utbildningen. Kvalitetsarbetet ska bedrivas systematiskt och kontinuerligt, vilket innebär att det ska bedrivas på ett strukturerat sätt med fokus på långsiktig utveckling. Arbetet ska dokumenteras skriftligen för att regelbundet kunna följa att kvalitetsarbetet leder till en utveckling mot utbildningens måi, som finns specificerade i skollagen, läroplanerna, ämnes- och kursplanerna och andra författningar som styr verksamheten. Även verksamhetsspecifika mål (exempelvis mål som en kommun sätter för sin skolverksamet) kan inkluderas i det systematiska kvalitetsarbetet förutsatt att de inte strider mot de nationella målen Huvudmanna- och enhetsnivå Huvudmannen är ytterst ansvarig för att tillgodose att det finns förutsättningar för att bed iva ett systematislt kvalitetsarbete, och på huvudmannanivå ska lcvalitetsarbetet bygga på de uppgifter som framkommer i verksamheternas dokumentation av kvalitetsarbetet och uppfäljningen av det. Huvudmannen behöver göra detta på två sätt: - Fastställa vilka mål och andra krav som ska följas upp, hur och med vilka intervaller uppföljningen ska ske samt vem som är ansvarig för dokumentation och rapportering på såväl förvaltnings- som enhetsnivå. - Se till att dokumentationen är tillräcklig för att ligga till grund ftir analys och beslut på huvudmannanivå om prioriteringar avutvecklingsinsatser och sträva efter att dokumentationen ger en samlad bild av utbildningens kvalitet. Förskolechefen respektive rektorn är ansvarig för att bedriva kvalitetsarbetet på enhetsnivå, och behöver därför formulera rutiner och former för kvalitetsarbetet gällande planering, genomförande, dokumentation och uppföljning. Det är angeläget att rektor såväl som förskolecheftydliggör hur den dokumentation som personalen gör i olika delar av kvalitetsarbetet ska systematiseras, så att den kan sammanställas och analyseras. Såväl lärare, pedagoger, övrig personal och elever ska vara delaktiga i enhetens systematiska kvalitetsarbete, och i förskolan ska även barnen och vårdnadshavarna ges möjlighet att delta i arbetet. o Allmänna råd om systematiskt kvalitetsarbete - för skolväsendet (2012) Skolverket ISBN Feb ua i2014 Vallentuna kommun PwC 5av12

19 4. Io.ktto,gelser 4.7. Nifunndens plorneríng shj ul Barn- och ungdomsnämnden arbetar för närvarande med att ta fram ett planeringshjul med en helhetsbild avvilka processer och hållpunkter som finns för det övergripande arbetet under året. I årshjulet kommer det att finnas delar som har direkt koppling till det systematiska kvalitetsarbetet Verksstnhetens pløtneríng och genotnftrsnde Enheternas (dvs. förskolors och skolors) systematiska kvalitetsarbete synliggörs i och med verksamhetsplanerna, avvilka det framgår vilka aktiviteter och projekt som ska genomföras inom enheten under året. Inför verksamhetsåretss slut i juni samlas enhetens personal, såsom pedagoger, lärare, pedagogiska ledare, arbetslagsledare och enhetschefför att reflektera över och analysera resultaten utifrån årets verksamhetsplan, och vad som bör förändras i enhe;tens verksamhet inför kommande år. Nästa verksamhetsår inleds sedan i augusti med en uppstart då analysen av föregående års verksamhetsplan ligger till grund för utformandet av en ny verksamhetsplan. Enligt såväl skollagen som Skolverkets allmänna råd för systematiskt kvalitetsarbete ska barn i förskolan samt elever i grundskolan, samt barns och elevers föräldrar och vårdnadshavare involveras i och ha möjlighet att delta i enhetens systematiska kvalitetsarbete. Det genomförs också enkäter varje läsår riktat till vårdnadshavare i förskolan, samt elever i grundskolan. Dessa enkäter är i vissa fall ett underlag i enhetens utvärdering, där det ibland också förekommer att elewåden deltagit i hur enkätresultaten bedöms. Enhetscheferna deltar i dialogmöten med nämndens politiker två gånger per kalenderår då det finns möjlighet för enhetscheferna att lyfta frågor som rör verksamheten och som man anser borde påverka nämndens målsättningar. Syftet med dialogmötena är att skapa underlag till nämndens verksamhetsplan. Även förvaltningschefen deltar i mötena. Dock finns det enligt uppgift inga krav på att enheternas verksamhetsplaner ska vara utgångspunkten för dialogmötena eller att det ska finnas en sammanställning av enheternas verksamhetsplaner som ska tjäna som utgångspunlt für dialogmötena. De är heller inte som vi uppfattat det strukturerade på det sättet. En sammanfattande modell över de dokument och möten som förekommer på olika organisatoriska nivåer återfinns i Bilaga r. 5 Med verksamhetsår på enhetsnivå avses läsår, dvs augusti tilljuni. Februari 2014 Vallentuna kommun PwC 6av12

20 4.5. Dokutnento,tíon Enhctcrnas vcrksamhetsplaner är det styrande dokument i vilket enheternas mål för verksamhetsåret återfinns, samt vilka aktiviteter eller åtgärder som ska genomföras för att nå målen. Enhetscheferna har ingen gemensam mall för verksamhetsplanerna att förhålla sig till, utan är fria i utformningen av dokumentet. Vi har tagit del av fem verksamhetsplaner för verksamhetsåret zotglzot4 och tre verksamhetsplaner för zotz/zor3. Av de fem verksamhetsplaner för innevarande verksamhetsår som granskats innefattar tre av dem såväl Barn- och ungdomsnämndens mål för skolverksamhetens som enhetens egna måi. Av de fem verksamhetsplanerna finns en där systematiskt kvalitetsarbete uttryckligen nämns. Från och medverksamhetsåret zot4lzot5kommer enheterna att dokumentera i Stratsys, ett dokumentationssystem gemensamt i hela kommunen som samlar de politiska målen och verksamhetsmålen samt enheternas resultat, aktiviteter och uppföljning på en och samma plats. Enhetscheferna förväntar sig att deras planerings- och uppföljningsarbete ska underlättas och effektiviseras genom Stratsys, och att det ska stödja dem i att strukturera kvalitetsarbetet. Docklyfter de farhågor kring om det är möjligt att på ett enkelt sätt skapa "publika" rapporter, som kan motsvara att man idag publicerar skolornas utvärderingar eller verksamhetsplaner på skolornas hemsidor Uppföljníng Enhetsniuä Samtliga enheter följer upp arbetet enligtverksamhetsplanen under året, men med varierande tidsintervall. En enhet följer upp och utvärderar verksamhetsplanen månatligen medan en annan enhet följer upp och utvärderar en till två gånger om året. I samband med upprättandet av en nyverksamhetsplan ska enheterna även sammanställa ett dokument som benämns "Utvärdering av mål och resultat", i vilket enhetscheferna ska redogöra för föregående års verksamhetsmåi, vilka aktiviteter eller åtgärder som har vidtagits och vad utfallet har blivit. För detta finns en gemensam dokumentmall. Vi har tagit del av fem utvärderingar för verksamhetsåret zotzf zotg. Samtliga utvärderingar behandlar verksamhetsmålen och wå tar upp förslag till förbättringsåtgärder inför nästkommande verksamhetsår. Det finns dock skillnader mellan strulitur och innehåll i utvärderingarna, vad olika delar kallas och framförallt hur analysen genomförs. Det senare är också något enhetscheferna beþser som ett viktigt utvecklingsområde både för dem själva och för medarbetarna. Frågan om kompetensutveckling avseende analys för enhetscheferna har lyfts gemensamt av enhetscheferna i ledningsgruppen för förvaltningen. I intervjuerna har framkommit att förvaltningen efterfrågat de årliga utvärderingarna, men i öwigt efterfrågas ingen dokumentation. Enhetscheferna upplever att de överlämnar sina utvärderingar till förvaltningen som sedan sammanställer dem och lämnar sammanställningen till nämnden, men att enhetscheferna sedan inte får någon återkoppling kring hur nämnden bedömer Feb ua i2014 Vallentuna kommun PwC 7av12

21 utvärderingarna. Det råder enligt uppgift avsaknad av systematisk dialog kring framtida förbättringsområden och målsättningar, och det uppges även vara svårt att se kopplingen mellan nämndens analys avverksamhetens måluppfyllelse och nämndens beslut Förualtningsniuö I samband med att Skolverket avskaffade kravet på kvalitetsredovisningar inrättades en annan struktur för uppföljning i kommunen. Förvaltningschefen samt en kvalitetsutvecklare besökte skolorna årligen för att följa upp enheternas arbete enligt verksamhetsplan. Då ett stort skifte av personal har skett inom föwaltningen sker dessa besök inte längre, utan uppföljningen från förvaltningens sida sker i och med utvärderingsdokumenten samt så kallade lwalitetsdialoger. En kvalitetsdialog innebär att förvaltningschef och enhetschefträffas och diskuterar enhetens resultat och förbättringsområden. Dialogernas resultat sammanställs inte i ett dokument till att bli en del i den samlade bilden av förskole- och skolverksamheten i kommunen, utan tjänar mer som ett verktyg för enhetschefer och förvaltningschef att kunna utveckla verksamheten gemensamt. Under hösten zor3 valde förvaltningschefen att genomföra enheternas kvalitetsuppföljningar i grupper om cirka tre enhetschefer, och att sedan muntligt återrapportera sina iakttagelser från dessa dialoger till nämnden Nämndsniuã. Förvaltningen lämnar en resultatrapport till nämnden där resultaten i grundskolan presenteras och i viss mån kommenteras, men det finns inget inslag av anaþ av varför resultaten ser ut som de gör annat än kortare förklaringar till resultat i några enstaka fall. Det lämnas ingen samlad rapport utifrån enheternas utvärderingar till nämnden som tjänar som utgångspunkt för nämndens verksamhetsplan, dvs. en samlad rapport med en sammanhållen bild av resultaten och en sammanfattande analys som kan stödja nämnden i exempelvis hur resurser och insatser ska prioriteras på övergripande nivå. Nämnden gör också en kontinuerlig rapportering utifrån sina mål i tertialrapporter, och avslutar verksamhetsåret med att göra en verksamhetsberättelse utifrån nämndsmålen. Förvaltningschefen awapportade under hösten zor3 muntligen till nämnden den bild som framkommit i kvalitetsdialogerna, men ser inte att det är denna form som kommer att användas framöver. I intervjuerna har framkommit att nämnden önskar en tätare dialog med enhetscheferna och att det ska organiseras möten oftare än två gånger per år. Det poängteras även att det måste finnas en systematik i hur underlag levereras till nämnden för att kunna hålla uppsikt över och bedriva uppföljning av verksamheterna. Det har det senaste året successivt blivit lättare för nämnden att erhålla specifik redovisning av enheternas utveckling och resultat från förvaltningen. Febtuati 2014 Vallentuna kommun PwC 8av12

22 4.5. Fríst&ende aktörerfórskola Den kommunala huvudmannen har äventillsynsansvaret för de fristående förskolorna i kommunen. För tillsynens genomförande ansvarar en kvalitetshandläggare vid förvaltningen. Vid tills 'nen sker avstämning av målen i enheternas verksamhetsplaner i förhållande till nämndens måi, samt tillämpliga villkor, lagkrav och enhetens resultat i föräldraenkäten '\ägavisa". De kvalitetsredovisningar som de fristående förskolorna skickar in utgör enligt uppgift ett viktig redskap i tillsynen, eftersom det gör det möjligt att diskutera verksamhetens mål och resultat utifrån rapporten. Kvalitetsrapporterna från de fristående enheter som inte har tillsyn under verksamhetsåret granskas av kvalitetshandläggaren. Återkoppling till nämnden avseende tillsynen av de fristående ali törerna sker årligen genom en övergripande rapport. Det systematiska kvalitetsarbetet inom de fristående verksamheterna lyfts i rapporten. Den pedagogiska dialogen med de fristående förskolorna uppges från förvaltningen vara god och där har man också en dialog och i viss mån en stödjande funktion gällande det systematiska kvalitetsarbetet. Utifrån vad som framkommit i intervjuer upplever nämnden att förvaltningen tillhandahåller rapporter och information om tillsynen även tätare om nämnden så efterfrågar Öurigaíø.knøgelser Politikerna i nämnden är även kontaktpolitiker för skolorna, vilket innebär att varje enhet har en kontaktpolitiker som besöker enheten två gånger per år i samband med ett skolråd för att ta del av och diskutera verksamheten med rektorer, lärare, pedagoger, elever och föräldrar. Dessa samråd återrapporteras muntligen på nämndssammanträde av respektive konta}tpolitiker, och återrapportering protokollsförs. Innehållet i återrapporteringen innehåller inte några punkter rörande resultat eller diskussioner utifrån resultat vad vi kunnat se efter att ha granskat ett flertal protokoll från zor3. Feb ua i2014 Vallentuna kommun PwC 9av12

23 5. Reuisíonell bedömníng S.r. IIsr Børrn- ochungdotnsnifunnden säkerstäilt ett ändornd,ls enlíg t sg st etna tislc t ku q.lít et s - qrbete p& b&de nätnnds- och enhetsníu&? Vår bedömning är att Barn- och ungdomsnämnden inte har säkerställt ett ändamålsenligt systematiskt kvalitetsarbete på vare sig nämnds- eller enhetsnivå. Vår bedömning grundar sig på nedanstående revisionskriterier Reuisionskríteríer Finns ett fungerande systematiskt kvalitetsarbete på både huvudmannaoch enhetsnivå? Vår bedömning är att det inte finns ett fungerande systematiskt kvalitetsarbete på vare sig huvudmannanivå eller enhetsnivå. De analyser som genomförs på enhetsnivå behöver utvecklas, och såväl analyser som resultat behöver sammanställas och dokumenteras på ett likartat sätt som också tydliggör vilka insatser enheterna behöver vidta och vilken analys som ligger bakom. Den dokumentation som tas fram behöver sedan sammanställas och utvecklas till att utgöra en samlad bild till nämnden, som sedan kan tjäna som grund för prioriteringar av utvecklingsinsatser. Deltagandet av elever och vårdnadshavare i arbetet är heller inte tydligt och omfattningen verkar variera mellan enheterna. Inkluderar kvalitetsarbetet en kontinuerlig redovisning till Barn- och ungdomsnämnden? Vår bedömning är att det inte sker en tillräcklig redovisning av utvecklingen av förskole- och skolverksamheterna. De tertialrapporter och resultatrapporter som lämnas till nämnd utgör inte en samlad bild utifrån den utvärdering och analys som respektive enhet har gjort. Vidtar Barn- och ungdomsnämnden relevanta åtgärder fiìir att utveckla verksamheten med stöd av det systematiska lcvalitetsarbetet? Vår bedömning är att de åtgärder som vidtas inte fullt ut har grundats i en samlad bild avverksamhetens resultat och utvecklingsbehov. Detta eftersom rapporteringen och uppföljningen av det systematiska kvalitetsarbetet inte är struhurerad så att nämnden kan vidta åtgärder med bakgrund av relevant information. Det har även uttryckts av enhetscheferna att det råder diskrepans mellan vilken information om verksamheten som de delger nämnden och vilka beslut som nämnden sedan fattar. Det finns inslag och vissa förutsättningar till att kunna utveckla detta, främst genom de dialogmöten som nämnden har medverksamheterna. Dessa dialogmöten behöver utvecklas och stödjas av dokumentation som underlag till det arbete som Feb uari 2014 Vallentuna kommun PwC 1O av 12

24 görs, för att upprätta systematik i kvalitetsarbetet. Först då kan dialogmötena nyttja verksamheternas analys i utformandet av nämndens verksamhetsplan. Tillser Barrr- och ungdomsnämnden att det genomftirs en regelbunden tillsyn av fristående fürskolor, där det systematiska lcvalitetsarbetet ingår som en del i tillsynen? Vår bedömning är att det genomförs en regelbunden tillsyn, och att det systematiska kvalitetsarbetet är en del i detta. Det finns en systematik i tillsynens genomförande och dokumentation, och tillsynen återrapporteras i en rapport till nämnden årligen. Rapporten inhuderar de fristående förskolornas systematiska kvalitetsarbete R:ekonvnendø,tíon Vår rekommendation är att Barn- och ungdomsnämnden upprättar en tydlig plan för arbetet med att stärka strukturen avseende planering, dokumentation, anaþs och uppföljning. Planen bör tidssättas för att säkerställa att arbetet leder till ett förbättrat systematiskt kvalitetsarbete i kommunen. Planen bör innefatta tydliga åtaganden på samtliga organisatoriska nivåer, såväl inom förskole- och skolenheter som mellan enheterna, samt mellan skolenheter och förvaltning och mellan förvaltning och nämnd. Idag finns det exempelvis flera forum för dialog, och det finns på enhetsnivå sett till vissa delar ett fungerande arbete, men dessa aktiviteter måste sammanfogas och systematiseras till en fungerande helhet i en hållbar struktur. Det kan också behövas kompetensutveckling, exempelvis avseende analysförmåga. På så sätt kan det systematiska kvalitetsarbetets skapa förutsättningar som kan bidra till långsiltig utveckling av kommunens förskole- och skolverksamhet. 2OL4-O2-r7 Magnus llöíjer Projektledore Crrrínllultgren Uppdragsledare Feb uari 2014 Vallentuna kommun PwC 11 av 12

25 BíIø.gø t - öuersíktlíg stn lcfur öuer díølogmöten och dokutnent Dialog Dokumentation - BARN- ocg lrncdous uiln wp Dialogvår och htist fürvalhingsledning Verksamhetsplan Verksamhetsberättelse Tertialrapporter ResultatraDDort till nåimnd Uppftiljning mål och resultat Verksamhetsplan Utvärdering Februari 2014 Vallentuna kommun PwC 12 av 12

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS KAMIL BACZYNSKI SID 1/3 KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Svar på revisionens granskning av leverantörsfakturor Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar föreslaget yttrande och överlämnar det till kommunfullmäktige. Ärendet i korthet Revisorerna har granskat leverantörsfakturor. Kommunstyrelsen lämnar härmed sitt svar på revisionsrapporten. Bakgrund Vallentuna kommun har regler för hur revisionsrapporter ska besvaras. Syftet med dessa regler är dels att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Beskrivning av revisionsrapporten Kommunens förtroendevalda revisorer har beställt en granskning av leverantörsfakturor som har genomförts av ett externt revisionsbolag. Vallentuna kommun fick revisionsrapporten tillhanda Revisionsrapporten finns bifogad som bilaga. Revisionens granskning av intern kontroll leverantörsfakturor PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor inklusive manuella utbetalningar. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

44 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/3 Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten: 1) Det finns en årlig uppföljning av attest och behörighet. Vi bedömer att det finns en förteckning över beslutsattestanter och andra attestanter, vi bedömer dock att förteckningen inte är aktuell. Verifiering av attest visar på att tio fall inte stämmer överens med kommunens förteckning. Det saknas en skriftlig rutin för när uppföljning eller avslut av behörigheter ska ske. 2) Kommunens ekonomisystem saknar spärrar som omöjliggör att en handläggare som arbetar med den löpande faktureringen även kan registrera nya leverantörer. Vi bedömer detta som en brist. 3) Vi kan konstatera att kommunen har en väsentlig andel leverantörer i leverantörsregistret som förekommer fler än en gång. 4) I syfte att stärka den interna kontrollen bedömer vi att den centrala ekonomiavdelningen bör förbättra kontrollen av underlag för de manuella utbetalningarna. Vid verifiering visade det sig att tillräckligt med underlag saknades på ekonomiavdelningen. Femton av underlagen inkom först efter förfrågan under granskningens gång från förvaltningarna. Dessutom bedöms två av de manuella utbetalningarna inte innehålla den information som behövs för att kunna förstå och kontrollera betalningarna. Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder: 1) Uppföljning och avslut av attest och behörighet sker löpande. En skriftlig rutin för avslut och uppföljning av behörighet ska upprättas och ska i fortsättningen uppdateras kontinuerligt. 2) Brister har identifierats av kommunen och åtgärdats genom att inte tilldela behörigheter som inkluderar både möjlighet att registrera nya leverantörer och attesträtt. All behörighetshantering är spårbar och loggas.

45 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 3/3 3) En total genomgång av leverantörsregistret har genomförts. Arbetet utfördes av en projektanställd och var klart i juli. Huvudsyftet var att se till att organisationsnummer fanns registrerat för samtliga leverantörer. Kontroll gjordes även av felupplägg, gamla uppgifter och factoringbolag. 4) Ekonomiavdelningen har inte underlagen för de manuella utbetalningarna men de finns på respektive förvaltning. Den som attesterar har ansvaret för att få se underlagen och vid behov se till att de är bifogade. Behöver en attestansvarig utbildning sker det riktade insatser. Handlingar 1. Svar på revisionens granskning av leverantörsfakturor 2. Revisionens granskning av leverantörsfakturor Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till: Akten

46 VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN MISSIV 20L3-t2- t8 KOMMUNSTYRELSEN Granskning av ntern kontroll - tillförlitlighet i system och rutiner för leverantörsfakturor inklusive manuella utbetalningar PwC har på uppdrag av oss förtroendevalda revisorer granskat tillftirlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor inklusive manuella utbetalningar. Vårt val av granskningsinsats utgår från den väsentlighets- och riskanalys som genomftjrdes inför revisionsåret Vi delar de bedömningar som PwC gör i granskningsrapporten. Vår samlade bedömning är att den interna kontrollen avseende tillförlitlighet i system och rutiner für hantering av leverantörsfakturor är i huvudsak tillräcklig men kan förbättras. Följande iakttagelser ligger till gnrnd för bedömningen: a a a Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av leverantörsfakturor och det finns en fungerande intern kontroll. Två verifieringar har gjorts av kommunens genomförda kontroller Det finns en årlig uppftiljning av attest och behörighet och det finns en forteckning över be slutsattestanter och andra atte stanter. F örteckningen är dock inte aktuell. Verifiering av attest visar på att tio fall inte stämmer överens med kommunens ftirteckning. Det saknas en skriftlig rutin för när uppföljning eller avslut av behörigheter ska ske. Kommunens ekonomisystem saknar spärrar som omöjliggör att en handläggare som arbetar med den löpande faktureringen även kan registrerar nya leverantörer. Detta är en brist. Enligt uppgift har denna brist identifierats av kommunen och åtgärdats genom att inte tilldela behörigheter som inkluderar både möjlighet att registreranya leverantörer och attesträtt. REVISION EN TUNA TORG 1 ' VALLENTUNA TFN FAX 0B KOMMUN@VALLENTUNA. S E SE Vallentuna kommun

47 VALLENTUNA KOMMUN REVISION EN MISSIV 2013-t2-t8 KOMMUNSTYRELSEN a Kommunen har en väsentlig andel leverantörer i leverantörsregistret som förekommer fler än en gång. Vidare bedömer vi att den intema kontrollen inte är tillräcklig avseende hanteringen av manuella utbetalningar. Följande iakttagelser ligger till grund flor bedömningen: a Vid verif,rering visade det sig att tillräckligt med underlag saknades på ekonomiavdelningen. 15 av underlagen inkom fürst efter förfrågan under granskningens gång från ft)rvaltningarna. Dessutom bedöms tvã av de manuella utbetalningarîa inte innehålla den information som behövs för att kunna förstå och kontrollera betalningarna. I syfte att stärka den interna kontrollen bedömer vi att den centrala ekonomiavdelningen bör förbättra kontrollen av underlag för de manuella utbetalningarna. Revisorerna utgår frän att Kommunstyrelsen vidtar relevanta åtgärder som följd av granskningen och scdan redovisar dessa iill Kommunfullmäktige enligt rúin För revisorerna Distribution av granskningsrapport - Granskning av inköp och upphandling (ramavtal) Kommunstyrelsen Kommunfullmäkti ges presidium Kommundirektören Chefsekonomen REVISIONEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX NA. SE SE Vallentuna kommun

48 Revisionsrapport Carin Hultgren Cert. kommunal reuisor SofiaNylund SandraFeiff HannaHolmberg Intern kontroll - tílffirlítlíghet i sastern och rutíner för Ieu er snt ö r sfø,ktur or ínkl. rnc,nuella utb et q.inírz.g sr Vallentuna kommun t8 december zotg pwe

49 Granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsutbetalningar inkl. manuella utbetalningar 2O SofiøNglund Projektledare Ccrrínllultgren Uppdragsledare December 2013 Vallentuna kommun PwC

50 Granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsutbetalningar inkl. manuella utbetalningar Innehãllsforteckníng 2.1. DD DA L t. Bakgrund Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Revisionsmetod och avgränsning... Styrande och stödj ande dokument... Intervjuer med berörda tj änstemän... Intern kontroll... Hantering av leverantörer i kommunens leverantörsregister.. Styrande och stödjande dokument... Rutin för upplägg och borttag av attest och behörigheter Styrande och stödjande dokument. Intervjuer med berörda tj änstemän... Avstämning mot kontrollmål t December 2013 Vallentuna kommun PwC

51 r. Sanntnørnfuttníng PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vallentuna kommun genomfört en granskning avseende tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor inklusive manuella utbetalningar. Den interna kontrollen bedöms enligt följande ordning; tillräcklig, i hur,'udsak tillräcldig, inte tillräcklig. Efter genomförd granskníng bedömer ui att deninterno"kontrollen auseende ti%forlitlighet i system och rutiner för hantering au leuerantörsfakturor ör i huuudsaktillräcklig. Följande iakttagelser ligger till grund för bedömningen avseende hanteringen av leverantörsfakturor: a a a a a Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av leverantörsfakturor. Vår bedömning är att det finns en fungerande intern kontroll. Två verifìeringar har gjorts av kommunens genomförda kontroller Det finns en årlig uppföljning av attest och behörighet. Vi bedömer att det finns en förteckning över besiutsattestanter och andra attestanter, vi bedömer dock att förteckningen inte är aktuell. Verifìering av attest visar på att tio fall inte stämmer överens med kommunens förteckning. Det saknas en skriftlig rutin för när uppföljning eller avslut avbehörigheter ska ske' Kommunen köper tjänsten för scanning av fakturor av ett externt företag. Kommunens ekonomisystem saknar spärrar som omöjliggör att en handläggare som arbetar med den löpande faktureringen även kan registrerar nya leverantörer. Vi bedömer detta som en brist. Enligt uppgift har denna brist identifìerats av kommunen och åtgärdats genom att inte tilldela behörigheter som inkluderar både möjlighet att registrera nya leverantörer och attesträtt. Vi kan konstatera att kommunen har en väsentlig andel leverantörer i leverantörsregistret som förekommer fler än en gång. Vidare bedömer ui att deninternakontrollenínte är tillräcklig ouseende hantering en ou manuella utb etalning or. Följande iakttagelser ligger till grund för bedömningen avseende hanteringen av manuella utbetalningar; a Vid verifìering av manuella utbetalningar framkom att samtliga granskade underlag har kontrollerats av sakgranskare och attestant. December Vallentuna kommun PwC 1 av 18

52 a I syfte att stärka den interna kontrollen bedömer vi att den centrala ekonomiavdelningen bör förbättra kontrollen av underlag för de manuella utbetalningarna. Vid verifiering visade det sig att tillräckligt med underlag saknades på ekonomiavdelningen. 15 av underlagen inkom först efter förfrågan under granskningens gång från förvaltningarna. Dessutom bedöms två av de manuella utbetalningarna inte innehålla den information som behövs för att kunna förstå och kontrollera betalningarna. I öwigt hänvisar vi till avsnitt 6 där avstämning mot kontrollmål sker. December 2013 Vallentuna kommun PwC 2av 18

53 qd t-a InIednílr.g 2.7. Bøkgrund Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder och styrelser ska ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Rutiner och system för hantering av leverantörsfakturor och utbetalningar avseende sådana utgör ett väsentligt riskområde. Att ha väl fungerande rutiner och system är således viktigt för att upprätthålla en säker hantering av leverantörsfakturor och utbetalningar relaterade till dessa. Revisonsinsatser genomförs utifrån en riskanalys. Dessa rutiner och system hanterar många leverantörer, stora transaktionsvol rmer och sammantaget stora belopp (väsentlighet). Det finns risker för såväl oegentligheter som förtroendeskada (risk). Dessa faktorer utgör skäl för granskning av området Sgfte, reuísíonsfrãga och kontrolhnùi Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen tillräcklig ouseende system och rutíner för hantering au leu er ant ör sfaktur or inklusiu e manuello" utb et alning ar? Följande kontrollmål ska besvaras inom ramen för denna granskning: a a a O a a a Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av leverantörsfakturor. Det finns en aktuell förteckning över beslutsattestanter och eventuellt andra attestanter. Det finns en samlad dokumentation över vilka som har behörighet i scanningssystemet och vilken behörighet de har. Upplägg avbehörigheter i scanningssystemet sker utifrån tillräckliga underlag och av behörig person. Upplägg av nya behörigheter samt av förändringar avbehörigheter följs upp regelbundet. Upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret sker av oberoende person, det vill säga av någon annan än den som löpande arbetar med fakturahanteringen. Fakturor och utanordningar innehåller den information som behövs för att kunna förstå och kontrollera betalningarna Reuisíonsrnetod och o:agrärl.snírl.g Granskningen sker genom dokumentstudier av tillämpliga styrdokument och rutinbeskrivningar. Bearbetning och granskning sker även avvissa register och underliggande räkenskapsmaterial. Intervjuer sker med berörda befattningshavare. Verifiering av att identifierade nyckelkontroller fungerar konsekvent över tiden. December 2013 Vallentuna kommun PwC 3 av 18

54 Verifiering sker genom test av samtliga identifìerade nyckelkontroller för att säkerställa att de utförs konsekvent över tid. Rapporten har varit föremål för faktaavstämning. December Vallentuna kommun PwC 4av18

55 3. Rufinerfrrhsntering au leuerc:ntörsfø,knlror 5.7. Stgrande och stöqiønde dokutnent Valientuna kommun har ett antal styrande och stödjande dokument kring hanteringen av leverantörsfakturor. Nedan ges en kort beskrivning av de dokument som kommunen bedömt relevant för denna granskning gällande leverantörsfakturor. Ekonomiavdelningen Dokument skapades av kommunledningskontoret zorz och innefattar instruktioner för administrationen av leverantörsreskontran. Instruktionen beskriver bland annat hur administratörerna stegvis genomför olika moment i huvudboken Control, såsom att: makulera eller radera leverantörsreskontraposter, stämma av Control och Plusgirot, stämma av leverantörsskulden och ankomstregistrerade leverantörsfakturor. Dokumentet finns tillgängligt för medarbetare inom kommunen på intranätet och ska alltid innehålla aktuella uppgifter. Leverantör Dokumentet är utformat av kommunledningskontoret 2ot2, (senast reviderad zotg-o8-27) och innefattar instruktioner för administrationen av leverantörsreskontran. Instruktionen beskriver bland annat hur administratörerna ska gå tiil väga vid registrering av nya leverantörer och manuelia Ieverantörsfakturor samt makulera leverantörsfakturor. Endast ekonomipersonalen på kommunledningskontoret makulerar betalningsuppdrag hos PÌusgirot och i Control via uppdrag som erhålls via e-post. Dokumentet finns tillgängligt på intranätet. Anvisningar inköp Dokumentet är utformat av kommunledningskontoret zorz och innehåller anvisningar för tillåtna inköpssätt samt avseende de leverantörer kommunen får handla från. Samtliga inköp i kommunen, oavsett inköpssätt, ska ske enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och måste göras från upphandlade leverantörer där avtal finns. De inköpssätt som får tillämpas anges vara inköp mot faktura, kommunens inköpskort, handkassa, utlägg via lönesystemet samt kontanter som anställda erhållit i förskott. Anvisningarna nämner att det är respektive chefs ansvar att informera anställda som gör utlägg i tjänsten om gällande inköpsrutiner. DCE-Admin (Document Center Enterprise) Detta dokument utgör en instruktion för kommunens DCE-administratörer (Document Center Enterprise) och är utformat zorz. Varje förvaltning har sin egen DCE-administratör vars uppgift innefattar att hantera de olika gruppköerna, lägga upp användare och behörigheter som attestant och sakgranskare, lägga upp nya konton till kontering samt ge support till användarna. Det finns cirka 65o användare i DCE, varje användare kan själv lägga in en vikarie i systemet. December 2013 Vallentuna kommun PwC 5av18