1. Upphandlingsformalia

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Järfälla kommun Upphandling Livsmedelsupphandling Anna Grönblad Kst 2014/28 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Upphandlingsformalia 1.1 Upphandlingsformalia Upphandlande myndighet Järfälla Kommun, org.nr , är en kommun som ligger vid Mälaren två mil nordväst om Stockholm. Järfälla är en expansiv och modern kommun med mycket goda kommunikationer. Kommunen har idag ca invånare men beräknas växa med invånare fram till år Mer information om Järfälla kommun finns på kommunens webbplats Orientering om uppdraget Upphandlingens syfte är att säkerställa Järfälla kommuns behov av livsmedel under avtalsperioden. Upphandlingen innefattar köp och distribution av livsmedel. Syftet är att upphandlingen ska leda till rätt kvalitet till rätt pris, generella kostnadsbesparingar och minskad miljöbelastning. Upphandlingen avser ramavtal för leverans av livsmedel till Järfälla kommun enligt definition i detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor. Avtalets värde per år beräknas till ca 38 miljoner SEK. Siffran bygger på statistik från år Kommunen lämnar ingen garanti för samma volym under avtalsperioden utan köp sker genom successivt avrop efter behov. Kommunens samtliga förvaltningar äger rätt att avropa från avtalet. Tyngdpunkten kommer dock vara förskolor, skolor, fritidsgårdar, restauranger och vård- och omsorgsboenden som tillsammans utgör omkring 80 enheter. Upphandlingen görs med hjälp av DKAB Service AB och dess program DKAB Hantera Livs. Upphandlingen består av ca positioner enligt bilagor 1-4 och är indelade i fyra produktområden enligt nedanstående. Inom parentes anges inköpskostnader för Livsmedel (ca: 25,8 mnkr) 2. Mejeri stora (ca: 3,1 mnkr) 3. Mejeri lilla (ca: 1,9 mnkr) Utskrivet: :07 Sida 1 av 39

2 4. Färsk frukt, grönt, rotfrukter och potatis (ca: 7,0 mnkr) Anbudets omfattning Upphandlingen består av totalt tre avtalsområden Produktområde 1 och 2 Dessa produktområden är separata avtalsområden och kommer att utvärderas var för sig. Avtal tecknas på respektive produktområde. Produktområde 3 och 4 Dessa produktområden bildar ett avtalsområde och kommer att utvärderas tillsammans varefter en leverantör kommer att väljas för båda produktområdena och ett avtal tecknas. Anbud kan endast lämnas på ett eller flera produktområden i sin helhet Avtalstid Avtalet kommer att börja löpa så snart tilldelningsbeslutet vunnit laga kraft och till och med Kommunen har rätt att förlänga avtalet med två perioder á 12 månader. Förlängningen träder ikraft först efter skriftligt meddelande från kommunen. Eventuell förlängning meddelas senast 6 månader före avtalstidens utgång. Leveranser av livsmedel enligt avtalet ska göras från och med och till dess att avtalet upphör Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt 4 kap. Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling, LOU. Observera att vid öppet förfarande antas anbud utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare lämnar sitt bästa anbud från början Förutsättningar för upphandlingens genomförande Kommunen kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut Kontaktperson under upphandlingen Järfälla kommun Upphandlingsenheten Kerstin Svensson kerstin.m.svensson@jarfalla.se Anbudets form * Anbudet ska vara skriftligt och på svenska. * Anbudet ska lämnas in elektroniskt via TendSign. * Priset anges i svenska kronor, SEK, exklusive mervärdesskatt. * Anbud utformas enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte. * För alla frågor som efterfrågar en beskrivning eller kommentar förväntas ett skriftligt svar i kommentarsfältet. Anbudsgivaren ska besvara fritextsvar direkt i förfrågningsunderlaget, hänvisning till bilagor där så ej särskilt efterfrågas godtages inte och svar som enbart finns i bilagor kan medföra att anbudet förkastas. Övriga dokument och handlingar som efterfrågas ska laddas upp i digital form. Filer som elektroniskt bifogas anbudet ska vara i ett format vars läsbarhet är allmänt tillgängligt (ex. vis format PDF, Word, Excel). Hänvisningar till företagets webbplats Utskrivet: :07 Sida 2 av 39

3 på Internet beträffande efterfrågade uppgifter accepteras ej. Om anbudets form och/eller innehåll inte överensstämmer med ovanstående kan anbudet komma att förkastas. Anbudet ska vara undertecknat av behörig firmatecknare för företaget, se Anbudsformulär, bilaga 8. I det fall anbudet undertecknats av annan person än behörig firmatecknare ska fullmakt bifogas som styrker rätten att underteckna avtalet. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Att upprätta och lämna in anbud Information för underlättande av anbudslämnande: * För att effektivisera inköpen av varor och tjänster använder Järfälla kommun sig av ett elektroniskt anbudsförfarande, upphandlingsverktyget TendSign. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via * Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som TendSign tillhandahåller. Observera att denna registrering är kostnadsfri för dig som leverantör. Vid problem vid registrering eller anbudsgivning kontakta TendSign support, tfn eller skicka e-post till tendsignsupport@visma.com. * Börja med att granska och läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Vilka krav är det som ställs för kvalificering av dig som leverantör och vilka obligatoriska krav ställs på varan/tjänsten eller leverantören. * Det är viktigt att du som anbudsgivare följer utformningen av anbudet och enbart utgår ifrån den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. * Möjligheter att komplettera eller förtydliga anbudet är ytterst begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter/bilagor redan vid anbudstillfället. * Anbudsgivaren ansvarar själv för att kontrollera om nya uppgifter meddelats (via Frågor och svar-funktionen i TendSign) innan tiden för sista anbudsdag går ut. Ersättning för nedlagt arbete som har samband med anbudsgivningen utgår inte Beskrivningar Beskrivningar ska skrivas in i TendSign under respektive del om inget annat anges under respektive punkt. Bifogade dokument ska undvikas, bilaga får endast bifogas där sådant efterfrågas. Vid utvärderingen kan kommunen komma att bortse från bilagor som ej efterfrågats i förfrågningsunderlaget. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Frågor och svar Frågor ska skriftligen ställas via TendSign. Ansvarig handläggare skickar enbart svar via TendSign. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av kommunen under anbudstiden är Utskrivet: :07 Sida 3 av 39

4 bindande för både kommunen och anbudsgivaren. Om svar önskas innan jul- och nyårshelgerna ska frågan inkomma innan den 15 december I samband med helgerna kan det vara svårt att komma i kontakt med kommunens medarbetare. Frågor tas emot fram till för att kommunen ska kunna garantera ett svar. Svar på inkomna frågor lämnas snarast möjligen, dock senast sex dagar före angiven sista dag för att inkomma med anbud. De anbudssökande som valt att hämta ut underlaget på annat sätt än via TendSign måste själva bevaka frågor och svar i upphandlingen. Frågor inkomna på annat sätt än via "Frågor och svar"-funktionen i TendSign kommer inte att beaktas. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Synpunkter på förfrågningsunderlaget Anbudsgivaren ska granska förfrågningsunderlaget och vid eventuella sakfel, motstridigheter och/eller liknande som påverkar anbudsinlämningen och/eller utvärderingen, ska anbudsgivaren omedelbart kontakta upphandlingsenheten via "Frågor och svar"-funktionen i TendSign. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Offentlighetsprincipen Som offentlig organisation omfattas Järfälla kommun av offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av den. Uppgifter som rör anbud är sekretessbelagda (absolut sekretess) tills dess att anbuden offentliggörs, tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Uppgifter i anbud kan därefter sekretessbeläggas enligt Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs eller om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifter omaffärs- eller driftförhållanden röjs. Anbudsgivare som begär att delar av anbudet ska omfattas av sekretess, anmodas ange vilka delar som avses samt skälen till varför sekretess ska gälla för de delarna. Kommunen gör sedan en självständig sekretessprövning utifrån 19 kap. 3 och 31 kap offentlighets- och sekretesslagen och kan inte garantera att anbudsgivarens angivna delar blir sekretessbelagda uppgifter. Begär anbudsgivare inte sekretess kan anbudshandlingar lämnas ut i sin helhet. Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol. Vid begäran om sekretess anges här omfattning, skäl till begäran, skaderekvisit samt aktuellt lagrum: (Fritextsvar) Utskrivet: :07 Sida 4 av 39

5 Definition av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och det uppdrag som efterfrågas. I förfrågningsunderlaget anges de kvantitativa och kvalitativa krav som kommunen ställer på leverantören samt tjänsten/varan. Anbudsgivare som erhåller uppdraget åtar sig att utföra uppdraget i enlighet med vad som framgår i det samlade förfrågningsunderlaget, detta dokument samt eventuella bilagor, och i de kompletteringar som eventuellt tillkommit under upphandlingen. Bilagor: 1. Svarsfil för produktområde 1 2. Svarsfil för produktområde 2 3. Svarsfil för produktområde 3 4. Information om färsk frukt, grönt, rotfrukter och potatis 5. Leveransadresser 6. Uppdelning av produktområdena 2 och 3 (lilla och stora mejeri) 7. Exempel e-handel 8. Anbudsformulär 9. Fordonsförteckning Underlag som finns i TendSign Definitioner av begrepp Anbudsgivare = det företag som lämnar anbud i denna upphandling Anbudssortiment = de varor som kommunen upphandlar och som är preciserade i respektive svarsfil Belastningspris = i de fall inget svar inkommit/ingen artikel blivit godkänd från leverantören så används belastningspriset. Kommunen har fastställt belastningspris till faktor 1,5 Beställningsvara = varor som leverantören ska leverera inom 10 dagar från beställning Dabas = foodservicebranschens artikeldatabas med information om de artiklar som finns tillgängliga på den svenska marknaden Lagervara = varor som leverantören ska leverera inom två dagar från beställning Leverantör = den anbudsgivare som vinner ett utvärderingsområde/avtalsområde och som kommunen tecknar avtal med Likvärdig produkt = produkt/vara som uppfyller de krav som ställs på aktuell vara i upphandlingen Större försening = försening som uppgår till minst en timma efter med kommunen överenskommen tidsintervall Övrigt sortiment = de varor som ingår i de varugrupper som omfattas av svarsfilerna i bilagorna 1, 2 och 3 men som inte finns angivna i svarsfilerna Utskrivet: :07 Sida 5 av 39

6 Sista anbudsdag Anbudet ska vara inläst i TendSign senast Anbud som inkommit för sent eller på annat sätt, än vad som har föreskrivits i detta dokument, kommer inte att tas upp för prövning Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med fem månader efter sista anbudsdag, dvs till och med Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Om upphandlingen blir föremål för överprövning och tiden ovan överskrids ska anbudsgivarens bundenhet gälla tills dom vunnit laga kraft, giltigheten kan inte förlängas med mer än fyra månader efter ovanstående fem månader. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Anbudsöppning Anbudsöppning kan ske endast efter det att sista anbudsdag har passerat. Anbudsöppningen sker som sluten anbudsöppning där endast kommunens representanter får närvara. Om anbudsgivare så begär får dock även representanter från Handelskammaren närvara, förutsatt att anbudsgivaren svarar för kostnaderna för sådana representanter Anbudsprövning Anbudsprövning kommer att ske enligt nedan: Kvalificering av krav på leverantör Prövning av att kraven på anbudsgivaren uppfylls. Endast de anbudsgivare som godkänns beträffande krav på leverantör går vidare till kvalificering av krav på produkter och distribution. Kvalificering av krav på produkter och distribution Prövning av att kraven på produkterna och distributionen uppfylls: I avsnitt 4 Kravspecifikation anges de krav som ställs på produkterna och distributionen. Bedöms ett anbud inte klara samtliga av dessa krav går anbudet inte vidare till den slutliga värderingen. Prövningen av om ett anbud inte klarar kraven sker utifrån anbudsgivarens intyganden och beskrivningar. Här ingår även prövning av om avtalsvillkoren accepteras. Endast de anbud som bedöms uppfylla samtliga krav i kravspecificeringen går vidare till Utvärdering. Utvärdering Utvärdering av de anbud som godkänts i kvalificeringen och beträffande kravspecificeringen sker utifrån punkt Utvärdering Utvärdering Kommunen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen till följande kriterier: 1. Anbudssumma 2. Djurskydd mm 3. Rabatt på övrigt sortiment inom produktområde 1 och 2 1. Anbudssumma Utskrivet: :07 Sida 6 av 39

7 Anbudssumman är summan enligt svarsfilerna. Kommunen förbehåller sig rätten att ta bort onormalt låga anbud. Vid onormalt låga anbud kommer kommunen tillämpa LOU kap Detta innebär att anbudet kan komma att förkastas efter att kommunen begärt en förklaring till det låga anbudet och inte fått ett tillfredsställande svar. Tidsfrist för att inkomma med förklaring på en sådan begäran ska ske inom tre arbetsdagar räknat från tidpunkten då förfrågan skickats. 2. Djurskydd mm Anbud som uppfyller 90% eller mindre av kraven på djurskydd mm i punkterna får prispåslag för produktområdet enligt följande: Kravuppfyllnad % prispåslag SEK Kravuppfyllnad % prispåslag SEK Kravuppfyllnad % prispåslag SEK Kravuppfyllnad % prispåslag SEK Kravuppfyllnad % prispåslag SEK Kravuppfyllnad % prispåslag SEK Anbud som uppfyller 60 % eller mindre kommer att förkastas. 3. Rabatt på övrigt sortiment inom produktområde 1 och 2. Rabatten ska anges i procent (ej decimaler) i förhållande till en av anbudsgivaren ordinarie ursprungsprislista, som inte ska vara särskilt framtagen för kommunen eller endast för denna upphandling. Rabattsatsen kommer att multipliceras med nedan angivna belopp per varugrupp. Summan kommer sedan att dras av från anbudsgivarens anbudspris för det nettoprissatta avtalssortimentet för aktuell varugrupp. Beräkning görs enligt följande: Produktområde 1 - Livsmedel: angiven rabattsats x Produktområde 2 - Mejeri Stora: angiven rabattsats x Exempel Om anbudsgivaren lämnar 5 % rabatt på övrigt sortiment på varugruppen Mejeri Stora blir uträkningen följande: 0,05 x = Det innebär att SEK kommer att räknas av från anbudsgivarens anbudssumma för det nettoprissatta anbudssortimentet för den aktuella varugruppen. Den angivna rabatten ska vara fast under hela avtalsperioden. Antaget anbud Anbud som erhåller lägst utvärderingspris efter påslag enligt punkt 2 Djurskydd mm och avdrag enligt punkt 3 Avdrag för övrigt sortiment inom produktområde 1 och 2 kommer att antas. Lottning Om det ej går att särskilja en vinnare, då två eller flera anbudsgivare erhåller högsta och samma utvärderingspoäng / lägsta anbudspris kommer upphandlingen avgöras genom lottning. Vid lottningen kommer minst två upphandlare och minst en utomstående anställd vid Järfälla kommun att närvara Tilldelningsmeddelande Tilldelningsbeslut kommer att lämnas skriftligt i upphandlingssystemet TendSign. Tilldelningsmeddelandet skickas elektroniskt till den e-postadress som anbudsgivaren har Utskrivet: :07 Sida 7 av 39

8 uppgett i samband med registreringen i TendSign. Antagande av anbud är bindande om och när talan inte förts mot tilldelningsbeslutet inom tidsfristen eller beslut om sådan talan avvisats av Förvaltningsrätten. I det fall Förvaltningsrätten beslutar att upphandlingen ska göras om eller att rättelse ska ske är beställarens beslut om tilldelning inte bindande. Bindande avtal föreligger först då båda parter undertecknat avtalet. Utskrivet: :07 Sida 8 av 39

9 2. Krav på leverantör 2.1 Krav på leverantör LOU 10 kap. Upphandlande myndighet är skyldig att utesluta anbudsgivaren från deltagande i upphandlingen i enlighet med det som föreskrivs i 10 kap. 1 LOU. Kommunen kan komma att utesluta anbudsgivare enligt LOU 10 kap. 2 om de: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och Järfälla kommun kan visa detta. 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Är anbudsgivaren en juridisk person, får anbudsgivaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. Uppfylls kraven enligt 10 kap 1-2, Lagen om Offentlig Upphandling? (/ svar) Företagsupplysning Anbudsgivaren ska visa att de har dels en ägarstruktur och organisation, dels en affärsidé och verksamhetsprofil samt att de besitter resurser för att kunna genomföra uppdraget. Anbudsgivaren ska kunna visa att de har tillräcklig kunskap, erfarenhet och förmåga att genomföra uppdraget. Fyll i de efterfrågade uppgifterna/beskrivningarna: Företagets huvudsakliga arbetsområde/verksamhetens innehåll: (Fritextsvar) Företagets ägarstruktur och organisation: (Fritextsvar) Företagets affärsidé och verksamhetsprofil: (Fritextsvar) Skattekontroll Kommunen kommer att kontrollera att anbudsgivare betalar föreskrivna skatter och avgifter genom att begära in blanketten SKV4820 från Skatteverket. Genom SKV4820 kontrolleras att föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda. Då blankett SKV4820 endast är tillämplig i Sverige ska utländska anbudsgivare bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort sina åliggande i det egna landet vad gäller registrering, skatter, avgifter etc. Intyget får vara högst en månad gammal räknat från anbudstidens utgång. Accepteras och uppfylls ovanstående krav? (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 9 av 39

10 2.1.4 Registreringsskyldighet Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende registreringsskyldighet och vara godkända för F-skatt. Anbudsgivaren ska till sitt anbud bifoga ett aktuellt registerutdrag från Skatteverket som styrker innehavet av F-skatt. Uppfylls kravet? (/ svar) Har aktuellt registerutdrag från Skatteverket bifogats anbudet? (/ svar) Anbudsgivare som inte bedriver verksamhet i Sverige ska bifoga lagenligt registreringsbevis från det land där anbudsgivaren bedriver verksamhet. Har lagenligt registreringsbevis från det land där anbudsgivaren bedriver verksamhet bifogats anbudet? (/ svar) Ekonomisk ställning Järfälla kommun kommer att göra en bedömning av anbudsgivarens ekonomiska ställning, detta genom att begära in uppgifter från UC. I de fall anbudsgivaren uppfyller ställda krav på lägsta kreditvärdighetsnivå 3 eller högre kommer kravet avseende ekonomisk stabilitet anses uppfyllt. I de fall anbudsgivaren vid kontroll med UC inte får en kreditvärdighetsnivå på minst 3 kan den ekonomiska stabiliteten styrkas genom balans- och resultaträkning för de senaste tre månaderna inklusive intyg från revisor. Alternativt kan anbudsgivarens ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag eller annan finansiell säkerhet i form av exempelvis bankgaranti. I detta fall ska intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknat av behörig företrädare för det moderbolaget eller den som har garanterat den finansiella säkerheten. Om ett företag är nystartat, och därmed inte får kreditvärdighetsnivå på minst 3, ska den ekonomiska förmågan styrkas genom exempelvis vidimerad balans- och resultaträkning för de senaste tre månaderna inklusive intyg från revisor alternativt moderbolagsgaranti eller annat som visar att företaget har en stabil ekonomisk bas. Om anbud lämnas av grupp leverantörer ska redovisning ske av på vilket sätt man kommer att uppfylla krav på ekonomisk stabilitet. Anbudsgivare som har annan företagsform som exempelvis stiftelser, ideell/ekonomisk förening osv., ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla balans- och resultaträkning för de tre senaste månaderna eller på begäran tillhandahålla referens till bank eller annan finansiär, då den typen av företagsform inte kan erhålla rating vid en ekonomisk kontroll. Kommunen har tolkningsföreträde vid bedömning av ekonomisk ställning om kravet på lägsta kreditvärdighetsnivå ej uppfylls. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 10 av 39

11 Uppfyller anbudsgivaren god kreditvärdighet eller motsvarande enligt ovan? (/ svar) Besvaras endast av anbudsgivare som enl. UC inte får en kreditvärdighetsnivå på minst 3 och vars ekonomiska stabilitet uppfylls på annat sätt: Den ekonomiska stabiliteten garanteras av moderbolag eller annan finansiell säkerhet i form av exempelvis bankgaranti. Intyg om detta har bifogats anbudet och är undertecknat av behörig företrädare för det moderbolaget eller den som har garanterat den finansiella säkerheten. (Fritextsvar) Besvaras endast av anbudsgivare som enl UC inte får kreditvärdighetsnivå på minst 3 och vars ekonomiska stabilitet uppfylls på annat sätt: Vårt företag är nystartat, är under bildande eller kommer inte att uppnå ställda krav enligt ovan. Vår ekonomiska förmåga styrks genom att vi till anbudet bifogar antingen vidimerad balans- och resultaträkning för de senaste tre månaderna inkl. intyg från revisor alt. moderbolagsgaranti eller annat som visar att företaget har en stabil ekonomisk bas. (Fritextsvar) Besvaras endast av anbudsgivare som enl UC inte får kreditvärdighetsnivå på minst 3 och vars ekonomiska stabilitet uppfylls på annat sätt: Vår företagsform är stiftelse / ideell förening eller annat, och kommer att visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla resultaträkning och balansräkning som bifogas anbudet. (Fritextsvar) Arbetsgivaransvar Anbudsgivaren är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om anbudsgivaren inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för anbudsgivarens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som anbudsgivaren anlitat för att fullgöra avtalet. På begäran av uppdragsgivaren ska anbudsgivaren lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande äger uppdragsgivaren häva avtalet om bristen är väsentlig. Har anbudsgivaren tecknade kollektivavtal? (/ svar) Finns kollektivavtal, ange vilka kollektivavtal som finns: (Fritextsvar) Om det ej finns kollektivavtal tecknat ska anbudsgivaren utförligt beskriva vilka åtgärder som denne vidtar så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts: (Fritextsvar) Tidigare erfarenheter/referenser Anbudsgivaren ska lämna minst två för uppdraget relevanta referenser där uppdrag motsvarande denna upphandling, vad gäller storlek och omfattning, genomförts de senaste två åren räknat från sista anbudsdag. Kommunen äger rätt att vid behov ta in ytterligare Utskrivet: :07 Sida 11 av 39

12 referenser. Kommunen äger även rätt att nyttja egna uppgifter om anbudsgivaren som dokumenterats i samband med leverantörsuppföljning efter tidigare utförda uppdrag. Kommunen bedömer om referenserna motsvarar det som efterfrågas. Syftet med referenstagning är att möjliggöra en bedömning av anbudsgivarens organisatoriska och tekniska kapacitet att leverera enligt ställda krav. Kommunen kan komma att ställa frågor till referensobjekten som ska styrka utfört uppdrag. Referenserna ska kunna styrka: att anbudsgivaren uppfyllt ställda tid- och kostnadskrav att anbudsgivaren uppfyllt ställda miljö- och kvalitetskrav Ange referensobjekt, tidpunkt för utfört referensuppdrag, beskrivning av anbudsgivarens arbete, uppdragets värde samt kontaktperson med telefonnummer och e-post: Referensobjekt 1: Ange omfattning samt värde. (Fritextsvar) Referensobjekt 1: Ange tidpunkt (Fritextsvar) Referensobjekt 1: Ange beställare och kontaktperson inkl. kontaktuppgifter (Fritextsvar) Är kontaktpersonen hos referensobjektet vidtalad? (/ svar) Referensobjekt 2: Ange omfattning samt värde. (Fritextsvar) Referensobjekt 2: Ange tidpunkt (Fritextsvar) Referensobjekt 2: Ange beställare och kontaktperson inkl. kontaktuppgifter (Fritextsvar) Är kontaktpersonen hos referensobjektet vidtalad? (/ svar) Kvalitetsledningssystem Anbudsgivaren ska lämna en beskrivning som visar hur kvaliteten säkras upp under uppdragets genomförande. Kvalitetskontrollen kan bestå i att anbudsgivaren arbetar efter system i form av ISO-certifiering eller motsvarande system alternativt efter ett eget dokumenterat system. Följande ska framgå av beskrivningen, oavsett om anbudsgivaren har eget system eller ett ISO-certifierat system: * Redovisning av rutiner och former för intern uppföljning av verksamheten, dvs hur anbudsgivaren avser att kvalitetssäkra uppdraget i praktiken. * Senaste uppdatering av senaste dokument, dvs av redovisningen ska det framgå att rutinerna är fastlagda och beslutade samt datum för senaste uppdatering. Är företaget certifierat, ska aktuellt certifikat bifogas. Observera att för det fall att underleverantör anlitas kommer samma krav att ställas på underleverantören. Anbudsgivarens kvalitetsledningssystem ska vara öppet för granskning och vid begäran ska det utan dröjsmål överlämnas till kommunen. Accepteras ovanstående krav (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 12 av 39

13 Har certifikat bifogats? (ange namn på bilagan) (Fritextsvar) Anbudsgivaren ska beskriva kvalitetsledningssystemet utifrån ovan ställda krav: (Fritextsvar) Miljöledningssystem Anbudsgivaren ska lämna en beskrivning som visar hur företaget arbetar för en hållbar resursanvändning samt hur miljöfrågor appliceras i uppdragets genomförande. Anbudsgivaren ska i sitt miljöarbete sträva efter att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten genom att bland annat göra miljömedvetna inköp där så är möjligt. Miljöledningssystemet kan bestå i att anbudsgivaren arbetar efter system i form av ISO certifiering eller motsvarande system alternativt efter ett eget dokumenterat system. Följande ska framgå av beskrivningen, oavsett om anbudsgivaren har ett eget system eller ISO- certifierat system: * Redovisning av rutiner och former för intern uppföljning av miljöledningssystemet, dvs hur anbudsgivaren avser att arbeta för ett hållbart arbete i praktiken. * Senaste uppdatering av senaste dokument, dvs av redovisningen ska det framgå att rutinerna är fastlagda och beslutade samt datum för senaste uppdatering. * Att anbudsgivaren omhändertar avfall genom till exempel återvinning och källsortering (Vägledning i miljöarbetet kan t.ex. hämtas från den av kommunen fastlagda miljöplanen, Är företaget certifierat, ska certifikatet bifogas. Observera att för det fall att underleverantör anlitas kommer samma krav ställas på underleverantören. Anbudsgivarens miljöledningssystem ska vara öppet för granskning och vid begäran ska det utan dröjsmål överlämnas till kommunen. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Har certifikat bifogats? (ange namn på bilagan) (Fritextsvar) Anbudsgivaren ska beskriva miljöledningssystemet utifrån ovan ställda krav: (Fritextsvar) Socialt arbetsmarknadsansvar Ett av kommunens mål är att det sociala utanförskapet ska brytas. De som av olika anledningar har hamnat utanför ska alltid erbjudas en väg in/tillbaka. Målet avser att alla Järfällabor ska kunna påverka sin livssituation gällande utbildning, jobb, kontakt med myndigheter etc. och känna att de bidrar till och är en del av samhällsgemenskapen. En bärande tanke är att erbjuda fler Järfällabor arbete och egen försörjning. Kommuen stöder idén om företags samhällsansvar, att företag ska ta ansvar för hur de påverkar samhället ut ett socialt perspektiv. Ett företags sociala ansvarstagande kan bland annat innebära att man ser till att det finns en hälsosam balans mellan olika kön, åldrar, etnicitet och religioner på arbetsplatsen. Detta kan manifesteras genom att exempelvis anställa ut grupper som diskrimineras på arbetsmarknaden (exempelvis handikappade) eller som har svårt att få jobb (exempelvis långtidsarbetslösa eller invandrare). Därmed bidrar företaget till att bekämpa arbetslöshet. Inom området kan även rymmas olika typer av Utskrivet: :07 Sida 13 av 39

14 donationer till välgörande ändamål. Socialt arbetsmarknadsansvar kan ta sig uttryck i konkreta åtgärder på varje enskild arbetsplats inom företaget och engagerar ofta personalen. Det innebär att socialt ansvarstagande är integrerat i hela organisationen, att det praktiseras i organisationens relationer och att organisationen tar hänsyn till intressenternas intressen. Socialt ansvarstagande handlar om den potentiella och faktiska påverkan en organisations beslut och aktiviteter har, och därför utgör organisationens dagliga verksamhet det viktigaste området att hantera. Socialt ansvarstagande bör vara en integrerad del av den övergripande strategin, där ansvarsområden och ansvarighet är fördelade på alla lämpliga nivåer i organisationen. För att hjälpa företag följa upp sitt arbete inom området har det utvecklats flera olika uppföljningssystem, som i olika utsträckning kan användas som verktyg för att öka insikterna om den egna organisationens påverkan. Några av systemen är: ISO är en ISO-standar som agerar som global vägledning inom social ansvarstagande. Standarden har tagit fram under ledning av SIS, Swedish Standards Insitute, och är inte en kravstandard, utan en vägledande standard med rekommendationer. Global Reportin Initative är en standard för att redovisa företagens resultat när det gäller socialt ansvarstagande och miljöansvar. Standarden används i hållbarhetsredovisningar, som både kan vara en del av företagets årsredovisningar och fristående rapporter. Anbudsgivaren beskrivning hur de arbetar med socialt ansvarstagande. (Fritextsvar) Anbudsgivarens beskrivning av hur socialt ansvarstagande integreras i anbudsgivarens verksamhet. (Fritextsvar) Anbudsgivarens beskrivning hur anbudsgivaren följer upp arbetet med socialt ansvarstagande. (Fritextsvar) Försäkringar Anbudsgivaren ska teckna, och under hela avtalstiden, inneha ansvarsförsäkring och andra nödvändiga försäkringar som innebär att kommunen hålls skadeslös. Anbudsgivaren förbinder sig att förebygga skador som kan drabba kunder eller personal. Relevanta försäkringar ska på begäran utan dröjsmål överlämnas till kommunen. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 14 av 39

15 3. E-handelskrav 3.1 E-handel E-handel Järfälla kommun har infört elektronisk handel, dels för att effektivisera inköpsrutinerna dels av miljöskäl. Kommunen strävar efter att våra avtalsleverantörer ska kunna utbyta affärstransaktioner med kommunen elektroniskt. Kommunen följer den öppna standard för elektronisk handel som finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser / affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (Single face to industry). Järfälla kommun använder och förordar SFTI scenario 6.1 version 2.3 eller senare, men använder även elektroniska meddelanden inom den s.k Sve-standarden (Sveorder samt Svefaktura). För mer information om SFTI affärsprocesser / affärsscenarier, Sveorder, Svefaktura samt SFTI fulltextfaktura hänvisas till Då inköp av livsmedel är ett nyckelområde inom vår e-handel är det av största vikt att e-handel är testat och fungerar redan från avtalsstart. Leverantören ska därför vara klar att testköra uppsättningen av e-handel senast två månader före avtalsstart Elektronisk produktkatalog Leverantören ska vid avtalsstart kunna skicka produktkatalog med sortimentutbud, priser m. m, som denna upphandling resulterar i, antingen enligt SFTI scenario 6 (6.1.1), d.v.s i Edifact-format (en s.k. Pricat) eller via en varukorg på leverantörens webshop (en s.k. Punch-out lösning enligt formatet OCI eller SFTI) alternativt i Excelformat,se bilaga 7. Om leverantören inte uppfyller detta krav kommer vite att utgå. Notera att bilaga 7 är bifogad förfrågningsunderlaget endast för att ge exempel på vilken information som leverantören ska lämna om detta alternativ används för att skicka produktkatalog till kommunen under avtalstiden. Bilaga 7 ska alltså inte fyllas i och bifogas till anbudet. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Miljömärkta produkter Leverantören ska vid avtalsstart skicka en produktkatalog (via Pricat, excel-fil eller leverantörens web-shop) i ett format där produkternas olika miljömärkningar framgår. När nya produkter tillkommer i sortimentet är det leverantörens ansvar att produktkatalogen hålls uppdaterad med aktuell miljömärkning. Kommunen avgör vilka miljömärkningar som kommer att anges i kommunens interna inköpssystem. Om leverantören inte uppfyller detta krav kommer vite att utgå. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Elektronisk order Leverantören ska vid avtalsstart kunna ta emot order antingen enligt SFTI scenario 6 (6.1.3), eller som Sveorder genom användning av en webbportal (anvisad av kommunen). Utskrivet: :07 Sida 15 av 39

16 Om leverantören inte uppfyller detta krav kommer vite att utgå. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Elektronisk orderbekräftelse Leverantören ska vid avtalsstart kunna skicka orderbekräftelse antingen enligt SFTI scenario 6 (6.1.5) med följande information: - Orderdatum - Ordernummer - Status på order resp rader (accepterad utan ändring / accepterad med ändring / avvisas samt skäl till avvisning) - Antal - Artikelnummer - Produktnamn - Pris - Leveransdatum Önskvärt är att leverantören även kan skicka information om eventuellt utbytta artiklar/ersättningsartiklar. Eller enligt orderbekräftelse för Sveorder som minst ska innehålla följande information: - Acceptera ordern / Avvisa ordern Om leverantören inte uppfyller detta krav kommer vite att utgå. Då Svebekräftelse är under utveckling ska leverantören under avtalstiden samarbeta med kommunen för att, när möjligheten finns, utöka den information som skickas i en Svebekräftelse. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Leveransavisering Leverantören ska, om SFTI används, vid avtalsstart kunna skicka elektronisk leveransavisering enligt SFTI scenario 6 (6.3.2) med följande information: - Avsänd kvantitet - Avsänd mängd Elektronisk faktura Leverantören ska vid avtalsstart kunna skicka elektronisk faktura antingen enligt SFTI scenario 6 som SFTI fulltextfaktura, eller som Svefaktura via VAN-tjänst alternativt genom användning av en webbportal (anvisad av kommunen), eller som en Svefaktura som produceras i leverantörens system och skickas direkt till Järfälla kommun. Om leverantören inte uppfyller detta krav kommer vite att utgå. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 16 av 39

17 3.1.8 Bilder på offererade produkter Leverantören, ska där det är möjligt, vid avtalsstart kunna tillhandahålla bilder på hela sitt produktsortiment, antingen via SFTI scenario 6, d.v.s i Edifact-format, eller via produktlista i Excelformat, bilaga 7, genom URL-länk till hemsidan för varje produkt, eller via varukorgen på leverantörens webshop (i en s.k Punch-out lösning enligt formatet OCI eller SFTI). Om leverantören inte uppfyller detta kommer vite att utgå Implementering av e-handel Anbudsgivaren ska utförligt beskriva sina rutiner för att implementera e-handel med beställaren. Beskriv utförligt era rutiner vid implementering av e-handel: (Fritextsvar) Utskrivet: :07 Sida 17 av 39

18 4. Kravspecifikation 4.1 Kravspecifikation Lagstiftning Samtliga livsmedel som levereras ska vid varje tidpunkt uppfylla kvalitetskrav enligt gällande EG-förordningar, livsmedelslagstiftning, livsmedelsförordningen, livsmedelsverkets föreskrifter och Jordbruksverkets föreskrifter Ekologiska livsmedel ska uppfylla Rådets Förordningar EG nr 834/2007 samt Kommissionens Förordningar EG nr 889/2008. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Beställning Samtliga enheter inom kommunen och under avtalsperioden tillkommande enheter har rätt att beställa. Beställningar sker direkt från respektive enhet. Beställningar ska i första hand ske via kommunens e-handelssystem, beställningar ska även kunna ske via av leverantörens anvisade telefonnummer samt elektroniskt via e-post och/eller webbsida. Leverantören ska ha en kundtjänst eller motsvarande som är bemannad vardagar mellan 07:30-16:00. Lagerförda produkter ska vara levererade senast två arbetsdagar efter beställning. Övriga produkter ska vara levererade senast 10 arbetsdagar efter beställning. Accepteras ovanstående krav gällande beställning? (/ svar) Varuprover Leverantören ska under avtalsperioden, på begäran av kommunens kostkonsulter kunna lämna varuprover. Proverna ska tillhandahållas utan kostnad och vara kommunen tillhanda inom en vecka efter begäran. Accepteras ovanstående krav gällande varuprover? (/ svar) Hänvisning till fabrikat eller varumärke Eventuellt angivet fabrikat/varubenämning är endast att betrakta som kvalitetsangivelse. Likvärdiga produkter godtas. Det åligger anbudsgivaren att visa i sitt anbud att de föreslagna produkterna uppfyller kraven enligt förfrågningsunderlaget. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Kvalitetskrav på produkt Utskrivet: :07 Sida 18 av 39

19 Alla offererade produkter ska uppfylla de kvalitetskrav som framgår av detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor. Kvalitetskriterierna i punkt redovisas genom att Leverantörsförsäkran från Miljöstyrningsrådet bifogas anbudet (återfinns i blankettbibliotek: ). Leverantörsförsäkran ska var ifylld i enlighet med Miljöstyrningsrådets Manual till Leverantörsförsäkran: erantorsforsakran/. I Leverantörsförsäkran ska de verifikat som försäkran hänvisar till namnges. Leverantörsförsäkran ska vara undertecknad av producent. Med producent i den här upphandlingen avses tillverkaren av produkten och inte producenten av varumärket. Kommunen kommer i sin prövning av anbuden inte att använda sig av Leverantörsförsäkringarna i DABAS. Kommunen har funnit att ett flertal av Miljöstyrningsrådets Leverantörsförsäkringar inte är ifyllda enligt ovanstående manual och därför inte kan styrka uppfyllda kvalitetskrav i denna upphandling. Om anbudsgivaren inte visar att produkterna uppfyller givna kriterier, prissätts produkten i utvärderingen med belastningspris och kommer att bedömmas som en icke offererad produkt. Utöver Miljöstyrningsrådets Leverantörsförsäkran, behöver inte övrig dokumentation som styrker kravuppfyllnad inte inkomma med anbudet. Verifikat som styrker angivna uppgifter i leverantörsförsäkran kan begäras in av aktuella anbud med anledning av kontroll av kravuppfyllelse inför tilldelningsbeslutet. Verifikat ska vara kommunen tillhanda inom sju vardagar från begäran. Accepteras ovanstående krav gällande kvalitetskrav på produkt? (/ svar) Rättvis handel De positioner i anbudsspecifikationen (svarsfil) som avser rättvis handel ska uppfylla WFTO's tio principer för Rättvishandel: 1. Skapa möjligheter för marginaliserade producenter genom att stötta de fattigaste producentgrupperna. 2. Öppenhet i organisationens struktur och i alla aktiviter samt en utvecklande dialog mellan alla aktörer inom den Rättvisa Handeln vad gäller produkter och marknadsföring. 3. Kapacitetsbyggande - stöd till produktutveckling, export och marknadstillträde för producenter. 4. Sprida information, utbilda och genomföra kampanjer för att utbilda och upplysa om Rättvis Handel. 5. Betalning av ett rättvist pris till producenterna. 6. Jämställdhet, ingen diskriminering och rätt till kollektiv organisering. 7. Goda arbetsförhållanden - se till att producenterna jobbar i en hälsosam och säker miljö. 8. Inget utnyttjande av barn i arbetet - se till att FN:s barnkonvention följs. 9. Miljö - aktivt verka för att göra verksamheter och produktion mer miljövänlig. 10. Långsiktiga handelsförbindelser som baseras på solidaritet, förtroende och ömsesidig respekt och som bidrar till stöd och tillväxt för Rättvis Handel. Utskrivet: :07 Sida 19 av 39

20 Förslag på verifikat: - Certifieringssystem som uppfyller ovanstående kriterier, t.ex. Fairtrade eller annan dokumentation som verifierar kraven, kontrollen att kraven uppfylls görs av tredje part. Relevanta dokument ska på begäran utan dröjsmål överlämnas till kommunen. Accepteras ovanstående krav gällande rättvis handel? (/ svar) Krav på specifika produkter Frukt, grönt/grönsaker ska vara kvalitetsklass 1. Minst 80 % av höst- och vinterpotatisbehovet ska vara av kvalitetsklass SMAK Storkök Prima eller likvärdig. Resterande 20 % ska vara av kvalitetsklass SMAK klass 2 eller likvärdig. Kommunen önskar kunna köpa vissa närodlade produkter under säsong via antagen grossist. Färsk fågel, kött och charkprodukter ska inte ha varit djupfryst. Fryst kött ska inte vara omfryst. All glacering av fryst fisk och skaldjur ska enbart bestå av vatten och nettovikten utan glacering ska anges. Inga produkter får innehålla industriellt framställda transfettsyror. Inga sammansatta produkter bör innehålla nötter, mandel, jordnötter eller sesamfrö. Inga produkter får innehålla smakförstärkare E dvs glutaminsyra, kalciumglutamat, mononatriumglutamat, monoamuniumglutamat, magnesiumglutamat. Halalslaktade produkter får endast offereras på de positioner där detta efterfrågas i svarsfilen. De produkter som innehåller palmolja bör endast innehålla certifierad palmolja (t.ex. Green Palm). Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Anbudsgivaren ska beskriva hur kravet om att kommunen önskar kunna köpa vissa närodlade produkter under säsong via antagen grossist uppfylls: (Fritextsvar) Krav på djurskydd Tillämpliga delar av Miljöstyrningsrådets basnivå (B) och avancerad nivå (A) ska uppfyllas på animaliska produkter avseende produktkategorin oberett färskt och fryst nötkött, gris, lamm, fjäderfä, ägg samt ett fåtal beredda produkter (produkter som har en mindre beredningsgrad). Dessa produkter är markerade i svarsfilen. Om anbudsgivaren inte visar att produkterna uppfyller givna kriterier, prissätts produkten i utvärderingen med belastningspris och kommer att bedömmas som en icke offererad produkt. Utskrivet: :07 Sida 20 av 39