göra en översyn av kostenhetens verksamhet, dimensionering och prissättning inför kommande verksamhetsår.

Transkript

1 SALA KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TEKNISKA FÖRVALTNINGEN Bilaga KS 2011/75/1 1 (1) ' SAll\ twmiv1un I Kommi l~\.vle!')'~ns förvaltning IIIlK ') } &, ", "-- ~,. Kommunstyrelsen I~'&b J Pi ra IAktbilaga I Kostenheten Under 2010 signalerade tekniska nämnden stora underskott avseende kostenheten vilket föranledde kommunstyrelsen besluta att uppdra till kommunstyrelsen/kommunstyrelsens förvaltning att i samarbete med tekniska förvaltningen/kostenheten göra en översyn av kostenhetens verksamhet, dimensionering och prissättning inför kommande verksamhetsår. Konsult från PriceWaterHouseCoppers (pwc) med utredningserfarenhet avseende kostenheter anlitades. Konsulten genomförde intervjuer enskilt med berörda förvaltningars (tekniska förvaltningen, skolförvaltningen, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, vård- och omsorgsförvaltningen) tjänstemän. En gemensam diskussion genomfördes också med förvaltningarna. Konsultens slutsatser och rekommendationer har sammanställts och vidarebearbetats enligt bifogad skrivelse "Kostenheten". Skrivelsen inklusive avtalsförslag har diskuterats mellan berörda parter och överenskommelse har träffats om att tillämpa skrivelsen och avtalen från och med Tekniska förvaltningen ~~L~ Göran Åkesson förvaltningschef Ekonomikontoret /' ~t0/{6rle Lennart Björk' ekonomichef Bilaga "Kostenheten"

2 Pm SALA ~ KOMMUN Bilaga KS 2011/75/2 1 (3) SALA KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Ink. 22 Kostenheten Grundförutsättningar för beräkning av portionspriser Tekniska förvaltningens kostenhet ska infår varje verksamhetsår ta fram ett portionspris baserat på antalet möjliga portioner. Detta innebär att den totala kostnadsmassan, samtliga direkta och indirekta kostnader ska redovisas och ställas i relation till antalet möjliga ätande. De beställande förvaltningarna ska beräkna och redovisa till kostenheten hur många portioner som kommer att beställas enligt nedanstående "rekommenderade portionsstorlekar". Kostenheten ska därefter redovisa portionspriser som ska ligga till grund för enhetens intäkter. Vid påtagliga skillnader mellan möjliga och beställda portioner ska kostenheten analysera och redovisa hur de fasta kostnaderna påverkas. Kostenheten ska även redovisa vilka eventuella åtgärder som måste vidtas. Avtal F ör att skapa affarsmässiga förutsättningar ska interna avtal tecknas mellan beställare och utförare. Av avtalen skall framgå vad som skall levereras, när leverans skall ske, till vilket pris, hur eventuella avbeställningar och/eller tilläggbeställningar skall regleras. Avtalen ska vara ettåriga och tecknas i oktober månad. A vtalen ska tecknas på förvaltningsnivå. Budget, redovisning Kostenheten ska budgetera och redovisa kostnader och intäkter brutto enligt bifogad mall. Kostenheten redovisas som en resultatenhet och ska redovisa ett nollresullat. Redovisningen ska ske för respektive kök. I de fall fördelningsnycklar behöver används ska dessa anges i mallen. Prismodell Följande prisrnodeli ska användas för beräkning av portionspriser. Priset Priset beräknas på en grundbeställning som är beställarnas beställning av antalet portioner för ett år. Grundbeställningen fastställs i avtal. Kostenhetens totala fasta och rörliga kostnader ska täckas av grundbeställningen.

3 SALA KOMMUN 2 (3) Rekommenderade portionsstorlekar - Från 1-5 år: 0,75 av normalportion - Förskoleklass tom åk 3: 0,95 av normalportion - Åk 4-6: 1,0 av normalportion - Åk 7-9: 1,1 av normalportion - Gymnasium: 1,2 av normalportion - Äldreomsorg: enligt bifogad portionsviktlista (källa: Bra!flat för förskola och skola, Livsmedelsverket) Beställningsrutin För varje dag beställs antal portioner, typ och antal specialkoster alternativt kost med anpassad konsistens via kostdataprogrammet. Beställning görs senast två veckor innan serveringsdag, för att kunna utgöra ett relevant produktionsunderlag för tillagningsköket. Avbeställning av portioner ska ske senast två veckor innan serverings dag. För äldreomsorg är tilläggs beställning/avdrag för enstaka måltid möjlig att göra senast dagen innan serverings dag. (Gäller vid in/utflyttning, sjukhusvistelse). Avstämning av beställda portioner och levererade portioner Avstämning av beställning och leverans sker en gång per kvartal. En jämförelse görs mellan faktiskt antal portioner och det beställda antalet portioner. För överstigande antalet portioner, utöver grundbeställningen, debiteras rörliga kostnader. För understigande antal portioner, som avbeställts senast två veckor innan serveringsdatum, sker avdrag för rörliga kostnader.

4 SALA KOMMUN 3{3) Mall för budget, redovisning m.m Budget Redo- Återstår Procentinki ta visning budget förbrukn Kostnader Personal. löner Personal sociala kostn lokaler li\lsmedel Oh-kostnader Övriga kostnader Förbrukningsmaterial Transporter och resor Di\erse kostnader Summa kostnader Intäkter Intäkter Summa intäkter Summa netto Fördelningsnycklar för att fånga upp den totala kostnadsmassan Fördelningsnycklar för att fördela den totala kostnadsmassan på olika verksamheter.

5 Bilaga KS 2011/75/3 1 (5) SALA KOMMUN Kommunstvrelsens förvaltning Ink Avtal för produktion och servering av måltider till Ösby Naturbruksgymnasium För att skapa affärsmässiga förutsättningar ska interna avta.ltecknas mellan beställare och utförare. Av avtalen skall framgå vad som skållleverera's,när leverans skall ske, till vilket pris, hur eventuella avbeställningar och/eller tilläggsbeställningar skall regleras. Avtalen ska vara ettåriga ochtecknas i oktober månad. Avtalen ska tecknas på förvaltningsnivå.. Kostenheten ansvarar för att produktion och servering av Sala kommuns måltider ska ske på ett så effektivt sätt.som möjligt. Kostenheten bedömer på vilket sätt måltiderna för respektive restaurang och produktionskök ska tillagas samt vilka resurser som krävs för detta. Avtalstid Kalenderår, avtal tecknas senast 31.oktober för nästkommande kalenderår. Måltiderna Matsedel /... Grundmenyn.ska varävarieräd. och sträcka sig över minst fem veckor. Kostenhetenskall näringsberäkna menyn utifrån åk 4-6 som utgör referensportion, NäringsbE!räkningen skall vara komplett: d.v.s. innehålla ekologisk lättmjölk, salladshord, bröd med lättmargarin. Matsedeln skallil1nehållatre lunchrätter per dag. Målet ska vara att på skola och gyll'1:pasium servei'å minst två olika rätter samt en vegetarisk rätt per dag, där så ärm(;ijligt. Där så ej är möjligt skall man eftersträva två alternativ av bikomponeriter så som pasta, ris och potatis. På Ösby Naturbruksgymnasium är det möjligt efter ombyggnadtionen av köket är genomfört. Riktlinjer för barn i förskola och skola enligt livsmedelsverket ska följas. Kostenheten ska sträva efter att planera, tillaga och servera måltider efter ät S. M.A. R.T -modellen. Speciella måltider: Måltider som hör högtider till så som jullunch och påsklunch skall ingå i den reguljära matsedeln, för dessa utgår ingen särskild ersättning.

6 2 (S) Matsäck: Det skall finnas möjlighet att vid enstaka tillfällen byta ut den reguljära måltiden mot matsäck. En särskild matsäcksmeny tillhandahålles av respektive restaurang. Matsäcksmenyn skall vara fullvärdig lunch. Kostenheten skall vid önskemål och mot särskild ersättning erbjuda särskilda måltider så som måltider i samband med elevernas avslutning eller dylikt, eller andra fester och högtider inom äldreomsorgens verksamheter. Innehåll i måltiden Förskola, skola, gymnasium livsmedelsverkets riktlinjer för barn i förskola och skola ska följas. skola/bra mat skolan pdf skola/bra mat i skolan pdf Rekommenderade portionsstorlekar Från 1-5 år: 0,75 av normalportion Förskoleklass tom åk 3: 0,95 av normalplojrlion Åk 4-6 samt vuxen: 1,0 av normalportion (utgör referensportion). Åk 7-9: 1,1 av normafpörtion Gymnasium: 1,2 av normalportion (källa: Bra mat för förskola och skola, livsmedelsverket) Alternativa koster för gäster inom förskola, skola och gymnasium Elever som av medicinska, religiösa eller etiska skäl har behov aven alternativ kost skall tillhandahållas dettå. Den alternativa kosten skall vara fullgod och ha silmma närings\iårdesom normalkosten. Den alternativa kosten skall tihhandahållasför samma kostnad som normalkosten. Rutin för specialkost ska följas. Tran~porter>.. Kostenheten.ansvarar för eventuella transporter av sina måltider inom Sala kommu rl Portionspriser Priset beräknas på en grundbeställning som är beställarnas beställning av antalet normalportioner per dag, samt antal serveringsdagar för ett år. Grundbeställningen fastställs i avtal i oktober månad varje år. Kostenhetens totala fasta och rörliga kostnader ska täckas av grundbeställningen. Tekniska förvaltningens kosten het ska inför varje verksamhetsår ta fram ett portionspris baserat på antalet beställda portioner.

7 3 (S) De beställande förvaltningarna ska beräkna och redovisa till kostenheten hur många normalportioner (ref.portion åk 4-6) som kommer att beställas enligt ovanstående "rekommenderade portionsstorlekar". Kostenheten ska därefter redovisa portionspriser som ska ligga till grund för enhetens intäkter. Vid påtagliga skillnader mellan grundbeställning och faktiskt antal beställda portioner ska kostenheten analysera och redovisa hur de fasta kostnaderna påverkas. Kostenheten ska även redovisa vilka eventuella åtgärder som måste vidtas. Budget, redovisning Kostenheten ska budgetera och redovisa kostnader och intäkter brutto enligt bifogad mall. Kostenheten redovisas som en resultatenhet och ska.redovisa ett nollresultat. Redovisningen ska ske för respektive kök. I de fall fördelningsnycklar behöver används ska dessa anges i mallen. Omfattning och produktion Beställningsrutin För varje dag beställs antal normalportioner (ref.portion åk 4-6), typ och antal specialkoster alternativt kost med anpassad konsistens,v1a kostdataprogrammet.. Avtalsvolym Avtalsvolymen utgår från beställd volym oktober månad och skall inkludera beräknade pedagogiska personillluncher och andra luncher som ingår i verksam heten. Avstämning av volym.'.. Avstämning av beställning och.ieverans sker en gång per kvartal med representant för re~pektfve förvaltning. Förändring alt volym Beställning gors senast tvaveckor innan serveringsdag, för att kunna utgöra ett relevant produktionsunderlag för tillagningsköket. Beställningen görs i antafrlormalportiöner,där normalkost och specialkost (typ och antal) specificeras. För överstigande antalet portioner, utöver grundbeställningen, debiteras rörliga kostriad.~r. Kostenhetens åtagande: Lokaler, utrustning och material Kostenheten tillhandahåller/svarar för: Kökslokaler Serveringsutrustning, porslin, bestick, glas och köksutensilier. Inköp av råvaror och produktion av måltider Servering av måltider Anskaffning och underhåll av utrustning och maskiner i köken. Anskaffning och tvätt av kökslinne, arbetskläder och bordstabletter.

8 4(5) Anskaffning av alla förbrukningsartiklar så som disk och rengöringsmedel, städ utrustning, servetter, pappersartiklar etc. Erforderliga myndighetstillstånd för verksamheten Alla transporter för uppdraget. Uppföljning Matråd Restaurangernas matfrågor ska tas upp i ett matråd. I matråden sitter representanter för gäster, elever och personal. I matråden skall även en representant för kostenheten ingå. Matrådet har en rådgivande funktion och ändringar av maträtter/matsedel i samråd med matrådetfår endast ske inom ramen för ställda krav avseende kvalitet, serveringfrekvenser och portionsstorlekar. Kostenheten ansvarar för kallelse och minnesanteckhikar. Enkät En gång per år skall gästenkät genomföras och utvärderas. Resultatet ska redovisas för kund. Betalningsvillkor Betalning ska ske inom samma period som fakturan är utställd till kunden.

9 5 (5) Grundbeställning Ösbys naturbruksgymnasium Beskrivning av verksamhet: Här beskrivs kort den verksamhet som kostenheten ska leverera till. T.ex. antal boende/elever/avdelningar etc., åldrar på gästerna, samt annat som det är viktigt att kostenheten bör känna till. Beställning, antal normalportioner per dag: Frukost: Lunch: Middag: Serveringstider: Frukost: Lunch: Cafe: Middag: Antal serveringsdagarper år; Önskad öppettid i restaurangen: JuneAnn Wincent förvaltningschef Göran Åkesson förvaltningschef