Kallelse/Underrättelse

Transkript

1 Datum Vår beteckning Kallelse/Underrättelse Till: Direktionen Västra Sörmlands Räddningstjänst Plats: Brandstation i Katrineholm Dag och tid: onsdag 3 december 2014, kl Direktionen bjuder på julsmörgås med gröt med mera. Föredragningslista Ärenden Godkännande av dagordning Val av justerare 1. Information från verksamheten 2. Larminformation om intressanta händelser och larm 3. Revisionsrapport från revisorernas granskning av delårsrapport Redovisning av arbetsmiljöenkät för heltidspersonal 5. Redovisning av internkontroll 6. Nyckeltal 7. Åtgärdsplan sotning och brandskyddskontroll 8. Upphandling av sotning i Vingåkers kommun 9. Revidering av förbundsordning med bilaga 1 samt reglemente för direktionen och revisorerna 10. Förändring budget Delegationsbeslut 12. Övriga frågor Välkomna! Ola Lindgren Ordförande Ayse Mertoglu Sekreterare Hör av er till sekreteraren om ni inte kan närvara på mötet, detta för att kunna kalla in ersättare. Ayse.mertoglu@vinaker.se Västra Sörmlands Räddningstjänst Telefon: vx Katrineholm Telefax: Besöksadress: Djulögatan 46

2 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen Sida Dir Dnr Information från verksamheten Förslag till beslut Direktionen tar del av informationen och lägger det till handlingarna. Beskrivning av ärendet Räddningschefen informerar om aktuell information från verksamheten. Beslutsunderlag Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen Sida Dir Dnr Larminformation om intressanta händelser och larm Förslag till beslut Direktionen tar del av informationen och lägger det till handlingarna. Beskrivning av ärendet Muntlig information ges vid direktionens sammanträde. Eventuella handlingar läggs på bordet. Beslutsunderlag Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen Sida Dir Dnr Revisionsrapport från revisorernas granskning av delårsrapport 2014 Förslag till beslut Direktionen godkänner de erforderliga åtgärder som är vidtagna av Västra Sörmlands Räddningstjänst enligt revisionernas granskningsraport. Beskrivning av ärendet Räddningschefen redogjorde revisionernas granskning av delårsrapport 2014 till arbetsutskottet den 23 oktober Därefter redogjorde räddningschefen muntligen vidtagna åtgärder. Information om att Västra Sörmlands Räddningstjänst (VSR) deltar i upphandling av finansielle tjänster inklusive koncernkonto tillsammans med Vingåkers kommun presenteras. Det nya avtalet ska gälla från och med 1 januari 2015 och innebär att VSR kommer att ha ett eget konto i koncernsystemet. Med eget konto i koncernsystemet blir det lättare att följa de ekonomiska transaktionerna i VSR och därmed är revisionernas synpunkter åtgärdade. Revisorerna i VSR har behandlat revisionsrapport, delårsrapport Västra Sörmlands Räddningstjänst. PwC har på uppdrag av förbundets förtroendevalda revisorer granskat förbundets delårsrapport för perioden l Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen för Syftet med granskningen är att ge förbundets revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som förbundet beslutat. Beslutsunderlag Revisionsrapport- Granskning av Delårsrapport 2014, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 Västra Sötmlands Räddningstjänst Revisorerna Förbundsdirektionen i Västra Sörmlands Räddningstjänst Revisionsrapport- Granskning av Delårsrapport 2014 Revisorerna i Västra Sötmlands Räddningstjänst har behandlat bifogad revisionsrapport" Delårsrapport VSR". PwC har på uppdrag av fårbundets fårtroendevalda revisorer granskat fårbundets delårsrapport får perioden l Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen får Syftet med granskningen är att ge fårbundets revisorer ett underlag får sin bedömning av om delårsrappmien är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är fårenligt med de mål som fårbundet beslutat. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till fullmäktige i medlemskommunerna i samband med att delårsrapporten behandlas. Resultatet får petioden är positivt 241 tkr ( -46 tkr), vilket är 287 tkr högre än motsvarande petiod föregående år. Prognosen får helåret pekar mot att budgeten hålls vilket innebär ett litet överskott på ca l tkr. Bedömningen i delårsrappmien är att balanskravet kommer att uppfyllas, men vi ser att marginalen är liten. Utifrån genomförd granskning gör vi följande bedömning av fårbundets delårsrapport: Har delårsrapporten upprättats enligt lagens la-av och god redovisningssed? Vi bedömer att fårbundets delårsrapport är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed. Utifrån gjord övergripande granskning av räkenskaperna bedömer vi att fårbundets ekonomiska resultat på 241 tla och ställning per i allt väsentligt är rättvisande. Vi anser att det är viktigt att fårbundet snarast redovisar sina likvida medel på ett konto i fårbundets namn och inte på ett avräkningskonto hos Vingåkers kommun. Medlen är nu separat redovisade på balansräkningen och kassaflödesanalysen, vilket fårbättrar infmmationen, men behovet av fårändring av hantelingen kvarstår. Uppfyller resultatet i delårsrapporten de av direktionen fastställda finansiella målen? Vi bedömer att utvärderingen av ett finansiellt målen (av 4) som redovisas i delårsrappmien ger en rättvisande bild av måluppfyllelsen. De övriga tre målen kommer att utvärderas i årsredovisningen.

6 Västra Sörmlands Räddningstjänst Revisorerna Vår bedömning är att det prognostiserade resultatet innebär att de finansiella målen kommer att uppfyllas, men att marginalen är mycket liten. UppfYller resultatet i delårsrapporten de av direktionenfastställda målenför verksamheten? Vi instämmer i forbundets bedömning att ett av verksamhetsmålen har uppfyllts, att två av målen delvis har uppfyllts och att ett av målen inte har uppfyllts. REVISORERNA I V ÄSTRA SÖRMLANDS RÄDDNINGSTJÄNST ilat! /(l;{fo(rc (1 Karl Källander ~/ ~ -?{h/ Peter Vogt Bilaga: Utlåtande avseende delårsrapport 2014, Revisionsrapport Granskning av lårsrapport 2014

7 Granskningsrapport Annika Hansson, certifierad kommunalrevisor Oktober 2014 p wc

8 Granskning av delårsrapport 2014 Innehållsforteckning l Sammanfattande bedömning 2 Inledning 2.1 Bakgrund 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 2.3 Revisionskriterier 24 Metod 3 Granskningsresultat 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed 3.2 Resultatanalys 3 3 God ekonomisk hushållning Finansiella mål Mål för verksamheten l Oktober 2014 Västra Sörmlands Räddningstjänst P wc

9 Gransirning av delårsrapport Samman;fattande bedömning PwC har på uppdrag av förbundets förtroendevalda revisorer översiktligt granskat förbundets delårsrapport för perioden Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen för år Syftet med den översiktliga granskningen är att ge direktionens revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som direktionen fastställt. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till medlemskommunernas kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. Förbundet har bytt period för delårsrapporten för att anpassa till medlemskommunerna. Jämförelse har inte justerats utan föregående års siffror avser perioden januari till juli, dvs en månad kortare. Resultatet för perioden är 241 tkr ( -46 tlcr), vilket är 287 tlcr högre än i delårsrapporten föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett resultat om 1 tlcr. Bedömningen i delårsrapporten är att balansleravet kommer att uppfyllas, men det är osäkert då det ligger mycket när noll. Utifrån vår översiktliga granskning gör vi följande bedömning av förbundets delårsrapport: Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Vi bedömer att förbundets delårsrapport är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed. Utifrån gjord övergripande granskning av räkenskaperna bedömer vi att förbundets ekonomiska resultat på 241 tlcr och ställning per i allt väsentligt är rättvisande. Vi anser att det är viktigt att förbundet snarast redovisar sina likvida medel på ett konto i förbundets namn och inte på ett avräkningskonto hos Vingåkers kommun. Medlen är nu separat redovisade på balansräkningen och kassaflödesanalysen, vilket förbättrar informationen, men behovet av förändring av hanteringen kvarstår. Uppfyller resultatet i delårsrapporten de av direktionenfastställdafinansiella målen? Vi bedömer att utvärderingen av det finansiella målet (av fyra) som redovisas i delårsrapporten ger en rättvisande bild av måluppfyllelsen. Målet har uppnåtts vid periodens slut. Enligt prognosen kommer målet att vara uppfyllt vid årets slut, men marginalen är mycket liten. De andra tre finansiella målen kommer att utvärderas i årsredovisningen. Oktober 2014 Västra Sörmlands Räddningstjänst P wc 1 av g

10 Granskning av delårsrapport 2014 Vår bedömning är att det prognostiserade resultatet innebär att de finansiella målen kommer att uppfyllas, men att marginalen är mycket liten. Uppfyller resultatet i delårsrapporten de av direktionenfastställda målenför verksamheten? Vi instämmer i förbundets bedömning att ett av verksamhetsmålen har uppfyllts, att två av målen delvis har uppfyllts och att ett av målen inte har uppfyllts. Oktober 2014 Västra Sörmlands Räddningstjänst P wc

11 Granskning av delårsrapport Inledning 2.1 Bakgrund Kommuner är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. Detta gäller även för kommunalförbund. KL9kap9a Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de målfullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av direktionens mål för ekonomi och verksamhet. 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor. Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av direktionen fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av medlemskommunerna fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Granskningen har planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om delårsrapporten ger en rättvisande bild. Granskningen är översiktlig och omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i delårsrapporten. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 2.3 Revisionskriterier Direktionen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av medlemskommunernas kommunfullmäktige. Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning Rådet för kommunal redovisnings rekommendation 22 samt god redovisningssed i övrigt Fullmäktigebeslut avseende god ekonomisk hushållning Oktober 2014 Västra Sörmlands Räddningstjänst P wc

12 Granskning av delårsrapport Metod Granskningen har utförts genom: Intervjuer med berörda tjänstemän Analys av relevanta dokument Översiktlig granskning och analys av det siffermässiga bokslutet per samt av resultatprognosen för året Översiktlig analys av verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen Granskningen är inte lika omfattande som granskningen av årsredovisningen utan mer översiktlig. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytisk granskning än på substansgranskning. Rapporten är faktagranskad av personal på förbundet. Oktober 2014 Västra Sörmlands Räddningstjänst P wc

13 Granskning av delårsrapport Granskningsresultat 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari - augusti. Resultatet för perioden uppgår till 241 tkr. Förbundet har fastställt att perioden ska ändras till januari-augusti för att följa medlemskommunernas period. Tidigare period var januari- juli. Jämförelseperioder för tidigare år har inte uppdaterats till samma period, då detta inte har varit möjligt. Fr o m 2014 gäller en ny rekommendation från rådet för kommunal redovisning som avser delårsrapporter, RKR 22. Enligt denna ska resultaträkningen jämföras med motsvarande period föregående år medan balansräkningen nu ska jämföras med senaste årsredovisning. Förbundet följer detta avseende balansräkningen. Direktionen har antagit anvisningar för delårsrapporten i Dessa gäller även för kommande år. Delårsrapporten består av en förvaltningsberättelse samt resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys. Vi har granskat ett urval poster bl.a. avseende periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten. I förvaltningsberättelsen redovisas uppföljning av medlemskommunernas mål, kortfattat viktiga händelser under perioden för funktionerna förebyggande och räddning inld. nyckeltal, personalekonomisk redovisning, samt ekonomisk redovisning inldusive investeringsverksamheten. Uppgifter lämnas om pensionsförpliktelser och pensionsmedel enligt RKR 7.1 bland noterna. Det framgår att 1,2 mnla av investeringsbudgeten har förbrukats. Det kommenteras inte att den totala budgeten på 6,1 mnkr beräknas utnyttjas innan årets slut, då ny stegbil inskaffas. Förbundet har deltagit i räddningsinsatsen vid den stora skogsbranden i Västmanland. Vissa av VSR:s kostnader för insatsen har belastat periodens kostnader, medan delar återstår. VSR har fakturerat Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap för kostnaderna, men intäkterna ingår inte i delårsrapporten. Detta kommenteras i rapporten och vi accepterar detta. Uppställningsformen för resultaträkningen regleras i KRL. Dock kan detaljeringsgraden vara lägre i delårsrapporten än i årsredovisningen. Resultaträkningen i förbundets delårsrapport är uppställd på likartat sätt som i föregående årsredovisning. Uppgifter om utfallet för perioderna januari -juli 2012 och januari -juli 2013 anges som jämförelse. Budget för perioden anges, samt en prognos för hela Oktober 2014 Västra Sörmlands Räddningstjänst P wc 5 av9

14 Granskning av delårsrapport 2014 Noter finns i tillräcklig omfattning. Periodisering har skett av väsentliga poster. Resultat efter balanskravsutredning redovisas i resultaträkningen och några justeringar görs inte. Därmed görs inte heller någon resultatutredande not. Kassaflödesanalysen visar förändringen av likvida medel. Jämförelse görs med periodernajanuari-juli 2012 ochjanuari-juli De medel som finns på avräkningskonto hos Vingåkers kommun och redovisas som kortfristig fordran har här redovisats som likvida medel. Vi anser att det är positivt att medlen redovisas som likvida medel, men att förbundet snarast bör ha dessa pengar på ett separat konto. Kontot kan vara ett underkonto till Vingåkers kommuns koncernkonto men också ett helt separat konto. Det är inte lämpligt att använda Vingåkers kommuns konto som likvidkonto för förbundet som är en egen juridisk person. Balansräkningens uppställning regleras i KRL. Detaljeringsgraden kan dock vara lägre än i årsredovisningen. Balansräkningen i förbundets delårsrapport redovisas i huvudsak på likartat sätt som i föregående årsredovisning. Noter finns i tillräddig omfattning. Redovisning av fordran på avräkningskonto hos Vingåkers kommun redovisas på separat rad, vilket vi ser positivt på. Bedömning I vår översiktliga granskning har det inte framkommit några omständigheter som tyder på att förbundets delårsrapport är upprättad i strid med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Vi har granskat ett urval poster, bl a periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar att väsentliga poster har periodiserats korrekt. Vi anser att det är viktigt att förbundet snarast hanterar sina likvida medel på ett konto som hör till förbundet i stället för på ett avräkningskonto hos Vingåkers kommun. 3.2 Resultatanalys Prognosen för helåret pekar på ett positivt resultat på 1 tkr, vilket är 5 tkr sämre än budgeterat. Avvikelsen beror på: Verksamhetens kostnader och intäkter beräknas bli 280 tlcr högre än budgeterat, men avvikelsen förväntas bli netto o tkr. De finansiella kostnaderna förväntas bli -s tlcr sämre än budgeterat Oktober 2014 Västra Sörmlands Räddningstjänst P wc 6 av9

15 Granskning av delårsrapport 2014 I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första åtta månaderna 2014, prognos för utfallet för året samt avvikelsen mot budget. Resultaträkning tkr Utfall jan-juli 2013 Prognos Utfall jan- Prognos avvikelse aug mot budget Verksamhetens intäkter 1842,0 1853, ,0 280,0 Verksamhetens kostnader , , ,0-280,0 Avskrivningar -1030,0-1190, ,0 o,o Verksamhetens nettokostna , , ,0 o,o der Kommunbidrag , , ,0 o,o Finansiella intäkter 13,0 o,o 5,0 o,o Finansiella kostnader -199,0-189,0-221,0-5,o Årets resultat -46,0 241,0 1,0 -s,o.. Resultatet enhgt avstamnmg mot balanskravet uppgår till 241 tkr och prognosen pekar på ett resultat på 1 tkr för helåret. Det prognostiserade resultatet visar också att balanskravet uppfylls, men marginalen är mycket liten. 3 3 God ekonomisk hushållning Delårsrapporten i förbundet innehåller finansiella mål och verksamhetsmål som kan kopplas till god ekonomisk hushållning. Medlemskommunerna har i sina beslut lämnat anvisningar om att rapporteringen till kommunerna ska ligga i linje med uppdragets innehåll och struktur. Detta innebär att målen skall redovisas på en sammanfattande nivå i den ekonomiska redovisningen till kommunerna (i årsredovisningen och delårsrapporten). Oktober 2014 Västra Sörmlands Räddningstjänst P wc

16 Granskning av delårsrapport Finansiella mål I delårsrapporten görs en överskådlig avstämning mot förbundets finansiella mål som medlemskommunerna beslutade om i handlingsprogrammet för perioden : Finansiellt mål, fastställda av med- Utfall i delårsrapport Måluppfyllelse, förbunlemskommunerna för perioden dets bedömning VSR ska ha ett positivt årligt resultat. Resultatet var i delårs- Enligt prognos kommer rapporten 241 tkr. Målet målet att vara uppfyllt vid är uppfyllt. årets slut, men marginalen är mycket liten. VSR ska ha god budgetföljsamhet så att avvikelsen budgetutfall är högst 2 %. VSR ska ha god prognossäkerhet så att avvikelsen prognos utfall är högst 1 %. VSR ska ha god betalberedskap vilket motsvarar minst en månads betalningar. Utvärdering av detta mål sker i årsredovisningen Utvärdering av detta mål sker i årsredovisningen Utvärdering av detta mål sker i årsredovisningen Målet om att VSR ska ha ett positivt årligt resultat ska utvärderas i delårsrapporten och detta mål har uppfyllts vid periodens slut. De övriga tre finansiella målen ska utvärderas i årsredovisningen. Bedömning Vår översiktliga granskning visar att det prognostiserade resultatet är förenligt med de finansiella målen medlemskommunerna beslutat om, men marginalen för att ldara positivt resultat är mycket liten. Oktober 2014 Västra Sörmlands Räddningstjänst P wc 8 av g

17 Granskning av delårsrapport Målför verksamheten De mål som skall redovisas i delårsrapporten och som gäller fr o m 1 januari 2012 är Mål för verksamheten, fastställda av Måluppfyllelse, förbundets bedömmedlemskommunerna för perioden ning i delårsrapporten Antalet personer som skadas eller om- Förbundet bedömer att målet delvis är kommer i olyckor, som föranleder rädd- uppfyllt ningsinsats, ska minska över tid. Kunskapen och förmågan hos allmänheten Förbundet bedömer att målet är uppfyllt om olycksförebyggande och olyckshanterade åtgärder om olyckor, som kan föranleda räddningsinsats, ska kontinuerligt öka. Vid 6o procent av alla olyckor som uppfyll- Förbundet bedömer att målet inte är ler kriterierna för räddningstjänst enligt uppfyllt. Dock ser de en positiv ökning LSA ska en första insats ske av enskilda. från 35 % till48 %. Räddningstjänstens första enhet ska vara framme vid 100 procent av alla olyckor inom den tid som anges i handlingsprogrammets förmågekatta. Förbundet bedömer att målet delvis är uppfyllt Forbundet har 1 delårsrapporen med h j alp av ohka dragram redovisat och utvarderat hur verksamhetsmålen har uppnåtts. Bedömning Vi instämmer i förbundets bedömning att ett av verksamhetsmålen har uppfyllts, två har delvis uppfyllts och att ett av målen inte har uppfyllts. Vi noterar att de framtagna målen ger bra förutsättningar för styrning och uppföljning av förbundets verksamhet Annika Hansson Projektledare/Uppdragsledare Oktober 2014 Västra Sörmlands Räddningstjänst P wc 9 av g

18 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen Sida Dir Dnr Redovisning av arbetsmiljöenkät för heltidspersonal Förslag till beslut Direktionen lägger informationen till handlingarna och uppdrar till räddningschefen att följa upp arbetet med arbetsmiljö samt ge en rapport till direktionen under senare halvåret Beskrivning av ärende Räddningschefen redogjorde resultatet från Arbetsmiljöundersökningen som organisationen genomfört med enkäter bland heltidspersonal under våren 2014 till arbetsutskottet den 23 oktober Västra Sörmlands Räddningstjänsts (VSR) ledning har tillsammans med fackliga organisationer beslutat att arbeta vidare med ett ental områden utifrån resultatet från enkäten på mötet som hölls den 12 maj Berörda områden som arbetas vidare med är värdegrunden, arbetstider, radiokommunikation, externs utbildning och ökad deltagande. VSRs arbetsutskott anser att en uppfölning av arbetet med nämnda områden kan vara bra att ha. Beslutsunderlag Justerandes sign Utdragsbestyrkande

19 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen Sida Dir Dnr Redovisning av Internkontroll Förslag till beslut Direktionen tar del av interkontrollen och lägger det till handlingarna. Beskrivning av ärendet Verksamheten redogör för kontrollområden, arbetsmiljö, myndighetsutövning, felrapportering och fakturahantering. Beslutsunderlag Rapport- Myndighetsutövning Rapport- Arbetsmiljö Rapport- Felrapporteting Rapport- fakturahantering Justerandes sign Utdragsbestyrkande

20 INTERN KONTROLL 2014 MYNDIGHETSUTÖVNING Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering Riskbedömning Fungerande rutin Kontroll att rutinen följs och relevant lagstiftning efterlevs. Myndighetsutövning Funktionsansvarig Förebyggan de 4 ggr/år Stickprov RL Befintlig rutin Under början av året togs en rutin fram för att underlätta för nya tillsynsförrättare och tillse att tillsynerna sköts på likartat sätt. Rutinen redovisas i form av ett flödesschema där tillsynens olika delar tas upp, från det att första kontakt tas till att VSR har fått ett klartecken och ärendet har kunnat stängas. Kontrollmetod Kontrollansvarige väljer slumpmässigt ut två genomförda tillsyner för respektive tillsynsförrättare och jämför ärendegången i dessa mot nämnda rutin. Kontrollen kan t.ex. göras mot tillsynsförrättarnas e- postkorrespondens med ägare/nyttjare eller genom intervju. Utfall Se Bilaga för respektive kvartal. Slutsats Fylls i innan slutlig rapportering till direktionen ska ske -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

21 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA A Tillsynsrutin -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

22 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA B Kvartalskontroll 1, resultat Handläggare MA MA OA OA MJ MJ GM GM Objekt St Djulö VH Ishallen IKE Weber/SG Bie skola Högsjö Skola Friskis & Svettis Linnean Skickat kallelse : : : : : :41 TFN (nej) TFN (nej) Skickat Tillsynsbilaga :16 Nej : : : :41 TFN (nej) TFN (nej) Skickat Underlag intern :16 Nej :20 Nej Nej Nej TFN (nej) TFN (nej) Tillsynsdatum Kommunicerat utkast : : : : Inga brister Färdigställt utkast : : : Debiterat Kundnöjdhet inte ännu Inte ännu Tid tillsyn <-> färdig TJA/FÖR Pågår 25 dagar 8 dagar 14 dagar Pågår Pågår Pågår 11 dagar -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

23 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA C Kvartalskontroll 2, resultat Handläggare MA MA OA OA MJ MJ GM Objekt Beckershof Harrys Thorslundkag. St Linden Fäb. Valla Skola Strångsjö sk. Netto Skickat kallelse : : : : : : :45 Skickat Tillsynsbilaga Nej : : : : : :45 Skickat Underlag intern :21 Nej : : :39 Nej :45 Kommentar [OA1]: Har missats. Vi får se till att bli bättre. Tillsynsdatum Kommunicerat utkast : : : : : :25 Inga brister Färdigställt utkast : : : : : : :38 Debiterat Inte ännu Kundnöjdhet Inte ännu Inte ännu Inte ännu Inte ännu Inte ännu Inte ännu Inte ännu Tid tillsyn <-> färdig TJA/FÖR 125 dagar 17 dagar 9 dagar 2 dagar 53 dagar (??) 15 dagar 51 dagar Kommentar [OA2]: Skickas i klump när det gått en tid efter tillsyn. Då hinner verksamheterna med åtgärderna och kan reflektera över tillsynen som helhet. Kommentar [OA3]: Orsak? Kommentar [OA4]: Stämmer verkligen datumen? Kommentar [OA5]: Orsak? -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

24 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA D Kvartalskontroll 3, resultat Handläggare MA MA OA OA MJ MJ GM & Övr Inga denna Inga denna Vändzonens Stenbergs Bil Norrgårdens Stensättersgatan Inga denna Objekt period period HVB Förskola Bostad rättsför. period Skickat kallelse : : :02 Hittar ingen Skickat Tillsynsbilaga : :25 Nej Inte skickat Skickat Underlag intern : :25 Inte skickad Tillsynsdatum Kommunicerat utkast : : Färdigställt utkast : : : Debiterat Inte ännu Inte ännu Kundnöjdhet Inte ännu :16 Inte ännu Inte ännu Tid tillsyn <-> färdig TJA/FÖR 15 dagar 24 dagar 10 dagar 7 dagar Kommentar [MA6]: MJ har skickat. Kommentar [MA7]: MJ säger att han har skickat bilagan samt underlag men hittar inget på detta. Kommentar [MA8]: Annan rutin vid flerbostadstillsyner, sätter upp lappar mm Kommentar [MA9]: Samma som ovan. Kommentar [MA10]: Kommuniceras på plats. Kommentar [OA11]: Verkar jag ha missat Kommentar [OA12]: Mottagaren sjukskriven -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

25 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA E Kvartalskontroll 4, resultat -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

26 INTERN KONTROLL 2014 KONTROLLOMRÅDE Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering Riskbedömning Arbetsmiljö Medicinsk och fysisk status Kontroll att rutin följs för de som inte uppfyller ordinarie krav. Funktionschef Räddning 1 g/år Fullständig RL Befintlig rutin Grundläggande lagrum ur Lag om Skydd mot Olyckor samt Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd om rök- och kemdykning (AFS 2007:7). Dessa kravnivåer är utvecklade i av VSR antagen Friskvårdspolicy och Friskvårdsplan. Årligen genomgång med företagshälsovåren angående den fysiska statusen på personalgruppen. Uppföljning i CORE med ett inbyggt varningssystem. Sammanställning från fysansvarig till funktionschef räddning angående rullbanstest årligen. Uppföljning i VSR s delårsredovisningar angående sjukskrivningar. Kontrollmetod Kontroll (vid valfritt tillfälle) att samtlig personal har genomfört de kontroller och tester som tjänsten kräver, inom angivna tidsintervall. Dessutom att eventuella avvikelser hanterats enligt rutin. Utfall Vid avstämning mot kontrollregistret i CORE konstateras att samtliga har genomfört arbets-ekg enligt plan. Vid avstämning mot fysansvarig konstateras att kategori 1 (rökdykande personal) är samtliga godkända enligt VSR s friskvårdsplan. Kategori 2 (Icke rökdykande personal, men som ändock kan fullfölja utryckningstjänst) finns en del oklarheter vilka av dessa personer som behöver genomföra detta test. Jag och fysansvarig har tydliggjort detta och kommer att genomföra nödvändiga tester enligt friskvårdsplanen. Slutsats För att utveckla och förenkla översikten över de fystester som ska göras undersöks om samtliga dessa kan samlas i CORE, på samma sätt som arbets-ekg görs nu. Förutom VSR s egna register håller även Räddningshälsan koll på intervallen för arbets-ekg och meddelar vilka personer som omfattas inför varje testtillfälle. Detta tillsammans med årlig -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

27 INTERN KONTROLL 2014 genomgång över personalens fysiska status ger tydlig bild över läget och goda möjligheter att fånga upp och stötta de personer som eventuellt inte klarar testerna. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

28 INTERN KONTROLL 2014 KONTROLLOMRÅDE Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering Riskbedömning Felrapportering Fungerande rutin Kontroll att felrapporter från ytterstationerna tas omhand och behandlas inom rimlig tid. Funktionsansvarig Räddning 2 ggr /år Intervju med resp stationsansvarig RL Befintlig rutin I Verksamhetsbeskrivning 2014 står bl.a. att Styrkeledaren (SL)/ Administratören hanterar VSR s inkomna felanmälningar, beställningar och tillbud och se till att rätt person får ärendet. Denna formulering tillkom 2014; tidigare fanns inte någon uttryckligen ansvarig för distribuering av felanmälningarna. Då SL/ Administratör förmedlat ärendet till ansvarig person är det upp till denne att sköta den fortsatta hanteringen. Kontrollmetod Kontrollansvarig intervjuar respektive stationsansvarige för att få deras syn på om felrapporter hanteras inom rimlig tid och om det blivit bättre eller sämre sedan rutinen infördes. Detta kan göras vid t.ex. stationsmöten, via telefon eller e-post. Utfall Kontrolltillfälle 1 Stickprov på inkomande felanmälningar/beställningar genomfördes. Vi konstaterade att de flesta felanmälningar/beställningar var åtgärdade. Kontrolltillfälle 2 Julita: Funkar både bra och dåligt. De saker vi beställer själva är det rätt trögt med. När heltidspersonal är med och övar med stationen i Julita upptäcks material som Julita saknar. Den materialen levereas omgående. Gällande felrapporteringar hänger det på vad som är fel, vissa blir åtgärdade snabbt andra får man tjata om länge. Som tex. våran GPS i Högsjö: Hej jag tycker att det har funkat mycket bra med uppföljning på felanmälan som vi gjort det ända som inte funkat bra är felanmälan på vår Gps annars har man fått svar fort och beställningarna vi har gjort har också funkat mycket bra så vi är nöjda här ute i Högsjö. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

29 INTERN KONTROLL 2014 Vingåker: Vår uppfattning är att det fungera för det mesta mycket bra, ibland händer det att dom inte läser vad vi har skrivit på beställningen. Ett ex. är när det inte fungerar, vi beställer komplett rökskydd Spiro Light med nya ryggplattan till 2710 ändå får vi ut med gamla ryggplattan fast det står klart och tydligt på beställningen att det ska vara nya ryggplattan. OBS! har hänt fler än en gång vi fick ingen återkoppling på detta hur rutinen skulle säkras upp och om rutinen kommer att fungera vid nästa beställning. Björkvik: Det fungerar bra. Det underlättar mycket när personal från Katrineholm deltar vid Björkviks övningar. Personerna kan då se fel och brister på materialet som används vid övningar. Personerna kör även in/ut material i samband med besöken Slutsats En klar förbättring har skett inom området. Vi kommer att fortsätta jobba enligt den nya rutinen. Problem finns inom området rökskydd. VSR kommer under 2015 underlätta för de rökdykande stationerna så dessa missar ej kommer att kunna ske. VSR kommer också att se över vårt kartstöd vid larm, alternativt lämna över ansvaret helt på en extern firma. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

30 INTERN KONTROLL 2014 FAKTURAHANTERING Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering Riskbedömning Fakturahantering (kundfakturor) Fungerande rutin för kundfakturering Ekonom, Vingåkers Kommun 4 ggr/år Stickprov RL Befintlig rutin Tillsyner och brandfarlig vara: Tillsynsförrättaren skriver underlag för debitering i Word-mall efter att tillstånd/avsyning/tjänsteanteckning/föreläggande i slutlig version skickats till mottagaren. Belopp enligt antagen taxa, vilket för tillsyner innebär timtaxa för nedlagd tid (varje påbörjad halvtimme). För tillstånd brandfarliga/explosiva varor tillämpas antagen taxa som skiljer på typ och mängd, med möjlighet att övergå till timtaxa i särskilda fall. Administratör kollar av Word-mallen och debiterar. Onödiga automatlarm: Automatlarmsansvarig gör en avstämning mot insatsrapporterna i slutet på varje månad; de automatlarm som räknas som onödiga debiteras för. Underlag för debitering förs in i en Word-mall, själva debiteringen gör sedan administratör. Belopp enligt antagen taxa. Utbildningar: Efter att utbildningen ägt rum skickas faktura enligt antagen taxa. Utbildningarna dokumenteras i Excel-ark för nyckeltal och där noteras även hur mycket vi har fakturerat för utbildningen. I vissa fall om det är många grupper som samma företag vill utbilda kan mängdrabatt lämnas, annars är det taxan som gäller. Specialutbildningar som inte finns med i prislistan prissätts av administratör eller Funktionsansvarig Förebyggande. RVR: Avtal finns med RVR-tjänsten, Katrineholms och Vingåkers kommuner (med prislista). Debitering för dessa insatser matas in direkt i CORE och granskas av ansvarig som skriver fakturaunderlag till administratör. Övriga ärenden kan också skrivas i CORE, men då det i sådana fall kan röra sig om särskilda överenskommelser mot kund granskas de inte. Kontrollmetod Kontrollen omfattar tre aspekter. (1) Om fakturering skett enligt prislista/avtal, (2) om utgående moms har hanterats korrekt samt (3) om fakturering skett inom rimlig tid efter händelsen. I ett mer övergripande perspektiv även om rutinen som helhet tycks fungera tillfredställande. Urval sker så att följande fakturatyper ska ingå i varje kvartalskontroll: -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

31 INTERN KONTROLL Samtliga fakturor med belopp över SEK - Fem (slumpade) fakturor med belopp mellan och SEK - För fakturor på belopp som understiger SEK, två vardera (slumpade) rörande o Utbildning o Onödigt automatlarm o Restvärde o Tillstånd brandfarlig vara o Tillsyn - Två kreditfakturor Utfall Kvartal 1 På samtliga fakturor har momsen hanterats rätt. Administratör har prissatt den utbildning som inte fanns i prislista (faktura 7240). En del fakturor har fakturerats mer än 20 dagar efter händelsen, av lite olika orsaker. Årsavgiften för automatlarm (en post på över kr) kommer fortsättningsvis debiteras i mitten/början av december, så hamnar betalningen dessutom på rätt inkomstår. Automatlarmen för föregående månad debiteras en bit in på ny månad, vilket innebär att det kan bli upp mot 40 dagar mellan händelse och debitering. Kvartal 2 På samtliga fakturor har momsen hanterats rätt. Kreditfakturorna har fram till nu saknat uppgift om vilken debetfaktura som avses, vilket försvårade en del. Nu är administratör instruerad att skriva på kreditfakturan vilken debetfaktura som avses. Kvartal 3 Utfall kvartal 3 Kvartal 4 Utfall kvartal 4 Slutsats Fylls endast i innan slutlig rapportering till direktionen ska ske -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

32 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA A Kvartalskontroll 1, resultat Nr Typ Moms Prislista Datum Tid efter H Kommentar 7234 Över 100k 25% Ja dagar Årsavgift automatlarm, se nedan. (*) k-100k 25% Ja dagar Ersättning för Fixar-Malte, sista perioden k-100k 25% Ja dag BSU Vingåkers Kommun. Sista utbildningen k-100k 25% Ja dagar RVR, 2 händelser varav den senaste k-100k 25% Ja dagar Utb Heta Arbeten k-100k 25% Ja dagar Uthyrning offentlig toalett Björkvik (2013) utbildning 25% Finns ej dagar Utb HLR & Hjärtstartare (kombinationen finns ej bland taxorna) utbildning 25% Ja dagar Utb HA automatlarm 25% Ja dagar Fakturering sker vid varje ny månad för föregående månad automatlarm 25% Ja dagar -II Restvärde 25% Ja dagar En händelse, se nedan. (**) 7238 Restvärde 25% Ja dagar 2 händelser varav den senaste Fel larmnummer på fakturan Tillstånd 0% Ja dag En cistern för brf vätska 7216 Tillstånd 0% Ja dagar Pyroteknik, se nedan. (***) 7283 Tillsyn 0% Ja dagar 7267 Tillsyn 0% Ja dagar 7280 Kredit 25% Kredit 25% - - Kommentar [OA1]: Enligt Viadidakts kurskatalog?? Åsa menar att vi prissatt själva. (*) Årsavgift för automatlarm 2013 till SOS. Fakturerades sent och medförde strul eftersom det skulle in på En kombination av att ärendet påbörjades väl sent på VSR och att SOS var väldigt långsamma med att återkoppla, så att objektslistan skulle stämma. Denna fakturering ska fortsättningsvis påbörjas i mitten på december. (**) Debiterat enligt VSR:s egen taxa, inte enligt RVR-avtal, eftersom det gällde restvärde på privat mark utan att RVR-tjänsten eller annan avtalspart var inblandad. (***) Pyroteknik, ej över 200 kg (2013). Tillståndet skrevs precis innan jul, ledigheter gjorde att den inte fakturerades tidigare. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

33 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA B Kvartalskontroll 2 Nr Typ Moms Prislista Datum Tid efter H Kommentar 7447 Över 100k 25%?? dagar Ersättning Säkerhetsstrateg fr Katrineholms kommun k-100k 25% ja dagar Tillstånd brandfarlig vara. Mycket nedlagd tid -> timtaxa k-100k 25% ja dagar Efterbevakning skogsbrand k-100k 25% ja dagar Utb HA k-100k 25% ja &11 dagar Två vägsaneringar k-100k 25% dagar Ersättning inköp av utrustning, delad kostnad utbildning 25% ja dagar Brandskyddsutbildning 7376 utbildning 25% ja dagar HLR/Första hjälpen 7369 automatlarm 25% ja dagar Fakturering sker vid varje ny månad för föregående månad automatlarm 25% ja dagar -II Restvärde 25% ja dagar Vägsanering 7388 Restvärde 25% ja dagar Vägsanering 7432 Tillstånd 0% ja dagar Föreståndarbyte 7475 Tillstånd 0% ja dagar Föreståndarbyte 7368 Tillsyn 0% ja dagar 7500 Tillsyn 0% ja dag 7477 Kredit 25% Kredit 25% - - Automatlarm se förra kvartalskontrollen (lång tid). -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

34 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA C Kvartalskontroll 3 Nr Typ Moms Prislista Datum Tid efter H Kommentar 7518 Över 100k dagar Ersättning från MSB, Salabranden k-100k dagar Onödiga automatlarm k-100k dagar Ersättning jämställdhetsutvecklare fr MSB k-100k Oklart Uthyrning delar av övningsområdet k-100k dagar Onödiga automatlarm k-100k dagar Motorsågsutbildning 7506 utbildning dagar Utbildning HA 7577 utbildning dagar Utbildning barn-hlr 7530 automatlarm dagar 7532 automatlarm dagar 7516 Restvärde dagar Saneringsuppdrag 7580 Restvärde dagar Vägsanering 7559 Tillstånd dag Tillstånd explv 7502 Tillstånd dagar Tillstånd brfv 7534 Tillsyn dagar 7561 Tillsyn dagar 7572 Kredit Kredit - - -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

35 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA D Kvartalskontroll 4 Nr Typ Moms Prislista Datum Tid efter H Kommentar Över 100k 10k-100k 10k-100k 10k-100k 10k-100k 10k-100k utbildning utbildning automatlarm automatlarm Restvärde Restvärde Tillstånd Tillstånd Tillsyn Tillsyn Kredit Kredit -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

36 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen Sida Dir Dnr Redovisning av målvärden för nyckeltal Förslag till beslut Direktionen tar del av målvärden för nyckeltal. Beskrivning av ärendet Funktionens nyckeltal används för att mäta och följa upp de uppsatta målen och redovisas för direktionen och ägarna. Nyckeltalen bidrar till att prioritera rätt områden och kvalitetssäkring. Beslutsunderlag Uppföljning VSR Justerandes sign Utdragsbestyrkande

37 Uppföljning VSR (Direktion Västra Sörmlands Räddningstjänst) Direktionens mål Enskildas förmåga Nyckeltal Utfall Målvärde Måluppfyllnad Period Senaste kommentar Antal utbildade elever per år 2 955st 1 850st 159, Vid 60 procent av alla olyckor som uppfyller kriterierna för räddningstjänst enligt LSO ska en första insats ske av enskilda 6st 7st 85,71 Aug 2014 Antal utbildade personer per år 3 546st 2014 Antal genomförda trafiksäkerhetsutbildningar per år 11st 50st sida 1 av 9 ( )

38 Direktionens mål Nyckeltal Utfall Målvärde Måluppfyllnad Period Senaste kommentar Antal informerade personer landsbygden per år 1 161st 100st Antal personer över 65 år som utbildats/ informerats 157st 250st 62, Antal genomförda hembesök av fixarmalte i Vingåkers kommun 40st 2014 Antal genomförda hembesök av fixar malte i Katrineholms kommun 317st 2014 sida 2 av 9 ( )

39 Direktionens mål Nyckeltal Utfall Målvärde Måluppfyllnad Period Senaste kommentar Antal utbildningar till kommunala verksamheter 43st 75st 57, Framkomsttid Tid från larm till insatsstyrkan anlänt till larmadress vid insatser som klassas som räddningsinsats. 7st 10st 70 Dec 2013 Antal avvikelser från förmågekartan. 1st 0st Egen tillsynsverksamhet och biträda andra myndigheter Antal genomförda planerade tillsyner / tillkommande tillsyner 22st 130st 16, sida 3 av 9 ( )

40 Direktionens mål Nyckeltal Utfall Målvärde Måluppfyllnad Period Senaste kommentar Antal rådgivning inom området LSO 29st 40st 72, Antal rådgivning inom området LBE 12st 40st Antal rådgivning inom området sotning 13st 40st 32, Antal rådgivning inom området servering tillstånd 16st 15st 106, sida 4 av 9 ( )

41 Direktionens mål Nyckeltal Utfall Målvärde Måluppfyllnad Period Senaste kommentar Antal samråd och samordning med olika aktörer och myndigheter 34st 40st Mångfald Andel kvinnor eller anställda med annan etnisk bakgrund. 2,5% 10% Färre räddningsinsatser/ antal skadade och omkomna Antal övningstillfällen för operativ heltidspersonal. 124st 200st Antal övningstimmar för operativ heltidspersonal st 2 300st 59, sida 5 av 9 ( )

42 Direktionens mål Nyckeltal Utfall Målvärde Måluppfyllnad Period Senaste kommentar Antal övningstillfällen för RIB personal. 69st 120st 57, Antal övningstimmar för RIB personal. 982st 2 000st 49, Antal övningstimmar tung räddning i hela organisationen. 0st 150st Antal personer som skadas allvarligt i olyckor som klassas som räddningstjänst 2st 5st sida 6 av 9 ( )

43 Direktionens mål Nyckeltal Utfall Målvärde Måluppfyllnad Period Senaste kommentar Antal personer som omkommer i olyckor som klassas som räddningstjänst 2st 0st Antal utökade utredningar 3st 3st Antal brandutredningar 3st 5st Antal sakkunnigutlåtanden 7st 15st 46, sida 7 av 9 ( )

44 Direktionens mål Nyckeltal Utfall Målvärde Måluppfyllnad Period Senaste kommentar Antal bristfälliga insatsrapporter 2st 24st 8, Antal utryckningar 433st 610st 70, Antal utryckningar som klassas som räddningstjänst vid framkomst 66st 98st 67, Antal personer som skadas lindrigt i olyckor som klassas som räddningstjänst 21st 2014 sida 8 av 9 ( )

45 Direktionens mål Nyckeltal Utfall Målvärde Måluppfyllnad Period Senaste kommentar Skapa mervärde för räddningsinstanser Antal gånger som insatspersonal aktivt kontaktat drabbade eller skapat mervärde för de drabbade. 15st 25st Antal medborgare som kontaktat VSR efter insats. 34st 15st 226, sida 9 av 9 ( )

46 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen Sida Dir Dnr Åtgärdsplan sotning och brandskyddskontroll Förslag till beslut Direktionen godkänner åtgärdsplanen och önskar en återkoppling till direktionen senast under juli månad Beskrivning av ärendet På uppdrag av Västra Sörmland Räddningstjänsts förbunds förtroendevalda revisorer har PWC genomfört en granskning av sotning och brandskyddskontroll för att besvara revisionsfrågan kring om förbundsdirektionen har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamheten. Revisorernas sammanfattande bedömning är att förbundsdirektionen inte har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av granskad verksamhet. Utifrån granskningsresultaten har revisorerna lämnat rekommendationer for att säkerställa en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamheten. Förbundets förvaltning har tagit fram en åtgärdplan för att säkerställa att revisorernas rekommendationer åtgärds. Revisorerna önskar senast svar av direktionen på de synpunkter som lämnats i revisionsrapporten. Beslutsunderlag Åtgärdsplan efter revisionen av sotningsverksamheten i förbundet Justerandes sign Utdragsbestyrkande

47 Åtgärdsplan efter revisionen av sotningsverksamheten i förbundet Bakgrund På uppdrag av förbundets förtroendevalda revisorer har PWC genomfört en granskning av sotning och brandskyddskontroll för att besvara revisionsfrågan kring om förbundsdirektionen har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamheten. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att förbundsdirektionen inte har en endamålsenig styrning och uppföljning av granskad verksamhet. Revisionen har identifierat 8 stycken utvecklingsområden och rekommendationer för sotningsverksamheten i förbundet. Vald organisationsform är dominerande i landet (svårt att säkerställa en rättsäker och kostnadseffektiv myndighetsutövning) Delegationsordningen är ändamålsenlig och aktuell (återapportering fungerar förutom för förelägganden) Avsaknad av tydligt och heltäckande beslut kring taxor (fastställda frister ej tillgängliga via webbplatsen) Rutinbeskrivning finns inte i tillräcklig omfattning (sårbarhetssynpunkt) Ingen dokumenterat system för styrning och uppföljning av entreprenörer. Genomsnittlig GFG (genomförandegrad) i brandskyddskontrollen är inte tillfredställande. Identifierade utvecklingsområden och rekommendationer. 1. Följutvecklingen kring sotningsmonopolets vara eller inte vara samt när entreprenadavtalets förlängning löper ut överväg att genomföra brandskyddskontrollen i egen regi, om det fortfarande är en myndighetsuppgift för förbundet. Svar: Förbundet deltar regelbundet på sotningskonferenser i landet och får där en bra bild hur det är i övriga Sverige och vad som är på gång framöver. Förbundet avvaktar ny lag om sotningsmonopolet. Att bedriva brandskyddskontrollen i egen regi har flera räddningstjänster provat på. Det visar sig inte vara så enkelt som det kan tyckas. o Brist på behörig personal. o Svårt att rekrytera behörig personal(blir ensam, inga arbetskamrater). o Uppstarten genererar höga kostnader, kontor, material, administration mm o Södertörns brandförsvarförbund har provat men väljer att inte bedriva brandskyddkontrollen i egen regi i flera av deras distrikt pga detta. De -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

48 väljer att förbättra kontroll över brandskyddskontrollerna i stället så att myndighetsutövningen blir kvalitetsäkrad. Åtgärdas: finns inget datum utan förbundet väljer att följa utvecklingen i landet och förändrar verksamheten för sotningen och brandskyddskontrollen när vi vet om det blir lagändringar mm. Men förbundet kommer att se till att kvalitetssäkra uppföljningen på både sotning och brandskyddskontrollen.. 2. Säkerställ en tillfredsställande återrapportering av delegationsbeslut kring förelägganden inom brandskyddskontrollen. Svar: Få förelägganden har utdelats i förbundet av sotarmästarna de senaste åren. Under en lång period lades förelägganden på bristande takanordningar som räddningstjänsten felaktigt tog emot och följde upp. Dessa förelägganden ligger inte under räddningstjänstens utan ligger på byggnadsnämnderna i kommunerna. Efter att detta klargjorts slutade föreläggandena att inkomma till räddningstjänsten och rutinerna glömdes bort. En ny rutin för återrapportering och uppföljning av förelägganden tas fram och följs. Åtgärdas senas Tillse att medlemskommunernas fullmäktige fastställer aktuella taxor för sotning och brandskyddskontroll samt andra taxor, utifrån gällande normgivning samt därefter säkerställa att aktuell taxa inklusive indexuppräkning finns publicerad på förbundets webbplats. Beakta även detta i nästa mandatperiods handlingsprogram (beslut om taxor) Svar: Taxorna är tagna av kommunernas fullmäktige och gäller från i Katrineholms kommun och i Vingåkers kommun från Taxorna är indexreglerade men inte lika. Samma taxa i bägge kommunerna får tas upp i handlingsprogrammet för nästa mandatperiod. Taxan för brandskyddskontrollen och sotning ska tas upp och behandlas varje år av kommunfullmäktige i respektive kommun. Taxorna kommer att revideras och publiceras korrekt på förbundets webbplats, klart Åtgärdas under Ta beslut i direktionen om enhetliga frister för sotning och brandskyddskontroller inom förbundets geografiska område samt säkerställ att nuvarande frister anpassas till den normgivning som för närvarande är föremål för remissbehandling. Fristerna för brandskyddskontrollen kan inte förbundet fastsälla. Frister (tidsintervall) för brandskyddskontroll föreskrivs av MSB. Frister för sotning föreskrivs av kommunen. Bevakas nationellt och tas upp för beslut i direktionen. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -