Användarmanual. VisitLog 3.0. Användare & Roller. RIW Software Technology AB

Transkript

1 Användarmanual VisitLog 3.0 Användare & Roller

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Vad är VisitLog? Innan du börjar Översiktssidan Administration Lokala inställningar Allmänna inställningar Active Directory LDAP koppling Utskrift av besöksbricka Meddelande till värd (SMS/Mail) Mail SMS Lista över tillgängliga värdar Lista över tillgängliga besökare Användardefinierade fält (egna fält på inloggningsskärmen) Visa fält på utvalda datorer (Inloggningsterminaler / Webb) Listvärde och olika möjligheter på kiosken Extra fält Egenskaper på besökaren Meddelande/påminnelse till besökare Språk för inloggningsskärm Inloggningsskärm Undersökning/fråga i kiosken Undersökning frågor Utrymningslista Användare och roller översikt Användare och kommando Användare Administrationsbehörighet och Plats Användare Grupptillhörighet Registrera besök kiosken Logga in besökare från administrationsdel/receptionen) Förboka besökare... 29

3 6.2.1 Importera förbokade besökare Logga ut besökare Ut och inloggning med skanner Aktivera skannerfunktion i visitlog Sök Välj fält för listor Statistik Tidrapport Webbmodul (Förbokning) Översikt/Presentationsida Snabbkommandon... 37

4 1 Inledning Denna manual riktar sig till både de som använder Visitlog i dagligt bruk och den som konfigurerar systemet. Installationsmanual ingår ej i detta dokument. Den finner du på 2 Vad är VisitLog? Visitlog är ett besöksregistreringssystem för att enkelt kontrollera in och utpasserande personer i en eller flera byggnader och receptioner. Visitlog passar för både en eller flera receptioner och inloggningsterminaler. Visitlog går att komplettera med webkamera som tar en bild på besökaren för att kunna identifera personer senare. Visitlog består av två program, Adminprogram/receptionsdel och Besöksinloggning. Båda programmen är alltid installerade på ALLA pc som använder systemet. Både i receptionen och besöksterminalen. 3 Innan du börjar Det finns några olika sätt att konfigurera och använda Visitlog på. Här följer en förklaring av de olika sätten, välj det som passar er bäst. 1. Foto: Det finns möjlighet att använda en webkamera för att ta foto av besökaren. Fotot kan skrivas ut på besöksbrickan och det sparas i databasen. 2. Logo: Bästa alternativet för en logo på besöksetiketten är att förtrycka företagets logo. Som andra alternativ finns också: a. Skriv ut foto på besöksbrickan. (Kräver en kraftfullare skrivare än den som följer med i standardpaketet, kontakta oss för mer info.) b. Skriv ut företagets logotype. (Kräver en kraftfullare skrivare än den som följer med i standardpaketet, kontakta oss för mer info.) 3. Begränsa möjliga värdar: Välj att låta besökaren skriva in namnet på valfri värd att besöka eller välj att begränsa värdar till en lista. Detta ökar säkerheten eftersom besökaren inte kan skriva in något namn som inte finns i organisationen. 4. Utloggning: a. Välj om systemet ska logga ut alla besökare vid en viss tidpunkt som inte blivit utloggade under dagen. b. Receptionisten loggar ut alla besökare manuellt för att hålla hög säkerhet. 5. Utloggning med streckodsläsare: Detta möjliggör en enkel hantering av utloggning av besökare. Det finns också möjlighet att konfigurera systemet så besökare kan logga ut sig själva med hjälp av streckkodsläsaren. 6. Meddelande till värd: Förutom att meddelande kan skickas till värden via mail finns nu också meddelande via sms. Ett avtal med en sms leverantör krävs. Exempel på detta är: a. b.

5 4 Översiktssidan På översiktsidan når man alla funktioner i systemet. De flesta funktioner har även ett kortkommando. Kortkommandot står bakom länkrubriken under position I huvudmenyn finns funktioner (från vänster till höger): Gå till huvudsidan, Föregående, Nästa, Sökformuläret, Skriv ut (aktiv när en lista visas), Hjälp, Licenshantering. 2. Översikt över pågående aktiviteter i VisitLog med antal besökare just nu och totala antalet besökare under dagen. 3. Visar vilken plats användaren jobbar med/ser just nu. Aktiverad när systemet är inställt för fler platser. 4. Ikonerna i vänsterpanelen snabblänkar till alla funktioner i programmet. 5. Snabbsökning på värd för att få info om t ex telefonnummer m.m. 6. Snabblänkar till alla funktioner i programmet.

6 5 Administration I administrationen finns alla inställningar som går att göra i programmet. Nedan finner du en beskrivning av alla funktioner. 5.1 Lokala inställningar 1. Ställ in vilken printer du ska använda för att skriva ut besöksbrickor. I vanliga fall är det Zebra etikettskrivare. Här ställer du också in vilken skrivare som ska skriva ut övriga listor som t ex utrymningslistor och besöksstatistik. 2. Ställ in storlek på etiketten i skrivaren. Det går även att ställa in liggande/stående och rotera utskrift. 3. Inställningar för skanner. Om detta är den PC som skannern är kopplad till så ska kryssrutan för autostart vara ikryssad. Då startar skannerprogrammet automatiskt varje gång som datorn startas upp. Applikationen som möjliggör inloggning och utloggning med skanner. Denna funktion aktiveras på den/de datorer som har skannern kopplad till sig.

7 4. Möjlighet att starta/köra ett externprogram vid inloggning. Till exempel en dörr som öppnas eller liknande. 5. Under denna meny ligger alla inställningar för Manager och inloggning via den. 6. Ställ in vilket plats som denna kiosk/manager tillhör. Välj att ange platsen/positionen och /eller den exakta placeringen för VisitLog stationen. 7. Alla inställningar för kiosken, såsom att aktivera fält och funktioner. 8. Touch tangentbord: Aktivering, färg, placering och storlek. För att aktivera det inbyggda VisitLog tangentbordet klicka i rutan för Windows samt rutan för Aktivera inbyggt. 9. ID Skanning. Funktion för att skanna ID (streckkod) till exempel pass eller körkort i streckkodsläsaren vid kiosken. 10. Möjlighet att göra alla fält på kiosken större. Underlättar för besökare och förbättrar utseendet på skärmen. 11. Möjlighet att visa ett eget meddelande efter inloggningen på skärmen.

8 5.2 Allmänna inställningar 1. Använd övre alternativet om du vill att Visitlog själv ska logga ut besökaren. Använd det andra alternativet om du vill sköta utcheckningen manuellt. Det finns olika inställningar för hur länge besöksbrickorna ska vara giltiga (möjliga att logga ut/in i systemet med skannern). 2. Förbokade besökare. Möjlighet att visa en listbox på inloggningsskärmen för de förbokade besöken i systemet. Listan visar alla förbokade besök den aktuella dagen. VisitLog kan begränsas till att bara hantera de förbokade besökare som finns i listan. 3. Vid ej aktiverade förbokningar skapas många som ligger i listan i onödan. Här kan du ställa in vid vilken tidpunkt systemet ska rensa dem. Möjlighet att göra alla besökare anonyma i systemet efter en viss tid. Systemet skriver över namn och företag med XXXXX. All statistik över antal besök, värd osv kan dock fortfarande tas ut ur systemet. 4. Skapa ett prefix till VisitorID i databasen. 5. Funktioner för att importera/uppdatera värdar i systemet. 6. Anger vilken besöksbricka som ska vara standardbricka i systemet generellt. 7. Lösenord för administrationsdelen. 8. Wifi koppling. Om stöd finns i routerna kan VisitLog skapa ett gäst- id och skriva ut det på besöksetiketten. 9. Inställningar över vilka fält som ska synas i webbformuläret för förbokning.

9 5.2.1 Active Directory LDAP koppling 1. Möjlighet att välja mellan Actice Directory och edirectory import. 2. Välj att göra inställningar på en ny koppling eller en redan befintlig. 3. Ange ett namn och den domän det gäller. 4. Ange användare och lösenord för att läsa från AD 5. Sätt intervall för att göra hämtningar/uppdateringar. 6. Valbara OU s som finns i domänen. 7. Hit flyttar du de OU som ni vill hämta värdar ifrån. 8. Mappning av fält mellan VisitLog och källan 9. Möjlighet att sätta egna/fasta värden vid importen för att populera VisitLog på rätt sätt. Exempelvis komplettera med plats/placering vid import av ett visst OU. 10. Användarkonton kan synkas: Om de tas bort i AD/eDirectory så kan du välja att inaktivera eller radera dem i VisitLog.

10 5.3 Utskrift av besöksbricka 1. Här finns från början tre stycken standardmallar/etiketter. Det är: Besöksetikett Parkeringsetikett Wifi- etikett 2. Ifrån dessa fält väljer du vad du vill ha utskrivet på besöksbrickan. Markera och dra med musen för att släppa i rutan till höger (nummer 3). 3. Flytta fälten dit du vill ha dem. För att förminska fältet så håll musen nere i högra hörnet av textboxen. För att flytta, håll musen någonstans på textboxen. Redigera texten genom att högerklicka och välj REDIGERA 4. Med denna knapp går det att återställa utskriftsbrickan till ursprunget. 5. Kopiera en befintlig utskriftsbricka för att spara tid. Testa att spara och skriv ut på skrivaren för att se att det blir ok.

11 5.4 Meddelande till värd (SMS/Mail) Om ni valt att begränsa besöksvärdar till en lista och denna lista innehåller mailadresser och/eller mobilnummer, finns möjligheten att skicka ett meddelande till värden när besökaren loggar in. För sms krävs också en sms- leverantör. Några som finns är: SMS Teknik, Prixie Mail 1. Smtp server att skicka igenom. 2. Om smtp server kräver det så fyller du i detta. 3. Ställ in vem som ska vara avsändare av mailet. 4. Rubriken på mailet som skickas. 5. Meddelandet kan innehålla special- ord som ersätts med besökarens uppgifter vid inloggning. Se Valbara fält för vilka alternativ som finns tillängliga. 6. Ställer in om fotot ska skickas med.

12 5.4.2 SMS 1. Smtp server att skicka igenom (T ex: mail.domain.com). 2. Om smtp server kräver det så fyller du i detta. 3. Avsändaren av mailet blir det du sätter här. 4. Olika leverantörer har olika format för att skicka sms. SMS Teknik har exempelvis det första alternativet medan Prixie har alternativ 2. Det finns också möjlighet att skicka via webservice och http(s) som andra leverantörer stödjer. 5. Aktivera denna funktion för att skicka med ett avsändande mobilnummer. Då kan besökare och mottagare kommunicera med varandra. Förutsättningen är att du har aktiverat ett fält där besökaren skriver in sitt mobilnummer. 6. Rubriken på sms:et blir det som anges här. 7. Konfigureras meddelandet. Med hjälp av fält- värden till höger kan du ersätta text med det aktuella besökets info genom att dra ett fält från höger in till textytan.

13 5.5 Lista över tillgängliga värdar 1. Lägg till nya värdar en och en. 2. Redigera en värd. 3. Ta bort en värd. 4. Importera värdar från en lista/excelfil eller från organisationens AD. 5. Exportera alla värdar till Excel. 5.6 Lista över tillgängliga besökare 1. Redigera besökare i systemet. 2. Ta bort en besökare. 3. Logga in besökare direkt från besökslistan för enklare hantering. 4. Förboka en besökare direkt från besökslistan. 5. Importera besökare från en lista/excel. 6. Exportera besökare till Excel.

14 5.7 Användardefinierade fält (egna fält på inloggningsskärmen) 1. Här aktiverar du vilka fält som ska synas på besöksterminalen. Det går att visa olika fält på olika terminaler. T ex ett för receptionen och ett annat för vaktmästaringång/hantverkare. Ni väljer vilka datornamn som ska få fälten visade på kioskapplikationen. Se nedan för mer info om hur man visar fält på en viss dator. 2. Dessa fält kan användas som listor med fördefinerade val. I listval 1 finns också möjlighet att aktivera en undersökning. Se nedan för mer info om listvärden. 3. Välj ordningsföljd på de extra fält och listor som visas på besöksterminalen. Se nedan hur du kan välja egenskaper för besökaren.

15 5.7.1 Visa fält på utvalda datorer (Inloggningsterminaler / Webb) Aktivera ett fält genom att ange detta alternativ och klicka där pilen börjar för att få möjlighet att välja vilka datorer som fältet ska visas på. 1. När denna dialogruta Redigera Tillgänglighet visas - välj det nedre alternativet för att få möjlighet att visa fältet på utvalda inloggningsterminaler/datorer. 2. Välj Lägg till/add och ange vad datorn heter som du vill ska få tillgång till fältet. Det går att lägga till eller ta bort hur många datorer som helst. 3. När dialogrutan visas så finns möjligheten att visa fältet på modulen för webbförbokning med hjälp av kryssrutan.

16 5.7.2 Listvärde och olika möjligheter på kiosken 1. Namn/Värde som kommer visas i listboxen på kiosken. 2. Vad som ska ske när detta värde är valt. 3. Möjlighet att filtrera vilka värdar som ska bli tillgängliga/kunna väljas efter att detta val är gjort. Det kan till exempel vara vara att ni valt ett specifikt företag eller avdelning, då finns endast dessa värdar tillgängliga att välja/skicka meddelande till.

17 5.7.3 Extra fält Egenskaper på besökaren 1. Fält som är direkt kopplade till besökarens uppgifter. När dessa visas så fylls detaljer om besökaren i, direkt på besökarens konto/detaljer. 2. Ställ in om värdet är obligatoriskt eller ej.

18 5.8 Meddelande/påminnelse till besökare 1. Denna funktion gör det möjligt att skicka påminnelser till förbokade besökare ett antal dagar innan besöket är bokat. Det förutsätter att besökaren är förbokad med en mailaddress eller ett mobilnummer. 2. Ställ in antal dagar innan som påminnelsen ska skickas. 3. Inställningar är samma som meddelande till värd, se det avsnittet för inställningar.

19 5.9 Språk för inloggningsskärm 1. Visar tillgängliga språk för kiosken. 2. Lägg till fler språk. 3. Ändra och lägg till nya texter för kiosken.

20 5.10 Inloggningsskärm 1. Ställ in färger och eventuellt bakgrundsbild för inloggningsterminalens skärm. 2. Om systemet är upprättat för flera platser så kommer dessa upp som flikar. Det går sedan att anpassa de olika platserna/placeringarna med olika utseenden. 3. Ställ in färg eller använd en egen bakgrundsbild på inloggningsskärmen. Bästa alternativet är att göra en stor bild över hela bakgrunden och anpassa den. 4. Färg för texten över kontrollerna/rutorna. 5. Välj om du vill att besöksvärdar ska begränsas till de befintliga värdarna i listan/tabellen i VisitLog, för att öka säkerheten. 6. Flytta inloggningsfälten till ett annat ställe på kioskens skärm. Det kan t ex vara om de är i vägen för bakgrundsbildens motiv. 7. Ställ in var på skärmen flaggorna ska placeras. 8. Klicka i rutan för Bild för att använda en bakgrundsbild på skärmen. 9. Lägg upp bakgrundsbild. (Bilden ska ha samma storlek som skärmen har.) 10. Lägg upp företagslogga. (Vi rekommenderar dock att lägga in den på bakgrundsbilden för ett snyggare resultat.)

21 5.11 Undersökning/fråga i kiosken Skapa en undersökning med frågor där besökaren t ex besvarar frågor eller godkänner ett sekretessavtal. Undersökningar kan aktiveras för alla besökare eller för de besökare som väljer ett värde i en listbox (kundanpassade fält). 1. Skapa ny undersökning, se nedan för mer info. 2. Redigera en undersökning. 3. Radera en undersökning. 1. Rubrik/namn på undersökningen. 2. Text att visa när undersökningen startar (om du ej vill visa inledande text så lämna blankt). 3. Avslutande text (om du ej vill visa avslutningstext så lämna blankt). 4. Språk för undersökningen (samma som finns tillgängliga i kiosken). 5. Klicka i för att visa en Powerpoint presentation innan själva undersökningen startar. 6. Färger för formulär och text i undersökningen. 7. Möjlighet att ange ett kundanpassat meddelande/text på besöksbrickan. 8. Anpassa undersökningen.

22 Undersökning frågor 1. Frågetyp och namn på frågan. 2. Text till frågan som kan formateras med font, färg och storlek. 3. Svarsalternativ, ett för varje rad. 4. Vad som ska tolkas som rätt svar av VisitLog. 5. Aktivera funktionen som visar en signatur- ruta, där besökaren ska signera/godkänna. Fungerar med både mus och touchscreen. 6. Anpassa textrutan för olika skärmförhållanden.

23 5.12 Utrymningslista 1. Ange vilken skrivare som ska användas och dess inställningar. 2. Aktivera att utrymningslistan skickas som mail. Se inställningar för Meddelande till värd där detta beskrivs utförligt. 3. Välj kolumner som ska finnas med på utrymningslistan. 4. Ange vilken funktionstangent som ska skriva ut/skicka utrymningslistan. Detta blir synligt i både administrationsdelen och kiosken för både användare och besökare.

24 5.13 Användare och roller översikt Användare och Roller används för att begränsa behörigheten i Visitlog. Behörighet kan ställas in på: - - Vad användaren får göra: Vilka funktioner/kommandon som ska vara åtkomliga, om användaren ska få komma åt administrationen m.m. Vad användaren får se: Vilka avdelningar/platser/placeringar som användaren ska kunna jobba med Användare och kommando 1. Namnet på användaren (inloggningsnamnet). Om du använder samma namn som windowsinlogget fungerar auto- inlogg. 2. Om det finns flera platser/placeringar kan du ange vilken plats som är användarens standardplats. Då visas alltid denna när hen loggar på. 3. Alternativ för att lägga till fler uppgifter om användaren. Ej tvingande. 4. Kryssa i detta alternativ för att göra användaren till en Superuser, med det menas att hen har alla rättigheter och ser allt i systemet. Det går inte att kryssa ur något alternativ när Superadministratör är ikryssat. 5. Standardlösenord när nya användare skapas är: Abcd123. Användaren blir uppmanad att byta lösen vid första inloggning. 6. Under fliken Kommandon sätter du behörighet till alla funktioner i VisitLog.

25 Användare Administrationsbehörighet och Plats 1. Behörighet inom Adminstrationen. 2. Välj vad användaren har behörighet att komma åt. 3. Platsfliken visar vilka platser användaren har rätt att se i systemet. 4. Plats för användaren.

26 Användare Grupptillhörighet 1. Fliken grupptillhörighet anger vilken grupp användaren tillhör (om det är konfigurerat). 2. Om du har många användare med olika behörighet kan det vara enklare att skapa grupper och sedan markera en grupp som användaren ska tillhöra. Då ärver användaren alla rättigheter för den gruppen.

27 6 Registrera besök kiosken Det finns tre olika sätt att logga in/registrera besökare. Genom besöksterminalen av besökaren själv. Genom administrationsdelen/receptionen. Genom att förboka besökare som ska komma på besök. 1. Besökaren anger namn, företag, och värd som hen ska besöka. 2. Är det flera besökare från samma förtag kan de klicka i detta alternativ. Då slipper de att ange företag och värd flera gånger. Dessa fält rensas sedan med ett intervall som du anger inne i administrationsprogrammet som finns installerat på varje pc. 3. Aktivera foto/webkamera som tar bild av besökaren. 4. Kiosk- applikationen stängs ner med hjälp av detta kryss (kan lösenordsskyddas). 5. Med programmet följer inloggning på svenska och engelska. Du kan enkel lägga upp ny flagga och text i administrationsprogrammet. 6. Som tillval/extra funktion, kan man aktivera VisitLogs inbyggda tangentbord. Det förutsätter att man har en touch skärm. Annars används med fördel vanligt tangentbord och mus.

28 6.1 Logga in besökare från administrationsdel/receptionen) 1. Välj detta alternativ för att logga in från administrationsdelen/receptionen. 2. Fyll i besökarens namn, företag och vem hen besöker. Klicka på registrera för att skriva ut besöksbrickan. 3. Fler uppgifer att lägga in ombesökaren. 4. Välj vilken besöksbricka/mall som ska användas för utskrift (t ex plastkort eller specialbricka). 5. Avaktivera att meddelande går till värden.

29 6.2 Förboka besökare 1. Välj detta alternativ om du vill förboka besökare. 2. Avaktivera att meddelande går till värden. 3. Om besökaren finns med foto sedan tidigare visas det här. Du kan även välja att ladda upp ett nytt foto av besökaren. 4. Uppgifter om besökaren som ska förbokas. 5. Datum för besök, Giltig till datum/tid. 6. Extra fält om besökaren Importera förbokade besökare 1. Importera förbokade besökare med hjälp av denna länk

30 6.3 Logga ut besökare 1. Välj att titta på Visa inloggade till vänster i panelen. Markera den/de besökare som du vill logga ut. 2. Klicka på Logga ut markerade. 3. Bekräfta utloggning av besökare med Ja- knappen.

31 6.4 Ut och inloggning med skanner Ut och inloggning med skanner sker genom att skannern kopplas till pc och USB uttag. När besöksbrickans streckkod skannas matchas det med den inloggade besökaren och hen blir utloggad eller inloggad om giltig tid är gällande Aktivera skannerfunktion i visitlog 1. Lokala inställningar. 2. Starta om. När lampan lyser grönt fungerar skannern som den ska. 3. Installera drivrutiner för skanner.

32 7 Sök 1. Välj i urvalet vad du vill se i ditt sökresultat. Det går att söka på ett stort urval av parametrar. Från ett tidsintervall till besökare och inloggad användare i systemet. Sökresultat är sedan enkelt att sortera på stigande eller fallande värde i varje kolumn. Klicka på kolumnrubriken för att sortera.

33 8 Välj fält för listor 1. Klicka på Välj fält och markera de kolumner du vill visa i listan.

34 9 Statistik 1. Gör ert urval i denna del av statistiken. Det finns ett stort urval att välja bland för att få den information du önskar. 2. Resultatet visas sedan i ett stapeldiagram enligt bilden.

35 10 Tidrapport Fyll i valfria sökalternativ och klicka på Visa rapport/show Rapport. En rapport skapas i Excel och visas. OBS! Excel måste vara installerat på samma dator.

36 Extramoduler VisitLog Webbmodul (Förbokning) - - Webbmodulen ger medarbetare möjlighet att förboka besökare via sitt intranät. Sökning och redigering av förbokningar fungerar också.

37 Extramoduler VisitLog Översikt/Presentationsida Till visitlog finns en presentationssida som kan visas i receptionen. Här visas vilka besökare som är i lokalen och de som väntas komma samma dag (förbokade). 13 Snabbkommandon Logga in besökare Ctrl + R Förboka besökare Ctrl + F Starta sökning Ctrl + S Visa utrymningslistan Ctrl + Q Visa förbokade besökare Ctrl + B