Årliga rutiner i Nyps

Transkript

1 Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Årliga rutiner i Nyps Handledning Diarienr/Projektnr Upprättad av Godkänd av Version Ulf Hjelm 0.6 Årliga rutiner i Nyps 1 (6)

2 Innehåll INTRODUKTION 3 Syfte 3 Målgrupper 3 Spridning av information 3 Revisionshistoria 3 ÅRSSKIFTE 4 Nyps öppettider 4 Ekonomirutiner vid årsskifte 4 Hantering av december och januaris bokföringsperioder 4 Ärendebeslut och utbetalningar 4 Nya serier för verifikationsnummer 4 Återföring av eventuellt ej utbetalda medel på avslutade ärenden 4 Registrering av inbetalningar 4 Konteringsuppgifter för ekonomisystem 4 KONTROLLUPPGIFTSREDOVISNING 5 Om skyldighet att lämna kontrolluppgift 5 Inlämning av kontrolluppgifter (KU) till Skatteverket 5 Rätt uppgifter och rätt identitet 5 Senaste inlämningsdag 5 Ny e-tjänst för inlämning av kontrolluppgifter 5 Tekniska frågor 5 Manuell inlämning av KU via blankett 5 Utlämning av KU till den skattskyldige 6 HAR DU FRÅGOR? 6 2 (6)

3 Introduktion Syfte Dokumentet syftar till att informera och ge instruktioner om årliga återkommande aktiviteter knutna till Nyps. Målgrupper Lokala Nyps-kontakter Ekonomipersonal Spridning av information Den lokala Nyps-kontakten är ansvarig att sprida detta vidare till berörd personal. Revisionshistoria Ver Datum Anmärkning Skapat/ uppdaterat av Uppdaterat dokumentet samt tagit bort information ang diarieföring/diabas Uppdaterat dokumentets länkar samt tagit bort informationen om hur man kringgår felet med INFO.KU då det är rättat i version 2.13 som släpps den 23 januari Ändrat namn på dokumentet från Årsskiftesrutiner i NYPS till Årliga rutiner i Nyps. Även anpassat textinnehåll att inte endast hantera rutiner knutna till årsskifte. Flyttat in den tidigare separata rutinen om kontrolluppgiftsredovisning till detta dokument samt uppdaterat den med nya skärmbilder. Ulf Hjelm Henrik Hedlund Henrik Hedlund Delat upp för centrala och lokala rutiner Daniel Madsén Uppdaterade dokumentet Henrik Hedlund Skapat Henrik Hedlund 3 (6)

4 Årsskifte Nyps öppettider Nyps har normala öppettider över årsskiftet. Det är upp till varje organisation att själva bestämma och informera vad som gäller för ärendebeslut, utbetalning av rekvisitioner, återföringar, inbetalningar samt diarieföring. Ekonomirutiner vid årsskifte Hantering av december och januaris bokföringsperioder Kom ihåg att stämma av mot ekonomiavdelningen och stänga/öppna bokföringsperioden i Nyps Administration för december/januari enligt deras önskan. Ärendebeslut och utbetalningar Ärendebeslut, ändringsbeslut, utbetalningsbeslut eller utbetalningar kan inte göras om det inte finns en öppen bokföringsperiod. Det är väldigt viktigt ur uppföljningssynpunkt att eventuella manuella ärendebeslut och utbetalningar som görs utanför Nyps inte efterregistreras på fel sida årsskiftet. Detta pga. att ett ärende- eller utbetalningsbeslut resulterar i en beviljning eller utbetalning i Nyps - beståndsdelar som används vid bemyndiganderedovisning samt redovisning av utbetalningsflöden. Nya serier för verifikationsnummer Upplägg av nya verifikationsnummerserier görs i Nyps Administration, arbetsytan Agresso och aktiviteten Verifikation. Skapa en ny rad per verifikationstyp för det nya året. Återföring av eventuellt ej utbetalda medel på avslutade ärenden För att den ekonomiska rapporteringen ska stämma är det viktigt att medel som inte utbetalats på ärenden som avslutats under året, återförs till budgeten. Återföring av ej utbetalda medel görs för vissa stödtyper inte förrän ärendet skickats vidare till avslut från statusen Under avslutning. Berörda stödtyper är till exempel ERUF och projektmedel. Kom därför ihåg att påminna alla handläggare att de ska gå igenom sin att göra-lista i god tid innan årsskiftet och titta om de har ärenden i statusen Under avslutning som bör avslutas. Registrering av inbetalningar För att den ekonomiska rapporteringen ska stämma är det väldigt viktigt att inbetalda belopp som ej ännu registreras på ärendet blir införda i Nyps innan årsskiftet. Konteringsuppgifter för ekonomisystem Tänk på att eventuella ändringar i ekonomisystemet inför årsskifte kan innebära att vissa ändringar måste göras i Nyps Administration, arbetsytan Agresso. 4 (6)

5 Kontrolluppgiftsredovisning Utlämnande av kontrolluppgifter för utbetalda näringsbidrag och royalty (KU70). Om skyldighet att lämna kontrolluppgift Se Skatteverkets föreskrifter om skyldighet att lämna kontrolluppgift enligt 12 kap. 2 och 3 lagen (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter. Inlämning av kontrolluppgifter (KU) till Skatteverket Rätt uppgifter och rätt identitet Förtryckningen av inkomstdeklarationerna sker från era lämnade KU. Därför är det mycket viktigt att uppgifterna lämnas: i rätt tid för rätt person med rätta belopp Senaste inlämningsdag KU ska för varje kalenderår lämnas av arbetsgivare, kreditinstitut, pensionsutbetalare m.fl. Senast 31 januari året efter kalenderåret ska kontrolluppgifterna ha kommit in till Skatteverket. KU ska lämnas via filöverföring eller på pappersblankett. Ny e-tjänst för inlämning av kontrolluppgifter Från och med inkomståret 2015 kan du lämna in dina kontrolluppgifter via en ny e- tjänst där filöverföringen sker i det säkra XML-formatet. Det betyder att det inte längre är möjligt att lämna in i det gamla formatet (KURED) i e-tjänsten Filöverföring. Det betyder att fliken KURED i arbetsytan Nyps ekonomi inte längre kan användas för detta ändamål. Nypscentralen återkommer med besked hur kontrolluppgifterna avseende inkomståret 2015 kan lämnas. Länk till inloggningssidan hos Skatteverket. Tekniska frågor Frågor av teknisk natur besvaras av Skatteverkets tekniska support (tel ) Manuell inlämning av KU via blankett KU kan även lämnas in manuellt på blankett SKV 2316 då tillsammans med blanketten, Sammandrag av kontrolluppgifter SKV (6)

6 Utlämning av KU till den skattskyldige När KU lämnas elektroniskt till Skatteverket kan KU lämnas på valfritt formulär, (KU kan även lämnas per E-post) till den som uppgiften avser t ex: på eget formulär anpassat för egna utskriftsrutiner och behov på Skatteverkets fastställda blankett för respektive KU Det finns inget lagstadgat krav på hur denna uppgift utformas. Den bör dock utformas så att det är enkelt för den som fått kontrolluppgiften att jämföra uppgifterna mot inkomstdeklarationen. Källa: SKV 260 E-redovisning av kontrolluppgifter en teknisk beskrivning inkomståret 2012 Har du frågor? Kontakta NypsCentralen på telefon, (6)