PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2

Transkript

1 Plats Näringsdepartementet, Stockholm Närvarande Åsa Vagland Ordförande N-dep., Stockholm Annelie Paavo Sekreterare Trafikverket Region Mitt Anna-Sofia Sjööquist Trafikkontoret, Göteborgs stad Björn Gunnarsson Suppleant Trondheims kommun Pia Larsson Wijk Sweco, Stockholm Jesper Skiöld Kassör Atkins, Stockholm Bo Eskebäck WSP Sundsvall Annika Kieri Ledamot Västerås stad Maria Nordlöf Structor, Stockholm 1 Ordförande öppnar mötet 2 Presentationsrunda Alla presenterar sig. Åsa, Annelie, Jesper, Annika och Björn är kvar sedan förra året, medan Anna-Sofia, Bo, Maria och Pia blev invalda vid årsmötet. 3 Kort genomgång av arbetshandledningen Föreningen har tre avlönade personer; Info-Björn, en ekonomisk administratör (redovisningskonsult) samt Anna Andersson, layoutare för Reflexen. Vid senare tillfälle bör vi prata om digitala kommunikationsvägar. Vad vill vi, hur mycket orkar vi med etc. Lokalgruppsansvarig saknas i Skåne. Pia tar kontakt med Caroline och ber henne att tillsammans med Christer ge förslag på ersättare. Bör Transportforum läggas till som en stående aktivitet för föreningen? 1 (6)

2 Ändra mötesdatum för styrelsemöte till maj istället för juni. 4 Konstituerande av styrelsen, val av funktionärer Sekreterare: Annika Kieri Anna-Sofia Sjööquist: Vice ordförande Bo Eskebaek: Kassör Ett problem med att kassören sitter i Sundsvall kan vara att postboxen finns i Stockholm. Eventuellt kan vår ekonomiska administratör tömma postboxen. Jesper kan hjälpa till tills vidare, tills vi hittar en mer permanent lösning. Pia blir kontakt mot högskolorna. Vi bör bli mer aktiva gentemot dem. Skulle kunna utnyttja de lokalgruppsansvariga för att besöka mässor, etc. Kontakt mot Info-Björn blir Maria. Jesper blir ansvarig för Facebook och LinkedIn. TF Ungs kontaktperson är Caroline Ljungberg, kontaktperson i styrelsen gentemot TF Ung är Björn. Reflexenredaktionen får hitta på en intervjumall som skickas ut till styrelsen, och som sedan kan publiceras i nästa nummer av Reflexen. Manusstopp är 31 maj. Åsa meddelar redaktionen, samt ber om att få utkast till nästa nr. Björn är sedan kontaktperson gentemot redaktionen. 5 Val av justerare för dagens protokoll Annika justerar. 6 Föregående mötesprotokoll och åtgärdslistan Se reviderad åtgärdslista. 7 Ekonomi Nordea är vår bank. Just nu kommer Jesper bara åt ett av två konton, av någon anledning, men det verkar lösa sig. Vi har i kassan. Medlemsavgifter har börjat ticka in. Firmatecknare för föreningen är Bo Eskebaek, , Åsa Vagland och Jesper Skiöld, (6)

3 Firma kan även tecknas enskilt. Björn väckte frågan om ett TF-kontokort. Vi har ett företagspaket hos Nordea, så vi kan skapa kort kostnadsfritt om vi vill. Jesper och Bo tror dock det är bra att vi inte har kort. Inför resan löser vi det så att Björn gör en budget och får en överföring. Ambitionen kan vara att skicka ut fakturor innan resan så att så mycket som möjligt betalas innan. Verksamhetsberättelsen och övriga handlingar (t.ex. valberedningens förslag) från årsmötet ska läggas på hemsidan. 8 Matrikeln process, annonsörer, priser etc. Några saker ska ändras i matrikeltexten. Jesper skickar fil till samtliga i styrelsen för genomläsning. Anna-Sofia reviderar. Anna-Sofia dubbelkollar att ändring är gjord om antal högskolepoäng för exjobb. Pia kollar listan för högskolekontakter och uppdaterar, samt kontrollerar vilka examina olika utbildningar har. (D-nivå el C-nivå eller annat) Bör göras snarast, och uppdateras i matrikeln. Datum ska ändras om resestipendiet. Styrelsen uppmanas läsa igenom texten i matrikeln. Anna-Sofia tar kontakt med Tobias inför uppdatering. Jesper skickar listan med kontaktpersoner för annonsörer till Anna-Sofia. 9 Genomgång av stadgarna Texten om stadgarna bör uppdateras (även på hemsidan), Anna-Sofia fixar. Punkt 3 finns inte med på hemsidan. 5 Saknas en punkt. 6 Rätta till stavfel Under Val av ordförande saknas en punkt Under ekonomi rätta stavfel. 11 stavfel 12 Punkt efter fattat beslut Regler för utlandsresa 3 ändra 5 ska ändras enligt beslut Regler för stipendium 1 stavfel 3 (6)

4 Ska och skall blandas 2 även universitet! (gäller hela texten) 3 Institutioner samt ändra från sekreterare till styrelsens kontaktperson gentemot högskola 10 TF Ung Budget för TF Ung bör biläggas årsmötesprotokollet. TF Ung har aktiviteter på gång som kommer gå av stapeln i dagarna. Pia kollar om någon kan skriva ett referat från deras träffar, och gärna ta bilder. Björn påminner Caroline att hon ska lägga ut deras aktiviteter på våra infokanaler. 11 Studieresa Björn har fått in 19 anmälningar, och siktar därmed på att genomföra resan. Många anmälningar är från Trafikkontoret Göteborg. Nu återstår att ta in offerter på hotell, stämma av med Dan och skicka fakturor. 1 juni är sista anmälningsdatum. Vi kan gå ut med påminnelse i Reflexen om att det finns sista-minuten-biljetter, om det passar med pressläggning. Vi skickar påminnelse på LinkedIn och Facebook. Björn kollar med kassören om förskottsutbetalning när det blir dags. 12 Reflexen Manusstopp är 31 maj. Åsa kollar med redaktionen vem som har fått överexen. Dessa ska sedan skickas till Anna-Sofia. Annika skriver referat från årsdagarna. Anna-Sofia kollar med Tobias att innehållet i välkomstbrevet är uppdaterat och ser till att han skickar det material som ska ingå i välkomstbrevet till Anna-Sofia. Webbsidan Styrelsen uppmanas att kolla runt lite och återkomma med synpunkter! Vi sätter upp diskussion om hemsidan på dagordningen på 4 (6)

5 13 septembermötet och bjuder in Info-Björn på novembermötet för att diskutera det. 14 Lokalgrupperna Alla lokalgrupper har en styrelsekontakt som är ansvarig för att se till att det är någon form av aktivitet i lokalgruppen. Sundsvall, Skvadern Bo Göteborg, Truten Anna-Sofia Stockholm, Göken Jesper Dalarna, Tuppen Annelie Luleå, Storspoven Björn Umeå, Ripan Bo Mälardalen Annika Skåne, Gripen Pia Östergötland, Mellanspetten Maria Jönköping, Uven Åsa Pia kontaktar Caroline om hur det går med ny kontaktperson. Alla får pusha på sin kontakt att ordna, och att se till att alla evenemang annonseras ut i våra kanaler. Annelie sammanställer lista på lokalgruppskontakter och lägger ut på interna sidan. Annelie skickar mail till lokala kontakterna med en fråga om vad som skulle få dem att prioritera årsmiddagen högre. Tidpunkten, innehåll i programmet etc? 15 Nästa möte 4 september Atkins, Stockholm (Björn G är med på telefon/video) 30 oktober Trafikkontoret Göteborg. Anna-Sofia kollar om Info-Björn kan vara med. 16 Övriga frågor ECOMM Annelie kollar med Caroline och Christer om vi kan få lägga några tidningar och broschyrer hos Trivector. Annelie kollar med sin kollega som sitter med i planeringsgruppen för ECOMM om vi kan få synas på något sätt. 5 (6)

6 Avföra medlemmar - Styrelsen bör ha rutin för hur vi hanterar medlemmar som vi vet ska vara med i föreningen. Förslag: Känner vi någon som finns med på listan får vi själva ta kontakt med den personen och be dem uppdatera sina uppgifter. Annika meddelar Tobias om att det material han har (bla roll-ups) ska skickas till henne. Frågan kvarstår fortfarande att reda ut vem som fick trafikpriset åren Enligt arbetshandledningen saknas 1999, men vi fick olika svar när vi gick ut och frågade så vi borde kanske ta med hela listan i Reflexen nästa gång? Vid protokollet Annelie Paavo Ordförande Justerat av Åsa Vagland Annika Kieri 6 (6)