Kompendium. Vägledning för organisering i Seniorförbundet

Transkript

1 Kompendium Vägledning för organisering i Seniorförbundet Januari 2010

2 Innehållsförteckning 1. Att starta en lokalavdelning 1.1 Lite fakta om förbundet 1.2 Starta en lokalavdelning! 2. Att driva en lokalavdelning 2.1 Ordförandens roll 2.2 Kassörens roll 2.3 Sekreterarens roll 2.4 Övriga styrelseledamöters uppgifter 2.5 Styrelsens gemensamma uppgifter 3. Valberedningen 4. Revisorerna 5. Bra att göra 5.1 Verksamhetsplan 5.2 Verksamhetsberättelse 5.3 Bokslut 6. Tips & idéer 6.1 Arrangemang och kampanj 6.2 Liten ordlista 2

3 1. Att starta en lokalavdelning 1.1 Fakta om förbundet på riksnivå Seniorförbundet är ett associerat förbund till Kristdemokraterna. Förbundet har funnits sedan 1993 och arbetar främst med att ta till vara äldres erfarenheter, kunskaper och kraft för att göra vårt samhälle mer seniorvänligt. Förbundet verkar såväl i Sverige som i övriga Europa för ett gott liv hos äldre, som fortsätter att vara gott även när yrkeslivet upphör. Förbundet vill stärka äldres rätt i samhället och arbetar aktivt i kommuner, i landsting, på riksdags- och regeringsnivå samt genom EU-parlamentet. Förbundet kommer de närmaste fyra åren att agera på dessa olika nivåer för att lyfta fram och bevaka äldres rätt och möjlighet till ett gott liv, inte minst för att det lönar sig att bevara och utveckla möjlighet för äldre att fortsatt verka i samhället. Seniorförbundet söker nå ut till grupper av människor som kanske annars inte skulle välja att vara Kristdemokrater. Medlem i Seniorförbundet kan man likväl vara utan att vara medlem i Kristdemokraterna. 1.2 Starta en lokalavdelning! För att starta en lokalavdelning behöver man vara 5 personer. Man startar genom att fatta beslut om att bilda en förening och utse några som får utgöra en interimstyrelse, som bör bestå av en tf ordförande, kassör och sekreterare. Denna styrelse har till uppgift att förbereda ett första årsmöte. Den är befogad att söka ekonomiskt bidrag från Kristdemokraternas lokala organisation, anskaffa plusgiro samt förbereda ett årsmöte med kallelse, dagordning, budgetförslag samt verksamhetsplan. Man tar kontakt med Seniorförbundets rikskansli och meddelar att man vill starta en ny lokalavdelning. Kansliet kan då vara behjälpligt med praktiska frågor och med att föreslå stadgar. Man bör också meddela Kristdemokraternas lokala avdelning att man avser att starta en ny lokalavdelning i Seniorförbundet. Lokalavdelningen bör formulera tydliga (mätbara) mål för verksamheten. 3

4 2. Att driva en lokalavdelning 2.1 Ordförandens roll Ordföranden är lokalavdelningens ansikte utåt, med ansvar för att hålla ihop arbetet och fördela uppdrag. Ordföranden ser till att kallelser och protokoll hålls i ordning och når mottagarna inom den av stadgarna angivna tiden före varje sammanträde. Ordföranden behöver inte vara bäst på allt, men arbetet sköts erfarenhetsmässigt bäst av den som är visionär och inte rädd för att delegera, ta initiativ, prova nya idéer, samtidigt med att ha känsla för ordning och reda. 2.2 Kassörens roll Kassörens huvuduppgift är att föreslå budget, följa upp att budgeten hålls, sköta avdelningens bokföring (med något bokföringsprogram), betala räkningar, ta in medlemsavgifter och bidrag, samt löpande hålla styrelsen underrättad om avdelningens finanser (kassaflöde och eventuella väsentliga avvikelser från den fastställda budgeten). Inför varje medlemsmöte skall kassören upprätta en förvaltningsberättelse i en form sådan att alla medlemmar kan förstå vilka intäkter och vilka utgifter avdelningen haft, och hur pengarna använts. Det är därför viktigt att kunna tolka och förklara sifferuppgifter. Kassören ansvarar för att bokföringslagen efterlevs. 2.3 Sekreterarens roll Sekreteraren skriver protokoll och för minnesanteckningar från möten och andra typer av sammankomster samt hjälper ordföranden se till att avdelningens handlingar hålls tillgängliga i god ordning. Sekreteraren utfärdar och distribuerar också kallelser och dagordningar, i samråd med ordförande, och ansvarar för att medlemsutskick kommer mottagarna tillhanda. Sekreteraren måste i skrift kunna sammanfatta diskussioner och formulera tagna beslut på klar och tydlig svenska, samt kunna särskilja väsentligheter ur vad som förekommer på möten. Ärenden och beslut numreras i löpande följd under hela verksamhetsåret. Revisorerna begär vanligen att alla protokoll justeras (med signatur) på varje sida. 2.4 Övriga styrelseledamöters uppgifter. Övriga ansvaruppgifter tilldelas styrelsens ledamöter efter behov; dels sådana som bäst skåts löpande av en och samma person under hela verksamhetsåret, dels uppgifter som kan läggas på olika ledamöter från möte till möte. Till det förra slaget hör medlemsregistrering och ansvar för medlemskontakter och vård, ävensom ansvar för kampanjer och annonsering, där kontinuitet är önskvärd. Till det andra slaget hör uppgifter såsom justeringsperson, vice ordförande och trivselskapande (fika). 4

5 Befogenhet att teckna avdelningens firma och konton bör framgå av stadgarna och ges vanligen ordförande och kassör var för sig. Varje styrelseledamot med särskild uppgift är själv ansvarig för denna uppgift inför styrelsen, medan styrelsen i sin helhet är ansvarig inför årsmöte av avdelningens samtliga medlemmar. 2.5 Rekommendationer och krav. Antal möten/år och datum för dessa möten bör fastställas direkt efter det att ny styrelse tillsatts av årsmötet. Normalt brukar 4-6 möten per år räcka, men extra möten kan hållas vid förekommande behov. Möten kan arrangeras på valfritt sätt som tillåter protokollföring. Styrelsen skall förelägga årsmötet en verksamhetsplan med tillhörande budget för det kommande verksamhetsåret. Verksamhetsplanen skall vara så tydligt formulerad som möjligt, men åtminstone så att ett kommande årsmöte skall kunna avgöra huruvida planen följts, alternativt krönts med framgång. I planen kan ingå studiebesök, att skriva insändare och debattartiklar, lägga förslag (motioner) till Kristdemokraternas partiorganisation, bedriva utåtriktad aktivteter (bokbord, seminarier, öppna möten för samtal i aktuella ämnen (gärna med förbundsordförande som inbjuden gäst) med deltagande av lokala politiker och enhetschefer i kommun/landsting etc., dela ut flygblad, delta vid partiets årskonferens och förbundsmöten på riksnivå. Verksamhetsberättelse, bokslut samt protokoll skall tillställas avdelningens valda revisorer i den tid som framgår av stadgarna, så att de ska kunna upprätta en revisionsberättelse, som skall framläggas på årsmötet. Följ upp och verkställ årsmötets fattade beslut. Om stadgarna tillåter styrelsen att adjungera personer med speciell kompetens kan man göra så för en väldefinierad uppgift och angiven tidsperiod. En sålunda adjungerad person står inte till ansvar inför årsmötet och har inte rösträtt i styrelsen. 3. Valberedningen Valberedningen tillsätts av årsmötet och har en utomordentligt viktig uppgift, i synnerhet i fråga om vilka personer som föreslås till den styrelse som skall tillsättas av nästkommande årsmöte. Viktigt är också att kompetenta funktionärer till årsmötet vidtalas. a/ Man ska hitta människor med olika egenskaper som var och en har olika styrkor och svagheter. b/ Det är viktigt att valberedningen börjar sitt arbete i god tid innan årsmötet. 5

6 c/ Det är bra om man i valberedningen inom sig utser en sammankallande och en sekreterare som för minnesanteckningar och skriver slutprotokollet. d/ Valberedningen kan arbeta i 5 steg; 1/ Intervjua sittande styrelse (Alt interimstyrelsen) 2/ Analysera sittande styrelse. Vilka styrkor/svagheter finns, fattas det någon kompetens? Har vi för många med samma kompetens/personlighet, har alla de uppgifter som man blivit lovad när man tackade ja till uppdraget? 3/ Sök kompetenser bland föreningens medlemmar, men även bland människor i exempelvis olika nätverk som ännu ej blivit medlemmar. 4/ Summera läget. Gör gärna en matrismodell (se nedan ex. på en matris) Ledare Ekonomi organisation Medlemsvård/ värvning utbildning Pol sakkunning Maria Anders Eva Marianne Alf Erik F.d. Läkare Visionär Van att leda arbete F.d. Bankkassör Utbildad ekonom Noggrann F.d. Dagmamma och scoutledare Fixar allt F.d. Kurator Bra på att sälja jobbar extra med att sälja plastburkar Medkännande/glad F.d. Lärare Pedagogisk Van att leda Har en examen i statskunskap. Har jobbat som nämndssekr. åt skolnämnden i kommunen Bra på att reda ut konflikter Irene Kalle Birgitta Fatima Kock Van att fixa saker F.d. Snickare Fixar det mesta Bibliotekarie Skriver och läser snabbt F.d. Jurist från Iran. Klok noggrann 4. Revisorerna Revisorerna utses av årsmötet och behöver inte ha någon särskild auktorisation om stadgarna inte föreskriver annat. De bör vara kända för sin förmåga att följa bokföring och protokoll. Antal revisorer framgår av stadgarna, men bör vara minst en + en ersättare. Revisorerna har till uppgift att granska räkenskaper och verksamhet, samt rapportera sin granskning inför det kommande årsmötet i form av en revisionsberättelse. I samband 6

7 med denna skall revisorerna lägga förslag till årsmötet i fråga om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsens mandatperiod (vanligen från årsmöte till årsmöte). De ska under året förvissa sig om att de får löpande rapporter från styrelsen, via protokoll och verksamhetsplan. Inför årsmötet skall revisorerna från styrelsen begära räkenskaper med verifikat i original, vidimerade kopior av samtliga protokoll samt verksamhetsberättelse. 5. Bra att göra 5.1 Styrelsens interna arbetsplan. Styrelsen bör ha en egen intern arbetsplan. Den är skild från den verksamhetsplan styrelsen fått från årsmötet. Arbetsplanen bör innehålla följande: - Schema med tider för styrelsesammanträden. - Tidplan för utåtriktade aktivteter ca 1/termin. - Tidplan för insändare/debattartiklar till lokala media. - Tankar om medlemsaktivteter en på våren och en på hösten. - Politiska teman man vill arbeta med under året, gärna samma som riksförbundet. Då blir det enklare få material och redan skrivna rapporter och flygblad artiklar mm. - Inåtriktade aktiviteter såsom internutbildning och gemensamma aktiviteter av ren underhållningsnatur. Det är viktigt att alla trivs med sin medverkan i styrelsen! 5.2 Verksamhetsberättelse Styrelsens verksamhetsberättelse, som skall presenteras vid årsmötet, bör lämpligen skrivas allteftersom deluppgifter i verksamhetsplanen genomförts, snarare än kvällen före årsmötet! Den ska innehålla följande uppgifter: - Vilka som sitter i styrelsen - Styrelsens möten: antal och datum - Vilka arrangemang styrelsens ledamöter eller föreningens medlemmar deltagit i t.ex årsmöte, förbundsmöten, Kristdemokraternas riksting, utbildningar - Vad, hur och när man genomfört årsmötets beslut inför aktuellt verksamhetsår - Vilka beslut man inte genomfört under verksamhetsåret och varför - Vilka andra aktiviteter man haft - Vilka artiklar man fått publicerade 7

8 Verksamhetsberättelsen bör undertecknas av samtliga ordinarie styrelseledamöter. Verksamhetsberättelsen bör formuleras kortfattat och lättläst, gärna med inslag av redogörelser för roande eller oplanerade händelser! 5.3 Bokslut Styrelsen skall upprätta ett bokslut per den 31 december varje år. - I bokslutet redovisas resultat- och balansräkning, förslagsvis utskrivet enligt bokföringsprogrammets rapportsystem. Dessutom bör en ekonomisk berättelse tillfogas, i vilken årets viktigare ekonomiska händelser beskrivs och i förekommande fall förklaras. Speciellt redovisas ev. extraordinära inkomster (stora gåvor, eller bidrag) och utgifter. - Kassören bör se som sitt uppdrag att upprätta ett förslag till bokslut, men det bokslut som presenteras är hela styrelsens. - Bokslutet ska överlämnas till revisorerna i den tid före årsmötet som anges i stadgarna, eller minst 1 månad. 6. Tips & idéer 6.1 Arrangemang för att värva medlemmar och sympatisörer enkla tips - Var där människor är! Välj platser där många människor ofta samlas. För att synas och bygga Seniorförbundets varumärke är det bra att skylta med loggan, dela ut lättläst material, bjuda på något enkelt att förtära medan man talar med människor. - Bjud in till en kväll med någon intressant talare, eller lyft en för din ort aktuell fråga, som diskuteras. - Var den organisation som blir känd för att lyssna på människor1 - Ha en hög mysighetsfaktor på arrangemangen. Varför inte ordna en eftermiddag/kväll med t ex musik, intressant diskussion och bjud på gott fika/lättare mat till självkostnadspris. - Ordna seniorluncher för aktiva seniorer och ha en talare som under 20 min talar om Seniorförbundet och dess verksamhet. - Besök institutioner, tex äldreboenden, medborgarcentrum, etc. - Ordna en seniorfrukost med enbart seniorer som fortfarande arbetar och lyssna på deras erfarenhet. - Gör ett pressmeddelande efter varje möte syns man så finns man! 8

9 - Ha en uppdaterad hemsida. Adjungera en hemsidesansvarig i avdelningen om den nödvändiga kompetensen saknas inom styrelsen. 6.2 Kampanj En kampanj utförs under en begränsad tid. Riksorganisationen har ofta material man kan beställa. Bestäm när och vilket tema ni skall ha. Det finns många bra rapporter man kan använda för detta ändamål. - Annonsera i lokalpressen - Dela ut flygblad i brevlådor - Ha en utåtriktad större aktivitet på torget - Skriv debattartiklar och insändare i ämnet - Lägg motion i fullmäktige - Partiets koncept är enkel att genomföra dvs. 1/ lägg en motion 2/ skriv en insändare 3/ dela ut flygblad. 9

10 6.2 Liten ordlista A Adjungera: En person som inte hör till styrelsen men ändå kan få närvara vid sammanträde om styrelsen så beslutar. Beslutet skall noteras i protokollet. Ajournering: Ett kort uppehåll i sammanträdet som genomförs efter att styrelseledamot begärt det. Alliansen: Allians för Sverige är ett gemensamt regeringsalternativ som vann valet Partier som ingår är Kristdemokraterna, Moderaterna, Folkpartiet liberalerna och Centerpartiet. AU: Arbetsutskott, dvs vissa styrelsemedlemmar som ges särskilt uppdrag med skyldighet att redovisa till övriga styrelsen. B Beslutsmässighet: För att styrelsen skall vara beslutsmässig måste en minsta andel av antalet ordinarie ledamöter närvara. I antalet närvarande inräknas tjänstgörande ersättare. Andel som krävs framgår av stadgarna, eljest minst hälften. Bordläggning: Ärendet lämnas utan beslut till nästa sammanträde. C D Dagordning: Förteckning över ärenden som skall behandlas under sammanträde. E EPP: European People's Party. Samarbetsorganisation för kristdemokratiska och konservativa partier i Europa. ESCU : (European Senior Citizens' Union) EPP-gruppens seniororganisation Ersättare: En ersättare har alltid närvarorätt men deltar i beslut endast när man tjänstgör. Detta fastställs som en del i mötets inledande formalia. F Framtidsbildarna: Kristdemokraternas studieorganisation Fråga: Enkel fråga från ledamot till minister, kommunal- eller landstingsråd alt. nämndordförande. Bör kunna besvaras med ja eller nej. Skall vara skriftlig och inlämnad senast fyra dagar före möte. Besvaras muntligt vid sammanträdet. FS: Förbundsstyrelsen FS/VU: Förbundsstyrelsens verkställande utskott består av ordförande, vice ordförandena samt kassören. G 10

11 H I Interpellation: Omfattande fråga från ledamot till minister, landstingsråd eller kommunalråd. Lämnas skriftligen fyra dagar före sammanträde. Besvaras skriftligt vid nästa sammanträde. IU: Internationella utskottet J K Kallelse: Uppmaning att komma till ett möte Kd-S: Förkortning för Kristdemokraterna Seniorförbundet KDU: Förkortning av Kristdemokratiska Ungdomsförbundet KD-K: Förkortning av Kristdemokratiska Kvinnoförbundet KF: Kommunfullmäktige KIC: Kristdemokratiska Internationella Centret. Kommun- och landstingspolitiska dagar: I början av februari arrangerar partiet årligen kommun- och landstingspolitiska dagar. Cirka 1000 kristdemokratiska kommun- och landstingspolitiker samlas under ett par dagar för intressanta seminarier, debatter osv. KPR: Kommunpolitiska rådet KS: Kommunstyrelsen KSF: Förkortning av Kristdemokratiska Studentförbundet Kvotering: En viss andel av platserna eller resurserna tilldelas en särskild grupp, enligt vissa regler och kriterier. Syftet är att åtgärda en ojämn fördelning, vanligen när det gäller beslutsfattande ställningar eller tillgången till utbildning eller arbete. L LPR: Landstingspolitiska rådet i Kristdemokraterna LF: Landstingsfullmäktige M Motion: Skriftligt förslag till tex. riksdag, kommunfullmäktige, landstingsfullmäktige, riksting och årskonferens. Skall besvaras skriftligt. N NGO: Non-governmental-organization, tex. Röda korset. O 11

12 Offentlighetsprincipen: Den normala rätten för allmänheten att ta del av handlingar avseende fattade beslut (i vissa fall gäller sekretess). OU: Organisationsutskottet P Partifullmäktige (PF): Hålls på hösten och består av från partidistrikten valda ombud. Beslutar vanligtvis om partiets budget och verksamhetsplan. Seniorförbundet har två ombud samt två ersättare i PF Personalism: Filosofisk riktning som hävdar att människan är en person med ett absolut och okränkbart värde. Att vara en person innebär vidare att vara en individ av förnuftig natur. Med personalismen följer också att människan är moraliskt medveten samt har ett naturligt behov av gemenskap med andra människor. Pi: Pressinbjudan Pm: Pressmeddelande Presidium: Består av ordförande plus vice ordförande om inget annat beslutas. Propositionsordning: En sammanställning av olika yrkanden och i vilken ordning de skall behandlas. PS: Partistyrelse, partiets högsta beslutande organ mellan rikstingen. Q R Remiss: Ärende som sänds till ett eller flera externa organ för yttrande, synpunkter eller utredning. Reservation: Anteckning till protokollet att man inte deltar i det tagna beslutet. Riksting: Partiets högsta beslutande organ. Hålls årligen i början av juli. Vartannat år är det motionsrätt till rikstinget. S SENSUS: Studieorganisation som Kristdemokraterna samarbetar med. SKL: Sveriges Kommuner och Landsting, en arbetsgivar- och medlemsorganisation för Sveriges 290 kommuner och 18 landsting samt regionerna Skåne och Västra Götaland. SKL är en sammanslutning för kommuner, landsting och regioner i Sverige, vars verksamhet bygger på den lokala och regionala demokratin. Förbundet ska verka på medlemmarnas uppdrag och med utgångspunkt i den lokala och regionala demokratin. Subsidiaritetsprincipen: Principen att en uppgift skall fullgöras på lägsta möjliga ändamålsenliga nivå, och att överordnade gemenskaper har en skyldighet att stödja den mindre att fullgöra sin 12

13 uppgift, exempelvis att stat/kommun inte ska överta en familjs uppgift som ansvarig för barnomsorgen, men stödja föräldrarna i deras uppgift som ansvariga för sina barn. T U Utskott: Beredande organ för särskilt fackområde V Verksamhetsberättelse: Redovisning av de aktiviteter som genomförts under året som gått. Verksamhetsår: Löper från årskonferens till årskonferens Verksamhetsplan: Årlig planering för arbetet i förbundet. Votering: Rösträkning. Genomförs efter begäran från styrelseledamot. VU: Verkställande utskott, består av ordförande, vice ordförande och kassör samt ev. en ledamot av styrelsen X Y Yrkande: Förslag till beslut. Z Å Årsmötet: Årsmötet är Seniorförbundets högsta beslutande organ och hålls årligen, oftast i slutet av januari i samband med Kommundagarna. Årsmöte: Detta är även lokalavdelningens och distriktens högsta beslutande organ. Skall hållas förslagsvis under verksamhetsårets första kvartal. Återremiss: Ärende som åter skickas till det beredande organet för förnyad behandling. Ä Ärende: Någonting som skall behandlas. Ö 13