Inbjudan till Ludvigsborg-Ro inge va gfo renings a rsmo te 2014

Transkript

1 Inbjudan till Ludvigsborg-Ro inge va gfo renings a rsmo te 2014 Kära Ludvigsborgare, Du som får denna inbjudan är registrerad som medlem i Ludvigsborg-Röinge vägförening. Årsstämman kommer hållas den 1 juni 2014 klockan 1000 i Byahuset i Ludvigsborg. Efter avtal med kommunen är det kommunen som ansvarar för driften av vägarna, men huvudman för vägarna i området är fortfarande vägsamfällighetsföreningen. Detaljplanerna i Ludvigsborg anger föreningen som fortsatt ansvarig, därför har föreningen ett formellt ansvar för vägarna i Ludvigsborg. Inte desto mindre viktigt är det då att hålla föreningen vid liv och vital. Du är välkommen att engagera dig i föreningen. Vi har speciellt behov att rekrytera dig som bor på Röingeborg och inne i Ludvigsborg. Anmäl ditt intresse till mig på Motioner till stämman skall vara styrelsen tillhanda senast två veckor innan stämman så att styrelsen kan bereda dem. Skicka in din motion till mig på rallarper@gmail.se. Motioner och övriga stämmohandlingar finns tillgängliga på föreningens hemsida Hjärtligt välkommen! Per Elis Jansson Ordförande

2 Dagordning årsmöte Ludvigsborg-Röinge vägförening 1 Val av ordförande för stämman 2 Val av sekreterare för stämman 3 Val av två justerare för stämman 4 Styrelsens och revisorernas verksamhetsberättelse 5 Ansvarsfrihet för styrelsen 6 Framställan från styrelsen och motioner från medlemmarna 7 Ersättning till styrelsen och revisorerna 8 Styrelsens förslag till utgift och inkomststat samt debiteringslängd 9 Val av styrelsen och val av styrelseordförande 10 Val av revisorer 11 Fråga om val av valberedning 12 Övriga frågor 13 Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt

3 Kommentarer till dagordningen 6 Framställan från styrelsen och motioner från medlemmarna Denna punkt ger styrelsen och medlemmarna möjlighet att lämna förslag om förändringar i föreningen. Enligt stadgarna skall dessa förslag vara styrelsen till handa två veckor innan årsmötet. Styrelsen föreslår att stadgarna ändras i 5 om att antalet styrelseledamöter från 5 till 3. Denna ändring skulle då gälla från årsmötet Vidare att 12 om fondering utgår eftersom föreningen inte har några inkomster. Denna ändring skulle då gälla från årsmötet Från förra stämman har motion om asfaltering av Röinge-Skoghemsvägen behandlats av styrelsen. Styrelsen rekommenderar stämman att avslå förslaget om asfaltering med hänsyn till att medel till asfalteringen ( kr) inte finns i föreningen samt att allmänintresset inte tillgodoses på bästa sätt. Alla inkomna motioner och förslag från styrelsen publiceras på föreningens hemsida ( senast två veckor före årsmötet. 7 Ersättning till styrelsen och revisorerna Dagens ersättning till de förtroendevalda är enligt följande. Beloppen grundar sig på ett prisbasbelopp som för 2013 är kronor. Ordinarie styrelseledamöter erhåller 1/12 av ett prisbasbelopp i årsarvode. Revisorerna erhåller 1/24 av ett prisbasbelopp i årsarvode. Ersättare till styrelsen och ersättare till revisorerna uppbär inget arvode. 8 Styrelsens förslag till utgift och inkomststat samt debiteringslängd Budgeten för 2014 som den är antagen av styrelsen finns bifogad i detta dokument. Förslag till föreningsavgift är fortsatt 0 kronor. Enligt avtalet med kommunen står kommunen för alla faktiska kostnader upp till ett och ett halvt prisbasbelopp. 9 Val av styrelsen och val av styrelseordförande Styrelsen består av fem personer samt två ersättare. Ordinarie ledamöter väljs på två år, ersättare väljs på ett år. Styrelsens ordförande utses av stämman bland de fem ordinarie. Styrelsen har under bestått av ordinarie ledamöter Per Elis Jansson (ordförande), Thommy Sandberg, Ingrid Andersson, Lars Hoffman, Jonas Svensson samt ersättare Kent Jönsson och Linus Nordström. Per Elis Janssons, Lars Hoffmans, Jonas Svenssons, Kent Jönssons samt Johan Troedssons förordnande går ut och platserna skall tillsättas genom val på årsmötet. Kontakta styrelsen om du är intresserad av att engagera dig i föreningen som styrelse ledamot, ordförande eller suppleant. 10 Val av revisorer Föreningen har två revisorer samt en revisorssuppleant. Vid årsmötet 2013 valdes Eva Wadenhorn och Kent Roger Jönsson som ordinarie revisorer på två år. Per-Henry Ekberg valdes som revisorssuppleant under ett år.

4 Per-Henry Ekberg har under året varit revisorssuppleant. Per-Henrys förordnande går ut och platsen skall tillsättas av årsmötet. Kontakta styrelsen om du är intresserad av att engagera dig i föreningen som revisor. 11 Fråga om val av valberedning Hittills har styrelsen utgjort valberedning för föreningen och styrelsen föreslår stämman att styrelsen fortsätter vara valberedning. Om några kan tänka sig utgöra valberedning mottages dessas anmälan tacksamt. 13 Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt Det justerade protokollet från årsmötet kommer inom två veckor att publiceras på föreningens hemsida samt att sättas upp på affärens anslagstavla.

5 Verksamhetsberättelse 2013 Styrelsen har under året haft 4 protokollförda möten. Antalet möten har kunnat hållas nere då inga omfattande oplanerade aktiviteter har försegåtts under året. Under året har utredningen av asfalteringen av Skoghemsvägen genomförts som årsmötet 2013 uppdrog till styrelsen att hantera. Styrelsen har från entreprenör begärt in offert. Entreprenör offererar att ta sig an jobbet till en kostnad om kronor. Vid asfaltering uppstår högre krav på dagvattenhantering och befintlig dagvatten avrinning bedöms inte vara tillräcklig utan måste dimensioneras upp vid asfaltering av backen för att tomterna vid vändplatsen inte skall få problem med dagvattnet. Hanteringen av dagvattenfrågorna beräknas kosta kronor. Bedömningen är att brunnen på Skoghemsvägens vändplan kan ta emot vattenmängderna, men den faktiska kapaciteten återstår genom empirism att avgöra. Styrelsen beslutade att rekommendera årsmötet att avslå motionen då kostnaderna för asfalteringen och dagvattenhanteringen överstiger föreningens tillgångar. Styrelsen har genom ett antal kontakter med kommunen för att påtala bristerna i väghållningen, bland annat Fasanvägens underhåll, skyltningen av bron över Kvesarumsån samt mer generellt den kommunala underhållsplanen för vägnätet i Ludvigsborg. En lista på 8 speciellt angelägna punkter har lämnats in till kommunen men kommunen har inte formellt svarat på föreningens kontakter. Styrelsen ser att kvaliteten på vägbeläggningen sjunker och sprickorna i asfalten utgör kapitalförstöring när vattnet kommer frysa sönder vägarna om vintern. Efter revisionens kommentarer har medlen på banken flyttats över till räntebärande konton och checkkrediten har avslutats. Föreningens bankkostnader kommer därmed framgent minska. Vägföreningen har tillsammans med Röinge-Tomtägareförening lyckats få kommunen att placera farthinder vid lekplatsen på Röingeområdet. Växtligheten i blomkrukorna vårdas av tomtägarföreningen medan krukorna tillhör tekniska förvaltningen i Hörby. Föreningen har inte haft någon anledning att agera mot kommunen med avseende på snöröjningen. Styrelsen uppfattar att kommunens entreprenörer har skött snöröjningen på ett tillfredsställande sätt. Få frågor från föreningens medlemmar har inkommit under verksamhetsåret, och de som inkommit har styrelsen i de flesta fall kunnat besvara skyndsamt. Per Elis Jansson (ordförande) Thommy Sandberg (ledamot) Jonas Svensson (ledamot) Ingrid Andersson (ledamot) Lars Hoffman (ledamot) Kent Jönsson (ersättare) Johan Troedsson (ersättare)

6

7 Revisionsberättelse Undertecknad revisor har granskat årsbokslut och bokföringen samt styrelsens förvaltning i Ludvigsborg-Röinge Vägförening för räkenskapsåret Det är styrelsen som har ansvaret för räkenskapshandlingarna och förvaltningen och för att årsredovisningslagen tillämpas vid upprättandet av årsbokslut. Revisorernas ansvar är att uttala sig om årsbokslutet och förvaltningen på grundval av revisionen. Revisionen har utförts i enlighet med god revisionssed i Sverige. Det innebär att jag planerat och genomfört revisionen för att med hög men inte absolut säkerhet försäkra mig om att årsbokslutet inte innehåller väsentliga felaktigheter. En revision innefattar att granska ett urval av underlagen för belopp och annan information i räkenskapshandlingarna. I en revision ingår också att pröva redovisningsprinciperna och styrelsens tillämpning av dem samt att bedöma de betydelsefulla uppskattningar som styrelsen gjort när de upprättat årsbokslut samt att utvärdera den samlade informationen i årsbokslutet. Som underlag för mitt uttalande om ansvarsfrihet har jag granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i föreningen för att kunna bedöma om någon styrelseledamot är ersättningsskyldig gentemot föreningen. Jag anser att revisionen ger mig rimliga grunder för mitt uttalande nedan. Årsbokslutet har upprättats i enlighet med årsredovisningslagen och ger en rättvisande bild av föreningens resultat och ställning i enlighet med god redovisningssed i Sverige. Styrelsens medlemmar har enligt min mening inte handlat i strid med föreningens stadgar. Dock har det funnits brister i dokumentation av bokförda transaktioner, vilket har försvårat revisionen och som gjort att revisionen tagit längre tid än brukligt. Genom vad som ovan nämnts med anledning av min granskning, så rekommenderar jag att stämman beslutar om ansvarsfrihet för styrelsen. Ludvigsborg den 5 maj 2014 Kent Jönsson

8 Utfall 2012, antagen budget med utfall för 2013 och budget 2014 Utfall 2012 Budget 2013 Utfall 2013 Budget 2014 Intäkter Statliga bidrag Kommunala bidrag Ränta Summa intäkter Kostnader Väginvestering Materialinköp Statsbidrag till kommunen Lokalhyra Uppvaktningar Kontorsmaterial Porto Styrelsearvode Bokslut, budget samt övrig adm Datakostnader, hemsida Föreningsavgifter Övriga oplanerade kostnader Bankkostnader Summa kostnader Resultat Kommentarer: Det positiva resultatet 2013 är en följd av att justeringarna för överföringarna av 2012 års statsbidrag som släpade in i Kommunen tog över driften av vägnätet den 4 april så diskrepansen hänför sig till kommunbidrag under 2012.