Granskning av byggprocessen, Strövelstorps skola

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av byggprocessen, Strövelstorps skola Ängelholms kommun Mars 2012 Sven Rosén, certifierad kommunal revisor

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Uppdrag Metod och avgränsning Redovisningsteori och praxis Materiella anläggningstillgångar Reparationer och underhåll Ny-, till- och ombyggnad Avskrivningsplan 3 2 Iakttagelser 3 3 Bedömning 4 Ängelholms kommun

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Revisorerna i Ängelholms kommun har beslutat att genomföra en granskning av om- och tillbyggnaden av Strövelstorps skola för att bedöma tillförlitligheten och säkerheten i styrningen och kontrollen av investeringsprojekt med avseende på beslutunderlag, löpande uppföljning, prognoser och slutredovisning. Tekniska nämnden har i början av 2010 behandlat ärendet Ombyggnation av Strövelstorps skolas innemiljö. Vid sammanträde 18 mars 2010 beslutade nämnden att godkänna framtaget förfrågningsunderlag och att upphandling får ske av ombyggnation av Strövelstorps skolas innemiljö. Beslutet baserades på kostnadsbedömningar framtagna av extern konsult enligt bilaga 1. Konsultens bedömning uppgick till en kostnad om 28 mnkr. I konsultens bedömning ingår inte hyra för provisoriska skollokaler och sedvanliga byggherrekostnader. Dessa kostnader bedömdes av teniska kontoret till två mnkr. Den totala kostnaden uppgick således till 30 mnkr. Tekniska nämndens beslut omfattar bedömd budget om 27 mnkr. Därutöver har beslut fattats om tre mnkr för utemiljö planåret Tre anbud avgavs varvid tekniska nämnden beslutade 17/ att anta BAB:s anbud om totalentreprenad om 23,5 mnkr. Efter beslut i kommunstyrelsen 1 december 2010 gavs starttillstånd för om- och tillbyggnad av Strövelstorps skola. Det totala budgetbeloppet angavs i beslutet till 27 mnkr. Därutöver har beslut tagits om yttre markarbeten om 3,0 mnkr. Konsekvensen av detta innebär att ombyggnadskostnaderna minskade med 3,0 mnkr. I sammanhanget skall noteras att direktiv saknades om vad som skulle förändras för att kunna behålla den nya kostnadsramen. 1.2 Uppdrag Revisionsfråga Har kommunstyrelsen och tekniska nämnden ändamålsenliga rutiner avseende byggprocessen? Kontrollfrågor: Är beslutsunderlagen tillräckliga (syfte, kalkyl, finansiering etc)? Är den löpande uppföljningen tillräcklig (mot budget och tidsplan)? Är rutinerna för slutredovisning tillräckliga (utvärdering, efterkalkyl etc)? Ängelholms kommun 1 av 5

4 1.3 Metod och avgränsning Granskningen avser Kommunstyrelsen och tekniska nämnden. Granskningen har genomförts genom samtal med tjänstemän och för projektet anlitad extern konsult. Underlaget som rapporten bygger på utgörs av protokoll, dokument och intervjuer. Granskad period omfattar åren 2010 och Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 1.4 Redovisningsteori och praxis I vårt kommunaldemokratiska system är en korrekt och objektiv externredovisning en förutsättning för att en politisk organisation eller andra intressenter skall kunna ta del av en kommuns ekonomiska förutsättningar. Den svenska redovisningsmodellen bygger på bokföringsmässiga grunder med hänsyn tagen till vissa specifika förutsättningar som normgivande organ uttalar. Den privata sektorn har även till viss del varit förebild i redovisningsfrågor. Syftet med kommunens redovisning är att ge en rättvisande bild av resultat och ställning som, tillsammans med annan information, kan ligga till grund för politiskt ansvarsutkrävande Materiella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar avser tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk. En förutsättning för aktivering av en materiell anläggningstillgång är att kommunen har kontroll över desamma och att det är sannolikt att den medför ekonomiska fördelar eller medför framtida servicepotential. Tillgången skall innehas med varaktighet och stadigvarande bruk. Huvudregeln är att tillgången tas upp till anskaffningsvärdet vid förvärvstillfället. Utgifter som innebär en förbättring av tillgångens prestanda i förhållande till den nivå som gällde vid den ursprungliga anskaffningen skall räknas in i anskaffningsvärdet. Alla andra utgifter för tillgången skall redovisas som kostnader i den period de uppkommer. Utgifter för att vidmakthålla tillgångens egenskaper och förmåga skall redovisas som kostnader i den period de uppkommer Reparationer och underhåll Reparation och underhåll, dvs åtgärder som syftar till att vidmakthålla en anläggnings tekniska och funktionella status, bokföres som kostnad den period som åtgärden utförs. När det gäller fastigheter är t ex ommurning av skorsten, omläggning av tak, målning och tapetsering exempel på reparation och underhåll. Hit räknas även ändringsarbeten avseende inredningen tex nya fönster- och dörröppningar och flyttning av innerväggar. Gränsdragningen mellan underhåll eller investering är ofta svår att avgöra. För att få en rättvisande bild bör samma principer användas över tid. Ängelholms kommun 2 av 5

5 1.4.3 Ny-, till- och ombyggnad Åtgärder som innebär standardförbättringar genom ny-, till- och ombyggnad ska i princip bokföras som investeringsutgift. Hit hör även andra åtgärder som höjer anläggningens allmänna standard. Exempel på sådana åtgärder är installation av toalett, utbyte av två- till treglasfönster i en fastighet. Endast mellanskillnaden mellan vad som betraktas som värdehöjande och normalt underhåll ska aktiveras. Stora svårigheter uppstår emellertid i praktiken vad gäller gränsdragningen mellan underhållskostnader och standardförbättrande åtgärder. Det är av vikt att bedömning görs initialt i samband med kalkylering av åtgärden. Det är även av vikt för kontinuiteten att likartade principer tillämpas. Förändras principerna bör upplysning härom lämnas i årsredovisningen Avskrivningsplan Det avskrivningsbara beloppet för en materiell tillgång skall periodiseras enligt en systematisk plan över tillgångens nyttjandeperiod. Perioden kan vara föremål för omprövning under perioden. 2 Iakttagelser Som framgår ovan beslutade kommunstyrelsen om starttillstånd med en budgetram om 27 mnkr varvid förutsattes att hela projekt skulle vara avslutat i augusti Kort tid efter igångkörningen av entreprenaden upptäcktes felaktigheter från tidigare byggnationer vilka b la varit upphov till mögellukt i lokalerna. Således följde omfattande saneringsåtgärder av felaktigheterna som tidigare inte varit kända. I sammanhanget skall noteras att mögellukten tidigare varit föremål för utredning, utan att problemet lösts. Orsaken till mögellukten har sin orsak i bla annat att dagvattenledningarna avslutats i krypgrunden. Detta tyder på avsaknad av kunskaper då fastigheten byggdes. Även andra åtgärder bedömdes nödvändiga att genomföra som tidigare inte varit kända. I maj 2011 beslutade kommunfullmäktige om en tilläggsbudget på 4,0 mnkr avseende utemiljöarbeten. Efter genomförd ombyggnad/reparation bedöms slutkostnaden bli 29,7 mnkr, exklusive mervärdeskatt. I denna kostnad ingår arbeten för underhåll och förbättringar av skolan som inte direkt tillhör entreprenaden men som borde vara åtgärdade tidigare. Beloppet härför uppskattas till 2, 7 mnkr, exkl mervärdeskatt. Beloppet har kostnadsförts i samband med årsbokslutet för Ombyggnad av yttre miljö och ombyggnadsarbeten av grunden (mögelskador) pågår och beräknas till 7, 3 mnkr, exklusive mervärdeskatt. I angivna belopp ingår Ätor (Ändrings-och tilläggsarbeten) om 3,8mnkr. Storleken av Ätor torde ge en fingervisning om vilka problem som tidigare inte åtgärdats. Ängelholms kommun 3 av 5

6 Nedlagda kostnader fördelas enligt följande; ,1 mnkr 2011 Innemiljö 14,1 mnkr 2011 Utemiljö 6,5 mnkr Summa 32,8 mnkr Därutöver tillkommer kostnader under För närvarande beräknas de totala kostnaderna hållas inom budget 34,0 mnkr enligt uppgift från projektledaren. Av beloppet har 2,7 mnkr belastat 2011 års resultat avseende eftersatt underhåll bilaga 2. 3 Bedömning Granskningens revisionsfråga har varit om kommunstyrelsen och tekniska nämnden har ändamålsenliga rutiner avseende byggprocessen. Vi bedömer att kommunstyrelsen och tekniska nämnden har ändamålsenliga rutiner avseende den granskade byggprocessen för Strövelstorps skola. De beslutsunderlag som tagits fram är enligt vår bedömning tillräckliga. Dock understiger budgeterat belopp den kostnad som beräknats av konsulten. Motiv till denna reducering av budgeten har inte kunnat utrönas. Vår bedömning är att den löpande ekonomiska uppföljningen är ändamålsenlig. Byggentreprenaden av Strövelstorpsskolan har dragit ut på tiden vilket även inneburit att slutredovisningen ännu inte avslutats. Vår bedömning är dock att rutinerna härför är ändamålsenliga. Utöver det som berör granskningens revisionsfråga vi vill uppmärksamma följande: Mögellukt har förekommit i lokalerna under många år varför man kan ifrågasätta tidigare utförda åtgärder och dess professionalism för att åtgärda problemen. En intern utvärdering härav bör göras. Det kan inte uteslutas med tanke på de byggproblem som uppdagats att betydligt större belopp är att betrakta som reparation och underhåll dvs belopp härför skall kostnadsföras. Se ovan under redovisningsteori om utarbetande av principer för åtskillnad av underhåll och standardförbättring. Nedlagda kostnader är omfattande och stora. Trots detta har inte samtliga åtgärder vidtagits som är av underhållskaraktär, se bif bilder. Detta är exempel på effekten av att tillräckliga medel inte anslogs. Kommunens största anläggningskapital utgöres av fastigheter. Underhåll och förbättrande åtgärder krävs löpande för att bibehålla värdet och funktionalitet. Att vara restriktiv med åtgärder leder till framtida fördyringar. Ängelholms kommun 4 av 5

7 Sven Rosén Sven Rosén, Projektledare Carl-Gustaf Folkeson, Uppdragsledare Ängelholms kommun 5 av 5