Inköp och användning av fordon i tjänsten

Transkript

1 N STYRDOKUMENT 1/6 Beslutad: Kommunchef Gäller fr o m: Myndighet: Diarienummer: Ersätter: Ansvarig: Kommunstyrelsen KS/2014: Teknik- och servicekontoret, Fordonsenheten Inköp och användning av fordon i tjänsten Inköp av fordon Miljöbilsdefinition (Förordning 2009:1) vid dessa reglers utfärdande med senaste uppdatering gällande från , SFS 2011:351. Uppdateringar i förordningen kontrolleras vid reglernas användning. Det innebär att fordon som införskaffas efter att ny förordning eller ändring av förordning trätt i kraft ska bedömas efter den nya definitionen. Fordonen avropas enligt gällande ramavtal. Beslut om val av fordon sker efter analys där verksamhetens behov verifieras och dokumenteras och där hänsyn tas till miljöegenskaper, funktion och säkerhet. (Gäller ej utryckningsfordon). Beräkning enligt Livscykelkostnad (LCC) tillämpas för val av fordon. Det innebär att hänsyn tas till kostnader under fordonets brukningstid, det vill säga det antal år det beräknas bruka fordonet. Centralt fordonsansvar Fordonsenheten har det samlade ansvaret för kommunens fordonsflotta för personbilar, lätta lastbilar och släpkärror. Ansvaret omfattar inte tunga fordon, arbetsmaskiner eller Räddningstjänst där ansvaret ligger på respektive kontor. En centralt utsedd person med övergripande ansvar för hur organisationens fordonsflotta används ska finnas. 1. Ansvara för kommunens aktuella och kompletta fordonsförteckning. 2. Ansvara för om och när och hur fordon ska leasas/köpas, behållas, avyttras och avtalsbevakning mot ramavtal och försäkringar samt avveckling av äldre fordon. 3. Behörig beställare gentemot drivmedelsbolagen för beställning av drivmedelskort. 4. Uppföljning av kommunens totala bränsleförbrukning, körsträcka och typ av bränsle samt privata mil i tjänsten. 5. Samverka med upphandlingen/inköp och i samarbete säkerställa att inköp/leasing sker enligt ramavtal.

2 6. Utvärdera behov av utbildning, uppföljning, alternativa lösningar på en kommunövergripande nivå, t.ex. bilpool. 7. Kontinuerligt behovsanpassa och optimera kommunens fordonsflotta, flytta om fordon mellan enheter för att få en utjämnad körsträcka per bil grundad på uppföljning 8. Ansvara för central uppföljning och utvärdering av fordonsskador. 9. Ansvara för, i samråd med upphandlingen, inköp av externa tjänster som service, däck, försäkringar m.m. 10. Ansvara för inköp av interna tjänster för transporter m.m. via Socialkontoret, Arbetsmarknad- och sysselsättningssektionen, ASS. 11. Ansvara för att det finns rutiner/checklistor för att kontrollera underhåll och uppföljning av fordon. 12. Fordonsenheten har skyldighet att påtala brister i fordonsparken eller missbruk av fordon. 13. Fordonsenheten bevakar hur policyn efterlevs och informerar förvaltningens ledningsgrupp. 14. Omvärldsbevakning. 15. Ingå i regionalt nätverk för fordonsansvariga. Lokalt fordonsansvar En skötselansvarig person ska utses som har det operativa ansvaret för fordonen/fordonet. 1. Kontaktperson/skötselansvarig för enhetens fordon. 2. Samverka med och rapportera till centralt fordonsansvarig och gemensamt säkerställa enhetens optimala användning av fordonen för ev. uppföljning, omflyttning, behov m.m. 3. Medverka vid rapportering per bil om enhetens bränsleförbrukning, körsträcka och typ av bränsle enl. givna rutiner. 4. Säkerställa att service, tvätt m.m. sker enl. tillverkarens rekommendationer och beslutade rutiner. Omfattar även service av alkolås. 5. Rapportera avvikelser och praktiska frågor om incidenter och olyckor, se till att skadeanmälan skrivs och lämnas till centralt fordonsansvarig. 6. Se till att Körjournal finns i fordonet. 7. Se till att skadeanmälningsblankett finns i fordonen. 8. Se till att serviceboken finns i handskfacket och läggs fram på passagerarsätet inför service. 9. Se till att extra munstycken till alkolåset finns i handskfacket. 10. Se till att märkband för viltolycka finns i bilen. Fordonsförarens ansvar Föraren har eget ansvar att sätta sig bakom ratten i körbart skick t.ex. utvilad och inte påverkad av alkohol, droger eller mediciner som kan påverka körförmågan. Ställ in stol och backspegel och använd alltid bälte. Föraren ansvarar för att bilens lastas på ett säkert sätt. Prata inte i en lös mobiltelefon då du kör. Du representerar kommunen och ska vara ett föredöme i trafiken samt mån om att visa hänsyn och efterleva trafikregler. Förare är skyldig enligt lag att kunna märka ut platsen vid en kollision med djur. 2/6

3 3/6 Behov av personbil, lätt lastbil eller släpkärra Enheten anger behov av fordon skriftligen på blankett från fordonsenheten och som undertecknas av enhetschef. Vid nybehov gäller 4 månaders framförhållning. Om hyrbil tas in står enheten för hela kostnaden de första 4 månaderna. Fordonsenheten tillhandahåller fordon motsvarande behovet och svarar för inköp, leasing, besiktning, skatt, försäkring, service, reparationer inkl. material, skifte av sommar-/resp. vinterhjul (inkl. rengöring) samt förvaring av däck. Då Fordonsenheten kallar in fordonen för besiktning, reparationer etc. sker detta i regel en vecka före utsatt tid. ASS lämnar och hämtar fordonet hos kund och lämnar det till verkstad. Intern debitering av fordon sker i samråd med ekonomienheten. Beräkningar görs utifrån beräknad brukningstid och totala kostnaden för fordonen. Avgiften tas ut innevarande månad och med en tolftedel per månad. Hyrestagarens åtagande Fordonen ska hållas i representativt skick och tvättas ut- och invändigt. De som använder fordonen representerar kommunen och ska självklart efterleva trafikreglerna och visa hänsyn i trafiken. Hyrestagaren får inte förändra fordonet eller dess inredning utan tillstånd från Fordonsenheten. Hyrestagaren får endast använda fordonet i sin verksamhet vid tjänsteförrättning för Strängnäs kommun. Fordonen får inte användas för något som helst privat bruk. Utanför tjänstetid ska fordonen stå uppställda vid tjänstestället. Undantag för viss typ av beredskapstjänst, som har specialutrustade tjänstefordon och som vid utryckning måste dirigeras direkt till felkällan. Lastskydd ska vara monterat vid lös last i kupéutrymmet. Säkerhetsbälte ska alltid användas. Rökning får ej förekomma i fordonen. Pälsdjur får ej förekomma i fordonen. Förare som regelbundet transporterar barn eller brukare bör ha kunskaper i första hjälpen och brandskydd. Hyrestagaren sköter tankning och fyller på spolarvätska, tvättar och städar fordonet, kontrollerar däcktrycket, kontrollerar olja och bekostar ev. egen parkering/garage. Spolarvätska ska köpas via drivmedelsbolagen på tankkortet. Körjournal ska alltid fyllas i och föras årsvis per fordon enl. Skatteverkets rekommendationer. Körjournalerna ska årligen sändas in till Fordonsenheten som tillhandahåller nya. Passagerare som ej ur kommunens perspektiv har ett yrkesmässigt behov av att bli transporterade ska ej åka med i tjänstefordon.

4 Kontroll av att behörigt körkort finns ska göras av verksamheterna. STYRDOKUMENT Kör sparsamt och miljöeffektivt - Kontrollera lufttrycket i däcken varje månad. - Växla så tidigt som möjligt då du accelererar (högre växlar är mer ekonomiskt vad gäller bränsleförbrukning) - Planera din färd, undvik hastiga inbromsningar, släpp gasen och rulla mot korsningar och trafikljus, motorbromsa - Håll hastighetsgränserna och håll jämn gas, låt hastigheten pendla lite upp och ner vid små med- eller motlut. - Använd motorvärmare - Kör inte på tomgång stäng av motorn även vid korta stopp. - Stäng av klimatanläggningen då den inte behövs. Använd munstycken till alkolåsen många gånger och diska dem emellan Akut hjälp ASS svarar för akut hjälp, vardagar, dagtid för starthjälp eller punktering inom kommunens gränser. Övrig tid ring Bilbärgningen/Assistancekåren samt meddela fordonsenheten. Avgifter, böter Trängselskatt betalas av resp. enhet/användare av fordonet. Böter och parkeringsbot för förseelser betalas av resp. förare. Besiktning Fordonsenheten och hyrestagaren ska gemensamt besiktiga fordonet vid överlämnande. Fordonsenheten kallar in fordonet inför den besiktning som utförs av Bilprovningen. Hyrestagaren ska hålla fordonet tillgänglig för besiktning. Fordonet hämtas av ASS. Inför besiktningen ingår avspolning av fordonet samt att varningstriangeln läggs fram. Drivmedelskort Drivmedelskort beställes enbart genom Fordonsenheten som är behörig beställare gentemot drivmedelsbolagen. Drivmedelsförbrukningen ska mätas och faktisk förbrukning ska redovisas årligen. Därför ska fordonets mätarställning knappas in vid tankning. Däckbyte/hjulskifte Fordonsenheten aviserar när det är dags för hjulskifte/däckbyte och tider för däckbyte bokas in. Fordonsenheten och däckleverantör gör gemensam kontroll av 4/6

5 däcken och bedömer behov av nyanskaffning inför varje säsong. Bytet sker hos avtalad däckverkstad som också rengör och förvarar däcken. Ersättningsfordon Vid service, reparation, besiktning eller då Fordonsenheten begär in fordonet, står Fordonsenheten för ersättningsfordon om behov föreligger. ASS transporterar ersättningsfordon till kund. Ersättningsfordon ska alltid skaffas via Fordonsenheten. Försäkring Fordonsenheten ser till att fordonen är försäkrade. Fordonsenheten hanterar kontakter mellan kommunen och försäkringsbolaget. Röda bilmappen Röda bilmappen finns till alla personbilar och lätta lastbilar. I denna finns förteckning över verkstäder med telefonnummer, skadeanmälningsblankett, viltband, uppgift om serviceintervall samt andra tips och råd om kontaktpersoner, motorvärmare, alkolås m.m. Service eller reparation Kontaktperson meddelar fordonsenheten om behov av service eller reparation. Fordonsenheten sköter kontakter med verkstad, ersättningsfordon och hur transporten ska gå till. Skada Vid trafikolycka ska hyrestagaren omgående fylla i skadeanmälan tillsammans med motparten och, då parterna är oeniga eller anser det behövligt, göra polisanmälan. Vid parkeringsskada ska polisanmälan göras. Hyrestagaren ska anmäla skada på fordonet så snart den upptäcks och fylla i skadeanmälan. Föraren ska överlämna denna och visa upp fordonet/skadan för fordonsenheten. Vid skada står hyrestagaren för självrisk och för alla kostnader som inte täcks av försäkringen, inkl. kostnader för ersättningsfordon, då hyrestagaren bedöms som vållande. Tvätt Fordonsenheten svarar för 2 tvättar per år och fordon. ASS ombesörjer tvättningen hos avtalat bolag och kontaktar hyrestagaren om tider. 5/6

6 6/6 Upphörande Hyrestagaren ska meddela Fordonsenheten senast två månader före då behov av fordonet upphör. Verkstad Grundprincipen är att det märke bilen har den verkstaden ska anlitas och alltid de första tre åren då bilen har vagnskadegaranti. Fordonsenheten meddelar om annat avtal om verkstad ska gälla. Enheterna får fråga verkstäderna om viss rådgivning, därefter är rutinen att Fordonsenheten kontaktas. Fordonsenheten bokar tid hos verkstad. Se även; Rese och fordonspolicy, KF , 47 och Riktlinjer för resor och fordon i tjänsten, KS , 234.