Anvisningar för arbetet med internbudget 2013 avseende institutioner och KU/ forskning

Transkript

1 Konstfack Oktober 2012 Ekonomienheten Reviderad Tord Ahlenius Anvisningar för arbetet med internbudget 2013 avseende institutioner och KU/ forskning Generella anvisningar Dessa anvisningar avser endast arbetet med den ekonomiska delen av budgeten. 1) Allt budgetmaterial från institutioner/ku ska lämnas in på den framtagna budgetblanketten, ett dokument med bilagor som flikar. Den finns inlagd som mall på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget Observera att ni måste kopiera mallen innan ni börjar arbeta med den. Viktigt att särskilja institutioner/ku och förvaltning/bibliotek Observera att det är olika blanketter för institutioner/ku respektive förvaltning/ bibliotek. Det är endast ett dokument med flikar som kopplas till sammanställningsblanketten. Det finns summeringar inlagda för vissa rader samt till totalsumman. Observera att blåmarkerade rutor hämtar uppgifter från underliggande flikar. Skriv aldrig direkt i blåmarkerade rutor! Man fyller i namn på institution/ku på sammanställningsblanketten. Därefter förs namnet in automatiskt på alla underliggande blad. Viktigt är att man måste skilja på kostnader för stödverksamhet respektive kärnverksamhet. Stödverksamheten ska endast avse den del som ska belasta den anslagsfinansierade verksamheten, se vidare bilaga 6. Motsvarande gäller även för de högskolegemensamma kostnaderna Kommentarer som inte ryms på budgetblanketten får gärna lämnas på separata dokument, med hänvisning till respektive bilaga. För detta ändamål finns dock inga centrala mallar. 2) All budgetering skall ske i tusentals kronor, tkr (undantag bilaga 3, inredning och utrustning där beräkningarna görs i kronor, men totalsumman förs sedan över i tkr till sammanställningsblanketten). 3) Underlag avseende en preliminär personalbudget 2013 distribueras till var och en från personalenheten. Uppgifter om kostnader 2013 för investeringar t.o.m. september 2012 finns på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget Motsvarande kommer att gälla för fördelning av lokalkostnaderna för

2 Personalbudget Separat underlag distribueras till var och en. För institutionerna/ku indelas kostnaderna i kärnverksamhet respektive stödverksamhet. Man ansvarar själv för att kvalitetsgranska underlaget för personalbudget, så att det stämmer överens med den egna verksamheten. Summan för kärnverksamheten på institutionerna/ku (som inkluderar sociala avgifter, se nedan) förs in på sammanställningsblanketten. Personalunderlaget för institutionernas/ku:s stödverksamhet används för att beräkna kostnader för den totala stödverksamheten, se vidare bilaga 6. De potter som finns för löneförhandlingar kommer att reserveras centralt i budgetarbetet och fördelas sedan per institution/enhet i förhållande till förhandlingsresultatet. På bilaga 1 budgeteras förslag till förändring av befintliga anställningar och eventuella förslag på nyanställningar. Förslag till nyanställningar skall finansieras inom givna ramar. På samma bilaga redovisas behov av resurser för tillfälligt anställda i undervisningen, såsom gäst- och timlärare, examinatorer m.m. Sociala avgifter i budget 2013 Fast anställda (som erhåller lön via ordinarie lönerutin, Palasso) Förutom ordinarie lön beräknas semestertillägget till 0,44 % av månadslönen per semesterdag. Semestertillägget betalas ut vid det ordinarie löneutbetalningstillfället i samband med eller närmast efter semestern. För att förenkla budgetarbetet är semestertillägget inkluderat i procenttalet för sociala avgifter för att kunna beräkna rätt budgeterad årskostnad. Avgiften för försäkringsmässiga premier är myndighetsspecifik och baseras på åldersstruktur, lönenivåer etc. Avgiften för försäkringsmässiga premier 2013 är en preliminär uppskattning och baseras på en prognos från Statens Tjänstepensionsverk. De preliminära avgifterna för 2013 är enligt nedan. Semestertillägg för ,283 % (beräknas på grundlönen) På lön + semestertillägg tillkommer följande sociala avgifter: Arbetsgivaravgifter 31,42 % (oförändrat jmf med 2012) Försäkringsmässiga premier 8,00 % (prel 0,3% högre än budget 2012) Individuell ålderspension 2,50 % (oförändrat jmf med 2012) Särskild löneskatt IÅP 0,605 % (oförändrat jmf med 2012) Kåpan, kompl ålderspension 2,00 % (oförändrat jmf med 2012) Särskild löneskatt, Kåpan 0,49 % (oförändrat jmf med 2012) Trygghetsstiftelsen 0,355 % (oförändrat jmf med 2012) Kompetensutv./RALS 0,30 % (oförändrat jmf med 2012) Medlemsavg. Arbetsgivarverket 0,085 % (oförändrat jmf med 2012) 2

3 Preliminära sociala avgifter 45,755 % I budgeten beräknas påslaget, som även täcker semestertillägg och sociala avgifter på det, för fast anställda till 47,62 % (baserat på månadslön) Gäst-/timlärare Sociala avgifter för gäst-/timlärare kan variera med ålder etc. I budgeten beräknas sociala avgifter för gäst-/timlärare för säkerhets skull till 45,755 % (kan alltså bli lägre). För frågor angående de sociala avgifterna, kontakta Tord Ahlenius. Frågor angående personalbudgetunderlagen besvaras av Petra Pilgelt. Personalutveckling och arbetsmiljöåtgärder, bilaga 2 1) Personalutveckling Här redovisas behov av personalutveckling under 2013, med angivande av syftet/vilken kompetens som tillförs. Observera att fortsatt satsning skall göras på personalutveckling 2013, samtliga institutioner och enheter skall avsätta minst 1 % av sin budgetram till personalutveckling. På blanketten anges också önskemål om centralt anordnade institutions- /enhetsövergripande aktiviteter, t ex dator-, språk- och pedagogisk utbildning samt arbetsmiljöutbildning, specificera gärna. För frågor angående personalutveckling, kontakta Johanna Öberg. 2 ) Arbetsmiljö Kommer det att under 2013 behövas större egna ekonomiska insatser för arbetsmiljöåtgärder? Det kan till exempel röra sig om kostnader för rehabilitering, grupputveckling etc. Anges under egen rubrik. Åtgärder för att undanröja hälsorisker etc som kräver investeringar (> kr, motsvarar ½ prisbasbelopp 2013) tas upp på bilaga 3. Se över era handlingsplaner för arbetsmiljön i samband med budgetarbetet. För arbetsmiljöfrågor, kontakta Stefan Larsson, arbetsmiljösamordnare. 3

4 Investeringar, bilaga 3 För investeringar som gjorts t o m september 2012, finns en separat beräkning av kostnaden för 2013 på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget Denna summa är bara att föra in på sammanställningsblanketten. Observera att den för vissa institutioner/enheter måste kompletteras med kostnader 2013 för investeringar under perioden oktober - december 2012, enligt den beslutade investeringsbudgeten för Vid oklarhet, kontakta Tord Ahlenius. Det totala investeringsutrymmet för 2013 begränsas preliminärt inte vad avser låneramen för Sett ur resultatsynpunkt, d.v.s. kostnaden för avskrivningar och räntor, är dock utrymmet troligtvis begränsat. Det är därför viktigt att bara prioriterade investeringar tas upp som budgetförslag i prioritetsordning på bilaga 3. Fördela investeringarna på första respektive andra halvåret. Ordinarie investeringar i datorer och kringutrustning, presentationsutrustning och mindre investeringar till den egna institutionen/enheten skall finansieras inom den egna budgetramen. Observera att anskaffningsvärdet skall uppgå till minst kr för att klassas som en investering (motsvarar ½ prisbasbelopp 2013). Förbrukningsinventarier och datautrustning förbrukningsinventarier (under kr), tas upp under driftskostnader, bilaga 4. Detta gäller även dataprogram och licenser. Budgeteringen av avskrivningar och räntor för nyinvesteringar 2013 görs på bilaga 3. Allmänt om avskrivningar och räntor, samt exempel Grundregler 1) Avskrivningar beräknas alltid på anskaffningsbeloppet 2) Internräntan beräknas på restvärdet (anskaffningsbelopp minus gjorda avskrivningar). För investeringar t.o.m beräknas avskrivningar för 2013 på anskaffningsvärdet. Internräntan för 2013 beräknas på restvärdet, dels per , dels per

5 Beräkning av kostnader för nyinvesteringar 2013 Vid budgetering av nyinvesteringar 2013 skall dock både avskrivning och ränta beräknas på anskaffningsbeloppet (för att förenkla beräkningarna). Var uppmärksam på att avskrivningar och räntor beräknas fr.o.m. anskaffningsmånaden. Observera att det finns inlagda formler i bilaga 3 som ska underlätta beräkningen av kostnader. För att det ska fungera gäller följande: Ange anskaffningsbelopp i kronor Investeringsmånad ska anges med siffra, exempelvis 4 för april Fyll i avskrivningstid med månader Den totala kostnaden för avskrivningar och räntor förs automatiskt över till sammanställningsblanketten. Avskrivningstider för olika investeringar Typ av investering Avskrivningstid Avskrivning/månad *) Maskiner o tekn anl 8 år = 96 månader Anskaffningsbelopp/96 *) Inredning 10 år = 120 månader Anskaffningsbelopp/120 * Datautrustning, fotoutrustning, presentationsutrustning, kontorsmaskiner och utrustning för fastighetsskötsel 3 år = 36 månader Anskaffningsbelopp/36 Internränta Internräntan för 2013 är beräknad till 1,4 %. Nedan följer exempel på två investeringar som görs under 2013 och hur man beräknar avskrivningar och internränta. 1) Investering under perioden januari-juni En dator köps in i mars för kr. Avskrivning och ränta skall då beräknas för perioden mars-december, dvs 10 månader. Avskrivningstiden för en dator enligt ovan är 36 månader. *) Avskrivning = /36 x 10 = kr *) Ränta = x 0,014 = 420 kr på helårsbasis Ränta mars-december, 10 månader = 420/12 x 10 = 350 kr 5

6 2) Investering under perioden juli-december En svarv köps in i oktober för kr. Avskrivning och ränta skall då beräknas för perioden oktober-december, d.v.s. 3 månader. Avskrivningstiden för en svarv enligt ovan är 96 månader. *) Avskrivning = /96 x 3 = kr *) Ränta = x 0,014 = 700 kr på helårsbasis Ränta oktober-december, 3 månader = 700/12 x 3 = 175 kr Summa avskrivningar + räntor (feta inramade rutor) för punkt 1 och 2 summeras till rutan längst ner på bilaga 3, Summa avskrivningar + räntor, avrundat till närmaste tusental kronor. Beloppet förs automatiskt in på sammanställningsblanketten. Driftskostnader, bilaga 4 Här redovisas kostnader för material, förbrukningsartiklar, resor etc. som behövs för den löpande driften. Redovisa under de rubriker som passar verksamheten bäst. Observera att kostnader för tillfälligt anställda i undervisningen, ex.vis gäst- och timlärare, redovisas på personal, bilaga 1. OBS! Större resekostnader redovisas på bilaga 5. På bilaga 4 redovisas även kostnader som inte redovisas under någon övrig rubrik. Det kan exempelvis röra sig om någon kostnad som är av engångskaraktär och som inte är en normal kostnad i verksamheten. OBSERVERA! Endast kostnader för den anslagsfinansierade kärnverksamheten. Resor, bilaga 5 Större planerade resor, där varje resa överstiger en kostnad på 10 tkr, budgeteras på bilaga 5. En beskrivning skall göras av vilken typ av resa det avser, vilket ändamål och syfte det är med resan. Deltagare, samt vilka typer av kostnader som resan är förknippade med skall specificeras. Stödverksamhet, bilaga 6 I och med övergången till den nya redovisningsmodellen, behöver kostnaden för stödverksamheten räknas fram separat. För att kunna beräkna hur stor del av stödverksamhetens kostnader som ska finansieras av anslag respektive av externa medel, måste uppgifter avseende lönekostnader specificeras. Uppgift behövs om de totala beräknade lönekostnaderna, inklusive sociala avgifter, enligt följande: Ordinarie grundutbildning (inklusive kostnaden för gemensamma kurser) Utbildning för yrkesverksamma Externfinansierad grundutbildning Externfinansierad forskning Kostnaderna ska avse kostnader för fast personal, gäst- och timlärare och beräknade köpta undervisnings- respektive forskningstjänster (konto 571* och 573*). 6

7 OBSERVERA! När det gäller fristående kurser får ni göra en grov beräkning av hur stora lönekostnaderna är. De totala kostnaderna för kärnverksamheten ska fördelas i följande gruppering, se vidare bilaga 6: Ledning (exklusive personalutveckling o drift prefekt) Utbildnings- och forskningsadministration Ekonomi- och personaladministration Infrastruktur och service Personalutveckling och drift prefekt En uppdelning ska göras av kostnader inklusive respektive exklusive lokalkostnader, se vidare bilaga 6. I blanketten beräknas automatiskt en % -sats för institutionens stödverksamhet och andelen av institutionens stödverksamhet som ska belasta grundutbildningsanslaget förs över till sammanställningsblanketten. Lokalkostnader Underlag för lokalkostnader publiceras på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget Sammanställningen avser en totalkostnad för de ytor som disponeras. I de fall det sitter externfinansierade projekt, doktorander etc. i era lokaler, ska dessa kostnader inte tas med i den anslagsfinansierade verksamheten. Den kostnaden måste debiteras respektive projekt/doktorand som en interndebitering i samråd med KU-nämndens kansli. Uppgift om genomsnittlig kostnad per kvm kontorsyta kommer att beräknas för Konstfack som helhet. Observera att lokalkostnaden för stödverksamheten ska ingå i de totala budgeterade kostnaderna för stödverksamheten. Högskolegemensamma kostnader Underlag för respektive institution/ku:s andel av de högskolegemensamma kostnaderna, kommer att distribueras innan er slutliga budget ska vara inlämnad till ekonomienheten. Årlig plan för inköp överstigande kr, bilaga 7 För att kunna planera upphandlingsarbetet under 2013, ska en årlig inköpsplan som följer budgetarbetet på Konstfack tas fram. Vi behöver därför få information om större inköp i samband med budgetarbetet. Det planerade årliga inköpsbehovet för 2013, överstigande kronor, uppdelat på investeringar och driftskostnader, ska redovisas. Som driftskostnad kan t.ex. räknas större inköp av lera eller färg. 7

8 Endast inköp som redovisats i den årliga planen garanteras internt upphandlingsstöd. För inköp som inte har redovisats i samband med budgetarbetet kan upphandlingsstöd behöva köpas in via konsulttjänst. Eventuell kostnad för konsult tas av enhet/institution. För ändamålet finns en särskild blankett, se bilaga 7. Observera att blanketten är fristående från sammanställningsblanketten. För frågor kring inköp, kontakta Nille Sandberg. Frågor kring budgetarbetet För övergripande frågor kring budgetarbetet, kontakta Tord Ahlenius. För vissa specifika frågor, se respektive handläggare i anvisningarna. 8