Rutin för rekvisition av läkemedel till Kommunala förråd inom Region Gotland

Transkript

1 RUTIN 1 (6) Rutin för rekvisition av läkemedel till Kommunala förråd inom Region Gotland Allmänt Leverantör Leverantör av läkemedel till enheter inom Gotlands Region är Apotek Hjärtat som finns i Kalmar. Öppettider Apotek Hjärtat Måndag-fredag: Bakjour övrig tid: (minicall) Frågor Allmänna frågor kring läkemedel, sortiment, läkemedelshantering mm Kontakta Sjukhusapoteket :Måndag-fredag (juni-augusti ) Telefon: E-post:sjukhusapoteket@gotland.se Inköp & Faktura Kontakta Ekonomi- och EFH (elektronisk fakturahantering) support. Måndag-fredag (lunch ).Sommaren 2014 vecka Måndag-fredag Telefon: (26) 9999 val 2 Frågor kring leveranser m.m. Kontakta Apotek Hjärtat Telefon: Bakjour: (minicall) Fax: E-post: vardomsorg.gotland@apotekhjartat.se (leveransfrågor) E-post:order.gotland@apotekhjartat.se (order) Beställningssystem Läkemedel beställs via Inköp & Faktura, Region Gotlands e-handelssystem. Användarmanual för inköp i Inköp & Faktura finns på HSF intranätsida under rubriken Läkemedel Behöriga beställare läggs upp i systemet av Ekonomi- och EFH supporten. Blanketten för nya beställare, ändringar och avslut finns på HSF intranätsida under rubriken Läkemedel Blanketten fylls i och skrivs under av beställare och ansvarig chef. Blanketten skickas till Ekonomi- och EFH supporten. Beställaren blir sedan kontaktad för utbildning och inloggningsuppgifter.

2 RUTIN 2 (6) Beställning av läkemedel Beställningstyp Stopptid Utleverans Kostnad Tidigast lev i IoF Normalbeställning 9.30 vardag Expressbeställning Under öppettid = 8-16 vardagar Nästa dag Kl 8:00 till godsmottagningen Inom Visby:leverans efter kl 13 vardagar samma dag som till godsmottagningen Landsbygden: leverans dagen efter leveransen till godsmottagningen Enligt Akutbeställning Bakjour Enligt Fast beställningsdag 104 kr/rad Inget datum angivet= leverans nästa dag.(det finns på lager) Morgondagen datum= levereras dag två (om det ej finns på lager) 146 kr/rad Ta telefonkontakt med Apotek Hjärtat. Beställning skickas enligt 8065kr/rad + ev. tillägg Ta telefonkontakt med Apotek Hjärtat. Beställning skickas enligt 104 kr/rad Ange faktiskt leveransdatum Kan anges max 14 dagar framåt Expressbeställning Används när akut behov av läkemedel uppkommer under Apotek Hjärtats öppethållande. Alltså fram till klockan 16 mån fre. Beställning görs via Inköp & Faktura. Telefonkontakt tas omgående med Apotek Hjärtat för om när läkemedlet kan levereras.

3 RUTIN 3 (6) Akutbeställning Används när akut behov av läkemedel uppstår utanför Apotek Hjärtats öppettider. Kontakta bakjoursfarmaceut, telefon (minicall) Överenskommelse sker per telefon om hur beställning ska göras samt hur och när läkemedlet ska levereras. Kostnad kr samt kostnad för transport. Kontrollera alltid totalkostnaden och stäm av med ansvarig läkare! Fast beställningsdag Används när kommunala sjukhem/säbo på landsbygden inom Region Gotland ska beställa i första hand kylvaror. Faktiskt leveransdatum ska anges efter när körturerna går från Sjukhusapoteket. Körtur schema: Norra turen: Onsdagar. Mellersta turen: Tisdag, onsdag, torsdag och fredag. Södra turen: Tisdag och torsdag. Tänk på att Vårdapoteket skickar beställda varor vardagen före utkörning sker till landsbygden! Ingen extra kostnad utgår. Rutinen kan också användas för rekvirering av ej kylförvarade läkemedel. Sortiment i Inköp & Faktura Prislistan i Inköp & Faktura upptar alla läkemedel samt en del handelsvaror. I prislistan visas det faktiska priset = nettopris, vilket innebär att för läkemedel som är upphandlade av landstinget visas det upphandlade priset. I prislistan, i kolumnen Tidigast lev, visas vilka varor som normalt lagerförs hos Apotek Hjärtat (0) inget datum angivet och om någon vara är restnoterad under längre tid (999) ett långt framskridet datum visas. Det betyder oviss leveranstid. Vid frågor kring sortimentet kontakta Sjukhusapoteket tel: 9952 För handelsvaror kontaktas Varuförsörjningen tel: Kommunala förråd på äldreboenden har sina basläkemedel upplagda i en beställningsmall. Sjukhusapoteket ansvarar för dessa beställningsmallar. Beställning av läkemedel som inte finns upptagna i prislistan Läkemedel som inte finns upptagna i prislistan t.ex. vissa extemporeläkemedel och licensläkemedel beställs första gången via rekvisition som faxas alternativt mejlas till Apotek Hjärtat. Rekvisitionsblankett från Apotek Hjärtat finns som länk på vår hemsida under Läkemedel Fax nr: E-post: order.gotland@apotekhjartat.se

4 RUTIN 4 (6) Felbeställning För att annullera en skickad beställning innan varorna har levererats måste kontakt tas med Apotek Hjärtat som kommer att bedöma om ordern kan stoppas. Om felbeställning (fel vara, fel antal) upptäcks vid leverans kontakta snarast Apotek Hjärtat för diskussion huruvida det är möjligt att varan tas i retur och krediteras. Apotek Hjärtat är ej skyldig att ta tillbaka felbeställda varor! Det är därför viktigt att alla beställningar i Inköp & Faktura är korrekta innan de skickas till Apotek Hjärtat. Restnoterade varor Vid akut behov tag kontakt med Apotek Hjärtat. Restnoterad vara levereras när varan åter finns tillgänglig. Kostnaden för att hantera orderraden debiteras vid första delleveransen, läkemedelskostnaden debiteras vid respektive leveranstillfälle. Utbyte av varor Apotek Hjärtat kommer att göra en rimlighetsbedömning avseende beställt antal per orderrad. Kontakt tas med beställaren inför ändring. Vid beställning av läkemedel sker normalt inget utbyte till rekommenderat synonympreparat/upphandlat. Undantag gäller vid restnotering av beställd vara. Information om rekommenderade synonympreparat finns. Se Kloka Listan Enheternas beställningsmallar i Inköp & Faktura innehåller upphandlade/rekommenderade läkemedel. Beställningsmallarna uppdateras av Sjukhusapoteket. Hållbarhet Enligt avtal mellan Apotek Hjärtat och Region Gotland skall minst 6 månader av varans hållbarhet återstå vid leverans. Vissa varor är undantagna denna t ex PES-produkter och en del extempore. Det kan förekomma att Apotek Hjärtat inte kan erhålla varor med 6 månaders hållbarhet, men i de specifika fallen markeras det med en klisteretikett (H) på förpackningen. Utleverans Packning och utleverans Varorna packas i orange låda som märks med avdelnings namn samt sjukhus. Innehåller lådan kylvaror är lådan märkt Innehåller kylvara. Kylvarorna levereras i frigolitlådor som håller kylan i 24 timmar. Apotek Hjärtat skickar inga kylvaror till lördagar. Frigolitlådor och sköldar returneras till Apotek Hjärtat. Utleverans orange lådor sker från klockan 8.00 mån fre, utleverans kylvaror sker från klockan 8.00 tis-fre i Visby. Övriga se fast beställningsdag.

5 RUTIN 5 (6) Mottagning av leverans Mottagna läkemedel ska kvitteras av behörig person. Mottagna varor ska packas upp så snart som möjligt efter mottagande, speciellt om leveransen innehåller kylvaror. Vid uppackning ska leverans kontrolleras mot följesedel. Viktigt att den som packar upp anger på följesedel att den är kontrollerad mot leveransen. Lägg följesedeln på anvisad plats (pärm eller dylikt). Följesedel bör sparas i 3 månader. Vid felleverans (=om inte levererade varor överensstämmer med följesedel) kontakta Apotek Hjärtat så snart som möjligt. Kontrollera speciellt hållbarheten som bör vara 6 månader. Inleverans Inleverans av mottagna varor ska göras i Inköp & Faktura. Viktigt att det finns en rutin på enheten så att man minst 1 gång/vecka gör en inleveransrapport av hemkomna varor. OBS! VIKTIGT! Kontrollera varunummer och att det är rätt läkemedel från rätt företag. Inleverans kan bara göras av dem som har behörighet i Inköp & Faktura. Godkännande av faktura kan göras först när inleveransen är gjord se Användarmanual för inköp i Inköp & Faktura på HSF intranätsida under Läkemedel. Ett möjligt arbetssätt är att mottagaren bockar av på följesedel och sjukhusapotekets personal gör inleverans i IoF. Returer Lådor som läkemedel levereras i ska returneras till Apotek Hjärtat. Vaktmästarna hämtar på avd/mott. Om Avdelningarna/mottagningarna behöver skicka läkemedel ex reklamationer, indragna läkemedel etc skall lådorna låsas (röda låsbleck, som finns på sjukhusapoteket) och märkas RETUR Vårdapoteket. Kvittenslista finns på hemsidan under beställa läkemedel till höger i menyn. Reklamation Vid reklamation tas kontakt med Apotek Hjärtat. Lägg in reklamationen som en avvikelse i Flexite.

6 RUTIN 6 (6) Kasserade läkemedel Tas om hand av Regionen enligt särskild rutin. Rutin för hantering av kliniskt avfall. Reservrutin Vid fel i beställningssystem Ta kontakt med Ekonomi- och EFH supporten (26) 9999 val 2. Beroende på felets art och varaktighet beslutas om vidare åtgärd. Om systemet inte beräknas komma igång inom rimlig tid startas reservrutin. Detta kommuniceras ut till alla beställare. Reservrutin innebär att endast akuta läkemedel beställs via fax eller e-post. E-postadress: order.gotland@apotekhjartat.se Vid ej behörig beställare på plats Endast akuta läkemedel beställs via fax. Rekvisitionen ska skrivas under av ansvarig läkare.