komsam Digital långtidslagring/arkivering

Transkript

1 Digital långtidslagring/arkivering 1 Rapport från KOMSAM 2 Riktlinjer för digital långtidslagring/ arkivering i kommunen 3 Teknisk checklista för systemkrav avseende digital långtidslagring/ arkivering i verksamhetssystem 4 Ansvarsfrågan kring digital långtidslagring/arkivering komsam

2 komsam Rapport från KOMSAM kommunal samverkan i frågor om digital långtidslagring/arkivering. Bakgrund Mängden av arkivhandlingar i digital form ökar samtidigt som det finns växande krav på att information skall vara tillgänglig och sökbar. Den ökade hanteringen av digitala handlingar ger upphov till en omfattande utmaning, i hur informationen inom offentlig förvaltning skall administreras, gallras eller lagras och levereras till arkivet. Hänsyn måste tas till sökbarhet, äkthet och att informationen bevaras och säkerställs över lång tid. Problemen, som finns med att bevara de digitala handlingarna, har varit kända länge. Verkliga initiativ på kommunal nivå har saknats för att utveckla generella riktlinjer och det har saknats forum för samarbete. KOMSAM bildades för att verka som ett nätverk i form av en grupp, bestående av arkivarier och IT-chefer/IT-strateger i nio kommuner. Initiativet till gruppen kom från fyra västsvenska kommuner (Härryda, Kungälv, Mölndal och Partille) under Samarbetet utgör ett initiativ för att finna gemensamma lösningar och bevakning kring frågor, som rör digitalt långtidsbevarande. Syfte Syftet med KOMSAM är att närma två verksamhetsområden, IT och arkiv, i ett gemensamt nätverk för kunskapsuppbyggnad i digital långtidslagring. Genom att fungera som ett forum för samordning kan kunskap utbytas och gemensamma lösningar tas fram i form av styrdokument och projektdirektiv. Gruppen avser att verka som en påtryckningsgrupp inom kommunerna, men även regionalt och nationellt. Genom samverkan kan även krav ställas på systemleverantörer och deras lösningar på digital långtidslagring. Dessa krav kan exempelvis ställas genom krav vid upphandlingar. Gruppen har även en viktig uppgift att inhämta och sprida information och kunskap till intresserade.

3 Aktiviteter Till de första gemensamma aktiviteterna hörde en studieresa till Stockholm den 18 september Där besöktes Stockholms stadsarkiv samt Riksförsäkringsverket, som presenterade sitt elektroniska arkiv. Den 11 maj 2004 höll KOMSAM en konferens och workshop om digital långtidslagring i Mölndal. Inbjudan gick ut till Västra Götalands kommuner och kommunerna i norra Halland. I konferensen i Mölndal deltog 21 kommuner. Ingen av de deltagande kommunerna hade hittills löst frågan om elektronisk arkivering. Efter konferensen tillkom kommunerna Alingsås, Lerum, Mark, Trollhättan och Vänersborg. Programmet i Mölndal bestod av flera föreläsare och ett upprop om utvecklat samarbete med flera kommuner gick ut. Bo Thalén från Region- och Stadsarkivet i Göteborg berättade om deras syn på digital långtidslagring. Riksarkivet företräddes av Gunnar Sundberg, som informerade om förändringar i riksarkivets föreskrifter och om den nya myndigheten, e-nämnden, och hur denna nämnd kan fatta beslut om standarder som skall vara gemensamma. Bland de projekt Riksarkivet arbetar med, nämndes LDB Långsiktigt Digitalt Bevarande samt Verk 24, Riksarkivets 24-timmarsarbete. Leverantörer deltog i syfte att beskriva sina strategier och koncept för digital långtidslagring. Från systemleverantörernas sida talade Olle Ebbinghaus (WM-Data) och Anders Palm (Tieto Enator). Här framkom även leverantörernas behov i form av kravställare, såsom Riksarkivet eller Kommunförbundet. Som en uppföljning på konferensen hölls en mindre konferens i Kungälv med fokus på LDB-projektet som drivs av bland annat Riksarkivet. Patrik Samin talade vid detta tillfälle. Sanja Pihl från Kungälvs kommun, informerade om KOMSAM:s erfarenheter och avsikt på Arkivarier i västs möte på Region- och Stadsarkivet i Göteborg den 16 november Från det att KOMSAM bildades har möten hållits kontinuerligt i både en större grupp och i två undergrupper. Syftet med dessa möten har varit utbyte, diskussion och att praktiskt arbete för att ta fram dokument i form av riktlinjer och checklista. Riktlinjer KOMSAM har tagit fram Riktlinjer för digital långtidslagring/arkivering. Riktlinjerna omfattar alla typer av digital information, bilder, dokument, kartor mm och de kan ses som ett komplement till respektive kommuns Arkivreglemente och ytterligare föreskrifter från arkivmyndigheten. Riktlinjerna kan också behöva kompletteras med specifika leveransföreskrifter för respektive kommun. Punkt 2 i riktlinjerna handlar om

4 ansvarsfördelning och där har samarbetet mellan IT och arkiv varit extra fruktsamt i arbetet med att belysa och diskutera frågan. I arbetet med att ta fram riktlinjer för digital långtidslagring/arkivering har omvärldsanalys och goda exempel inspirerat, speciellt då Stefan Nilssons vid Örebro Stadsarkivs arbete. Lärande nätverk Samarbetet i KOMSAM mellan IT och arkiv har också utgjort ett lärande nätverk där plats för diskussion och kunskapsutbyte finns. Att skapa ökad förståelse mellan yrkesgrupper i sakfrågor, som man har gemensamt intresse för, har varit särskilt värdefullt. Gruppen har också hittat ett gemensamt språk och en terminologi som kan användas i bredare sammanhang för kravställning och kunskapsspridning kring digital långtidslagring. Påtryckning KOMSAM har genom kunskapsutbyte och framtagande av riktlinjer skapat förutsättningar för att kunna vara en gemensam påtryckargrupp i frågor, som rör digital långtidslagring Alingsås kommun Eva Karlsson Göran Westerlund Härryda kommun Eva Andersson Yngve Larsson Kungälv kommun Magnus Engvall Lars-Olof Lindblad Lerum kommun Johanna Skeppstedt Per-Arne Larsson Mölndals Stad Carl Henrik Ronge Frode Wendelbo Partille kommun Sofia Almqvist Trollhättan kommun William Försth Vänersborg kommun Ingemar Lundvall Ove Frid

5 komsam Inledning 2 Ansvarsfördelning 3 Systemupphandling 4 Arkivering 5 Filformat 6 Gallring 7 Systemdokumentation 8 Lagringsmedia 9 Leverans 10 Förvaring 11 Tillgängliggörande Riktlinjer för digital långtidslagring/arkivering i kommunen 1 Inledning Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information såsom databaser, dokument, bilder, kartor, ritningar m.m. En myndighets arkiv bildas av allmänna handlingar från myndighetens verksamhet. Med handling avses alla typer av informationsbärare och omfattar förutom pappersdokument, fotografier, kartor, ritningar även information som är lagrad i elektroniskt format t.ex. databaser och register. En stor del av den digitala informationen, som kommunen hanterar, utgör allmän handling. När man valt att arbeta i digital miljö följer att arkivering och gallring av den digitala informationen måste ske på ett korrekt och säkert sätt. Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar regleras i tryckfrihetsförordningen. I arkivlagen finns bestämmelser att allmänna handlingar måste bevaras och hållas tillgängliga i läsbar form. Detta för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen, förvaltningens behov samt forskningens behov. Allmänna handlingar får gallras (förstöras, utplånas). Man ska enligt arkivlagen vid gallring alltid beakta att handlingarna är en del av kulturarvet. Vad som i kommunen ska arkiveras, d.v.s. bevaras för all framtid, respektive gallras efter viss tid, framgår av varje verksamhets dokumenthanteringsplan. Vad gäller datasystem är avsikten att bevara informationen, inte systemen som sådana. Till de arkiverade datamängderna behövs dokumentation (metadata), som gör dem tillgängliga. Dessa riktlinjer beskriver den digitala informationens väg från dess ursprungliga plats på förvaltningen till att den tillgängliggörs på arkivet.

6 2 Ansvarsfördelning Kommunfullmäktige Fastställer arkivreglemente. Kommunens arkivmyndighet Fastställer riktlinjer för digital arkivering. Nämnder, förvaltningar och systemägare Fastställer dokumenthanteringsplaner i enlighet med resp. kommuns organisation. Ansvarar för: > att digital information levereras till kommun-/stadsarkivet enligt de instruktioner arkivet fastställt. > tillhandahållande av digital information. > att kraven för arkivering tillgodoses vid systemupphandling. Kommun-/stadsarkivet Fastställer kommunövergripande instruktioner för digital arkivering. Ger råd och anvisningar till nämnder, förvaltningar och systemägare. Tar emot digital information för arkivering. Ansvarar efter leveransmottagande för vården av digitalt arkivmaterial för framtiden. Bevakar teknikutveckling vad gäller lagringsmedia och filformat för arkivering. Tillgängliggör arkiverad digital information. 3 Systemupphandling Vid systemupphandling ska kommun-/stadsarkivet alltid kontaktas, för att säkerställa att kraven för arkivering tillgodoses. 4 Arkivering Digital arkivering innebär att export av data görs till godkänt filformat för långtidslagring. Vid arkivering ska nödvändig dokumentation av systemet medfölja, såväl som dokumentation av själva arkiveringsuttaget. Avlämnande förvaltning ansvarar för kontroll av den digitala leveransen. Arkiverade system ska redovisas i arkivförteckningen. Arkivering av digital information görs enligt dokumenthanteringsplanerna eller separata gallringsutredningar.

7 5 Filformat För digital arkivering ska Riksarkivets rekommenderade standardformat användas som möjliggör långtidslagring. Filformaten ska vara läsbara under lång tid och vara oberoende av en viss leverantör och programvara. 6 Gallring Med gallring menas förstöring av allmänna handlingar och uppgifter i allmänna handlingar. Det innebär även gallring när data överförts till ny databärare om överföringen medfört förlust av information, sökmöjligheter, sammanställningsmöjligheter eller av möjligheter att fastställa en handlings autenticitet. Även radering av uppgifter i ett datasystem innebär gallring och får ej ske utan gallringsbeslut. Beslut om gallring och bevarande redovisas i förvaltningarnas dokumenthanteringsplaner eller separata gallringsbeslut. Gallring i systemen av uppgifter som har tagits ut och bevarats genom arkiveringsuttag, får göras först efter att leveransen av arkiveringsuttaget har godkänts. 7 Systemdokumentation Tillsammans med den digitala leveransen ska dokumentation medfölja som gör det möjligt att bilda sig en uppfattning hur det ursprungliga systemet fungerade samt möjliggör konvertering av de digitalt arkiverade uppgifterna i framtiden. Utgångspunkten för systemdokumentationens innehåll har varit riksarkivets rekommendationer. Nedan beskrivs vilken dokumentation som ska finnas när arkiveringsuttag görs ur ett system och överlämnas till arkiv för långtidslagring i digital form. Typ Systemöversikt Indatabeskrivning Utdatabeskrivning Kommentar En beskrivning av syftet med systemet, dess omfattning, sambandet med den verksamhet det stöder, samt en historik med de viktigaste händelserna i systemet från införande till avställning. Vilka uppgifter registreras i systemet, var kommer de ifrån och hur sker registreringen? Vilka uppgifter tas ut ur systemet? Vilka är mottagarna? Exempel på de viktigaste rapporterna och skärmbilderna. 3

8 Behörighetsbeskrivning Rutinbeskrivningar Databeskrivningar Ändringsbeskrivning Användargrupper, roller och dessas kopplingar till funktioner och organisatoriska enheter. Regelbundna och enstaka bearbetningar. Regler för automatiska beräkningar. Beskrivning av löpande ändringar och gallringsåtgärder. Vilken historik finns i systemet och vilka ändringar lagras inte i historiken? Hur är databasen organiserad? Datamodell, tabell- och fältbeskrivningar. När har nya funktioner tillkommit och gamla tagits bort? När tillkom nya tabeller och fält? När togs tabeller och fält bort? När tillkom nya grupper av användare? Informationsförluster. Förändringar av koder och andra styrande parametrar. 8 Lagringsmedia För val av lagringsmedia ska Riksarkivets rekommendationer användas. Utrustning för skrivning till lagringsmediet, liksom lagringsmediet i sig ska vara av hög kvalitet. Oavsett vilket digitalt lagringsmedium som används skall två originalexemplar framställas, samt minst ett arbetsexemplar. Originalexemplaren skall ej vara av samma typ och fabrikat. Eftersom det i dagsläget saknas förutsättningar att lagra digital information på en och samma typ av medium för all framtid måste den digitalt arkiverade informationen hanteras utifrån detta. Det innebär att arkivet måste skapa rutiner för att löpande kontrollera tillgängligheten till informationen. Denna kontroll måste förutom kontroll av lagringsmediet, även bestå av att följa den tekniska utvecklingen. 9 Leverans Vid överenskommelse om leverans av digitalt lagrade uppgifter beslutar arkivmyndigheten, hur överlämnandet ska ske, hur upptagningen ska struktureras samt vilken dokumentation som krävs. Kommun-/stadsarkivet kontrollerar att leveransen uppfyller de uppsatta kraven och skickar därefter ett skriftligt godkännande till den avlämnande förvaltningen. Först efter godkännandet från arkivet får gallring ur det ursprungliga systemet utföras. 4

9 10 Förvaring Den arkiverade informationen ska vara tillgänglig för all framtid. Detta innebär att höga krav måste ställas på den miljö där informationen lagras, såväl vad avser tillgänglighet som skydd från yttre faktorer som kan påverka den lagrade informationen negativt. Tekniken rörande digital lagring förändras kontinuerligt, arkivet ska ha förutsättningar att lagra till en var tid aktuella media på ett korrekt sätt. Det finns inte något digitalt lagringsmedium som kan garanteras hålla för all framtid. Om inte lagringsmediet hanteras rätt kommer förr eller senare den digitalt arkiverade informationen inte att kunna läsas. Originalinformationen bör lagras i två geografiskt skilda arkivlokaler. 11 Tillgängliggörande Digitalt lagrade uppgifter ska vara möjliga att ta del av även i framtiden, via terminal eller papper. 5

10 komsam Teknisk checklista för systemkrav avseende digital långtidslagring/arkivering i verksamhetssystem Denna bilaga beskriver generella krav på funktioner för digital långtidslagring i verksamhetssystem. Skallkrav Informationen skall på ett enkelt sätt gå att exportera ur systemet, för att lagras eller föras över (migreras) till annat verksamhetssystem i digital form. Kunden skall ges tillgång till aktuell informationsmodell, som beskriver relationerna mellan lagrade data i systemet. Detta innebär att kunden får tillgång till den nya informationsmodellen vid varje systemuppgradering. Formatet på den uttagna informationen skall vara enligt Riksarkivets allmänna råd och föreskrifter. Information skall kunna märkas för hur länge den skall sparas före gallring, avställning eller arkivering. Tillämpliga lagar, förordningar och regler skall följas såsom > Tryckfrihetsförordningen > Arkivlagen > Socialtjänstlagen > PUL > med flera lagar Följande medier skall kunna användas för lagring av data: > Elektromagnetiskt- och optiskt lagringsmedium > Microfiche > Annat, av arkivmyndigheten godkänt lagringsmedium. I supportavtalet skall även ingå att systemleverantören finns tillgänglig för export-, migrerings- och gallringsfrågor, kring det specifika verksamhetssystemet.

11 Beskrivande krav Beskriv hur systemet stödjer en standardiserad arkivmodell. Beskriv vilka standarder avseende lagring och arkivering systemet följer. Beskriv i förekommande fall hur elektronisk signatur, som krävs för att signera information och dokument, hanteras Beskriv hur ni stödjer på marknaden förekommande integrationsprodukter, genom att ha färdigskrivna integrationer för ert system.

12 komsam Ansvarsfrågan kring digital långtidslagring/arkivering Verksamheten/Nämnden har ansvaret för sina allmänna handlingar fram tills att de överlämnas till arkivmyndighet då ansvaret går över dit eller fram till dess att handlingarna gallras. Det är på samma sätt vare sig handlingarna är digitala, pappersbundna, filmer m.m. Arkivmyndigheten ansvarar för att det finns ett regelverk som hjälper verksamheten att uppfylla lagens krav. Arkivmyndigheten hjälper verksamheten genom att ge råd och stöd kring arkivering. IT-organisationen ansvarar för att drift och underhåll av systemstöden som används sköts enligt de kvalitetskrav som finns, samt deltar i det strategiska utvecklingsarbetet inom IT. Allmänna handlingars livscykel Verksamheten hanterar sina allmänna handlingar enligt dokumenthanteringsplan.