Utbildningsmodulen Administrera för SDF

Transkript

1 Utbildningsmodulen Administrera för SDF

2 Innehållsförteckning Inledning...3 Operativsystem och webbläsare...3 Flikar...4 Start...4 Översikt (specifikt SISU)...4 Idrott...4 Konsulent (Specifikt SISU)...4 Arrangemang...4 Organisation...4 Personsök...4 Admin...4 Rapporter...4 Idrott...5 Arrangemang...6 Skapa...6 Öppna...6 Exportera till excel...6 Skapa dokument...6 Kopiera...6 Snabbslutrapportera...7 Sortera och gruppera...8 Sökning...8 Flaggor...8 Personsök...9 Sökning...9 Menyval...9 Sortera och gruppera...9 Admin...10 Texter på startsida...10 Verksamhetsformer...10 Studieplaner...12 Dokumentmallar...13 Kategorier...13 Målgrupper...13 Notifiering...13 Frikod...13 Bryttidpunkt för verksamhetsår...14 Utskick...14 Utvärdering...15 Skapa arrangemang...16 Information...16 Tillfällen...17 Anmälda...17 Närvaro...18 Webb...19 Tilläggsfält...19 Utskick...19 Logg...19 Utvärderingar...19 Webbpublicerat arrangemang.20 Information...20 Kost...21 Boende...21 Tillfällen...22 Anmälda...22 Närvaro...23 Webb...24 Tilläggsfält...25 Utskick...25 Uppläsning på hemsidan...26 Slutrapportera arrangemang..30

3 Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Utbildningsmodulen utvecklas av SISU Idrottsutbildarna och är anpassad för hela idrotten. Varje organisation (SF, RF och SISU Idrottsutbildarna) gör inställningar om vad som ska visas inom respektive organisation. För att få tillgång till utbildningsmodulen måste personen som grund ha behörighet till hemsidan (sätt lägsta behörigheten, interna sidor, om inte personen har någon annan behörighet) samt rollen Superadministratör utbildning eller Admin utbildning i Administration Förbund. För att logga in gå in på er IdrottOnline Förbund sida. Klicka på låset uppe i högra hörnet och använd era inloggningsuppgifter (personnummer samt lösenord). Förslag och synpunkter finns med oss under utvecklingen. Under 2013 kommer utvecklingen att fortsätta och prioriteringslistan att betas av. Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline Förbund sker bäst i PC-miljö och med webbläsaren Firefox eller Internet Explorer (IE9 och senare versioner). För de som använder Utbildningsmodulen finns manualer som beskriver funktioner och användandet, denna manual beskriver Utbildningsmodulen utifrån de funktioner som finns idag från och med uppdateringen juni 2013.

4 Flikar Utbildningsmodulen består av ett antal olika flikar som kommer att beskrivas närmare i avsnitten som följer. Start Startfliken möts man av när man loggat in på IdrottOnline och vidare in i utbildningsmodulen. Under rubriken Välkommen till utbildningsmodulen ser man uppgifter om vilken organisation man är inloggad på och vilken roll/behörighet man har i utbildningsmodulen. Här finns systeminformaion vid behov som administreras av ansvariga för utbildningsmodulen. Under rubriken Instruktioner finns aktuell information rörande utbildningsmodulen. Denna information läggs in av huvudorgansiationen. Översikt (specifikt SISU) Denna flik får man endast upp om man har rollen Verksamhetsledare eller Utbildningschef. Här följer man den övergripande statistiken för distriktet. Idrott Här följer statistiken per idrott för SISU Idrottsutbildarnas del och per SISU-distrikt för idrotterna. Konsulent (Specifikt SISU) Denna flik får man upp om man har rollen SISU-kontaktperson. En naturlig ingång för en konsulent där man kan spara och göra noteringar på konsulentens egna föreningar. Arrangemang Under denna flik hanterar man allt som har med arrangemangen att göra. Gör sökningar på verksamheten, skickar E-post till ledare/deltagare etc. Organisation En flik som är på väg bort Personsök Här kan man söka fram vilka som t ex gått en speciell utbildning eller annan information man behöver ha när det gäller personer och utbildningar. Admin Denna flik ser de som har Superadmin rollen. Härifrån administeras allt som har med själva systemet att göra. Man arbetar också t ex med att lägga upp listor anpassade till distriktet, texter på föreningars sidor etc. Rapporter Under denna flik finns de rapporter för att få fram statistik man behöver för att kunna redovisa eller för att kunna göra djupare analyser av verksamheten.

5 Idrott I ruta 1 väljer man idrott (för SISU), distrikt (för idrott), verksamhetsår eller hur det ser ut under en viss Versamhetsperiod. När man gjort sina val klickar man på Uppdatera. Innevarande verksamhetsår visas alltid som default. I ruta 2 visas i tur och ordning, hur många föreningar det finns i distriktet inom den idrotten. Här visas nya och nedlagda föreningar. Under Antal förening som vi når i distriktet visas det upp hur många av antal föreningar man har verksamhet i. Nedanför visas hur många % föreningar du samarbetar med i ditt distrikt. Klickar man på den runda diagramikonen får man fram statistiken i ett cirkeldiagram. I ruta 3 visas antal % av den totala verksamheten inom den idrotten man har verksamhet rapporterad i. Nedanför läses övergripande statistik upp i startad och slutrapporterad verksamhet, den läser upp följande: - Verksamhetsform - Föreningar - Kommun - Studieplan - Kategori Om listorna är långa syns inte alla, klicka på Visa alla nedanför statistiken så fälls resterande statistik ut.

6 Arrangemang På denna flik handlägger man arrangemangen. Nedan visas arrangemangen upp och när man scrollar i listan ligger menyraden kvar därav att det finns två scrollingslister att välja på till höger. Skapa Skapa arrangemangen genom att klicka på Skapa och välj vilken typ av verksamhetsform, längre fram kommer beskrivningar på hur olika arrangemang skapas och exempel på vad de kan innehålla. Öppna Markera arrangemanget och klicka på Öppna. Det går också att dubbelklicka på arrangemanget. Exportera till excel Det som exporteras till excel är det som är markerat i listan nedan eller alla arrangemang, för att exportera allt dela upp sökningarna. Det som exporteras är det som syns i listan med kolumner och innehåll. Markera och klicka sedan Exportera till excel. Skapa dokument Genom att markera arrangemanget och klicka på Skapa dokument kan man skapa dokument som t ex Närvarolista, Deltagarlista etc. Mallar finns att hämta hem på Skicka Markera ett eller flera arrangemang och klicka på Skicka E-post, man väljer att skicka till anmälda på kursen/ kurserna eller bara ledaren på kursen/kurserna. Endast de deltagare som har en mailadress kommer upp. Kopiera För att kopiera ett arrangemang markera nedanstående och klicka på knappen Kopiera. Ett nytt fönster öppnas med samma information som i det arrangemanget man valt att kopiera. Ändra det som ska ändras, till höger kan man även kopiera tillfällen och/eller deltagare, när man valt att kopiera deltagare kan man också kopiera ledaren. Därefter kan man antingen, Spara och öppna eller Spara och slutrapportera, väljer man att spara och slutrapportera kommer man direkt till Snabbslutrapporteringen (se nästa stycke). Vilka fält man får kopiera bestäms av huvudorganisation. Därför kan det se olika ut beroende på vilken organisation man är inloggad som.

7 Snabbslutrapportera Markera ett arrangemang och klicka på Snabbslutrapportera, man kan också klicka utan att markerat något arrangemang, då öppnas rutan och man får skriva in ett arrangemangsid och klicka på den gröna bocken. Man kan lägga till nya deltagare, endast med hjälp av fullständigt personnummer, lägga till ledare, ta bort en eller flera deltagare. Ska man ta bort en deltagare gör man det enklast genom att klicka på Ta bort efter deltagaren. Ska man ta bort flera deltagare markera de som ska tas bort och klicka på Ta bort i menraden. Man kan också om man vill sortera namnen klickar man på Namn.

8 Sortera och gruppera Om man vill sortera kolumnerna kan man välja att klicka på den kolumnen man vill sortera. Vill man ändra klickar man ytterligare en gång. Man kan också högerklicka på den kolumnen man vill sortera och välja Sortera sigande eller Sortera fallande. Om man högerklickar kan man välja att Gruppera. Om man t ex valt att högerklicka på kategori och väljer att gruppera, grupperas kolumnen på de olika kategorier som finns. Vill man ta bort grupperingen väljer man Ogruppera. På den sista, Kolumner kan man välja vilka kolumner man vill visa. Vill man flytta kolumner till annan plats klickar man i menyn på den kolumnen man vill flytta och håller knappen intryckt samtidigt som man drar kolumnen till rätt plats. Längst ner till vänster kan man enkelt byta sida genom att klicka på pilen till höger alternativt till vänster. Klickar man på pilen med ett streck kommer man till sista (höger) alternativt första sidan (vänster). Man kan också klicka direkt på en siffra så man kommer till sidan direkt. Man kan också välja att visa flera arrangemang per sida i rullisten Sidstorlek. Sökning Enkel sökning görs i rutan Sök, här kan man söka efter arrangemangsid, namn eller del av namn. Vill man göra en mer avancerad sökning klickar man på Utökad sökning. Rutan för sökning fälls ut och man kan göra sökningar efter alla delar. För att stänga rutan klickar man på Enkel sök. Man kan i utökad sökning även spara sina vanliga sökningar som man gör ofta för att slippa göra inställningarna varje gång. Ställ in allt som man vill söka på och klicka på Sök, när den sökt klart klickar man på Spara, skriver i ett namn på sökningen och spara. Nu ligger sökningen man gjorde sparad under Välj sparad sökning. Här kan man också välja en sökning som alltid visas när man kommer in på fliken arrangemang, klicka i rutan efter sökningen och välj den i rullisten och den visas nu när du kommer till fliken nästa gång. För att ta bort en sparad sökning klickar man på det röda krysset. Om man gjort en sökning och vill rensa alla rutor för att göra en ny sökning klicka på knappen Rensa. Vill man utgå till ursprungsläget efter ett sök klickar man på Till startvy. Flaggor En av kolumnerna är Flaggor som flaggar vid tre olika händelser i systemet. Orange med stjärna i står för ett digitalt anmält arrangemang. Den Blå flaggan med ett utropstecken står för att ett arrangemang är avstämt digitalt av föreningen. Den Lila flaggan med ett kugghjul står för att nya webbanmälda deltagare finns på arrangemanget.

9 Personsök Här söker man enkelt efter personer som finns registrerade på en utbildning i Utbildningsmodulen. Sökning För att söka efter personer fyller man i de kriterier man vill ha för att få fram de personer man söker efter. Som default söker systemet efter endast deltagare, vill man söka efter endast ledare kryssar man i rutan för Ledare och kryssar ut rutan för Deltagare. I raden för Arrangemang söker man efter arrangemangsid eller namn på arrangemang. För att rensa ifyllda rutor för att göra ny sökning klicka på knappen Rensa. Man kan också välja att spara sökningar genom att ställa in alla val man vill göra, klicka på Sök och klickar på Spara. Namnsätt sökningen och den sparas sedan i rullisten Välj sparad sökning. Om man vill ha en defaultsökning som kommer upp varje gång man kommer till fliken personsök klickar man i rutan vid den sparade sökningen och väljer den i rullisten. Vill man ta bort sökningar klickar man på det röda krysset efter den sparade sökningen. För att rensa alla sökningar klickar man på Till startvy. Menyval I menyn kan man välja att Exportera till excel, då exporteras listan nedan till excel. Om man markerar en eller flera personer och klickar på Skicka e-post kan man skicka e-post till t ex personer man vill bjuda in till en speciell typ av utbildning. Sortera och gruppera Om man vill sortera kolumnerna kan man välja att klicka på den kolumnen man vill sortera. Vill man ändra klickar man ytterligare en gång. Man kan också högerklicka på den kolumnen man vill sortera och välja Sort Ascending eller Sort Descending. Om man högerklickar kan man välja att Group by. Om man t ex valt att högerklicka på utbildning och väljer att gruppera, grupperas kolumnen på de olika utbildningar som finns. Vill man ta bort grupperingen väljer man Ungroup. På den sista, Colums kan man välja vilka kolumner man vill visa. Vill man flytta kolumner till annan plats klickar man i menyn på den kolumnen man vil flytta och håller knappen intryckt samtidigt som man drar kolumnen till rätt plats. Längst ner till vänster kan man enkelt byta sida genom att klicka på pilen till höger alternativt till vänster. Klickar man på pilen med ett streck kommer man till sista (höger) alternativt första sidan (vänster). Man kan också klicka direkt på en siffra så man kommer till sidan direkt. Man kan också välja att visa flera poster per sida i rullisten Sidstorlek.

10 Admin Texter på startsida Text som distriktet lägger in här hamnar i föreningarnas Utbildningsmodul. Dokumentmallar Här lägger distriktet upp så man t ex kan skriva ut närvarolistor och/eller deltagarlistor. Klicka på AttendenceList och därefter på knappen Ladda upp. Klicka sedan på Select och plocka upp filen som måste vara ett docxdokument och max 8 mb. Vill man lägga upp mer än 3 filer klickar man på Add, när man valt de filer man vill ladda upp klicka på Upload. Notifiering Kommer att stängas av, ersatt av utskick Frikod Här lägger man till frikoder om man är i behov av detta. Klicka på Skapa och namnge frikoden, rutan Aktiv är som default ikryssad. Om man kryssar ur denna går det inte att använda frikoden längre, på de arrangemang som frikoden är använd på så syns den men det går inte att lägga upp nya arrangemang med frikoden man har avaktiverat. Man kan också dela frikoden med andra om man t ex har ett gemensamt projekt t ex ett annat SISU distrikt. Då går man till fliken Dela frikod och skriv i SISU distriktet och klicka på Lägg till. Utvärdering Denna funktion är ännu inte i drift så man kan skicka ut några utvärderingar. Frågor som är övergripade, verksamhetsformer och studieplaner är styrda från centralt håll. Distriktet kan själv styra frågorna på Organisationer, man kan ha 5 egna frågor med i utvärderingen som skickas. För ett val vilken typ av fråga det ska vara, de olika typerna som finns är följande: Ja/Nej, Rangordning, Alternativ, Fritext, Flerval Efter det gör ett vilket innehåll frågan väntas ha, följande finns att välja på här: Inledande, Lokal, Innehåll, Utbildningsledare, Material, Kost, Boende och Övrigt. Dessa frågor kommer då i ordning där alla som har fått Inledande hamnar tillsammans osv. Skriv därefter in frågan i första rutan, gå gärna igenom frågorna som är centralt satta så inte samma fråga ställs två gånger. När frågorna är skrivna klicka på Spara. Resterande sköts från arrangemanget.

11 Skapa arrangemang Klicka på Skapa under Arrangemangsfliken, välj därefter den verksamhetsform som passar bäst in. Man måste skriva in informationen på första sidan och spara för att kunna arbeta vidare med arrangemanget. Information Denna flik fyller man i allra först och här är det olika information som ska fyllas i beroende på vilken verksamhetsform man har valt. Följande är vanligaste som finns med, (detta bestäms av respektive huvudorganisation under admin) Namn - skriv i ett så utförligt namn som möjligt så att man vet vad utbildningen handlar om. Startdatum - datumet som utbildningen har sitt första tillfälle Slutdatum - datumet som utbildningen har sitt sista tillfälle Studieplan - välj den studieplan som passar bäst in Kategori - denna är kopplad till studieplanen och får inte ändras Målgrupp - välj målgruppen som utbildningen riktar sig till Anordnare - ska alltid vara den organisation som registerar arrangemanget Arrangör - de som arrangerar utbildningen, glöm inte att välja förening med tillhörande idrott Kommun - välj kommunen som utbildningen körs i Beskrivning - om man vill göra ytterligare beskrivning av arrangemanget läggs det in här Fler fält finns men dessa används i fall när man lägger upp utbildningar på webben och beskrivs längre fram i manualen. När man fyllt i alla uppgifter man ska klickar ni på Spara och arrangemanget får ett arrangemangsid. Vill man ändra verksamhetsform kan man göra detta på denna sida.

12 Tillfällen Här läggs alla tillfälle upp, lägg in Startdatum och Tid, Slutdatum och Tid, båda dessa på respektive tillfälle. Därefter lägger man in Timmar, 1 timme = 45 minuter. Man kan också lägga in Plats. Om tillfället kan upprepas kan man välja att klicka på Upprepning och här kan man välja på att upprepa dag, vecka eller månad. Har du valt en upprepning måste ett datum på när det ska sluta upprepas också läggas in. Vill man göra en ytterligare beskrivning på lokalen klicka man på Ytterligare beskrivning av lokalitet och här kan man lägga till adressen till lokalen. När allt är ifyllt klicka på Lägg till, nu läggs tillfället/tillfällena in nedan. Vill man redigera ett tillfälle dubbelklickar ni på tillfället eller väljer att klicka på pennan, redigera det som behövs. Man kan också ta bort tillfälle, ska man ta bort ett enstaka tillfälle klickar ni på röda krysset till höger om tillfället, vill man ta bort flera, markera tillfällena och klicka på Ta bort tillfälle i menyn. Anmälda Under denna flik finns alla deltagare, här lägger man till personer med fullständigt personnummer. Skriv in personnumret i rutan för personnummer, klicka Enter eller på gröna bocken direkt till höger. Nu söks databasen igenom för att se om personen redan finns. Om personen hittas kommer personens uppgifter fram. Kryssa i rutan för Antagen, är personen ledare klicka också i rutan för Ledare. Skriv in föreningstillhörigheten med tillhörande idrott i rutan Idrottsorganisation, börja skriv i rutan. Klicka därefter på Spara, personen hamnar nu ovanför i fältet. Vill man ta bort en person/personer markera och välj att klicka på Ta bort anmäld. Under Exportera till excel finns det två dokument att välja mellan, Exportera till excel är en export som exporterar fram de kolumner man valt i listan nedanför, medans Exportera till excel för utskick tar med allt. Under Skapa dokument kan du skapa t ex närvarolista detsamma som du kan göra på arrangemangsfliken. När man klickar på Närvarolista får man upp så man kan exportera listan till PDF. Här kan du högerklicka i menyn och välja vilka uppgifter du vill ha med och sedan exportera till PDF. Genom att markera flera personer och klicka på Sätt till antagen kan man anta flera personer samtidigt. Här kan man också skicka E-post till anmälda personer genom att klicka på knappen Skicka E-post, val här är alla, anmälda eller ledare. I menyn ovanför namnet kan man högerklicka och välja att sortera, eller välja att visa fler komuner. Man kan också sortera genom att klicka på t ex förnamn. Om inte personen inte finns med i idrottens databas blir en ruta synlig för att lägga till namn och adress på personen. Är personen en utländsk deltagare klicka på Sök/Lägg till utländsk deltagare och här måste ni uppge en korrekt nationalitet, namn och adress.

13 Närvaro På denna flik förs närvaron, personen blir endast synlig på denna sida om man antagit personen. Här sätter man ett kryss om personen varit närvarande på tillfället. Efter närvarorutorna finns en godkänd ruta, den är till för om det är en utbildning som du blir godkänd på och om den är tidsbegränsad kan man också sätta in till vilken datum utbildningen gäller. När man har fyllt i närvaron klickar man på Spara närvaro. Klickar man på Lägg till person kan man lägga till personer som finns med i arrangörens personregister och personer som förut varit utbildningsdeltagare i organisationen. Man kan både lägga till enstaka personer och skapade grupper. För att lägga till personer börja skriv i rutan. För att ta bort en person, markera personen och klicka på Ta bort person. Stäm av närvaro klickar man på när utbildningen är slutförd. Man kan jämställa det med en underskrift från ledaren på listan. I rutorna för Antal tillfällen och Antal timmar skriver man in det verkliga antalet och klickar sedan på Spara närvaro. När det är dags att slutrapportera arrangemanget ska tillfällen och närvaron gås igenom så att det stämmer överens med de regler som finns. Skriv därefter in de korrekta siffrorna i rutorna Antal tillfällen och Antal timmar och ändra sedan status

14 Webb På denna flik styr man allt för att få ut utbildningen på webben och för att kunna webbanmäla sig (se avsnittet webbpublicering av arrangemag). Rutan Tillåt extern webbpublicering gör att utbildningen med automatik blir lagd på hemsidan. Vill man att den ska försvinna med automatik lägger man in ett datum och ett klockslag. Tillåt intern webbpublicering används om man t ex vill skicka ut en länk om utbildningen inte är öppen för alla. För att kunna anmäla sig via webben måste man klicka i rutan Tillåt extern/intern webbanmälan t o m, lägger man in en datum och klockslag här stängs anmälan ner med automatik. I raden för Bild kan man lägga till en länk till en bild för att denna ska läsas upp. Det går också att lägga till ett dokument, detta måste ligga på EPiserver. Rutan längst ner används för att skriva in text man vill visa på hemsidan. Tilläggsfält På denna flik kan man lägga till fält som man vill ha i webbanmälan, om det är någon extrainformation man behöver för ex den kommande kursen. Utskick Från denna flik styr du de automatiska utskicken som kan göras när man webbanmäler sig (se avsnittet för utskick). Logg Under denna flik kommer det att loggas olika typer av händelser som sker i arrangemanget. Utvärderingar Är ännu inte i bruk så man kan skicka ut utvärderingar (se mer under avsnittet för utvärdering)

15 Slutrapportera arrangemang Öppna arrangemanget, gå igenom Informationsfliken se att allt ser korrekt ut, Namn, Datum (här ska startdatum vara datumet som första tillfället äger rum och slutdatum det sista tillfälledatumet), Studieplan, Kategori, Målgrupp, Arrangör och Kommun är de som måste kollas. Under fliken Tillfälle se att det ser ut att stämma med antalet tillfällen och antalet timmar. På fliken Anmälda gå igenom så att deltagarna stämmer, därefter kontrollerar man närvaron på Närvarofliken, de deltagare som inte varit närvarande ska tas bort när ni kontrollerat allt skriver man in de korrekta siffrorna i rutorna Antal tillfällen och Antal timmar, klicka därefter på Spara närvaro. Observera att det är endast timantalet som skall räknas om t ex utbildningen varit i 15 timmar (omräknat i 45 minter) så ska det står 15 timmar och INTE läggas ihop med deltagarantalet När allt detta är gjord är det dags att ändra status till Slutraporterat.

16 Webbpublicerat arrangemang För att publicera ett arrangemang på hemsidan görs grundarbetet i utbildningsmodulen, på hemsidan ska man välja att använda sig av sidtypen som heter Arrangemangslista. Under detta kapitel visas det upp hur det kan se ut när man lägger upp en utbildning och när man fyller i olika fält var detta läses ut på hemsidan. Information På denna fliken lägger man upp grundinformationen som krävs för att registrera verksamhetsformen ytterligare saker som läses upp och kan användas vid behov. Kontaktperson - Lägg in personen att kontakta när det gäller kursen, idag läses inte kontaktuppgifterna upp så ett tips är att skriva in kontaktuppgifterna direkt efter namnet. Deltagare Min och Max - Här kan man lägga in minimum och maximum gällande deltagarantalet för kursen, denna är grunden för att visa hur bokningsgraden på kursen är. Observera att om man uppgett ett maxantal på 10 personer och person 11 anmäler sig stoppas inte denna att anmäla sig. Kostnad - Här skrivs summan på utbildningen in. Kostnadsbeskrivning - Skriv in en beskrivning vad som ingår i summan. Arrangemangsledare - Ledarens om man lägger in på fliken Anmälda läses upp här. Beskrivning - Ett fält för att beskriva utbildningen Ingress - Ytterligare ett fält för att beskriva utbildningen Förkunskapskrav - Skriv in text här om det är några förkunskapskrav på utbildningen. Betalningssätt - Välj Bankgiro, Plusgiro, Faktura eller Gratis. Om man väljer BG eller PG öppnas nya rutor upp nedan som man måste skriva in resp nummer i. Något av dessa val måste ALLTID väljas. Betalningsalternativ - Här kan man skriva in de olika betalningsalternativen. Avbokningsregler - Finns det avbokningsregler kan dessa skrivas in här.

17 Kost På Informationsfliken upe till vänster kan man välja om man vill ge möjlighet att vid anmälningstillfället anmäla om man har någon typ av matallergi eller andra önskemål. Välj Kost i rullisten och en ny ruta visas. I Kostbeskrivning kan man skriva ex var man kan äta och/eller vad som är tänkt att äta. I rutan för Kostnad lämnar man fältet tomt om maten ingår i utbildningsavgiften. Om maten kostar utöver utbildningsavgiften fyller man i summan vad det kostar i denna ruta. Rutan Val av kost läser upp 4 olika alternativ, Kost utan fläskkött, Laktosfri kost, Glutenfri kost, Vegetarisk kost. Kryssar man i rutan för Speciella önskemål kommer en ruta öppnas där man kan skriva om man har andra önskemål eller andra allergier. Klicka på Spara och nu visas detta vid anmälningsförfarandet. Boende I samma rullist finns ett val för att kunna lägga upp önskemål kring boende om detta gäller på utbildningen. I rutan för Boendebeskrivning kan man göra en beskrivning på boendet, i rutan för Länk till boende läggs en länk in som blir klickbar i anmälan. I kostnadsrutan ska man lägga in en summa om summan inte ingår i utbildningsavgifter. Om boendekostnaden ingår i utbildningsavgiften lämnas detta fält tomt. I rutan för Enkelrumstillägg läggs en summa in om det finns ett enkelrumstillägg. Rutan för Val av rumstyp läser upp Enkelrum eller Dubbelrum. Rutan för Vill bo med gör att i anmälningsförfarandet kan man ange vem man vill bo med i ett dubbelrum. Önskemål kring boende gör att det blir en ruta för att skriva in andra önskemål kring boendet. När allt är ifyllt som man är i behov av klicka på Spara.

18 Tillfällen Dags att gå till tillfällefliken och lägga upp de dagar som utbildningen äger rum på. Ett tillfälle per dag läggs upp med förväntat startklockslag och slutklockslag för respektive dag. Vill man kan man göra ytterligare lokalbeskrivningar för att man ska kunna hitta lokalen man ska ha utbildningen i. När man uppgett den man behöver klicka på Lägg till. Anmälda Här kommer alla deltagare som anmäler sig digitalt att läggas till, man kan också lägga till personer direkt på denna fliken. När en person har anmält sig flaggas detta ute i Arrangemangsfliken och när söket görs ser man att det finns anmälda personer på ett arrangemang. När man kommer in på denna flik klickar man på namnet och det läses upp nedan den informationen som den anmälda personen angett. Antingen Idrottsorganisation eller Annan organisation. Längre ner finns det alternativ den anmälda uppgett som betalning, om man har uppgett fakturering läses fakturaadress etc upp längre ner. Alla typer av kostnader läses upp nedan och är det någon man skulle behöva lägga in någon Rabatt på gör man detta och slutkostnaden räknas om. Allra längst ner läses upp vem som står som ansvarig för anmälan. Man kan se vad de olika deltagarna har uppgett i de olika paketen som finns med vid anmälan (kost och boende är de två paket som finns idag). Under detta läses det upp de förkuskapskrav som deltagaren uppgett och en länk till utvärderingen (denna är inte i funktion ännu). Därunder läses tilläggsfälten upp med dess uppgivna information. Du kan också välja att göra egna anteckningar i fältet Anteckningar om det är något speciellt kring deltagaren. Om man innan kursen vill ha ut exakt hur de anmälda deltagarna vill bo går man bäst tillväga på följande sätt. Högerklicka i menyraden ovanför de anmälda och välj kolumner kring boendet. Välj sedan att Exportera - Exportera till excel, nu exporteras de valda kolumner. Här kan man också då välja att ta fram fakturaunderlag, detaljer kring kosten eller det som deltagarna uppgett i tilläggsfältet/fälten. När personen anmält sig markera personen och klicka på Enter eller grön bock. Systemet söker nu efter personen och dess uppgifter i databasen. Om personen uppfyller alla kriterier för att gå kursen klicka i Antagen och klicka på Spara. Om personer har valt en Annan organisation måste ni välja er egna organisation. Ex om personen har uppgett att han/hon tillhör Annan organisation Aftonbladet måste ni uppge en Idrottsorganisation och i detta fall väljer jag SISU Idrottsutbildarna Blekinge. Personen hamnar endast på Närvarofliken om man kryssat i Antagen, ej antagna personer kommer inte att synas på Närvarofliken.

19 Närvaro På denna flik kan man köra närvaro, man kan godkänna deltagare om det är den typen av kurs, detta går sedan t ex att söka efter under personsök. Om det är en utbildning som man endast blir godkänd en viss tid finns det datumrutor att fylla i. Klickar man på kalendern under Godkänd t.o.m fylls alla rutor i med samma datum. Ska det vara olika datum i rutorna klicka i respektive deltagares datumruta. Därefter måste man klicka på Spara närvaro.

20 Webb Om man klickar i rutan för Tillåt extern webbpublicering listas utbildningen upp på sidtypen Arrangemangslistan. Det går att tidssätta när man vill lägga ut utbildningen och när man vill att den ska sluta läsas upp, man fyller i rutan Från och Till med datum och klockslag. Tillåt intern webbpublicering är en ruta att klicka i om man vill t ex maila en länk till en utbildning som har speciellt inbjudna deltagare eller om man vill lägga ut utbildningen på andra sidor. När man klickat i rutan och Sparat bildas en länk. Tillåt extern/intern webbanmälad t.o.m öppnar upp webbanmälan på respektive utbildning. Om man inte fyller i en datum stängs inte webbanmälan. För att få in en bild krävs att man lägger in en länk till en bild som man t ex har hämtat på internet. För att lägga in ett Dokument måste dokumentet ligga på EPiserver, klicka fram dokumentet och gå sedan tillbaka och klicka på Lägg till dokument och klistra in länken för dokumentet i URL. Skriv en Titel och Beskrivning och klicka sedan på Lägg till. I rutan nedanför kan man skriva in text för att att ytterligare beskriva utbildningen.

21 Tilläggsfält Här kan man lägga till fält för att kunna få mer uppgifter utöver det man kan få med autoamtik i systemet, det kan t ex vara en tröjstorlek för att alla ska ha en tröja. Klicka på Ny och Skriv i Namn (det är detta som läses upp i anmälningsförfarandet), skriv också i en beskrivning på fältet och klicka sedan på Spara. Utskick Under denna flik styr man automatiska utskick till deltagarna på kursen, utskicken skickas inte direkt, det kan ta upp till ca 20 minuter. Mallar är förskapade av huvudorganisationen och vissa delar är också låsta för ändring av distrikt etc. Det finns flera saker att välja att ta med här, de som är låsta är ikryssade och gråmarkerade. Aktiverad - Ikryssad ruta är att valt utskick är i funktion Utskicksmottagare - Här väljer man vilka som ska få utskicket Utskickstillfälle - (Finns inte på alla mallar) här kan man styra vilken datum det ska skickas ut Avsändare - Från vilken organisation skickas utskicket Ämne - Hamnar i Ämnesraden i maliet Beskrivning - Beskriv utbildningen kort Hälsningsfras - Början på mailet som skickas Datum - Plockar upp startdatum och slutdatum på Informationsfliken Plats - Plockar upp platsen på Tillfällefliken Deltagare - Läser upp deltagare med adress och kontaktuppgifter som ligger på fliken Anmälda Dela detta på Facebook - Skapar en ikon för att kunna dela med sig av utbildningen på Facebook Tillfällen - Hämtar upp tillfällena som är skapade under fliken Tillfällen Kostnad - Hämtar upp kostnaden som är skriven i rutan för Kostnad på fliken Information Betalningsmetod - Plockar upp det man valt på Informationsfliken Kontaktperson - Hämtar personen man skrivit in på Kontaktperson på Informationsfliken Sidfot - Hämtar sidfoten längst ner på hemsidan (SISU-specifikt) Hämtade adressuppgifter - Hämtar adressen från förbundsadminstration och läser upp denna Logotype 1 - Hamnar uppe till vänster (rekommenderas att inte användas), max 4 MB gäller på alla logotyperna Logotype 2 - Hamnar uppe till höger, klicka på Välj fil och välj en fil på datorn, när filen är vald klicka på Ladda upp fil. Max 4 MB Logotype 3 - Hamnar nere till vänster Logotype 4 - Hamnar nere till höger Bifogad fil - Ej i funktion När allt är valt klicka på Spara

22 Det kan finnas 5 olika mallar att välja på, Bekräftelse, Antagen, Kallelse, Påminnelse och Tack. Bekräftelse - Skickas t ex ut till de som anmäler sig till kursen Antagen - Skickas ut när man klickar i Antagen för den anmälda deltagaren Kallelse - Kan tidsstyras och skickas ut en speciell tidpunkt till de deltagarna som ska gå utbildningen. Påminnelse - Kan också tidsstyras och skickas ut för att påminna om utbildningen. Tack - Efter utbildningen kan man tidsstyra att skicka ut ett tack och t ex marknadsföra flera utbildningar. Uppläsning på hemsidan På första sidan läses det upp enligt följande. Ingressen - Information Datum - Information Klickar man på länken Mer information på kurssidan läses följande upp. Ingress - Information Beskrivning - Information Kursledare - Information (Arrangemangsledare) Dokument - Webb Bild - Webb Studieplan - Information (dessutom läses beskrivningen för studieplanen upp som är inlagd av huvudorganisation) Datum - Information Tillfällen - Tillfälle Kursavgift - Information (Läser både upp kostnad och kostnadsbeskrivning) Kontaktperson - Information Anordnare - Information Sista anmälningsdag - Webb Plats - Tillfällen Målgrupp - Information Förkunskapskrav - Information

23

24 Ingress - Information Beskrivning - Information Bild - Webb Tillfällen - Tillfälle Kursledare - Information (Arrangemangsledare, tillagd ledare på arrangemanget under fliken Anmälda) Kursplats - Tillfällen Kursavgift - Information (Läser både upp kostnad och kostnadsbeskrivning) Kostnadsbeskrivning - Information Förkunskapskrav - Information Avbokningsregler - Information Övrigt - Information, nätbaserat inslag läses upp här Dokument - Webb Bokningsgrad - Information min och max deltagare Klickar man på Anmäl dig här kommer man in i anmälningsförfarandet, beroende om jag valt att ta med kost eller boendepaketet eller inte något av detta är det ett antal steg att gå. Första steget är att uppge sina personuppgifter, här läggs också in vilken organisation man tillhör. Tillhör man en organisation som tillhör Riksidrottsförbundet väljer man Idrottsorganisation, annars väljer man Annan. Välj därefter vilken typ av organisation man tillhör och därefter finns olika val att göra som kommun och idrott, valen behövs inte göras. Därefter läses Övrigt upp som Tilläggsfält och Förkunskapskrav. Ska man endast anmäla en person klickar man på Nästa. Vill man anmäla flera personer klickar man på +Lägg till fler deltagare och lägger till de deltagarna som ska läggas till. Nästa steg som också är obligatoriskt är att uppge vem som är Ansvarig anmälan, dvs den som skickar in anmälan. Om en person är anmäld ligger den som default och man kan klicka på nästa, vill man uppge någon annan väljer man <Annan person>.

25 Har man valt att ha med boende på utbildningen är detta nästa steg, här läses det upp som är inskrivet under boendet, beskrivning och länken till boendet. Kostnaderna om det inte ingår i kursavgiften och ev enkelrumstillägg. Klicka till höger på Ej valt, klicka här. Nästa steg är om man valt att ta med kostpaketet. Här läses det upp som man valt att skriva in som Beskrivning och om eventuell kostnad lagts upp om det inte ingår i utbildningsavigften. Klicka till höger på Ej valt, klicka här. Nästa steg är Betalning, har man valt Gratis på Informationsfliken visas inte detta steg. När man klickar i det betalningssätt (Bankgiro eller Plusgiro) man vill använda sig av läses följande information upp. Total kostnad - Räknar ihop allt (kostnad på Information och ev valt boende- och kostpaket) Bankgiro alt Plusgiro konto - Information Betalningsmottagare - Information Information - Information (betalningsalternativ) Sista betalningsdag - Information Om man valt betalningsmetod Faktura läses endast den totala kostnaden upp. Därefter får man uppge var fakturan skall skickas. Klicka därefter på Nästa. Nästa steg är att man får Granska det man fyllt och och där klicka på Skicka in anmälan. Man är nu anmäld till utbildningen