PROTOKOLL 1 (20)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (20) Fritidsnämnden Plats och tid E-fyran, stora sammanträdesrummet, kl Beslutande Daniel Ådin (S), ordförande Joakim Wallström (V), vice ordförande ( ) Hans Brettschneider (MP) tjänstgjorde för Joakim Wallström (V) Gunilla Lundström (S) Fredrik Långström (S) Johanna Jonsson (S) Åsa Stenlund-Björk (S) Mustafa Nor Jibril (S) tjänstgjorde för Robert Eskelinen (S) Yvonne Wahlberg (S) tjänstgjorde för Robert Eskelinen (S) Inger Sundbom (FP) tjänstgjorde för Duncan Mckie (FP) Johan Söderberg (M) Sonja Hedqvist (C) Charlotta Enqvist (KD) Ersättare Yvonne Wahlberg (S) Rickard Dahlström (S) Elin Stegerstedt (M) Hans Brettschneider (MP) Tjänstemän Leif Gustafsson, fritidschef Eddy Lindström, avd.chef adm. avdelningen Hans Pettersson, avd.chef förening & idrott Östen Lövgren, avd.chef verksamhetsavd. Anette Andersson, nämndsadministratör Övriga deltagare Linda Marklund, revisor PwC Maggie Zingmark, revisor Marie Lindkvist-Holmlund, campingchef Berith Markstedt, områdeschef, fg centrala stan Icke närvarande Robert Eskelinen (S) ordinarie Duncan Mckie (FP) ordinarie Gunilla Stenström (S) ersättare Justerare Paragrafer Charlotta Enqvist (KD) Underskrifter Daniel Ådin, ordförande Anette Andersson, nämndsadministratör Charlotta Enqvist, protokollsjusterare BEVIS OM ANSLAG Justering av fritidsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Fritidskontoret Underskrift Anette Andersson, nämndsadministratör

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Granskning av fritidsnämndens ansvarsutövande 2011 På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC granskat fritidsnämndens ansvarsutövade. Med ansvarsutövande avses nämndens aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Syftet med granskningen är bland annat att ge revisorerna en del av det underlag som behövs för uttalande i revisionsberättelse. Utifrån genomförd granskning görs följande bedömningar avseende fritidsnämndens ansvarsutövande år 2011: Mål och övrig styrning Uppföljning, rapportering och resultat Analys och aktiva åtgärder Tillräcklig X X X Otillräcklig 1. Förtydliga / dokumentera orsaksanalys och beslutade åtgärder i delårsrapportering vid signaler om bristande måluppfyllelse. 2. Fortsätt utveckla målsättningar som omfattar nämndens samtliga verksamhetsområden. 3. Godkänna fritidskontorets kommentarer avseende revisionsskrivelsen. Revisionsrapport Fritidsnämndens ansvarsutövande 2011 daterad september 2011 Administrativa avdelningens tjänsteskrivelse Kommunrevisionen, Linda Marklund Ledningsgruppen Samtliga ledamöter

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Granskning av kommunens avtalshantering Revisionen har genomfört granskning av kommunens avtalshantering. Syftet med granskningen har varit att bedöma om hanteringen sker på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Granskningen har huvudsakligen avgränsats till avtalshanteringen inom fastighetsnämnden, socialnämnden och tekniska nämnden. Revisorernas granskningsrapport är utskickad som bilaga till aktuellt ärende. 1. Via föredragning och genomläsning av rapporten ta del av revisorernas synpunkter via granskningen av avtalshanteringen inom fastighetsnämnden, socialnämnden och tekniska nämnden. 2. I den egna avtalshanteringen, gällande fritidsnämndens verksamheter, ha en tillräcklig och proaktiv avtalsuppföljning för att säkerställa en god internkontroll inom området. 3. Lägga in avtalshanteringen i nämndens internkontrollplan för år Rapport rörande nuläget sker vid december månads nämnd Revisionsrapport Kommunens avtalshantering Kommunrevisionen, Linda Marklund Ledningsgruppen Samtliga ledamöter

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Ekonomirapport, fritidsnämndens verksamheter, Övergripande redovisning om ekonomiläget per för förvaltningens olika verksamheter inkl. projekt. Anta upprättad ekonomirapport per Bilaga till ekonomirapport Administrativa avdelningens tjänsteskrivelse

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Uppdragsersättningsavtal, Folkets Hus föreningarna Fritidsnämnden beslutade om tidsplan för rubricerade avtalsförhandlingar enligt följande: Höst/Vinter Förbered nya 4-åriga avtal där det bedöms att sådana kan 2011/2012 skrivas, i annat fall kortare avtal eller avvecklingsbidrag. Norm för avvecklingsbidrag arbetas fram. April 2012 Maj 2012 Förslag till uppdragsersättningsavtal behandlas under fritidsnämndens planeringsdagar. Fritidsnämnden beslutar om uppdragsersättningsavtal för Folkets Hus föreningarna att gälla fr o m Vid nämndsmötet lämnades en rapport från det pågående arbetet. 1. Godkänna rapporten 2. Rapport kommer vid arbetsutskottets möte i november rörande uppföljning av de avtal Bilaga över pågående arbete

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Styrkort 2012 fritidsnämndens interna mål Fritidsnämnden beslutade att fastställa fritidsnämndens styrkort avseende den del som avser kommunfullmäktige-rapporteringen. Arbetet med nämndens egen målstyrning/uppföljning inför 2012 fortsätter under hösten. Som ett led i detta arbete har ledningsgruppen arbetat fram ett antal förslag till interna mål för fritidsnämnden. Förslagen redovisades vid arbetsutskottets möte inför fortsatt arbete. 1. Diskutera upplägget/processen för fortsatt arbete enligt följande; Medborgare/Kund: Vid oktobernämnd Utveckling/Tillväxt, Ekonomi och Medarbetare: Vid novembernämnd Slutligt beslut: Vid decembernämnd 2. Kontoret får i uppdrag att arbeta vidare med dessa frågor till december månads nämnd Ledningsgruppens diskussionsunderlag/förslag på fritidsnämndens interna mål 2012 gällande perspektivet MEDBORGARE/KUND. I utskicket ingår också mål/mått hämtat från nämndens nuvarande styrkort under MEDBORGARE/KUND. Fritidsnämndens ledamöter

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Allmänhetens åkning I samband med att Norrvallas konstfrusna isbana togs bort 2008 minskade allmänhetens möjlighet att åka skridskor på kommunens isytor under perioden då naturisarna inte kommit igång. Intresset är stort från kommunmedborgarna om att ha möjlighet att åka skridskor i kommunens anläggningar. Ur ett jämställdhetsperspektiv bedöms 75 procent killar och 25 procent tjejer nyttja möjligheten att åka skridskor på kommunens anläggningar. 1. Allmänhetens åkning i ungdomshallen lördagar och i Kopparhallen söndagar Detta gäller från 1 november Fritidskontoret får i uppdrag att inför hösten 2012 utvärdera och se över vilka tider allmänheten har möjlighet att nyttja kommunens konstfrusna isar hösten Förening & Idrotts tjänsteskrivelse Förening och Idrott (FRKHPEO)

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Ny ismaskin I Fritidskontoret tillstyrkta investeringsram 2012 finns kronor avsatta för en ny ismaskin till Skellefteå Kraft Arena Skellefteå Kraft Arenas ismaskin årsmodell 2002 flyttas till Boliden och Bolidens maskin årsmodell1992 byts in i samband med affären. Ur ett jämställdhetsperspektiv bedöms 75 procent killar och 25 procent tjejer nyttja möjligheten att åka skridskor på kommunens anläggningar. Inköpsavdelningen får i uppdrag att upphandla en ismaskin som finansieras ur 2012 års investeringsbudget. Förening & Idrotts tjänsteskrivelse KLK - inköpsavdelningen Förening och Idrott (FRKHPEO)

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Remiss: Cykelplan för Skellefteå kommun 2011 Fritidsnämnden har fått cykelplan för Skellefteå kommun på remiss. Fritidskontoret anser att planen är bra och genomtänkt. Det bör tydliggöras hur gemensamma gång- och cykelvägar ska användas för att undvika problem och konflikter. Denna skrivelse lämnades till tekniska nämnden, som svar på remissen. Notera arbetsutskottets information Cykelplan för Skellefteå kommun 2011 Camping / Stab (FRKLGUN)

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Flytt och ombyggnad av baracker, Skellefteå Camping Fritidskontoret vill flytta de befintliga barackerna, som varit omklädningsrum vid Skellefteå Kraft Arena och som fritidsnämnden redan äger, till Skellefteå camping för att skapa en samordnad serviceverksamhet. Barackerna behöver byggas om för ca kronor och detta görs i egen regi eller med inslag av lärlingsbygge. Åtgärden förväntas ge en resultatförbättring på ca kronor per år och tryggar arbetsmiljön. Barackerna får disponeras av Skellefteå camping och byggas om i egen regi. Camping / Stabs tjänsteskrivelse Skellefteå Camping Camping / Stab (FRKLGUN)

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Helårsöppet vid Byske Havsbad Byske havsbad har tidigare ansetts vara en säsongsöppen anläggning men de senaste åren har det funnits beläggning året om. Fritidskontoret föreslår att Byske havsbad klassas som en året-runt öppen anläggning eftersom det finns bemanning och möjlighet att hyra stugor hela året. Byske havsbad klassas som helårs-öppen anläggning Camping / Stabs tjänsteskrivelse Byske Havsbad & Camping Camping / Stab (FRKLGUN)

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Campingstatistik - säsongen 2011 Campingchef, Marie Lindqvist Holmlund, redovisade den gånga sommarens campingstatistik. Det visar sig att för sommarsäsongen har följande förändringar skett beträffande antalet campingnätter från 2010: Skellefteå juni augusti 2011 Stugor + 19% Camping - 6% Totalt Ske-å + 2% Byske juni augusti 2011 Stugor + 1,6% Camping + 9,6% Totalt Byske + 8% Godkänna rapporten Campingstatistik 2011 Skellefteå Camping (FRKMLIT) Camping / Stab (FRKLGUN)

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Utveckling av Skellefteå ungdomsfullmäktige FRIS (Förebyggande rådet i Skellefteå) har fått i uppdrag av kommunfullmäktige att ta fram ett förslag på utveckling av ungdomsfullmäktige. Förslaget är klart och innehåller bland annat att man ska anställa en koordinator och att finansieringen delas mellan sex nämnder. Fritidsnämndens finansiering blir kronor per år enligt förslaget. Efter de samtal som förts i utredningsgruppen och i FRIS beredning föreslås att tjänsten som koordinator/samordnare placeras i Fris organisation. Detta innebär att fritidskontoret omgående bör påbörja processen med inrättande av tjänsten och rekryteringsarbetet. Detta för att vara beredda att slutföra tjänstetillsättningen vid ett positivt beslut. 1. Fritidsnämnden accepterar den finansieringsplan som presenterats. 2. Fritidskontoret får i uppdrag att påbörja arbetet med att rekrytera koordinator/samordnare med placering i FRIS:s organisation Utveckling av Skellefteå ungdomsfullmäktige FRIS FRIS (förebyggande rådet i Skellefteå) Camping / Stab (FRKLGUN)

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Definition av fritidsgård och träffpunkt I samband med förändrade driftsformer för verksamheten i Bergsbyn finns det ett behov av att formulera likheter och skillnader mellan reguljär fritidsgårdsverksamhet och vad vi kallar träffpunkt. Detta eftersom den planerade verksamheten inte kan ha den nivå som fritidsgårdsverksamheten normalt har. Organisationsmässigt ska då verksamheten tillhöra en annan gård och drivas i form av en filial till denna fritidsgård. Tanken med detta sätt att dela upp verksamheten i två olika nivåer är att kunna på sikt bli kvar på orter där underlaget i form av antalet ungdomar i upptagningsområdet börjat svikta. Det kan också vara så att verksamhetsområdena måste bli större med en huvudfritidsgård och en eller flera filialer. Detta främst för att vi ska kunna dimensionera bemanningen på ett bättre sätt. 1. Under punkten lokal och i spalten för Träffpunkt filial till annan gård stryks orden på minde yta och så att meningen istället lyder: Anpassad för tonåringars aktiviteter fast med mindre resurser. 2. I övrigt fastställa den definition av fritidsgård och träffpunkt som presenterats Dokumentet Fritid Skellefteås definition av fritidsgård och träffpunkt Verksamhetsavdelningen (FRKOLON) Verksamhetsavdelningen (FRKBMAT) Camping / Stab (FRKLGUN)

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Klippan nu en träffpunkt Vid fritidsnämndens möte i augusti 2011 fick fritidskontoret i uppdrag att ta fram en alternativ lösning för alternativ drift. Denna skulle innebära att i kommunal regi bedriva en träffpunkt med en begränsad verksamhet. Denna lösning ska då inrymmas inom de kronor som tidigare avtalsförslag med EFS Bergsbyn omfattade. Med detta som utgångspunkt har ett avtal med föreningen arbetats fram. Fritidsnämndens arbetsutskott beslutade att starta upp Träffpunkt Klippan. I uppdraget från fritidsnämnden ingår även att definiera begreppet träffpunkt i relation till fritidsgårdsverksamhet 1. Starta upp verksamhet i form av en träffpunkt i EFS lokaler i Bergsbyn Verksamheten finansieras med kronor ur budget för VHT 3500 FRITIDSGÅRDAR och kronor ur budget för VHT 3007 SAMLINGSLOKALER, en anslagsmässig omfördelning som görs fr o m budget Sista kvartalet 2011 regleras via bokföringsorder. Förslag till budget för träffpunkt i Bergsbyn Kommunfullmäktige EFS Bergsbyn Verksamhetsavdelningen (FRKOLON) Verksamhetsavdelningen (FRKBMAT) Camping / Stab (FRKLGUN)

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Anmälningar till fritidsnämnden Detta för att fritidsnämnden ska ha inblick i det som beslutades i arbetsutskott samt skrivna och expedierade delegationsprotokoll. Materialet kan sedan läggas till handlingarna Godkänna lämnad redovisning, enligt tjänsteskrivelse Administrativa avdelningens tjänsteskrivelse

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Meddelande till fritidsnämnden Detta för att fritidsnämnden ska ha möjlighet till en inblick i fortsättningen av ett ärende, ex vis slutligt beslut. Materialet kan sedan läggas till handlingarna Godkänna lämnad redovisning, enligt tjänsteskrivelse Administrativa avdelningens tjänsteskrivelse

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Rapporter Matekan och Vitbergsbadsrestaurangen Rapport om att avtalet eventuellt måste sägas upp för omförhandling då diskussioner om nivån på arrendet har hållits. FRIS:s senaste möte Gunilla L och Johan S rapporterade om vad som togs upp på FRIS möte i slutet av september. Några axplock: På nästa FRIS beredning ska det tas fram ett förslag på hur utvärdering av ungdomsfullmäktige ska genomföras. En rapport från socialkontoret berättade att preparatet Spice är högaktuellt i Skellefteå och att socialkontorets fältare samt personal inom KLARA möter många ungdomar som missbrukar detta preparat. Det första projektet, Skarven, ett samverkansprojekt mellan Urkraft, Efyran och gymnasieskolan presenterades av Jan Brännström, Stefan Schönfeldt samt Carita Green-Granström, som alla arbetat med Skarvenprojektet. Projektet går ut på att få ungdomar, som av någon anledning valt att inte delta i gymnasieskolan, att få en ny chans att starta om sitt studerande. Matfesten som i första hand vänder sig till äldre målgrupp, där upplevde fältverksamheten att berusningsgraden var hög på de åringar som lämnade festivalområdet. Av den anledningen föreslog mötet att anordna en träff med arrangörerna angående vilka förbättringsåtgärder som kan vidtas till eventuell fest nästa år. Under hösten görs det en riktad insats för personalgrupper som arbetar med barn och ungdomar kring gruppen barn som lever i utsatta miljöer. Detta är ett samarbete med Unghästen, socialkontorets fältare och utvecklingsledarna inom individ- och familjeomsorgen.

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Övriga frågor Inbjudan till Ungdomsstyrelsens Rikskonferens 2011 Ordföranden berättar som inbjudan som kommit och det bestäms att Johanna Jonsson (S) och Johan Söderberg (M) åker på detta.

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dagens fritidsnämndsmöte Revisorerna på besök Revisorerna, Linda Marklund och Maggie Zingmark, var på sitt årliga besök hos fritidsnämnden under ca 55 minuter. Information om FG-centralorten / E-fyran Eftersom fritidsnämndens tema för oktober månad är FG-centralorten / E- fyran så var områdeschefen Berith Markstedt på besök i nämnden och berättade om detta. Beriths föredrag hade en tidsrymd av ca 45 minuter.