Unga Forskares Utvecklingsfond

Transkript

1 Unga Forskares Utvecklingsfond Utredningsrapport DATUM UTREDARE Tobias Jonsson Sara Magnusson Alexander Sehlström GODKÄND Utkast

2 Innehåll ii Innehåll Kapitel 1 Inledning 1 Bakgrund... 1 Frågeställning... 1 Syfte... 2 Kapitel 2 Utredningen 3 Grundläggande förutsättningar... 3 Förvaltning... 3 Olika former för förvaltning... 3 Regelverk kring utdelning... 4 Utdelningsmakt... 4 Uppbyggnad... 5 Investeringsförmåga... 5 Önskad utdelning... 5 Återinvestering... 6 Kapitel 3 Förslag 7 Fondens syfte... 7 Förvaltning... 7 Regelverk... 7 Uppbyggnad... 8

3 Inledning 1 Kapitel 1 Inledning Bakgrund Förbundet Unga Forskares ekonomi är idag helt beroende av externa finansiärer; Ungdomsstyrelsen tilldelar förbundet mer eller mindre fria medel; företagspartners bidrar med pengar till vår verksamhet rent allmänt; stiftelser, fonder samt sponsorer specifik verksamhet. Den enda inkomsten förbundet styr över själv är deltagaravgifter vid olika arrangemang, men dessa intäkter spelar mindre roll för den totala ekonomin. Förbundet Unga Forskare är således starkt beroende av externa finansiärer för att kunna bedriva sin verksamhet. Drar sig en finansiär ur kommer hela eller delar av verksamheten påverkas negativt. Vidare fastställer Riksstämman en budget som förbundsstyrelsen är låst att följa och därmed är möjligheterna till att bidra med ekonomiska medel till verksamhetsidéer som uppstår under året starkt begränsade, oavsett hur bra och syftesuppfyllande dessa kan tänkas vara. Sammantaget är möjligheterna för förbundet att bidra med egna fria medel till nya verksamhetsidéer mycket små och all verksamhet är även starkt ekonomiskt beroende vilket kan ge svårigheter i ekonomiskt tuffa tider. Förbundsstyrelsen uppmärksammade medlemmarna om detta vid Riksstämman år Stämman tog beslut om att bilda en fond kallad Unga Forskares Utvecklingsfond, avsätta 2008 års överskott till fondens förfogande, utreda hur fonden kan utvecklas och förvaltas samt på Riksstämman år 2009 presentera ett underlag för beslut rörande fondens framtid (RS c). Frågeställning För att genomföra utredningen har förbundsstyrelsen tillsatt en utredningsgrupp (FS d samt FS c) bestående av Alexander Sehlström, Tobias Jonsson och Sara Magusson. Utredningsgruppen har valt att i sin utredning svara på följande frågor: Vad är fondens syfte? Vilken förvaltningsform skall fonden ha? Vem skall förvalta fonden? Hur skall fonden byggas upp?

4 Inledning 2 Syfte Utredningen syftar till att ge Riksstämman ett beslutsunderlag för Unga Forskares Utvecklingsfonds syfte, förvaltning samt uppbyggnad.

5 Utredningen 3 Kapitel 2 Utredningen Grundläggande förutsättningar Utdrag ur beslutsunderlaget från Riksstämman: Unga Forskare är en organisation med många nya och spännande idéer som kan bidra till att öka ungdomars intresse för naturvetenskap och teknik. Förbundsstyrelsen tycker att det vore bra om det fanns en summa pengar som varje år kunde sökas av föreningar, distrikt, projektgrupper eller verksamhetsgrupper för att genomföra nya spännande förslag. Som en ungdomsorganisation är dock resurserna ofta begränsade och det finns inte alltid möjlighet att genomföra all föreslagen verksamhet. En metod för att garantera att det alltid ska finnas resurser tillgängliga för att genomföra nya projekt är att upprätta en utvecklingsfond för Unga Forskare. Delar av fondens avkastning skulle kunna användas till detta syfte, utan att belasta förbundets budget. Samtidigt kan fondens sparade medel fungera som en ekonomisk buffert om de ekonomiska förutsättningarna för förbundet ändras drastiskt. Genom att upprätta en fond slipper förbundet prioritera bort verksamhet i samma omfattning som idag och förbundets budget blir inte en begränsade faktor för vilken verksamhet som kan genomföras. Utredningen har vidare valt att sätta upp följande påståenden att utgå ifrån i sin utredning när frågeställningarna skall besvaras: Fonden skall göra skillnad för förbundet Fonden skall utveckla hela förbundet, det vill säga lokal, regional och nationell verksamhet Fonden skall vara friställd budgeten fastslagen vid Riksstämman Fonden skall vara långsiktig Förvaltning Genom att välja rätt förvaltning skapas förutsättningar för fonden att på bästa sätt uppfylla sitt syfte. Olika former för förvaltning

6 Utredningen 4 Vidare har utredningen valt att titta på tre möjliga sätt att förvalta fonden på.: 1. Fonden regleras i policyn - beslut om ändring av policyn tas av förbundsstyrelsen. 2. Fonden regleras i stadgarna - beslut om ändring av stadgarna tas av Riksstämman i enlighet med reglerna för stadgeändring. 3. En stiftelse bildas som förvaltar fonden - stiftelsens uppdrag och regelverk fastställs vid bildandet och kan därefter inte ändras (Stiftelselag (1994:1220)). De tre föreslagna förvaltningsformerna har alla olika för och nackdelar. Genom att reglera förvaltningen i policyn kan förbundsstyrelsen ändra regler, syfte et cetera med kort varsel. Detta är en stor fördel om förbundet exempelvis skulle hamna i ett svagt ekonomiskt läge och skulle behöva mer pengar omedelbart för att kunna klara sin existens. Nackdelen är att det just är relativt lätt att ändra bestämmelserna kring fonden; en mindre klarsynt förbundsstyrelse skulle kunna få för sig att bränna pengarna utan eftertanke och det arbete som lagts på uppbyggnad och förvaltning skulle vara ogjort. Detta kan bättre undvikas genom att reglera användandet av pengarna via stadgarna. Ändring av stadgarna kan endast ske genom två tredjedels majoritet på Riksstämman om ändringen uttryckligen är annonserad i kallelsen eller om stämman är enig om att ta upp ändringen för beslut. Genom att förvalta fonden genom en stiftelse är dess syfte och regelverk helt skyddade för förändring för all framtid. En stiftelse är så ledes en mycket långsiktig förvaltningsform. Nackdelen är att omvärlden inte är statisk och skulle denna förändras mycket riskerar stiftelsen att inte kunna uppfylla sitt syfte. Vidare kan pengar som stiftelsen förvaltar inte återbetalas eller användas till krissituationer förbundet teoretiskt skulle kunna hamna i. En stiftelse skall därtill klara av att stå helt på egna ben vad gäller förvaltning. Om kapitalet inte ger tillräckligt stor avkastning kan kostnaderna för förvaltning helt äta upp avkastningen och ingen utdelning kan ges. Regelverk kring utdelning Regelverket bör utformas på ett sådant sätt att användningsområdet för pengarna är brett nog att klara av förändringar i förbundet och samhället, men smalt nog för att garantera att pengarna används i enlighet med fondens syfte. Regelverket bör även utformas på ett sådant sätt att fondens kapital kan växa och på sikt ge större utdelning. Utdelningsmakt Utifrån de uppsatta grundförutsättningarna har utredningsgruppen funnit att det oavsett förvaltningsform är viktigt att makten över utdelningen skall finnas hos dem det berör i så stor utsträckning som möjligt. På så sätt garanteras att hela förbundets behov kan tillgodoses. Samtidigt behöver maktkonstellationen vara sådan att beslut kan tas utan allt för stora svårigheter och byråkrati; förvaltningskostnaderna skulle annars kunna bli allt för stora.

7 Utredningen 5 Uppbyggnad Hur uppbyggnaden av fondens kapital skall se ut beror på framför allt två faktorer: Hur stor investeringsförmågan förbundet besitter Vad är en acceptabel utdelning, det vill säga hur mycket pengar vill man minst ha ut från fonden Investeringsförmåga När pengar avsätts till fonden avsätts pengar för framtiden - man investerar i sig själv. Och efter grundförutsättningen att fonden skall utveckla hela förbundet har utredningsgruppen även tittat på vilka förutsättningar alla nivåer i förbundet har att investera i fonden. Förbundets förmåga att investera pengar i fonden är begränsade och styrs av de beslut som Riksstämman tar. Efter granskning av förbundets ekonomi samt framtidsutsikterna för intäkter kan det konstateras att förbundet kan, under förutsättning att verksamheten bedrivs på ungefär samma sätt som idag, avsätta kronor per år till fonden under en period på tre år. Därefter är det svårt att säga något om förbundets ekonomiska förutsättningar över huvudtaget. Därutöver får Förbundet Unga Forskare årligen ta del av donationer av olika slag som är obundna och utan krav från framförallt privatpersoner. Förbundsstyrelsen har tagit ett beslut om att dessa pengar skall tillfalla Unga Forskares Utvecklingsfonds kapital. Donationerna är av storleksordningen kronor per år. Efter samtal med förbundets distrikt kan det konstateras att deras investeringsförmåga i fonden är starkt begränsade. Distrikten talar om en årlig investering på ca kr per distrikt. Den lokala verksamheten har i princip inga möjligheter att investera själva i fonden. Vad föreningarna kan göra är att ställa krav på sina distrikt och på förbundet att prioritera investering i fonden. Sammantaget har förbundet tillsammans en uppskattad investeringskapacitet på kronor per år. Önskad utdelning Enligt uppsatta grundförutsättningar skall fonden göra skillnad. Ställer man utdelningen i relation till förbundets budget gör knappast en tusenlapp skillnad medan en halv miljon kronor skulle göra det. För distrikten skulle en utdelning på en halv miljon näst intill utgöra alla distrikts sammanlagda årsbudget och på så sätt göra mycket stor skillnad precis som en utdelning av den storleken i förhållande till föreningarnas ekonomi skulle göra. Ställer man däremot utdelningen i relation till vilket kapital som kan ge en sådan utdelning ger det ett annat perspektiv på situationen. Vid gynnsamma förutsättningar kan en utdelning på 10 % av fondens kapital om året vara rimlig. En utdelning på kronor kräver således ett

8 Utredningen 6 kapital på en miljon kronor, en halv miljon kronor i utdelning kräver ett kapital på fem miljoner kronor och så vidare. Återinvestering Beroende på om någon återinvestering av utdelningen skall göras eller ej kommer det ta olika lång tid för att bilda ett så pass stort kapital att fonden ger önskad avkastning. Vanligt är att 10 % av utdelningen läggs till kapitalet för att garantera att kapitalet växer även om inga nya avsättningar görs till fonden.

9 Förslag 7 Kapitel 3 Förslag Fondens syfte Utredningen menar att fondens syfte skall vara att utveckla förbundet, dess distrikt och föreningar samt deras verksamhet i enlighet med förbundets syfte. Med denna formulering som utgångspunkt menar utredningen att utdelning av medel främst bör ske till: Verksamheter, kurser och läger som direkt uppfyller förbundets syfte samt innehåller någon form av nyskapande moment. Verksamhet som uppenbart har långsiktig potential att stå på egna ben. Verksamhet av utbildande karaktär för personer med ledaruppdrag och andra nyckelpositioner. Förvaltning Utredningen har vägt samman flertalet faktorer och gjort bedömningen att fonden i en inledningsfas bör vara reglerad via stadgarna och att ett särskilt utskott skall arbeta med förvaltning samt fördelning av fondens kapital och utdelning. Utskottet bör svara för sina beslut inför Riksstämman. Fonden bör förvaltas av representanter från förbundsstyrelsen samt de distriktstyrelser vars distrikt har bidragit till fondens kapital. På detta sätt tror utredningsgruppen att det skapas starka incitament för att i en inledningsfas bidra med kapital till fonden. Frågan om fondens förvaltning bör utredas på nytt efter det att fondens kapital vuxit och rutiner för verksamheten bildats om några år för att säkerställa att fonden då förvaltas på rätt sätt i förhållande till dagsläget. Utredningen visar på att det exempelvis finns många fördelar med en stiftelse som förvaltningsform om ett tillräckligt stort kapital ackumulerats samt rutinerna är väl utarbetade och testade. Regelverk Utredningen föreslår att följande regelverk sätts upp och regleras via Förbundet Unga Forskares stadgar i ett eget kapitel x kallat Unga Forskares Utvecklingsfond.

10 Förslag 8 x.1. Unga Forskares Utvecklingsfond syftar till att utveckla förbundet, dess distrikt och föreningar samt deras verksamhet i enlighet med förbundets syfte. x.2. Unga Forskares Utvecklingsfond förvaltas av ett särskilt fondutskott som skall konstitueras senast en (1) månad efter det att ordinarie Riksstämman ägt rum. Utskottet svarar inför Riksstämman. x.2.1. Utskottets ordförande är förbundets kassör samt skall därutöver bestå av lägst två (2) ledamöter och högst åtta (8) ledamöter. Varje distrikt som bidragit till fondens kapital under föregående räkenskapsår har rätt att utse en (1) ledamot. Om lägsta antal ledamöter inte kan tillsättas via distrikten skall förbundsstyrelsen utse ett antal ledamöter för att nå till lägstanivån för antalet ledamöter. x.2.2. Utskottet skall sammanträda minst två (2) gånger per år. Kallelse med dagordning för sammanträdena skall vara samtliga ledamöter tillhanda minst en (1) månad innan mötet äger rum. x.2.3. Utskottets beslut skall justeras tidigast en (1) vecka och senast två (2) veckor efter avslutat möte. Verkställande av beslut sker först efter justering. x.3. Fondens nettoavkastning beräknas efter det att eventuella skatter och avgifter betalats. x.4. Av fondens nettoavkastning disponerar fondutskottet 90 % utjämnat till närmaste lägre tal kronor att dela ut i enlighet med fondens syfte. Utskottet ansvarar för utdelningsprocessens utformning samt genomförande. Återstoden av nettoavkastningen lägges till fondens kapital. x.5. Omplacering av fondens värdepapper och kapital beslutas av fondutskottet. x.6. Vid ordinarie Riksstämma skall utskottet redogöra för fondens verksamhet samt räkenskaper för föregående verksamhets- och räkenskapsår. x.7. Avsatt kapital för Unga Forskares Utvecklingsfond kan ej återbetalas till donatorn eller förbundet självt. Om konkurs hotar Förbundet Unga Forskare får dock kapitalet på initiativ av förbundsstyrelsen användas efter hörande av revisorerna. Uppbyggnad Utredningen föreslår följande åtgärder för att bygga upp fonden: Att Förbundet Unga Forskare avsätter alla gåvor skänkta utan önskan om användning till Unga Forskares Utvecklingsfond fram till 2011 års slut. Att Förbundet Unga Forskare årligen avsätter delar av statsbidraget till Unga Forskares Utvecklingsfond; kr under år 2009, kr under år 2010 och kr under år 2011.

11 Förslag 9 Att vardera aktivt distrikt avsätter pengar till Unga Forskares Utvecklingsfond; kr under år 2009, kr under år 2010 och kr under år Att fondens utveckling noga följs upp år 2011 för att ta ställning till dess behov av ytterligare uppbyggnad samt eventuella förändringar i förvaltningen och regelverk.