Arkivbeskrivning för byggnads- och tillståndsnämnden

Transkript

1 Byggnads- och tillståndsnämnden (8) DNR BTN-1802/ Arkivbeskrivning för byggnads- och tillståndsnämnden Enligt 4 kap 2 i offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400) och 6 i arkivlagen (1990:782) ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Byggnads- och tillståndsnämndens arkivbeskrivning är ett stöd för förvaltningen i arkivhanteringen och ett hjälpmedel för ökad insyn gentemot kommunens medborgare. Organisation och verksamhet Byggnads-och tillståndsnämnden har funnits som myndighet sedan Nämnden består av 11 ledamöter och 11 ersättare. Dess verksamhetsområde framgår av nämndens reglemente. Byggnads- och tillståndsnämndens operativa arbete sker genom stadsmiljö och serviceförvaltningen. Förvaltningen är nämndens verktyg för att förverkliga politiska mål och visioner samt för att utföra den löpande verksamheten. Organisatoriskt är stadsmiljö och serviceförvaltningen indelat i åtta enheter: Bygglovsenheten Miljöenheten Tekniska enheten Enheten för digitalisering och service Måltidsservice Projektenheten Upphandlingsenheten Förvaltningsstaben Dessa åtta enheter tillhör stadsmiljö- och serviceförvaltningen. Av dessa enheter arbetar bygglovsenheten och miljöenheten främst mot byggnads- och tillståndsnämnden. Tekniska enheten, måltidsservice, projektenheten, upphandlingsenheten och enheten för digitalisering och service främst mot stadsmiljö- och tekniska nämnden. Förvaltningsstaben och enheten för digitalisering och service arbetar mot båda nämnderna. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: btn@sundbyberg.se

2 Byggnads- och tillståndsnämnden (8) Se nedan stående bild. Enheternas ansvar och arbetsuppgifter Bygglovsenheten Bygglovsenheten tillhörde tidigare plan- och bygglovsenheten i stadsbyggnads- och miljönämnden. Planenheten flyttades till stadsledningskontoret och bygglovsenheten blev en del av stadsmiljö- och serviceförvaltningen. Markupplåtelser tillhör också bygglovsenheten och bostadsanpassning tillkom från äldrenämnden. Enheten ansvarar för myndighetsutövningen inom byggnadsväsendet, det vill säga bygglov och tillsyn, markupplåtelser samt bostadsanpassning. Enheten har en viktig roll i Sundbybergs stadsutveckling och månar om att Sundbyberg ska vara en vacker och hållbar stad att bo och verka i. Miljöenheten Miljöenheten har det operativa tillsynsansvaret i Sundbybergs stad för miljö- och hälsoskyddet enligt miljöbalken och strålskyddslagen, samt för livsmedelskontrollen enligt livsmedelslagstiftningen. I enhetens ansvarsområde ingår också tillsynen och kontrollen enligt alkohollagen, tobakslagen, lotterilagen samt lagen om handel med receptfria läkemedel. Arbetsmetoderna kan delas in i förebyggande arbete respektive löpande tillsyn och kontroll. Viss miljöövervakning ingår även i enhetens uppdrag.

3 Byggnads- och tillståndsnämnden (8) Det förebyggande arbetet utförs genom rådgivning till kommuninvånarna i den löpande ärendehanteringen och genom övergripande informationsinsatser, t ex energirådgivning till allmänheten och verksamheter i samverkan med Kommunförbundet Stockholms Län. Medverkan i stadens planarbete och besvarandet av remisser är en viktig del i detta arbete. Ansvaret för övrigt förebyggande miljöarbete i staden delar idag enheten med stadens miljösamordnare. Förvaltningsstaben Förvaltningsstaben bildades 1 oktober Då delades den tidigare administrativa enheten/stab i förvaltningsstaben och serviceenheten. Den tidigare administrativa enheten/stab tillhörde stadsbyggnads- och miljönämnden. Förvaltningsstabens uppdrag är: Att vara ett sekretariat som stödjer de politiska nämnderna samt övriga i förvaltningen. Dessa arbetsuppgifter består t ex. rollerna nämndsekreterare, kommunikatör, utredare, ekonomer Att genomföra utredningar som stödjer hela förvaltningen. Dessa utförs och samordnas av staben. Staben utför även utredningar på uppdrag som nämnderna ger förvaltningen. Att bistå med ekonomistöd Organisationshistorik Denna organisationshistorik redogör för vilka nämnder som tidigare ansvarat för de områden som ingår i stadsmiljö- och tekniska nämndens ansvar. Historiken tar sin början då kommunreformen med fri nämnds bildning infördes 1991 och sträcker sig fram till att byggnads- och tillståndsnämnden bildades i Trafiknämnden, upphörde 1990 Tekniska nämnden, upphörde 1991 Byggnadsnämnden, upphörde 1991 Stadsbyggnadsnämnden fanns Samhällsbyggnadsnämnden fanns Stadsbyggnads- och fastighetsnämnden fanns Miljö- och hälsoskyddsnämnden, upphörde 1998 Myndighetsnämnden fanns Miljö- och myndighetsnämnden fanns Miljö- och hälsoskyddsnämnden fanns Stadsbyggnads- och miljönämnden Stadsmiljö- och tekniska nämnden Byggnads- och tillståndsnämnden 2015-

4 Byggnads- och tillståndsnämnden (8) Nuvarande byggnads- och tillståndsnämnden kommer främst från stadsbyggnadsoch miljönämnden och delvis från äldrenämndens avseende bostadsanpassningsbidrag. Socialnämnden tom april 1991 Äldreomsorgsnämnden from maj 1991-tom 1993 Äldre- och omsorgsnämnden from tom 31 december 2008 Äldrenämnden from 1 januari 2009 Överlämningen av stadsbyggnads- och miljönämndens arkiv till byggnads- och tillståndsnämndens arkiv finns i (Bilaga 1). Arkivets huvudsakliga struktur Arkivet efter byggnads- och tillståndsnämnden består av de allmänna handlingar som uppkommit i verksamheten och som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen, och inkomna handlingar samt ytterligare handlingar som tagits om hand för arkivering Arkivhandlingar är ordnade i enlighet med allmänna arkivschemat. Handlingar efter äldre verksamhetsformer är redovisade separat. Arkivets övergripande struktur framgår av dokumenthanteringsplanen. Vanligt förkommande typer av handlingar i verksamheten är protokoll av olika slag, inkomna handlingar, diarieförda ärenden (innehåller också de utgående handlingar som bevaras), rapporter och egenproducerade trycksaker. De förkommande handlingsslagen framgår i detalj av byggnads- och tillståndsnämndens dokumenthanteringsplan som regelbundet revideras. Miljöenheten Miljöenhetens handlingar finns i närarkiv Alkohol, tobak och läkemedel: a. Akter sorterade i hängmappskåp b. Akter sorterade i hängmappskåp i låda 1 finns kopia på serveringstillstånd och serveringsansvarig personal sorterade i alfabetisk ordning på verksamhetens adress. c. I låda 2 finns tobaks-och läkemedelsärenden, restaurangrapporter, och pågående alkoholärenden. d. I låda 3 finns avslutade ärenden.

5 Byggnads- och tillståndsnämnden (8) 2. Hälsoskydd och miljöskydd a. Akter kopplade till fastigheter sorterade i alfabetisk ordning på fastighetförteckning i hängmappsskåpen (miljö- och hälsoskyddsarkivlådorna) b. Markundersökningar innan 2012 återfinns i egen hängmappslåda, sorterade på fastighet och datum och framåt finns akterna i miljöoch hälsoskyddsarkivlådorna. c. Köldmedieakter 2014 (2013-års rapporter) och framåt är sorterade i egen hängmappslåda och tidigare finns i pärmar sorterade på fastighetsbeteckning. d. Akterna inte kopplade till fastigheter: a. Innan 2013 är akterna sorterade på ämne i bokstavsordning i hängmappslådor b och framåt sorteras akterna på diarieplan (DPL) och diarienummer. e. Radonmätningar finns i pärmar i arkivet. Flerbostadshus, skolor och förskolor är sorterade på fastighet. f. Vattenprover på plaskdammar finns i pärmar i bokhyllan sorterade på plaskdamm och datum. 3. Livsmedelstillsyn a. Akter sorterade i alfabetisk ordning på fastighetförteckning i hängmappsskåpet. b. Akter som inte är kopplade till verksamheter eller fastigheter 2013 och framåt sorteras på diarieplan (DPL) och diarienummer. Bygglovsenheten Bygglovsenhetens handlingar finns i närarkiv 529. Byggnads- och tillståndsnämnden ansvarar för hela stadens bygglovsarkiv. 1. Bygglov och anmälan av anmälningspliktiga åtgärder, OVK, Hissintyg a. Anmälan av anmälningspliktig åtgärder är sorterade på fastighetsbeteckning i hängmappsskåp märkta med Pågående ärenden. b. Ansökan om bygglov är sorterade på fastighetsbeteckning i hängmappskåp märkt med Pågående ärenden c. Skyltar är sorterade på fastighetförteckning i lådan i hängmappsskåpet märkt med Skyltar. d. Tidsbegränsade lov är sorterade på fastighetförteckning i hängmappsskåpen märkta med Tidsbegränsade lov. e. Avslutade bygglovsansökningar och anmälningspliktiga åtgärder är sorterade på fastighetförteckning i hängmappsskåpen märkta med Slutförvar. f. Bygglovsritningar finns bland annat i de stora ritningsskåpen och i bygglovsakterna sorterade på fastighetförteckning.

6 Byggnads- och tillståndsnämnden (8) g. Konstruktionsritningar, arkitektritningar, VA-ritningar, EL-ritningar, ventilationsritningar, VVS-ritningar finns på mikrokort, CD eller på USB i mikrokortskåpet h. Relationsritningar finns i bygglovsakten, stora ritningsskåpet samt på CD/USB i mikrokortskåpet sorterade i fastighetsbeteckning. i. OVK är sorterade på fastighetsbeteckning i pärmar i bokhyllan. j. Hissintyg är sorterade i pärmar i bokhyllan på fastighetsbeteckning och datumordning. 2. Markupplåtelse Handlingar för markupplåtelser finns i närarkiv 529 a. Ansökningar om markupplåtelse pärmar sorterade på diarienummer. b. Beslut pärmar sorterade på diarienummer c. Remissyttrande pärmar sorterade på diarienummer d. Tillståndsbevis pärmar sorterade på diarienummer 3. Bostadsanpassning Handlingarna förvaras i låst arkivskåp. a. Pågående ärenden förvaras i låst arkivskåp i hängmappar sorterade i fastighetsbeteckning b. Beslut om bostadsanpassningsbidrag förvaras i låst arkivskåp i hängmapp sorterade i fastighetsbeteckning c. Ansökan och beslut om bostadstillägg förvaras i pärm hos handläggaren sorterade i fastighetsbeteckning d. Slutförvaring sker i mellanarkiv på plan 2 sorterade på fastighetsbeteckning. 4. Parkeringstillstånd Handlingar för parkeringstillstånd finns i närarkiv 541 a) Ansökningar förvaras i låst aktskåp b) Beslut om parkeringstillstånd förvaras i låst aktskåp c) Läkarintyg förvaras i låst aktskåp d) Överklagan förvaras i låst aktskåp 5. Förvaltningsstaben Förvaltningsstabens handlingar finns i närarkiv 541. Det inkluderar framförallt ärenden som behandlats i byggnads- och tillståndsnämnden till exempel remisser, medborgarförslag, styrande dokument, tillsynsärenden/föreläggande som behandlas i nämnden. Det inkluderar även protokoll och kallelser till byggnads- och tillståndsnämnden Ärenden sorterade i hängmappsskåpet: 1. Pågående ärenden sorterade på ärendekod och diarienummer årsvis.

7 Byggnads- och tillståndsnämnden (8) 2. Avslutade ärenden sorterade separat på ärendekod och diarienummer årsvis. Ärenden i pärmar på hyllorna: 1. Kallelse och handlingar till byggnads- och tillståndsnämnden sorterade månadsvis 2. Protokoll till byggnads- och tillståndsnämnden sorterade månadsvis 3. Närvarolistor från byggnads- och tillståndsnämnden sorterade månadsvis Ärenden i arkivkartonger på hyllorna: 4. Avslutade ärenden sorterade på ärendekod och diarienummer årsvis. 5. Serviceenheten registrerar inkomna synpunkter och felanmälningar (se dokumenthanteringsplanen) Arkivorganisation och arkivhantering Byggnads- och tillståndsnämndens arkivorganisation framgår av i beskrivning av byggnads- och tillståndsnämndens arkivorganisation, beslutad 28 augusti Arkivansvarig inför byggnads- och tillståndsnämnden är enhetschefen för förvaltningsstaben. Inom byggnads- och tillståndsnämnden ska det utses en arkivredogörare för varje verksamhetsområde. Det är enhetschefen för förvaltningsstaben som utser arkivredogörare på delegation från byggnads- och tillståndsnämnden. Arkivredogörare ansvarar för tillsyn och vård av enhetens arkivhandlingar from till dessa överlämnats till arkivmyndigheten enligt dokumenthanteringsplanen. Arkivhanteringen sker utifrån stadens arkivreglemente, gällande lagar och föreskrifter samt den kommunala arkivmyndighetens föreskrifter. Riksarkivets föreskrifter fungerar som riktlinjer i tillämpliga delar. Tillgänglighet Alla handlingar i byggnads- och tillståndsnämndens arkiv är allmänna handlingar, till vissa av dem är dock tillgänglighet med stöd av lag begränsad. De vanligast förekommande formerna av begränsningar på grund av sekretess finns uppräknade nedan. Enheternas arkivhandlingar förvaras i närarkiv eller i arkivskåp i anslutning till arbetsplatserna. När de inte längre behövs för den löpande verksamheten överlämnas de i enlighet med dokumenthanteringsplanen till arkivmyndigheten. Sekretess Upphandlingsärenden sekretess prövas i enlighet med Offentlighets- och sekretesslag (OSL) 19 kap 3. Vid fackliga förhandlingar eller vid stridsåtgärder sekretess prövas handlingar i enlighet med OSL 19 kap 6-7. För handlingar där uppgifter om utrotningshotad djur- eller växtart kan finnas sker sekretessprövning i enlighet med OSL 20 kap 1.

8 Byggnads- och tillståndsnämnden (8) För handlingar som kan innehålla uppgifter om enskilds personliga förhållanden oavsett i vilket sammanhang uppgiften förekommer sker sekretessprövning i enlighet med OSL 21 kap 1-2. För allmänna handlingar med uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden som finns hos förvaltningen vid handläggningen av ärenden i enlighet med alkohollagen (2010:1622) ska dessa sekretess prövas i enlighet med OSL 30 kap 20. Handlingar som innehåller uppgifter om verksamhet som bedrivs av någon annan än en statlig myndighet och som består i tillsyn eller stödverksamhet med avseende på näringslivet sekretess prövas i enlighet med OSL 25 kap 27. Personaladministrativa allmänna handlingar sekretess prövas främst i enlighet med OSL 39 kap 1-3 och 5a. Gallring Gallring av handlingar sker i enlighet med gällande dokumenthanteringsplan. Nämnden kan fatta gallringsbeslut som går utöver denna. Ett sådant beslut ska lämnas för godkännande av arkivmyndigheten innan gallring genomförs. Beslutet tillförs i sådana fall arkivbeskrivningen. Sökingångar Arkivförteckningen utgör tillsammans med dokumenthanteringsplan och diarium sökingångar till arkivbeståndet. För tiden från och med 1999 finns en stor andel av de diarieförda handlingarna elektroniskt tillgängliga via diariet på Internet. Vid årsskiftet 2011/2012 ersattes stadens gemensamma dokument- och ärendehanteringssystem (Diabas) av ett nytt webbaserat dokument- och ärendehanteringssystem (Public 360 ). Vid detta systemskifte gjordes också ett brott i diarieföringen och från och med 2012 finns ett nytt webbdiarium på intranät och stadens hemsida. Vid detta brott lades arkiveringen för diarieförda ärenden om, från diarieplansbeteckning till ärendekod där ärendekoderna på ett bättre sätt reflekterar processerna i vilka handlingarna skapas. Den äldre diarieplanen finns bevarad tillsammans med tidigare nämnders diarielistor Äldre handlingar för bygglov fram till 2012 som förvaras i slutförvar har skannats in genom Arkiva och finns tillgängliga på Arkiva e-lite webb för att sedan föras in i vårt ärendehanteringssystem (Public 360) för att på så sett bli lättare tillgängligt.