Kommunstyrelsens utskott för strategi

Transkript

1 1(10) Kommunstyrelsens utskott för strategi Plats och tid: Kommunhuset, Tingssalen, kl. 13: Beslutande: Mikael Thalin (C), ordförande Håkan Yngström (C), vice ordförande Hans-Göran Olsson (S), ersättare för Anders Rosell (S) Jan Segerstedt (-), ersättare för Jan Lovén (C) Magnus Bjurman (S) Övriga deltagare: Bengt-Åke Svahn (KD), ej tjänstgörande Hans Sternbro (S) 76, vice ordförande utskottet för omsorg Roland Fållby, verkställande direktör Orsabostäder 76 Henrik Göthberg, chef verksamhetsområde service och utveckling Johan Hult, ekonomichef 76 Jesper Karlsson, omsorgschef 76 Ann-Therese Albertsson, kommunchef Anna Erkers, sekreterare Utses att justera: Jan Segerstedt (-) Justeringens plats och tid: Underskrifter: Gemensamt stöd och medborgarservice Anna Erkers, sekreterare Mikael Thalin, ordförande Jan Segerstedt, justerare ANSLAG/BEVIS Justering har tillkännagivits genom anslag Organ: Kommunstyrelsens utskott för strategi Överklagningstid: Anslaget sätts upp: Anslaget tas ner: Förvaringsplats för protokollet: Gemensamt stöd och medborgarservice Underskrift

2 2(10) Innehållsförteckning Styrgrupp: Förändrat beslut av ombyggnation av Lillåhem 3 Svar på granskning av delårsrapport 5 Antagande av samverkansavtal E-arkivcentrum Dalarna 6 Extra ärende: Förordnande om uppdrag som begravningsombud 8 Informationsärenden 9 Delgivningar 10

3 3(10) 76 OK KS 2017/ Styrgrupp: Förändrat beslut av ombyggnation av Lillåhem Beslut Utskottet för strategi beslutar att utredningen ska förtydligas med kompletterande material inklusive ekonomiska konsekvenser och ett alternativ med lägre investeringsram till utskottet för strategi den 29 januari. Sammanfattning av ärendet Bakgrund Orsa kommun har beslutat i Kommunfullmäktige den 21 nov 2016 att Lillåhems särskilda boende ska byggas om för att kunna möta dagens och framtidens krav på behov gällande arbetsmiljö för personal och ge ett bra och värdigt liv för boende på Lillåhem. Orsa Lokaler har fått uppdraget att tillsammans med verksamheten ta fram anpassade lokaler utifrån Lillåhems nuvarande plats och projektering har pågått från våren Det har dock under projekteringen framkommit en hel del byggtekniska problem som gör det svårt att följa dagens lagkrav samt att klara av arbetsmiljön under entreprenaden. OLAB har nu sett att ombyggnationen av Lillåhem kommer vara så omfattande så det blir bättre i många avseenden att riva fastigheten ned till grunden och bygga en helt ny byggnad och där samla viktiga verksamheter. Samtidigt är Orsagården i stort behov av en kostsam renovering. Därför har idén att flytta Orsagårdens verksamhet till nya Lillåhem dykt upp. Vid nybyggnation av Lillåhem och flytt av Orsagårdens verksamhet till nya Lillåhem kan dagens krav följas när det gäller arbetsmiljö, takhöjder, energikrav mm. Verksamheten Omsorg ser också flera fördelar med en samlad organisation i ett hus. Ett förslag har även inkommit att det nya huset skulle kunna heta Lillågården! Samlokalisering av tvätten Den tvätt som idag ligger i källaren vid Orsa Lärcentrum och som drivs av AME, arbetsmarknadsenheten skulle kunna flyttas till Nya Lillåhem En flytt skulle kunna förbättra arbetsmiljön för dessa medarbetare som i dag får utstå branta och trånga trappor med en rå och fuktig miljö i källarplan. En samlokalisering skulle även påverka möjligheterna att ha en bra beredskap vid ev. någon form av kris. (se mer detaljer i bifogad utredning) Forts.

4 4(10) Utredning mjuka värden En snabbutredning där bl.a. samordningsvinster redovisas och bifogas detta ärende. Kalkyl och projektplan Orsa lokaler tar fram en kalkyl och projektplan och detta kommer att redovisas på mötet 6 nov. Tidsplan Nya Lillåhem räknas stå klart tredje kvartalet 2021 Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Förslag till beslut Utskottet för strategi föreslår kommunstyrelsen följande: Kommunfullmäktige ger Orsa Lokaler AB i uppdrag att projektera och bygga nya Lillåhem. Den nya byggnaden byggs i två våningar och kommer att inrymma: Lillåhems särskilda boende Orsagården HS-verksamheten (hälsa och sjukvård) Kommunfullmäktige ger Orsa Lokaler AB i uppdrag att bygga ändamålsenligt utrymme i nya Lillåhem för att inrymma den tvättverksamhet som idag är i källaren på Orsa lärcentrum. Därmed förändras fullmäktiges tidigare beslut från 21 nov , första punkten, som gällde ombyggnation av Lillåhem. Yrkande Ordförande yrkar att utskottet för strategi beslutar att utredningen ska förtydligas med kompletterande material inklusive ekonomiska konsekvenser och ett alternativ med lägre investeringsram till utskottet för strategi den 29 januari. Beslutsgång Ordförande ställer proposition på sitt egna yrkande och finner att utskottet bifaller detta. Sändlista Johan Hult

5 5(10) 77 OK KS 2018/ Svar på granskning av delårsrapport Beslut Utskottet för strategi föreslår kommunstyrelsen: Att godkänna svar till revisorerna enligt svar på granskning av delårsrapporten. Sammanfattning av ärendet Ur Kommunrevisionens utlåtande avseende delårsrapport har vi valt att kommentera följande synpunkter. Revisorerna kommenterar kommunens avvikelse mot god redovisningssed avseende redovisning av erhållen engångsersättning med anledning av flyktingströmmen Kommunen har i enlighet med fullmäktiges beslut intäktsfört ersättningen över en treårsperiod ( ) istället för som rekommendationen säger, intäktsföra hela beloppet över 13 månader från december 2015 till och med december Vi är medvetna om att förfarandet avviker från RKR:s (Rådet för kommunal redovisning) rekommendation och därmed avviker från god redovisningssed. Vidare har revisorerna synpunkter på kommunens sätt att redovisa måluppfyllelse. Graderingen har redan tidigare diskuterats och vi tar nu upp diskussionen på nytt. Vi instämmer med revisionen om att nuvarande gradering kan uppfattas som otydlig och svårtolkad. Vi instämmer med att måluppfyllelsen inte fullt ut är förenlig med kommunfullmäktiges beslutade verksamhetsmål. Eftersom fullmäktiges beslut avser hela året och vi i delårsrapporten gör en avstämning efter 7 månader ser vi det naturligt att alla mål ännu inte hunnit infrias. Vi tar till oss revisorernas rekommendation att tydligare skilja på de finansiella målen och verksamhetsmålen. I övrigt uppfattar vi revisorernas bedömning av delårsrapporten som positiv. Beslutsunderlag Utlåtande avseende delårsrapport per Kommunrevisionen Översiktlig granskning av delårsrapport per KPMG Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås godkänna svar till revisorerna enligt svar på granskning av delårsrapport. Sändlista Förtroendevalda revisorer

6 6(10) 78 OK KS 2018/ Antagande av samverkansavtal E-arkivcentrum Dalarna Beslut Utskottet för strategi föreslår kommunstyrelsen: Kommunfullmäktige beslutar att anta Samverkansavtal avseende E-arkivcentrum Dalarna. Kommunfullmäktige beslutar att delegera befogenhet till kommunstyrelsens ordförande att underteckna samverkansavtal avseende E-arkivcentrum Dalarna Sammanfattning av ärendet Kommuncheferna/ kommundirektörerna för Dalarnas kommuner beslutade att bedriva projektet Digitalt långtidsbevarande (e-arkiv), med målet att kommuner i Dalarnas län ska erbjuda medborgare, näringsliv, forskning och förvaltning enkel tillgång till offentlig digital information. Genom kommunsamverkan kan de gemensamma resurserna användas mest kostnadseffektivt och kommunerna får ett funktionellt verktyg för att uppnå öppenhet, demokrati, rättssäkerhet, ökad effektivitet och utveckling. I delrapporten för projektet Länsgemensamt e-arkiv Dalarna rekommenderades en avtalssamverkan kring anskaffning och förvaltning av e-arkiv. Dalarnas kommuner har givit avsiktsförklaringar om att samverka i anskaffandet och förvaltning av e-arkivet samt att ge Säters kommun uppdraget att inneha värdskap för tjänsten E-arkivcentrum Dalarna. Ett leverantörsavtal har tecknats mellan alla kommuner och leverantören av e-arkivsystemet Ida Infront. I föreslaget samverkansavtal beskrivs vad som gäller avseende tjänstens innehåll, organisation och beslutsbefogenheter, ersättning och tvist. Ett första förslag till samverkansavtal togs fram av Säters kommun. Styrgruppen beslöt att remittera samverkansavtalet till kommundirektörerna i kommunerna. Projektets styrgrupp reviderade utifrån inkomna synpunkter, och fastställde därefter, ett nytt förslag. Samverkansavtalet beslutades av Säters kommunfullmäktige och skickades därefter ut till kommunerna. Beslutsunderlag Missiv till samverkansavtal e-arkiv Samverkansavtal e-arkiv Protokollsutdrag Säters kommunfullmäktige Delrapport från projektet Länsgemensamt e-arkiv Dalarna Avtal med leverantör av Länsgemensamt e-arkiv Dalarna Forts.

7 7(10) Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta Samverkansavtal avseende E-arkivcentrum Dalarna. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att delegera befogenhet till kommunstyrelsens ordförande att underteckna samverkansavtal avseende E- arkivcentrum Dalarna Sändlista Kommunstyrelsen

8 8(10) 79 OK KS 2018/ Extra ärende: Förordnande om uppdrag som begravningsombud Beslut Utskottet för strategi föreslår Annette Wilhelmsson som begravningsombud. Sammanfattning av ärendet Länsstyrelsen ska, i enlighet med 51 begravningsförordningen (1990:1147), utse begravningsombud för en tid av fyra kalenderår, räknat från och med första 1 januari året efter det år då det hållits val till kommunfullmäktige. Länsstyrelsen ska nu förordna begravningsombud för tidsperioden 1 januari 2019 och 31 december Orsa kommun ges härmed tillfälle att, i enlighet med 50 begravningsförordningen (1990:1147), föreslå en eller flera personer som kan vara lämpliga för uppdraget som begravningsombud enligt begravningslagen. Kommunen kan även föreslå personer som kommer från andra trossamfund eller andra livsåskådningsorganisationer än Svenska kyrkan och är verksamma inom kommunens område. Förslag på lämpliga ska vara skriftligt motiverade. Länsstyrelsen emotser svar senast den 16 november Sändlista Länsstyrelsen

9 9(10) 80 Informationsärenden 1. Information om seminarium om framtidsfrågor Henrik Göthberg informerar om att en framtidsdag ska hållas i början av året Framtidsdagen ska hålla ett perspektiv på 30 år framåt i tiden. 2. Information om arbetet med internkontroll Henrik Göthberg informerar om internkontrollprocessen. Ledningsgruppen behöver utveckla internkontrollplanen mer så att verksamheterna bedömer på samma sätt. 3. Lägesrapportering kring utredning av gemensam miljönämnd och byggnadsnämnd Ann-Therese Albertsson informerar att utredningen om gemensam miljönämnd och byggnadsnämnd är uppskjuten i avvaktan på besked från politiken om framtida inriktning. OK KS 2018/ OK KS 2018/ OK KS 2017/

10 10(10) 81 Delgivningar 1. Styrelseprotokoll Intresseföreningen Dalabanans Intressenter 2. SKL cirkulär 18:40 - Överenskommelse träffad med fackliga organisationer om vissa frågor om sommartid/vintertid 3. SKL cirkulär 18:37 - Budgetförutsättningar för åren OK KS 2018/ OK KS 2018/ OK KS 2018/