Skintebodalens. Handlingar till Årsstämman Brf Skintebodalen. bostadsrättsförening. Kallelse. Dagordning. Motioner från medlemmar

Transkript

1 Skintebodalens bostadsrättsförening Handlingar till Årsstämman Kallelse Dagordning Motioner från medlemmar Styrelsens yttranden över motionerna Förslag till ändringar i stadgarna Årsredovisningen kommer senare 1

2 Skintebodalens bostadsrättsförening Kallelse till ordinarie årsstämma 2018 Dag: måndag 18 juni Tid: Plats: Gemensamhetslokalen K1 (Humlekärret) Styrelsen inbjuder härmed alla medlemmar i Skintebodalens bostadsrättsförening till ordinarie årsstämma. Vi ser fram emot att träffa så många av våra medlemmar som möjligt. På årsstämman går vi igenom årsredovisningen, årsberättelsen (vad som gjorts i förvaltningen och skötseln av våra fastigheter) samt tar upp inkomna motioner och utser ledarledamöter till styrelsen, revisorer och valberedning. Se hela agendan på andra sidan. Årsredovisning, motioner och övriga handlingar ligger på vår hemsida och kan också hämtas på vår expedition. Handlingar kommer också att finnas i lokalen vid årsstämman. Efter mötet Efter mötet bjuder vi på kaffe och kaka och styrelsen finns kvar för att svara på frågor om pågående och framtida verksamheter inom föreningen. Varför ska jag som medlem gå på stämman? Du som medlem har möjlighet att vara med och tycka till om och också kunna påverka vissa delar av verksamheten och hur vi ska sköta verksamheten framöver samt träffa styrelsen och vår tekniske och ekonomiska förvaltare. Varmt välkomna till mötet! 2

3 Skintebodalens bostadsrättsförening Agenda årsstämma 2018 Dag: måndag den 18 juni Tid: Plats: Gemensamhetslokalen K1 (Humlekärret) 1. Mötets öppnande 2. Godkännande av dagordning 3. Val av stämmoordförande 4. Val av protokollförare 5. Val av två justerare tillika rösträknare 6. Fråga om stämman blivit i stadgeenlig ordning utlyst 7. Fastställande av röstlängd 8. Föredragning av styrelsens årsredovisning 9. Föredragning av revisorernas berättelse 10. Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning 3

4 11. Beslut om resultatdisposition 12. Beslut om sansvarsfrihet för styrelsens ledamöter 13. Beslut om arvoden till styrelsen, revisorer och valberedning för 2018 (under denna punkt kommer motionerna nummer 5 och 6 att behandlas) 14. Val av styrelseledamöter 15. Val av styrelsesuppleanter 16. Val av styrelseordförande 17. Val av revisorer och suppleanter 18. Val av valberedning 19. Beslut om stadgeändringar enligt utsänt förslag 20. Inkomna motioner (motionerna nummer 1, 2, 3 och 4) 21. Mötets avslutning Efter mötet ges möjlighet till information i andra frågor från styrelsen och även frågor till styrelsen från medlemmar. 4

5 Inkom Motion 1 Jag föreslår att det bestäms att i alla frågor utöver den ordinarie underhållsplanen där kostnaden kan tänkas sig överskrida ett belopp av 500,000 SEK så måste detta tas av en av styrelsen arrangerad extra stämma. Inger Voigt Sösbackan 48 Lägenhet 804 5

6 Skintebo Svar - Motion 1 angående begäran om extra stämma vid höga kostnader Motionären vill att, när åtgärder utöver den ordinarie underhållsplanen, ska göras och dessa kostnader överstiger kronor, så ska styrelsen kalla till extra stämma för beslut. Styrelsen har som uppgift att sköta förvaltningen av föreningen mellan årsstämmorna. Det betyder också att styrelsen har ett ansvar att ta de beslut som behöves tas för att se till att våra fastigheter håller hög standard. Om det akut uppkommer behov om att göra extra stora insatser, så kommer naturligtvis styrelsen att lämna information till medlemmarna om det skulle bli stora kostnader. Precis som gjordes när vi skulle lägga om våra tak. Men det var inte stämman som fattade beslut om åtgärden skulle göras eller ej. Det beslutet låg på styrelsen att ta. Om alla beslut som medför en kostnad på över kronor, ska tas av en extra stämma så skulle styrelsen undandra sig sitt ansvar. Om medlemmarna inte är nöjda med styrelsen förvaltning, så är det upp till varje enskild medlem att ta ställning till om styrelsen ska få förnyat förtroende vid kommande stämma. Styrelsen anser därmed att motionen ska anses besvarad. 6

7 Inkom Motion 2 För att stärka den demokratiska processen i valet av förtroendeposter i vår bostadsrättsförening, motverka paktbildning och säkra en god förvaltning inom föreningen föreslår jag att texten styrdokument för valberedningens arbete i BRF Skintebodalen skrivs in i stadgarna. Genom fullmakt Tom Ellisson Sösbacken 48 lgh 804 7

8 Skintebo Svar - Motion 2 angående förslag att stärka den demokratiska processen vid val till förtroendeposter inom Brf Motionären vill att det inlämnade förslaget som är benämnt Styrdokument för valberedningens arbete i BRF Skintebodalen, ska skrivas in i stadgarna för bostadsrättsföreningen. I nästan alla sammanhang inom olika typer av föreningar, finns det aldrig något skrivet om valberedningens syfte eller uppdrag. Anledningen är att man oftast vill forma egna arbetssätt beroende på hur olika föreningar är sammansatta, vilka intressen som ska tas tillvara eller andra anledningar. Delar av det som står i förslaget är infört i föreningens styrelseinstruktion. Anledningen till att det finns i instruktionen och inte i stadgarna, är att det är enklare att anpassa texterna. Om de finns i stadgarna måste det vara två separata stämmobeslut innan ändring kan göras. Styrelsen anser därmed att motionen anses vara besvarad. 8

9 Inkom Motion 3 TVÄTTSTUGORNA Två av våra åtta tvättstugor är ombyggda. Ombyggnaden av tvättstugorna medför mycket höga kostnader för vår förening. Nya lån måste tas upp och ökade kostnader för räntor och höjda avgifter för våra lägenheter blir följden. Avgifterna har under en lång följd av år höjts med minst 2% per år, förutom engångshöjningen för några år sedan med 10% på grund av behövlig dränering runt våra hus. Allt nödvändigt underhåll av föreningens fastigheter måste naturligtvis utföras, men om ombyggnad av resterande sex tvättstugor inte är absolut nödvändig nu, vilket inte verkar vara fallet, föreslår jag en omröstning bland medlemmarna på årsstämman den 23 maj 2018 om att ombyggnaden av återstående tvättstugor skjuts upp. Samma standard på tvättstugorna för alla borättsinnehavare skulle då ej uppfyllas och därför föreslår jag att stämman samtidigt röstar om att ett undantag från regeln om lika förutsättningar i detta speciella fall kan frångås. Skulle en majoritet av medlemmarna rösta nej till en ombyggnad och ja till att ett undantag från regeln "lika för alla" kan accepteras, kan ytterligare avgiftshöjningar av ombyggnadsskäl förhindras. Gunilla Bratt Hedvall Lägenhet 509 9

10 Skintebo Motion 3 angående förslag att stärka inte renovera fler av våra tvättstugor Motionären vill att vi inte ska fortsätta med vår renoveringsplan för samtliga tvättstugor. Hon menar att det är tillräckligt bra standard i de befintliga tvättstugorna och därför behöver vi inte fortsätta med renoveringarna. Styrelsen tog ett beslut 2017 om att det är dags att renovera våra tvättstugor och även i några bytas gamla maskiner. Vi började med att renovera tvättstugan P8 vid Sösbacken under hösten Vi har också under våren 2018 renoverat P3 vid Backängen/Nyhagen. På dessa ställen har också nya maskiner installerats. Det återstår att renovera 7 stycken tvättstugor enligt vår plan. Däremot är det bara någon enstaka maskin som behöver bytas, vilket gör att kostnaderna kommer att bli lägre än för de två som är genomförda. Vi beräknar att kostnaden per tvättstuga kommer att bli cirka kronor. Anledningen till renoveringarna inte är att maskinerna behöver bytas, utan att vi behöver göra nya golv, väggar och tak samt att förbättra ventilationen i tvättstugorna. Motionären befarar att renoveringarna kommer att höja avgifterna ytterligare för medlemmarna. Styrelsen har för avsikt att ta lån för renoveringarna och om vi renoverar två tvättstugor per år så blir den ökade årliga kostnaden för föreningen enligt följande. Ett lån år 1 på 1 miljon kronor till en lånekostnad på 1,5% och en avskrivningstid på 20 år skulle innebära en ökad årlig kostnad på cirka kronor. För alla våra tvättstugor skulle det betyda en årlig extra kostnad med cirka kronor från år Vår budget ligger på cirka 18 miljoner per år, vilket visar att den ökade kostnaden inte skulle orsaka en höjning av avgiften. Det är andra mycket större driftskostnader som är orsaken till ev. höjningar av avgiften. Vi anser dessutom att vi ska följa den likabehandlingsprincip som finns att rätta sig efter för bostadsrättsföreningar. Alla medlemmar har rätt till en likvärdig miljö för sitt boende. Styrelsen anser därför att vi ska fortsätta och genomföra den renoveringsplan som fastlagts tidigare. Styrelsen förslår att motionen avslås 10

11 Inkom Motion 4 Motion om tidsbegränsad styrelseuppdrag Bakgrund För att säkra mångfald i föreningens styrelse och skapa ett dynamiskt team behövs en begränsning i hur länge en person kan sitta kvar i en styrelse. Styrelsen behöver inte vara sakkunnig, för detta anlitar vi förvaltare för dyra pengar, och det försvårar dessutom rekrytering till styrelseledamöter. Styrelseuppdraget behöver därför vara transparant och lätt att marknadsföra för valberedningen. Förslag En styrelseledamot får inte sitta mer en 2 mandatperioder. Inlämnad av Lägenhet 804 Sösbacken 48 För Inger Voigt Tom Ellisson 11

12 Skintebo Motion 4 angående förslag att en styrelseledamot inte får sitta mer än två mandatperioder Motionären vill att ingen styrelseledamot ska få sitta mer än två mandatperioder på grund av olika skäl som framgår av motionen. Styrelsen anser att förslaget är, inte bara i strid mot gällande stadgar, där det inte finns någon sådan begränsning införd. Dessutom vore det att begränsa medlemmarnas suveräna rätt att själva bestämma vilka de vill ska sitta i styrelsen för föreningen. Att som motionären antyder att det skulle bli en mer dynamisk styrelse med denna begränsning är svår att förstå. Påståendet att vi anlitar en förvaltare för dyra pengar i stället för att ha sakkunniga i styrelsen är också en felaktig uppfattning om hur föreningen fungerar. Det skulle betyda att vem som helst av medlemmarna inte skulle kunna vara med i styrelsen för att man inte är sakkunnig, utan endast de med viss utbildning(?) skulle platsa. Från styrelsen sida anser vi att ett sådant arrangemang är inte bara förkastligt utan också stadgestridigt. Styrelsen föreslår därför att motionen avslås. 12

13 Inkom Motion 5 Motion om arvode till Valberedningen Förslag För att möta en ökade arbetsbörda som beskrivs i tidigare inlämnad motion ( om att skriva in Valberedningens styrdokument i BRF stadgar) så föreslår jag att arvodet skall vara per verksamhetsår. Inlämnad av Lägenhet 804, Sösbacken 48 För Inger Voigt Tom Ellisson 13

14 Skintebo Svar - Motion 5 angående förslag att höja arvodet till valberedningen Motionären vill att arvodet till valberedningen höjs från nuvarande kronor/år till kronor/år. Anledningen är att valberedningens arbetsbörda skulle bli så mycket större om årsmötet skulle godta det styrdokument som presenteras i en tidigare motion på årsmötet (motion 2). Valberedningen har en uppgift att utföra, men en viktig sådan, nämligen att försöka hitta lämpliga kandidater till medlemmar som är villiga att ställa upp och arbeta i styrelsen, som suppleanter, i valberedningen eller som revisorer. Vi anser att den ersättning som för närvarande ges till valberedningen, alltså kronor per år är rimlig och finner ingen anledning till att höja den. Styrelsen föreslår därför att motionen avslås. OBS! Eftersom det varje år på årsstämmans dagordning finns en punkt där arvoden för innevarande år fastställs, blir det en lite annorlunda hantering i år, eftersom vi också har motioner inom området. Den här motionen kommer därför inte att behandlas under punkten: Motioner, utan under punkten: Arvoden 14

15 Inkom Motion 6 Förslag till ändring av arvode till förtroendevalda: Bakgrund Idag får styrelsen (ordinarie ledamöter och suppleanter) att dela på. Bakgrunden till denna otroligt generösa arvodering hittas på den tiden då föreningen beslöt att genomföra den stora renoveringen och då ville man ha en högt arvode för att arbetsbelastningen för styrelsen blev mycket stor. Sedan har detta arvode bara hängt med även om idag arbetsbelastningen är helt normal. Förslag För att motsvara en mer normal arvodering föreslår jag att varje ledamot och suppleant får kr för varje protokollfört styrelsemöte han/hon deltar i. ( precis som i Gemensamhetsföreningen SSF ). För Inger Voigt Tom Ellisson 15

16 Svar - Motion 6 angående förslag att sänka arvodet till styrelsen Skintebo Motionären vill att arvodet till styrelsen ska sänkas, eftersom orsakerna till höjningen en gång i tiden inte finns kvar. Till att börja med vill vi från styrelsen sida peka på ett sakfel i motionen. Styrelsens gemensamma årsarvode är inte kronor utan kronor. Man kan naturligtvis ha olika uppfattningar om detta är en otrolig generös tilldelning av arvode till styrelsen, men att höjningen hade göra med takprojektet är inte sant. Den här arvodesnivån har funnits från år 2005, då arvodets storlek var kronor. Från 2007, då nivån var kronor, har sedan en höjning gjorts till dagens nivå. Även om det idag är, som motionären skriver, en normal arbetsbelastning, så säger det ju ingenting om hur den ser ut. I det brev som delades ut till alla medlemmar i hösten 2017 påstods att de 5 ledamöterna i styrelsen har kr/person för 11 möten per år och som pågår i 3 timmar och det skulle då motsvara kronor/timma i ersättning och motsvara en månadslön på cirka kronor/månad (vilket i och för sig är felräknat det skulle motsvara cirka kronor/månad). Det vore en bra ersättning om vi alla gjorde tre timmar var per månad i styrelsearbete. Men det stämmer inte. Vi fördelar arvodet mellan både ordinarie och suppleanter, alltså för närvarande 7 personer. Dessutom har inte alla lika mycket i arvode. Ordförande har mest, ekonomiansvarig därefter och sedan övriga i fallande skala. Den fördelning som vi gjorde för 2017 ser ut enligt följande: Ordförande, kommunikationsansvarig Ekonomiansvarig, IT-ansvarig, vice ordf. Fastighetsansvarig Medlemsansvarig Sekreterare Suppleant, Webb-ansvarig Suppleant, fastighetsfrågor kr kr kr kr kr kr kr Eftersom alla har olika ansvarsområden så gör också alla mer än ett styrelsemöte i månaden. Vi har förutom det ett arbetsmöte i månaden, vi har jour var 6:e vecka på vår expedition på måndagskvällarna. Dessutom har vi de egna ansvarsområdesfrågorna. Ordförande lägger ner cirka 10 16

17 timmar/vecka på sitt styrelsearbete. Om 128 kronor/timma, som det blir i arvode är för högt eller ej, kan man naturligtvis ha olika uppfattningar om, men det handlar inte om några kronor/månad, omräknat. Motionären föreslår att vi ska gå över till en annan modell för arvodering, nämligen att varje ledamot och suppleant får kronor per sammanträde i arvode, på samma sätt som inom SSF. Nu är det inte riktigt så i SSF, för där har ett antal av ledamöterna ett extra tillägg för sin funktion, nämligen ordförande, kassör och sekreterare. Det är dessutom fel att göra en jämförelse i arbetet i de olika styrelserna. SSF har ansvar för vägarna, garagen, marken och uteförråden. Brf har ansvar för 47 stycken bostadshus där det bor människor i alla 320 lägenheterna. Det är en enorm skillnad i att förvalta det. Styrelsen tycker att det är en bra modell att låta styrelsen varje år göra en fördelning av arvodet inom sig, beroende på vilka olika ansvarsområden som ledamöterna har. Styrelsen föreslår därför att motionen avslås. OBS! Eftersom det varje år på årsstämmans dagordning finns en punkt där arvoden för innevarande år fastställs, blir det en lite annorlunda hantering i år, eftersom vi också har motioner inom området. Den här motionen kommer därför inte att behandlas under punkten: Motioner, utan under punkten: Arvoden 17

18 Förslag till ändringar i stadgarna för Har behandlats och godkänts i samband med extra stämma den 4 juni Förslag till ändring i stadgarna för BRF Skintebodalen Med anledning av vissa ändringar i bostadsrättslagen från och med den 1 juli 2018, behöver BRF Skintebodalen göra vissa smärre justeringar i stadgarna. Följande ändringar förslås göras: 23 Nuvarande lydelse: Föreningens räkenskapsår. Senast en månad före ordinarie föreningsstämma ska styrelsen till revisorerna avlämna handlingar i enlighet med. Ny lydelse: Föreningens räkenskapsår Senast sex veckor före ordinarie föreningsstämma ska styrelsen till revisorerna avlämna handlingar i enlighet med 25 Nuvarande lydelse: Revisorerna ska avge revisionsberättelse till styrelsen senast två veckor före föreningsstämma Ny lydelse: Revisorerna ska avge revisionsberättelse till styrelsen senast tre veckor före föreningsstämma 18

19 31 Nuvarande lydelse: Kallelse till föreningsstämma. Kallelse ska utfärdas personligt till samtliga medlemmar genom utdelning eller genom postbefordran senast två veckor före och en vecka före extra föreningsstämma, dock tidigast fyra veckor innan Ny lydelse: Kallelse till föreningsstämma Kallelse ska utfärdas personligt till samtliga medlemmar genom utdelning eller genom postbefordran senast två veckor före ordinarie stämma och vid extra stämma, dock tidigast sex veckor innan Övriga ändringar: Nuvarande lydelse ( 4, sista stycket): Avgifterna skall betalas på det sätt styrelsen bestämmer. Om inte avgifterna betalas i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen på den obetalda avgiften från förfallodagen till dess full betalning sker samt påminnelseavgift enligt förordningen om ersättning för inkassokostnader m. m. Anledningen till ändringen är att vi ska tydliggöra på ett bättre sätt att medlem måste betala avgiften i rätt tid. Idag är det många som inte betalar i tid. Ny lydelse: Styrelsen beslutar om årsavgiftens storlek. Årsavgiften betalas månadsvis senast sista vardagen före varje kalendermånads början om inte styrelsen beslutar annat. Om inte årsavgiften betalas i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen på den obetalda avgiften från förfallodagen till dess full betalning sker samt påminnelseavgift och inkassoavgift enligt lag om ersättning för inkassokostnader m.m. 19