Handbok. Kontaktuppgifter. ApN Support Tfn

Transkript

1 Handbok Kontaktuppgifter ApN Support Tfn ApN Föreningsenheten, Haninge kommun Therése Grevlund, , Calle Strandh, ,

2 Handbok Aktivitetskort på Nätet (ApN) Senast uppdaterad Aktivitetskort på Nätet, ApN, är ett internetbaserat program som förenklar föreningars tillvägagångssätt att uppdatera sina föreningsuppgifter, ladda upp årsmöteshandlingar samt ansöka om föreningsbidrag inom Haninge kommun. Den 1 juli 2011 gick ApN i skarpt läge och från och med den 1 januari 2012 är det via ApN som alla registrerade föreningar i Haninge kommuns föreningsregister uppdaterar sina föreningsuppgifter, laddar upp sina årsmöteshandlingar och ansöker om föreningsbidrag. Kultur- och fritidsförvaltningen, Socialförvaltningen och Äldreförvaltningen har alla sina föreningsbidrag sökbara i ApN. Som förening kan ni ansöka om bidrag och följa ert ärende via ApN. Var ni än är i världen och vilken tid det än är på dygnet kan ni logga in i ApN och uppdatera era föreningsärenden gentemot kommunen. Varje föreningsstyrelse utser en till tre personer/föreningsadministratörer som har styrelsens förtroende och uppdrag att uppdatera föreningens uppgifter, ladda upp årsmöteshandlingar samt ansöka om eventuella bidrag. Föreningsadministratörens inloggningsuppgifter fungerar som en digital signatur och ersätter därför en manuell namnunderskrift, detta är juridiskt godkänt. Kontakta Therése eller Calle på Föreningsenheten, Kultur- och fritidsförvaltningen, via mail eller telefon (se nedan) för att erhålla inloggningsuppgifter för föreningsadministratörer till ApN. Det som behövs är: Föreningens namn Föreningsadministratörens namn Föreningsadministratörens personnummer(ååååmmdd-xxxx) Föreningsadministratörens mobilnummer Föreningsadministratörens e-post Information om ApN samt länk till inloggningssida Telefon ApN-supporten Kontakt för inloggningsuppgifter Therése Grevlund, therese.grevlund@haninge.se / Calle Strandh, calle.strandh@haninge.se /

3 Kom i gång Alla föreningar som är registrerade i Haninge kommuns föreningsregister har möjlighet att erhålla ett inlogg till det digitala systemet ApN. Föreningsregistret finner ni här: Om ni ej är synliga i föreningsregistret, vänligen kontakta Therése Grevlund för registrering av er förening alt. för uppdatering av era föreningsuppgifter. Digital signering Skaffa inlogg till ApN Inloggningsuppgifterna till ApN som föreningsadministratören har fungerar som en digital signatur vid inlämnande av föreningsuppgifter, årsmöteshandlingar samt insändande av bidragsansökan. Varje förening kan ha upp till tre stycken föreningsadministratörer. Föreningsadministratören erhåller inloggningsuppgifter till ApN av kommunadministratörerna. Kontakta Therése eller Calle på Föreningsenheten via mail eller telefon för att erhålla inloggningsuppgifter. Det som behövs är: Föreningens namn Föreningsadministratörens namn Föreningsadministratörens personnummer (ååååmmdd-xxxx) Föreningsadministratörens mobilnummer Föreningsadministratörens e-post Ledare erhåller inlogg i ApN från föreningsadministratören. Fullständigt personnummer ApN kräver ett fullständigt personnummer på tolv siffror för varje administratör/ledare/deltagare som registreras i systemet. Personuppgifter kan idag hämtas från antingen Skatteverket eller från försäkringsbolaget som föreningen använder i samband med försäkring av de aktiva. Alla som erhåller ett inlogg i ApN uppger sitt tolvsiffriga personnummer. Detta fullständiga personnummer är alltid synligt för föreningsadministratören samt kommunadministratören. Skyddat och krypterat Det tolvsiffriga personnumret är skyddat och krypterat i tolv 2

4 tecken som är godkänt av Datainspektionen. Den enda gången det fullständiga personnumret på en deltagare är synligt är när en ledare lägger till en deltagare i ApN. Personnumret krypteras sedan för all framtid och de fyra sista siffrorna kan varken ses av ledaren, föreningsadministratören eller kommunadministratören. Folkbokföringsregistret Skyddad identitet / Asylsökande Ändra lösenord ApN är kopplat till Skatteverkets folkbokföringsregister. Detta ger möjlighet att, via t.ex. närvaroföring i ApN, ta fram fullständig statistik kring åldrar och kön på deltagare, antal aktiviteter utförda i en viss förening eller i ett visst geografiskt område eller anläggning. All statistik är ett ovärderligt underlag för kommunens politiker inför deras nästa beslut gällande t.ex. byggande av nya anläggningar etc. Har föreningen deltagare med skyddad identitet eller som är asylsökande, vänligen kontakta Föreningsenheten vid närvaroregistrering i ApN. För att ändra lösenord klicka på Ledare och ändra ditt lösenord. Alternativt ta hjälp av föreningsadministratören som klickar på Ledare, väljer aktuell ledare och ändrar till önskat lösenord. 5 minuters inaktivitet I dagsläget loggas man ut ur ApN om man ej klickat runt sig på olika sidor i systemet inom fem minuter. Tänk därför på att spara era uppgifter med jämna mellanrum vid t.ex. bidragsansökan. Adress till ApN Inlogg: Information: Manual för ApN Finns under: 3

5 Föreningsuppgifter Som registrerad förening i Haninge kommuns föreningsregister syns föreningen på Haninge kommuns hemsida, har möjlighet att boka hallar/lokaler i Kultur- och fritidsförvaltningens regi samt möjlighet att ansöka om bidrag inom Kultur- och fritidsförvaltningen, Socialförvaltningen och Äldreförvaltningen. Minst en gång om året, dock senast den 15 augusti, behöver alla föreningar som önskar finnas i Haninge kommuns föreningsregister uppdatera sina föreningsuppgifter. Uppdatera föreningsuppgifter i ApN Endast föreningsadministratören kan uppdatera föreningens uppgifter! Logga in i ApN, första sidan som kommer upp är Föreningsuppgifter. Fyll i adressuppgifter till föreningen, styrelsens kontaktuppgifter samt medlemsstatistik. Även om styrelsen/medlemsantalet ej förändrats sedan föregående år så radera någon av uppgifterna, skriv in informationen igen och avsluta med att klicka på uppdatera information. Den uppdaterade informationen kommer att godkännas av kommunadministratören innan publicering i föreningsregistret/på hemsidan. Ladda upp årsmöteshandlingar i ApN I samband med att föreningen ansöker om ett bidrag i ApN, laddas de senaste årsmöteshandlingarna upp i den aktuella bidragsansökan. Bidragsansökan Ny ansökan Välj bidrag och ladda upp årsmöteshandlingarna under bifogade dokument. Föreningar som söker Lokalt aktivitetsstöd (Lok), laddar upp årsmöteshandlingar senast den 15 augusti under Bidragsansökan Ny ansökan Årsmöteshandlingar. Årsmöteshandlingarna består av: årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning samt revisionsberättelse. Sista dag för uppdatering av föreningsuppgifter / insändande av årsmöteshandlingar När som under året, dock senast den 15 augusti varje år. (De föreningar som ansöker om bidrag med sista ansökningsdag, uppdaterar sina föreningsuppgifter senast den 15 augusti samt bifogar årsmöteshandlingar i samband med ansökan senast den 1 november) 4

6 Bidrag Alla registrerade och aktiva föreningar i Haninge kommuns föreningsregister har möjlighet att ansöka om bidrag inom Kultur- och fritidsförvaltningen, Socialförvaltningen samt Äldreförvaltningen. Mer information om föreningsbidrag finner ni på: De sökbara bidragen i ApN är markerade med: KoF Kultur- och fritidsförvaltningen SoF Socialförvaltningen ÄF Äldreförvaltningen Tänk på I dagsläget loggas man ut ur ApN om man ej klickat runt sig på olika sidor i systemet inom fem minuter. Det är därför bra att klicka på spara med jämna mellanrum vid t.ex. bidragsansökan. Hur man ansöker om bidrag (Ej Lokalt aktivitetsstöd) Logga in på ApN. Nere till vänster står det Bidragsansökan - klicka. Klicka på Ny ansökan. En lista på bidrag kommer upp. Välj bidrag och klicka på Ansök, fyll i frågeboxarna samt ladda upp eventuella bifogade dokument och klicka på Skicka. Önskar du fylla i hela ansökan men vänta med att skicka in den så klicka på Spara. Ansökan sparas då under Bidragsansökan på föreningens sida. Klicka på Visa på den sparade bidragsansökan för att ändra, skicka eller radera ansökan. Bidragsansökan kan endast göras av föreningsadministratören. Hur man följer sitt bidragsärende i ApN Sista ansökningsdag för bidrag Föreningsadministratören går in under Bidragsansökan. Där ser man i nästa bild vilka bidrag som föreningen har ansökt om. Där står vilken typ av bidrag som är sökt, vem som har gjort ansökan, beloppet på ansökan och under Status ser man var i bidragsprocessen ansökan ligger hos kommunen. Bidraget kan antingen vara: Skickad Mottagen Beviljad (och på väg för utbetalning) Avslag Kultur- och fritidsförvaltningen Lokalt aktivitetsstöd 1 (1 juli 31 december): 15 februari Lokalt aktivitetsstöd 2 (1 januari 30 juni): 15 augusti Stöd till studieförbund: 1 april 5

7 Föreningsdriven Öppen Verksamhet: Förstärkt ridbidrag: 15 februari Lokalbidrag för scouter: Lokalhållande förening: Startbidrag för nyregistrerade föreningar: Övrigt bidrag: Kulturbidrag, grund: Kulturprojekt/kulturmiljöprojekt: Kulturarrangemang: senast tre månader innan aktuellt arrangemang Socialförvaltningen Handikappföreningar, medlemsbidrag: 1 april Handikappföreningar, aktivitetsbidrag: 1 april Driftsbidrag: 1 april Övrigt bidrag: 1 april Äldreförvaltningen Pensionärsverksamhet, grundbidrag: 1 februari Pensionärsverksamhet, övrigt bidrag: 1 februari samt 1 augusti Redovisning av bidrag De föreningar som har erhållit föreningsbidrag från Kulturoch fritidsförvaltningen är skyldiga att redovisa bidragen (till vad och hur bidraget har nyttjats) till Kultur- och fritidsförvaltningen. 6

8 LOKALT AKTIVITETSSTÖD (Lok) Lokalt aktivitetsstöd söks av föreningar med barn- och ungdomsverksamhet eller handikappverksamhet. Bidragsberättigad ålder är 7-20 år. Sedan 1 jan 2008 har Haninge kommun en begränsning i antalet bidragsberättigade sammankomster per barn och aktivitet: 7-9 år 40 sammankomster/halvår år 60 sammankomster/halvår år 60 sammankomster/halvår år 80 sammankomster/halvår För föreningar med fler sektioner får barnen 40/60/80 sammankomster per idrott som utövas. Dvs spelar 8-åriga Lisa både fotboll och handboll i samma förening så begränsas hon inte till att vara bidragsberättigad 40 sammankomster för att hon utövar bägge idrotter i samma förening, utan man får 40 bidragsberättigade sammankomster för fotbollen och 40 för handbollen. Nytt för 2012 är att man i Haninge valt att ha en 4 veckorsspärr för att slippa stort jobb i slutet på bidragsperioden då föreningarna av misstag registrerat Lisa på två sammankomster samtidigt, sk flaggor för dubbelredovisade deltagare, samt att både kommunen och föreningarna har validerat data i systemet för att se hur mycket kommunen är skyldiga föreningen i samma sekund. Något som underlättar budgetarbetet för båda parter. Lägga upp en ledare Föreningsadministratören är den som har befogenheten att tilldela sin förenings ledare inloggningsuppgifter i ApN. För att göra detta klickar man på Ledare och sedan knappen Skapa eller återaktivera ledare. Därefter fyller man i fullständigt personnummer för att kunna komma vidare. I nästa bild lägger man till samtliga uppgifter och trycker på Spara. Nu är ledaren inlagd med de inloggningsuppgifter som föreningsadministratören har skapat. Tips! Vår absoluta rekommendation och önskan är att man tilldelar ledarna inloggningsuppgift i form av fullständigt personnummer (ååååmmdd-xxxx). Detta för att kunna ge unika inloggningsuppgifter till ledaren och minska risken att Sven Svensson redan är upptaget av annan förening i ApN. Vanligt misstag! Vanligt är att man lägger upp en ledare t ex dag 10 och försöker registrera närvaro på ledaren för en sammankomst dag 1. ApN tolkar Din registrering av ledaren dag 10 som att ledaren först blev medlem i föreningen dag 10 och kan därför heller inte registreras på en sammankomst innan det datumet. Vårt tips registrera alla ledare först. Närvaro sen. 7

9 Hur man lägger upp ett Loknärvarokort I samband med att föreningsadministratören lägger till ledaren kan man längst ner på sista sidan skriva i namnet på närvarokortet som ledaren ska ansvara för och klicka på Skapa ett kort. Då kopplas ledaren till just det närvarokortet. Ledaren ansvarar för samma närvarokort för all framtid, tills ni väljer något annat. Ledarens närvarokort rensas på data i samband med inskickad ansökan och att ny bidragsperiod påbörjas. Det är därför viktigt att namnge kortet med födelseår, ex F97 istället för F15, eftersom flickorna blir 16 nästa år. På så vis slipper föreningen ändra namnen på samtliga närvarokort som är kopplade till alla ledare. Koppla ledare till närvarokort Namn på närvarokort Hur man ändrar namn på närvarokort Ta bort närvarokort I samband med att föreningsadministratören lägger till ledaren kan man längst ner på sista sidan skriva i namnet på närvarokortet som ledaren ska ansvara för och klicka på Skapa ett kort. Då kopplas ledaren till just det närvarokortet. Ledaren ansvarar för samma närvarokort för all framtid, tills ni väljer något annat. Ledarens närvarokort rensas på data i samband med inskickad ansökan och att ny bidragsperiod påbörjas. Det är därför viktigt att namnge kortet med födelseår, ex F97 istället för F15, eftersom flickorna blir 16 nästa år. På så vis slipper föreningen ändra namnen på samtliga närvarokort som är kopplade till alla ledare. Ledaren ansvarar för samma närvarokort för all framtid, tills ni väljer något annat. Ledarens närvarokort rensas på data i samband med inskickad ansökan och att ny bidragsperiod påbörjas. Det är därför viktigt att namnge kortet med födelseår, ex F97 istället för F15, eftersom flickorna blir 16 nästa år. På så vis slipper föreningen ändra namnen på samtliga närvarokort som är kopplade till alla ledare. Föreningsadministratören kan ändra namnet på närvarokortet. Klicka på Byt namn, kort. Klicka på det kort det berör längst ut till vänster och ändra namn. Klicka på Ändra för att spara det nya namnet. Föreningsadministratören kan klicka på Borttag av kort och sedan klicka i berörda kort och sedan svara Ja på frågan om du är säker. Borttagna kort innebär att all registrerad närvaro och deltagare försvinner helt och hållet, för all framtid! 8

10 Arkivering av gamla närvarokort/bidragsansökningar All registrerad närvaro, närvarokort och periodrapporter för samtliga bidragsperioder som föreningen ansökt om bidrag för finns lagrade i ApN för all framtid. Föreningsadministratören kan alltså när som helst gå tillbaka och titta på gamla närvarokort och periodrapporter inne i ApN. Klicka på Periodrapport och välj vilken period du vill titta på i rullistan. Samma sak gäller för övriga bidragsansökningar. Klicka på Bidragsansökan för att se sammanställningen på samtliga övriga bidragsansökningar föreningen gjort. Lägga upp en deltagare Deltagare med skyddad identitet Hur gör man om man stavat fel på en ledare eller deltagare? Koppla deltagare till närvarokort Sök deltagare Ta bort deltagare Skapa en Lok-sammankomst Deltagare läggs till när en närvaro skapas. Klicka på Närvarokort och fyll i samtliga uppgifter för sammankomsten. Klicka på Skapa ny sammankomst. I nästa bild klickar du på Lägg till en ny deltagare. Fyll i samtliga uppgifter och klicka på Spara. Deltagare med skyddad identitet eller som är asylsökande registreras inte i ApN eftersom deras personnummer inte överensstämmer med folkbokföringens och ApNs uppgifter. Har ni deltagare med skyddad identitet eller som är asylsökande, vänligen kontakta Therése eller Calle på Föreningsenheten. Kontakta ApN-supporten eller Therése/Calle på Föreningsenheten så hjälper vi till med korrigeringen. Deltagare läggs till när en närvaro skapas. Klicka på Närvarokort och fyll i samtliga uppgifter för sammankomsten. Klicka på Skapa ny sammankomst. I nästa bild klickar du på Lägg till en ny deltagare. Fyll i samtliga uppgifter och klicka på Spara. Kan göras under Närvarokort och när sammankomst har skapats, så klickar man Sök deltagare. En ny ruta öppnas och man kan söka på antingen födelsenummer, för- eller efternamn. Föreningsadministratören eller ledare kan gå in under Närvarokort och lägga till en sammankomst. I samband med att man får upp alla aktiva kopplade till närvarokortet klickar man på Borttag längst ut till höger efter den aktives namn och klickar på Spara. Logga in på ApN. Klicka på Närvarokort. Välj närvarokort, aktivitet, lokal, match eller träning/sammankomst, datum och tid och avsluta med att klicka på Skapa sammankomst. 9

11 Föra närvaro Hur man tar ut tomma närvarokort i pappersform att föra närvaro i innan man registrerar i ApN Om anläggning eller område saknas i rullistan Riktat stöd Sista dag för registrering av närvaro i ApN Gå in på Närvarokort sammankomst. Kryssa för de deltagare samt ledare som är närvarande. Klicka på Spara. Föreningsadministratör kan klicka på periodrapport visa pdf skriv ut. Kontakta ApN-supporten eller Therése/Calle på Föreningsenheten så hjälper vi till med att lägga upp den anläggning/det område som saknas. Riktat stöd är det namn som i dagsläget används för att markera om en deltagare/ledare är funktionsnedsatt och aktiv i en verksamhet för funktionsnedsatta. Kontakta ApN-supporten eller Therése/Calle på Föreningsenheten så hjälper vi till med att registrera en deltagare/ledare som funktionsnedsatt. Under 2011 mjukstartade inkörningen med ApN i Haninge kommun. Fr o m den 1/ infördes en fyraveckorsspärr vilket innebär att ledaren måste ha registrerat sammankomstens närvaro i ApN inom 30 dagar från att den genomfördes. Senare än fyra veckor från det datum aktiviteten genomfördes låses ApN och aktiviteten kan inte längre registreras i ApN. Anledningen till denna fyraveckorsspärr är två saker: Det första är att vi vill kunna underlätta för föreningarna att lösa eventuella flaggor (dvs. dubbelredovisade deltagare) under pågående period istället för att ha hundratals flaggor att lösa i sista sekund. Det andra är att vi vill kunna ha validerad data i systemet. Dvs. att både kommunens administratörer samt föreningsadministratörerna ska kunna få ut aktuella prognoser i ApN. Prognoser innehållande hur mycket kommunen är skyldig föreningen i just denna sekund. Något som kan vara bra att veta i budgetarbetet för båda parter. Flagga vid en deltagares sammankomst En flagga innebär att en deltagare har blivit dubbelredovisad. Dvs. att denne har registrerats som närvarande på två olika aktiviteter samtidigt. Enligt Haninge kommuns bidragsreglemente får en förening endast bidrag för en sammankomst per person och förening/dag, oavsett antalet timmar. Vanligt misstag Ett vanligt problem är att förening A har registrerat Lisa som närvarade i många timmar, t ex 09:00-15:00. Fast i verkligheten kanske Lisa endast närvarade mellan 09:00-10

12 11:00 och åkte sedan vidare till förening B:s aktivitet som började kl 12:00. Eftersom förening A har sagt att Lisa var närvarande mellan 9-15 så säger ApN ifrån och säger att hon inte kan vara närvarande på två ställen samtidigt. Lösningen på detta är att föreningarna endast registrerar närvaro för EN timma, oavsett längden på aktiviteten. Så förening A registrerar endast närvaro för kl Detta fungerar ur bidragssynpunkt eftersom bidraget alltså baseras på antalet sammankomster och deltagare, och INTE antalet timmar. Hur man tar bort en flagga Uppkommer det en flagga vid en deltagare så klicka på flaggan för att se vilken förening och föreningsledares verksamhet som det krockar med. Föreningarna själva måste lösa var den dubbelförda deltagaren var den förkryssade dagen och tiden. Var den hos förening A eller B? Kultur- och fritidsförvaltningen har ingen möjlighet att hjälpa i dessa ärenden då vi omöjligt kan veta var deltagaren har varit aktiv. Det är därför upp till varje förening att lösa. Löses ej flaggorna utgår inget bidrag för berörda föreningar för denna deltagare vid flaggad sammankomst. Hur man för över närvarosiffror från ApN till IdrottOnline (RF) Föreningsadministratören klickar på periodrapport och väljer sedan Statistik verksamhet. Kopiera sammanställningen av alla närvarokort och klistra in uppgifterna i IdrottOnline. För att erhålla kommunalt Lok måste all närvaro vara förd i ApN. Kan man föra närvaro i IdrottOnline (RF) och sedan föra över siffrorna i ApN? App. för Lok i ApN till androidtelefoner App. för Lok i ApN till iphone Nej. I samråd med jurist och ekonomer i Haninge kommun är endast närvarokort och ansökan förda i ApN godkända handlingar för Lok-bidragsansökan i Haninge kommun. Finns i androidmarket, sök på Aktivitetskort på nätet. Kommer eventuellt att finnas i framtiden. iphone användare hänvisas till Safari och ApN-adressen: 11

13 Återkommande sammankomst Hur man ansöker om Lok Se deltagares totala sammankomster Statistik på föreningarnas aktiviteter Hur får man del av statistik kring sin förening? Önskemålet om att kunna lägga upp återkommande sammankomster i förväg går tyvärr inte att lösa i ApN i dagsläget. Föreningsadministratören klickar på periodrapport, välj vilken period det gäller, se över att närvarokorten stämmer och klicka på Godkänn. Föreningsadministratören kan klicka på Deltagares sammankomster och skriva i personnumret på den aktive och välja vilken period man vill se statistiken på. Via ApN och det statistikprogram (QlikView) som är kopplat till ApN, kan kommunens administratörer plocka ut statistik på respektive förenings aktiviteter. Detaljerad statistik så som: Total summa aktiviteter per idrott Fördelning åldrar och kön Antalet aktiva i ett visst geografiskt område, där föreningen kan se om man tappat aktiva i ett visst område Nyttjandegrad på anläggningar etc. Statistik kring sin förenings aktiviteter m.m. kan mot en avgift fås utav Föreningsenheten på Kultur- och fritidsförvaltningen. Egna anteckningar 12