PROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 1 (23) Paragrafer Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset, kl ande Kenneth Dådring (M), ordf. Anders Andersson (KD), 1:e v ordf. Göran Sjögren (S), 2:e v ordf. Ingrid Fredriksson (M) Cecilia Scott (M) Annika Ingelström-Nilsson (FP) Laila Möller Nilsson (S) Christian Hendlertz (SD) Lars Håkansson (S), tjg, ers. Övriga närvarande Utses att justera Roger Sjunner (MP) ej tjg. ers Kristina Jonsson (M), ej tjg. ers. Ingela Jönsson (C), ej tjg. ers. Michael Nemeti (S), ej tjg. Ers. Charlotta Gudmundsson (S), ej tjg. ers. Åsa Edvarddon (SD), ej tjg. ers. Börje Norén, förvaltningschef, sekreterare Ingela Nymberg Olsson, assistent Cecilia Scott Justeringens plats och tid Sekreterare Ordförande Justerare Börje Norén Kenneth Dådring Cecilia Scott ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Klippans kommun, Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kultur- och fritidsförvaltningen Underskrift

2 2 (23) Innehållsförteckning: 112 Gäst i Klippansoffan Ansökan om utvecklingsbidrag Rapport konsumentrådgivning tredje kvartalet Rapport om det fortsatta arbetet med SWOT-analyserna. 116 Fråga om IT-samarbete mellan biblioteksorganisationerna i nordväst. 117 Skateboardanläggningen i Klippan 118 Ansökan om åtgärdande av akuta brister på LIF IP (Ljungavallen) samt Ljungby skola. 119 Hyreskontrakt gällande idrottslokalerna vid Storgatan 47. (Lejonkulan) 120 Budgetuppföljning Yttrande ang. motion om att arbeta fram en Fritidsplan. 122 Rapport intern kontroll 2012 och förslag till internkontrollplan Ansökan om kartbidrag sattestanter sordning i personalärenden inom kultur- och fritidsförvaltningen 2013.

3 3 (23) 126 Samarbetet med Klippans Konstförening, avtal etc. 127 Angående bidrag till beläggningsarbete och underhåll vid Krika idrottsplats. 128 Möte med revisionen Informationsärenden

4 4 (23) 112 Gäst i Klippansoffan KFN Rapport Gäst i Klippansoffan Kulturstrateg Camilla Alexandersson har upprättat en rapport, , gällande Gäst i Klippansoffan Två arrangemang är genomförda, Leif Mannerström var gäst i maj och Margareta Pålsson var gäst i september. Sponsring av gästgåva har vid bägge tillfällen skänkts av Klippans Yllefabrik. Rapport Gäst i Klippansoffan 2012, beslutar enligt presidiets förslag att notera rapporten.

5 5 (23) 113 Ansökan om utvecklingsbidrag KFN ABF, Studieförbundet Vuxenskolan, Studiefrämjandet och SENSUS har inkommit med ansökan om utvecklingsbidrag för Utvecklingsbidraget utgör 10% av basbidraget som utgår till studieförbunden. Ovanstående studieförbund har ansökt om i utvecklingsbidrag till ett samverkansprojekt som heter Utan Utanförskap. Projektet bygger på att utveckla nya arbetssätt som ska stävja utanförskap. Studieförbunden anser också att det finns för få mötesplatser i kommunen och att många upplever samhället som segregerat. En slutredovisning av projektet ska ske i oktober Förvaltningens förslag är att tillstyrka projektet. Ansökan från studieförbunden, beslutar att tillstyrka studieförbundens gemensamma ansökan om utvecklingsbidrag för 2013 på kr.

6 6 (23) 114 Rapport konsumentrådgivning tredje kvartalet KFN Rapport från tredje kvartalet 2012 avseende konsumentrådgivning som Helsingborg stad genom Konsument Helsingborg ger till invånare i Klippans kommun enligt avtal. Under perioden till har 38 ärenden registrerats gällande Klippans kommun. Det kan konstateras att huvuddelen av ärendena rör juridisk rådgivning. De flesta frågor från konsumenter i Klippans kommun har under perioden gällt området konsumtionsvara (40%), följt av området prost/tv/telefoni/internettjänst (16%). Rapport konsumentrådgivning, dat s presidium 138, beslutar enligt presidiets förslag att notera rapporten.

7 7 (23) 115 Rapport om det fortsatta arbetet med SWOT-analyserna. KFN Enligt beslut 2009 om förändrad organisation inom kultur- och fritidsförvaltningen skall en utvärdering genomföras. I förvaltningens samrådsgrupp med de fackliga representanterna beslutades om upplägg och tidplan för översynen. Utvärdering har skett genom enkät och SWOT-analyser. Nästa steg är att medarbetarna på varje enhet ska redovisa förslag på handlingsplan utifrån SWOTanalysen. Därefter ska förvaltningschefen och utvecklingsstrateg Anders Ebbesson upprätta förslag till handlingsplan ur ett helhetsperspektiv för hela förvaltningen utifrån alla enheters förslag till åtgärder. Arbete beräknas vara klart under januari 2013 för att därefter förankras i förvaltningens ledningsgrupp och de fackliga organisationerna. Handlingsplanen skall därefter beredas i presidiet den 13 mars 2013 och därefter i nämnden den 17 april 2013 Visar det sig att det är åtgärder som kräver pengar kan det tas upp i budgetprocessen i april s presidium 129, beslutar enligt presidiets förslag att notera informationen, samt att förvaltningen får i uppdrag att arbeta vidare med SWOT-analyserna och redovisa ett förslag till handlingsplan utifrån upprättad tidplan.

8 8 (23) 116 Fråga om IT-samarbete mellan biblioteksorganisationerna i nordväst. KFN Bibliotekschef Lotta Almqvist har upprättat en rapport, , där hon redogör för hur det nya biblioteksdatasystemet fungerar. Det nya systemet har varit i bruk sedan och det är 11 kommuner i nordvästra Skåne som ingår och totalt 55 bibliotek och 3 bokbussar. För biblioteken i Klippan syns ett omedelbart resultat av sammanslagningen. Utlåningsstatistiken från april t o m mitten av november (borträknat juni-juli då det var stängt för renovering) har ökat 13% i Klippan, 12% i Ljungbyhed och 40% i Östra Ljungby. Positiva reaktioner är: nöjda låntagare, större utbud, ingen reservationsavgift, upplever att reserverade böcker kommer snabbt. Personalen har fått fler kollegor, möjlighet att ingå nätverk och kompetensutveckling, samt samarbete över kommungränserna. Dock är det nya biblioteksdatasystemen fortfarande lite instabilt. s presidium 124, Tjänsteskrivelse, beslutar att notera informationen.

9 9 (23) 117 Skateboardanläggningen i Klippan KFN Ev. skateboardanläggning i kv. Sågen. Ordföranden har tillsammans med fritidskonsulent Björn Lundin och fritidsassistent Jan-Åke Karlsson den 6 november 2012 träffat representanter för skateåkare och visat det tilltänkta utrymmet som ligger i anslutning till våra egna lokaler i kv Sågen. Treklövern har fått i uppdrag att kostnadsberäkna det föreslagna utrymmet. Utrymmet är tänkt till skateåkning, BMX-cykling samt kickboard. Föräldrarna till skateåkarna har blivit informerade och upplysta om hur viktigt det är att det bildas en förening som står bakom verksamheten. SIKAB har inkommit med offert dat ang hyra av tillbyggnad för det tilltänkta skateboardutrymmet. Hyran beräknas uppgå till ca kr/år beroende på avskrivningstid. s presidium 130, beslutar att notera informationen.

10 10 (23) 118 Ansökan om åtgärdande av akuta brister på LIF IP (Ljungavallen) samt Ljungby skola. KFN LIF, fotboll har sedan tidigare, , inkommit med ansökan om åtgärdande av akuta brister på Ljungavallen samt Ljungby skola. Föreningens största behov är klubbhus/omklädningsrum. På uppdrag av presidiet har förvaltningen varit i kontakt med Ljungbyhed Park i syfte att undersöka vilka möjligheter som finns när det gäller lokaler, fotbollsplan, priser m m. Företaget A-Konsult har upprättat ett förslag till ombyggnad av lokaler efter diskussioner med repr. för LIF, fotboll. Förvaltningschefen har tillsammans med ordföranden träffat Per Arne Mårtensson för Ljungbyhed Park den 7 november och stämt av ritningarna. Ett nytt möte med Per Arne Mårtensson och Anders Svensson från PEAB genomfördes den 6 december Vid mötet skulle en ny kalkyl över kostnader m m presenteras. Vid mötet den 6 december deltog även kommundirektören och 1:e v ordföranden i nämnden. Ingen ny kalkyl presenterades vid mötet. Ett nytt möte är planerat till den 21 januari Förvaltningen bör kontakta repr. från PEAB och begära en ny kostnadskalkyl ca en vecka före det planerade mötet. Ordföranden kontaktar Anders Svensson från PEAB och framför nämndens synpunkter på hanteringen av ärendet. s presidium 132, beslutar att notera informationen.

11 11 (23) 119 Hyreskontrakt gällande idrottslokalerna vid Storgatan 47. (Lejonkulan) KFN Föreningarna som har sina verksamheter i idrottslokalerna vid Storgatan 47, Lejonkulan, är missnöjda med bristande underhåll av lokalerna. Årshyran är ca kr. Tekniska förvaltningen har tidigare fått i uppdrag att säga upp avtalet med hyresvärden för omförhandling av bl a uppsägningstiden. Kommunens jurist har också kopplats in i frågan och nu gällande hyresavtal löper till Diskussionerna kring ett ev brottningscenter där SOK och Sv Brottningsförbundet är inblandade är fortfarande aktuellt, men kommunen har ännu inte fått något besked från mötet med SOK:s repr Det diskuteras om att bjuda in alla föreningarna som har verksamhet i 47:an i början på 2013 för att informera om det tänkta brottningscentret, samt om planerna att försöka samla verksamheterna under samma tak i kv. Sågen. Nämnden anser att fastighetschef Lennart Nordström bör bjudas in till ett nämndsmöte för att klargöra hanteringen av hyreskontraktet och kontakten med hyresvärden. s presidium 134, beslutar att notera informationen, samt att fastighetschef Lennart Nordström bjuds in till ett nämndsmöte för att klargöra ärendets hantering.

12 12 (23) 120 Budgetuppföljning KFN Förvaltningen presenterar budgetuppföljning t o m Helårsprognosen pekar på att budgeten beräknas överskridas med ca kr i likhet med vad som rapporterades i samband med delårsbokslutet. Ansvarsrapport t o m s presidium 135, beslutar enligt presidiets förslag att notera informationen.

13 13 (23) 121 Yttrande ang. motion om att arbeta fram en Fritidsplan. KFN Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att remittera rubricerade ärende till kultur- och fritidsnämnden för yttrande. Vid nämndens presidiemöte fick förvaltningen i uppdrag att upprätta ett förslag till svar på motionen. Förvaltningens förslag: Förvaltningen noterar med stor tillfredsställelse innebörden och innehållet i motionen med inriktning på en mer långsiktig planering av fritidsanläggningarna. När det gäller den långsiktiga planeringen av fritidsanläggningarna genomförs den i nära samarbete med tekniska förvaltningen. Under den innevarande mandatperioden har nämndens och förvaltningens fokus legat inom de frågeställningar som framförs i motionen. Det som begränsar den långsiktiga planeringen är främst att resursbehovet är större än vad budgetutrymmet medger för att utveckla verksamheten. I nära samarbete med föreningslivet pågår bl a följande projekt inom fritidsområdet: 1. Kategoriträffar med föreningslivet i syfte att utveckla och koordinera verksamheter, samt att förbättra den långsiktiga planeringen inkl. beskrivning av framtida resursbehov. 2. Utveckling av kv. Sågen för kultur- och fritidsändamål. 3. Flytta Ljungbyheds IF:s verksamhet från Ljungavallen till Ljungbyheds Park. 4. Utveckla mötesplatser för unga i samarbete med barn- och utbildningsförvaltningen och föreningslivet. 5. Utveckla och förbättra strövstigar, Skåneleden och kanotleden. 6. Översyn av bidragsregler till föreningslivet. 7. Upprustning av Åbyvallen inkl. en ny konstgräsplan. Mot bakgrund av ovanstående redovisning av pågående projekt föreslår förvaltningen att det inte bör upprättas någon fritidsplan under innevarande mandatperiod.

14 14 (23) Vidare anser förvaltningen att ev beslut om att upprätta en övergripande plan för nämndens ansvarsområde också bör omfatta kulturområdet, d v s att det upprättas en gemensam plan för kultur- och fritidsområdet. Förvaltningen föreslår att nämnden antar och åberopa förvaltningens förslag som sitt yttrande till kommunstyrelsen. Två yrkanden i ärendet har framförts, dels från Ingrid Fredriksson (M), som yrkar att motionen avslås i enlighet med förvaltningens förslag men med ändring av att arbetet med en fritidsplan kan påbörjas under innevarande mandatperiod, dels från Lars Håkansson (S) som yrkar att motionen bifalles i sin helhet. Ordföranden ställer proposition på de båda yrkandena och finner att kultur- och fritidsnämnden har bifallit Ingrid Fredrikssons förslag. Göran Sjögren (S) begär votering Följande propositionsordning godkännes. Den som stöder Ingrid Fredrikssons förslag röstar Ja Den som stöder Lars Håkanssons förslag röstar Nej Vid därefter följande omröstning avges 6 ja-röster (Kenneth Dådring, Ingrid Fredriksson, Cecilia Scott, Anders Andersson, Annika Ingelström-Nilsson och Christian Hendlertz) samt 3 nej-röster (Göran Sjögren, Laila Möller Nilsson och Lars Håkansson) beslutar i enlighet med Ingrid Fredrikssons förslag S-gruppen reserverar sig mot beslutet. Yttrande, Protokollsutdrag ks au + motion, s presidium 139, beslutar att avslå motionen i enlighet med förvaltningens förslag men med ändring av att arbetet med en fritidsplan kan påbörjas under innevarande mandatperiod.

15 15 (23) 122 Rapport intern kontroll 2012 och förslag till internkontrollplan KFN Nämnden beslutade om följande kontrollområden under Översyn och uppföljning av gällande beslutsordning för nämnden och förvaltningen. 2. Översyn och uppföljning av Associated Board examination inom musikskolan. Rapport från 2012: 1. Upprättad beskrivning över Associated Board examination inom musikskolan, dat Skrivelse från kommunjurist Lars-Åke Svensson ang. gällande beslutsordning för nämnden och förvaltningen dat Förslag till kontrollområden 2013: 1. Upprätta en ny PM betr. beslutsordningen för nämnd och förvaltning. 2. Kontanthanteringen inom mötesplats Open Heart och Sågen. Rapport kring Asssociated Board examination, Kommunjuristens skrivelse, beslutar att godkänna beskrivningen över Accociated Board examinationen, att godkänna kommunjuristens förslag till beredning av beslutsordningsärendet, att godkänna förvaltningens förslag till internkontroll 2013, samt att överlämna rapporten till ekonomikontoret och kommunrevisionen.

16 16 (23) 123 Ansökan om kartbidrag KFN OK Kompassen har inkommit med ansökan, dat , om kartbidrag för Föreningen redovisar vad som är producerat under 2012 samt vad som planeras för perioden I budget för 2012 finns avsatt kr för kartframställning. Förvaltningen föreslår att OK Kompassen beviljas ett bidrag om kr. Ansökan och kartor från OK Kompassen, beslutar att bevilja OK Kompassen ett bidrag om kr till produktion av kartor enligt föreningens uppgjorda plan.

17 17 (23) 124 sattestanter KFN Enligt gällande regler ska nämnderna fatta beslut om beslutsattestanter. Förvaltningens förslag till nämnden är enligt följande: för ansvarskod 4001, 4021 och 4051 utse kultur- och fritidschef Börje Norén samt som ersättare utse bibliotekschef Lotta Almqvist, för ansvarskod 4011 utse områdeschef Arne Eliasson, för ansvarskod 4041 utse fritidskonsulent Björn Lundin, för ansvarskod 4061 utse bibliotekschef Lotta Almqvist samt som ersättare utse bibliotekarie Annelie Svensson, för ansvarskod 4071 utse rektor vid musikskolan Anders Björkqvist, att utse kultur- och fritidschef Börje Norén att med generell rätt fungera som beslutsattestant för ovan nämnda ansvarskoder inom förvaltningen om inte ordinarie beslutsattestant är i tjänst. Ordinarie beslutsattestant ska därvid meddelas om utförd beslutsattest, samt att utse assistent Ingela Nymberg Olsson samt biblioteksassistent Christel Krönfors som ansvariga för att attester och kontering har skett och att beslutsattest utförts av behörig person. beslutar att godkänna förvaltningens förslag.

18 18 (23) 125 sordning i personalärenden inom kultur- och fritidsförvaltningen KFN i personalärenden utgår från kommunstyrelsens delegation till arbetsutskott, personalchef samt förvaltningschefer, dat dec 2006, och förteckning över personalärenden som är av verkställighetskaraktär, dat dec Följande har rätt att fatta beslut i personalärenden inom respektive ansvarsområde/ansvarskod: för ansvarskod 4001, 4021, och 4051 kultur- och fritidschef Börje Norén, ersättare är bibliotekschef Lotta Almqvist, för ansvarskod 4011 områdeschef Arne Eliasson, för ansvarskod 4041 fritidskonsulent Björn Lundin, för ansvarskod 4061 bibliotekschef Lotta Almqvist, för ansvarskod 4071 Anders Björkqvist att kultur- och fritidschef Börje Norén med generell rätt fungerar som beslutsfattare för ovan nämnda ansvarskoder inom förvaltningen om inte ordinarie beslutsfattare är i tjänst. beslutar att notera informationen, samt att överlämna ärendet för kännedom till personalkontoret.

19 19 (23) 126 Samarbetet med Klippans Konstförening, avtal etc. KFN Gällande avtal mellan kultur- och fritidsnämnden och Klippans Konstförening är från Förvaltningen har träffat Konstföreningen ett flertal gånger under hösten 2011 och våren 2012 i syfte att ta fram ett förslag till nytt samarbetsavtal mellan Klippans Konstförening och kultur- och fritidsnämnden gällande verksamheten i Klippans Konsthall. Kulturstrateg Camilla Alexandersson har tillsammans med kommunens jurist upprättat ett förslag till avtal och ett förslag till arbetsordning för utställningsgruppen dat Konstföreningen har inkommit med en del synpunkter ang. avtalet. Förslag till avtal och arbetsordning för utställningsgruppen, beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att i samråd med Konstföreningen utarbeta ett förslag som redovisas vid nämndens möte i januari 2013.

20 20 (23) 127 Angående bidrag till beläggningsarbete och underhåll vid Krika idrottsplats. KFN Ebbarps samfällighetsförening (vägar kring Krika idrottsplats) har till kommunstyrelsen ansökt om bidrag för underhållsbeläggning. berör Klippans Förenade Fotboll eftersom vid sammanslagningen mellan Forsby IF och KBIF ingick delar av äganderätten till idrottsanläggningen Forsby IP. Kultur- och fritidsförvaltningen har skrivit ett yttrande i rubricerade ärende, Vid Ks au beslutades att Klippans Förenade Fotboll uppmanades att kontakta kultur- och fritidsnämnden för ett ev. ekonomiskt stöd. Klippans Förenade Fotboll har inkommit med faktura från Ebbars samfällighetsförening som är på kr. Förvaltningschefen har haft kontakt med kommunens jurist för att diskutera ärendet. Klippans Förenade Fotboll har inkommit med skrivelse dat om kr i bidrag för att täcka kostnader för vägbeläggning i Krika vid Forsby idrottsplats. Föreningen har under många år arbetat för att det skall anläggas en konstgräsplan på Åbyvallen i Klippan. När den planerade konstgräsplanen kommer på plats under 4:e kv 2013 kommer föreningen successivt att flyta över sin verksamhet från Forsby idrottsplats till Åbyvallen. Mot den bakgrunden föreslår förvaltningen att föreningen erhåller kr i bidrag för att täcka kostnaderna för ny vägbeläggning i Krika. Vidare anser förvaltningen att föreningen skall betala tillbaka bidraget till kommunen när Forsby idrottsplats är avvecklad. Kommunjuristen Lars-Åke Svensson har inget principiellt att invända mot förvaltningens förslag. Nämnden föreslås besluta enligt förvaltningens förslag. Ansökan från KFF, Tjänsteskrivelse, s presidium 144,

21 21 (23) beslutar att Klippans Förenade Fotboll erhåller kr i bidrag för att täcka kostnaderna för ny vägbeläggning i Krika, samt att föreningen skall betala tillbaka bidraget till kommunen när Forsby idrottsplats är avvecklad.

22 22 (23) 128 Möte med revisionen KFN Revisorerna granskar enligt kommunallagen årligen all verksamhet i kommunen. Att bedöma kommunstyrelsens och nämndernas sätt att utöva kontroll är en viktig del i denna granskning. Revisorerna kommer att fokusera på aktuella frågor under året, risker i verksamheten samt intern kontroll. Revisorerna inbjuder kultur- och fritidsnämndens presidium samt någon ledamot i nämnden som inte ingår i presidiet till möte den 15 januari Inbjudan från revisionen, beslutar att utse Charlotta Gudmundsson, S, att tillsammans med presidiet representera kultur- och fritidsnämnden vid kommunrevisionen den 15 januari 2013.

23 23 (23) 129 Informationsärenden 1. Rapport hälsomässa Hälsa och Fritid, Protokollsutdrag ks au 196, från Länsstyrelsen ang. byggnadsminnesförklaring, Utdelning av förstudie kring utveckling av idrott, kultur, fritid och skola inom kvarteren Gymnasieskolan samt Sågen, Protokollsutdrag ks au 209, Protokollsutdrag ks 137, Överenskommelse mellan Vårdcentralen Klippan/Ljungbyhed och kultur- och fritidsförvaltningen, från Länsstyrelsen ang. anläggande av järnvägsspår, beslutar att notera informationsärendena.