Revisionsplan för 2018 i Region Skåne. (beslutad av revisorskollegiet )

Transkript

1 1 Revisionsplan för 2018 i Region Skåne (beslutad av revisorskollegiet )

2 2 Innehåll 1 INLEDNING UPPDRAG REVISIONENS ORGANISATION RISK- OCH VÄSENTLIGHETSANALYS REVISIONSPLAN FÖR Grundläggande granskning Prioriterade områden Personalfrågor Likvärdig och jämlik vård i Skåne Ekonomisk styrning Informationsteknologi och informationssäkerhet Samverkan inom och utanför Region Skåne Hälso- och sjukvårdsområdet Krisberedskap Uppföljning av granskningar som genomfördes mellan 2015 och Granskningar i samarbete med andra organisationer Granskning i samarbete med kommuner i Skåne Samarbete med Västra Götalandsregionens revision Redovisningsrevision Bolag, stiftelser och finansiella samordningsförbund Lekmannarevision Stiftelser Finansiella samordningsförbund... 9 BILAGA

3 3 1 Inledning Detta dokument har som syfte att beskriva 2018 års revisionsplan i Region Skåne. Inledningsvis redogörs kortfattat för revisionens uppdrag och organisation. Mer information om detta samt arbetsformer mm finns på revisionens hemsida 2 Uppdrag Region Skånes revisorer väljs av regionfullmäktige för att självständigt granska all verksamhet i organisationen. De av fullmäktige valda tretton revisorerna utgör tillsammans revisorskollegiet, som är revisorernas beslutande organ. Revisorskollegiet granskar regionstyrelsen, nämnder och fullmäktigeberedningar. De förtroendevalda revisorerna väljs också som revisorer i de bolag och stiftelser som Region Skåne har ett dominerande inflytande i samt i de finansiella samordningsförbunden. På det sättet samordnas revisionen för regionens samlade verksamhet. Enligt kommunallagen ska revisorerna årligen granska all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Uppgiften omfattar att ta ställning till om verksamheten är effektiv och om den utförs, redovisas och kontrolleras på det sätt som föreskrivs i lag och av fullmäktige. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig I revisionsberättelsen lämnar revisorerna årligen en redogörelse över revisionens resultat till sin uppdragsgivare regionfullmäktige. Revisorerna ska i revisionsberättelsen uttala sig om de anser att ansvarsfrihet bör tillstyrkas eller inte för ledamöterna i de styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar som revisorerna utsetts att granska. Utöver bedömningen i ansvarsfrågan kan revisorerna, i enlighet med kommunallagen (2017:725) 12 kap 13, välja att rikta anmärkning. Vid revisorernas ansvarsprövning i revisionsberättelsen kommer utgångspunkten att vara de kriterier för ansvarsprövning som finns utarbetade av Sveriges Kommuner och Landsting i skriften God revisionssed i kommuner och landsting. Enligt denna kan eventuell anmärkning riktas på följande grunder: Bristande måluppfyllelse, ohörsamhet till mål och riktlinjer fastlagda av fullmäktige eller i föreskrifter Bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll Förtroendeskada eller annan immateriell skada Ekonomisk skada Obehörigt beslutsfattande Icke lagenlig verksamhet, brottslig gärning Otillräcklig beredning av ärenden Ej rättvisande redovisning

4 4 3 Revisionens organisation De förtroendevalda revisorerna är organiserade som en samlad revision. Det innebär att alla tretton revisorer granskar hela verksamheten i regionen. Varje revisor fullgör sitt uppdrag självständigt. För att underlätta i det praktiska arbetet har revisorerna delat in sig i tre revisorsgrupper med vardera en sammankallande revisor. Grupperna har delat upp ansvaret för att löpande följa ett antal nämnders verksamheter. Förutom de tre revisorsgrupperna har revisorerna delat in sig i två grupper med särskilt uppdrag att bevaka regionstyrelsens respektive hälso- och sjukvårdsnämndens arbete. Med beaktande av aktuellt riskområde medverkar revisorskollegiets presidium, liksom revisionsdirektören, i de olika grupperna. Revisorskollegiet biträds av sakkunniga vid revisionskontoret. 4 Risk- och väsentlighetsanalys Revisorerna har i oktober 2017 genomfört en risk- och väsentlighetsanalys vilken har lett fram till nedanstående revisionsplan. 5 Revisionsplan för 2018 Revisionsarbetet sker huvudsakligen genom grundläggande granskning och fördjupningsgranskningar. Därtill kommer interna kartläggningar av särskilt utvalda områden, förstudier, granskningar i samverkan med andra organisationer samt uppföljningar av tidigare genomförda revisionsinsatser. 5.1 Grundläggande granskning För samtliga nämnder, bolag och stiftelser kommer grundläggande granskning att genomföras av de sakkunniga vid revisionskontoret i nära samverkan med revisorsgrupperna. Den grundläggande granskningens syfte är att ge revisorerna underlag för att kunna bedöma om ledning och styrning är ändamålsenlig samt om den interna kontrollen är tillräcklig, genom att skaffa en övergripande förståelse för verksamheten. Granskningen genomförs löpande under året genom granskning av styrdokument, beslutsunderlag och sammanträdesprotokoll med syftet att samla in och analysera information om revisionsobjektets förutsättningar, verksamhet och dess resultat. Dessutom sker en löpande dialog och möten med revisionsobjekten. Den grundläggande granskningen omfattar bland annat nedanstående områden. Dokument Intern styrning och kontroll Verksamhetsstyrning Ekonomisk styrning Den grundläggande granskningen dokumenteras och redovisas årligen i en granskningsrapport för varje revisionsobjekt. 5.2 Prioriterade områden Revisorerna har efter genomförd risk- och väsentlighetsanalys valt ut följande områden som kommer att bevakas, kartläggas och i ett antal fall granskas under 2018.

5 Personalfrågor Region Skånes viktigaste resurs är dess personal. Att personalfrågorna hanteras ändamålsenligt och på ett sätt som säkerställer regionens övergripande mål att vara en attraktiv arbetsgivare är av ytterst vikt inte bara för att uppnå fullmäktiges övergripande vision utan också för att kunna nå de finansiella målen och verksamhetsmålen. Tidigare genomförda granskningar har indikerat brister som gör att revisorerna bedömer att området utgör en risk ur ett revisionsperspektiv. Revisorerna bedömer att följande ska hållas under bevakning och eller granskas: Kompetensförsörjning inom hälso- och sjukvårdsområdet. Läkarbemanningen inom primärvården, specialistläkare inom habilitering och hjälpmedel och brist på sjuksköterskor lyfts fram som särskilt utsatta områden. Tidigare granskning pekar också på utmaningar med kompetensförsörjning inom psykiatrin. Flera granskningsrapporter indikerar att ansvarsfördelningen för kompetensförsörjning, arbetsmiljö och sjukfrånvaro inte är tydlig i praktiken. Personalnämndens möjligheter att verkställa sina beslut tycks vara begränsade. Dessutom finns det indikationer på att det saknas en långsiktig strategi för hälso- och sjukvården liksom för kompetensförsörjningen, vilket försvårar arbetet och innebär en risk för att kunna säkerställa tillgång till kompetent personal i framtiden. Sjukfrånvaron i Region Skåne granskades under 2017 och de brister som rapporten påpekade samt den fortsatta utvecklingen av sjukfrånvaron ger anledning till att hålla frågan under bevakning även under Arbetsmiljö, främst inom primärvården och akutmottagningar. Det har rapporterats om hot och våld mot personal. En kartläggning kommer att göras för att belysa hur allvarlig situationen är. Mot ovan bakgrund kommer revisorerna under 2018 att genomföra en övergripande granskning inom området med syftet att utreda hur Region Skåne hanterar ovan beskrivna frågor. Som en del av projektet kommer även tidigare genomförda granskningars resultat att sammanställs och analyseras. Området ska granskas genom en eller flera fördjupade granskningsprojekt. Eftersom områdets olika frågor i stor grad påverkar varandra kommer de olika granskningsinsatserna att sammanställas vid årets slut för att få en övergripande bild av ämnesområdet Likvärdig och jämlik vård i Skåne Enligt såväl kommunallagen, hälso- och sjukvårdslagen som Region Skånes övergripande mål och strategier ska vården vara likvärdig i alla delar av länet. Revisorerna har fått indikationer på att så inte är fallet. Tidigare genomförda granskningar visar att de tre delregionala sjukvårdsnämnderna erbjuder till viss del olika vård. Sjukvårdsnämndernas olika förutsättningar och utmaningar resulterar i skillnader i prioriteringar. Att hälso- och sjukvårdsnämnden fullgör sitt ansvar för att samordna den skånska hälso- och sjukvården är avgörande för ett lyckat resultat. Därför gör revisorerna bedömningen att denna fråga bör hållas i fokus vid den grundläggande granskningen av hälso- och sjukvårdsnämnden. Områden där ansvaret är övergripande, såsom psykiatrin (inom sjukvårdsnämnd Sund) och palliativ vård/avancerad sjukvård i hemmet (inom sjukvårdsnämnd Kryh) lyfts också fram som riskområden att bevaka. Habilitering och hjälpmedel är också ett område som har en egen nämnd med ansvar för hela Skåne.

6 6 Följande frågor kommer att belysas och eller granskas under 2018: Geografiska skillnader i vården, med särskilt fokus på psykiatrin och på avancerad sjukvård i hemmet/palliativ vård, ska kartläggas. Syftet är att få ett faktaunderlag för att bedöma om och i vilken grad det förekommer skillnader i utbud och kvalitet i den skånska hälso- och sjukvården. Hälso- och sjukvårdsnämndens samordnande roll av den skånska vården ska särskilt bevakas inom ramen för den grundläggande granskningen av nämnden. Hjälpmedel Skånes verksamhet ska kartläggas med syfte att utreda om det ges lika stöd till patienterna/brukarna i alla delar av Skåne. Kartläggningarna kan vid behov komma att följas upp av en förstudie eller en fördjupad granskning Ekonomisk styrning Region Skåne har under ett antal år haft en bristande måluppfyllelse när det gäller de finansiella målen. Revisorerna gör bedömningen att budgetavvikelsen för såväl hela regionen som för nämnderna inom hälso- och sjukvårdsområdet är oroväckande inte minst mot bakgrunden att verksamheterna samtidigt misslyckas med att uppnå flera kvalitativa mål. Inom hälso- och sjukvårdsområdet anges ansvaret för att erbjuda hälso- och sjukvård till medborgarna i hälso- och sjukvårdslagen. En särskild risk bedöms vara när regionens uppdrag enligt hälso- och sjukvårdslagen ställs mot lagen om god ekonomisk hushållning. Framtidens investeringsbehov och de pågående byggnationerna av nya sjukhusområden innebär stora ekonomiska risker för regionen. Revisorerna bedömer att rutinerna kring beslut om och uppföljning av pågående projekt inom området bör bevakas. Följande kommer att belysas och eller granskas under 2018: Ämnet hälso- och sjukvårdslagen kontra kommunallagen och god ekonomisk hushållning ska granskas med syftet att belysa hur hälso- och sjukvårdsområdet styrs i förhållande till gällande lagar. Området kommer att kartläggas där även tidigare granskningars resultat ska sammanställas och analyseras. Målet är att få en övergripande bild om ansvariga nämnders arbete med målprioriteringar och målstyrningen är ändamålsenligt. Fastighetsinvesteringar en fördjupad granskning kommer att genomföras med syftet att belysa hur regionen arbetar med att förbereda och planera kommande fastighetsinvesteringar samt hur projektstyrningen fungerar med fokus på ekonomisk styrning och avtalshantering Informationsteknologi och informationssäkerhet Dagens samhälle blir allt mer digitaliserad. Den digitala utvecklingen ger nya möjligheter till att finna nya arbetssätt men samtidigt innebär detta nya risker för Region Skånes verksamheter. Region Skåne står inför att upphandla, utveckla och implementera ett nytt journalsystem inom hälso- och sjukvården som innebär inte bara en stor ekonomisk investering utan också en risk för konsekvenser för den löpande verksamheten. Samtidigt är investeringen nödvändig då flera genomförda granskningar pekar på brister i de befintliga systemen, både vad gäller användarvänlighet och effektivitet. Dubbelrapporteringar, system som inte kommunicerar

7 7 med varandra, brist på tillförlitlig relevant och aktuell information är områden som tidigare granskningar har pekat ut som bristområden. Den granskning som gjordes under 2017 om informationssäkerhet pekade på att regionen inte har ändamålsenliga rutiner och processer för att hantera IT-säkerhet och informationssäkerhet. Under 2017 har dessutom ansvaret för IT-frågor flyttats till regionstyrelsen och en ny organisation har börjat byggas upp. Region Skåne har en uttalad strategi inom hälso- och sjukvårdsområdet att satsa på E-hälsa, vilket per definition kräver investeringar och satsningar på informationsteknologi men också resulterar i nya utmaningar för verksamheterna. Följande kommer att belysas och eller granskas under 2018: Informationssäkerhet bör vidare hållas under löpande bevakning. En uppföljande granskning av området ska initieras under en nära framtid, eventuellt redan under 2018, med syfte att belysa om arbetet med att organisera IT-verksamheten har funnit sina former inom organisationen och om de bristfälliga rutinerna har åtgärdats. Organisationsförändringen ska därmed följas som ett särskilt granskningsområde. Upphandling och projektstyrning av det nya journalsystemet ska följas och granskas under 2018, så snart upphandlingen är avslutad, med syftet att säkerställa dels att lagen om offentlig upphandling har följts och dels att regionstyrelsen har säkerställt en effektiv projektstyrning som ger kontroll över kostnader, tidplan för implementering och en fungerande verksamhet under implementeringstiden Samverkan inom och utanför Region Skåne För att uppnå ett ändamålsenligt resultat i verksamheten krävs det samarbete både mellan interna aktörer och mellan interna och externa aktörer. Flera nämnders verksamheter är direkt beroende av varandra och eller av andra aktörer som kommuner, högskolor, universitet, föreningar, näringslivet, mm. Servicenämndens verksamhet och mål är direkt riktad till att ge stöd till övriga verksamheter. Revisorerna har i flera fall fört diskussioner med de granskade nämnderna om det interna och externa samarbetet och vissa brister har uppmärksammats. Utebliven eller ineffektiv kommunikation och samverkan mellan nämnderna och med övriga intressenter bedöms vara en risk för att verksamheterna ska kunna nå sina mål. Följande kommer att belysas och eller granskas under 2018: Det interna samarbetet mellan nämnderna kommer att bevakas under året genom den grundläggande granskningen med syftet att upptäcka om eventuella brister leder till ett försämrat resultat. De nämnder som särskilt berörs är kollektivtrafiknämnden, regionala utvecklingsnämnden, personalnämnden och sjukvårdsnämnderna. Hur det interna samarbetet mellan Servicenämnden och dess kunder fungerar kommer att granskas. Granskningen ska belysa hur interna avtal och fakturering hanteras inklusive uppföljning av avtal och med särskilt fokus på frågor om rutiner för beställningar, hyressättning, städning och hantering av matsvinn. Samverkan mellan Region Skåne och kommunerna kommer att belysas (se vidare under gemensam granskning inom ramen för kommunsamverkan och hälso- och sjukvårdsavtalet med kommunerna) Hälso- och sjukvårdsområdet Hälso- och sjukvård är det största ansvarsområdet för Region Skåne. Förutom de områden som inkluderas i ovan beskrivningar kommer revisorerna även att bevaka ett antal områden

8 8 som är specifika inom hälso- och sjukvård. Följande områden kommer att bevakas särskilt inom ramen för den grundläggande granskningen i respektive nämnd. Kartläggning av frågor, förstudie eller granskning av dessa frågor kan dock komma att initieras under året om så bedöms. Barn- och ungdomspsykiatrin Omorganisation inom sjukvårdsförvaltningen SUS Hälsostadsprojekten som planeras Ledtider i cancervården Tandvårdsstyrning Krisberedskap Vi lever idag med vetskapen om att terrorhotet i världen och i Sverige är verkligt. Att Region Skåne har förberett sig för en händelse där krisåtgärder måste sättas in är nödvändigt för att kunna leverera stöd, hjälp och vård även i en utsatt situation. Revisorerna har uppmärksammat att frågan har lyfts av regionen, bland annat genom att krisberedskap finns med som en särskild punkt i samtliga nämnders verksamhetsberättelser. Frågan är dock central och viktig ur ett riskperspektiv, där flera aspekter bör belysas. Utvecklingen inom sjukvården visar en tendens till att mer och mer sjukvård bedrivs i hemmet. En fråga är hur denna sjukvård kan fungera vid strömavbrott eller utan internetuppkoppling. Mot denna bakgrund kommer revisorerna under 2018 att kartlägga området för att få information om hur Region Skåne arbetar med krisberedskap Uppföljning av granskningar som genomfördes mellan 2015 och 2017 Då 2018 är sista året för det sittande revisorskollegiet innan valet kommer revisorerna att göra en sammanställning och genomgång av de under mandatperioden genomförda granskningarna. Av sammanställningen ska följande framgå: vilka granskningar som genomförts vilken eller vilka nämnder som ansvarsprövats genom granskningarna vilka slutsatser granskningarna kom fram till vilka frågor som ställts till nämnderna samt vilka svar och eller åtgärder som vidtogs som ett resultat av granskningarna. Syftet är att, så långt det är möjligt, säkerställa att inga frågor lämnas utan uppföljning. 5.3 Granskningar i samarbete med andra organisationer Granskning i samarbete med kommuner i Skåne Revisorerna i Region Skåne har i samarbete med revisorerna i ett antal kommuner i Skåne genomfört gemensamma granskningar under de senaste åren. Genom en särskild styrgrupp för revisionssamverkan, där revisorskollegiets presidium ingår, har revisorerna för avsikt att även under 2018 och framåt diskutera samverkan med kommunerna inom områden där det kan vara motiverat utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. Områden som styrgruppen bedömer vara av intresse är där Region Skåne och kommunerna har behov av samarbete.

9 9 Under hösten 2017 har styrgruppen enats om att gå ut med en intresseförfrågning till kommunerna om en gemensam granskning som ska belysa hur arbetet med implementeringen av det nya vårdavtalet mellan regionen och kommunerna fortskrider i länet. Denna granskning kommer att genomföras med stöd från Region Skåne och dess revisionskontor som kommer att ha en samordnande roll. Samtidigt beslutade revisorerna att om det inte finns tillräckligt intresse från kommunerna att genomföra granskningen ska området likväl granskas med fokus på Region Skånes roll i arbetet Samarbete med Västra Götalandsregionens revision Revisorerna har ett önskemål om att inleda ett samarbete med revisorerna i Västra Götalandsregionen. Syftet är att få tillfälle till erfarenhetsutbyte och eventuellt framöver genomföra gemensamma granskningar som berör båda regionernas revisorers ansvarsområden. Ett samarbete mellan de sakkunniga på revisionskontoren i de båda regionerna inleddes redan under 2017 med gemensam utbildning som också kommer att anordnas under Revisorerna kommer under året att initiera ett samarbete genom att bjuda in Västra Götalandsregionens revision för en diskussion i Skåne. 5.4 Redovisningsrevision Redovisningsrevisionen i Region Skåne utförs av Deloitte AB. En separat revisionsplan för redovisningsrevisionen år 2018 kommer att fastställas under maj månad. 5.5 Bolag, stiftelser och finansiella samordningsförbund Lekmannarevision Lekmannarevisionens syfte är att säkerställa en demokratisk insyn och kontroll i de kommunala aktiebolagen. Det finns ett lagkrav på samordnad revision, det vill säga personunion mellan de kommunala revisorerna och lekmannarevisorerna i de kommunala bolagen, vilket uppfylls i Region Skåne genom att de förtroendevalda revisorerna i kollegiet även har uppdrag som lekmannarevisor i de bolag där Region Skåne är majoritetsägare. Lekmannarevisorerna granskar om bolagets verksamhet sköts ändamålsenligt och på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen i bolaget är tillräcklig. Revisorernas granskning genomförs enligt god sed. Vid årets slut lämnar lekmannarevisorerna en granskningsrapport för varje revisionsobjekt Stiftelser Revisorerna granskar löpande under året de stiftelser som är aktuella inom regionens ansvarsområde. Granskningen utförs enligt revisionslagen och därmed enligt god revisionssed Finansiella samordningsförbund Revisorerna granskar förbundets räkenskaper och årsredovisning samt styrelsens förvaltning. Granskning utförs utifrån lagen om finansiell samordning, kommunallagen, förbundsordningen och god revisionssed. I uppdraget samverkar revisorerna från kommuner och landsting med den revisor som staten utser.

10 10 Bilaga 1 Sammanfattning av årets planerade insatser enligt ovan: Område Planerad insats Utförare Personalfrågor Övergripande granskning med en eller flera fördjupade granskningar. En sammanställning av insatserna görs i en slutlig rapport där samtliga nedan beskrivna områden berörs. Upphandlas Kompetensförsörjningsplanering Granskning Upphandlas Ansvarsfördelning Ingår som en del i den sammanfattande Se ovan rapporten Sjukfrånvaro Bevakas Grundläggande granskning Arbetsmiljö Kartläggning Kontoret Likvärdig vård i Skåne Geografiska skillnader Kartläggning Kontoret HSN:s samordning Bevakas Grundläggande granskning Hjälpmedel Skåne Kartläggning Kontoret Ekonomisk styrning HSL kontra KL Granskning Upphandlas Fastighetsinvesteringar Granskning Upphandlas IT Informationssäkerhet Bevakning/Granskning Grundläggande granskning/upphandlas Det nya journalsystemet Granskning Upphandlas Samverkan Internt samarbete mellan nämnderna Bevakas Grundläggande granskning Servicenämnden Granskning Kontoret Hälso- och sjukvårdsområdets specifika frågor BUP Bevakas Grundläggande granskning Omorganisation inom SUS Bevakas Grundläggande granskning Hälsostadensprojekten Bevakas Grundläggande granskning Ledtider i cancervården Bevakas Grundläggande granskning Tandvårdsstyrning Bevakas Grundläggande granskning Krisberedskap Kartläggning Kontoret Sammanställning av granskningar Sammanställning Kontoret Kommunsamverkan Vårdavtalet Upphandlas Samarbete med Västra Götalandsregionens revision Ev gemensam granskning