Revisionsplan för 2017 års förvaltningsrevision i Region Skåne. (beslutad av revisorskollegiet )

Transkript

1 1 Revisionsplan för 2017 års förvaltningsrevision i Region Skåne (beslutad av revisorskollegiet )

2 2 Innehåll 1 INLEDNING UPPDRAG REVISORERNAS ORGANISATION RISK- OCH VÄSENTLIGHETSANALYS REVISIONSPLAN Grundläggande granskning Fördjupningsgranskningar... 4 (1) Patientsäkerhet... 4 (2) Personal- och kompetensförsörjning... 5 (3) Sjukfrånvaron... 5 (4) Avtal - uppföljning och efterlevnad... 5 (5) IT-säkerhet och informationssäkerhet... 5 (6) Läkemedel... 6 (7) Ersättningsmodell inom hälso- och sjukvården... 6 (8) Efterlevnad av regelverk inom vården... 6 (10) Ledtider i cancervården... 6 (11) Psykiatrin uppföljning... 7 (12) Regional utveckling organisation, styrning och ledning... 7 (13) Bolagsstyrning... 7 (14) Ackrediteringsavtal... 7 (15) Skånetrafiken - Investeringar och underhåll... 8 (16) Projekt Hälsostaden... 8 (17) Budgetprocessen - uppföljning Förstudier... 8 (F1) Hjälpmedel Skåne förstudie... 8 (F2) Skånetrafiken Hantering av ersättningsbussar vid tågtrafikstörningar förstudie... 8 (F3) Nyttjandegrad av dyr utrustning... 8 (F4) Folktandvården kösituationen Granskningar i samarbete med andra organisationer Granskning i samarbete med primärkommuner i Skåne Granskning i samarbete med revisorerna i andra landsting/regioner Redovisningsrevision Bolag och stiftelser Speciell uppföljning och särskilda granskningar... 9

3 3 1 Inledning Detta dokument har som syfte att beskriva 2017 års revisionsplan för förvaltningsrevisionen i Region Skåne. Inledningsvis redogörs kortfattat för revisorernas uppdrag och organisation. Mer information om detta samt arbetsformer mm finns på revisionens hemsida 2 Uppdrag Region Skånes revisorer väljs av regionfullmäktige för att självständigt granska all verksamhet i organisationen så att regionfullmäktiges beslut genomförs på ett effektivt sätt. De av fullmäktige valda tretton revisorerna utgör tillsammans revisorskollegiet, som är revisorernas beslutande organ. Revisorskollegiet granskar regionstyrelsen, nämnder och fullmäktigeberedningar, de av regionen ägda bolagen, de stiftelser som enligt kommunallagen är att betrakta som kommunala företag och finansiella samordningsförbund. Är verksamheten effektiv och utförs, redovisas och kontrolleras den på det sätt som föreskrivs i lag och av fullmäktige? Uppgiften uttrycks på följande vis i kommunallagen: "Revisorerna granskar årligen, i den omfattning som följer av god revisionssed, all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden." Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen som görs inom styrelsen och nämnderna är tillräcklig De förtroendevalda revisorerna väljs också som revisorer i de bolag och stiftelser som Region Skåne har ett dominerande inflytande i samt i de finansiella samordningsförbunden. På det sättet samordnas revisionen för regionens samlade verksamhet. I revisionsberättelsen lämnar revisorerna årligen en redogörelse över revisionens resultat till sin uppdragsgivare - regionfullmäktige. Revisorerna ska i revisionsberättelsen uttala om de anser att ansvarsfrihet bör tillstyrkas eller inte för ledamöterna i de styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar som revisorerna utsetts att granska. Utöver bedömningen i ansvarsfrågan kan revisorerna, i enlighet med kommunallagen kapitel 9:17, välja att rikta anmärkning. Vid revisorernas ansvarsprövning i revisionsberättelsen kommer utgångspunkten att vara de kriterier för ansvarsprövning som finns utarbetade av Sveriges Kommuner och Landsting i skriften God revisionssed i kommuner och landsting. Kriterierna är bland annat följande: Bristande måluppfyllelse, ohörsamhet till mål och riktlinjer fastlagda av fullmäktige eller i föreskrifter Bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll Förtroendeskada eller annan immateriell skada Ekonomisk skada Obehörigt beslutsfattande

4 4 Icke lagenlig verksamhet, brottslig gärning Otillräcklig beredning av ärenden Ej rättvisande redovisning 3 Revisorernas organisation Revisionen är organiserad som en samlad revision av hela verksamheten. Det innebär att alla tretton revisorer granskar hela verksamheten i regionen. För att underlätta i det praktiska arbetet har revisorerna delat in sig i tre revisorsgrupper med vardera en sammankallande revisor. Med beaktande av aktuellt riskområde medverkar revisorskollegiets presidium, liksom revisionsdirektören, i de olika grupperna. Förutom denna uppdelning av Region Skånes organisation i tre delar har speciella granskningsuppdrag lämnats till två grupper av revisorer att särskilt bevaka regionstyrelsens respektive hälso- och sjukvårdsnämndens arbete. 4 Risk- och väsentlighetsanalys Revisorerna har under oktober 2016 genomfört en risk- och väsentlighetsanalys för förvaltningsrevisionen vilken har lett fram till nedanstående revisionsplan för 2017 års förvaltningsrevision. 5 Revisionsplan Revisionsarbetet sker huvudsakligen genom grundläggande granskning och fördjupningsgranskningar. Därtill kommer förstudier, granskningar i samverkan med andra organisationer samt eventuellt särskilda uppföljningar. 5.1 Grundläggande granskning För samtliga nämnder, bolag och stiftelser kommer grundläggande granskning att genomföras av revisionskontorets personal i nära samverkan med revisorsgrupperna. Den grundläggande granskningen syftar till att bedöma revisionsobjektets ledning och styrning samt interna kontroll. Granskningen genomförs löpande under året genom att revisionen håller sig informerad om verksamheten. Det sker dels genom möten och annan kommunikation med revisionsobjekten och dels genom granskning av dokument och det löpande flödet av ärenden och beslut. Som ett led i granskningsarbetet bildar sig revisionen en övergripande förståelse för väsentliga processer och risker i verksamheten. Den grundläggande granskningen omfattar bland annat nedanstående områden. Ekonomisk styrning inklusive budget och uppföljning Intern styrning och kontroll Verkställighet Uppfyllelse av fullmäktiges beslutade mål och särskilda uppdrag Strategisk planering God ekonomisk hushållning 5.2 Fördjupningsgranskningar (1) Patientsäkerhet Ett av de väsentligaste områdena inom Region Skånes hälso- och sjukvård är att vården håller en hög patientsäkerhet. Revisorerna kommer därför under 2017 att genomföra en granskning inom området patientsäkerhet med särskilt fokus på följande områden: infektionsverktyget,

5 5 in- och utskrivningsprocessen, utskrivningsinformationen, läkemedelsgenomgångar, vårdplatssituation och vårdhygien. Granskningen ska även belysa eventuella konsekvenser för patientsäkerheten som kan uppstå i tillfälliga evakueringsbyggnader vilka används i samband med Region Skånes omfattande sjukhusbyggnationer. (2) Personal- och kompetensförsörjning Ett av målen i Region Skånes strategikarta är Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare där ambitionen är att bli Sveriges ledande arbetsgivare. Region Skånes övergripande mål i detta sammanhang är att Region Skåne har den kompetens som krävs för att klara verksamhetens mål och uppdrag. Revisorerna har tidigare granskat kompetensförsörjning uppföljning (rapport nr ). Granskningen visade bland annat på personalbrist inom vissa kategorier och försämrad arbetsmiljö inom ett antal områden. Revisorerna vill därför under 2017 åter granska området både vad gäller kortsiktig och långsiktig personal- och kompetensförsörjning samt personalomsättning. Granskningen ska även beröra vad som har framkommit i den tidigare granskningen samt belysa orsakerna till rekryteringsproblemen och varför det finns risk för att personal och specialister lämnar Region Skåne. (3) Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron inom Region Skåne har fortsatt att stiga från år till år trots motsatta ambitioner. Enligt policy för hälsofrämjande arbetsplats ska det hälsofrämjande och systematiska arbetsmiljöarbetet inom Region Skåne bidra till bland annat god hälsa och ökad frisknärvaro samt förebyggande av ohälsa, minskad sjukfrånvaro och färre arbetsskador. Kostnaderna för den höga sjukfrånvaron påverkar Region Skånes ansträngda ekonomi negativt samtidigt som det råder brist på personal inom ett antal kompetensområden. Således är en minskad sjukfrånvaro väsentlig för att Region Skåne ska kunna förverkliga sina strategier. Under 2017 har revisorerna för avsikt att göra en fördjupad granskning av sjukfrånvaron. Granskningen ska omfatta en kartläggning samt analys av statistik över kostnader och andra direkta orsaker till och effekter av sjukfrånvaron. Granskningen ska även bedöma om Region Skånes arbete med att komma tillrätta med sjukfrånvaron bedrivs på ett ändamålsenligt sätt samt omfatta jämförelse med andra sjukvårdshuvudmän. (4) Avtal - uppföljning och efterlevnad Flera granskningar har tidigare visat att det finns brister i uppföljning av avtal med leverantörer. Revisorerna avser därför att under 2017 granska uppföljning och efterlevnad av ett antal avtal både inom sjukvården och inom övrig verksamhet. Granskningen ska även belysa om resultat från avtalsuppföljning analyseras och används på ett strategiskt sätt för att utveckla och kvalitetssäkra verksamheterna och om området fungerar på ett ändamålsenligt och ett effektivt sätt. (5) IT-säkerhet och informationssäkerhet Region Skånes beroende av fungerande IT-system är fundamentalt för att kunna bedriva verksamheten med hög patientsäkerhet med god effektivitet och hög servicenivå mot medborgarna. Den förväntade utvecklingen av nya e-tjänster inom vården kommer att ytterligare öka detta beroende av säkra IT-system. Risker förknippade med IT-säkerhet och informationssäkerhet omfattar bland annat driftssäkerhet, integritet och fullständighet i data

6 6 samt risker för dataintrång. Revisorerna har under flera år granskat området IT och den senaste granskningen av IT-system (rapport nr ) visade på att det fortfarande saknas styrande dokument som behandlar IT-säkerhetsfrågor och bedömningen var att ITsäkerhetsfrågor inte prioriterades. Vidare konstaterades att förvaltningsmodellen inte omfattar IT-säkerhetsfrågor. Revisorerna kommer därför att granska området under (6) Läkemedel Betydelsen av korrekt användning av läkemedel är, inte minst ur patientsäkerhetssynpunkt, stor inom hälso- och sjukvården. Kostnaderna för läkemedel är också stora och revisorerna avser att granska Region Skånes arbete beträffande läkemedel ur ekonomisk synpunkt. Denna fördjupningsgranskning ska kartlägga och bedöma om Region Skånes organisation, rutiner och system är ändamålsenligt utformade beträffande läkemedelshanteringen. Granskningen kommer att beakta områden som läkemedelsgenomgångar, läkemedelslistor och utbytesläkemedel. (7) Ersättningsmodell inom hälso- och sjukvården Region Skånes sjukhusvård ersätts sedan några år tillbaka genom anslag som ersättningsmodell. I samband med en granskning av effektivitet och produktivitet som genomfördes under 2016 noterades att denna modell inte är problemfri. Ersättningsmodellen infördes till stora delar med syftet att underlätta utvecklingen av öppna vårdformer och andra strukturella förändringar vilket delvis uppnåddes men det har samtidigt framkommit synpunkter att modellen inte befrämjar produktivitet och att incitamenten för ökad effektivitet är svaga. Revisorerna vill under 2017 genomföra en granskning av Region Skånes ersättningsmodell för egenproducerad sjukhusvård för att bedöma om denna är ändamålsenligt utformad. Vilka parametrar styr organisationen sjukhusvården med och vem styr egentligen? (8) Efterlevnad av regelverk inom vården Region Skånes hälso- och sjukvård styrs och följs upp utifrån ett stort antal definierade mål. Regionen har att förhålla sig till olika regelverk och att säkerställa att uppsatta mål är hämtade från bland annat Hälso- och sjukvårdslagen samt föreskrifter från Socialstyrelsen. Under 2017 är avsikten att välja ut ett antal politiskt beslutade mål för att närmare undersöka om dessa är formulerade med utgångspunkt i och överensstämmer med gällande regelverk. Granskningen ska även fördjupas beträffande mätning och rapportering för ett urval av mål och indikatorer genom testning mot underlag. (9) Tidsbokning operationer och besök Revisorerna har för avsikt att under 2017 göra en granskning av tidsbokning och kallelser i vården gällande operationer och besök. Granskningen ska kartlägga och bedöma om organisation, rutiner och IT-system är ändamålsenligt utformade för att uppnå ett effektivt utnyttjande av Region Skånes resurser och tillgodoseende av patienternas behov. Granskningen ska bland annat visa om personalens arbetstid utnyttjas optimalt. (10) Ledtider i cancervården Alla patienter ska få den vård de är i behov av och de som är medicinskt högst prioriterade ska alltid komma först. Sammanhållna vårdprocesser är viktiga för att bland annat minimera onödiga väntetider. Revisorerna har tidigare granskat Ledtider i vården uppföljning (rapport nr ) samt Ledtider i cancervården (rapport nr ). Under 2017 har revisorerna för avsikt att göra en ny granskning med fokus på ledtider och ärendeflöden. En

7 7 uppföljning av utvecklingen av ledtider avseende tidigare års granskningar ska också ingå i granskningen och främst de områden där brister har uppmärksammats. (11) Psykiatrin uppföljning 2016 års granskning av Psykiatri Skåne (rapport nr ) visade på en del brister. Granskningen resulterade trots det bland annat i att Psykiatri Skånes efterlevnad av lagar och fastställda mål är god och att förbättringar har skett som ett direkt resultat av de åtgärder som vidtagits efter kritik från tillsynsmyndigheterna. Förbättringarna avser inte endast verksamhetsområde Malmö utan gäller i allmänhet Psykiatri Skåne som helhet. Psykiatrin har bland annat till uppgift att behandla psykisk ohälsa som är så pass allvarlig att specialistkompetens krävs. Bra specialistpsykiatrisk vård ska vara tillgänglig och säker. Den ska utföras av kunnig och engagerad personal och patienterna och närstående ska kunna känna sig trygga och delaktiga. Den 1 september 2016 påbörjade division psykiatri en utfasning av hyrläkare. Målet är att verksamheten ska vara helt oberoende av hyrläkare den sista januari Denna uppföljningsgranskning som ska utföras under 2017 ska ha fokus på området tillgänglighet och likaså behandla frågor kring säkerställande och uppföljning av kompetens. Även kösituationen till psykiatrin vad gäller första och andra besök ska omfattas av granskningen. Det kan också finnas anledning att undersöka hur regionen arbetar med övergången från barn- och ungdomspsykiatrin till vuxenpsykiatrin. (12) Regional utveckling organisation, styrning och ledning Revisorerna har för avsikt att under 2017 göra en granskning av hur Region Skåne har organiserat sin verksamhet inom regional utveckling. Hanteras denna verksamhet på ett ändamålsenligt och effektivt sätt inom Region Skåne. Granskningen ska bland annat omfatta organisation, styrning och ledning av verksamheten såväl inom som utom den regionala utvecklingsnämnden. (13) Bolagsstyrning Region Skåne bedriver delar av sin verksamhet i bolagsform vilket innebär att andra associationsrättsliga regelverk blir gällande än om verksamheten bedrivits i kommunal förvaltningsform. Oavsett organisationsform gäller av regionfullmäktige beslutade målsättningar, policyer mm all verksamhet och för att detta ska fungera måste ägardirektiv upprättas och bolagsordningar anpassas. Bolagen träffas även av Lag om offentlig upphandling, arkivlagen samt offentlighetsprincipen och efterlevnad av dessa regelverk är således viktig. Det övergripande syftet med denna granskning är att ge revisorerna ett underlag för att bedöma hur regionstyrelsen utövar ledning, styrning, insyn och kontroll av de bolag som är aktuella inom regionens ansvarsområde. Styrningen av Region Skåne Holding AB ska även belysas i granskningen. (14) Ackrediteringsavtal Under år 2016 har revisorerna i samband med en granskning av primärvården noterat att ackrediteringsvillkoren inom vårdvalet brister i vissa avseenden. Hälso- och sjukvårdsdirektören har också under år 2016 fått i uppdrag att göra en översyn av, och ta fram förslag på förändringar av ackrediteringsvillkoren utifrån vad som har framkommit av översynen. Revisorerna ska under 2017 genomföra en fördjupad granskning av de nya ackrediteringsvillkorens utformning och bedöma om dessa är ändamålsenligt utformade.

8 8 (15) Skånetrafiken - Investeringar och underhåll Skånetrafiken äger anläggningstillgångar som motsvarar väsentliga värden vilka förslits genom den dagliga driften. Revisorerna vill därför under 2017 granska hur Skånetrafikens processer och rutiner fungerar när det gäller investeringar och underhåll. Granskningen ska omfatta hela investeringsprocessen från behovsanalys via beslut till upphandling. (16) Projekt Hälsostaden Hälsostaden har nu genomfört de första tre åren enligt det ursprungliga projektet togs beslut om ytterligare förlängning av projektet efter att en första översyn presenterats. Då projektet omfattar Ängelholms kommun och det nya hälso- och sjukvårdsavtalet mellan Region Skåne och Skånes kommuner nu är klart avser revisorerna genomföra en studie avseende ett tänkt framtida scenario med flera kranskommuner anslutna. Analysen ska bygga på erfarenheter och statistik från nuvarande drift för att kartlägga utmaningar och konsekvenser för medborgare och sjukvårdens organisation i framtiden. Etapp ett ska behandla ett scenario med ekonomiska och organisatoriska konsekvenser för ett fullt utbyggt Hälsostaden Ängelholm och etapp två en konsekvensanalys av en ytterligare spridning av Hälsostadskonceptet till fler orter runt om i Skåne. (17) Budgetprocessen - uppföljning Region Skåne har under ett antal år haft svårt att klara av de ekonomiska mål som beslutas i budgeten. Då budgeten är det centrala styrverktyget för hela organisationen avser revisorerna därför att göra en uppföljande granskning för att se om regionstyrelsen har ändrat något i budgetprocessen. 5.3 Förstudier (F1) Hjälpmedel Skåne förstudie Inom förvaltning Habilitering och Hjälpmedel finns division Hjälpmedel Skåne som ansvarar för samtliga hjälpmedelsområden som idag finansieras av Region Skåne. Syftet med divisionen är att genom tydligare uppföljning och kontroll av hjälpmedelsförsörjningen skapa ett strukturerat arbetssätt. Under 2017 har revisorerna för avsikt att göra en förstudie för att göra en kartläggning av området. (F2) Skånetrafiken Hantering av ersättningsbussar vid tågtrafikstörningar förstudie Under de senaste åren har ett betydande antal tågtrafikstörningar förekommit i Skåne. Revisorerna har därför under 2017 för avsikt att göra en förstudie som kartlägger området med fokus på hanteringen av ersättningsbussar vid dessa tågtrafikstörningar samt hur faktureringen av ersättningstrafiken hanteras och stäms av. (F3) Nyttjandegrad av dyr utrustning Inom Region Skåne finns en mängd avancerad och dyr teknisk utrustning exempelvis bilddiagnostisk utrustning och operationsrobotar. Revisorerna avser att göra en förstudie för att bedöma hur organisationen arbetar med utnyttjandegraden av sådan utrustning. Syftet med förstudien är att bedöma om ämnet behöver granskas vidare genom en fördjupning. (F4) Folktandvården kösituationen Under det senaste året har det kommit signaler på att Folktandvården Skåne AB inte hinner med att hantera alla sina patienter inom den tid som är lämpligt. Revisorerna vill därför

9 9 genom en förstudie skapa sig en förståelse om detta är ett väsentligt problem för Region Skåne. 5.4 Granskningar i samarbete med andra organisationer Granskning i samarbete med primärkommuner i Skåne Revisorerna i Region Skåne har i samarbete med revisorerna i ett antal Skånekommuner under en längre period genomfört ett antal gemensamma granskningar. Genom en särskild styrgrupp för revisionssamverkan, där revisorskollegiets presidium ingår, har revisorerna för avsikt att även under 2017 och framåt diskutera samverkan med kommunerna på områden där det kan vara motiverat utifrån en risk- och väsentlighetsanalys Granskning i samarbete med revisorerna i andra landsting/regioner Revisorerna i Stockholms läns landsting, Västra Götalandsregionen och Region Skåne har tidigare samarbetat kring de stora utvecklingsprojekt som bedrivs inom hälso- och sjukvården hos landets tre stora sjukvårdshuvudmän. Samarbetet har förutom att möjliggöra jämförelser mellan organisationerna också inneburit ett samarbete kring metodfrågor. Gemensamma insatser har gjorts vad avser miljöarbete och jämförelser av finansiella nyckeltal. Avsikten är att även under 2017 och framåt göra finansiella jämförelser samt därutöver diskutera samverkan och samarbete på områden där det kan vara motiverat, och eventuellt kommer något gemensamt projekt att initieras under Redovisningsrevision En revisionsplan för redovisningsrevisionen år 2017 kommer att fastställas under maj eller juni månad. 5.6 Bolag och stiftelser Lekmannarevision och bolagsstyrning Revisorerna har tidigare år genomfört granskningar inom området som bland annat syftat till att undersöka hur de av regionen ägda företagen lever upp till ägardirektiv och utfärdade styrdokument, hur bolagen arbetar med sin interna styrning och kommunikation med och rapportering till ägaren, hur upphandlingar och affärsöverenskommelser hanteras samt bolagsstrukturen och intern kontroll. Under 2017 blir några av ovanstående granskningar aktuella för bolagen. Stiftelser Revisorerna har tidigare år undersökt hur regionen utövar ledning, styrning, insyn och kontroll av de stiftelser som är aktuella inom regionens ansvarsområde samt hur upphandlingar hanteras inom berörda stiftelser. Ytterligare specifika insatser kan bli aktuella under Speciell uppföljning och särskilda granskningar Utöver de under respektive rubrik ovan angivna granskningarna och uppföljningarna av tidigare granskningar kan ytterligare insatser bli aktuella även inom andra områden, om behov därav anses föreligga. Mindre omfattande granskningsinsatser kan, efter samråd med revisorskollegiets presidium, initieras av revisionskontoret.