Uppförandekod. Fastställd av LFABs styrelse

Transkript

1 Uppförandekod Fastställd av LFABs styrelse

2 Alla är vi ansvariga för hur vi representerar LFAB Det här är Länsförsäkringar ABs, i fortsättning LFAB, uppförandekod. De allra flesta företag, inte minst de som är verksamma inom den finansiella branschen, har en fastställd uppförandekod, eller Code of Conduct som den ofta kallas. För oss handlar det om en uppsättning regler och riktlinjer som på ett tydligt sätt förklarar hur man som medarbetare i LFAB förväntas agera i sin yrkesroll. Både mot varandra som medarbetare och i externa kontakter med exempelvis länsförsäkringsbolag, kunder, tillsynsmyndigheter, leverantörer, samarbetspartners och media. De senaste åren har kraven på den finansiella branschen ökat och förändrats. Kraven på öppenhet har blivit större. LFAB välkomnar den utvecklingen. Vi har en viktig funktion i samhället och arbetar med andras pengar; då måste det finnas tydliga regler för hur vi ska uppträda och agera. Våra kunder anförtror oss sina pengar med hopp om att de ska växa, men betalar också pengar för att få ett bra skydd för sig själva och sina ägodelar. Andra, både företag och individer, lånar ut pengar till oss och de måste kunna lita på att vi beskrivit våra möjligheter att betala tillbaka på ett korrekt och trovärdigt vis. LFAB ägs och arbetar på uppdrag av de 23 länsförsäkringsbolagen, som är ömsesidiga försäkringsbolag och alltså ägs av sina kunder. Det ställer särskilda krav på vårt agerande och är ett ansvar som förpliktigar. Vi måste alltid agera på ett sätt som inger förtroende både hos våra ägare och deras kunder. Jag är övertygad om att vi i mycket stor utsträckning redan följer det som står i uppförandekoden. Men jag tror ändå att vi har mycket att vinna på att samla alla regler och policies inom det etiska området i ett sammanfattande dokument, för tydlighetens och enkelhetens skull. Den här uppförandekoden fastställdes av styrelsen den 18 september Det är allas uppförandekod, och när vi följer den ökar förtroendet för hela LFAB. Sten Dunér, vd 2 3

3 Varför en uppförandekod? Vår vision: Våra värderingar: Tillit Tillsammans skapar vi trygghet. Det är vår vision och den ska alltid vara vårt riktmärke. Därför måste allt övergripande och långsiktigt arbete syfta till att vi tillsammans ska skapa trygghet. Uppförande koden ska hjälpa oss i det arbetet. Engagemang Öppenhet Professionalism Våra värderingar beskriver hur vi ska bemöta varandra. Värderingar ligger till grund för vår uppförandekod. Avvikelser från vår upp förandekod är avvikelser från våra värderingar, och avvikelser från våra värderingar är skadliga för LFAB. LFAB med dotterbolag verkar i utpräglade förtroendebranscher. Alla medarbetare måste därför agera på ett sätt som långsiktigt inger förtroende och respekt hos våra ägare, medarbetare, kunder, myndigheter och andra intressenter i samhället. Vi ska också erbjuda våra kunder ett gott konsumentskydd och upprätthålla allmänhetens förtro ende för både vårt eget företag och andra företag inom den finansiella sektorn. Vi stödjer en god regelefterlevnadskultur och medarbetarna ska vara delaktiga i att förbättra konsumentskyddet och vårt förtroende. Uppförandekoden tydliggör vikten av ett ansvarsfullt och professionellt agerande och förhållningssätt. Den är en vägledning och ett ramverk för medarbetare och chefer som förklarar hur man i det vardagliga arbetet förväntas uppträda och agera i enlighet med LFABs vision, värderingar, mål, strategier och externa krav. Den ska: På ett lättillgängligt och övergripande vis beskriva för medarbetarna vilket ansvar som följer med att vara anställd i LFAB. Beskriva processen för vägled ning och råd kring etiska frågor. Ge omvärlden en bild av hur LFAB arbetar med etiska frågor. Låt det sunda förnuftet avgöra Den här uppförandekoden, som är våra etiska riktlinjer, kan aldrig fullt ut reglera hur varje situation på en Några grundläggande frågor vi alla bör ställa oss när vi ska fatta beslut är: Föregår jag med gott exempel? Kan beslutet redovisas öppet? Har jag övervägt hur våra kunders intressen påverkas genom mitt handlande? Står jag inför ett beslut som kan påverka Läns försäkringars rykte? Har jag sökt vägledning och lyssnat till råd? 4 5

4 LFAB uppmuntrar en kultur där etikfrågor diskuteras öppet och där alla medarbetare känner sig trygga med att uttala sin åsikt. arbetsplats bör hanteras. Den är därför beroende av varje medarbetares goda omdöme och sunda förnuft. LFAB kommer att tillhandahålla en årlig obligatorisk utbildning kring etiska frågor som alla medarbetare inom LFAB ska genomgå. Omfattning Uppförandekoden gäller samtliga LFABs medarbetare oavsett anställningsform, inklusive uppdragstagare som exempelvis konsulter. Uppförandekoden ska aktivt tilllämpas på alla nivåer. Styrelseledamöter, chefer och ledare inom LFAB ska föregå med gott exempel i etiska frågor. Leverantörer ska informeras om uppförandekoden. Uppförandekoden är fastställd av styrelsen och styrelsen ska utan dröjsmål få information om principiella eller övriga viktiga etiska frågor som rör verksamheten. Du har ett ansvar LFAB uppmuntrar en kultur där etikfrågor diskuteras öppet och där alla medarbetare känner sig trygga med att uttala sin åsikt och påtala missförhållanden. Om du är osäker på hur du ska agera i en viss situation, eller inte förstår hur uppförandekoden ska tolkas, har du ett eget ansvar att be din närmaste chef eller compliancefunktionen om vägledning. Att vidta åtgärder för att förhindra oegentligheter eller missförhållanden är viktigt för LFABs förtroende och förtroendet för hela finansbranschen. Du har ett ansvar att i första hand ta upp en misstänkt eller konstaterad överträdelse mot uppförandekoden eller misstänkta oegentligheter med din närmaste chef. Om situationen gör det lämpligare att kontakta någon utanför din egen grupp/avdelning kan du istället skicka dina iakttagelser till compli ancefunktionen enligt LFABs whistleblowingrutiner. Du har rätt att vara anonym och du kommer inte att drabbas av några konsekvenser på grund av att du rapporterar. LFAB ser allvarligt på överträdelse av uppförandekoden och vissa överträdelser kan leda till arbetsrättsliga åtgärder. Våra kunder Inom LFAB och länsförsäkringsgruppen ska vi samverka för att skapa nytta för våra kunder. Vi ska ta oss tid att förstå kundens önskemål och agera konsekvent med respekt och förståelse. I kontakter med våra kunder ska vi alltid vara införstådda med vilken situation kunden Kundens intresse ska alltid sättas främst. 6 7

5 Klagomål från en kund ska betraktas som värdefull information. befinner sig i, för att kunna ge värdefulla råd och avgöra vilken produkt eller tjänst som passar kunden bäst. Kundens intresse ska alltid sättas främst. Alla kunder ska vid ekonomisk rådgivning, kreditgivning och skadereglering behandlas på samma sätt. Sekretess och tystnadsplikt Uppgifter om en kund, såväl fysisk som juridisk person, omfattas av sekretess. Detta gäller även uppgifter om den som utan att vara kund har en relation till LFAB, till exempel genom att vara berättigad till försäkringsersättning. Bara den medarbetare som behöver ha tillgång till kundrelaterade uppgifter för att kunna utföra sina arbetsuppgifter har rätt att ta del av information om kunderna. Det är inte tillåtet att föra vidare uppgifter om en kunds förhållanden till en obehörig part, oavsett om de är av ekonomisk eller privat karaktär. Hantering av kundklagomål Klagomål från en kund ska betraktas som värdefull information, som kan ligga till grund för framtida utveckling och förändring av våra produkter och vårt agerande. Du ska alltid ta emot klagomål med ett positivt bemötande och tydligt visa att vi lyssnar på, och tar till oss, kritik. Rådgivning till kunderna Vi måste alltid försäkra oss om att våra kunder förstår vilka produkter de köper och vilka risker som är förenade med dessa produkter. Du som ger råd till kunder och alla som bidrar till utveckling av produkter, tjänster och stödsystem för kundprocesser har ett gemensamt ansvar för att vårt agerande i förhållande till kunden uppfyller lagar och andra regler. Anställda Anställdas uppträdande Vår företagskultur och vårt uppträdande ska präglas av tolerans. Ingen form av kränkande eller nedsättande beteende accepteras. Vi accepterar inte någon form av diskriminering på grund av exempelvis etniskt ursprung, nationalitet, religion, sexuell läggning, kön eller ålder. LFAB kan inte ha medarbetare som öppet uttrycker åsikter som strider mot dessa principer. Som chef bidrar du genom ditt eget agerande till en arbetsplats där trakasserier inte förekommer samt att skapa en kultur som tydligt syftar till att stärka efterlevnaden av vårt koncernramverk. Som chef förväntas du självklart vara ett gott föredöme. Som medarbetare behöver du vara insatt och förstå vår uppförandekod och lära dig de regler och procedurer som är relevanta för din tjänst. LFAB accepterar inte att en medarbetare är påverkad av alkohol eller andra droger under arbetstid. Förhållandet arbetsgivare medarbetare Vårt arbete med kontinuerlig utbildning och kompetensutveckling är avgörande för att LFAB ska kunna leva upp till de visioner och värderingar som styrelsen beslutat om, och för att vi ska nå beslutade strategier och mål. Vår grundfilosofi är att verksamheten ska byggas av engagerade medarbetare. Du som är anställd inom LFAB förväntas ägna hela din arbetstid åt att utföra det jobb du är anställd för samt ta en aktiv del i såväl företagets som din egen utveckling. Om du som anställd vill åta dig en bisyssla måste du ha ett tillstånd genom din närmaste Vår företagskultur och vårt uppträdande ska präglas av tolerans. 8 9

6 Vår grundfilosofi är att verksamheten ska byggas av engagerade medarbetare. chef. Tillstånd lämnas inte om bisysslan är skadlig för vårt förtroende, hindrar ditt ordinarie arbete eller är olämplig ur konkurrenssynpunkt. Affärsinformation Det är inte tillåtet att för egen eller annans vinning utnyttja affärsinformation du har fått i tjänsten. Utnyttjande av konfidentiell eller intern information för egen eller annans vinning är aldrig tillåtet. Det är inte heller tillåtet att utnyttja affärsinformation som inte formellt är att betrakta som konfidentiell, eller kompetens som du har fått som ett direkt resultat av tjänsten, på ett sätt som kan upplevas som oetiskt. Du får inte använda Länsförsäkringars varumärke, logotyp eller symbol för privat ändamål. Partners, leverantörer och andra intressenter Förhållande till leverantörer Upphandling av produkter och externa tjänster ska ske utifrån affärsmässiga principer. Valet av en leverantör ska ske efter analys av marknadsmässigt pris och förväntad kvalitet. Miljö LFAB ska bidra till en hållbar utveckling i samhället och uppfattas som ett trovärdigt alternativ vad beträffar miljöarbete inom bank och försäkring. Vår verksamhet ska alltid präglas av hållbarhet och miljöeffektivitet. Det innebär bland annat att det är självklart att vi ska kommunicera och sprida information digitalt och inte i andra fall än då det är nödvändigt skicka papper till våra kunder. Samma krav som ställs på oss av seende hållbarhetsbedömningar ska vi ställa på våra underleverantörer. Branschorganisationer Regelverk som beslutats av Svensk Försäkring, Svenska Bankföreningen, Svenska Fondhandlareföreningen eller Fondbolagens Förening betraktar vi som rekommendationer som bör uppmärksammas och följas i de fall de är tillämpliga på LFABs verksamhet. Du som företräder LFAB i en branschorganisation ska utnyttja ditt mandat att föra fram våra kunders och vårt företags intressen på ett sakligt och professionellt sätt. Outsourcing Även om vi lagt ut ett uppdrag till en outsourcingpartner behåller vi alltid vårt ansvar gentemot kunder och andra intressenter. Vi svarar alltid inför våra kunder och ska inte skylla på en underleverantör. När vi hanterar ett outsourcingavtal ska vi därför försäkra oss om att våra partners tar det ansvar som lagar och andra regler kräver

7 Vårt agerande på marknaden Ingen kund ska missgynnas framför en annan kund. Lojalitet, opartiskhet och intressekonflikter Du får inte i någon situation agera på ett sätt som gör att lojaliteten gentemot LFAB och LFABs kunder kan ifrågasättas. I varje given situation, exempelvis i ett affärsbeslut eller vid rådgivning till en kund, ska kundens och företagets intresse sättas främst och ingen kund ska missgynnas framför en annan kund. Vi identifierar och hanterar intressekonflikter så att personliga eller yrkesmässiga förhållanden inte påverkar bolagets eller kundens intressen. Det är var och ens ansvar att på eget initiativ anmäla situationer som kan innebära intressekonflikt till sin närmaste chef eller compliancefunktionen. Marknadsmissbruk och insiderinformation Egna penningtransaktioner får inte strida mot kundernas intressen. För alla anställda vid LFAB, liksom för alla straffmyndiga personer, finns regler om marknadsmissbruk som inte får överträdas. Regler om anmälan av egna värdepapper gäller vissa medarbetare inom LFAB, och dessa regler förväntas följas. Är du osäker på om och i så fall när du innehar information som definieras som insiderinformation ska du omedelbart kontakta compliancefunktionen. Gåvor och mutbrott LFAB ska leva upp till externa lagar och koder som rör mutor, gåvor och representation. LFAB tar avstånd från all form av korruption. Det är inte tillåtet att ta emot gåvor eller låta sig bjudas på någonting vars värde skulle kunna väcka misstanke om att syftet är att främja tredje mans intresse. Det är inte heller tillåtet att be eller tillåta att en samarbetspartner gör detta. Du måste vara extra uppmärksam i dina kontakter med myndigheter och myndighetspersoner så att ditt agerande som företrädare för LFAB inte kan misstolkas. Motverkande av penningtvätt Inom bank- och livförsäkringsverksamheterna hjälper vi myndigheterna i deras strävan att förhindra att den svenska finansiella marknaden används för penningtvätt. Vi ska också genom våra kontroller bidra till att tillgångar som finns i det finansiella systemet inte används för att finansiera terrorhandlingar. Målet är att Länsförsäkringar inte under några omständigheter används för, eller förknippas med, penningtvätt eller finansiering av terrorism. Du som hanterar bank- och livförsäkringskunder måste därför alltid ha god kännedom om varje kund. Misstänkta transaktioner rapporteras till Finanspolisen. Anmälningsplikt av egna värdepappersaffärer Som ett led i vårt åtagande att främja allmänhetens förtroende för både vårt eget företag och finans- och försäkringsbranschen ska medarbetare i bankkoncernen anmäla sin handel med egna värdepapper. Även andra bestämda grupper inom LFAB ska anmäla sina innehav. LFAB tar avstånd från all form av korruption

8 Vårt varumärke är ett av de starkaste i Sverige. Det står för stabilitet, trygghet och långsiktighet. Sekretess vid företagshemligheter LFAB hanterar intern information om affärsmässiga beslut och strategier som skulle kunna skada företagets konkurrensläge om den delgavs obehöriga personer utanför företaget. Sekretessen innebär att den som har tillgång till känslig information, oavsett anställningsform, inte får föra den vidare till personer utanför företaget, och inte heller till anställda inom företaget om inte arbetet kräver det. Finansiell rapportering Vår finansiella rapportering ska följa gällande lagar, regler och redovisningsprinciper och ska vara fullständig och korrekt. Eftersom LFAB-koncernen har börsnoterade företagsobligationer är vi skyldiga att hantera information av finansiell- och kurspåverkande natur i enlighet med noteringsavtalet. Alla parter ska försäkras snabb, tillförlitlig och relevant information samtidigt. Du som är anställd i LFAB-koncernen ska arbeta i enlighet med LFABs regelverk för säkerställande av den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen. Vårt varumärke Vårt varumärke är ett av de starkaste i Sverige. Det står för stabilitet, trygghet och långsiktighet. Det representeras av 23 lokala länsförsäkringsbolag och vi gör också saker tillsammans under samma varumärke. Det är därför viktigt att varumärket alltid, oavsett var i landet och av vem, kommunicerar samma principiella värden. Länsförsäkringar är summan av de lokala länsförsäkringsbolagen och det gemensamma LFAB. Att vi är en grupp bestående av lokala bolag som ägs av sina kunder är varumärkets grundförutsättning. Vår logotyp och företagssymbol är bland de mest välkända i landet, och ska därför vårdas och användas med gott omdöme. Det innebär att all kommunikation i Länsförsäkringars namn måste ske i enlighet med de värden vårt varumärke står för, och att användande av Länsförsäkringars logotyp och företagssymbol endast får ske enligt fastställda riktlinjer. Vi har alla ansvaret att bidra till en ökad närhet Det som är särskiljande för Länsförsäkringar på marknaden är inte vad vi erbjuder för produkter, utan varför vi finns till och vilket förhållningssätt vi har till kunder, varandra och omvärld. Historien går ända tillbaka till brandstoden då var avståndet mellan kund och företag noll. Alla var grannar, ansvaret var kollektivt och ömsesidigt. Sedan dess har rollerna delats upp och avståndet mellan kund och företag blivit något större. Men vårt förhållningssätt till våra kunder som enda uppdrags givare finns kvar och är en viktig del av våra kund- och omvärldsrelationer. Kundägande är inte längre något Länsförsäkringar är ensamma om. Inte heller den lokala förankringen. Men ser man de två sakerna som bevis för en högre princip närheten mellan kund och företag då får man något som bara Länsförsäkringar kan äga. Och dessutom bevisa i form av kundnöjdhet. Med begreppet Närhet förenar vi det kundägda och det lokala. Vi skapar närhet för alla våra kunder oavsett om de träffar oss fysiskt, via telefon eller digitalt. Med närhet skapar vi också närhet för kunden till hela vårt erbjudande; försäkring, bank och fastighetsförmedling. Närhet är inte bara geografisk, utan kan mätas på många sätt. De närhetsaspekter som tillsammans bygger Vår logotyp och företagssymbol är bland de mest välkända i landet, och ska därför vårdas och användas med gott omdöme

9 Närhet är inte bara geografisk, utan kan mätas på många sätt. en unik position för varumärket är exempelvis Geografisk närhet, Professionell närhet, Attitydmässig närhet, Beslutsmässig närhet, Ekonomisk närhet, Personlig närhet och Värderingsmässig närhet. Länsförsäkringars idé är att, i allt vi gör, minska avstånd och öka närhet. Den ambitionen uttrycks genom devisen Kom närmare som ett tillägg till vår logotyp. Villkor och information till kunder Information till kunder, som exempelvis villkor, ska alltid vara korrekt, tydlig och lätt för kunden att förstå. Språk och tonalitet ska följa de skrivregler som finns enligt Länsförsäkringska. Vi ska alltid följa branschorganisationers och myndigheters krav på utformning och transparens. Kontakter med media Media är en viktig förmedlare av information om Länsförsäkringar. Kontakter med media ska präglas av öppenhet, saklighet, snabbhet och relevans. Genom att vara professionella och aktiva i medierelationer kan LFAB bidra till att förmedla en korrekt och saklig bild av Länsförsäkringar och vår verksamhet, och bidra till att stärka förtroendet för länsförsäkringsgruppen. Kontakter med media ska alltid gå via kommunikationsavdelningen på LFAB som svarar för att rätt person uttalar sig. Opinionsbildning och myndighetskontakter LFAB stödjer inte något politiskt parti eller någon politisk organisation. Däremot kan vi från tid till annan ha en uppfattning, utifrån det vi bedömer vara bäst för våra kunder, som är i linje med en viss politisk uppfattning. Den information vi ger till myndigheter ska alltid vara korrekt, språkgranskad och grundad på säkerställda fakta. CSR (Corporate Social Responsibility) LFAB är en del av länsförsäkringsgruppen, som har cirka 3,5 miljoner kunder. Länsförsäkringsbolagen är lokalt kundägda och bedriver ett CSR-arbete som betonar det lokala engagemanget och genomför endast aktiviteter som är bra för antingen kunderna eller det lokala samhället. Marknadsföring Vår marknadsföring ska alltid följa god marknadsföringssed, och vi ska tala för det vi erbjuder och står för, inte om konkurrenter. Vår marknadsföring ska vara positiv och informativ. All marknadsföring ska följa våra språkliga och grafiska riktlinjer

10 Interna regler på koncernnivå inom det etiska området Här hittar du en lista över områden som regleras i interna styrdokument på koncernnivå som utgör grunden för Uppförandekoden. Det kan finnas fler relevanta interna regler som gäller för just din enhet eller funktion, exempelvis finns det en kreditinstruktion för dig som jobbar på banken som ska följas vid kreditgivning. Du hittar både de här interna reglerna och specifika regler på Länet och på Länsman. De interna reglerna uppdateras löpande. Du förväntas känna till och ta del av uppdaterade regler. 1 Miljö 2 Säkerhet och informationssäkerhet 3 Skydd av personuppgifter 4 Kundklagomål 5 Intressekonflikter 6 Anställdas egna värdepappersaffärer 7 Motverkande av penningtvätt och finansiering av terrorism 8 Personalpolicy 9 Lön och ersättningar till medarbetare 10 Inköp och upphandling 11 Otillåtna förmåner 12 Ägarpolicy 13 Outsourcing 14 Rapportering och ekonomistyrning 15 Attestering 16 Kommunikation och mediakontakter 18

11 Vi lever i en förtroendebransch, där både våra kunder och vår omvärld ställer stora krav på vårt agerande. Vi måste helt enkelt agera på ett sätt som inger förtroende. Uppförandekoden kan inte ge svar på hur varje enskild situation ska hanteras. Men den ger en tydlig bild av hur vi ska förhålla oss och agera, både mot varandra som medarbetare och i kontakterna med vår omvärld.