Tid och plats: Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden kallas till sammanträde kl i kommunhuset, rum Hävringe

Transkript

1 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden OBS! Heldag Tid och plats: Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden kallas till sammanträde kl i kommunhuset, rum Hävringe Inge Ståhlgren Ordförande Agnetha West Sekreterare Nr Ärendemening Sidnr Förmiddag Arbete med mål/mått och intern kontrollplan 2017 Eftermiddag 1 Svar på medborgarförslag om farthinder på Näsuddsvägen 2 2 Svar på medborgarförslag om sänk-farten-skyltar på Sundavägen 4 3 Svar på medborgarförslag om borttagning av buske vid avfart - bron mellan Frösäng och Sunda 4 Svar på medborgarförslag om cykelställ vid hotell Ankaret 8 5 Svar på medborgarförslag om ställplatser för husbilar 10 6 Yttrande över revisionsrapport Hot och rättssäkerhet i myndighetsutövning 7 Budgetuppföljning per oktober 26 8 Uppföljning internkontrollplan Miljöstipendium Delgivningar Redovisning av delegationsbeslut Förvaltningschefens rapport 13 Balanslista

2 Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr MSN OXL2 621 v Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Mats Lindahl Miljö- och samhällsbyggnads nämnden Svar på medborgarförslag om farthinder på Näsuddsvägen 1. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslutar att avslå förslaget. 2. Sammanfattning Leif Winnsberger har föreslagit att ett farthinder samt en hastighetssänkning skall genomföras vid infarten (där det redan råder 30 km/h) till Samfälligheten Kråkan. Som skäl för avslaget anser Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen att tänkbara åtgärder skall ses över innan lämplig åtgärd sätts in. Problemet med höga hastigheter finns i hela kommunen och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen disskuterar olika åtgärder för att komma tillrätta med dessa problem. Under november genomförs ett test med avsmalning på annan gata i kommunen. Innan andra åtgärder vidtas ska resultat från nuvarande test väntas in. Linkande problem på flera avsnitt av Näsuddsvägen har inkommit som synpunkter och Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen bearbetar detta problem parallellt med likartade problem i kommunen. Problemet är känt och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen tar det på största allvar. Nils-Erik Selin Tf miljö- och samhällsbyggnadschef Mats Lindahl trafikingenjör Beslut till: Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (För kännedom) Förslagsställare (För kännedom) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

3 4(35) Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Kf 89 Dnr KS Medborgarförslag om farthinder på Näsuddsvägen Kommunfullmäktiges beslut Förslaget överlämnas till Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden för besvarande. Sammanfattning "Farthinder Undertecknad föreslår att ett farthinder anläggs av kommunen på Näsuddsvägen vid infarten till Samfälligheten Kråkan. Där gäller 40 kilometer i timmen för att sänkas till 30 kilometer i timmen. Det är alldeles för många som ej bryr om dessa begränsningar." Förslaget är lämnat av Leif Winnberger. Utdragsbestyrkande

4 Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr MSN OXL2 621 v Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Mats Lindahl Miljö- och samhällsbyggnads nämnden Svar på medborgarförslag om sänk-farten-skyltar på Sundavägen 1. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslutar att avslå förslaget. 2. Sammanfattning Leif Winnsberger har föreslagit att skyltar skall monteras som talar om att trafikanterna skall sänka farten när man åker på Sundavägen. Som skäl för avslaget anser Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen att tänkbara åtgärder skall ses över innan lämplig åtgärd sätts in. Problemet med höga hastigheter finns i hela kommunen och miljösamhällsbyggnadsförvaltningen disskuterar olika åtgärder för att komma tillrätta med dessa problem. Under november kommer en trafikmätning på Sundavägen att utföras. När detta är genomfört skall ett test utföras med en ca 15 m lång avsmalning av vägbanan. Detta utförs med kantsten och syftet är att hastigheten skall sänkas med tanke på att man inte kan mötas i denna förtätning. Efter utfört arbete kommer en ny trafikmätning att utföras och utvärderingen av dessa mätningar får visa hur frågan skall hanteras framåt i tid. Nils-Erik Selin Tf miljö- och samhällsbyggnadschef Mats Lindahl trafikingenjör Beslut till: Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (För kännedom) Förslagsställare (För kännedom) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

5 5(35) Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Kf 90 Dnr KS Medborgarförslag om sänk farten skyltar på Sundavägen Kommunfullmäktiges beslut Förslaget överlämnas till Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden för besvarande. Sammanfattning "Sänk farten skyltar finns på Femörevägen. Undertecknad föreslår att likadana skyltar läggs på Sundavägen vid den långa räkan i höjd med Tempo." Förslaget är lämnat av Leif Winnsberger. Utdragsbestyrkande

6 Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr MSN OXL2 621 v Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Mats Lindahl Miljö- och samhällsbyggnads nämnden Svar på medborgarförslag om borttagning av buske vid avfart - bron mellan Frösäng och Sunda 1. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslutar att bifalla medborgarförslaget. 2. Sammanfattning Förslagsställaren Leif Winnsbergr föreslår att siktröjning av buskage skall genomföras intill avfarten vid bron mellan Frösäng och Sunda. Arbeten med att göra ordning befintlig gång- och cykelbana har utförts och i samband med detta har även siktröjning genomförts. Nils-Erik Selin Tf miljö- och samhällsbyggnadschef Mats Lindahl trafikingenjör Beslut till: Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (För kännedom) Förslagsställare (För kännedom) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

7 6(35) Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Kf 91 Dnr KS Medborgarförslag om borttagning av buske vid avfart - bron mellan Frösäng och Sunda Kommunfullmäktiges beslut Förslaget överlämnas till Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden för besvarande. Sammanfattning "I SN har det skrivits om faran för cyklister vid bron mellan Frösäng och Sunda. Jag föreslår att busken vid avfarten när man kommer frän stan sett tas bort för att höja säkerheten för cyklister förbättra sikten för bilister. Således första avfarten är det fråga om." Förslaget är lämnat av Leif Winnsberger. Utdragsbestyrkande

8 Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr MSN OXL2 621 v Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Mats Lindahl Miljö- och samhällsbyggnads nämnden Svar på medborgarförslag om cykelställ vid hotell Ankaret 1. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslutar avslå medborgarförslaget att anlägga cykelparkering vid Hotell Ankaret. 2. Sammanfattning Medborgaren Leif Winnsberger har föreslagit att cykelställ skall ställas upp vid Hotell Ankarets entré för att bringa ordning på de cyklar som parkeras där. Generellt är det fastighetsägaren som avgör vad som skall finnas i anslutning till sin fastighet. Kommunen kommer i samband med genomförande av den gestaltningsplan som finns för Järntorget att se över eventuellt behov att utöka antalet cykelparkeringar inom torgområdet. Nils Erik Selin Tf miljö- och samhällsbyggnadschef Mats Lindahl trafikingenjör Beslut till: Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (För kännedom) Förslagsställare (För kännedom) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

9 7(35) Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Kf 92 Dnr KS Medborgarförslag om cykelställ vid hotell Ankaret Kommunfullmäktiges beslut Förslaget överlämnas till Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden för besvarande. Sammanfattning "Cykelställ vid hotell Ankaret. Idag ligger cyklar huller om buller vid hotell Ankaret. Undertecknad föreslår att kommunen ställer ut cykelställ vid entrén så det blir lite ordning och reda." Förslaget är lämnat av Leif Winnsberger. Utdragsbestyrkande

10 Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr MSN OXL2 621 v Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Mats Lindahl Miljö- och samhällsbyggnads nämnden Svar på medborgarförslag om ställplatser för husbilar 1. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden beslutar att avslå medborgarförslaget. 2. Sammanfattning Förslagställaren föreslår att parkeringen vid Restaurang Läget skall upplåtas för ställplatser för husbilar. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen anser att förslaget bör avslås då genomförande av förslaget kan resultera i att det under vissa tidpunkter inte finns parkeringsplatser för restauranggästerna. Det finns ett behov av ställplatser i kommunen. En kartläggning av möjligheter för ställplatser bör därför genomföras. Nils-Erik Selin Tf miljö- och samhällsbyggnadschef Mats Lindahl trafikingenjör Beslut till: Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (För kännedom) Förslagsställare (För kännedom) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

11 Oxelösunds kommun. Medborear för?!?? Förslaeet innebär att man vid eästhamnen Läeetanläaeer ett antal sk. stälblatserför husbilar.ställplatserna bör vara på den parkeringen som är asfalterad och ligger vid dansbanan ochbör förses med elstobar. Antalet olatser kan vara c:a 10 st. l samband med att man nu upprustarrestaurang Läget kan det vara till fördel för gäster och turist näringen. Alla fadliteter finns ju redansom toaletter och duschar. Om inte tömning av latrin och gråvatten inte kan göras på plats kan man hänvisa till Joeersö camoine. Idae blir det ofta fullt med husbilar oä Femäre och kostar 200 kr per natt och många gäster går till Sailor.Lilla Askersund har idag 20 platser vid sin gästhamn och kostar 230 kr Der natt och är full belaetvarie natt. Stälblatsen i Askersund blev 2013 utsedd Sveriees bästa ställplats.andra fördelar är nära till centrum och dess affärer. Försäljningen av husbilar har i år rikat mprf ^n0/, F^ed v/ärtug hälsninf,a-.'^-v Åke Rigolet "husbilsäeare" OXELÖSUr^KoiW^J Tranbärsvägen9 fil^fi nvplriciinfh Tel Mobil Mail ake.rigolet@)telia.com

12 Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr MSN OXL2 621 v Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Agnetha West Miljö- och samhällsbyggnads nämnden Yttrande över revisionsrapport Hot och rättssäkerhet i myndighetsutövning 1. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut Anta yttrande daterat som svar på revisionsrapporten. 2. Sammanfattning EY har på begäran av kommunrevisorerna granskat om miljö- och samhällsbyggnads - nämnden och vård- och omsorgsnämnden säkerställer att myndighetsutövning mot enskilda sker utan otillåten påverkan. Med otillåten påverkan menas att offentliganställda och förtroendevalda, som fattar eller påverkar myndighetsbeslut utsätts för trakasserier, hot, våld eller korruption, som kan motverka att besluten fattas objektivt, sakligt och opartiskt. Otillåten påverkan kan få konsekvenser i form av arbetsmiljösäkerhets - och demokratiproblem. Granskningen visar att de intervjuade myndighetspersonerna sällan upplever att trakasserier, hot eller våld förekommer, men att det vid inspektioner, som leder till förelägganden inom kommunen och dess bolag, ibland kan vara svårt att fe respekt och förståelse för besluten. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har skriftliga rutiner för att förebygga hot och våld, jäv och intressekonflikter och de är kända bland medarbetarna. Beslutsunderlag Revisionsrapport: Hot och rättsäkerhet i myndighetsutövning Missiv till revisionsrapport: Hot och rättsäkerhet i myndighetsutövning. Förslag till yttrande från miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Nils-Erik Selin Tf miljö- och samhällsbyggnadschef Agnetha West nämndsekreterare Beslut till: Revisorerna (för kännedom), Kommunfullmäktige (för kännedom) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

13 Remissvar 1(1) Datum Dnr MSN OXL2 621 v Yttrande över revisionsrapport Hot och rättssäkerhet i myndighetsutövning Under 2016 har Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen tagit fram ett årshjul där återkommande punkter lagts in i planeringen för förvaltningens arbetsplatsträffar (APT). Arbetsplatsträffarna genomförs en gång per månad, med uppehåll i juli. I årshjulet ska uppföljning av rutiner läggas in, till exempel att de skriftliga rutinerna för att förebygga hot och våld efterlevs. Där kommer även personalhandboken tas upp med jämna mellanrum så att dess innehåll är väl förankrat hos personalen, både som information till nyanställda och som en påminnelse för de som arbetat länge. På APT i december 2016 kommer inventering av risker göras så att en rutin kan upprättas och vid samma möte ska hantering av uppföljning av hot och våldssituationer ses över så att personalhandbokens rutin blir känd hos alla. I mars 2017 kommer delar av personalen på förvaltningen, bland annat alla miljöoch hälsoskyddsinspektörer, att gå en endagsutbildning Att möta och hantera hot och våld på jobbet en utbildning för personal inom offentlig sektor. Genom detta ska nämndens arbete kring hot och våld bli bättre än det är idag. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

14 Oxelösund Revisorerna Till Miljö och samhallsbyggnadsnamnden (MSN) Vård och omsorgsnämnden (VON) För kännedom Kommunfullmäktige (KF) Kommunstyrelsen (KS) Hot och rättssäkerhet i myndighetsutövning EY har på begäran av kommunrevisorerna granskat om vård-och omsorgsnamnden och miljö-och samhallsbyggnadsnamnden säkerställer att myndighetsutövning mot enskilda sker utan otillåten påverkan. Med otillåten påverkan menas att offentliganstallda och förtroendevalda, som fattar eller påverkar myndighetsbeslut utsätts för trakasserier, hot, våld eller korruption, som kan motverka att besluten fattas objektivt, sakligt och opartiskt. Otillåten påverkan kan fe konsekvenser i form av arbetsmiljösäkerhets- och demokratiproblem. Granskningen visar att de intervjuade myndighetspersonerna sällan upplever att trakasserier, hot eller våld förekommer, men att det vid inspektioner, som leder till förelägganden inom kommunen och dess bolag, ibland kan vara svårt att fe respekt och förståelse för besluten. l kommunens personalhandbok finns rutiner för att förebygga, upptäcka, hantera och följa upp situationer som kan innebära otillåten påverkan. Den är dock inte förankrad i nämnderna. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har skriftliga rutiner för att förebygga hot och våld, jäv och Intressekonflikter och de är kända bland medarbetarna. Värd- och omsorgsnämnden saknar skriftliga rutiner för att undvika påverkan i form av hot, vald eller Jäv, vilka behövs både för att förhindra otillåten påverkan och för att tillgodose Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Vi instämmer i EYs rekommendationer. Vi betonar särskilt vikten av att rutiner, arbetsformer och uppföljningar är skriftligt dokumenterade och kända hos chefer och medarbetare. Det ökar möjligheterna att arbeta förebyggande för att motverka otillåten påverkan i myndighetsutövningen och förbättra arbetsmiljön. Revisorerna önskar svar från MSN och VoN, med kopia till KF och KS före 1 december Oxelösund den 23 augusti 2016 Ff) r Oxelösunds kommuns revisorer. >fcl^<öw(\ Agneta Rönn Ordförande -r7 /^Q/rya^ // Thomas Tjaderhane Vice ordförande

15 Revisionsrapport 2016 Hot och rättssäkerhet i myndighetsutövning Oxelösunds kommun Juni 2016

16 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Resultat Förebygga och upptäcka situationer Inventering av risker, konsekvenser och behov av åtgärder Säkerställa att rutiner gällande hot och våld är kända och efterlevs Former för uppföljning av hot och våldssituationer

17 Sammanfattning EY har på uppdrag av Oxelösunds kommuns revisorer granskat att vård- och omsorgsnämnden och miljö- och samhällsbyggnadsnämnden säkerställer en rättssäker beslutprocess inom myndighetsutövning mot enskilda fri från otillbörlig påverkan. I granskningen har framkommit att kommunens personalhandbok visar rutiner för att förebygga och upptäcka situationer som kan innebära en otillbörlig påverkan i form av hot eller våld. Introduktionen, utbildning, stöd och handledning samt diskussioner i arbetsgruppen berörs här. Denna utgår framförallt utifrån ett arbetsmiljöperspektiv. Hot och våld inom miljö- och samhällsbyggnadsnämndens verksamhet beskrivs som ovanligt. Inspektörerna uppskattar att var och en utsätts för en otillbörlig påverkan genom påtryckningar eller hot någon gång per år. Inom miljö- och samhällsbyggnadsnämnden finns en skriftlig rutiner för att förebygga hot och våld. De berör riskfyllda situationer, risker för jäv och intressekonflikt. Ett arbetssätt som innebär att flera görs delaktiga i beslutfattandet ses som värdefullt för en rättssäker handläggning liksom att risker för otillbörlig påverkan uppmärksammas. Rutinerna är kända hos medarbetarna. Det saknas dock former för att följa upp att de efterlevs. Vi rekommenderar att detta utarbetas. Handläggarna i de olika verksamheterna inom vård- och omsorgsnämnden beskriver att de utsatts för påverkan i form av påtryckningar eller hot relativt sällan. Flera handläggare beskriver dock att påtryckningar/påverkan från anhöriga förekommer oftare. De riktlinjer som finns för bedömningar lyfts fram som ett stöd för en rättssäker myndighetsutövning. Det saknas dock skriftlig styrning för att undvika påverkan i form av hot, våld eller jäv, vilket bör upprättas såväl för att säkerställa att en otillbörlig påverkan inte sker men även för att följa Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Även säkerhetsrutiner bör utarbetas för arbetet samt rutiner för att följa upp att de är kända och efterlevs. Ingen av de två granskade nämnderna har kunnat visa att en skriftlig inventering gjorts av risker för, eller händelser av hot eller våld och dess konsekvenser. Vi menar att detta också innebär en brist för att kunna förebygga och upptäcka situationer som otillbörligt kan påverka beslutsfattandet. Också detta bör ses över för att följa såväl Arbetsmiljöverkets föreskrifter som kommunen personalhandbok. Personalhandboken ger stöd för att och hur uppföljningar av specifika situationer som inneburit hot och våld ska hanteras. Vi bedömer att det finns skäl att se över hur respektive nämnd hanterar dessa situationer och att personalhandbokens innehåll är förankrat i verksamheterna. Rekommendationerna är sålunda: För miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Utarbeta former för att följa upp att skriftliga rutiner för att förebygga hot och våld efterlevs. För vård- och omsorgsnämnden Upprätta skriftlig styrning för att undvika påverkan i form av hot, våld eller jäv i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrifter. 1

18 Utarbeta säkerhetsrutiner för arbetet samt rutiner för att följa upp att de är kända och efterlevs. För båda nämnderna: Upprätta rutiner för inventering av risker för och av händelser som av hot och våld och dess konsekvenser. Se över hur respektive nämnd hanterar uppföljningar av specifika situationer som inneburit hot och våld Säkerställ att personalhandbokens innehåll är förankrat i verksamheterna. 2

19 1 Inledning 1.1 Bakgrund Myndighetsutövning innebär att en myndighet ensidigt bestämmer en enskilds rättigheter och skyldigheter inom de ramar som dras upp av lagar och andra författningar. Detta är ett uttryck för samhällets maktbefogenheter gentemot medborgarna för att bestämma om exempelvis förmån, rättighet och skyldighet. Den enskilde befinner sig i ett beroendeförhållande gentemot myndigheten och måste rätta sig efter beslutet. Myndighetsutövning inom den kommunala verksamheten förekommer bland annat vid miljöoch livsmedelstillsyn, utredningar gällande ansökan om ekonomiskt bistånd, missbruksvård, stöd till barn och unga samt ansökan om bistånd inom äldre- och handikappomsorgen. Många tjänstemän möter någon gång otillåten påverkan, det vill säga trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen. Otillåten påverkan inverkar på myndigheternas rättssäkerhet och är därför i förlängningen en demokratifråga. Arbetsmiljöverkets återkommande arbetsmiljöundersökningar visar att yrkesgruppen inom myndighetsutövning genomsnittligt löper större risk att drabbas av hot och våld. Detta kan, utöver att medföra risker för fysiska och psykiska skador eller ohälsa, också påverka beslutsfattandet på ett otillbörligt sätt. I praktiken sammanfaller demokrati- och arbetsmiljöaspekterna vid utarbetande av strategier och metoder mot otillåten påverkan. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsanalys funnit skäl att genomföra granskningen. 1.2 Revisionsfråga Säkerställer vård- och omsorgsnämnden och miljö- och samhällsbyggnadsnämnden en rättssäker beslutprocess inom myndighetsutövning mot enskilda fri från otillbörlig påverkan? Fokusområden Det finns rutiner för att förebygga och upptäcka situationer som kan innebära en otillbörlig påverkan Inventering görs av risker för hot och våld och dess konsekvenser samt behov av åtgärder för att minimera riskerna Det säkerställs att rutiner gällande hot och våld är kända och efterlevs Former finns för uppföljning av specifika situationer som inneburit inslag av hot och våld Granskningen ska också belysa i vad mån handläggare upplever att de utsatts för påtryckningar respektive hur detta kan ha påverkat bedömningar vid beslutsfattandet. Med otillbörlig påverkan menas trakasserier, hot och våld som kan innebär en påtryckning som äventyrar en objektiv handläggning och bedömning. Detta har diskuterats vid respektive intervju för att säkerställa en samstämmig uppfattning av begreppet. 3

20 1.3 Revisionskriterier Kommunallagen Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter Interna styrande dokument 1.4 Metod och avgränsning Granskningen omfattar: Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden som beslutar om byggärenden enligt plan- och bygglagen samt ärenden enligt miljöbalken och livsmedelslagen. Nämnden är tillsynsmyndighet enligt 2 tobakslagen, vilken begränsar rökning i vissa lokaler och utrymmen samt på vissa områden utomhus. Vård- och omsorgsnämnden som beslutar enligt socialtjänstlagen om bistånd till barn och unga, äldre, personer med funktionshinder, missbrukare, personer som vårdar eller stödjer närstående, brottsoffer samt skuldsatta personer. Nämnden beslutar även enligt lag om färdtjänst, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade samt fullgör kommunens uppgifter enligt alkohollagen. Nämndens ansvarar för kommunens tillsyn enligt tobakslagen om förbud mot försäljning av tobaksvaror till personer under 18 år samt fullgör kommunens uppgifter enligt lagen om vissa receptfria läkemedel. Granskningen avgränsas till det ansvar som finns hos vård- och omsorgsnämnden samt miljö- och samhällsbyggnadsnämnden som berör beslutsfattandet hos socialsekreterare och inspektörer. Granskning har gjorts av styrande dokument relevanta för granskningsområdet. Intervju/gruppintervju har genomförts med; miljö- och samhällsbyggnämndens miljöchef miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsinspektörer vård- och omsorgsnämndens områdeschef enhetschef socialtjänst funktionsstöd och äldre samt utvecklingsstrateg enhetschef vuxen enhetschef barn och unga enhetschef ekonomiskt bistånd och integration socialsekreterare som handlägger ekonomiskt bistånd, barn- och ungdomsärenden, ärenden gällande missbruksvård samt med biståndshandläggare inom äldre och handikappomsorgen. 4

21 2 Resultat 2.1 Förebygga och upptäcka situationer Kommunens personalhandbok 1 hänvisar till Arbetsmiljöverkets föreskrift Våld och hot i arbetsmiljön 1993:2 som ger anvisningar och råd om hur arbetsgivaren ska riskbedöma, åtgärda och kontrollera de risker av hot och våld som kan finnas på arbetsplatsen. Den tar även upp bland annat utbildning samt stöd och handledning. Särskilda säkerhetsrutiner ska enligt föreskriften finnas för arbete som kan medföra risk för våld eller hot om våld. 2 Arbetsmiljöverket reglerar även att arbetstagare ska ges uppgiften att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås 3. I personalhandbok framgår att arbetet ska organiseras så att risker för hot och våld så långt det är möjligt förebyggs. Detta innebär ett ansvar för att det finns tillräcklig utbildning hos medarbetarna för att kunna sätta gränser och ge tydlig information. För riskbedömning finns en matris och en blankett i personalhandboken. Dessa ger stöd för att bedöma allvarlighet i riskerna, vidta åtgärder och bedöma behov av att rutiner upprättas i förebyggande syfte. För att hantera situationer som kan upplevas som svåra rekommenderas i handboken, att händelser diskuteras i arbetsgruppen för att lära av varandra och ge stöd. Chefen har en roll att påverka normer och värderingar men också för att skapa en öppen stämning där medarbetaren känner förtroende för att tala om dessa händelser, enligt handboken. Inom båda nämnderna talas om vikten av att inte göra besök ensam om en bedömning gjorts som säger att det kan finnas en risk för hot eller våld. Inom miljö- och samhällsbyggnadsnämndens verksamhet finns en rutin för att förebygga hot och våld i arbetsmiljön 4. Den visar situationer som identifierats och riskbedömts och ger instruktioner för hur situationerna ska hanteras 5. Fokus i rutinen är arbetsmiljön, frågor kring risk för påverkan av beslutsfattandet berörs inte konkret. Rutinen är känd av inspektörerna som uppger att den kan ge ett stöd men att också att sunt förnuft och magkänsla vägleder hur de agerar. Inom verksamheten finns en rutin för att hantera situationer som kan innebära jäv/intressekonflikt för personalen 6 vilket kan innebär att opartiskhet kan ifrågasättas. Här nämns att vid egna eller närståendes intressen eller om vän eller ovän kan anses ha ett 1 Personalhandboken finns på intranätet Origo. För innehållet ansvara personalenheten och innehåll som berör hot och våld är baserat på arbetsmiljöverkets föreskrifter. 2 AFS 1993:3 3 3 Arbetsmiljöansvaret är reglerat i Arbetsmiljölagen (AML) och i Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS 2001:1). Reglerna anger att arbetsgivaren har ansvar för att systematiskt undersöka, genomföra och följa upp verksamheten för att bedöma risker. 4 Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen: Rutin för att förebygga hot och våld i arbetsmiljön Rutinen är genomgången och beslutad på APT , enligt densamma. (Datum för antagen rutin med anledning av redaktionella ändringar). 5 Exempelvis vid besök, inspektion av verksamhet/bygge/bostad, vid offentliga möten m.m. Här ges instruktioner om hur detta utförs för att undvika situationer som kan innebär hot och våld. 6 Rutiner vid jäv/intressekonflikter för personal vid Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Fastställd av miljö- och samhällsbyggnadschef

22 intresse i ärendets utfall, ska aktuell handläggare inte delta i handläggningen för att säkerställa rättssäkerhet. Enligt intervjuerna är det inte ovanligt att det finns sociala relationer som kan motsvara dessa situationer då kommunen är liten. Handläggarna uppger att man sätter tydliga gränser vad gäller gåvor, vilket aktualiseras relativt ofta. En lunch ses som acceptabelt. Vid möte med personer från andra länder, exempelvis vid inspektion på fartyg, ses detta inte alltid som självklart från den personal som handläggaren möter. Inför beslut diskuteras ärendet i gruppen vilket också ger en möjlighet att bedöma om en risk för påverkan finns. I övrigt nämns att bemötande och hur inspektören väljer att formulera sig är viktigt för att förebygga någon form av påverkan. En tydlig information ökar respekten för att det är en opartisk bedömning som ska göras och en förståelse för regelverket som styr bedömningen. De beskriver en ambition att försöka uppnå ett samförstånd inför beslutet, hjälpa att göra rätt. Rättssäkerhet och likabehandling diskuteras kontinuerligt. Beslut som känns mera obekväma att fatta diskuteras alltid i gruppen Inspektörerna utför ofta inspektionen ensam. Erfarenhet och kompetens beskrivs som faktorer som förebygger situationer som kan innebära hot och våld och därmed en påverkan på myndighetsutövningen. Inom vård- och omsorgsnämndens verksamhet förs riktlinjer för respektive verksamhet 7 fram som ett stöd för att göra en rättssäker bedömning och inte låta sig påverkas av eventuella påtryckningar. I de riktlinjer som vi tagit del av ges stöd vid bedömningar genom att hänvisa till rättspraxis och att uppmana till att söka stöd i gemensamma ärendedragningar. Diskussioner förs kontinuerligt i grupp i samma syfte. För att säkerställa en rättssäker bedömning arbetar handläggarna ofta två i ärendet. Närhet till ledning och ett öppet klimat menar man är förebyggande för att säkerställa en opartisk bedömning. Vid ärenden där en bedömning gjorts om risk för jäv eller om handläggaren upplever påtryckningar som besvärliga förs det till annan handläggare. År 2013 togs ett åtgärdsprogram fram gällande hot och våld för socialtjänst 8. Det innehöll förebyggande åtgärder som riktades mot bland annat bemötandet av klienten, vilket kontinuerligt skulle diskuteras vid träffar och i handledning. 7 De riktlinjer som tagits del av är följande: Utöver detta finns en rutinpärm som visar handläggningsrutiner enligt SoL. Riktlinjer gällande missbruks- och beroendevård har inte antagits. Oxelösunds kommun, Vård- och omsorgsnämnden: Riktlinjer för bedömning av bistånd till äldre samt personer med funktionshinder enligt Socialtjänstlagen (SoL) Dnr VON Oxelösunds kommun, Vård- och omsorgsnämnden: Riktlinjer för insatser Kontaktperson/- familj enl SoL, LVU och LSS. Antagen Oxelösunds kommun, Vård- och omsorgsnämnden: Riktlinjer för placeringar av barn och unga. Beslutsdatum Åtgärdsprogram kring hot och våld för socialtjänst, bistånd. Uppdaterad och beslutad på APT

23 Bedömning Kommunens personalhandbok visar rutiner på ett tillfredsställande sätt, för att förebygga och upptäcka situationer som kan innebära en otillbörlig påverkan. Arbetsgivaren ska riskbedöma och kontrollera risker för hot och våld på arbetsplatsen. Genom introduktionen, utbildning, stöd och handledning samt genom att diskussioner förs i arbetsgruppen uppmärksammas vikten av att förebygga och upptäcka dessa situationer. Inom miljö- och samhällsbyggnadsnämnden finns en skriftlig rutin för att förebygga hot och våld. Den visar att en bedömning gjorts kring situationer som kan innebära en risk. Inom verksamheten finns också en skriftlig rutin som tar upp risker för jäv och intressekonflikt. Ett arbetssätt som innebär att flera görs delaktiga i beslutfattandet är värdefullt liksom att risker för otillbörlig påverkan är uppmärksammat och diskuteras i gruppen. Inom vård- och omsorgsnämnden finns ingen specifik skriftlig styrning för att undvika påverkan i form av hot, våld eller jäv, vilket bör upprättas såväl för att säkerställa att en otillbörlig påverkan inte sker men även för att följa Arbetsmiljöverkets föreskrifter 9. De riktlinjer som finns för bedömningar lyfts fram som ett stöd för en rättssäker myndighetsutövning. Även här framkommer att frågan är levande i gruppdiskussioner. 2.2 Inventering av risker, konsekvenser och behov av åtgärder Personalhandboken säger att risker ska identifieras. Som stöd för detta finns blanketter som också medför att allvarlighetsgraden viktas med hjälp av en riskbedömningsmatris. Konsekvensen för den drabbade och sannolikheten för att risken inträffar igen avgör vilka åtgärder och särskilda rutiner som ska övervägas. Alla åtgärder ska följas upp om de har haft önskad effekt eller om nya åtgärder måste vidtas. En rutin finns för att systematiskt göra arbetsmiljö- och säkerhetsrond i kommunhuset 10, vilket görs vid fyra tillfällen under året. Arbetet innebär att all personal får möjlighet att lämna synpunkter på risker. Vid en följande fysisk rond granskas noterade risker och brister vilket sedan utmynnar i en handlingsplan för ett arbetsmiljö- och hälsoarbete. Hot och våld inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen beskrivs som ovanligt. Inspektörerna beskriver hur de ibland kan bemötas med ilska. De menar att de alla upplever situationer som kan uppfattas som en otillbörlig påverkan genom påtryckningar eller hot, minst en gång per år. Inspektörernas uppgift är även att granska verksamhet som drivs av kommunen. I dessa sammanhang beskrivs en större svårighet att få respekt och förståelse för rollen. Att ge föreläggande inom exempelvis bolagens verksamhet kan kännas svårare. Situation som medfört hot och våld diskuteras vid personalmöten men en strukturerad inventering görs inte. Inom vård- och omsorgsförvaltningen kartläggs hot vilka dokumenteras som en avvikelse. Detta rapporteras till kommunens personalavdelning. Detta fungerat sämre förut men har nu uppmärksammats och förbättrats. Inom handläggning av ekonomiskt bistånd används arbetsmiljöverkets mallar för att kartlägga tillbud och situationer som medfört arbetsskada. 9 Enligt AFS 1993:2 3 ska särskilda säkerhetsrutiner finnas för arbete som kan medföra risk för våld eller hot om våld. Rutinerna skall hållas aktuella och följas upp fortlöpande. Rutinerna skall vara kända av alla arbetstagare som kan bli berörda av riskerna. 10 Oxelösunds kommun, Kommunstyrelseförvaltningen: SSAM-rond i kommunhuset

24 Handläggarna i de olika verksamheterna inom vård- och omsorgsnämnden beskriver att de utsatts för påverkan i form av påtryckningar eller hot relativt sällan. De medger att situationen kan uppfattas mycket olika hos varje handläggare utifrån egna erfarenheter och referenser. Flera handläggare beskriver dock att påtryckningar/påverkan från anhöriga 11 är relativt vanligt. Genom att ge information för att nå förståelse för grunden för beslutet försöker handläggarna att hantera situationen, enligt intervjuerna. Situationer som uppstår diskuteras på arbetsplatsträffar, vilka infaller månadsvis. De intervjuade känner inte till att en sammanställning görs av händelser eller åtgärder för att minimera risker, utöver den statistik som samlas hos personalavdelningen. Personalavdelningen fungerar som ett stöd till arbetsmiljöansvariga chefer i frågor som rör bland annat risker för hot och våld. Inom båda förvaltningarna påvisar intervjuerna att påtryckningar också uppfattas från andra myndighetspersoner, internt inom kommunen och myndighetspersoner hos andra huvudmän. De intervjuade beskriver en särskild svårighet att ibland stå emot denna form av påverkan. Bedömning Enligt AFS 1993:2, 2 ska arbetsgivaren utreda risker för våld eller hot om våld som kan finnas i arbetet samt vidta åtgärder som kan föranledas av vad som framkommer. Ingen av de två granskade nämnderna har kunnat visa att en skriftlig inventering gjorts av risker för eller händelser som kan innebära eller inneburit hot eller våld eller dess konsekvenser. Detta är en brist för att kunna förebygga och upptäcka situationer som otillbörligt kan påverka beslutsfattande. Detta bör åtgärdas för att följa såväl Arbetsmiljöverkets föreskrifter som kommunen personalhandbok. 2.3 Säkerställa att rutiner gällande hot och våld är kända och efterlevs Enligt personalhandboken ska chefen regelbundet kontrollera att medarbetare känner till i vilka situation eller miljöer riskerna kan vara större samt hur de ska hantera detta. Rutiner ska gås igenom vid introduktion och ska kontinuerligt ses över. Inom miljö- och samhällsbyggnadsnämnden finns en rutin för att förebygga hot och våld, vilken är känd hos inspektörerna. Enligt rutinen ska samtliga medarbetare ansvara för att rutinen följs. Arbetsgivaren ansvarar för att rutinen är aktuell. Här nämns inte hur detta kan följas upp. Inom vård- och omsorgsnämnden saknas en rutiner för att hantera och förebygga situationer som kan innebär hot och våld, jävsituationer vilka skulle kunna påverka en rättssäker handläggning. Bedömning Inom miljö- och samhällsbyggnadsnämnden finns rutiner gällande hot och våld som är kända hos medarbetarna. Det saknas dock former för att följa upp att dessa efterlevs. Vi rekommenderar att former för detta utarbetas. 11 Flera handläggare kan ge exempel på anhöriga som uttalat att det är ditt fel om något händer, i syfte att påverka beslutet. 8

25 Vård- och omsorgsnämnden bör utarbeta säkerhetsrutiner för arbetet samt också i dessa forma rutiner för att följa upp att de är kända och efterlevs. 2.4 Former för uppföljning av hot och våldssituationer Inom kommunen finns en checklista för chef vid hot- och vårdsincidenter som visar vilka åtgärder som bör övervägas och vidtas gällande stöd, eventuell vård, information och anmälan samt utredning och uppföljning av händelser. Personalhandboken tar upp hur olika former av hot, att de ska dokumenteras och att åtgärder ska vidtas. Ett uppföljningssamtal ska föras mellan chef och den som utsatts två till tre månader efter en händelse. De rutiner som finns i personalhandboken är inte kända enligt intervjuerna. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Inspektörerna kan inte beskriva någon situation som inneburit inslag av hot och våld varför de inte kan beskriva om och hur situationer följs upp. I verksamhetens rutin för att förebygga hot och våld i arbetsmiljön hänvisas till rutiner i personalhandboken för att följa upp hotoch/eller våldsincidenter. Denna nämns dock inte vid intervjuerna. Vård- och omsorgsnämnden Vid situationer som medfört hot eller våld diskuteras händelsen vid arbetsplatsträff för att se över arbetssätt och rutiner i syfte försöka undvika att det kan hända igen. Ej heller vid dessa intervjuer hänvisas till innehållet i personalhandboken. Bedömning Personalhandboken ger stöd för att och hur uppföljningar av specifika situationer som inneburit hot och våld ska hanteras. Vi bedömer att det finns skäl att se över hur respektive nämnd hanterar dessa situationer och att personalhandbokens innehåll är förankrat i verksamheterna. Oxelösund Lena Brönnert Certifierad kommunal yrkesrevisor 9

26 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr MSN OXL2 621 v Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Miljö- och samhällsbyggnads nämnden Budgetuppföljning per oktober 1. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut Budgetuppföljningen godkänns. 2. Sammanfattning Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har gjort en ekonomisk uppföljning av budgeten till och med oktober månad Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden redovisar till och med oktober en positiv budgetavvikelse på tkr som fördelar sig på: Intäkter: En positiv avvikelse på 457 tkr. Orsakerna till avvikelse är bl.a. ett högre bidrag (1174 tkr), lägre intäkter på miljö (-21 tkr), bygg (-465 tkr), plan (-297 tkr). Kostnader: En positiv avvikelse på tkr framförallt beroende på lägre kostnader på personal (165 tkr), bostadsanpassning (322 tkr), konsultkostnader (138 tkr), kapitalkostnader (369 tkr). MSF lämnar en årsprognos på +0,5 mkr som fördelas sig på: Intäkter: Avgifter Bidrag en ändring på 400 tkr, minskade intäkter på bygglov och plan. en ökning med tkr, bidrag från KS på tkr och Lönebidrag för Nystartsjobb på 222 tkr samt en minskning på -80 tkr bidrag Femöre naturreservat. Kostnader: Personal en minskning på 60 tkr som fördelas sig på Hållbar utveckling -68 tkr, Bygg tkr, Plan +140 tkr, Kart och Mät tkr, Gator och Vägar tkr, Miljö tkr och -17 tkr på grund av 0,2 % lägre löneökning Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

27 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum MSN Köp av verksamhet Övrigt minskning på 215 tkr i.e. 15 tkr minskade kostnader Energirådgivning och tkr lägre avtalet Kart och Mät med Nyköpings kommun. en ökning på tkr som fördelas sig på ökade kostnader för asfaltering , ökade konsultkostnader på +543 tkr, ökade kostnader för dataprogram tkr samt minskade kapitalkostnader 456 tkr, minskade elkostnader -100 tkr samt minskning av kostnader 80 tkr för Femöre naturreservat. Beslutsunderlag Ekonomisk redovisning. Tjänsteskrivelse från Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Nils-Erik Selin Tf miljö- och samhällsbyggnadschef

28 Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens ekonomiska uppföljning per oktober 2016 Brukare/kund Den höga belastningen på bygglovsidan innebär att servicegraden är relativt låg. Det är dock på väg åt rätt håll och ärendelistan börjar minska. Ambitionen är att nå en balans vid årets slut för att under 2017 kunna bedriva verksamheten utan konsultstöd och klara lagkravet om att ge bygglov inom 10 veckor. Faktum är att våra senaste mätningar signalerar att vi klarar tio veckor redan nu, men vi är lite osäkra på kvaliteten i mätningarna. Att införa en ny bygglovtaxa visade sig vara mer komplicerat än vad vi först trodde. Nu har nämnden fattat beslut om en ändring av bygglovtaxan som innebär att vi tar samma timpris oavsett vilken bygglovhandläggare kunden tilldelas. Ambitionen är att se över hela taxan under de kommande månaderna och återkomma till nämnden med ett nytt förslag. Personal/Medarbetare Med en annan fördelning av de administrativa resurserna har en bättre balans skapats och medarbetarna kan tydligare fokusera på myndighetsutövningen. Konsultstödet inom bygglov är nödvändigt och skapar en bättre balans och färre akuta ärenden. För närvarande är det en vakant tjänst på plansidan, rekryteringen är klar och en ny handläggare är anställd. När det gäller bygglov så pågår rekrytering av en bygglovhandläggare och en ny byggnadsinspektör. Det är framförallt när det gäller byggnadsinspektören som vi behöver förstärka kompetensen. De två GIS-ingenjörerna håller på att bygga upp Oxelösunds mät- och kartverksamhet, arbetet går enligt plan. Verksamhet/kvalitet Under året har två informationsmöten genomförts. Arbetet med översiktsplanen fortskrider enligt plan och arbetet med skärgårdsplanen har återupptagits. En intern förändring av det administrativa stödet inom förvaltningen är genomförd. Arbetet med tydliga rutiner och mallar fortskrider och ett arbete med att kartlägga ett antal processer inom förvaltningen har startat. När det gäller bygglovsidan så är vi långt framme vid att införa en E-tjänst som kommer kunna hantera bygglov, marklov, rivningslov och anmälningar av eldstäder. Med god hjälp av kommunstyrelseförvaltningen så kan vi nog räkna med en E-tjänst inom några månader. Arbetet med hamnarna pågår och det finns en åtgärdslista som vartefter genomförs. Upprustningen av torget i centrum planeras och målsättningen är att en ny scen ska vara på plats våren Arbete med hållbarhetsplanen pågår och strukturen för den håller på att tas fram. KLG har fått en kortfattad sammanfattning av arbetet och en förfrågan till sina organisationer att meddela vilka övergripande planer som finns och vilka som är på gång så att de kan tas med i hållbarhetsplanen. Vidare så hölls en workshop kring ämnet hållbarhet med folus på FN:s 17 hållbarhetsmål. Den nya bygglovtaxan kommer innebära att likartade bygglov har samma pris vilket är ett steg i rätt riktning, men arbetet fortskrider. Under hösten har arbetat med tre nya detaljplaner startat, bedömningen är att de på sikt kan ge 200 nya bostäder.

29 Ekonomi Ansvarsrapport RR per Kontogruppering Årsbud Årsprogn Diff Ack bud Ack utf Ack diff I Intäkter Avgifter Bidrag Övrigt rest kkl Anslag K Kostnader Personal K Kostnader Lokaler , K Kostnader Köp av verksamhet K Kostnader Övrigt rest kkl Summa Kostnader TOTAL Verksamhetsrapport Helårsprognos 2016 Ack utfall januari-oktober 2016 Verksamhet Anslag Intäkt Kostnad Avvik else Anslag Intäkt Kostnad Avvik else 11 Stöd t pol partier Infrastruktur m m gem adm Hållbar utveckling miljö Fysisk o tekn planering o vsh Gator och vägar Parker Miljö- o hälsoskydd Bostadsanpassning Vatten och avfall Kommunskydd MSF redovisar en positiv budgetavvikelse på tkr som fördelar sig på: Intäkter: En positiv avvikelse på 457 tkr. Orsakerna till avvikelse är bl.a. ett högre bidrag (1174 tkr), lägre intäkter på miljö (-21 tkr), bygg (-465 tkr), plan (-297 tkr). Kostnader: En positiv avvikelse på tkr framförallt beroende på lägre kostnader på personal (165 tkr), bostadsanpassning (322 tkr), konsultkostnader (138 tkr), kapitalkostnader (369 tkr).

30 MSF lämnar en årsprognos på +0,5 mkr som fördelas sig på: Intäkter: Avgifter Bidrag en ändring på 400 tkr, minskade intäkter på bygglov och plan. en ökning med tkr, bidrag från KS på tkr och Lönebidrag för Nystartsjobb på 222 tkr samt en minskning på -80 tkr bidrag Femöre naturreservat. Kostnader: Personal en minskning på 60 tkr som fördelas sig på Hållbar utveckling -68 tkr, Bygg tkr, Plan +140 tkr, Kart och Mät tkr, Gator och Vägar tkr, Miljö tkr och -17 tkr på grund av 0,2 % lägre löneökning Köp av verksamhet minskning på 215 tkr i.e. 15 tkr minskade kostnader Energirådgivning och tkr lägre avtalet Kart och Mät med Nyköpings kommun. Övrigt en ökning på tkr som fördelas sig på ökade kostnader för asfaltering , ökade konsultkostnader på +543 tkr, ökade kostnader för dataprogram tkr samt minskade kapitalkostnader 456 tkr, minskade elkostnader -100 tkr samt minskning av kostnader 80 tkr för Femöre naturreservat. Investeringsuppföljning per oktober 2016

31 Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum Dnr MSN OXL2 00 v Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Uppföljning internkontrollplan Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Miljö- och samhällbyggnadsnämndens beslut Godkänna uppföljning av intern kontrollplan 2016, uppföljning 2 2. Sammanfattning Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har fastställt en intern kontrollplan för sina egna verksamheter för år Interna kontrollplanen innehåller 5 kontroller och ska följas upp två gånger per år. Den andra uppföljningen har nu genomförts och avser perioden Uppföljningen visar att 3 av 5 kontroller är godkända. Attestering, Delegation, anmälan och rapportering och kontroll av myndighetsbeslut. Uppföljningen visar att 2 kontroller har brister och är inte godkända: Handläggningstid bygglov, taxeefterlevnad. 3. Resultat av uppföljning av intern kontrollplan 1. Attestering Attesteringsförteckning och efterlevnad av attestreglementet har kontrollerats av förvaltningsekonom. Inga brister har funnits. 2. Handläggningstid bygglov Handläggare har granskat kontrollpunkt 2, kontrollen är gjord på 10 slumpmässigt utvalda ärenden och är ett medelvärde för perioden. Medelhandläggningstiden för bygglovsärenden från första ansökan till lov beviljats är 13,25 veckor. Kortaste handläggningstiden är 2,5 veckor och den längsta 25 veckor. 3. Delegation, anmälan och rapportering Kontrollpunkt 3 har granskats av nämndsekreteraren. Delegationsordningen är korrekt och ordningen följs. 4. Kontroll av myndighetsbeslut Presidiet valde ut och granskade 5 slumpmässigt utvalda ärenden 4 oktober 2016: 2 miljöärenden, 1 bygglovsärenden, 1 planärende och 1 trafikärende för kontroll av myndighetsutövning. Presidiet fann inga brister i delegation eller efterföljning av rutiner eller riktlinjer. 5. Taxe-efterlevnad Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND (fax) kommun@oxelosund.se

32 Tjänsteskrivelse 2 (2) Datum Det finns idag ingen rutin för uppföljande av taxe-efterlevnad. Inget plan eller trafikärende har kunna kontrolleras. Två ärenden från miljöenheten granskades och inga avvikelser fanns. 6 ärenden från byggenheten granskades. Endast ett ärende var utan anmärkning. I ett ärende hade återbetalning redan skett då felaktig taxa tagits ut. Totalt hade det missats att ta betalt för 5166 kronor och 6882 kr hade överdebiterats varav 5464 har återbetalts. Fel som begåtts är: fel faktor har använts, timersättning har använts istället för fastställda faktorer för berört ärende samt att kommunikationsavgifter har uteblivit. Inga ärenden från plan och trafik har kunnat granskas. Därför är antalet granskade ärenden 8 istället för 10. För att komma till rätta med problemet föreslås en ny, mindre komplicerad, taxa med ett fast pris för hela ärendegången. En sådan taxa kommer inte bara förenkla för innevånarna utan även för handläggarna när det kommer till att ta betalt. Arbetet med taxan kommer fortgå under Beslutsunderlag Intern kontrollplan år 2016 Nils-Erik Selin Tf förvaltningschef Sofie Eklöf Bygglovhandläggare Beslut till: Internkontrollansvarig KSF (För kännedom) Handläggare