Handlingar. till möte med servicenämnden fredag 28 oktober 2016

Transkript

1 Handlingar till möte med servicenämnden fredag 28 oktober 2016

2 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med servicenämnden 28 oktober 2016 Plats: Rälsen, Gullbergsvass Konferens, Göteborg Tid: Kl Inledande formalia Rapporter Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Presidiet Kontaktpolitiker Servicedirektören Beslutsärenden 1. Moderna beredskapsjobb remiss Ärendenummer SN Ida Forsén, kl Riktlinje mot korruption, mutor och jäv Ärendenummer SN Erik Hallberg, kl Uppföljningsmodell - Plan för leveransstrategi gällande servicetjänster i Västra Götalandsregionen Ärendenummer SN Erik Hallberg, kl Tvätteriet Alingsås, långsiktig investeringsplan Ärendenummer SN Göran Mattsson, kl Serviceöverenskommelser 2017 Ärendenummer SN Erik Hallberg, kl Delegeringsärenden Ärendenummer SN Anmälningsärenden Ärendenummer SN Informationsärenden A. Specialistsjukhusen i Göteborg, Lotta Sellén, Ärendenummer SN Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

3 Föredragningslista för servicenämnden, (2) B. Effektiva betalningsrutiner, information av projektledare Eva Lena Enerbäck kl Peter Hermansson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt

4 Ärende 1

5 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Regionservice Handläggare: Ida Forsén Telefon: E-post: Till servicenämnden Motion av Alex Bergström m.fl. (S) om att skapa moderna beredskapsjobb i regional och kommunal förvaltning Förslag till beslut 1. Motionen är besvarad Sammanfattning av ärendet Servicenämnden har av regionstyrelsen beretts möjlighet att yttra sig över rubricerad motion. Svar ska vara inne senast 30 november Den nya reformen gällande moderna beredskapsjobb syftar enligt regeringen till att Sverige behöver fler jobb som består av arbetsuppgifter som inte kräver erfarenhet eller utbildning. De moderna beredskapsjobben ska bestå av samhällsnyttiga arbetsuppgifter som idag inte utförs alls eller i otillräcklig omfattning. Målgruppen är personer som står långt från arbetsmarknaden. Ett antal av Regionservice tjänster skulle kunna klassificeras som arbeten som inte kräver erfarenhet eller utbildning men är idag för Regionservice faktiska tjänster. Det är därför svårt att se att det i Regionservice eller VGR skulle finnas arbetsuppgifter, inom service, som idag inte utförs alls eller i otillräckligt utsträckning när Regionservice tjänster finns till hands. PILA bidrar till att VGR tar samhällsansvar för våra invånare samt som organisation föregår med gott exempel i arbetet med arbetsmarknadspolitiska insatser. Regionservice tar, genom våra redan befintliga initiativ och insatser, samhällsansvar och medverkar till att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden får möjlighet till anställning. Beredning Regionservice har 5 oktober 2016 tagit fram ett förslag till yttrande. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

6 Datum Diarienummer: SN (2) Regionservice Thomas Front Servicedirektör Bilaga Förslag till remissyttrande, Remiss Motion, Beslutet skickas till regionstyrelsen@vgregion.se ida.forsen@vgregion.se

7 1 (2) Förslag till remissyttrande Datum Diarienummer SN Ert diarienummer RS Motion av Alex Bergström m.fl. (S) om att skapa moderna beredskapsjobb i regional och kommunal förvaltning Sammanfattning Den nya reformen gällande moderna beredskapsjobb syftar enligt regeringen till att Sverige behöver fler jobb som består av arbetsuppgifter som inte kräver erfarenhet eller utbildning. De moderna beredskapsjobben ska bestå av samhällsnyttiga arbetsuppgifter som idag inte utförs alls eller i otillräcklig omfattning. Målgruppen är personer som står långt från arbetsmarknaden. Ett antal av Regionservice tjänster skulle kunna klassificeras som arbeten som inte kräver erfarenhet eller utbildning men är idag för Regionservice faktiska tjänster. Det är därför svårt att se att det i Regionservice eller VGR skulle finnas arbetsuppgifter, inom service, som idag inte utförs alls eller i otillräckligt utsträckning när Regionservice tjänster finns till hands. PILA bidrar till att VGR tar samhällsansvar för våra invånare samt som organisation föregår med gott exempel i arbetet med arbetsmarknadspolitiska insatser. Regionservice tar, genom våra redan befintliga initiativ och insatser, samhällsansvar och medverkar till att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden får möjlighet till anställning. Moderna beredskapsjobb Den nya reformen gällande moderna beredskapsjobb syftar enligt regeringen till att Sverige behöver fler jobb som består av arbetsuppgifter som inte kräver erfarenhet eller utbildning. De moderna beredskapsjobben ska bestå av samhällsnyttiga arbetsuppgifter som idag inte utförs alls eller i otillräcklig omfattning, men som behöver göras, t.ex. enklare administration, digitalisering, naturvård eller skydd av vårt kulturarv. Målgruppen är personer som står långt från arbetsmarknaden där nyanlända med låg utbildningsnivå bedöms ingå i kategorin. Arbetsförmedlingen kommer att ha en viktig roll att matcha arbetslösa till de beredskapsjobb som myndigheter utannonserar. Det ska vara arbete till goda villkor som ger arbetslivserfarenhet och kollektivavtalsenlig lön. Inga nya stöd införs utan beredskapsjobben bygger på befintliga anställningsstöd under max 2 år. Samhällsnyttiga arbetsuppgifter Regionservice är Västra Götalandsregionens (VGRs) interna serviceleverantör. Regionservice arbetar aktivt med att avlasta övriga förvaltningar och bolag inom VGR genom att utföra servicerelaterade tjänster som alla är samhällsnyttiga. Ett Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

8 Remissyttrande från servicenämnden, Diarienummer SN Ert diarienummer RS (2) antal av Regionservice tjänster skulle kunna klassificeras som arbeten som inte kräver erfarenhet eller utbildning men är idag för Regionservice faktiska tjänster som utförs med hög kvalité. Det är därför svårt att se att det i Regionservice eller VGR skulle finnas arbetsuppgifter, inom service, som idag inte utförs alls eller i otillräckligt utsträckning när Regionservice tjänster finns till hands. Regionservice utbud av tjänster sträcker sig från arbeten som när det gäller utbildningsnivå kräver allt från enbart grundskola till arbeten som kräver högskoleutbildning. Utöver krav på utbildning ställer Regionservice även andra krav som bland annat gott bemötande och högt engagemang. De personliga egenskaperna hos Regionservice medarbetare är en förutsättning för att tjänsterna ska levereras på ett professionellt sätt. Utbildningsbakgrunden är därför bara en av flera saker Regionservice tar hänsyn till vid rekrytering av nya medarbetare. PILA Regionstyrelsen fattade i maj 2014 beslut om en långsiktig organisation för Västra Götalandsregionens arbetsmarknadsinsatser. Dessa kallas med ett gemensamt namn för PILA som står för: Praktik, Introduktion, Lärande och Arbete. Syftet med PILA är att bidra till att VGR tar samhällsansvar för våra invånare samt som organisation föregår med gott exempel i arbetet med arbetsmarknadspolitiska insatser. VGR ska bidra till långsiktig kompetensförsörjning genom att attrahera och bjuda in olika målgrupper att lära känna våra verksamheter och yrkesområden. PILA har som uppdrag att verka för att fler personer med funktionsnedsättning ska få praktik och anställning inom Västra Götalandsregionens verksamheter. PILA ska också hantera olika arbetsmarknadsinsatser riktade till unga arbetssökande personer och utveckla samarbetsvägar med Arbetsförmedlingen kring praktik och arbete för nyanlända. Regionservice tillsatte i juni 2016 en samordnande resurs för insatserna inom PILA. Fokus för arbetet under år är att förbättra kvalitén samt öka antalet personer inom PILA-insatserna. Regionservice ambition är ta emot praktikanter alternativt personer anställda på yrkesintroduktionsanställningar och genom detta bredda vår rekryteringsbas. Dessa insatser ska leda till att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden får möjlighet till anställning till goda villkor som ger arbetslivserfarenhet och kollektivavtalsenlig lön. Regionservice tar, genom våra redan befintliga initiativ och insatser, samhällsansvar och medverkar till att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden får möjlighet till anställning. Servicenämnden Västra Götalandsregionen Peter Hermansson Ordförande Thomas Front Servicedirektör

9

10

11

12 Ärende 2

13 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Ärendenummer SN Ledningskansliet Handläggare: Erik Burman Telefon: E-post: erik.burman@vgregion.se Till servicenämnden Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar föreslå regionstyrelsen anta remissförslaget på Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv med nedanstående förslag på förändring/förtydligande. Sammanfattning av ärendet Regionservice har inbjudits att avge yttrande över förslag Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv Västra Götalandsregionen, RS Förslag på förändring/förtydligande: - Kapitel 1: Tredje stycket tas bort eftersom det är en omskrivning av första och andra stycket. Budskapet kan med fördel ersättas med en lättläst broschyr. - Kapitel 3.1.1: Fjärde stycket, andra meningen; ersätt han eller hon med personen i fråga. - Kapitel 3.2: Frågor som du bör ställa dig om du erbjuds något av en extern part Har förmånen ett högt värde? bör förtydligas med exempel på summor för att undvika tolkningsproblematik. - Komplettera med innehållsförteckning. - Komplettera med förtydligande gällande orden; ovidkommande och otillbörlig då riktlinjen ska kunna fungera som diskussionsunderlag på arbetsplatsen och behöver därför vara skriven med enkla ordval. Övrigt: Regionservice anser att det vore värdefullt med information/utbildning inom ämnesområdet. Regionservice Thomas Front Servicedirektör Bilaga Tjänsteutlåtande 7 oktober 2016 Remissversion, riktlinje mot korruption Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

14 Datum DD 2 (2) Diarienummer SN Beslutet skickas till Regionstyrelsen, regionstyrelsen@vgregion.se Valter Lindström, valter.lindstrom@vgregion.se Erik Burman, erik.burman@vgregion.se

15 Koncernkontoret Enhet säkerhet Dokumenttyp Riktlinje Dokumentansvarig Valter Lindström, koncernsäkerhetschef Beslutad av??? Övergripande dokument??? Kontaktperson Maria Björn, regionutvecklare Giltig från 20XX-XX-XX Version 0.0 Dnr RS XX-2016 Ersätter RIKTLINJER MOT KORRUPTION, MUTOR OCH JÄV

16 1 Ett förtroendefullt arbetssätt Som förtroendevald och medarbetare i Västra Götalandsregionen (VGR) arbetar vi på invånarnas uppdrag och i deras intresse. Demokrati, rättssäkerhet och effektivitet är grundläggande värden för all offentlig verksamhet. Medborgarnas förtroende fordrar att vi som förtroendevalda och medarbetare i VGR inte låter oss påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i vårt arbete. Det är lätt att skada förtroendet för en verksamhet, men mödosamt och tidsödande att bygga upp det. En förtroendevald eller medarbetare inom VGR får aldrig missbruka sin ställning. Vi har alla ett särskilt ansvar mot vår uppdragsgivare medborgarna att bekämpa mutor och korruption var det än må förekomma. På så vis försvarar vi och stärker rättssamhället. Lagen ger oss inte alltid tydliga anvisningar. Det egna ansvaret och förmågan att göra etiska val måste många gånger ta vid. En förtroendevald eller medarbetare ska inte ens kunna misstänkas för att låta sig påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i sitt arbete. Du ska uppträda så att du bidrar till att allmänheten har ett stort förtroende för VGR. Därför sätter du dig inte i en situation där du ens kan misstänkas för att på ett otillbörligt sätt ha blivit påverkad, i din roll som förtroendevald eller medarbetare. Vi som arbetar i VGR följer regler, håller oss opartiska i vårt uppdrag, hanterar de pengar som vi förvaltar effektivt och med gott omdöme, erbjuder inte och tar inte emot pengar eller opassande gåvor. Du ska undvika att hamna i jävsituationer och aldrig ta emot någon form av otillbörlig betalning, gåva eller annan ersättning som kan påverka, eller som kan uppfattas påverka, VGR:s objektivitet och opartiskhet. All tjänsteutövning ska vara saklig och objektiv. Det betyder att släktskap, vänskap eller andra privata relationer får inte påverka tjänsteutövning och beslutsfattande. 2 Bakgrund och syfte Inom det offentliga handlägger vi ärenden och sköter andra uppgifter som ofta har stor betydelse för enskilda människor eller företag. En grundförutsättning är att vi aldrig agerar på ett sådant sätt att förtroendet för VGR:s, styrelsers, nämnders eller förvaltningars saklighet eller opartiskhet kan rubbas. Denna riktlinje är ett stöd för att både tydliggöra VGR:s hållning och tolka gällande lagstiftning. Riktlinjerna utgår från Sveriges kommuner och landstings (SKL) vägledning om mutor och jäv. 2

17 Syfte med riktlinjerna är att tydliggöra VGR:s värderingar och förhållningssätt mot korruption visa på riskerna med att över huvud taget ta emot gåvor och förmåner från personer eller företag som man har att göra med i tjänsten visa hur du kan resonera och agera när du stöter på frågor om mutor eller jäv fungera som underlag för arbetsplatsdiskussioner där du och dina kollegor gör klart för er hur lagarna och myndighetens regler ska tillämpas i olika mut- och jävssituationer som skulle kunna uppkomma på arbetsplatsen. 3 Korruption Att utnyttja sin ställning för att uppnå otillbörlig fördel för egen eller annans vinning. I begreppet ingår bland annat att ge och ta emot muta, jäv, maktmissbruk och vänskapskorruption. Både att ge och ta emot en muta är ett brott. Även ett löfte om att ge eller ta emot en gåva är förbjudet, oavsett värde. Västra Götalandsregionen har nolltolerans mot korruption. 3.1 Muta Vad säger lagen om mutor? Lagreglerna om tagande och givande av muta finns i 10 kap. brottsbalken (BrB). De omfattar alla arbetstagare och uppdragstagare, oavsett om de är anställda i offentlig eller privat tjänst och oberoende av befattning eller anställningsform. Reglerna omfattar även förtroendevalda. Regler om åtal finns även i 20 kap. BrB och brottet tagande av otillbörlig förmån vid röstning finns i 17 kap. BrB. Mutbrott begås när en arbetstagare eller uppdragstagare för sin egen eller för någon annans räkning tar emot en muta eller annan otillbörlig förmån för sin tjänsteutövning. Att begära en muta eller att låta sig bli utlovad en muta är också ett brott. Något orsakssammanhang behöver inte finnas mellan förmånen och det sätt på vilket arbetstagaren utför sitt arbete (10 kap. 5 a BrB). Givande av muta är att lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig förmån till arbets- eller uppdragstagare. Att acceptera en begäran från en tjänsteman eller förtroendevald om att få en otillbörlig förmån är också givande av muta (10 kap. 5 b BrB). Handel med inflytande är att ta emot, godta ett löfte om eller begära en otillbörlig förmån för att påverka annans beslut eller åtgärd vid myndighetsutövning eller offentlig upphandling. Likaså om man lämnar, utlovar eller erbjuder någon en otillbörlig förmån för att han 3

18 eller hon ska påverka annans beslut eller åtgärd vid myndighetsutövning eller offentlig upphandling(10 kap. 5 d BrB). 3.2 Förmåner Varje förmån som kan misstänkas påverka tjänsteutövningen ska betraktas som otillåten! Vid domstolsprövning görs alltid en samlad bedömning av alla omständigheter som har betydelse för det enskilda fallet. De ställer särskilt höga krav på anställda i den offentliga sektorn. Synnerligt strängt ser man på myndighetsutövning och offentlig upphandling. OBS! Det hjälper inte att DU som mottagare kunnat visa att DU inte påverkats av förmånen! Frågor som du bör ställa dig om du erbjuds något av en extern part Varför erbjuds jag den här förmånen? Har förmånen ett högt värde? Finns det risk för att jag påverkas i mitt arbete? Finns det risk för att allmänhetens förtroende för VGR skadas? Några typiska situationer där du bör tänka dig noga för är inför erbjudanden om gåvor, testamentsförordnanden, rabatter, provisioner, måltider, resor, konferenser, fritidserbjudanden, tjänster eller krediter, men även mer dolda förmåner som exempelvis inköp till självkostnadspris. Ett bra sätt att undvika svåra gränsdragningsproblem är att du helt undviker att ta emot gåvor och förmåner. Ibland kan en givare komma att uppfatta det som oartigt av mottagaren att avböja en gåva eller belöning. Om värdet är mycket lågt kan det vara tillåtet att ta emot den. Men om den över huvud taget ska kunna tas emot måste det vara helt klart att den inte kan uppfattas som muta. Ibland kan även en gåva eller belöning utan ekonomiskt värde framstå som så attraktiv för mottagaren att den kan tänkas påverka dennes tjänsteutövning. Rena penninggåvor kan aldrig tas emot även om det skulle röra sig om små belopp. Om du är osäker på hur ett erbjudande om en gåva eller förmån ska hanteras bör du ta upp frågan med din chef för bedömning. En otillbörlig gåva kan naturligtvis inte bli tillåten genom att en chef godkänner den. Vid utlandsresor är det en bra utgångspunkt för det egna uppträdandet att de lagar, policys och etiska regler som gäller på hemmaplan även ska följas utomlands. Om den lokala lagstiftningen är strängare gäller naturligtvis den. Det kan någon gång hända att du erbjuds en gåva som egentligen är för dyrbar att acceptera men där kulturen förutsätter att den tas emot. Du bör då snarast lämna gåvan till behörig chef för beslut om hur VGR ska ta hand om den. 4

19 3.3 Jäv och andra intressekonflikter Vad säger lagen om jäv? Lagreglerna om jäv för förtroendevalda och medarbetare finns i 6 kap kommunallagen. Reglerna talar om när en anställd eller förtroendevald ska anses ha ett sådant intresse i ett ärende att hens opartiskhet kan ifrågasättas. Jävsreglerna gäller vid all ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka dess utgång. Reglerna gäller inte bara den som beslutar i ett ärende, utan gäller även den som bereder ett ärende När är man jävig? Klara fall av jäv är om du eller någon närstående är sökande i ärendet eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för dig eller en närstående Du kan också vara jävig om det finns någon annan särskild omständighet som skulle kunna rubba förtroendet för din opartiskhet, till exempel om du är vän eller ovän med någon som är part eller intressent i ärendet ekonomiskt beroende av en part eller intressent engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning I jävsituationer bör försiktighetsprincipen tillämpas. Det innebär att den det berör ska avstå från att delta i hanteringen av ärendet för säkerhets skull Konsekvens av jäv Om du är jävig får du inte delta i handläggningen av ärendet eller uppdraget. Det innebär att du normalt inte får vidta någon åtgärd i ärendet över huvud taget. Den som är jävig får inte heller närvara vid det nämnd-/styrelsesammanträde när ärendet behandlas och/eller beslutas. Om du känner till någon omständighet som kan antas utgöra jäv mot dig ska du självmant meddela detta, normalt till din chef eller motsvarande. Är du tveksam om jäv föreligger bör du ta upp frågan till diskussion. Om du skulle delta i ett ärendes handläggning fast du är jävig kan du orsaka försening av det, eftersom ett beslut i ärendet kan överklagas på grund av jävet. 5

20 4 Ansvar För att stärka det preventiva skyddet mot korruption, muta och jäv är det av största vikt att alla delar i organisationen löpande ser över och uppdaterar sitt skydd i form av dokumenterade rutiner, kontroll av identifierade riskområden samt löpande för samtal utifrån identifierade risker inom sitt respektive arbetsområde. VGR:s ställningstagande om nolltolerans är ett stöd och tydliggörande av en kultur som motverkar alla former av oegentligheter. Regionstyrelsen fattar beslut om regionala riktlinjer. Ska utöva uppsikt över övriga nämnder och styrelser arbete mot korruption. Nämnden/styrelsen och bolagsstyrelsen ansvarar för att riktlinjerna efterlevs i sin organisation och genomförs inom ramen för arbetet med intern kontroll. Alla förtroendevalda och medarbetare ansvarar för att sätta sig in i och följa de lagar och riktlinjer som gäller. Det innebär bland annat att i diskussion med chefer och kollegor aktivt medverka till att tillämpningen av regler och riktlinjer på din arbetsplats uppfyller högt ställda etiska krav. 5 Rapportera missförhållanden och misstanke om oegentligheter Vi förväntas som förtroendevalda och medarbetare i offentlig sektor att leva upp till högt ställda krav på saklighet och opartiskhet i vårt arbete/uppdrag. Vi har anledning att förvänta oss att även andra på vår arbetsplats lever upp till samma höga krav. Lojaliteten mot uppdraget och mot uppdragsgivaren ytterst invånarna innebär att vi inte heller stillatigande ska acceptera tecken på oegentligheter i vår närhet. VGR tolererar inte korruption, mutor och annat som kan rubba allmänhetens förtroende för vår verksamhet. Du som är förtroendevald eller medarbetare i VGR ska rapportera misstanke om brott, överträdelser och avvikelser från reglerna. 5.1 Så här gör du en anmälan I första hand ska du anmäla misstanke om oegentligheter till närmaste chef. Om detta inte är lämpligt kan ärendet eskaleras till koncernsäkerhetschefen. Du som är förtroendevald ska i första hand anmäla misstanke om oegentligheter till ordförande eller vice ordförande i den nämnd/styrelse det gäller. Om detta inte är lämpligt kan anmälan göras till koncernsäkerhetschefen. 6

21 Ärende 3

22 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Regionservice, ledningskansliet Handläggare: Erik Hallberg Telefon: E-post: Till servicenämnden Uppföljningsmodell leveransstrategi servicetjänster Förslag till beslut 1. Servicenämnden fastställer uppföljningsmodell för leveransstrategi gällande servicetjänster i Västra Götalandsregionen. Sammanfattning av ärendet Servicenämnden beslutade , att fastställa en plan för leveransstrategi gällande servicetjänster i Västra Götalandsregionen. Servicedirektören fick i uppdrag att arbeta fram och presentera ett förslag på uppföljningsmodell där det tydligt framgår hur arbetet med benchmarking och omvärldsbevakning ska bedrivas inom Regionservice. En uppföljningsmodell för leveransstrategi gällande servicetjänster har upprättats. Regionservice Thomas Front Servicedirektör Bilagor 1. Uppföljningsmodell leveransstrategi servicetjänster Beslutet skickas till Servicedirektör Ekonomichef Regionservice Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

23 1 (4) Datum: Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Regionservice, ledningskansliet Handläggare: Erik Hallberg Telefon: E-post: Uppföljningsmodell Leveransstrategi servicetjänster Bakgrund I de beslutade principer för samordningen av serviceverksamheterna i Västra Götalandsregionen, RF , framgår det tydligt att Regionservice ska leverera alla servicetjänster som är samordnade. Regionservice ska tillhandahålla servicetjänsterna med egna resurser eller via upphandlade leverantörer. Nyttjande av upphandlade leverantörer för hela eller delar av servicetjänster kan användas som ett av medlen för att uppnå serviceverksamhetens effektiviseringskrav. I Västra Götalandsregionens budget för 2017 framgår det att verksamheter inom Regionservice kontinuerligt ska genomlysas och analyseras utifrån kriterierna kvalitet, kostnad och effektivitet. De verksamheter inom Regionservice som bedöms drivas bättre av annan aktör ska/kan upphandlas. Plan för leveransstrategi Servicenämnden beslutade , att fastställa en plan för leveransstrategi gällande servicetjänster i Västra Götalandsregionen, VGR. I denna plan fastslås ett antal principer som ska vara vägledande för vilka tjänster som bör utredas gällande om de ska utföras av upphandlade leverantörer: 1. Tjänsten ska vara väl definierad och mogen för upphandling. a. Regionservice har beställarkompetens. 2. Det finns en väl fungerande extern leverantörsmarknad för tjänsten. a. Tjänsten upphandlas av andra landsting eller andra större organisationer. b. Det finns goda aktuella exempel. c. Leverantörer har en balans där utgångspunkten är att Regionservice inte är den dominerande kunden hos leverantören. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

24 Datum Diarienummer: SN (4) 3. Det finns inte betydande strategiska eller kompetensmässiga skäl att utföra tjänsten med egna resurser. a. Tjänsten tillhör inte det som enligt vision och strategi är att betrakta som Regionservice huvuduppdrag/kärnkompetens. b. Det är, ur ett VGR-perspektiv, och med hänsyn till tjänstens betydelse i servicemottagarnas processer, lämpligt att leverans sker via upphandlad leverantör. c. Regionservice uppfattas som en professionell tjänsteleverantör även om tjänsten utförs av upphandlade leverantörer. 4. Benchmarking och omvärldsbevakning indikerar att det totalekonomiskt och kvalitetsmässigt är fördelaktigt att upphandla hela eller delar av tjänsten. Utgångspunkter för uppföljningsmodellen Uppföljningsmodellen ska vara kopplad till den beslutade styrmodellen för service i Västra Götalandsregionen, RF och ska vara koordinerad med ledningsstrukturen för servicesamspelet som är beslutad av regiondirektören. Uppföljningsmodellen ska ingå i Regionservice ledningssystem och vara en naturlig del i ledning och styrning av Regionservice. Övergripande aktiviteter i uppföljningsmodellen är: - Plan för nyckeltalsuppföljning och benchmarking ska fastställas i budget och verksamhetsplan. - Nyckeltal och benchmarking ska redovisas i samband med delårsbokslut och årsredovisning. - Analys, slutsatser, rekommendationer och omvärldsbevakning ska presenteras i årsredovisningen. - Regionservice ska arbeta fram en handlingsplan med aktiviteter och eventuella förslag på förändringar gällande om vissa tjänster eller leveranser ska utföras i egen regi eller upphandlas. Handlingsplan ska fastställas av servicenämnden i kvartal 1. En förutsättning för uppföljning är att tjänsterna ska vara väl definierade. Utgångspunkten för definition av tjänsterna görs i tjänstebeskrivningar inom ramen för den regionala tjänstekatalogen som är beslutad av regiondirektören.

25 Datum Diarienummer: SN (4) Nyckeltal Som en grund i uppföljningsmodellen ska det finnas en tydlig nyckeltalsuppföljning av Regionservice tjänster och leveranser, uppföljningen ska vara kopplad till respektive tjänst i tjänstekatalogen. I uppföljningsmodellen ska det finnas en tydlig nyckeltalsuppföljning av Regionservice tjänster och leveranser och leveranser. Uppföljningen ska vara kopplad till respektive tjänst i tjänstekatalogen. Syfte med nyckeltal Syftet med nyckeltalsuppföljningen är att tjänsternas prestation över tid ska kunna följas via ett fåtal relevanta nyckeltal. Utgångspunkten är att det i huvudsak är branschnyckeltal som är kopplade till tjänstebeskrivningarna. Benchmarking Benchmarking av servicenämndens tjänster ska göras regelbundet, varje år. En jämförelse av de nyckeltal som redovisas enligt ovan ska göras internt och med relevanta organisationer som har leveranser av motsvarande tjänster. Regionservice ska aktivt delta och vara med och utveckla det nationella benchmarkingprogram som drivs inom ramen för Best Service/Sveriges kommuner och landsting, SKL. Regionservice ska även delta i relevanta nationella benchmarkingprogram för administrativa tjänster. Vid jämförelser är det viktigt att alla kostnader tas med särskilt gäller det tillkommande kostnader för uppföljning, avtalsvård, kvalitetskontroll etc när upphandlad leverantör anlitas. Grunden är att samma krav ska gälla för upphandlade tjänster som för den egna verksamheten. Syfte med benchmarking Genom tillgång till lättinsamlad, relevant och tillgänglig information kunna jämföra sig både internt och med andra organisationer och därmed få signaler och inspiration till att utveckla och förbättra serviceprocesserna. Benchmarking ska ge viktig information om hur effektiv och konkurrenskraftig respektive tjänst är. Benchmarking är en process för att jämföra den egna processen gentemot de bästa på området best practice eller den norm som finns för området. Syftet är att Regionservice resultat ska jämföras internt och med andras för att säkerställa rätt prestation eller identifiera utvecklingsområden. En grund för att kunna identifiera best practice är att ha jämförelsedata som beräknas på samma grunder som de egna. Det är viktigt att relevanta data väljs ut. Data som säkerställer att det som analyseras och utvärderas är sådant som driver servicenämndens verksamhet åt rätt håll. Utmaningen är särskilt stor att säkerställa att de indikatorer som väljs ut är relevanta - sådana som ska förbättras. Lärandeprocessen i detta är viktig. En grund att agera på och en grund både för utveckling av den leverans som Regionservice tillhandahåller och ett lärande för

26 Datum Diarienummer: SN (4) Västra Götalandsregionen. Valet av fokusområden är en strategisk fråga för servicenämnden. Årshjul för uppföljning Kvartal 4 Uppföljning av årets handlingsplan Benchmarking och nyckeltalsuppföljning fastställs i verksamhetsplan för kommande år. Fokusområden fastställs. Kvartal 1 Redovisning inklusive analys av föregående år. Handlingsplan fastställs med aktiviteter och eventuella förslag på förändring av tjänster/processer i egen regi eller via upphandling Kvartal 3 Redovisning utfall nyckeltal och benchmarking delårsbokslut augusti Kvartal 2 Redovisning utfall nyckeltal och benchmarking delårsbokslut mars

27 Ärende 4

28 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Ärendenummer SN 2016:00914 Västra Götalandsregionen Regionservice Handläggare: Göran Mattsson Telefon: E-post: Till Servicenämnden Utvecklingsplan Tvätteriet Alingsås Förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner utvecklingsplan för Tvätteriet Alingsås. 2. Servicenämnden godkänner föreslagen investering för 2017 om 13,2 mnkr under förutsättning att utrymme finns i beslutad investeringsram. 3. Servicenämnden överlämnar föreslagen resterande investeringsplan om 90,8 mnkr till den regionala investeringsberedningen. 4. Servicenämnden ger servicedirektören i uppdrag att genomföra utvecklingsplan för Tvätteriet Alingsås under förutsättning att investeringen ryms i den regionala investeringsplanen beslutad av regionstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Tvätteriet har historiskt sett investerat i utrustning då det har funnits ett behov av ökad maskinkapacitet eller när utrustning varit uttjänt på grund av ålder. Investeringarna har planerats utifrån ett nuläge och rymts i den egna investeringsbudgeten. En strategiskt utarbetad plan för framtiden har saknats. Inför budgetarbetet 2016 utformade ledningsgruppen på Tvätteriet en utvecklingsplan för Tvätteriet som fick arbetsnamnet Framtidens Tvätteri 2021 Tvätteri 4.0. Det är en utvecklingsplan som sträcker sig fram till år 2021 och innehåller en rad förändringar som syftar till att skapa en långsiktig kostnadseffektiv process med hög leveranssäkerhet och med nytta för både ägare och kunder. Ledningen har haft stort fokus på att med hjälp av teknik förbättra den fysiska arbetsmiljön på Tvätteriet Alingsås. Regionservice Thomas Front Servicedirektör Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

29 2 (2) Bilaga 1. Utvecklingsplan Tvätteriet Investeringsplan 3. Samanställning kostnader och nyttoeffekter Beslutsexpediering Servicedirektör, Thomas Front, Områdeschef, Göran Mattsson, Ekonomichef, Martin Hultén, Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

30 Bilaga 1. Utvecklingsplan Projektbeskrivning Framtidens tvätteri tvätteri 4.0 Bakgrund Tvätteriet har historiskt sett investerat i utrustning då det har funnits ett behov av ökad maskinkapacitet eller när utrustning varit uttjänt på grund av ålder. Investeringarna har planerats utifrån ett nuläge och rymts i den egna investeringsbudgeten. En strategiskt utarbetat plan för framtiden har saknats. Inför budgetarbetet 2016 utformade ledningsgruppen på Tvätteriet en utvecklingsplan för Tvätteriet som fick arbetsnamnet Framtidens Tvätteri 2021 Tvätteri 4.0. Det är en utvecklingsplan som sträcker sig fram till år 2021 och innehåller en rad förändringar som syftar till att skapa en långsiktig kostnadseffektiv process med hög leveranssäkerhet och med nytta för både ägare och kunder. Ledningen har haft stort fokus på att med hjälp av teknik förbättra den fysiska arbetsmiljön på Tvätteriet. Nuläge Kundperspektiv. Tvätteriet i Alingsås försörjer idag sjukvården inom Västra Götaland och Värmland med tvätt, textilier och sterila produkter. Förnärvarande har Tvätteriet ca 300 anställda och tvättar och efterbehandlar ca 40 ton textilier per dag. Tvätteriet erbjuder olika beställningssystem beroende på typ av textilier. Textilier utan id inventeras och beställs manuellt via beställningssidan och textilier med id läses in i efterbehandlingen och skapar i samma stund en ny order till kund. Kunden lägger idag förhållandevis mycket tid och resurser på att inventera och beställa tvätt, det skapar ett merarbete som uppskattningsvis motsvarar ca 10 MSEK per år. Verksamhetsperspektiv Tvätteriet sorterar, tvättar och efterbehandlar idag mot lager. Man tvättar i den ordning som tvätten kommer in till tvätteriet. Det saknas teknik för att se kundens behov vilket försvårar produktionsplanering och den dagliga styrningen. Ca 7 % av textilstocken lagras på Tvätteriet. Medarbetarperspektiv Tvätteriet arbetar systematisk med att sänka sjukfrånvaron som idag ligger på en jämförelsevis hög nivå (utfall ackumulerat t.o.m. september 12,6 %). Detta arbete har resulterat i en rad åtgärder som kommer att leda till en fortsatt minskning av sjukfrånvaron. Ledningen ser emellertid att för att komma ner på en ytterligare lägre nivå krävs omfattande förändring av den fysiska arbetsmiljön. Miljöperspektiv Miljöfrågorna är alltid i centrum på Tvätteriet. Hela vårt arbete bygger på att göra så liten påverkan på miljön som möjligt. Att använda flergångstextilier är i sig ett miljöval, men vi gör dessutom allt vi kan för att reducera användningen av skadliga kemikalier i tvättprocessen till ett minimum. Detsamma gäller användning av energi och vatten vid tvätt, energi vid uppvärmning och bränsleförbrukning vid transporter.

31 Bilaga 1. Utifrån ett miljöperspektiv står Tvätteriet inför ett antal utmaningar framöver: 1. En betydande del av Tvätteriets maskinutrustning drivs idag på gasol och behöver ersättas för att nå målet om att vara fossilt oberoende år Skapa förutsättningar i processen för att kunna hantera alternativa material till dagens bomull och på så sätt bidra till att målet att minska mängden konventionell bomull och öka andelen förnyelsebar råvara med mindre miljöpåverkan. 3. Energiåtervinning. Framtida läge 2021 Med UHF (Ultra High Frequency) id i textilierna skapar vi nya möjligheter för både kund och verksamhet. Med UHF tekniken kan vi erbjuda ett enhetligt beställningssystem där kunden per automatik alltid har rätt artiklar i rätt antal att tillgå utan att lägga tid på inventering och beställning. Med UHF tekniken frigör vi resurser åt vården. Med en standardiserad ID-märkning i textilierna (UHF) kommer tvätteriet se när kunden förbrukat en artikel och har behov av en ny. Utöver kundnyttan enligt ovan skapar detta förutsättningar för bättre produktionsplanering och möjlighet till att producera mot kundorder. Teknikutvecklingen är en förutsättning för att Tvätteriet även i en framtid ska kunna erbjuda service till rätt kvalitet och till lägsta kostnad. Projektets totala effektivisering beräknas år 2021 motsvara fyrtio årsarbetare, vilket ryms inom ramen av naturlig avgång. Projektet syftar till att använda ny teknik för att avlasta och eliminerar de tunga och repetitiva arbetsmomenten (Exempel på tunga och monotona arbetsplatser som automatiseras de närmaste 5 åren är bla mottagningen av smutstvätt, manuell kontroll av fickinnehåll på personalkläder, manuell sortering av smutsig tvätt, tunga förflyttningar av ren tvätt i efterbehandlingen samt manuell förflyttningar av vagnar i leveransavdelningen.) Kommande investeringar kommer att ställa nya krav på våra medarbetare, vilket i sig kommer ge ett ökat arbetsinnehåll och skapar förutsättningar för vidareutveckling inom yrket. Vi ser också att statusen på yrket kommer att höjas i takt med att arbetsinnehåll och kompetenskraven ökar. En förbättrad fysisk arbetsmiljö i kombination med ett utökat arbetsinnehållet är en av flera lösningar på dagens höga sjukfrånvaro. Nya och effektivare tumlare och finishtunnlar bidrar till att Tvätteriet når målet om att vara fossilt oberoende Den nya tekniken tillåter även alternativa material än bomull i tvättprocessen och bidrar till att målet att minska mängden konventionell bomull och öka andelen förnyelsebar råvara med mindre miljöpåverkan. Göran Mattsson Områdeschef Monica Wehlin Sektionschef Process

32 Bilaga 2 Projekt "Framtidens Tvätteri 2021" År Investering utifrån effektivisering Investering utifrån slitage/ miljömål Investeringskostnad (kr) Övriga kostnader (kr) Total kostnad. Avskrivningstid Nyttoeffekt 5 år Resultatpåverkan 5 år 2017 Produktionssytem år X-ray + "picker" Sortering (ersätter kontroll av fickinnehåll) år UHF - id + uppmärkning av personalkläder år UHF tunnel för in/ utläsning av gods + kompletterande UHF utrustning år Tvättrör + 6 tumlare/ 2 tvättrör 10 tumlare. + Tumlare 8 st ångdrivna bakom rör 1& år Automatsortering personalkläder år UHF - id + uppmärkning av patienttextilier år Ombyggnad efterbehandling för personalkläder "Hetluft" år Ersätta finish tunnel (gas) år Mottagning smutstvätt: automatiserad år hantering Automatisk frammatning av gods till år vikmaskin för filtar och frotté 2019 Automatsortering patienttextilier år Automatiserat FVL pack / packa år personalkläder mot kund 2019 Automatiserad line för utleverans år Regionservice Invest.beredning

33 Bilaga 3 SAMMANSTÄLLNING KOSTNADER & NYTTOEFFEKTER Sidan 1 (2) RESULTATPÅVERKAN Totalt År år 1-8 Gröna nyttoeffekter Gula nyttoeffekter Gröna + gula nyttoeffekter Kostnader för investering S:A RESULTATPÅVERKAN Ackumulerad resultatpåverkan KASSAFLÖDESPÅVERKAN Totalt Kassaflöde Totalt År år 1-5 år 6, 7, 8 år 1-8 Gröna nyttoeffekter Gula nyttoeffekter Gröna + gula nyttoeffekter /. Investering /. Kassaflöde övr utgifter S:A KASSAFL.PÅVERK. FÖRVALTN Ackumulerad kassaflödespåverkan

34 Bilaga 3 SAMMANSTÄLLNING KOSTNADER & NYTTOEFFEKTER Sidan 2 (2) Kronor Nyttostapel Kronor Realiseringsdiagram - resultatpåverkan , Resultatpåverkan per år , Ackumulerad resultatpåverkan Gröna och gula nyttoeffekter Kostnader och nettonytta År Investeringens överskott i % = 54 Överskottet i % = (1-(kostnader / gröna + gula nyttoeffekter)) x 100

35 Ärende 5

36 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Regionservice, Ledningskansliet Handläggare: Erik Hallberg Telefon: E-post: Servicenämnden Serviceöverenskommelser 2017 Förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner 28 presenterade serviceöverenskommelser Servicenämndens ordförande och servicedirektören får i uppdrag att underteckna överenskommelser 2017, under förutsättning att motparterna också godkänner och undertecknar. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsen beslutade 21 juni 2016, 189, om regiongemensamma riktlinjer för detaljbudgetarbetet 2017 att nämnder och styrelser får i uppdrag att sluta serviceöverenskommelser före 31 oktober Regionservice Thomas Front Servicedirektör Bilaga Tjänsteutlåtande 17 oktober 2016 Besluten skickas till Thomas Front Annette Malmqvist Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

37 Ärende 6

38 1(1) Datum Ärendenummer SN Redovisning av delegeringsbeslut Förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner redovisning av delegeringsbeslut enligt förteckning 19 oktober Sammanfattning av ärendet Redovisning av servicedirektörens beslut som fattats med stöd av servicenämndens delegering: - inom område ekonomi, inom område HR/personal, Beslutsunderlag Servicedirektörens förteckning

39 Datum Diarienr SN Redovisning av beslut enligt servicenämndens delegering servicenämndens sammanträde den 28 oktober 2016 Delegat: Servicedirektören Beslutsdatum Område Delegeringsbeslut Beslutet avser Ekonomi Utse attestanter och utanordnare Sammanställning över attestuppdrag: Serviceområde Koncernservice: -ett fr.o.m Ärendenummer och handlingens nummer /Anmärkning Originalhandling finns hos ekonomi/redovisning/rns/ RH Mariestad HR/Personal Anställning av personal Verksamhetsutvecklingschef fr.o.m vid Ledningskansliet.

40 Ärende 7

41 1(1) Ärendenummer SN Redovisning av anmälningsärenden vid servicenämndens sammanträde 28 oktober 2016 Regionstyrelsen och regionfullmäktige 1. Val av indikatorer för att följa upp fullmäktiges mål i budget 2017, RS Protokollsutdrag RS , 229, SN Svar på servicenämndens förfrågan om sjukresor förtydligande av sjukreseverksamhetens uppdrag, RS Protokollsutdrag RS , 245, SN Motion av Tord Gustafsson (M) om lustfyllda mellanmål för svårt sjuka barn, RS Protokollsutdrag RF , 139, SN , SN Övrigt 4. Förteckningar över pågående och klara uppdrag från och till servicenämnden