Myndighetsroll och partnerskap Riktlinjer för relationer med leverantörer

Transkript

1 1 (5) HSN Myndighetsroll och partnerskap Riktlinjer för relationer med leverantörer Riktlinjerna beslutades av Hälso- och sjukvårdsdirektör Catarina Andersson Forsman 30 september Hälso- och sjukvårdsförvaltningens relationer med leverantörer av vård, andra tjänster eller produkter ska genomsyras av ambitionen att åstadkomma en god hälsa och en vård som kännetecknas av god kvalitet och hög effektivitet. Relationerna till leverantörerna ska präglas av hög integritet, professionellt kunnande och ett gott bemötande. Förvaltningen och all personal ska ha en oberoende ställning till vårdgivarna och andra leverantörer. All hälso- och sjukvård i Stockholms läns landsting styrs genom åtskillnad mellan beställaren och vårdgivarna. Drygt två tredjedelar av den skattefinansierade vården drivs av landstinget och knappt en tredjedel drivs av privata företag och ideella organisationer. Vid sidan av vårdgivarna är verksamheten beroende av många företag och organisationer som levererar andra specialiserade tjänster och produkter på uppdrag av landstinget. Leverantörerna konkurrerar sinsemellan med pris, kvalitet och idéer. En sund konkurrens som baseras på konkurrensneutralitet, transparens och tydliga villkor är förutsättningar för en effektiv hälso- och sjukvårdsmarknad. Därmed är det också en grund för att befolkning och patienter ska få bästa möjliga vård med de resurser i form av skattemedel som anslås till hälso- och sjukvården. Det är Hälso- och sjukvårdsförvaltningen som har ansvaret som beställare för att hålla samman detta omfattande nätverk av aktörer och intressen. Ansvaret omfattar alla enskilda avtal och relationer men inbegriper också den övergripande uppgiften att hälso- och sjukvården som helhet ständigt utvecklas och förbättras. Våra externa relationer är viktiga för att infria förvaltningens Vår vision om effektiv vård och delaktighet i omvärlden. Vården ser oss som en kompetent och positiv samarbetspartner. Vi har effektiva processer och uppdaterar kontinuerligt och snabbt avtal, riktlinjer och beslutsstöd. I vår dialog med politiker och omvärld, vårdgivare och invånare är vi lyhörda och öppna. Utdrag ur Vår vision.

2 2 (5) Välfungerande relationer mellan Hälso- och sjukvårdsförvaltningen och våra leverantörer är en viktig förutsättning för vår verksamhet och ett led i strävanden att uppfylla våra ambitioner. När vi samverkar med leverantörer av vård och andra tjänster eller produkter gör vi det med våra mål som utgångspunkt. Bland annat är det viktigt att: tillhandahålla en effektiv vård av god kvalitet med befolkningens och patienternas behov i centrum optimera resursanvändningen skapa utveckling och innovation säkra valfrihet och mångfald med styrbarhet och kontroll över avtalad verksamhet förse de förtroendevalda med underlag av hög kvalitet avseende leverantörer och leverantörsförutsättningar sträva efter att göra leverantörernas administrativa börda så liten som möjligt Förvaltningens grundläggande förhållningssätt ska vara hög integritet, professionellt kunnande och ett gott bemötande. Det ska också alltid stå utom all tvivel att vi verkar etiskt inom ramen för lagar och riktlinjer. De relationer som byggs upp mellan förvaltningens medarbetare och våra leverantörer både av vård och annat är viktiga. Att skapa och upprätthålla goda relationer till avtalsmotparter ställer höga krav. Det innebär att från tid till annan växla mellan myndighetsrollen och partnerskapsrollen. I myndighetsrollen ligger den helt centrala uppgiften att kontrollera att ingångna avtal följs, att efterfrågade uppgifter registreras och rätt ersättning betalas ut. I rollen ligger att vidta olika åtgärder om leverantören exempelvis inte lever upp till de måltal som lagts fast. God måluppfyllelse kan rendera bonus, medan brister kan resultera i att leverantören får betala tillbaka delar av ersättningen som vite. I myndighetsrollen ligger också ett stort mått av service t ex löpande information och återkoppling och rådgivning till leverantören vid fullföljande av avtalet, vid hantering av system etc. I partnerskapsrollen ligger vårt intresse att få impulser hur vården för patienterna kan förbättras. Vårdgivarna har ofta stora kunskaper om förbättringspotential, hur nya vårdmetoder fungerar och möjligheten till

3 3 (5) innovationer. Vi har även intresse av ökad kunskap om hur förvaltningens agerande i marknaden kan bli bättre. I grunden för relationen bör ligga ett gemensamt intresse till ständig utveckling och förbättring för att nå uppsatta mål. Båda rollerna bygger därför på att konstruktiva professionella relationer utvecklas mellan förvaltningens och leverantörens medarbetare. Tvister och utsatta situationer ska hanteras sakligt. Handläggare ska få stöd från sin närmaste chef och tillgång till relevant kompetens. Förvaltningens medarbetare riskerar ibland att hamna i utsatta situationer. Exempel kan vara att missnöje från leverantörens sida går ut över den enskilda handläggaren. Avtalsuppföljningen kan också uppdaga brister och fel som när de påpekas leder till spänningar och tvister. En enskild handläggare ska aldrig behöva stå ensam i en sådan situation. Handläggaren har rätt till stöd från närmaste chef och en skyldighet att förankra bedömningar och åtgärder Leverantörerna ska bemötas sakligt även när relationen är ansträngd Eventuell juridisk eller annan speciell problematik ska handläggas med stöd från relevant kompetens Hälso- och sjukvårdsförvaltningen respekterar alltid regelverket om korrekta relationer med leverantörer och avtalsparter. Inom landstinget arbetar vi på medborgarnas uppdrag och i deras intresse. Demokrati, rättssäkerhet och effektivitet är grundläggande värden för all offentlig verksamhet. Medborgarnas förtroende fordrar att vi som verkar i denna inte låter oss påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i vårt arbete. En anställd eller en person som arbetar på förvaltningens uppdrag ska inte ens kunna misstänkas för att låta sig påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i sitt arbete. Tagande av muta och givande av muta är brottsligt enligt brottsbalken Mutbrott begås när en arbetstagare eller uppdragstagare för sin egen eller för någon annans räkning tar emot en muta eller annan otillbörlig förmån för sin tjänsteutövning. Att begära en muta eller att låta sig bli utlovad en muta är också ett brott.

4 4 (5) Givande av muta är att lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig förmån till arbets- eller uppdragstagare. Jävsregler Jävsreglerna, som finns i kommunallagen, gäller vid all ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka dess utgång. Reglerna gäller både den som beslutar i ett ärende och den som bereder ett ärende. Exempel på jävssituationer om du eller någon närstående kan ha nytta eller lida skada i ett ärende om det finns risk för partiskhet beroende på vänskap, ekonomiska band eller du är engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke kan uppkomma att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning. En central del av leverantörsrelationen är att vårda avtalen, men också att ta tillvara utvecklings- och förbättringsmöjligheter. Förvaltningen grundlägger ett gott bemötande gentemot leverantören genom en löpande avtalsuppföljning som utmärks av god struktur. Vi vinnlägger oss också om en god service och att möta våra avtalsparter väl förberedda och med god kunskap. Det bör alltid framgå syftet med kontakten - om det är fråga om en reguljär kontakt eller frågeställningen har en annan karaktär, exempelvis handlar om utveckling eller omvärldsanalys. God struktur En god struktur är viktig för att skapa transparens och förutsägbarhet men är också ett sätt att effektivisera uppföljningsarbetet. samspelet med leverantören har en tydlig agenda som bottnar i avtal och planering för uppföljningen vid möten som har karaktären av förhandling ska vi vara minst två som representerar förvaltningen i varje avtalsrelation bör göras en riskanalys och vid behov tas det fram en åtgärdsplan som ska trygga att avtalet fullföljs på ett effektivt sätt samarbetet dokumenteras genom att alla överenskommelser som görs vid möten tecknas ned och diarieförs God service Våra leverantörer ska ha en väg in till förvaltningen. Normalt är det avtalshandläggaren som är kontaktperson för befintliga avtal och ansvarar för att de frågor som ställs till förvaltningen besvaras.

5 5 (5) Förvaltningens grundprinciper är att samma dag bekräfta mottagandet av frågan och tala om när ett svar kan förväntas lämnas rätt svar är bättre än ett snabbt svar hela förvaltningen har ett ansvar att stötta den enskilda avtalshandläggaren. God kunskap Det är en naturlig del av arbetet att vara väl förberedd när man möter leverantören. Det innebär ibland att skaffa sig uppbackning när svåra frågor ska avhandlas. God kunskap är också grunden för att kunna ta till vara utvecklingsmöjligheterna i avtalsrelationen. förvaltningens mål och behov inom ett vårdområde bör kommuniceras till avtalsparten med regelbundenhet bör ett möte ägnas åt att diskutera och dokumentera vilka förbättringar som är möjliga att åstadkomma inom gällande avtals ram vid LOU-upphandlade avtal bör det minst en gång per avtalsperiod, i god tid före nästa upphandlingsomgång, diskuteras hur vårdområdet och kommande förfrågningsunderlag kan förbättras. Innovationer är viktiga för hälso- och sjukvården. Därför har förvaltningen inrättat ett Idéråd som ska värdera inspel från vårdgivare och andra leverantörer. Det är också ett ansvar för hela förvaltningen att ta tillvara utvecklingsförslag. De kompetenser som finns i förvaltningens olika avdelningar är ett stöd bland annat för avtalshandläggarna i arbetet att synliggöra och värdera förslag som kommer fram i samspelet med leverantörerna. Transparent förhållningssätt Ett transparent förhållningssätt är grundläggande för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. När det gäller relationer till våra leverantörer i synnerhet vårdgivarna innebär det att vi ska vara duktiga på att kommunicera bakgrunden till fattade beslut, till exempel gällande beslutade förfrågningsunderlag och träffade avtal.