Intern rutin för korruptionsbekämpning

Transkript

1 Inom ramen för den policy och uppförandekod mot korruption som antagits av koncernen har det beslutats att ställa en intern rutin för korruptionsbekämpning till koncernens alla intressenters förfogande. I detta dokument redogörs i detalj för den rutin som måste tillämpas av samtliga.

2 1 Definitioner KORRUPTION Korruption är ett beteende varigenom en person, direkt eller genom en gåva, ett erbjudande eller ett löfte, erbjuder, begär eller tar emot gåvor eller förmåner, oavsett art, för att genomföra, fördröja eller underlåta att genomföra en handling som direkt eller indirekt faller inom ramen för hans eller hennes befattning i syfte att uppnå eller bevara en affärsmässig eller ekonomisk förmån, eller påverka ett beslut (se uppförandekoden mot korruption). VISSELBLÅSARE SOM ANMÄLER KORRUPTION En person som med ärligt uppsåt, dvs. som vid tidpunkten för anmälan är uppriktigt övertygad om att hans eller hennes upplysningar är riktiga och fullständiga, anmäler en överträdelse eller risk för överträdelse av uppförandekoden mot korruption, kommer att skyddas mot alla former av repressalier.

3 2 Berörda personer Den interna rutinen för korruptionsbekämpning avser alla medarbetare i koncernen, externa och tillfälliga medarbetare, affärspartner, underleverantörer, leverantörer och, kunder. Genom denna spännvidd kan ACTIA-koncernen säkerställa en så omfattande återkoppling som möjligt.

4 3 Etikkommittén Kommittén har följande sammansättning: Två styrelseledamöter. En ledamot från direktionen för juridiska frågor. En ledamot från direktionen för kvalitet. En ledamot från den internationella direktionen. En ledamot från personaldirektionen. En korruptionsanmälan kan skickas till kommittén via följande e-postadress: Kommittén ska samlas varje gång en korruptionsanmälan tas emot och minst en gång per år för att analysera samtliga uppmärksammade fall och uppföljningen av dessa. Kommitténs roll är att analysera alla korruptionsanmälningar som görs inom koncernen, allteftersom de inkommer. Etikkommittén ska efter att ha undersökt allvaret i de förhållanden som görs gällande och uppgifternas exakthet, bedöma möjligheten att behandla varje korruptionsanmälan och, i förekommande fall, med nödvändig omsorg granska de förhållanden som uppmärksammas.

5 4 Förhållandets beskaffenhet Alla medarbetare kan rapportera sina farhågor och/ eller ställa frågor till överordnade (direkt överordnad, personaldirektör, personalavdelning, direktör för juridiska frågor) och/eller till etikkommittén om han eller hon konfronteras med en risk för korruption inom koncernen, om han eller hon med ärligt uppsåt anser att uppförandekoden mot korruption har överträtts, håller på eller riskerar att överträdas inom koncernen, om han eller hon upptäcker att någon utsätts för repressalier för att med ärligt uppsåt ha rapporterat en överträdelse inom koncernen. Grundregeln är att de visselblåsare som anmäler korruption måste identifiera sig. Hans eller hennes identitet kommer att behandlas konfidentiellt och anonymiteten respekteras. Efter att ha undersökt allvaret i de förhållanden som uppmärksammas och kontrollerat att upplysningarna stämmer, kommer etikkommittén att bedöma möjligheten att behandla korruptionsanmälan. Kommittén förbehåller sig rätten att inte utreda påståenden som görs i ond tro och/ eller påståenden som görs utan tillräckliga upplysningar. Så långt det är möjligt måste du rapportera exakta förhållanden, tidpunkter och sammanhang samt om det finns andra vittnen till de förhållanden som uppmärksammas.

6 5 Stegvis rapporteringsrutin ELLER Eftersom det rör sig om en individuell åtgärd måste den som rapporterar uppfylla kriterierna i definitionen av en visselblåsare som anmäler korruption (se ovan) för att åtnjuta straffrättslig immunitet, samt respektera följande stegvisa rapporteringsrutin: En korruptionsanmälan kan först göras internt (till direkt överordnad, personaldirektör, personalavdelning, direktör för juridiska frågor). Om detta inte är möjligt inom en rimlig tidsfrist eller, beroende på omständigheterna, bör göras direkt, kan du rapportera direkt till etikkommittén på följande adress: contact.integrity@actia.fr Etikkommittén kommer att bekräfta mottagandet så snart din rapport inkommmer. På samma sätt kommer etikkommittén att bekräfta att anmälan har behandlats. Du kan när som helst ta kontakt med din överordnade, personaldirektören, den administrativa och finansiella direktören eller direktören för juridiska frågor, som är lämpliga samtalspartner, för att diskutera din farhågor och/eller ställa frågor. Styrelsen för bolagen i ACTIA-koncernen ska se till att de överordnade som du kontaktar kan ge dig all hjälp och de råd som krävs för att tillämpa ACTIA-koncernens uppförandekod mot korruption.

7 6 Skydd mot repressalier De visselblåsare som anmäler korruption får inte utsättas för repressalier. Dessa får inte elimineras för ett rekryteringsförfarande, praktik eller en yrkesutbildning; ingen anställd får straffas, sägas upp eller utsättas för en disciplinåtgärd, direkt eller indirekt, i synnerhet med avseende på lön, bonus- eller aktieutdelningar, utbildning, omplaceringar, utnämningar, kvalifikationseller klassificeringsåtgärder, avancemang inom yrket eller kontraktsförlängning för att ha anmält korruption. Om visselblåsaren sägs upp från sin anställning efter att ha anmält korruption kan han eller hon väcka talan vid arbetsdomstolen inom ramen för ett interimistiskt förfarande. Medan ett fel med ärligt uppsåt inte ger upphov till disciplinåtgärder, är angivelser som är avsiktligt oberättigade eller som präglas av en vilja att skada belagda med påföljder.

8 7 Tillämpliga sanktioner vid överträdelser av denna uppförandekod mot korruption De medarbetare som anklagas omfattas av oskuldspresumtion och antas ha följt koncernens uppförandekod mot korruption till dess motsatsen bevisas genom en utredning som skäligen visar att uppförandekoden mot korruption inte har iakttagits. Om dessa regler inte följs hålls medarbetaren personligt ansvarig vid äventyr av straffrättsliga påföljder enligt gällande lagstiftning. ACTIA-koncernen åtar sig att ta alla påståenden på allvar, effektivt utreda överträdelser i tid, bedöma fakta på ett objektivt och opartiskt sätt, vidta lämpliga skyddsåtgärder och utdela lämpliga disciplinära påföljder (inbegriper uppsägning) när det finns grund för en anmälan.

9 8 Sekretess För att skydda visselblåsaren mot repressalier ska ACTIAkoncernen garantera strikt sekretess vad gäller hans eller hennes identitet. Sekretessen omfattar inte endast visselblåsaren utan även de personer som anklagas och de uppgifter som samlas in till följd av en korruptionsanmälan.

10 9 Skydd av personuppgifter Rutinen för korruptionsbekämpning införs av ACTIAkoncernen i dess egenskap av personuppgiftsansvarig. Medarbetarna har i förväg underrättats om rutinens införande. I enlighet med de dataskyddsregler som gäller i de flesta länder där koncernen är verksam och i synnerhet inom Europeiska unionen, kan varje person som identifieras inom ramen för en rutin för korruptionsbekämpning, oavsett om personen är visselblåsare eller är föremål för anmälan, utöva sin rätt att få åtkomst till de uppgifter som rör honom eller henne genom att skicka in en ansökan tillsammans med en kopia av en identitetshandling per e-post till följande e-postadress: contact.integrity@actia. fr Han eller hon kan på samma sätt även begära att personuppgifterna ändras eller raderas om de är felaktiga, ofullständiga, tvetydiga eller inaktuella, per e-post till följande e-postadress: contact.integrity@actia.fr Denna rutin för korruptionsbekämpning har varit föremål för formaliteter vid den franska dataskyddsmyndigheten med ansvar för skydd av personuppgifter, CNIL (Commission Nationale de l Informatique et des Libertés), och tilldelats tillstånd nr AU-004, ett utlåtande från företagsrådet, eller en liknande instans, i vart och ett av koncernens bolag, ett individuellt föregående meddelande till de anställda med stöd av artikel L i den franska arbetslagen (Code du travail) och enligt den franska dataskyddslagen.

11 10 Adresser och länkar Tillgång till e-postadressen Exempel på vanliga frågor och svar med utgångspunkt i konkreta fall kan hjälpa dig att ta ett beslut. Du kan skicka in en ansökan till den allmänna adressen contact.integrity@actia.fr Koncernens uppförandekod mot korruption: du hittar koncernens uppförandekod mot korruption på webbplatsen under rubriken Koncern/ Åtaganden.

12 ACTIA Group 5, rue Jorge Semprun - BP TOULOUSE cedex 4 Tel: +33(0) / Fax: +33(0) Ref. P A SV 12/2018