Kallelse. Sammanträdesdatum Plats Stadshuset Plan 2, Inlandsrummet Tid Torsdagen den 21 september kl 17:00-18:00

Transkript

1 Kallelse Sammanträdesdatum Plats Stadshuset Plan 2, Inlandsrummet Tid Torsdagen den 21 september kl 17:00-18:00 Ledamöter Billy Kaldemark (S) Ordförande Bengt Astin (M) Vice ordförande Carina Emanuelsson (S) Henrik Rudolvsson (L) Christer Mohlin (L) Lennart Wennerblom (MP) Kurt A Olsson (C) Ersättare Heine Nielsen (UP) Ingemar Thorsson (V) Yvonne Byberg (S) Bengt Å Andersson (S) Ulla Johansson (S) Patrik Ryberg (M) Johanna Salekärr (KD) Billy Kaldemark Ordförande Oskar Ivarsson Sekreterare VALNÄMNDEN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

2 Kallelse Sammanträdesdatum Dagordning Förslag till beslut 1 Upprop 2 Val av justerare Utses 3 Tillkommande och utgående ärenden Fastställs 4 VN2017/ Beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår 2018 Beslut 5 VN2017/ Kriterier för röstmottagare Beslut Till kommunfullmäktige 6 VN2017/ Arvodesnivåer för röstmottagare vid allmänna val 2018 och 2019 Beslut 7 VN2017/ Revidering av valnämndens reglemente Beslut VALNÄMNDEN

3 Kallelse Sammanträdesdatum Plats Stadshuset Plan 2, Inlandsrummet Tid Torsdagen den 21 september kl 17:00-18:00 Ledamöter Billy Kaldemark (S) Ordförande Bengt Astin (M) Vice ordförande Carina Emanuelsson (S) Henrik Rudolvsson (L) Christer Mohlin (L) Lennart Wennerblom (MP) Kurt A Olsson (C) Ersättare Heine Nielsen (UP) Ingemar Thorsson (V) Yvonne Byberg (S) Bengt Å Andersson (S) Ulla Johansson (S) Patrik Ryberg (M) Johanna Salekärr (KD) Billy Kaldemark Ordförande Oskar Ivarsson Sekreterare VALNÄMNDEN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

4 Kallelse Sammanträdesdatum Dagordning Förslag till beslut 1 Upprop 2 Val av justerare Utses 3 Tillkommande och utgående ärenden Fastställs 4 VN2017/ Beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår 2018 Beslut 5 VN2017/ Kriterier för röstmottagare Beslut Till kommunfullmäktige 6 VN2017/ Arvodesnivåer för röstmottagare vid allmänna val 2018 och 2019 Beslut 7 VN2017/ Revidering av valnämndens reglemente Beslut VALNÄMNDEN

5 Tjänsteskrivelse 1(3) Handläggarens namn Erik Lindskog Beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår 2018 Dnr VN2017/ Sammanfattning Enligt valnämndens beslut ska projektledaren av valet arvoderas med 2000 kr per månad under sammanlagt 8 månader för varje val. I samband med val 2014 arvoderades även projektadministratör för sina insatser, där summan uppräknades till densamma som för projektledaren. I samband med val till riksdag, kommun och landsting 2018 kommer projektledare Martina Hammarström och projektkoordinator Oskar Ivarsson i Kungälvs kommun att arbeta heltid med förberedelser för valet. Projektledare kommer starta sitt arbete i oktober 2017, och projektkoordinator i november Förvaltningen föreslår att valnämnden antar följande förslag till beslut: 1. Projektledare för valet 2018 arvoderas med 2500 kronor per månad under perioden 1 oktober september 2018, sammanlagt 12 månader. 2. Projektkoordinator för valet 2018 arvoderas med 2500 kronor per månad under perioden 1 november september 2018, sammanlagt 11 månader. Bakgrund Enligt valnämndens beslut ska projektledaren av valet arvoderas med 2000 kr per månad under sammanlagt 8 månader för varje val. I samband med val 2014 arvoderades även projektadministratör för sina insatser, summan kom att uppräknas till densamma som för projektledaren. Beslut fattat syftar till arvode för en period innan och efter den aktuella valdagen. Val till riksdag, kommun och landsting äger rum den 9 september Enligt projektdirektiv (Dnr KS2017/1247) ska projektledare och projektkoordinator för valet 2018 dock arbeta med valet under 12 respektive 11 månader. Arvodet bör därför regleras till att gälla denna period istället för tidigare 8 månader. Verksamhetens bedömning I enlighet med tidigare fattat beslut ska projektledaren arvoderas för sammanlagt 8 månader/val. Den sammanlagda perioden för projektledaren blir dock 12 månader med start den 1 oktober För projektkoordinator blir perioden 11 månader, med start den 1 KOMMUNKANSLIET ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

6 2(3) november Förvaltningen föreslår i samband med valet 2018 att arvodesnivåerna justeras upp från 2000 till 2500 kronor per månad, då de inte har justerats sedan Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Kommunfullmäktiges strategiska mål och styrdokument reglerar inte arvodering för tjänstemäns enskilda projektuppdrag, och kan därför inte kopplas till ärendet. Bedömning utifrån ett barnperspektiv Barn berörs varken direkt eller indirekt av beslut om arvodering för projektledare eller projektkoordinator valår Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Ärendet riktar sig till projektgruppen för valet 2018 projektledare och projektkoordinator. Arvodesnivån skiljer sig inte för de olika rollerna och speglar inga skillnader mellan tjänstemännen på något sätt, utan är på en jämlik nivå för båda parter. Teknisk bedömning/genomförandeplan Uppdraget att planera och administrera valet 2018 sträcker sig för projektledaren från den 1 oktober 2017 till 30 september 2018, och för projektkoordinator från den 1 november 2017 till den 30 september Arbetsgruppen för valet 2018 består av dessa två personer, som kommer arbeta heltid under 12 respektive 11 månader för att valet 2018 ska kunna genomföras. Lokaler, personal och övriga resurser som inte är arbetsgruppen planeras rymmas inom valnämndens budgetram för valet. Juridisk bedömning beslutade valnämnden i Kungälvs kommun att projektledare skulle arvoderas med 2000 kronor per månad under tiden arbetet med valet pågår. Inför valet 2014 beslutade valnämnden även att projektkoordinator skulle arvoderas likvärdigt för sitt arbete med att planera och administrera valet. Ekonomisk bedömning Den totala summan för arvodering till projektledare för valet 2018 beräknas enligt följande: 2500 kronor i 12 månader, vilket resulterar i en bruttosumma om kronor. På samma sätt räknas den totala summan för arvodering till projektkoordinator enligt följande: 2500 kronor i 11månader, vilket resulterar i en summa om kronor. Den totala summan för arvodering av projektledare och projektkoordinator räknas samman till en total summa av kronor. Arvoderingen bedöms rymmas inom valnämndens budget.

7 3(3) Förslag till beslut 1. Projektledare för valet 2018 arvoderas med 2500 kronor per månad under perioden 1 oktober september 2018, sammanlagt 12 månader. 2. Projektkoordinator för valet 2018 arvoderas med 2500 kronor per månad under perioden 1 november september 2018, sammanlagt 11 månader. Maria Andersson Tf kommunchef Expedieras till: Soltak/Lön För kännedom till: Martina Hammarström, Oskar Ivarsson

8 Tjänsteskrivelse 1(3) Handläggarens namn Martina Hammarström Kriterier för röstmottagare Dnr VN2017/ Sammanfattning Valnämnden reviderade riktlinjer vid rekrytering av valförrättare, genom beslut 15/2014 (Dnr VN2014/2). Riktlinjerna behöver ses över och revideras igen inför valen 2018 och Enligt vallag (2005:837) 4 kap. 20 ska en vallokal vara avgränsad på ett sådant sätt att väljare inte hindras eller störs under röstningen. Den ska inte heller ha anknytning till en viss politisk sammanslutning. På samma sätt gör förvaltningen bedömningen att röstmottagare i lokalen inte ska kunna påverka väljarna utifrån att de är bekanta från politiska sammanhang i Kungälvs kommun. Förvaltningen föreslår att valnämnden antar följande förslag till beslut: 1. Skrivelse Kriterier för röstmottagare antas. 2. Skrivelse Riktlinjer vid rekrytering av valförrättare (Dnr VN2014/2-1) upphör att gälla. Bakgrund Det är valnämnden i varje kommun som ansvarar för att rekrytera röstmottagare i vallokal på valdagen. I arbetsuppgiften som röstmottagare ingår, bland annat, att upprätthålla god ordning i vallokalen ta emot röster och lägga dem i urnan hjälpa de väljare som ber om det granska och räkna rösterna efter vallokalens stängning I en vallokal ska det alltid tjänstgöra minst tre röstmottagare samtidigt. En av dessa ska vara ordförande eller vice ordförande, som fungerar som arbetsledare. Valnämnden ansvarar även för att rekrytera röstmottagare till förtidsröstningen. Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen och arbetet innebär att röstmottagaren tar emot förtidsröster. I en förtidsröstningslokal ska det alltid tjänstgöra minst två röstmottagare samtidigt. Alla röstmottagare måste genomgå en obligatorisk utbildning för att få ett förordnande som röstmottagare. Arbetet som röstmottagare kräver ett hjälpsamt och vänligt sätt samt ställer höga krav på noggrannhet. Röstmottagaren ska medverka till att valet genomförs korrekt, tryggt och säkert. KOMMUNKANSLIET ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

9 2(3) Valnämnden reviderade riktlinjer vid rekrytering av valförrättare, genom beslut 15/2014 (Dnr VN2014/2). Riktlinjerna behöver ses över och revideras igen inför valen 2018 och Verksamhetens bedömning Enligt vallag (2005:837) 4 kap. 20 ska en vallokal vara avgränsad på ett sådant sätt att väljare inte hindras eller störs under röstningen. Den ska inte heller ha anknytning till en viss politisk sammanslutning. På samma sätt gör förvaltningen bedömningen att röstmottagare i lokalen inte ska kunna påverka väljarna utifrån att de är bekanta från politiska sammanhang i Kungälvs kommun. Utifrån den neutralitet som vallagen kräver i de administrativa arrangemanget kring valet bedömer förvaltningen att personer som har uppdrag i någon politisk instans i Kungälvs kommun, står på någon lista eller kandiderar för uppdrag för något parti, inte uppfyller kriterierna för att vara röstmottagare under varken förtidsröstning eller på valdagen. I övrigt ska de personer som arbetar som röstmottagare ska ha fyllt 18 år, samt genomgått obligatorisk utbildning. Kriterierna för att få vara röstmottagare sammanfattas till följande: Röstmottagare ska ha fyllt 18 år Röstmottagare ska ha genomgått obligatorisk utbildning. Personer som har uppdrag i någon politisk instans i Kungälvs kommun, står på någon lista eller kandiderar för uppdrag för något parti, kan inte vara röstmottagare under varken förtidsröstning eller på valdagen. Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Kriterierna för röstmottagare kan inte på ett direkt sätt kopplas till kommunfullmäktiges strategiska mål och styrdokument. Däremot kan kriterierna indirekt vara bidragande för att stödja den demokratiska processen. Bedömning utifrån ett barnperspektiv Barn omfattas inte, varken direkt eller indirekt, i detta beslut. Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Röstmottagare kommer att rekryteras utifrån de kriterier som förvaltningen föreslår. Förvaltningen bedömer inte att det är lämpligt om röstmottagare är aktiva politiker, står på någon lista eller kandiderar för uppdrag för något parti. Gruppen politiker exkluderas inte från att vara röstmottagare på grund av kön, ålder, sexuell läggning eller annan anledning än att de är just politiskt aktiva. Alla politiker kommer att behandlas utifrån denna princip, för att i så stor utsträckning som möjligt kunna säkra ett demokratiskt och neutralt arbete i administrationen av valet.

10 3(3) Teknisk bedömning/genomförandeplan Beslut om kriterier kommer att kommuniceras till samtliga politiker i Kungälvs kommun. Vid rekrytering av röstmottagare kommer kommunkansliet kontrollera så att sökande personer inte finns som kandidat på någon valsedel. I samband med att röstmottagare ska rekryteras och annons läggs ut, kommer riktlinjerna finnas att läsa för var och en som vill ansöka om att vara röstmottagare. Juridisk bedömning Enligt vallag (2005:837) 4 kap. 20 ska en vallokal vara avgränsad på ett sådant sätt att väljare inte hindras eller störs under röstningen. Den ska inte heller ha anknytning till en viss politisk sammanslutning. På samma sätt gör förvaltningen bedömningen att röstmottagare i lokalen inte ska kunna påverka väljarna utifrån att de är bekanta från politiska sammanhang i Kungälvs kommun. Ekonomisk bedömning Kriterierna för röstmottagare påverkar inte budgeten för valet. En revidering av kriterierna ändrar inte på det antal röstmottagare som måste rekryteras behöva rekryteras, då det finns lagkrav på antal personer som måste finnas närvarande som röstmottagare i varje vallokal. Förslag till beslut 1. Skrivelse Kriterier för röstmottagare antas. 2. Skrivelse Riktlinjer vid rekrytering av valförrättare (Dnr VN2014/2-1) upphör att gälla. Erik Lindskog Enhetschef Maria Andersson Tf Kommunchef Expedieras till: För kännedom till: Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen, Överförmyndarnämnden, Sociala myndighetsnämnden, Miljö- och byggnadsnämnden, Revisionen, Arvodesnämnden, Välfärdsberedningen, Kultur- och fritidsberedningen, Demokratiberedningen, Lärandeberedningen, Ekonomiberedningen, Framtidoch utvecklingsberedningen Martina Hammarström, Oskar Ivarsson

11 Tjänsteskrivelse 1(2) Handläggarens namn Sara Baghchehsaraee Riktlinjer vid rekrytering av valförrättare(dnr VN2014/2-1) Sammanfattning Vid valnämndens sammanträde den 19 oktober 2009 togs beslut VN 16/2009 i ärende (Dnr VN 2009/7-111) om att revidera tidigare riktlinjer för utseende av röstmottagare som hade tagits i valnämnden Nuvarande riktlinjer, enligt beslut VN 16/2009 innebär att den som ska arbeta som valförrättare bör: 1. vara bosatt eller arbeta i Kungälvs kommun 2. ha uppnått röstberättigad ålder (18 år) 3. inte ha nära släktskapsförhållande med ordföranden i aktuellt valdistrikt 4. representera valmanskåren Att vara valförrättare bör inte ses som ett politiskt utan ett administrativt uppdrag. Till valförrättare utses med fördel personer som kan arbeta snabbt och säkert. vana att hantera papper bör vara meriterande. Förslag till beslut Följande riktlinjer fastslås: 1. vara bosatt eller arbeta i Kungälvs kommun 2. ha uppnått röstberättigad ålder (18 år) 3. inte ha nära släktskapsförhållande med ordföranden i aktuellt valdistrikt 4. representera valmanskåren Ing-Britt Runger Enhetschef; kommunkansli och juridik Sara Baghchehsaraee Valsamordnare ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

12 2(2) Expedieras till: Enheten för kommunkansli och juridik/sara Baghchehsaraee För kännedom till: Enheten för kommunkansli och juridik/gudrun Pettersson

13 Tjänsteskrivelse 1(4) Handläggarens namn Martina Hammarström Arvodesnivåer för röstmottagare vid allmänna val 2018 och 2019 Dnr VN2017/ Sammanfattning Den 9 september 2018 är det allmänna val till riksdag, kommun och landsting i Sverige, och 2019 är det var till Europaparlamentet. Vid valet 2018 kommer Kungälv att vara uppdelat i 28 stycken valdistrikt, det vill säga samma antal som vid föregående val Lokalerna föreslås ha en bemanning på 8 personer per vallokal som fördelas enligt följande: en ordförande, en vice ordförande och sex stycken röstmottagare. Den grundhöjning av arvoden som förvaltningen föreslår baseras på löneutvecklingen i kommunen sedan 2014, denna utveckling ligger på cirka 2,75 procents ökning. Arvodesnivåerna är räknade på den procentuella ökningen gånger 4, och har avrundats uppåt till jämna summor. Förvaltningen föreslår att kommunfullmäktige fastställer följande arvodesnivåer för valen 2018 och 2019: Ordförande: 3350 kronor Vice ordförande: 2800 kronor Röstmottagare: 2250 kronor Reserv: 555 kronor Personal vid valkansliet: 2800 kronor Personal vid förtidsröstning: 175 kronor/timmen. Bakgrund Den 9 september 2018 är det allmänna val till riksdag, kommun och landsting i Sverige, och 2019 är det var till Europaparlamentet. Vid valet 2018 kommer Kungälv att vara uppdelat i 28 stycken valdistrikt, det vill säga samma antal som vid föregående val Lokalerna föreslås ha en bemanning på 8 personer per vallokal som fördelas enligt följande: en ordförande, en vice ordförande och sex stycken röstmottagare. Arvodet för röstmottagare reviderades inför valåret 2014 genom beslut KF 102/2014 (KS2014/205), där arvodesnivåerna sattes till följande belopp: Ordförande: 3000 kronor Vice ordförande: 2500 kronor Röstmottagare: 2000 kronor KOMMUNKANSLIET ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

14 2(4) Övriga arvoden sattes till följande belopp: Personal vid valkansliet: 2500 kronor Personal vid förtidsröstning: 155 kronor/timme Reserv: 500 kronor Arvodena inkluderar ersättning för iordningställande av vallokalen, inlämning med mera. Inga andra ersättningar utöver valarvodet och i sista stycket angiven ersättning utgår. Bilersättning utgår endast för avhämtning/inlämning av valmaterial. Ersättning utgår således inte för resor mellan bostaden och vallokalen Verksamhetens bedömning Den grundhöjning som föreslås baseras på löneutvecklingen i kommunen sedan 2014, denna utveckling ligger på cirka 2,75 procents ökning. Nedan redovisas nuvarande arvodesnivåer plus 0,0275 * 4: Ordförande: 3000 * 0,0275 * 4 = 3330 kronor Vice ordförande: 2500 * 0,0275 * 4 = 2775 kronor Röstmottagare: 1700 * 0,0275 * 4 = 2220 kronor En avrundning på den uträknade summan resulterar i följande arvodesnivåer: Ordförande: 3350 kronor Vice ordförande: 2800 kronor Röstmottagare: 2250 kronor Övriga arvoden under valdagen bör justeras enligt samma princip och justeras till följande: Reserv: 555 kronor Personal vid valkansliet: följer nivån för vice ordförande och hamnar därmed på 2800 kronor Personal vid förtidsröstning: 175 kronor/timmen. Totalt kommer 29 lokaler att användas som vallokal på något sätt under valet av de 29 vallokalerna ska användas för förtidsröstning, och 3 lokaler ska endast användas på förtidsröstning. Totalt kommer sju lokaler finnas öppna för förtidsröstning mellan den 22 augusti och den 8 september I lokaler som biliotek och stadshuset finns personal alltid på plats, men denna personal kommer inte att vara tillgänglig för att ta emot förtidsröster. Röstmottagare för förtidsröstning i respektive lokal beräknas därför till ca 10 timmar per dag och lokal som förtidsröstningen är öppen. Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Arvodesnivåer för röstmottagare regleras inte i något av kommunens styrdokument och behöver därför beslutas separat. Den främsta uppgiften som röstmottagare är att främja den demokratiska processen, men kommunfullmäktiges strategiska mål att vara en attraktiv arbetsgivare kan till viss del appliceras på en justering av arvoden genom att röstmottagare visas uppskattning för sitt arbete på valdagen och i samband med valet. Bedömning utifrån ett barnperspektiv Revideringen av arvodesnivåer för valen 2018 och 2019 riktar sig till personer över 18 år som ska jobba som röstmottagare, barn berörs därför inte av ärendet.

15 3(4) Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Inom de olika grupperna för arvodesnivåer görs ingen skillnad på ålder, kön, funktionella förutsättningar, kultur eller sexuell läggning. Alla personer som jobbar inom en viss kategori, exempelvis röstmottagare eller som reserv, kommer att få samma arvode. Extra arvode utgår inte för extra timmar eller tidigare meriter, utan arvodet är fast och lika för alla under valdagarna. Teknisk bedömning/genomförandeplan Arvodesnivåerna revideras och fastställs av kommunfullmäktige. Närvaro av röstmottagare kontrolleras på valdagen. Arvode betalas ut till de som arbetat som röstmottagare eller varit reserv på valdagarna. Utbetalning sker till respektive persons anmälda konto. Juridisk bedömning Arvoden för röstmottagare regleras inte i något av kommunens styrdokument eller i kommunallagen. I samband med valet 2014 reviderades arvodesnivåerna genom beslut i kommunfullmäktige KF 102/2014 (KS2014/205). Genom detta beslut upphör tidigare beslut att gälla. Ekonomisk bedömning Just nu finns 29 stycken planerade vallokaler i Kungälvs under valet 2018, 3 av dessa ska endast användas för förtidsröstning. Den ekonomiska bedömning utgår från de vallokaler som är kända till dags datum. Lokalerna föreslås ha en bemanning på 8 personer per vallokal som fördelas enligt följande: en ordförande, en vice ordförande och sex stycken röstmottagare. För en vallokal beräknas kostnaderna enligt följande: *6 = kronor För 26 stycken vallokaler beräknas kostnaden till 26* = kronor 4 av de totalt 29 vallokalerna ska användas för förtidsröstning vid valet 2018, och 3 lokaler ska endast användas på förtidsröstning. Totalt kommer sju lokaler finnas öppna för förtidsröstning mellan den 22 augusti och den 8 september 2018 (18 dagar). Följande lokaler kommer att användas: - Stadshuset, sessionssalen - Stadshuset, matsalen - Rådhuset Marstrand - Kärna bibliotek - Mimers hus, bibliotek (endast förtid) - Ytterby bibliotek (endast förtid) - Ekhaga äldreboende (endast förtid)

16 4(4) Röstmottagare för förtidsröstning i respektive lokal beräknas till ca 10 timmar per dag och lokal som förtidsröstningen är öppen. Röstmottagare i förtidsröstningslokal föreslås få timlön om 175 kronor/timme, vilket skulle beräknas enligt följande: Sammanlagt antal dagar då lokalerna är öppna: 18*7 = 126 Antal timmar att bemanna: 126*10 = 1260 Arvode för röstmottagare i förtidsröstningslokal: 1260*175 = kronor Totala arvodeskostnader för röstmottagare under valet 2018 beräknas till följande: = kronor Kostnaden bedöms rymmas inom valnämndens budget för val 2018 Förslag till kommunfullmäktige Arvodesnivåer för röstmottagare i samband med valen 2018 och 2019 fastställs till följande: - Ordförande: 3350 kronor - Vice ordförande: 2800 kronor - Röstmottagare: 2250 kronor - Reserv: 555 kronor - Personal vid valkansliet: 2800 kronor - Personal vid förtidsröstning: 175 kronor/timme. Erik Lindskog Enhetschef Maria Andersson Tf. kommunchef Expedieras till: Martina Hammarström, Oskar Ivarsson För kännedom till: Soltak/Lön

17 Tjänsteskrivelse 1(3) Handläggarens namn Martina Hammarström Revidering av valnämndens reglemente Dnr VN2017/ Sammanfattning För att säkerställa det löpande arbetet i nämnder och utskott ska reglementen och arbetsordningar ska kontinuerligt ses över och revideras för att vara uppdaterade. Det nu gällande reglemente för Kungälvs kommuns valnämnd antogs av kommunfullmäktige , och gäller än idag från det att det började gälla För att kunna säkerställa det löpande arbetet och kunna upprätthålla en tillfredsställande styrning i kommunen är det viktigt att samtliga styrdokument och reglementen hålls uppdaterade. Vid en genomgång av reglementet bedömer dock förvaltningen att reglementet inte har några punkter eller stycken som bör strykas, och att det endast finns kortare tillägg och språkliga justeringar att göra. Förvaltningen föreslår att kommunfullmäktige antar följande förslag till beslut: 1. Valnämndens reviderade reglemente antas. 2. Tidigare reglemente (KFS 1999/14) upphör att gälla. Bakgrund Valnämndens nu gällande reglemente antogs av kommunfullmäktige och har inte uppdaterats sedan dess. Det är viktigt att kommunens reglementen och styrdokument hålls aktuella och uppdaterade, och en revidering av valnämndens reglemente är nödvändig som en del av kommunens demokratiska arbete och ansvar. Verksamhetens bedömning Reglementen ska kontinuerligt ses över och revideras. Valnämndens reglemente reviderades senast i slutet av maj Vid en genomgång av reglementet bedömer dock förvaltningen att reglementet inte har några punkter eller stycken som bör strykas, och att det endast finns kortare tillägg och justeringar att göra. I övriga nämnder i kommunen finns under punkten Kallelse ett stycke om att det är den till åldern äldste ledamoten som kallar till sammanträde om varken ordförande eller vice ordförande kan göra detta. Tillägget saknas just nu i valnämndens reglemente, och förvaltningen föreslår att det läggs till. Under punkten Växeltjänstgöring finns stycket En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättaren tillhör annat parti än ledamoten. I kommunens övriga nämnder är ordningen sådan i detta fall att ersättare får KOMMUNKANSLIET ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

18 2(3) tjänstgöra igen om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Förvaltningen föreslår att valnämndens reglemente revideras till samma skrivning. Reglementet revideras även språkligt, genom att till exempel genomgående ändra det ålderdomliga skall till ska, och att ändra ordföljden i vissa meningar, utan att ändra innebörden. Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Kommunfullmäktiges strategiska mål eller andra styrdokument kan varken direkt eller indirekt kopplas till ärendet. För att kunna säkerställa det löpande arbetet och kunna upprätthålla en tillfredsställande styrning i kommunen är det viktigt att samtliga styrdokument och reglementen hålls uppdaterade. Bedömning utifrån ett barnperspektiv Barn berörs varken direkt eller indirekt av en revidering av valnämndens reglemente. Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Valnämndens reglemente och arbete är en del av kommunens demokratiska arbete och gynnar eller missgynnar inte någon person eller grupp varken direkt eller indirekt, utan är ett värdefullt stöd för att kunna upprätthålla en god ordning, fungerande styrning och säkra det löpande arbetet. Teknisk bedömning/genomförandeplan Förvaltningen har under de senaste åren arbetat löpande med att revidera kommunens styrdokument. Valnämndens reglemente bereds av valnämnden för att sedan fastställas av kommunfullmäktige. Juridisk bedömning Enligt vallagen (SFS 2005:837) ska det i varje kommun finnas en valnämnd. Nämnden har som huvudarbetsuppgift att administrera allmänna val i kommunen. Ekonomisk bedömning En revidering av valnämndens reglemente utgör inga kostnader för förvaltningen, och påverkar alltså inte kommunens budget. Förslag till kommunfullmäktige 1. Valnämndens reviderade reglemente antas. 2. Tidigare reglemente (KFS 1999/14) upphör att gälla. Erik Lindskog Enhetschef Maria Andersson Tf. kommunchef

19 3(3) Expedieras till: Sigrid Naver För kännedom till: Clara Helgesson, Oskar Ivarsson, Martina Hammarström, Mats Mikulic, Valnämnden

20 Kommunal Författningssamling Reglemente 1999 Nr 14 KUNGÄLVS KOMMUN REGLEMENTE FÖR KUNGÄLVS KOMMUNS VALNÄMND Antagen av kommunfullmäktige Gäller fr o m Ers KFS 1993/19

21 2 VALNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE 1 Ansvarsområde Valnämnden skall - administrera allmänna val inom kommunen 2 Huvudarbetsuppgifter Valnämnden skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de föreskifter som kan finnas i lag eller förordning, de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt bestämmelser i detta reglemente. Därutöver har nämnden till uppgift - att inom angivna ramar och givna planeringsförutsättningar till fullmäktige lämna förslag till budget, - att redovisa uppföljning av budget och resultat för verksamheten VALNÄMNDENS ARBETSFORMER 3 Sammansättning Valnämnden består av 7 ledamöter och 7 ersättare. 4 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdet. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem vardagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista samt ärendehandlingar enligt ordförandens bedömning. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde skall den äldste ledamoten göra detta.

22 3 5 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamoten ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om ersättaren kommer från ett annat parti skall dock den ersättare som står i tur träda in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Ersättare har rätt att delta i nämndens överläggningar. Ersättare har rätt att göra anteckning till protokollet. 6 Växeltjänstgöring En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättaren tillhör annat parti än ledamoten. 7 Inkallande av ersättare En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Sekreteraren kallar in den ersättare som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. 8 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande, tills den tillfällige ordföranden har utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

23 4 9 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. 10 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller den nämnden utser. Nämnden skall inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som begärs av fullmäktige, styrelsen eller annan nämnd. 11 Skriftväxling Om ej valnämnden bestämmer annat skall handlingar som utfärdas på dess vägnar undertecknas av ordföranden med kontrasignation av den nämnden utser. Vid förhinder för ordförande inträde vice ordförande i dennes ställe.

24 Reglemente för valnämnden Reglemente Diarienummer: VN2017/0003 Dokumentansvarig: Nämndsekreterare Beredande politiskt organ: Valnämnden Beslutad av: Kommunfullmäktige Ersätter tidigare beslut , KF 81/1999 Datum för beslut: Giltighetstid: Senast uppdaterat av: Martina Hammarström 1

25 2 VALNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE 1 Ansvarsområde Valnämnden ska administrera allmänna val inom kommunen. 2 Huvudarbetsuppgifter Valnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning, de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt bestämmelser i detta reglemente. Därutöver har nämnden till uppgift att - inom angivna ramar lämna förslag till budget till kommunfullmäktige - redovisa uppföljning av budget och resultat för verksamheten VALNÄMNDENS ARBETSFORMER 3 Sammansättning Valnämnden består av 7 ledamöter och 7 ersättare. 4 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare, samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet, senast fem vardagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista samt ärendehandlingar enligt ordförandens bedömning. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta.

26 3 5 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamoten ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om ersättaren kommer från ett annat parti ska dock den ersättare som står i tur träda in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Ersättare har rätt att delta i nämndens överläggningar. Ersättare har rätt att göra anteckning till protokollet. 6 Växeltjänstgöring En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 7 Inkallande av ersättare En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Sekreteraren kallar in den ersättare som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. 8 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande, tills den tillfällige ordföranden har utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

27 4 9 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. 10 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller den nämnden utser. Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som begärs av fullmäktige, styrelsen eller annan nämnd. 11 Skriftväxling Om valnämnden inte bestämmer annat skall handlingar som utfärdas på dess vägnar undertecknas av ordföranden med kontrasignation av den nämnden utser. Vid förhinder för ordförande inträde r vice ordförande i dennes ställe.