EUROPEISKA UNIONENS RÅD. Bryssel den 9 juni 2011 (14.6) (OR. en) 11336/11 POLGEN 99 CSC 39 CAB 38 I/A-PUNKTSNOT

Transkript

1 EUROPEISKA UNIONENS RÅD Bryssel den 9 juni 2011 (14.6) (OR. en) 11336/11 POLGEN 99 CSC 39 CAB 38 I/A-PUNKTSNOT från: till: Ärende: Anticigruppen Coreper/rådet Hanteringen av rådets interna handlingar Inledning 1. På uppmaning av Coreper diskuterade rådets säkerhetskommitté den 29 september och den 16 november 2010 samt den 17 februari 2011 hanteringen av känsliga ickesäkerhetsskyddsklassificerade uppgifter inom rådet i syfte att rapportera tillbaka till Anticigruppen (se dok /10 av den 14 juli 2010). 2. Anticigruppen diskuterade frågan den 16 och den 30 maj 2011 och färdigställde utkastet till riktlinjer i bilagan. 3. När frågan behandlades togs fullständig hänsyn till Corepers önskemål om att riktlinjerna måste vara "måttliga och proportionella så att de inte hindrar rådet från att fungera väl" /11 ml/ml/chs 1 DG A SV

2 4. En allmän riktlinje har framkommit genom diskussionerna på den här nivån med avseende på hanteringen av känsliga icke-säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter inom rådet. De nuvarande riktlinjerna för hantering sådana av rådets interna handlingar som inte automatiskt offentliggörs (LIMITE-markerade handlingar) bör utvecklas något och göras mer synliga för att stärka de delar av hanteringen som rör skydd, förvaring och gallring. Vidare bör de nya riktlinjerna godkännas av rådet. 5. Med förbehåll för Corepers bekräftelse uppmanas rådet att godkänna riktlinjerna i bilagan /11 ml/ml/chs 2 DG A SV

3 BILAGA RIKTLINJER FÖR HANTERING AV RÅDETS INTERNA HANDLINGAR I. Inledning 1. Detta dokument anger särskilda krav för hanteringen av icke-säkerhetsskyddsklassificerade rådshandlingar som distribueras inom rådet, till dess medlemmar, kommissionen, utrikestjänsten och, beroende på politikområde, till vissa andra EU-institutioner (t.ex. Europaparlamentet, domstolen, Europeiska centralbanken) och EU-organ (t.ex. Regionkommittén, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén). Ett olägligt offentliggörande av sådana handlingar skulle kunna inverka negativt på rådets beslutsförfarande. 2. Dessa särskilda krav är tillämpliga på rådets verksamhet och ska därmed respekteras av medlemsstaterna i den mån som de är medlemmar av rådet, i linje med den princip om lojalt samarbete som styr förbindelserna mellan EU-institutionerna och medlemsstaterna. 3. Riktlinjerna i detta dokument ersätter riktlinjerna i dok. 5847/06 av den 16 mars 2006 om hantering av LIMITE-markerade handlingar /11 ml/ml/chs 3

4 II. Markering och tillämplig lagstiftning 4. Rådets interna handlingar måste markeras LIMITE på förstasidan och i sidfoten på samtliga sidor därefter, i alla språkversioner. LIMITE är en utlämnandemarkering och inte en säkerhetsskyddsklassificeringsnivå i den mening som avses i rådets säkerhetsbestämmelser Handlingar som är LIMITE-markerade anses vara omfattade av tystnadsplikt i enlighet med artikel 339 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt och artikel 6.1 i rådets arbetsordning 2. Dessutom måste de hanteras i överensstämmelse med relevant EUlagstiftning, särskilt i) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar 3, ii) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter 4, iii) Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 av den 1 februari 1983 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv Icke-säkerhetsskyddsklassificerade LIMITE-markerade handlingar är automatiskt tillgängliga för allmänheten. Detta är fallet med de flesta rådshandlingar Rådets beslut (2011/292/EU av den 31 mars 2011) om säkerhetsbestämmelser för skydd av säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter (EUT L 141, , s ). Rådets beslut (2009/937/EU av den 1 december 2009) om antagande av rådets arbetsordning (EUT L 325, , s ). EGT L 145, , s EGT L 8, , s EGT L 43, , s De motsvarade 75,5 % av alla officiella rådshandlingar under /11 ml/ml/chs 4

5 III. Minimiskyddsåtgärder för LIMITE-handlingar 7. LIMITE-handlingar bör i möjligaste mån förvaras i officiella lokaler. EU-tjänstemän och tjänstemän från medlemsstaternas får inte låta LIMITE-handlingar ligga synliga på skrivbordet när de lämnar sina arbetsrum olåsta eller när de tar emot besök utifrån. Sådana handlingar ska förvaras inlåsta när de inte används. 8. När de avlägsnas från de officiella lokalerna ska LIMITE-handlingar vid varje tillfälle vara under tjänstemannens kontroll, antingen genom att tjänstemannen bär dem på sig eller förvarar dem inlåsta. 9. Extranet är det elektroniska distributionssystemet för officiella rådshandlingar, inklusive LIMITE-markerade handlingar. Om LIMITE-handlingar undantagsvis måste skickas med post, icke-krypterad fax eller e-post måste man se till att de inte skickas förrän tillstånd har getts från en vederbörligen bemyndigad tjänsteman och endast till mottagare som har rätt att motta dem Om LIMITE-handlingar skickas med post ska kuvert och paket adresseras till en angiven individ och/eller funktion, med avsändaradress och utan LIMITE-markering. 11. Kommunikations- och informationssystem som hanterar LIMITE-handlingar behöver inga specifika tekniska skyddsåtgärder utöver de skyddsåtgärder för näten som normalt används. 12. Särskild försiktighet bör iakttas om stora mängder LIMITE-handlingar förvaras på inspelningsbara medier (t.ex. flyttbara hårddiskar, USB-minnen, cd:ar) eftersom den totala skada som uppkommer när sådana medier går förlorade och leder till obehörigt röjande kan skada rådets beslutsförfarande i högre grad än ett obehörigt röjande av en enda LIMITEhandling. 7 Via Extranet kan individuella användare få officiella LIMITE-markerade rådshandlingar till sina personliga datorer inom en timma efter det att de utfärdas. Dessutom får användarna snabbt meddelande om en handling är tillgänglig via systemets e-postavisering. I undantagsfall och för att underlätta att diskussionerna förbereds i tid kan LIMITE-handlingar emellertid distribueras via e-post /11 ml/ml/chs 5

6 13. När LIMITE-handlingar inte längre behövs och har arkiverats på rätt sätt ska alla återstående kopior förstöras genom makulering eller annan motsvarande metod för förstöring. Om detta inte är möjligt ska handlingarna rivas sönder manuellt. Inga särskilda krav behövs för förstöring av LIMITE-handlingar på lagringsmedier som kan återanvändas. IV. Distribution av LIMITE-handlingar 14. Rådshandlingar som markerats LIMITE får distribueras till tjänstemän vid alla nationella förvaltningar i en medlemsstat, Europeiska rådet, rådet, Europeiska kommissionen och utrikestjänsten. LIMITE-handlingar får också distribueras till medborgare i en medlemsstat som i kraft av sina arbetsuppgifter vederbörligen bemyndigats att få tillgång till sådana handlingar. 15. Vissa LIMITE-markerade handlingar får överlämnas till anslutande stater 8 och till andra EUinstitutioner och EU-organ, beroende på ämneskoden (subject code) på handlingens förstasida. 16. Privata avtalsparter kan få privilegierad tillgång till LIMITE-handlingar i enlighet med relevanta avtalsförpliktelser som bör överensstämma med denna policy, särskilt i fråga om tystnadsplikt och icke-röjande. 17. LIMITE-handlingar får inte distribueras till andra enheter eller personer, till medierna eller allmänheten utan föregående tillstånd (företrädesvis skriftligt) från berörd tjänsteman (se också punkterna nedan). 18. Undantagsvis får papperskopior av LIMITE-handlingar lämnas ut till ordförandena för relevanta utskott i Europaparlamentet, på skriftlig begäran ställd till rådets generalsekretariat och efter godkännande från vederbörligen bemyndigade rådstjänstemän, under förutsättning att Europaparlamentet kommer att hantera dem på ett sätt som överensstämmer med denna policy och att Europaparlamentet inte utan föregående tillstånd kommer att offentliggöra sådana handlingar eller delar av sådana handlingar. 8 Rådet har enats om en detaljerad intern ordning för genomförande av informations- och samrådsförfarande med anslutande stater (se dok /04 av den 6 januari 2005,EU:s interna genomförandeordning för interimsperioden) /11 ml/ml/chs 6

7 19. LIMITE-markerade handlingar får endast lämnas ut till tredjestater eller internationella organisationer, efter beslut av rådet eller av personer som enligt ett rådsbeslut är behöriga att lämna ut sådana handlingar. Tredje parter kommer att anmodas att hantera sådana handlingar på ett sätt som överensstämmer med denna policy och att inte offentliggöra dem utan föregående tillstånd. V. Allmänhetens tillgång till LIMITE-handlingar 20. LIMITE-handlingar får inte offentliggöras utan att beslut fattats om detta av vederbörligen bemyndigade rådstjänstemän, en medlemsstats nationella förvaltning (se punkt 21) eller, i förekommande fall, av rådet i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 och rådets arbetsordning. 21. Personal vid andra EU-institutioner eller organ än rådet får inte själva besluta om att offentliggöra LIMITE-handlingar utan att dessförinnan samråda med rådets generalsekretariat. Personal vid en medlemsstats nationella förvaltning ska samråda med rådets generalsekretariat innan ett sådant beslut fattas om det inte är uppenbart att en sådan handling kan offentliggöras, i linje med artikel 5 i förordning (EG) nr 1049/ Innehållet i LIMITE-handlingar får bara offentliggöras på säkra webbplatser eller webbaserade plattformer som har godkänts av rådet eller som har skyddad tillgång (t.ex. Extranet-L) /11 ml/ml/chs 7