Medlems- och ledarmanual i Röbäcks IF

Transkript

1 Medlems- och ledarmanual i Röbäcks IF Hej och välkommen till Röbäcks IF! Den här manualen riktar sig främst till dig som är medlem eller ledare, men även aktiva och föräldrar kan lära sig mycket om föreningen genom att ta del av denna manual. Allmänt om föreningen Röbäcks IF bildades 1954 och består av tre sektioner; fotboll, innebandy och motion. Totalt har föreningen ca 800 medlemmar, varav ca 500 är aktiva. Vår vision Visionen berättar om vad vi brinner för och vad vi vill bli. Så här ser vår vision ut: Röbäcks IF ska inkludera så många som möjligt så länge som möjligt. Vi ska skapa grunden till ett livslångt idrottsintresse. Vår verksamhetsidé Verksamhetsidén berättar om vad vi är och vad vi gör. Så här ser vår verksamhetsidé ut: Röbäcks IF ska bedriva tränings- och tävlingsverksamhet som kännetecknas av delaktighet, respekt, glädje, gemenskap och bidra till att vår arena blir den naturliga samlingspunkten i Röbäck. Våra kärnvärden Delaktighet: Hos oss får alla vara med utifrån sin egen förmåga. Vi vill att alla ska få göra sin röst hörd och vilja bidra till att utveckla föreningen. Tillsammans är vi starka. Respekt: För oss är alla lika mycket värda. Vi visar hänsyn till varandra och tar hand om vår arena. Vår förening ska skapa en trygg miljö som präglas av förtroende och tillit. Glädje: Som medlem är min grundinställning positiv. Det ska kännas roligt att komma till våra aktiviteter, här får alla känna sig värdefulla. Till oss vill man återvända. Gemenskap: Vi tar hand om och stöttar varandra i med- och motgång. Vi bryr oss om vår förening och vår verksamhet. Vi bär klubbmärket med stolthet. Kansli / Idrottsservice Röbäcks IF köper kanslitjänst av Idrottsservice AB (svb). Besöks- och telefontider: måndag fredag 09:00 12:00. Telefon: Adress: Röbäcks IF / Idrottsservice, Box 3005, Umeå. Hemsida: E-post: robacksif@idrottsservice.com Innebandy- och fotbollssektionen Innebandysektionen och fotbollssektionen har det operativa ansvaret för respektive verksamhet i Röbäcks IF, såsom planerings-, verksamhets- och budgetansvar. Styrelsen har det övergripande ansvaret för verksamheten som bedrivs i föreningen. Medlemsavgift Alla medlemmar betalar medlemsavgift. Medlemsavgiften är även obligatorisk för spelare och ledare. Medlemsavgiften omfattar föreningsövergripande administration och service, spelarförsäkring, ledarvård etc. Enskild medlem betalar 200 kr och familj betalar 400 kr. Familjemedlemskap gäller de som är folkbokförda på samma adress.

2 Träningsavgift Träningsavgift gäller för spelare, äldre än 6 år, som tränar och spelar match. Träningsavgiften omfattar licensavgift, träningsmaterial, planhyra, domarkostnader, ledarutbildning etc. Träningsavgifterna är åldersbaserade enligt följande: Barn upp till 6 år betalar endast medlemsavgift (ingen träningsavgift). 7-8 år betalar 500 kr 9-12 år betalar 800 kr år betalar 1000 kr 19 år och äldre betalar 1200 kr Det är året spelaren fyller som gäller. Avgifterna faktureras av föreningen och betalas till bankgiro Endast spelare som betalat avgifterna får delta i verksamheten. Om en medlem har svårt att betala avgifterna kan denne lämna in en ansökan om subventionerad avgift till styrelsen. Tränarsubvention utgår för föräldrar som är tränare för sina barn motsvarande motsvarande träningsavgiften i respektive ålder. För att erhålla tränarsubventionen ska tränaren vara markerad som tränare för laget i SportAdmin, föreningens administrativa system. Lagavgift som varje lag (träningsgrupp) skall betala in till RIF Fotbollslagen senast 30/6 och innebandy senast 31/12. Syftet med lagavgiften är på ett skalbart sätt justera för den kostnad lagen belastar föreningen. Mall - Fotboll 6-åringar och 7-åringar som inte deltar i seriespel: Ingen lagavgift 5-manna div 10 (7 år): 1000 kr 5-manna div 9 8 (8-9 år): 2000 kr 7-manna div 7 5 (10-12 år): 3000 kr 9-manna div 4 (13 år): 6000 kr 11-manna div 3 (14 år): kr Juniordivision 1 2: Justeras inför varje säsong Seniorlag: Justeras inför varje säsong Mall - Innebandy 6-åringar och 7-åringar som inte deltar i seriespel: Ingen lagavgift Grön nivå (7 år): 1000 kr Grön nivå (8-9 år): 2000 kr Blå nivå (10-12 år): 3000 kr Röd nivå (13 år): 4000 kr Röd nivå (14-15 år): 5000 kr Svart nivå (16+ år): Justeras inför varje säsong Seniorlag: Justeras inför varje säsong SportAdmin (Medlemsregister och närvarorapportering) SportAdmin är föreningens administrativa system och är kopplat direkt till lagens webbsidor. Så många ledare som möjligt, dock minst två ledare/lag, ska vara lagadministratörer. Inloggning erhålls via kansliet. I SportAdmin ska ledare: Lägga in aktuella lagmedlemmar med korrekta personuppgifter. Inför säsongsstart ska truppen bekräftas och uppgifterna uppdateras. Endast aktiva spelare och ledare ska finnas med.

3 Lägga in samtliga sammankomster som laget har i kalendern. Det innefattar träning, match, möten och andra aktiviteter laget gör tillsammans. Föra närvaro för samtliga sammankomster direkt efter avslutad aktivitet. Enkelt kunna göra utskick till alla personer kopplade till laget. Att SportAdmin hanteras på ett korrekt sätt av våra ledare är viktigt för att utgående fakturor för medlems- och träningsavgift ska hamna rätt (obetald faktura eskaleras via Handelsbankens system till inkasso) och att föreningen ska få aktivitetsstöd. ibis (Svensk Innebandys Informationssystem) ibis är innebandyns informations- och administrativa system Inför varje ny säsong licensierar kansliet samtliga spelare som är inlagda i SportAdmin. Varje lag ska ha en ibis-ansvarig. Här ska den ansvarige lägga in de spelare som ska spela match (senast två dagar innan match). Vid hemmamatch skriver den ansvarige ut matchprotokollet från ibis. Spelaren måste vara inlagd i ibis för att omfattas av den obligatoriska spelarförsäkringen. FOGIS (Fotbollens Gemensamma Informationssystem) FOGIS är fotbollens eget verktyg. Via FOGIS kan vi anmäla lag till seriespel, hitta kontaktpersoner till alla lag, rapportera matchresultat, fylla i spelarförteckning, göra matchändringar etc. Alla lag i seriespel behöver minst en ledare som administrerar i FOGIS. För lag i seriespel 7-14 år är det ledare i hemmalaget som rapporterar resultat efter avslutat match. Spelarförteckning ska skrivas inför varje match. Manualer för FOGIS och SMS-rapportering finns här Ungdomslagens ekonomi Kostnader som föreningen står för: Gemensam administration & service Startavgifter för seriespel, DM, Newbody Cup och USM för aktuella åldrar Domaravgifter Licensavgifter och spelarförsäkringar Planhyror, material och matchtröjor Ledarutbildning och ledarvård Vid egenarrangerade cuper står föreningen för planhyran på Röbäcks Arena. Kostnader som laget står för: Lagavgift (se hemsida för belopp) Cupavgifter, deltagaravgifter, mat, logi och resekostnader på cuperesor Bussresor (samt övriga transporter) Lagkassor Handelsbanken är föreningens bank. Varje lag ska utse en lagkassör. Alla ungdomslag ska använda sig av föreningens konto i Handelsbanken, för in- och utbetalningar. Till detta konto är föreninges bankgiro kopplat. Lagets samtliga intäkter och kostnader bokförs på en egen resultatenhet. Kvitton och ekonomiska underlag scannas in eller skickas per brev till kansliet. För uttag/betalningar från lagkassan kontakta kansliet. För insättning/inbetalningar ange vilket lag och idrott som inbetalningen avser. Lagkassören får behörighet att logga in på lagets resultatenhet i Handelsbanken e-bokföring via speedledger tjänster, för att få insikt i lagets transkationer. Inloggning och introduktion erhålls via kansliet. Laget får själv ha en mindre lagkassa hos lagkassören för mindre transaktioner (max 3 000kr). Nycklar och förråd Nycklar till klubbstuga, Elofssonhallen och bollförråd (fotboll) kan laget hämta ut via Victor Öberg; victor@robacksif.se, tel En depositions avgift på 100 kr/nyckel/tagg tas ut. Lag som tränar i Elofssonhallen har möjlighet att disponera ett förråd där. Kontakta materialansvarig.

4 Boka klubbstuga För bokning av klubbstugan, maila Klubbstugan kan t.ex. användas för föräldraträffar, spelarträffar och utbildningar. Ett kök finns att tillgå i klubbstugan. Arenavärdskap Alla lag, utom de yngsta, har ansvar för att vara arenavärdar minst en vecka per säsong. Lagen står själva för sina inköp och behåller sedan intäkterna. Mera information om vad arenavärdskapet innebär för fotboll respektive innebandy finns att läsa under Röbäcks Arena här på hemsidan. Valborgsfirande Alla årskullar är med och arrangerar Valborgsfirandet på arenan en gång. Behållningen tillfaller laget. Lagorganisation Föreningens verksamhet bygger på att föräldrarna tar ansvar för egna lagets verksamhet. I varje lag bör det finnas minst två tränare, en lagledare och två lagföräldrar. Föreningen erbjuder utbildning i ledarskap, träningslära mm. Utbildningskostnaderna står föreningen för. I de äldre lagen försöker föreningen bistå med tränare om möjligt. Material & klubbprofil Föreningen har ett inköpsavtal med Team Sportia och därmed ska allt idrottsmateriel inhandlas där. Underleverantörer är Adidas och Exel under perioden Föreningen står för ett basmaterial kit (bollar, koner, västar, sjukvårds-material, målvaktströja, målvaktsbyxa och hjälm) enligt materiallista. Föreningen står för matchtröja (Representationslag även shorts och strumpa). Shorts, strumpor, klubba och övrig MV-utrustning står den aktive för. Inom innebandyn är skyddsglasögon obligatoriskt upp till en särskild ålder, säsongen 17/18 måste alla spelare födda 02 eller senare bära skyddsglasögon vid match och träning. Materialbeställning sker vid start av säsongen och koordineras av föreningens materialansvarig (se hemsida). Material som föreningen är ansvarig för ska beställas via materialansvarig (material@robacksif.se). Vid inköp av lagoveraller och övriga träningskläder ska föreningens klubbprofil följas och beställningarna ska samordnas lagvis. Materialbeställningar över 1000:- ska godkännas av materialansvarig innan beställning. Mer information om klubbprofilen finns att läsa på hemsidan under Om Röbäcks IF. Utbildning & SISU Idrottsutbildarna Det ligger i föreningens intresse att Du som ungdomsledare utbildar dig. Innebandysektionen har som krav att alla ungdomsledare ska genomgå innebandyns Grundutbildning (GU). Vi ser gärna att du som ledare även går någon fördjupningsutbildning på grön (6-9 år), blå (10-12 år) eller röd (13-16 år) nivå. Fotbollssektionen har som krav att alla ungdomsledare ska gå någon av SvFF:s tränarutbildningar. All ledarutbildning är kostnadsfri på ungdomsnivå. Röbäcks IF samarbetar med SISU Idrottsutbildarna som är idrottens utbildningsorganisation. Genom SISU kan du själv arrangera utbildningar, föreläsningar och köpa böcker samt delta vid SISU:s utbildningsarrangemang. Föreningens kontaktperson är Fredrik Holmgren (fredrik.holmgren@vbidrott.rf.se eller ). Riktlinjer för uppflyttning/nedflyttning/lån av spelare Röbäcks IF arbetar efter principen att sätta individens utveckling i centrum. Ibland går inte den enskilde individens sociala och/eller fysiska utvecklingsbehov att tillgodose inom ramen för den egna årskullen. Vid sådana tillfällen kan det finnas anledning att överväga en upp- eller nedflyttning mellan årskullar. Detta är dock att betrakta som en undantagslösning. Vid upp- eller nedflyttning kan vikten av dialog mellan de olika lagens ledare aldrig nog betonas, med respekt för varandra och den spelare det gäller. Röbäcks IF ser det som viktigt att sätta individen i centrum utan att tappa helhetsperspektivet: Vad innebär det för spelaren, idrottsmässigt, socialt?

5 Kan spelaren behålla sin ödmjukhet, sin relation till sina jämnåriga kompisar? Kan spelaren utgöra en förebild för sina lagkamrater i sitt ursprungliga eller nya lag? Vad får det för konsekvenser för det lag spelaren kommer från? Vad innebär det för det lag som får en yngre/äldre spelare till sitt lag? Upp till och med 10 års ålder skall inte upp-/nedflyttning mellan lag ske av enskilda spelare. Från 11 års ålder kan upp- och nedflyttning mellan olika lag ske efter samråd mellan spelare, förälder, tränare och sektionsstyrelse. Sektionsstyrelsen ansvarar för att denna del av verksamheten fungerar. Vid särskilda fall kan dock undantag göras. Exempelvis om en spelare har sitt sociala umgänge i annan åldersgrupp än den egna. För att genomföra en upp-/nedflyttning p.g.a. sådana förhållanden ska barnets vårdnadshavare initiera dialog med berörd sektion. Uppflyttning bör generellt ske stegvis. Steg ett innebär att spelaren ifråga flyttas upp en eller två träningar per vecka men har sin hemvist i sitt ursprungliga lag, d.v.s. spelaren tränar och spelar i huvudsak match i det laget. Försiktigt ska spelaren matchas in i det äldre laget. Förutsättningen är att spelaren är mogen för uppflyttningen både idrottsmässigt och socialt. Vi anser att det är viktigt att behålla sitt sociala nätverk. Steg två innebär att spelaren lämnar sitt ursprungslag och går in i det äldre laget. Detta innebär dock att man vid vissa tillfällen kan göra en punktinsats i sitt "gamla" lag. Riktlinjer för ihopslagning av årskullar (träningsgrupper) Vid tillfällen där lag har bristande spelarunderlag, avsaknad av ledare eller andra orsaker kan det vara aktuellt att slå ihop lag (träningsgrupper). Vid ihopslagning av lag kan vikten av dialog mellan de olika lagens ledare samt sektionsrepresentant aldrig nog betonas, med respekt för varandra. Röbäcks IF ser det som viktigt att inte tappa årskullar och ser från medlemmarnas bästa utifrån ett helhetsperspektiv. Om inte samförstånd kan nås förbehåller sig styrelsen rätten att besluta i ärendet. Riktlinjer angående medgivande om publicering samt regler för bilder på hemsidor enligt PUL personuppgiftslagen När det gäller våra ungdomslag åligger det Lagadministratören/tränaren att via ett utskick i passiv form begära in medgivande från respektive vårdnadshavare. Exv. Medgivande om publicering (foton etc.) på vår hemsida Vi ber dig vårdnadshavare till spelare i Röbäcks IF, att återkoppla till Lagadministratören/tränaren om det INTE är acceptabelt att ditt barn publiceras i någon form på vår hemsida. Ingen motivering behövs. Ingen återkoppling innebär att ni ger ert medgivande till publicering. Med vänlig hälsning, Lagadministratören/tränaren Vi önskar att visa många bilder från olika tillfällen på vår hemsida, till exempel bilder från matcher, cuper, träningar m.m. Vi är dock noga med att bilderna är positiva och att vi inte tar med bilder från personer (som går att identifiera) om deras målsman inte i förväg gett sitt uttryckliga medgivande till att de får publiceras på vår hemsida. Enligt PUL, personuppgiftslagen, får eller bör i de flesta fall inte bilder publiceras på internet utan de fotograferades och/eller målsmans medgivande. I personuppgiftslagen finns regler för hur personuppgifter får behandlas. Lagen bygger i hög grad på samtycke och information till de registrerade. Det finns också regler om säkerhet och rättelse av felaktiga uppgifter. I januari 2007 trädde nya regler i personuppgiftslagen i kraft. Ändringarna ska underlätta vardaglig behandling av personuppgifter som normalt inte medför några risker för att de registrerades personliga integritet ska kränkas. För behandling av personuppgifter i ostrukturerat material som löpande text och ljud och bild gäller en helt ny och förenklad reglering. Lättnaderna innebär att många av hanteringsreglerna inte längre behöver tillämpas på viss hantering av personuppgifter i ett ostrukturerat material. Syftet är att underlätta vardaglig hantering av personuppgifter som inte medför integritetsrisker.

6 Lättnaderna gäller för vardaglig ostrukturerad behandling av personuppgifter som löpande text i ordbehandlingssystem, löpande text på Internet, ljud- och bildupptagningar och korrespondens per e- post. Den förenklade regleringen innebär att vardaglig ostrukturerad behandling i princip får utföras fritt så länge man inte kränker den uppgifterna avser. Kränkande behandling är således fortfarande otillåten. Om man återkallar ett samtycke till behandling av personuppgifter får ytterligare uppgifter inte behandlas, men behandlingen av uppgifter som redan samlats in får fortsätta. Harmlösa uppgifter, harmlös information får publiceras på Internet utan den registrerades samtycke. Vad som är harmlös information måste bedömas från fall till fall. Utgångspunkten bör vara hur den registrerade kan uppleva publiceringen. Några praktiska exempel: Bloggar En blogg innehåller typiskt löpande text och eventuellt bilder. Publicering av personuppgifter i löpande text på en webbsida är i princip alltid tillåten så länge man inte kränker den som uppgifterna avser. Foton på Internet Foton där personer kan identifieras betraktas normalt som personuppgifter även om inga namn nämns. Om man på en webbplats skulle vilja publicera foton på till exempel anställda är det ofta nödvändigt att först inhämta samtycke. Även om det rör sig om behandling av personuppgifter i ostrukturerat material, som enstaka bilder på Internet, kan det beroende på sammanhanget behövas samtycke för att undvika risken för kränkning. Riktlinjer och rekommendationer för seriespel Vid vilken ålder är det lämpligt att anmäla till seriespel? Röbäcks IF följer Fotbollsförbundet/Innebandyförbundets rekommendationer, dvs för de åldrar de tillhandahåller serier att anmäla till anses det länmpligt. Riktlinjer för länslagsnomineringar (samt SM) Den kostnad som förekommer för nominerade innebandy- och fotbollsspelare vid upptakter såsom zonträff, zonmatch, breddläger och SM läger bekostas av föreneingen.